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Opération migration : Six leçons tirées de la migration de plus de 20 000 boîtes de messagerie Office 365

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Le lancement d'Office 365 présente aux entreprises une bonne occasion de revoir complètement leur approche des logiciels-services, dont l'adoption engendre de nouveaux défis informatiques et la révision des processus d'affaires. Nos chefs du soutien aux produits Microsoft, Tim McKellips et Mack Ratcliffe, ont dirigé des mandats de mise en œuvre de logiciels-services dans plus d'une centaine d'entreprises et ont tiré de précieuses leçons en cours de route.

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Opération migration : Six leçons tirées de la migration de plus de 20 000 boîtes de messagerie Office 365

  1. 1. Opération migration Six leçons tirées de la migration de plus de 20 000 boîtes de messagerie Office 365MC Avec Tim McKellips et Mack Ratcliffe des services-conseils Softchoice La solution à vos besoins informatiques
  2. 2. Joignez-nous dès aujourd'hui 1-800-268-7638 | www.softchoice.com | @softchoice_fr 2 Les logiciels-services ont révolutionné l'informatique en entreprise. Ils ont transformé la façon dont les entreprises administrent et distribuent les applications. Ils ont égale-ment accru le rendement de leurs utilisateurs en offrant de nouveaux moyens d’utiliser les données tout en permettant la collaboration entre appareils, sans contraintes de temps ni de lieu. Le lancement d'Office 365 présente aux entreprises une bonne occasion de revoir complètement leur approche des logiciels-services, dont l'adoption engendre de nouveaux défis informatiques et la révision des processus d'affaires. En tant que chefs du soutien aux produits Microsoft chez Softchoice (un chef de file mondial en matière de services de gestion impartie) Tim McKellips et Mack Ratcliffe ont dirigé des mandats de mise en oeuvre de logiciels-services dans plus d'une centaine d'entreprises et ont tiré de précieuses leçons en cours de route. Opération Migration | Introduction
  3. 3. Joignez-nous dès aujourd'hui 1-800-268-7638 | www.softchoice.com | @softchoice_fr 3 & Tim McKellips Twitter : @Mckellip LinkedIn : Tim McKellips Tim McKellips a consacré l'ensemble de sa carrière de 16 ans dans le secteur des technologies et des services professionnels de Microsoft, d'abord comme consultant Exchange 5.5 et Windows NT, puis à titre de directeur d'une succursale de Microsoft dans le centre et l'est des États-Unis. Il s'est joint à Softchoice en 2007. Tim assure la direction de l'équipe des services techniques de l'entreprise. Il a pour mandat d'établir la stratégie et la méthodologie de mise en oeuvre de solutions informatiques complexes. Il est également le chef du soutien aux produits Microsoft en Amérique du Nord. Tim est un adepte enthousiaste des gadgets électroniques et des technologies informatiques. Dans ses temps libres, Tim s'amuse avec sa famille à rénover pièce par pièce leur maison ancestrale dans le nord du Wisconsin. Mack Ratcliffe Twitter : @mack_ratcliffe LinkedIn : Mack Ratcliffe Au sein des services-conseils Softchoice, Mack Rackcliffe voit à définir la stratégie technique du secteur des logiciels-services de Softchoice. Il est également responsable de la mise sur pied de services de gestion impartie pour les produits Office 365 et Azure de Microsoft. En 15 ans de carrière, Mack a exercé diverses fonctions spécialisées dans les domaines de la vente et de l'informatique. Il a assuré le soutien de plateformes de commerce électronique grand public et pour entreprise. À titre de responsable principal de l'ingénierie des systèmes, il a conçu et administré des infrastructures Microsoft et VMware. Chez Softchoice, il a d'abord occupé le rôle d'expert-conseil principal en architecture informatique. Mack détient une maîtrise es science en systèmes d'information. Il se passionne aussi pour les voyages et le surf qu'il pratique chez lui dans le sud de la Californie. Faites connaissance avec Tim et Mack
  4. 4. Joignez-nous dès aujourd'hui 1-800-268-7638 | www.softchoice.com | @softchoice_fr 4 La migration d'une infrastructure sur site à une infrastructure infonuagique constitue une entreprise d'envergure. Notamment, parce qu'elle demande une intégration plus importante que jamais des technologies infonuagiques et mobiles aux principaux processus d'affaires et systèmes des entreprises. Fini le temps où l’on pouvait couper court l’étape de planification et consacrer l’essentiel de notre temps à mettre la main à la pâte dans la salle de serveurs. Le vieil adage « Il vaut mieux prévenir que guérir » prend tout son sens avec ces systèmes infonuagiques complexes. Même lorsque les besoins techniques sont connus et comblés, d'autres éléments viennent alors s'ajouter. En effet, ces besoins mis en lumière en lumière nous obligent alors à relever toutes les questions de conformité ou de réglementation qui devront être abor-dées en cours de route. Lorsque des systèmes névralgiques quittent l'enceinte du pare-feu à la faveur du modèle infonuagique, nos clients perdent souvent de vue les différences et les préalables qui distinguent la conception de systèmes d'authentification de celle de systèmes d'autorisation ou d'accès. Pour mettre en place une solution informatique gagnante, il est absolument essentiel de doter les utilisateurs d'un service d'authentification unique et d'organiser une solution globale de gestion des identités qui inclut tant les logiciels-services que les infrastructures-services, courants et éventuels. 1 Un plan minutieux est la clé du succès La planification avant tout Leçon 1 Tim Mack
  5. 5. Joignez-nous dès aujourd'hui 1-800-268-7638 | www.softchoice.com | @softchoice_fr 5 C'est exact. Un des aspects fondamentaux d'un réseau consiste à veiller à ce que les bonnes personnes aient accès aux bonnes ressources, tout en étant capable de contrôler, de rendre compte et de renouveler les droits d'accès au fil du temps. Si vous concentrez tous vos efforts uniquement sur l'authentification (c.-à-d., confirmer votre identité) sans égard pour l'autorisation (c.-à-d., ce à quoi vous avez accès), vous ratez la cible. Ce n'est pas parce que vous avez un permis de conduire que vous avez le droit de conduire ma voiture! L'autorisation est la pierre angulaire. Il importe alors de réfléchir à la question dans le cadre de la mise en oeuvre future des logiciels-services. Les logiciels-services ont été conçus afin que les utilisateurs puissent facilement les acquérir et les utiliser. Bien qu'ils facilitent désormais la vie de vos utilisateurs, ces mêmes applications peuvent entraîner des problèmes de non-conformité ou compromettre des données importantes de l'entreprise. L'équipe informatique doit prendre le temps de bien planifier la stratégie de gestion des identités de l'entreprise et l'adapter à ces nouvelles applications. Tout ne s'articule plus seulement autour d'Office 365. Les efforts doivent porter sur l'élaboration d'une stratégie de logiciels-services pour les trois à cinq prochaines années. En gestion informatique, ces concepts ne sont pas nouveaux, mais sans une planification adéquate, ils peuvent être facilement négligés. En fait, plus nous faisons con-fiance aux services infonuagiques, plus nous devons nous montrer diligents. Pour bon nombre de clients, Office 365 n'est que le premier d'une série de logiciels-services sanctionnés. Le moment est donc bien choisi pour mettre en place des pratiques d'excellence en matière de sécurité et de gouvernance pour les dizaines d'autres logiciels-services déjà présents au sein de votre environnement informatique ou qui s'y ajouteront bientôt. Selon nous, Office 365 est souvent l'élément déclencheur qui incite les entreprises à établir une stratégie de gestion des logiciels-services à plus long terme, ainsi qu'à offrir une meilleure expérience aux utilisateurs par des moyens comme l'authentification unique. « » En fin de compte, plus nous faisons confiance aux services infonuagiques, plus nous devons nous montrer diligents. Tim Mack Tim Opération Migration | Leçon 1 : La planification avant tout
  6. 6. Joignez-nous dès aujourd'hui 1-800-268-7638 | www.softchoice.com | @softchoice_fr 6 2 Ne causez pas de tort Leçon 2 Tenez compte des répercussions sur les systèmes existants et les logiciels-services à venir Tim Mack Pour assurer la réussite de la migration, une entreprise avertie doit d'abord connaître les limites d'une solution avant de déterminer si sa mise en oeuvre est réalisable. Notamment, comprendre les répercussions possibles sur les systèmes et les processus d'affaires courants. Avant d'adopter la stratégie infonuagique appropriée, il faut tenir compte des objectifs stratégiques à court et à long terme de l'entreprise en matière de messagerie, de communications unifiées et de collaboration. Par exemple, lors de la migration d'Exchange à Office 365, l'entreprise doit maîtriser toute la complexité des échanges entre les divers systèmes et applications et la messagerie, et ce, bien au-delà des communications entre les employés. L'architecture de la solution désirée par l’entreprise et le plan de migration qui y mènera sont souvent dictés par l'interaction qui existe entre ses applications et systèmes et sa plateforme de messagerie. Comme nous l'avons déjà mentionné, d'autres exigences en matière d'authen-tification, d'identité et de sécurité pourraient avoir une incidence sur les systèmes courants et exiger de l'entreprise qu'elle envisage de mettre en place une infrastructure de gestion des logiciels-services supplémentaire pour répondre à ces nouvelles exigences. Le piège des logiciels-services est qu’ils sont très faciles à mettre en oeuvre, mais qu’il faut bien cerner la portée qu’ils auront une fois lâchés dans la nature.
  7. 7. Joignez-nous dès aujourd'hui 1-800-268-7638 | www.softchoice.com | @softchoice_fr 7 Oui et c'est différent d'une entreprise à l'autre. La seule constante entre deux migrations à Office 365 est que tous les utilisateurs finissent par l'utiliser. Comme une empreinte digitale, leur point de départ est totalement unique. Le genre d'entreprise, les systèmes courants, l'interaction de l'entreprise avec ses clients, les exigences de l'entreprise en matière de disponibilité du service et ainsi de suite sont tous des facteurs qui les distinguent. Une entreprise de production d’engrais ou de services de billetterie utilise la messagerie d’une manière complètement différente. Quoique nous recourions toujours à la même méthodologie éprouvée pour assurer le succès de nos interventions, nous n'avons pas encore croisé deux entreprises suffisamment semblables pour réutiliser exactement la même recette. Retenez que ce sont les objectifs particuliers de chaque entreprise qui dictent les caractéristiques de l'architecture à mettre en place. Une entreprise pour laquelle quelques minutes d'interruption du service de messagerie seraient catastrophiques exigera une architecture bien différente d'une autre dont les activités dépendent moins de ce service. Partez de vos exigences de niveau de service, puis intervenez en amont pour les satisfaire. Un restaurant d'alimenta-tion rapide et un traiteur ont tous deux besoin d'une cuisine, mais leurs heures d'exploitation, leurs clients et leurs besoins sont complètement différents. Des nombreux mandats réalisés auprès de clients aux profils des plus variés, nous avons constaté qu'il est souvent possible d'envisager le calendrier et le budget de façon créative en examinant l'ensemble de l'écosystème applicatif. Un de nos clients voulait passer à Office 365, mais n'arrivait pas en justifier le coût. En examinant son environnement informatique, nous avons réalisé que la migration rendrait une autre application superflue. Ainsi, le client a pu dégager les sommes nécessaires tout en maintenant les fonctionnalités essentielles de son réseau. Tim Tim Mack « » Le piège des logiciels-services est qu’ils sont très faciles à mettre en oeuvre, mais qu’il faut bien cerner la portée qu’ils auront une fois lâchés dans la nature. Opération Migration | Leçon 2 : Ne causez pas de tort
  8. 8. Joignez-nous dès aujourd'hui 1-800-268-7638 | www.softchoice.com | @softchoice_fr 8 La migration d'un système, quel qu'il soit, complexifie tout l'environnement informatique. Même avec une planification minutieuse, un important projet de mise en oeuvre est généralement plus difficile que le suggèrent à première vue la documentation et les plans de projet. Il est impossible de tester toutes les possibilités de scénarios et de cas réels d'utilisation de manière approfondie. Voici un exemple récent : il existe un protocole de messagerie (MAPI) qui est utilisé par de nombreuses applications. Sous Office 365, Microsoft ne supporte plus le protocole MAPI serveur-à-serveur. Lors de la migration à partir de versions antérieures d'Exchange, l'entreprise devra déterminer quelles applications utilisent la messagerie, comme les systèmes de planification, les PGI (ERP) ou tout autre système dont elle se sert au quotidien, et prévoir un moyen de communiquer par messagerie avec ces applications. Heureusement, Microsoft est toujours disposée à collaborer. Office 365 fonctionne bien avec un large éventail de systèmes tiers pour combler tous vos besoins d'affaires particuliers. Cependant, vous devez travailler avec des gens qui comprennent très bien les problèmes que vous souhaitez résoudre et les applications aptes à vous aider à atteindre vos objectifs. C'est entres autres ce que nous proposons par l'entremise du service Softchoice Cloud. 3 Rien n'existe en vase clos Leçon 3 L'infonuagique porte un lot de défis et d'occasions qui lui sont propres Mack Tim
  9. 9. Joignez-nous dès aujourd'hui 1-800-268-7638 | www.softchoice.com | @softchoice_fr 9 Mack Tim Il est important de bien comprendre l'écosystème des logiciels-services pour relever les nouveaux défis que présente le passage du mode traditionnel au mode infonuagique. L'un de ces défis fréquemment rencontrés est le chiffrement des données statiques. Office 365 chiffre les données pendant leur transfert, mais pas lorsqu'elles sont stockées sur les disques. Ce n'est pas problème pour toutes les entreprises, mais un sérieux écueil pour celles qui doivent se conformer à cette exigence particulière. Pour ajouter cette caractéristique, nous conseillons à nos clients d'utiliser une solution de la société CipherCloud avec qui nous sommes partenaires. Le passage en mode infonuagique pousse la direction informatique à évoluer de son rôle traditionnel d'intendant de l'équipement en faveur de celui de responsable des principaux processus d'affaires. Cela l'engage a assumer d'importantes nouvelles responsabilités, comme la sécurité, l'authentification et l'identité, le contrôle d'accès et les processus d'application. Celles-ci peuvent poser des défis considérables à une équipe qui jusque là se concentrait princi-palement sur la performance et la disponibilité des serveurs. D'ailleurs, tout ce qui a trait à l'hébergement des données, à la confidentialité des données ainsi qu'aux questions de conformité ou de réglementation comporte un lot de contraintes. 4 Le passage du mode traditionnel au mode infonuagique pose de nouveaux défis Leçon 4 Reconnaissez les nouveaux défis que pose la migration en mode infonuagique
  10. 10. Joignez-nous dès aujourd'hui 1-800-268-7638 | www.softchoice.com | @softchoice_fr 10 Voici un autre exemple : bon nombre d'entreprises ont l'obligation de sauvegarder une copie de chaque courriel qui entre dans l'entreprise ou qui en sort. Pour ce faire, on emploie généralement une technique de journalisation. Cette méthode consiste à sauvegarder une copie de chaque message dans une boîte de mes-sagerie distincte qui peut, ou non, être archivée. Il est impossible de recourir à cette méthode avec Office 365, car la taille des boîtes de messagerie est limitée à 50 Go. Une telle boîte de messagerie serait aussitôt remplie. Par conséquent, les clients qui ne veulent pas gérer ce problème sur site et qui n'ont pas accès à la journalisation avec Office 365 se voient forcés de trouver des solutions de rechange. C'est l'une des raisons pour lesquelles nous nous sommes associés à Mimecast. Mimecast est le leader en matière de sécurité et d'archivage. Nous offrons cette solution par le biais du service Softchoice Cloud. Mack « » La direction informatique est poussée à évoluer de son rôle traditionnel d'intendant de l'équipement en faveur de celui de responsable des principaux processus d'affaires. Opération Migration | Leçon 4 : Le passage du mode traditionnel au mode infonuagique pose de nouveaux défis.
  11. 11. Joignez-nous dès aujourd'hui 1-800-268-7638 | www.softchoice.com | @softchoice_fr 11 5 Tenez compte des écarts Leçon 5 Nos clients sont généralement de brillants cadres informatiques qui ont une fine compréhension de leur environnement informatique courant et de celui dont ils désirent se doter. Même pour les plus érudits, le plus difficile demeure toutefois de comprendre exactement quelles ressources seront nécessaires pour soutenir l'entreprise dans sa transition d'une situation à l'autre. Cet écart peut présenter un défi de taille. L'entreprise apte à bien planifier cette phase sera en bonne position pour favoriser l'adoption et le respect des nouveaux processus d'affaires et technologiques. Nous avons déjà collaboré avec un client qui a effectué la migration de milliers d'employés d'Exchange à Office 365. En raison de ses propres exigences en matière de soutien, la migration s'est déroulée un service à la fois. Bien qu'il se soit assuré du fonctionnement continu de la messagerie, il a présumé qu'il serait acceptable que la fonction de calendrier ne puisse pas être utilisée entre les services, pendant la brève période où ceux-ci passeraient tour à tour au nouvel environnement. Hélas, de nombreux utilisateurs mécontents lui ont tôt fait comprendre que ce n'était pas acceptable. Pour chacune de ces situations, nous sommes généralement en mesure de recommander des outils qui aident à maintenir la disponibilité des systèmes et des services durant la migration. Il faut faire preuve de créativité et veiller à ce que les utilisateurs se sentent appuyés. L’essentiel est de collaborer à l’élaboration d’un plan de migration viable. Tim Mack Tim Assurez une période de transition sans heurts entre les situations courante et visée
  12. 12. Joignez-nous dès aujourd'hui 1-800-268-7638 | www.softchoice.com | @softchoice_fr 12 6 Planifier les lendemains de la migration est la clé du succès Leçon 6 Planifiez les lendemains de la mise en oeuvre Mack Tim Nous ne manquons jamais de rappeler à nos clients que c'est une fois le lance-ment réussi et l'enthousiasme initial retombé que le vrai travail commence. La modification des processus d'affaires et techniques demandera de rehausser le service de soutien et la formation des utilisateurs. Il faudra contrôler de nouveaux indicateurs d'utilisation et d'espace de stockage. De nouveaux modes de gestion des licences et des utilisateurs s'ajouteront également. L'entreprise n'aura peut-être plus à acheter de nouveaux serveurs pour exécuter les logiciels, mais elle devra continuer d'investir temps et argent à bonifier l'accès à Internet et à administrer les dispositifs d'accès au réseau. Il faut aussi retenir que cette migration présente d'excellentes occasions en matière de veille informationnelle. Nous encourageons fortement les entreprises à tirer avantage des données qu'Office et les autres logiciels-services mettent à leur disposition, pour favoriser leur utilisation et déceler les tendances au sein de leur environnement. En comprenant non seulement l'origine des données, mais aussi la façon dont elles sont utilisées, la direction informatique démontrera à toute l'organisation qu'elle est en plein contrôle de la situation.
  13. 13. Joignez-nous dès aujourd'hui 1-800-268-7638 | www.softchoice.com | @softchoice_fr 13 La mise en oeuvre d'Office 365 et d'autres logiciels-services peut poser des difficultés. Mack, Tim et les autres spécialistes de Softchoice ont participé à la migration de dizaines de milliers de boîtes de messagerie à Office 365 et continuent d'offrir de précieux conseils aux entreprises qui envisagent de le faire. Opération Migration | Sommaire Un plan minutieux est la clé du succès Tenez compte des répercussions sur les systèmes existants et les logiciels-services à venir L’infonuagique porte un lot de défis et d’occasions qui lui sont propres Reconnaissez les nouveaux défis que pose la migration en mode infonuagique Assurez une période de transition sans heurts entre les situations courante et visée Planifiez les lendemains de la mise en oeuvre Leçon 1 Leçon 4 Leçon 2 Leçon 5 Leçon 3 Leçon 6
  14. 14. Joignez-nous dès aujourd'hui 1-800-268-7638 | www.softchoice.com | @softchoice_fr 14 À propos de Softchoice Comptant plus de 40 succursales au Canada et aux États-Unis, Softchoice est un des chefs de file nord-américains en approvisionnement et en services-conseils informatiques. Son approche holistique des TI est soutenue par une gamme de services de conception, de mise en oeuvre et de services de gestion impartie. Grâce à des services uniques comme Softchoice Cloud, ainsi qu'à une grande maîtrise de Microsoft Office 365, Softchoice simplifie l'approvisionnement, la mise en oeuvre et la gestion des services infonuagiques pour votre entreprise. © 2014 Softchoice. Tous droits réservés. Toutes les marques de commerce appartiennent à leur propriétaire respectif. Pour consulter les autres guides de cette série : » Comment choisir un partenaire pour la migration à Office 365 Passez en mode infonuagique sans compromettre le rendement, la collaboration ou la sécurité dans votre parc informatique »Le guide essentiel des plans de licences infonuagiques pour Office 365

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