Numérisation et intégration automatique des factures

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TriBank Documents
DOCUMENTATION FONCTIONNELLE

2. Documentation commerciale - Module TriBank Documents 2/6
Couverture fonctionnelle
Le module Documents est une solution de numérisation et de reconnaissance de documents. Il
permet d'optimiser l'enregistrement automatique des factures fournisseurs dans le module
TriBank Factures.
Le processus se fait en plusieurs étapes :
• Numérisation des documents
• Dématérialisation : factures, avoirs, notes de frais (OCR)
• Indexation du contenu des documents
• Lecture et reconnaissance des informations des factures
• Intégration dans le module TriBank Factures
• Pré-enregistrement automatique des factures
Le module Documents permet également de faire :
• Des recherches sur le contenu des factures en mode « full texte »
• Des plans de classement

3. Documentation commerciale - Module TriBank Documents 3/6
Les outils de numérisation
Scanner utilisateur
• Faible volumétrie
• Solution monoposte
Scanner multifonctions
• Volumétrie moyenne
• Plusieurs utilisateurs dans un même service
• Documents envoyés sur un serveur de documents
Borne de numérisation tactile
• Volumétrie importante
• Centralisation du courrier rentrant
• Multi utilisateurs
• 40 pages par minute (rapidité)
• Scan recto/verso en un seul passage
• Traitements intégrés :
o Redressement automatique des images
o Ultra-son pour la détection des documents à grammage important
o Détourage automatique
o Correction automatique du contraste
o Détection des pages blanches
Numérisation des factures hors environnement
• Les factures scannées devront être déposées dans un
répertoire SMB qui sera scruté automatiquement par TriBank
pour continuer la suite du traitement (LAD-RAD).
• Dans le cas où des fournisseurs enverraient leurs factures
par mail, l'application peut également scruter des boites mail
et récupérer les documents pdf correspondants. Ils seront
ensuite déposés dans un répertoire SMB qui sera scruté
automatiquement par TriBank pour continuer la suite du
traitement (LAD-RAD)

4. Documentation commerciale - Module TriBank Documents 4/6
Les processus de numérisation
La numérisation et la reconnaissance des documents s'effectuent en plusieurs étapes :
• Création des lots de documents par le(s) utilisateur(s)
• Numérisation des documents (OCR)
• Reconnaissance automatique des documents (RAD)
• Lecture automatique des documents (LAD)
• Visualisation et contrôle des pièces (Factures, Avoirs)
• Validation des pièces par un système de Workflow (optionnel)
• Intégration des factures dans le module Factures
Création des numéros de lots
Les factures mono-pages seront traitées en 1 seul lot. Chaque facture sera ainsi numérisée et
correspondra à un fichier pdf.
Dans le cadre de factures multipages, la pose d'un tampon séparateur permettra de détecter le
début de chaque facture. Chaque facture multipages sera numérisée et correspondra à un fichier
pdf.
Numérisation (OCR)
Les factures sont numérisées par le scanner. Les outils permettent d'optimiser la qualité de
l'image, le détourage, le redressement automatique, la lecture recto-verso, la détection des
pages blanches et la détection des lots. Les factures seront déposées dans un répertoire du
réseau au format PDF.
Le poids de chaque page numérisée est d'environ 100 à 150 Ko
Reconnaissance automatique des documents (RAD)
Cette étape consiste à reconnaitre le type de document (avoir, facture) et permet l'identification
du fournisseur sur plusieurs critères :
• Le numéro de SIRET
• Le numéro de TVA intracommunautaire
• Un troisième critère éventuel à définir (téléphone, email, IBAN…)
Si le fournisseur n'existe pas, sa facture sera envoyée dans une bannette "fournisseur à créer"

5. Documentation commerciale - Module TriBank Documents 5/6
Lecture automatique des documents (LAD)
Cette étape permet la lecture « sémantique » des champs de la facture. Seront identifiés
automatiquement :
• La date de la facture
• Le numéro de la facture
• Le montant HT
• Le montant TVA
• Le montant TTC
Un contrôle de cohérence est réalisé sur les montants identifiés.
Intégration dans le module TriBank Factures
Les factures numérisées sont ensuite intégrées automatiquement (procédure batch) dans
TriBank Factures où elles apparaitront en statut "pré saisie".
Les factures dont le fournisseur est inconnu sont intégrées avec un code fournisseur par défaut.
TriBank Documents crée et conserve :
• Une copie de la facture initiale au format pdf
• Une copie de la facture annotée par les utilisateurs.
Les images des factures (pdf) sont stockées sur un serveur de documents.

6. Documentation commerciale - Module TriBank Documents 6/6
La Gestion Electronique de Documents
La recherche de contenu
Grâce à l’indexation des factures lors du traitement OCR, les utilisateurs pourront faire des
recherches multicritères sur le contenu d’une facture :
• Fournisseurs
• Bornage de dates
• Bornage de montants
• Full texte
Piste d’audit
Les factures correspondant aux critères sont affichées à l’écran. L’utilisateur peut alors :
• Les visualiser
• Les imprimer
• Voir les traitements réalisés sur le document par les utilisateurs (piste d’audit)
•
Plans de classement
Lors de l’intégration des factures dans le module TriBank Factures, le module Documents
renomme les fichiers pdf selon le plan de classement qui a été défini lors de la mise en œuvre du
module.