Présentation lors de l'aOS Monaco tenu le 26/09 expliquant les usages des différents outils O365 pour les documents, l'emploi de SharePoint comme GED, la localisation des données, comment elles sont stockées, quelles sont les réglementations applicables aux données stockées dans le Cloud Microsoft.

1. 1
aOS Monaco
26/09/2019
Tout sur les documents dans
Office 365
Sébastien Paulet

2. aOS Monaco
26/09/2019
MERCI à nos
sponsors

3. HELLO!
Microsoft MVP
Spécialisé SharePoint, O365, Conformité, Scrum,
Lean
3

4. 4
De quoi parle
t’on?

5. 50 ans de partage d’information
Papier
Fichiers
GED
Collaboratif
Social
1970 1980 1990 2000 20202010
???
@SP_twit #aOSMonaco

6. Ce que vous devez en attendre…
@SP_twit #aOSMonaco

7. Nous parlerons
@SP_twit #aOSMonaco

8. 8
Image by Julius Silver from Pixabay
Quels outils pour
quels documents?

9. L’Offre O365
SharePoint
Planner
Yammer
OneDrive
Teams
Outlook
Stream
@SP_twit #aOSMonaco

10. 10
Site Web
Extranets
Intranet
GED
Collaboratif
Public
Interne
Externe
Restreint
Public
Externe
Interne restreint /
« Formel »
Interne restreint /
« Informel »
Sans outil
Gouvernance documentaire

11. 11
Site Web
Extranets
Intranet
GED
Collaboratif
Archivage
…Documents
individuels
Archives /
Enregistrements
Public
Interne
Externe
Restreint
Public
Externe
Interne restreint /
« Formel »
Interne restreint /
« Informel »
Sans outil O365
Gouvernance documentaire

12. SharePoint comme Intranet
@SP_twit #aOSMonaco

13. Pied de page 13jeudi 26 septembre 2019
Site Web
Extranets
Intranet
GED
Collaboratif
Archivage
…Documents
individuels
Archives /
Enregistrements
Public
Interne
Externe
Restreint
Public
Externe
Interne restreint /
« Formel »
Interne restreint /
« Informel »
Sans outil O365
Gouvernance documentaire

14. GED SharePoint – Exemple GED Procédures
@SP_twit #aOSMonaco

15. GED SharePoint – Exemple GED Procédures
@SP_twit #aOSMonaco

16. Efficacité – La recherche
@SP_twit #aOSMonaco

17. Efficacité – Traçabilité
@SP_twit #aOSMonaco

18. Efficacité – Coédition
@SP_twit #aOSMonaco

19. Efficacité – Nomadisme
@SP_twit #aOSMonaco

20. Pied de page 20jeudi 26 septembre 2019
Site Web
Extranets
Intranet
GED
Collaboratif
Archivage
…Documents
individuels
Archives /
Enregistrements
Public
Interne
Externe
Restreint
Public
Externe
Interne restreint /
« Formel »
Interne restreint /
« Informel »
Sans outil O365
Gouvernance documentaire

21. 21
Teams

22. 22
Teams aussi pour la communication
@SP_twit #aOSMonaco

23. Pied de page 23jeudi 26 septembre 2019
Site Web
Extranets
Intranet
GED
Collaboratif
Archivage
…Documents
individuels
Archives /
Enregistrements
Public
Interne
Externe
Restreint
Public
Externe
Interne restreint /
« Formel »
Interne restreint /
« Informel »
Sans outil O365
Gouvernance documentaire

24. 24
• Intégrer les extérieurs au process
collaboratif
• Partage sécurisé (avec compte
authentifié ou lien unique)
• Activable par espace (SharePoint ou
Teams)
• Pas de surcout de licence
Partager avec les extérieurs
@SP_twit #aOSMonaco

25. Pied de page 25jeudi 26 septembre 2019
Site Web
Extranets
Intranet
GED
Collaboratif
Archivage
…Documents
individuels
Archives /
Enregistrements
Public
Interne
Externe
Restreint
Public
Externe
Interne restreint /
« Formel »
Interne restreint /
« Informel »
Sans outil O365
Gouvernance documentaire

26. 26
• Espace de stockage et partage – Multi-devices et Off Line
OneDrive Enterprise
@SP_twit #aOSMonaco

27. 27
Image by Ola Wirdenius from Pixabay
SharePoint comme
GED

28. Sources de contenus dans O365
SHAREPOINT
Teams
OneDrive
Yammer
Groups
Planner
EXCHANGE
@SP_twit #aOSMonaco

29. SharePoint comme GED
Highlight Classification Permissions Check In/Out
Email alerts Bookmarks History Lifecycle
Rendition Composites Search Workflows
Storage
Archiving
Restore

30. Limitations
• Up to 5 000 documents in the same view
• Up to 5(0) 000 security scopes per document library
• Up to 30 000 000 documents per library
• Max 2000 subsites / site collection
• Storage location (for legal purpose)
• Files max size
• For site collections online … pooled storage (25Tb+)
@SP_twit #aOSMonaco

31. Limits by version
@SP_twit #aOSMonaco

32. 32
Stockage

33. Localisation
• Multi geo capability
(500 users min.
2$/users/mmois)
• Yammer et les
index du moteur de
recherche seront eux
aussi geo localisés.
• Data center FR
@SP_twit #aOSMonaco

35. Où sont les miennes
• Tenant administration > Paramètres > Profil de l’organisation
PS > Connect-MsolService
PS > (Get-MsolCompanyInformation).AuthorizedServiceInstances
@SP_twit #aOSMonaco

36. Où sont les miennes?
@SP_twit #aOSMonaco

37. Chiffrement au stockage
• 1 ou plusieurs Blobs dans plusieurs Azure Storage (max 64Ko)
• Une clef de chiffrement par fichier (AES 256bits)
• Clefs stockées chiffrées dans la base de données SharePoint qui contient aussi la
carte pour retrouver les Blobs
• Clef de déchiffrement des containers
Azure storage et des clefs dans la base de
données SharePoint dans le Key Store
(ou Azure Key Vault si BYOK)
• Conformité du chiffrement avec FIPS 140-2
• SharePoint DB dans Azure SQL Database elle-même chiffrée par Transparent
Data Encryption
• Disques durs chiffrés par BitLocker
@SP_twit #aOSMonaco

38. 38
Photo by Kit Suman on Unsplash
Réglements
applicables

39. Normes
• Nombreuses normes
• Habilitation Hébergeur
de données de santé FR
• Audit extérieurs
• Accès aux documents
d’audit
@SP_twit #aOSMonaco

40. Patriot Act / SCA
• S’applique uniquement aux données
stockées ou transitant sur sol US
• Patriot Act -> FBI, CIA, NSA, Armée
• SCA -> Justice
• Microsoft a tenu tête des années au DoJ
sur l’extra territorialité du SCA (Stored
Communication Act) jusqu’à la cours
Suprême des USA (cf. Cloud Act plus tard)
@SP_twit #aOSMonaco

41. RGPD
• Contrat compatible
• Nombreuses fonctionnalités pour
conformité (eDiscovery, RMS,
Etiquettes, DLP, etc.)
@SP_twit #aOSMonaco

42. Cloud Act
• Sur requête d’un procureur américain (ex:
corruption, commerce avec pays sous embargo)
• Applicabilité extra territoriale
• Si accord bilatéral, opposition de l’hébergeur sous
14 jours possible si :
• Citoyen non américain
• ET va à l’encontre de la législation locale
Conditions générales de vente O365
“Si Microsoft est contrainte de divulguer des Données Client ou des Données à Caractère Personnel aux
pouvoirs publics, elle s’engage à en aviser le Client dans les meilleurs délais et à fournir un exemplaire de la
demande, sauf interdiction légale.” @SP_twit #aOSMonaco

43. 43
MERCI POUR VOTRE ATTENTION
Photo by Kit Suman on Unsplash