Présentation sur la dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local, lors du Carrefour IDEM du 25 septembre 2013 à Cherbourg-Octeville. Atelier 1 : Mise en œuvre de services numériques dans le cadre de la dématérialisation de la chaîne administrative et comptable (PESV2, marchés publics) et archivage électronique Animation : Christine Saint-Laurent, Manche Numérique - Intervenants : Annie Delarue, Manche Numérique ; David Camus, Ddfip ; Muriel Chabert, E-megalis Bretagne.

1. La dématérialisation des documents
de la chaîne comptable et financière
dans le secteur public local
Cherbourg 25 septembre 2013

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local
Pourquoi la dématérialisation ?
Ordonnateur
PJ émises par tiers
PJ émises par des tiers
Pièces comptables + PJ Ordonnateurs
CDG-D
Fournisseurs
Dématérialisation de toute la chaîne comptable et financière sans rupture de la
chaîne de confiance.
DGFiP

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local
SITUATION ACTUELLE sans le PES
Génération du
bordereau et des
mandats & titres
dans le logiciel
Enregistrement sur
le poste de travail
Connexion au Portail
de la DGFiP
Dépose du fichier
Édition des
Bordereaux et
mandats ou titres
Copie des pièces
justificatives
Préparation des
documents pour la
signature
Signature des
Bordereaux
Dépose des
documents au
Comptable
Les enjeux de la dématérialisation

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local
Avec le PES
Dépose des fichiers
dans le logiciel
financier
Génération des
Bordereaux
Mandats Titres
Ajout des PJ
Dépose des flux
pour signature
électronique
Signature
électronique
Transmission des
flux PES V2 + PJ
Dématérialisation
des pièces
justificatives (PJ)
PJ TIERS
PJ EMISES PAR
L ’ORDONNATEUR
NATIVES (paye, arrêtés
délib etc…)
MP
Les enjeux de la dématérialisation

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local
Une démarche partenariale
Confortée par l’arrêté du 3 Août 2011 mettant à jour l’arrêté du 27 juin 2007:
:(BCFR0750735A)
généralisation du PES V2 à compter du 01 janvier 2015, en remplacement des
protocoles historiques
Charte nationale Partenariale
Signée le 07.12.2004
13 associations nationales d’ordonnateurs (AMF,
ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM,
APVF, FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs
Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de
Centres Hospitaliers)
6 administrations centrales (DGFIP, DGME, DGCL,
DHOS, DGUHC et DGAS)
La Cour des Comptes et des représentants des
Chambres Régionales des Comptes pour les
juridictions financières
Structure
Nationale
Partenariale
Accessible sur Bercy colloc :
http://www.colloc.bercy.gouv.fr/colo_struct_fin
a_loca/dema_chai/conv_cadr_2.html
Une convention cadre nationale depuis le 18
janvier 2010
rassemblant l’ensemble des préconisations
nationales
Une démarche initiée en 2004 et confortée en 2011.

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local
Qu ’est-ce qu’on dématérialise ?
• Les pièces comptables
Les mandats
Les titres de recette
Les bordereaux de mandats et de titres dès lors qu’ils
sont signés électroniquement
Le passage au PES V2 signé emporte la dématérialisation des
bordereaux de titres et de mandats.

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local
Qu ’est-ce qu’on dématérialise ?
• Les pièces justificatives (PJ)
Produites par les tiers :
- Factures
- Pièces d’exécution de marchés publics
Produites par la collectivité :
- Paye
- Délibérations, arrêtés et décisions
- Pièces de passation de marchés publics
- Actes d’engagement
- Contrats
- Intervention sociales
- États de frais déplacement
- Factures de recette
- Documents budgétaires
- etc ...

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local
Qui dématérialise ?
Ordonnateur
PJ émises par tiers
Pièces comptables + PJ Ordonnateurs
CDG-D
Fournisseurs
DGFiP
+ prestataire
PJ émises par des tiers

9. Comment mener la
dématérialisation ?

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local
• La Collectivité doit adopter de nouveaux outils
- Progiciel Editeur validé PESV2
- Numérisation des Pièces Justificatives
- Signature électronique
1) XeMelios et le certificat DGFIP
2) Outils de signature ou parapheur proposés par les tiers de
télétransmission (TDT)
Une phase de tests est indispensable pour s ’assurer de l’aptitude de la collectivité
à produire des flux avec le nouveau protocole PESV2
La validation des flux de tests a lieu dans le nouvel outil PESOS
La date de passage en production est décidée d ’un commun accord entre
l’ordonnateur-le comptable et la DGFIP
Comment mener la dématérialisation ?

11. La phase de test

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local
• Le rôle du comptable public
Ajustements comptables avec la collectivité (emprunt, marché, inventaire…)
Rédaction de la note de cadrage (note allégée si commune inf à 3500 hab )
Délivrance du certificat de signature électronique DGFIP au maire et à ses
délégataires (contrat de service pour connexion au portail et délivrance de la
signature)
Habilitation à PESOS de la secrétaire via l’application Madhras
• Le Rôle du correspondant dématérialisation
Paramétrage de PESOS
Information de la collectivité de la date de début des tests, avec en copie le
comptable
Suivi de l’avancement des tests
La phase de test

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local
• Rôle de la collectivité
• Paramétrage de l ’application au format PES (modes de règlement, civilités, dossier
de PJ, signature électronique…)
• Mise en conformité des informations comptables au format PES (Nettoyage de la
base tiers, des IBAN-BIC…)
• Dépôt des flux sur l’application PESOS : la liste des flux demandée est indiquée
dans l’application dans l ’onglet « complétude ».
• Signature de l ’accord local et de la convention de dématérialisation
• Le rôle du prestataire
• Paramétrage au PES de l’application de la collectivité
• Selon les prestataires, aide à la réalisation du dossier de test (réalisation et dépôt
des flux avec la collectivité )
• Soutien technique
La phase de test

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local
Le déploiement du PES dans le département de la
Manche
Périmètre et architecture fonctionnels de PESOS
Caractéristiques
des tests de
pré-production
à effectuer
(Lettre de
cadrage)
Référentiel BC
d ’HELIOS
Plans d ’actions
dématériali-
sation
Injection de données
Fonctionnalités de test de
Xémélios
Référentiel et données
PESOS
Outil de test de flux
Système de suivi
• Un outil de pilotage
• Tableaux de bord
• Suivi des statistiques
• Suivi des objectifs
(indicateurs)
• Alertes

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local
Domaines DEPENSES
• Mandat correctif
• Mandat émis après paiement - Fonctionnement ou Investissement
• Mandat emprunt ou
• Mandat emprunt après paiement
• Mandat inventaire
• Mandat marché
• Mandat ordinaire
• Mandat paye (individuel)
• Si régie de dépense
• Mandat régie ou
• Mandat régie après paiement
Domaines RECETTES
• Titre correctif sur exercice courant
• Titre émis après encaissement - Fonctionnement ou Investissement
• Titre emprunt ou
• Titre emprunt après encaissement
• Titre inventaire
• Titre ordinaire
• Si régie de recettes
• Titre régie ou
• Titre régie après encaissement
INVENTAIRE
• Si ICNE
• ICNE à payer - Mandat d'annulation d'un mandat de rattachement (en N+1)
• ICNE à payer - Mandat de rattachement emprunt (en N)
La phase de test : commune de moins de 3500 hab.

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local
Le déploiement du PES dans le département de la
Manche
PESOS : un outil industriel pour une productivité accrue des tests
L’ordonnateur
produit des flux
de test PES V2
Couverture périmètre
M14, M52 ...
Titre ordinaire
Titre correctif
Titre régie
……...
Contrôles Xémélios
Rapport
Feu Vert
Feu Rouge
Demande de passage
en production
Rôle de conseil de la divison SPL et de ses experts dématérialisation

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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local
L’enjeu de la dématérialisation des pièces justificatives
• L’adoption par les collectivités locales du protocole PES V2, seul
moyen de transmission au 1er janvier 2015 :
a un enjeu immédiat : la dématérialisation « directe » des pièces comptables ;
et permet, indirectement, d’ouvrir la voie à une dématérialisation des pièces justificatives. En
nombre de feuille A4, la proportion entre pièces comptables et pièces justificatives est
sensiblement différente selon les types d’ordonnateurs :
• La réussite du plan d’actions dématérialisation impose donc d ’aller
au delà de la seule adoption par les collectivités locales du PES V2.
Etablissements Publics de Santé
Offices Publics de l’Habitat
Collectivités Locales
65 %
3%
40 %
Pièces
comptables
Pièces
justificatives
35 %
97%
60 %
40% : impact du
PES V2 dans l ’objectif de
dématérialisation dans les
collectivités locales

18. Merci de votre attention