Support de présentation utilisé lors de l'atelier « Usages et Mise en Œuvre de Confluence Wiki, du Réseau Social à l'Intranet Collaboratif » réalisé durant le Salon de l'Intranet 2010 (Solutions Intranet et Travail Collaboratif) @ Paris. Cette rencontre présentait 2 retours d'expérience sur le déploiement du wiki Confluence (édité par Atlassian) en entreprise. Le premier, à la Société Générale avec le projet « Sharing » : réseau social et plateforme communautaire de la filière RH. Le second chez RohMax (groupe allemand Evonik) avec le projet « VISCOpedia/EVONIKpedia » : intranet collaboratif du groupe déployé suite à l'adoption virale par plusieurs business units. Ces retours d'expérience étaient présentés par Ali Oui, Responsable Consulting Web 2.0 chez Kap IT et bénéficiaient des témoignages de Franck La Pinta, Responsable Marketing RH à la Société Générale et de Gilles Scheurer, IT Manager chez RohMax (groupe Evonik). Plus globalement, cet atelier a permis de faire un tour d'horizon du projet 2.0 en grande entreprise, de ses enjeux, de ses usages, des écueils possibles, de la méthodologie et des bonnes pratiques à adopter pour en assurer son succès.

1. Salon de l’Intranet le 5 et 6 mai 2010Solutions Intranet et Travail Collaboratif Atelier Kap IT – SOCIETE GENERALE – Groupe EVONIK « Usages et Mise en Œuvre de Confluence Wiki : du Réseau social à l'intranet collaboratif - Témoignages de Société Générale et de la Business Line RohMax, groupe Evonik » Ali OUNI (Directeur du Pôle Conseil Web 2.0 – Kap IT)Franck LA PINTA - Thomas HEURTEVENT (Direction RH - SOCIETE GENERALE)Gilles SCHEURER – Christian NEVEU (Information Technologies & Information Management - EVONIK)

2. Agenda À propos de Kap IT : 5 mn Retours d’expériences : 40 mn Société Générale - Projet SHARING : Plateforme collaborative et réseau social Rohmax/Evonik- Projets VISCOpedia : Intranets collaboratifs et déploiement viral Q & A : 5 mn

3. Kap IT ? Fournisseur d’Applications Web 2.0 et RIA depuis 5 ans Spécialiste Flex/AS3/Flash – Adobe Silver Partner Spécialiste Wiki (Confluence), Blog, Social Networking – Atlassian Partner

4. Kap IT spécialiste Web 2.0 depuis 2005 Une entreprise innovante Jeune Entreprise Innovante Start-up créée en 2005 40 personnes en 2010 – 4 M€ de CA 20% R&D – KapLab (lab.kapit.fr) (DataViz, ConfluenceFx, Ready2Flex, …) 2 axes majeurs du Web 2.0 Rich Internet Applications 1er Expert Flex/Flash/LCES en France Modernisation et transformation des systèmes d’information Partenaire Adobe depuis 2005 2 Applications Collaboratives Web 2.0 pour l’entreprise (Web2EntrepriseTM) 1er Intégrateur de la solution wiki Confluence en France Partenaire Atlassian depuis 2006 (Entreprise Wiki – Confluence) Thématiques : Knowledge Management, veille et de capitalisation de la connaissance Nouvelles pratiques collaboratives, social networking Communication interne et externe Outils Web 2.0 : Wikis, Blogs, CRM 2.0, RSS.

5. Confluence R&D : ConfluenceFx Présentation Produit de KapLab (confluencefx.com) Résultat de 2 ans de R&D, 4 ans d’expérienceet savoir-faire en intégration Confluence BETA publique depuis Juin 2009 Sortie commerciale Juin 2010pour l’AtlassianSummit 2010 @ San Francisco-> C’est sorti ! RDV sur confluencefx.com Quelques fonctionnalités Application sur le bureau Notifications en temps réel Interfaces RIA conviviales Simplicité d’utilisation et de mise en œuvre Bénéfices Favorise le déploiement de Confluence Aide à la construction des communautés

6. Références Partenaire des grandes entreprises (et parfois des start-ups)

7. Retour d’ExpérienceLe projet « SHARING » Fiche d’identité d’un projet Web 2.0

8. Rappel du Contexte 157 000 collaborateurs …représentant 128 nationalités …et répartis sur 83 pays 60% des salariés localisés hors de France Des effectifs multipliés par 3 en 10 ans 2800 collaborateurs de la filière RH Nécessité de créer un lienentre ces 2800 collaborateurs

10. Innovation un pilote sur un outil d’une nouvelle génération

11. Professionnalismeun outil favorisant l’échange et le partage

13. Bilan Premiers enseignements Un accueil positif des premiers utilisateurs Un ratio de contributeurs sans surprise Des leaders qui apparaissent naturellement et très vite Un besoin d’animation fort (contenus et outil) Un périmètre clairement identifié Mieux se connaître, partager des documents, échanger sur les bonnes pratiques Nécessité de 3 communautés : projet, métier, pays

14. Le Déploiement Une approche collaborative et itérative Une journée d’atelier avec une quinzaine d’utilisateurs potentiels pour identifier les besoins et usages possibles Une formalisation de ces besoins comme base de travail pour les ateliers de conception Des ateliers de conception avec Kap IT et l’agence de création pour définir les grandes briques fonctionnelles et l’ergonomie Des phases régulières de validation pour avance rapidement

15. Point à Date Aujourd’hui (Mai 2010) : 3 communautés en phase de lancement, soit 180 collaborateurs Le réseau ouvert à 803 collaborateurs de la filière RH Une ouverture à toute la filière avant fin Semestre N°1 2010 Un planning de déploiement de communauté planifié pour 2010

16. S’informer

17. Participer

18. Mieux se connaître

19. Exemples de Communauté

20. Exemples de Communauté

21. Exemple d’atelier

22. MERCI

23. Retour d’ExpérienceLe projet « VISCOpedia » Fiche d’identité d’un projet Web 2.0

24. RohMax Oil Additives at a Glance Evonik RohMax Additives GmbH Evonik RohMax USA, Inc. Evonik RohMax Canada Inc. Evonik RohMax France Evonik RohMax Asia Pacific Pte. Ltd. 22

26. Transmission fluids

28. KM Diagnosis In 2007 we conducted an extensive survey to determine: How well we managed knowledge? How Efficiently do we share and collaborate? We analyzed the results from two surveys along the following lines: Flow of information and knowledge Knowledge management mechanisms Knowledge management tools Culture Attitudes towards a KM initiative

29. Issues Identifies They fall in 2 categories: Collaboration Issues Knowledge Issues Silo Operations Explicit KM Communication Competencies Management Group Effectiveness Processes Succession Planning

30. Options to Improve KM within RohMax Organizational Reengineer and formalize critical processes Improve working group effectiveness Develop regional and global communication Implement a succession plan Implement a KM organization Conduct change management Knowledge mechanisms Promote sharing and collaborating Improve explicit Knowledge Management

31. Can a Wiki Help Us…address some of the issues ? Following the introduction of CRM, it is impossible to implement a complex system that would either come in competition or duplicate functionalities. Wikis appear to offer the level of: Ease Intuitiveness Benefits Needed to obtain quick and significant gains and alleviate Some of our most important collaborative issues

32. Can a Wiki Help Us…implementing VISCOpedia ? Taxonomy Create a scaffolding of the two first levels of the wiki based on a shared definition of the important elements of our business Not the most easy part! Support our sponsors in the Management Team R&D and Marketing were the first departments to make full use of the wiki potential Selects wiki Zen masters & Gardeners Their role was to: Define the wiki structure at lower levels Serve as examples Provide initial content Post reports in both the wiki & Lotus Notes

33. Dashboard

34. Dashboard + 1

35. Examples

36. Examples

37. Synthèse Globale Une relation durable avec nos clients et des projets qui s’inscrivent dans la durée… qui accompagnent l’évolution des usages Un savoir faire couvrant l’ensemble des phases du projet 2.0 Conseil en KM et Stratégie 2.0 Conseil en Architecture Expérience Utilisateur et Web Design Conception, Développement, Intégration Déploiement, Accompagnement au changement Une expertise permettant de passer avec réussite de l’expérimentation au déploiement à plus grande échelle Un savoir faire couvrant les diverses thématiques du Web 2.0

39. ali.ouni@kapit.fr

41. confluencefx.com

43. blog.kapit.fr/ria