Alphorm.com Formation Sage : Gestion Commerciale
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La formation Sage Gestion Commerciale 100 procure aux utilisateurs l'autonomie indispensable à la gestion complète des fonctionnalités du logiciel Sage 100. La formation Sage Gestion commerciale enseigne la maîtrise des fonctions liées aux fichiers de base, au paramétrage avancé de certaines fonctions, en passant par le paramétrage des documents de ventes, des achats et du stock, à la gestion des fournisseurs... Vous disposez ainsi des connaissances indispensables à une gestion efficace de votre activité commerciale.
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- 2. Rappel du cursus Sage
- 3. Une formation Présentation du formateur Youness Gherabi Consultant Sage 100 Data Analyst www.younessgherabi.com
- 4. 01 02 03 04 Assurer la gestion des ventes et des achats Personnaliser un dossier de gestion commerciale Prendre en main le logiciel SAGE Suivre le stock et les règlements des tiers Maîtriser la gestion commerciale Les objectifs de cette formation
- 5. Présentation de la gestion commerciale 100 La Gestion Commerciale 100 a été conçue pour répondre aux spécificités métiers des entreprises Négoce Service Industrie
- 6. Fonctionnalités de sage Le logiciel fournit de nombreuses fonctionnalités puissantes et accessibles Simplifier et automatiser les tâches Responsable de facturation Responsable d'atelier Ingénieurs d'affaires
- 7. Gestion Commerciale 100 Comptabilité Fournisseurs Clients Magasinier Service Logistique ADV Service Achats Vente /gestion Commerciale Demande Stock Livraison Achat / Approvisionnement Alimentation du stock Demande d'achat
- 8. Une formation Plan de la formation Introduction 1. La création du fichier commercial 2. Les dépôts de stockage 3. Le fichier clients 4. Le fichier fournisseurs 5. Les fiches d'articles 6. La saisie du stock initial 7. Les documents des ventes 8. Les indisponibilités en stock et livraisons partielles 9. La gestion des tarifs 10. Les documents des achats 11. La saisie des règlements 12. Les documents de stock 13. Les représentants Conclusion
- 9. Une formation Public concerné Administrateurs des ventes Attachés commerciaux Responsable commercial Ingénieurs d'affaires Magasiniers Comptables Responsables logistiques
- 10. Une formation Connaissances requises Connaissances de base en informatiques Notions sur les tâches commerciales d'une entreprise
- 12. Présentation du projet Une formation Youness GHERABI
- 13. Une formation Plan Prérequis système Présentation du Schéma classique
- 14. Une formation Prérequis système Avant de commencer l’installation de Sage Gestion Commerciale, assurez- vous que votre PC répond à la configuration minimale requise 1. Système d’exploitation Windows 7/8 / 8.1 / 10 2. Mémoire (RAM) 2/4 Go de RAM requis 3. Espace disque dur 300 Mo d’espace libre requis 4. Processeur Processeur Intel Dual Core ou version ultérieure 5. Connexion internet suffisante
- 15. Fournisseurs Clients Magasinier Service Logistique ADV Service Achats Vente /gestion Commerciale Demande Stock Livraison Achat / Approvisionnement Alimentation du stock Demande d'achat Comptabilité • Devis • BC • PL • BL • Facture • Règlement • BC Frs • BL • Facture • Règlement Présentation du Schéma classique
- 16. Installer Sage Une formation Youness GHERABI
- 17. Découvrir l'ergonomie de l'application Une formation Youness GHERABI
- 18. Ergonomie et fonctions communes Introduction à la gestion des impressions Exporter un état Impression dans un fichier PDF États personnalisés Gestion des impressions Fenêtre principale du logiciel Barre verticale Barres d’outils Barre d'outils Navigation Ergonomie de l'application Rechercher Atteindre Calculette Sage Menu Edition Principes de mise en page Menu Fichier A propos de la Maintenance Mise en page et Maintenance Réorganiser Personnaliser Personnaliser les écrans Menu Fenêtre
- 19. Créer le fichier commercial et comptable Une formation Youness GHERABI
- 20. Créer le fichier commercial et comptable Une formation Deux méthodes peuvent être utilisées pour la création d’un fichier de gestion commerciale 1. A l’aide de l’assistant de la création du fichier de gestion et, du fichier comptable associé 2. Méthode manuelle
- 21. Identifier la société Une formation Youness GHERABI
- 22. Identifier et paramétrer la société Une formation La Société DESTOCKOUT est un commerce de gros Elle est spécialisée dans le rachat d'articles en gros qu'elle redistribue a des discounters Vous êtes chargé de la mise en place de dossier commercial DESTOCKOUT Place du Capitole 31000 TOULOUSE
- 23. Exemple
- 24. Paramétrer la société Une formation Youness GHERABI
- 25. Créer les dépôts de stockage Une formation Youness GHERABI
- 26. Exemple Soit un dépôt avec 1 allée (codifiée A1, A2, etc. et intitulée « Allée ») et 4 travées (codifiées T1 et intitulées « Travées ») 3 Niveaux, le programme va créer les racines d’emplacement suivantes Allée Travée par Allée Niveau par Travée Positions par Niveau
- 27. Configurer la fiche client Une formation Youness GHERABI
- 28. Introduction à la fonction Clients Une formation Structure / Clients Utiliser cette fonction pour créer, consulter, modifier ou supprimer les fiches clients
- 29. Volets Une formation Volet Identification Volet Contacts Volet Tarifs Volet Livraisons Volet Banques Volet Champs libres Volet Solvabilité Volet Agenda Volet Paramètres
- 30. Étude de cas Avant de mettre en place votre fichier client, il convient de paramétrer certaines options Le service des contacts Ajouter le service achat √ Les catégories comptables Vente en France Vente Export Achat France Les catégories tarifaires Grossiste Détaillant Champs statistiques tiers Secteur géographique Lorraine Alsace Sort de ligne Bretagne Île-de-France Provence Les informations libres Date de création de la société Mois de fermeture annuelle : aucun, janvier, février, mars…
- 31. Exercice Créer les comptes clients suivants CODE CLIENT DUCUN MATHIS LOUIS JULES RAISON SOCIAL DUCUN MATHIS LOUIS JULES & CIE ADRESSE 1 Rue du port 1 Rue des louis 1 Rue Serpenoise Rue Vivier Merle CP/VILLE 29000/BREST 31000/TOULOUSE 57000/METS 69000/LYON RESP. ACHAT M.LEGAEC M.SPANGHERO M.SCHMITT M.SERGE EMAIL ACHAT legaec@ducun.fr sp@mathis.fr schmitt@louis.fr serge@jules.com PAIEMENT 30 jours/ cheque 30 jours/ cheque 30 jours/ Virement30 jours/ cheque REGION BRETAGNE PROVENCE LORRAINE ILE DE France DATE DE CREATION 01/01/1945 15/12/1965 03/06/2002 01/01/2005 MOIS DE FERMETURE AOUT JUILLET AUCUN AUCUN LIVRAISON SERNAM CHRONOPOST SERNAM SERNAM TARIF GROSSISTE GROSSITE DETAILLANT GROSSISTE ESCOMPTE 2% Liste des comptes client de la societe DESTOCKOUT
- 32. Voir une étude de cas DESTOCKOUT Une formation Youness GHERABI
- 33. Volets Une formation Volet Identification Volet Contacts Volet Tarifs Volet Livraisons Volet Banques Volet Champs libres Volet Solvabilité Volet Agenda Volet Paramètres
- 34. Exercice Créer les comptes clients suivants CODE CLIENT DUCUN MATHIS LOUIS JULES RAISON SOCIAL DUCUN MATHIS LOUIS JULES & CIE ADRESSE 1 Rue du port 1 Rue des louis 1 Rue Serpenoise Rue Vivier Merle CP/VILLE 29000/BREST 31000/TOULOUSE 57000/METS 69000/LYON RESP. ACHAT M.LEGAEC M.SPANGHERO M.SCHMITT M.SERGE EMAIL ACHAT legaec@ducun.fr sp@mathis.fr schmitt@louis.fr serge@jules.com PAIEMENT 30 jours/ cheque 30 jours/ cheque 30 jours/ Virement30 jours/ cheque REGION BRETAGNE PROVENCE LORRAINE ILE DE France DATE DE CREATION 01/01/1945 15/12/1965 03/06/2002 01/01/2005 MOIS DE FERMETURE AOUT JUILLET AUCUN AUCUN LIVRAISON SERNAM CHRONOPOST SERNAM SERNAM TARIF GROSSISTE GROSSITE DETAILLANT GROSSISTE ESCOMPTE 2% Liste des comptes client de la societe DESTOCKOUT
- 35. Découvrir la configuration de base Une formation Youness GHERABI
- 36. Une formation Introduction Il est primordial de faire une configuration de base qui englobe toutes les fonctions de création des éléments de la gestion commerciale 1. Les familles d’articles 2. La comptabilité qui donne accès aux fonctions suivantes Plan comptable Taux de taxes Codes journaux 3. Les fiches d’articles 4. La gestion des tarifs
- 37. Une formation Les familles d’articles L’utilité des familles d’articles est d’affecter des valeurs communes a plusieurs articles Un article est toujours lié à une famille et hérite des caractéristiques de la famille Pour cela, il est impératif de créer des familles d'articles avant la création d'articles
- 38. Les types de familles d’articles Il existe 3 types de familles d’articles sont destinées au regroupement des articles servent à la totalisation des familles de type Détail ayant même radical (de Code famille) permettent de regrouper des familles possédant une caractéristique commune constituant ainsi des sous-familles et d’obtenir des ruptures et des sous-totaux dans certains états
- 39. Une formation Paramétrage comptable Plan comptable Taux de taxes Codes journaux
- 40. Créer les familles d'articles Une formation Youness GHERABI
- 41. Étude de cas : DESTOCKOUT Avant de mettre en place votre fichier article, il convient de paramétrer certaines options Renseigner les informations suivantes Unité de vente Unité Pièce Carton Palette Mètre Litre Champs, statistiques Article : saisonnalité Permanent Été Hiver Informations libres Marque commerciale, Type texte, longueur 15
- 42. Catalogue d’articles DESTOCKOUT Catalogue d’articles DESTOCKOUT NA /NON ALIMENTAIRE JA/JARDIN OU/OUTILLAGE PL/PLANTATION VA/VAISSAELLE SE/SERVICES PI/PIECES HY/HYGIENE TO/TOILETTE LO/LOISIRS IN/INTERIEUR EX/EXTERIEUR AL/ALIMENTAIRE
- 43. Créer les familles d'articles Démo Une formation Youness GHERABI
- 44. Familles d’articles DESTOCKOUT Familles d’articles DESTOCKOUT Type Code Famille Intitulé de la famille Suivi Stock saisonnalité Coef D AL ALIMENTAIRE CMUP PERMANENT 2 D NAHYTO NON ALIMETAIRE HYGIENE TOILETTE CMUP PERMANENT 2 T NAHY NON ALIMETAIRE HYGIENE D NAJAOU NON ALIMETAIRE JARDIN OUTILLAGE CMUP PERMANENT 2 D NAJAPL NON ALIMETAIRE JARDIN PLANTATIONS CMUP PERMANENT 2 T NAJA NON ALIMETAIRE JARDIN PLANTATIONS D NALOEX NON ALIMETAIRE LOISIRS EXTERIEUR CMUP PERMANENT 2 D NALOIN NON ALIMETAIRE LOISIRS INTERIEUR CMUP PERMANENT 2 T NALO NON ALIMETAIRE LOISIRS D NAVAPI NON ALIMETAIRE VAISSELLE PIECE CMUP PERMANENT 2 D NAVASE NON ALIMETAIRE VAISSELLE CMUP PERMANENT 2 T NAVA NON ALIMETAIRE VAISSELLE T NA NON ALIMENTAIRE
- 45. Créer les articles Une formation Youness GHERABI
- 46. P1 P2 P3 P4 P5 P6 La création du fichier commercial Les dépôts de stockage Les fiches clients Les fiches articles La saisie du stock initial Les documents des ventes Roadmap DESTOCKOUT
- 47. Démo : Créer les articles Reference Designation Famille Prix d'achat Coeff. Prix de vente Unite Marque Commerciale ARROSOIR ArrosoirVert NAJOU 5 2 10 Unite JARDILOR PIOCHE Pioche NAJOU 6 2 12 Unite JARDILOR BALLON Ballon NALOEX 3 2 6 Unite GELDOUCHE Gel Douche NAHYTO 1 2 2 Unite SAMBO SAVON Savon NAHYTO 0,5 2 1 Unite PROP Articles DESTOCKOUT
- 48. Déployer les glossaires Une formation Youness GHERABI
- 49. Une formation La liste des glossaires Cette liste permet de créer, de consulter, de modifier ou de supprimer les glossaires Toutes les fonctions attachées aux listes peuvent être utilisées Le nombre de glossaires n’est limité que par la taille du fichier Elle affiche les informations suivantes le Raccourci de sélection du glossaire son Intitulé son Domaine symbolisé par une icône
- 50. Imprimer avant inventaire Une formation Youness GHERABI
- 51. Une formation Présentation de l’inventaire L’inventaire est une composante essentielle de la gestion des stocks, et donc de la gestion de l’approvisionnement au sein d’une entreprise l’inventaire permet la réalisation d’un rapport à un instant T
- 52. Cette photo par Auteur inconnu est soumise à la licence CC BY-SA Tout commerçant avec une activité d’achat/revente, ou qui achète des matières premières est concerné par l’inventaire Il se doit d’être exhaustif afin de rendre compte des actifs de l’entreprise dans les bilans comptables qui sont déposés à l’issue de chaque exercice fiscal Inventaire : une obligation légale pour votre entreprise
- 53. Saisir l'inventaire Une formation Youness GHERABI
- 54. La saisie du stock initial L’inventaire initial Référence Prix unitaire Quantité ARROSOIR 4,50 € 1000 BALLON 3,00 € 1000 PIOCHE 6,00 € 1000 SAVON 0,50 € 2000
- 55. Maitriser la saisie fractionnée de l'inventaire Une formation Youness GHERABI
- 56. Les méthodes de l'inventaire
- 57. L’inventaire manuel Il s’agit de la méthode la plus rapide si vous disposez de peu de produits à contrôler
- 58. Cette méthode peut être très appréciée et très pratique pour les commerçants qui disposent déjà d’une « douchette » pour scanner leurs produits L’inventaire par lecteur de codes-barres
- 59. La plupart de ces appareils sont mobiles et contrairement aux lecteurs de codes-barres, ne nécessitent pas d’être reliés à un appareil secondaire L’inventaire via un appareil spécifique
- 60. Les règles de base de l’inventaire Double comptage Identification Préparation Méthode Finalisation 4 2 1 3 5
- 61. Les 3 étapes d’un bon inventaire
- 62. Une formation Faites un planning Déterminez les employés requis Formez vos salariés Cessez tous mouvements de stocks Mettez de l’ordre dans votre magasin ou entrepôt Vérifiez quelques jours en amont que vos étiquetages soient correctement marqués N’hésitez pas à baliser les zones de travail Munissez-vous du matériel nécessaire Étape 1 - La préparation
- 63. Une formation Étape 2 - La mise en œuvre Donnez à votre équipe de comptage vos procédures d’inventaire Déterminez un responsable d’inventaire Déléguez cette tâche à un fournisseur externe si vous ne pensez pas avoir les compétences pour le réaliser vous-même
- 64. Une formation Étape 3 - La clôture Regroupez toutes vos feuilles de comptage, le cas échéant Enregistrez les écarts d’inventaire Transférez les pièces manquantes vers les comptes corrects
- 65. Maitriser la saisie fractionnée de l'inventaire Référence Prix unitaire Quantité ARROSOIR 4,50 € 1000 BALLON 3,00 € 1200 GELDOUCHE 7,00 € 1500 PIOCHE 6,00 € 1000 SAVON 0,50 € 2000
- 66. Importer l'inventaire Une formation Youness GHERABI
- 67. Gérer la prise de commande Une formation Youness GHERABI
- 68. Traitement / Documents de ventes Cette fonction permet d’afficher la liste des documents A partir de cette liste, on peut créer, consulter, modifier, ou supprimer les documents
- 69. Les documents de ventes END Règlement Avoir financier Devis Bon de commande Bon de livraison Facture Réapprovisionnement Facture comptabilisée Règlement Comptabilité
- 70. Créer les Devis et les Bons de commandes clients Démo Une formation Youness GHERABI
- 71. DEVIS DESTOCKOUT
- 73. Gérer les livraisons encours Une formation Youness GHERABI
- 74. Transformer les documents – documents de ventes Devis BC PL BL Facture Bon de retour Bon d’avoir Facture de retour Facture d’avoir
- 75. Gérer l‘insuffisance du stock Une formation Youness GHERABI
- 76. Une formation Livraison des commandes clients Gestion reliquat Quantité à livrer Commande fournisseur
- 77. Procéder à la facturation Une formation Youness GHERABI
- 78. Une formation Livraison des commandes clients Transformation des pièces en factures Impression des factures Génération des reliquats
- 79. Gérer les stocks négatifs Une formation Youness GHERABI
- 80. Une formation Gérer les stocks négatifs Un magasin a un stock négatif pour un article si la quantité sortie est supérieure à la quantité en stock
- 81. Schéma de gestion des stocks négatifs Fournisseurs Clients Magasinier Service Logistique ADV Service Achats Vente Demande Stock Livraison Achat / Approvisionnement Alimentation du stock Demande d'achat • Devis • BC • PL • BL • BC Frs • BL • Qte commandée = 15 • Qte en stock = 10 • Cde Frs = 5
- 82. Gérer les reliquats Une formation Youness GHERABI
- 83. Gérer les livraisons partielles Une formation Youness GHERABI
- 84. Une formation La livraison à charge partielle Une livraison de chargement partiel est une expédition où seule une partie de la commande est livrée, contrairement à un chargement complet Il peut être utilisé pour un certain nombre de raisons, mais il est le plus souvent utilisé pour réduire les coûts ou pour gérer les stocks
- 85. Une formation Indisponibilités en stock et livraisons partielles Livraison des commandes client Ligne de document Chaque ligne est traitée individuellement (livraison partielle ou mise en reliquat) Document complet Le document complet est remis en reliquat dès lors qu’une ligne ne peut pas être transformée
- 86. Gérer des articles non livrés Une formation Youness GHERABI
- 87. Mettre en place les fournisseurs et les tarifs associés Une formation Youness GHERABI
- 88. Une formation Les documents des achats La fiche fournisseur se compose des volets suivants Volet Identification Volet Contacts Volet Tarifs Volet Banques Volet Champs libres Volet Solvabilité Volet Agenda Volet Paramètres
- 89. Gérer les tarifs fournisseurs Une formation Youness GHERABI
- 90. Gérer les tarifs fournisseurs Article Détails Arrosoir Le fournisseur principal BRICODEKO consent à une remise de 10% pour toute la quantité commandée supérieur à 50, pour un prix unitaire de 5 euro Le délai d’approvisionnement est de 10 jours Ballon L’approvisionnement est effectué chez le fournisseur DELTA, au prix de 2,5 euro Le délai d’approvisionnement est de 15 jours Gel douche Référencé chez le fournisseur TOPPAHRM et conditionné par pack de 6 La quantité minimum de commande est de 18 flacons, la quantité économique est de 24 flacons car à partir de 24 flacons, le prix du flacon passe de 1 euro à 0,9 euro Le délai d’approvisionnement est de 5 jours Pioche Au prix de 6 euros chez le fournisseur BRICODEKO, qui appliquera une remise de la valeur de 5 pioches pour toute la quantité commandée au moins égale à 200 Compte tenu des coûts de traitement d’une commande, le fournisseur impose une quantité minimale de commande de 50 Le délai d’approvisionnement est de 20 jours
- 91. Créer les documents des achats Une formation Youness GHERABI
- 92. Une formation Créer les documents des achats Les documents des achats qui peuvent être comptabilisés sont les suivants Bons de commande Bons de livraison Bons de retour Bons d’avoir financier Factures Facture d’avoir Factures de retour Factures comptabilisées
- 93. Gérer des frais d’approche Une formation Youness GHERABI
- 94. Les frais d’approche Les frais d’approche correspondent à tous les frais nécessaires pour pouvoir nous faire parvenir l’article par le fournisseur Ils viennent s’ajouter au prix d’achat de l’article Frais de transport Frais de douanes Frais de gestion
- 95. Créer les règlements Clients Une formation Youness GHERABI
- 96. La saisie des règlements Comptabilité Fournisseurs Clients Magasinier Vente /gestion Commerciale Demande Stock Livraison Achat / Approvisionnement Alimentation du stock Demande d'achat Créer les règlements Fournisseurs Créer les règlements Clients Facture Frs Facture Clts
- 97. Créer les règlements Fournisseurs Une formation Youness GHERABI
- 98. La saisie des règlements Comptabilité La partie de l'image avec l'ID de relation rId3 n'a pas été trouvé dans le fichier. Fournisseurs Clients Magasinier Vente /gestion Commerciale Demande Stock Livraison Achat / Approvisionnement Alimentation du stock La partie de l'image avec l'ID de relation rId6 n'a pas été trouvé dans le fichier. La partie de l'image avec l'ID de relation rId8 n'a pas été trouvé dans le fichier. La partie de l'image avec l'ID de relation rId10 n'a pas été trouvé dans le fichier. Demande d'achat Créer les règlements Fournisseurs Créer les règlements Clients Facture Frs Facture Clts
- 99. Gérer le mouvement d'entrée Une formation Youness GHERABI
- 100. Gérer le mouvement d'entrée Magasinier Dépôt 1 Stock 1 Ce document permet d'enregistrer une entrée en stock qui ne fait pas suite à une livraison fournisseur Entrée de stock Entrée de stock
- 101. Une formation Le mouvement d'entrée Cette entrée en stock peut être Un retour d’article prêté Un solde à nouveau en stock (enregistrement du stock existant lors de la création du dossier de gestion), Un boni sur inventaire (stock réel supérieur au stock théorique), Une erreur fournisseur en faveur de l’entreprise, etc…
- 102. Gérer le mouvement de sortie Une formation Youness GHERABI
- 103. Une formation Le mouvement de sortie permet Un retour d’article prêté L’enregistrement d’une sortie d’article en prêt d’une mise au rebut d’un mali sur inventaire (stock réel inférieur au stock théorique) d’une perte sur une destruction, d’un vole, etc … (Les quantités saisies doivent toujours être positives) Le réajustement de l’inventaire Gérer le mouvement de sortie
- 104. Le mouvement de sortie Magasinier Dépôt 1 Stock 1 Sortie de stock Sortie de stock
- 105. Déployer le transfert d’un dépôt à un autre Une formation Youness GHERABI
- 106. Une formation Le transfert de dépôt à autre dépôt Le transfert de dépôt à autre dépôt permet d’effectuer des mouvements entre les dépôts La saisie d’un mouvement de transfert génère deux (02) lignes d’écritures dans le document Une ligne pour la sortie de dépôt d’origine (la ligne de sortie affiche des quantités négatives) Une ligne pour l’entrée de dépôt destination
- 107. Le transfert de dépôt à autre dépôt Magasinier Dépôt 1 Stock 1 Dépôt 2 Stock 2 Mouvement de transfert Mouvement de transfert Dépôt 3 Stock 3
- 108. Éditer le bon de dépréciation Une formation Youness GHERABI
- 109. Imprimer les documents de stock Une formation Youness GHERABI
- 110. Créer les représentants Une formation Youness GHERABI
- 111. On peut utiliser cette fonction pour créer, consulter, modifier, supprimer les fiches collaborateurs Les collaborateurs sont Créer les représentants Vendeurs / représentants Caissiers Acheteurs Chargés de recouvrement Contrôleurs Responsable financier
- 112. Affecter des représentants aux clients Une formation Youness GHERABI
- 113. Créer des barèmes de commissions Une formation Youness GHERABI
- 114. Une formation Créer des barèmes de commissions Paramétrer les barèmes de commissionnement des vendeurs et représentants Commission représentant Commission globale
- 116. Éditer les statistiques des représentants Une formation Youness GHERABI
- 117. Une formation Éditions/États Les programmes Sage offrent un grand nombre de fonctions d’impression qui répondent à des règles d'utilisation communes Les fonctions d'impression sont regroupées dans le menu Etat Avant une impression, une fenêtre de sélection vous est proposée Vous rencontrerez deux niveaux de sélection Fenêtre de sélection simplifiée Gestion des formats de sélection
- 118. Une formation États Trois états peuvent être obtenus Des statistiques collaborateurs par tiers Des statistiques représentants par articles Des statistiques représentants par familles d’articles
- 120. Une formation Paramétrage de la société Structure de la société Les fiches d'articles/famille d’articles La gestion du Stock/inventaire Les documents de vente Les indisponibilités en stock et les livraisons partielles Les documents des achats La saisie des règlements Les documents de stock Les représentants Bilan
- 121. Prochaine formation