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Sage
Gestion Commerciale
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02
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Assurer la gestion des ventes et des achats
Personnaliser un dossier de gestion commerciale
Prendre en main le
logiciel SAGE
Suivre le stock et les règlements des tiers
Maîtriser la gestion commerciale
Les objectifs de cette formation
Présentation de la gestion commerciale 100
La Gestion Commerciale 100 a été conçue pour répondre aux spécificités métiers des entreprises
Négoce Service Industrie
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Le logiciel fournit de nombreuses fonctionnalités puissantes et accessibles
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les tâches
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Responsable d'atelier
Ingénieurs d'affaires
Gestion Commerciale 100
Comptabilité
Fournisseurs Clients
Magasinier
Service
Logistique
ADV
Service Achats
Vente /gestion
Commerciale
Demande
Stock
Livraison
Achat /
Approvisionnement
Alimentation du stock
Demande d'achat
Une formation
Plan de la formation
Introduction
1. La création du fichier commercial
2. Les dépôts de stockage
3. Le fichier clients
4. Le fichier fournisseurs
5. Les fiches d'articles
6. La saisie du stock initial
7. Les documents des ventes
8. Les indisponibilités en stock et livraisons partielles
9. La gestion des tarifs
10. Les documents des achats
11. La saisie des règlements
12. Les documents de stock
13. Les représentants
Conclusion
Une formation
Public concerné
Administrateurs des ventes
Attachés commerciaux
Responsable commercial
Ingénieurs d'affaires
Magasiniers
Comptables
Responsables logistiques
Une formation
Connaissances requises
Connaissances de base en informatiques
Notions sur les tâches commerciales d'une
entreprise
Présentation du projet
Une formation
Youness GHERABI
Une formation
Plan
Prérequis système
Présentation du Schéma classique
Une formation
Prérequis système
Avant de commencer l’installation de Sage Gestion Commerciale, assurez-
vous que votre PC répond à la configuration minimale requise
1. Système d’exploitation
Windows 7/8 / 8.1 / 10
2. Mémoire (RAM)
2/4 Go de RAM requis
3. Espace disque dur
300 Mo d’espace libre requis
4. Processeur
Processeur Intel Dual Core ou version ultérieure
5. Connexion internet suffisante
Fournisseurs Clients
Magasinier
Service
Logistique
ADV
Service Achats
Vente
/gestion
Commerciale
Demande
Stock
Livraison
Achat /
Approvisionnement
Alimentation du stock
Demande d'achat
Comptabilité
• Devis
• BC
• PL
• BL • Facture
• Règlement
• BC Frs
• BL
• Facture
• Règlement
Présentation du Schéma classique
Installer Sage
Une formation
Youness GHERABI
Découvrir l'ergonomie
de l'application
Une formation
Youness GHERABI
Ergonomie et fonctions communes
Introduction à la gestion des impressions
Exporter un état
Impression dans un fichier PDF
États personnalisés
Gestion des impressions
Fenêtre principale du logiciel
Barre verticale
Barres d’outils
Barre d'outils Navigation
Ergonomie de l'application
Rechercher
Atteindre
Calculette Sage
Menu Edition
Principes de mise en page
Menu Fichier
A propos de la Maintenance
Mise en page et Maintenance
Réorganiser
Personnaliser
Personnaliser les écrans
Menu Fenêtre
Créer le fichier commercial
et comptable
Une formation
Youness GHERABI
Créer le fichier commercial et comptable
Une formation
Deux méthodes peuvent être utilisées pour la
création d’un fichier de gestion commerciale
1. A l’aide de l’assistant de la création du fichier de
gestion et, du fichier comptable associé
2. Méthode manuelle
Identifier la société
Une formation
Youness GHERABI
Identifier et paramétrer la société
Une formation
La Société DESTOCKOUT est un commerce de gros
Elle est spécialisée dans le rachat d'articles en gros qu'elle
redistribue a des discounters
Vous êtes chargé de la mise en place de dossier commercial
DESTOCKOUT
Place du Capitole
31000 TOULOUSE
Exemple
Paramétrer la société
Une formation
Youness GHERABI
Créer les dépôts de stockage
Une formation
Youness GHERABI
Exemple
Soit un dépôt avec 1 allée (codifiée A1, A2, etc. et intitulée « Allée ») et 4 travées (codifiées T1 et
intitulées « Travées ») 3 Niveaux, le programme va créer les racines d’emplacement suivantes
Allée
Travée par Allée
Niveau par Travée
Positions par Niveau
Configurer la fiche client
Une formation
Youness GHERABI
Introduction à la fonction Clients
Une formation
Structure / Clients
Utiliser cette fonction pour créer, consulter, modifier
ou supprimer les fiches clients
Volets
Une formation
Volet Identification
Volet Contacts
Volet Tarifs
Volet Livraisons
Volet Banques
Volet Champs libres
Volet Solvabilité
Volet Agenda
Volet Paramètres
Étude de cas
Avant de mettre en place votre fichier client, il convient de paramétrer certaines options
Le service des
contacts
Ajouter le
service achat √
Les catégories
comptables
Vente en
France
Vente Export
Achat France
Les catégories
tarifaires
Grossiste
Détaillant
Champs statistiques
tiers
Secteur géographique
Lorraine
Alsace
Sort de ligne
Bretagne
Île-de-France
Provence
Les informations libres
Date de création
de la société
Mois de fermeture
annuelle : aucun,
janvier, février,
mars…
Exercice
Créer les comptes clients suivants
CODE CLIENT DUCUN MATHIS LOUIS JULES
RAISON SOCIAL DUCUN MATHIS LOUIS JULES & CIE
ADRESSE 1 Rue du port 1 Rue des louis 1 Rue Serpenoise Rue Vivier Merle
CP/VILLE 29000/BREST 31000/TOULOUSE 57000/METS 69000/LYON
RESP. ACHAT M.LEGAEC M.SPANGHERO M.SCHMITT M.SERGE
EMAIL ACHAT legaec@ducun.fr sp@mathis.fr schmitt@louis.fr serge@jules.com
PAIEMENT 30 jours/ cheque 30 jours/ cheque 30 jours/ Virement30 jours/ cheque
REGION BRETAGNE PROVENCE LORRAINE ILE DE France
DATE DE CREATION 01/01/1945 15/12/1965 03/06/2002 01/01/2005
MOIS DE FERMETURE AOUT JUILLET AUCUN AUCUN
LIVRAISON SERNAM CHRONOPOST SERNAM SERNAM
TARIF GROSSISTE GROSSITE DETAILLANT GROSSISTE
ESCOMPTE 2%
Liste des comptes client de la societe DESTOCKOUT
Voir une étude de cas
DESTOCKOUT
Une formation
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Volets
Une formation
Volet Identification
Volet Contacts
Volet Tarifs
Volet Livraisons
Volet Banques
Volet Champs libres
Volet Solvabilité
Volet Agenda
Volet Paramètres
Exercice
Créer les comptes clients suivants
CODE CLIENT DUCUN MATHIS LOUIS JULES
RAISON SOCIAL DUCUN MATHIS LOUIS JULES & CIE
ADRESSE 1 Rue du port 1 Rue des louis 1 Rue Serpenoise Rue Vivier Merle
CP/VILLE 29000/BREST 31000/TOULOUSE 57000/METS 69000/LYON
RESP. ACHAT M.LEGAEC M.SPANGHERO M.SCHMITT M.SERGE
EMAIL ACHAT legaec@ducun.fr sp@mathis.fr schmitt@louis.fr serge@jules.com
PAIEMENT 30 jours/ cheque 30 jours/ cheque 30 jours/ Virement30 jours/ cheque
REGION BRETAGNE PROVENCE LORRAINE ILE DE France
DATE DE CREATION 01/01/1945 15/12/1965 03/06/2002 01/01/2005
MOIS DE FERMETURE AOUT JUILLET AUCUN AUCUN
LIVRAISON SERNAM CHRONOPOST SERNAM SERNAM
TARIF GROSSISTE GROSSITE DETAILLANT GROSSISTE
ESCOMPTE 2%
Liste des comptes client de la societe DESTOCKOUT
Découvrir la configuration
de base
Une formation
Youness GHERABI
Une formation
Introduction
Il est primordial de faire une configuration de base qui englobe
toutes les fonctions de création des éléments de la gestion
commerciale
1. Les familles d’articles
2. La comptabilité qui donne accès aux fonctions suivantes
Plan comptable
Taux de taxes
Codes journaux
3. Les fiches d’articles
4. La gestion des tarifs
Une formation
Les familles d’articles
L’utilité des familles d’articles est d’affecter des
valeurs communes a plusieurs articles
Un article est toujours lié à une famille et hérite des
caractéristiques de la famille
Pour cela, il est impératif de créer des familles
d'articles avant la création d'articles
Les types de familles d’articles
Il existe 3 types de familles d’articles
sont destinées au regroupement des articles
servent à la totalisation des familles de type Détail ayant même
radical (de Code famille)
permettent de regrouper des familles possédant une
caractéristique commune constituant ainsi des sous-familles et
d’obtenir des ruptures et des sous-totaux dans certains états
Une formation
Paramétrage comptable
Plan comptable
Taux de taxes
Codes journaux
Créer les familles d'articles
Une formation
Youness GHERABI
Étude de cas : DESTOCKOUT
Avant de mettre en place votre fichier article, il convient de paramétrer certaines options
Renseigner les informations suivantes
Unité de vente Unité
Pièce
Carton
Palette
Mètre
Litre
Champs, statistiques Article : saisonnalité
Permanent
Été
Hiver
Informations libres
Marque commerciale,
Type texte, longueur 15
Catalogue d’articles DESTOCKOUT
Catalogue d’articles DESTOCKOUT
NA /NON
ALIMENTAIRE
JA/JARDIN
OU/OUTILLAGE
PL/PLANTATION
VA/VAISSAELLE
SE/SERVICES
PI/PIECES
HY/HYGIENE TO/TOILETTE
LO/LOISIRS
IN/INTERIEUR
EX/EXTERIEUR
AL/ALIMENTAIRE
Créer les familles d'articles
Démo
Une formation
Youness GHERABI
Familles d’articles DESTOCKOUT
Familles d’articles DESTOCKOUT
Type Code Famille Intitulé de la famille Suivi Stock saisonnalité Coef
D AL ALIMENTAIRE CMUP PERMANENT 2
D NAHYTO NON ALIMETAIRE HYGIENE TOILETTE CMUP PERMANENT 2
T NAHY NON ALIMETAIRE HYGIENE
D NAJAOU NON ALIMETAIRE JARDIN OUTILLAGE CMUP PERMANENT 2
D NAJAPL NON ALIMETAIRE JARDIN PLANTATIONS CMUP PERMANENT 2
T NAJA NON ALIMETAIRE JARDIN PLANTATIONS
D NALOEX NON ALIMETAIRE LOISIRS EXTERIEUR CMUP PERMANENT 2
D NALOIN NON ALIMETAIRE LOISIRS INTERIEUR CMUP PERMANENT 2
T NALO NON ALIMETAIRE LOISIRS
D NAVAPI NON ALIMETAIRE VAISSELLE PIECE CMUP PERMANENT 2
D NAVASE NON ALIMETAIRE VAISSELLE CMUP PERMANENT 2
T NAVA NON ALIMETAIRE VAISSELLE
T NA NON ALIMENTAIRE
Créer les articles
Une formation
Youness GHERABI
P1 P2 P3 P4 P5 P6
La création du fichier commercial
Les dépôts de stockage
Les fiches clients
Les fiches articles
La saisie du stock initial
Les documents des ventes
Roadmap DESTOCKOUT
Démo : Créer les articles
Reference Designation Famille Prix d'achat Coeff. Prix de vente Unite Marque Commerciale
ARROSOIR ArrosoirVert NAJOU 5 2 10 Unite JARDILOR
PIOCHE Pioche NAJOU 6 2 12 Unite JARDILOR
BALLON Ballon NALOEX 3 2 6 Unite
GELDOUCHE Gel Douche NAHYTO 1 2 2 Unite SAMBO
SAVON Savon NAHYTO 0,5 2 1 Unite PROP
Articles DESTOCKOUT
Déployer les glossaires
Une formation
Youness GHERABI
Une formation
La liste des glossaires
Cette liste permet de créer, de consulter, de modifier ou de
supprimer les glossaires
Toutes les fonctions attachées aux listes peuvent être utilisées
Le nombre de glossaires n’est limité que par la taille du fichier
Elle affiche les informations suivantes
le Raccourci de sélection du glossaire
son Intitulé
son Domaine symbolisé par une icône
Imprimer avant inventaire
Une formation
Youness GHERABI
Une formation
Présentation de l’inventaire
L’inventaire est une composante essentielle
de la gestion des stocks, et donc de la
gestion de l’approvisionnement au sein
d’une entreprise
l’inventaire permet la réalisation d’un
rapport à un instant T
Cette photo par Auteur inconnu est soumise à la licence CC BY-SA
Tout commerçant avec une activité d’achat/revente, ou qui achète des matières premières est
concerné par l’inventaire
Il se doit d’être exhaustif afin de rendre compte des actifs de l’entreprise dans les bilans
comptables qui sont déposés à l’issue de chaque exercice fiscal
Inventaire : une obligation légale pour votre entreprise
Saisir l'inventaire
Une formation
Youness GHERABI
La saisie du stock initial
L’inventaire initial
Référence Prix unitaire Quantité
ARROSOIR 4,50 € 1000
BALLON 3,00 € 1000
PIOCHE 6,00 € 1000
SAVON 0,50 € 2000
Maitriser la saisie fractionnée
de l'inventaire
Une formation
Youness GHERABI
Les méthodes de l'inventaire
L’inventaire manuel
Il s’agit de la méthode la plus rapide si vous disposez de peu de produits à
contrôler
Cette méthode peut être très appréciée et très pratique pour les commerçants
qui disposent déjà d’une « douchette » pour scanner leurs produits
L’inventaire par lecteur de codes-barres
La plupart de ces appareils sont mobiles et contrairement aux lecteurs de
codes-barres, ne nécessitent pas d’être reliés à un appareil secondaire
L’inventaire via un appareil spécifique
Les règles de base de l’inventaire
Double comptage
Identification
Préparation Méthode Finalisation
4
2
1 3 5
Les 3 étapes d’un bon inventaire
Une formation
Faites un planning
Déterminez les employés requis
Formez vos salariés
Cessez tous mouvements de stocks
Mettez de l’ordre dans votre magasin ou entrepôt
Vérifiez quelques jours en amont que vos étiquetages soient
correctement marqués
N’hésitez pas à baliser les zones de travail
Munissez-vous du matériel nécessaire
Étape 1 - La préparation
Une formation
Étape 2 - La mise en œuvre
Donnez à votre équipe de comptage vos procédures
d’inventaire
Déterminez un responsable d’inventaire
Déléguez cette tâche à un fournisseur externe si
vous ne pensez pas avoir les compétences pour le
réaliser vous-même
Une formation
Étape 3 - La clôture
Regroupez toutes vos feuilles de comptage, le cas échéant
Enregistrez les écarts d’inventaire
Transférez les pièces manquantes vers les comptes
corrects
Maitriser la saisie fractionnée de l'inventaire
Référence Prix unitaire Quantité
ARROSOIR 4,50 € 1000
BALLON 3,00 € 1200
GELDOUCHE 7,00 € 1500
PIOCHE 6,00 € 1000
SAVON 0,50 € 2000
Importer l'inventaire
Une formation
Youness GHERABI
Gérer la prise de commande
Une formation
Youness GHERABI
Traitement / Documents de ventes
Cette fonction permet d’afficher la liste des documents
A partir de cette liste, on peut créer, consulter, modifier, ou supprimer les documents
Les documents de ventes
END
Règlement
Avoir financier
Devis Bon de commande Bon de livraison
Facture
Réapprovisionnement
Facture comptabilisée
Règlement
Comptabilité
Créer les Devis et les Bons
de commandes clients
Démo
Une formation
Youness GHERABI
DEVIS DESTOCKOUT
Commandes DESTOCKOUT
Gérer les livraisons encours
Une formation
Youness GHERABI
Transformer les documents – documents de ventes
Devis BC PL BL Facture
Bon de retour
Bon d’avoir
Facture de retour
Facture d’avoir
Gérer l‘insuffisance du stock
Une formation
Youness GHERABI
Une formation
Livraison des commandes clients
Gestion reliquat
Quantité à livrer
Commande fournisseur
Procéder à la facturation
Une formation
Youness GHERABI
Une formation
Livraison des commandes clients
Transformation des pièces en factures
Impression des factures
Génération des reliquats
Gérer les stocks négatifs
Une formation
Youness GHERABI
Une formation
Gérer les stocks négatifs
Un magasin a un stock négatif pour un article si la
quantité sortie est supérieure à la quantité en stock
Schéma de gestion des stocks négatifs
Fournisseurs Clients
Magasinier
Service
Logistique
ADV
Service Achats
Vente
Demande
Stock
Livraison
Achat /
Approvisionnement
Alimentation du stock
Demande d'achat
• Devis
• BC
• PL
• BL
• BC Frs
• BL
• Qte commandée = 15
• Qte en stock = 10
• Cde Frs = 5
Gérer les reliquats
Une formation
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Gérer les livraisons partielles
Une formation
Youness GHERABI
Une formation
La livraison à charge partielle
Une livraison de chargement partiel est une
expédition où seule une partie de la commande est
livrée, contrairement à un chargement complet
Il peut être utilisé pour un certain nombre de
raisons, mais il est le plus souvent utilisé pour
réduire les coûts ou pour gérer les stocks
Une formation
Indisponibilités en stock et livraisons partielles
Livraison des commandes client
Ligne de document
Chaque ligne est traitée individuellement (livraison partielle ou
mise en reliquat)
Document complet
Le document complet est remis en reliquat dès lors qu’une ligne
ne peut pas être transformée
Gérer des articles non livrés
Une formation
Youness GHERABI
Mettre en place les fournisseurs
et les tarifs associés
Une formation
Youness GHERABI
Une formation
Les documents des achats
La fiche fournisseur se compose des volets suivants
Volet Identification
Volet Contacts
Volet Tarifs
Volet Banques
Volet Champs libres
Volet Solvabilité
Volet Agenda
Volet Paramètres
Gérer les tarifs fournisseurs
Une formation
Youness GHERABI
Gérer les tarifs fournisseurs
Article Détails
Arrosoir Le fournisseur principal BRICODEKO consent à une remise de 10% pour toute la quantité
commandée supérieur à 50, pour un prix unitaire de 5 euro
Le délai d’approvisionnement est de 10 jours
Ballon L’approvisionnement est effectué chez le fournisseur DELTA, au prix de 2,5 euro
Le délai d’approvisionnement est de 15 jours
Gel douche Référencé chez le fournisseur TOPPAHRM et conditionné par pack de 6
La quantité minimum de commande est de 18 flacons, la quantité économique est de 24
flacons car à partir de 24 flacons, le prix du flacon passe de 1 euro à 0,9 euro
Le délai d’approvisionnement est de 5 jours
Pioche Au prix de 6 euros chez le fournisseur BRICODEKO, qui appliquera une remise de la valeur
de 5 pioches pour toute la quantité commandée au moins égale à 200
Compte tenu des coûts de traitement d’une commande, le fournisseur impose une
quantité minimale de commande de 50
Le délai d’approvisionnement est de 20 jours
Créer les documents
des achats
Une formation
Youness GHERABI
Une formation
Créer les documents des achats
Les documents des achats qui peuvent être comptabilisés sont les
suivants
Bons de commande
Bons de livraison
Bons de retour
Bons d’avoir financier
Factures
Facture d’avoir
Factures de retour
Factures comptabilisées
Gérer des frais d’approche
Une formation
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Les frais d’approche
Les frais d’approche correspondent à tous les frais nécessaires pour pouvoir nous faire parvenir
l’article par le fournisseur
Ils viennent s’ajouter au prix d’achat de l’article
Frais de transport Frais de douanes
Frais de gestion
Créer les règlements Clients
Une formation
Youness GHERABI
La saisie des règlements
Comptabilité
Fournisseurs Clients
Magasinier
Vente
/gestion
Commerciale
Demande
Stock
Livraison
Achat /
Approvisionnement
Alimentation du stock
Demande d'achat
Créer les règlements Fournisseurs Créer les règlements Clients
Facture Frs Facture Clts
Créer les règlements
Fournisseurs
Une formation
Youness GHERABI
La saisie des règlements
Comptabilité
La partie de l'image avec l'ID de relation
rId3 n'a pas été trouvé dans le fichier.
Fournisseurs Clients
Magasinier
Vente
/gestion
Commerciale
Demande
Stock
Livraison
Achat /
Approvisionnement
Alimentation du stock
La partie de l'image avec l'ID de relation rId6 n'a pas été trouvé dans le fichier.
La partie de l'image avec l'ID de relation rId8 n'a pas été trouvé dans le fichier.
La partie de l'image avec l'ID de relation rId10 n'a pas été trouvé dans le
fichier.
Demande d'achat
Créer les règlements Fournisseurs Créer les règlements Clients
Facture Frs Facture Clts
Gérer le mouvement d'entrée
Une formation
Youness GHERABI
Gérer le mouvement d'entrée
Magasinier
Dépôt 1
Stock 1
Ce document permet d'enregistrer une entrée en stock qui ne fait pas suite à une livraison
fournisseur
Entrée de stock Entrée de stock
Une formation
Le mouvement d'entrée
Cette entrée en stock peut être
Un retour d’article prêté
Un solde à nouveau en stock (enregistrement du stock
existant lors de la création du dossier de gestion),
Un boni sur inventaire (stock réel supérieur au stock
théorique),
Une erreur fournisseur en faveur de l’entreprise, etc…
Gérer le mouvement de sortie
Une formation
Youness GHERABI
Une formation
Le mouvement de sortie permet
Un retour d’article prêté
L’enregistrement d’une sortie d’article en prêt
d’une mise au rebut
d’un mali sur inventaire (stock réel inférieur au stock
théorique)
d’une perte sur une destruction, d’un vole, etc …
(Les quantités saisies doivent toujours être positives)
Le réajustement de l’inventaire
Gérer le mouvement de sortie
Le mouvement de sortie
Magasinier
Dépôt 1
Stock 1
Sortie de stock
Sortie de stock
Déployer le transfert
d’un dépôt à un autre
Une formation
Youness GHERABI
Une formation
Le transfert de dépôt à autre dépôt
Le transfert de dépôt à autre dépôt permet d’effectuer des
mouvements entre les dépôts
La saisie d’un mouvement de transfert génère deux (02)
lignes d’écritures dans le document
Une ligne pour la sortie de dépôt d’origine (la ligne de
sortie affiche des quantités négatives)
Une ligne pour l’entrée de dépôt destination
Le transfert de dépôt à autre dépôt
Magasinier
Dépôt 1
Stock 1
Dépôt 2
Stock 2 Mouvement de transfert Mouvement de transfert
Dépôt 3
Stock 3
Éditer le bon de dépréciation
Une formation
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Imprimer les documents de stock
Une formation
Youness GHERABI
Créer les représentants
Une formation
Youness GHERABI
On peut utiliser cette fonction pour créer, consulter, modifier, supprimer les fiches collaborateurs
Les collaborateurs sont
Créer les représentants
Vendeurs /
représentants
Caissiers Acheteurs
Chargés de
recouvrement
Contrôleurs
Responsable
financier
Affecter des représentants
aux clients
Une formation
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Créer des barèmes
de commissions
Une formation
Youness GHERABI
Une formation
Créer des barèmes de commissions
Paramétrer les barèmes de commissionnement des
vendeurs et représentants
Commission représentant
Commission globale
Commissions représentants
Éditer les statistiques
des représentants
Une formation
Youness GHERABI
Une formation
Éditions/États
Les programmes Sage offrent un grand nombre de fonctions
d’impression qui répondent à des règles d'utilisation communes
Les fonctions d'impression sont regroupées dans le menu Etat
Avant une impression, une fenêtre de sélection vous est proposée
Vous rencontrerez deux niveaux de sélection
Fenêtre de sélection simplifiée
Gestion des formats de sélection
Une formation
États
Trois états peuvent être obtenus
Des statistiques collaborateurs par tiers
Des statistiques représentants par articles
Des statistiques représentants par familles d’articles
Conclusion
Une formation
Youness GHERABI
Une formation
Paramétrage de la société
Structure de la société
Les fiches d'articles/famille d’articles
La gestion du Stock/inventaire
Les documents de vente
Les indisponibilités en stock et les livraisons partielles
Les documents des achats
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Alphorm.com Formation Sage : Gestion Commerciale

  • 3. Une formation Présentation du formateur Youness Gherabi Consultant Sage 100 Data Analyst www.younessgherabi.com
  • 4. 01 02 03 04 Assurer la gestion des ventes et des achats Personnaliser un dossier de gestion commerciale Prendre en main le logiciel SAGE Suivre le stock et les règlements des tiers Maîtriser la gestion commerciale Les objectifs de cette formation
  • 5. Présentation de la gestion commerciale 100 La Gestion Commerciale 100 a été conçue pour répondre aux spécificités métiers des entreprises Négoce Service Industrie
  • 6. Fonctionnalités de sage Le logiciel fournit de nombreuses fonctionnalités puissantes et accessibles Simplifier et automatiser les tâches Responsable de facturation Responsable d'atelier Ingénieurs d'affaires
  • 7. Gestion Commerciale 100 Comptabilité Fournisseurs Clients Magasinier Service Logistique ADV Service Achats Vente /gestion Commerciale Demande Stock Livraison Achat / Approvisionnement Alimentation du stock Demande d'achat
  • 8. Une formation Plan de la formation Introduction 1. La création du fichier commercial 2. Les dépôts de stockage 3. Le fichier clients 4. Le fichier fournisseurs 5. Les fiches d'articles 6. La saisie du stock initial 7. Les documents des ventes 8. Les indisponibilités en stock et livraisons partielles 9. La gestion des tarifs 10. Les documents des achats 11. La saisie des règlements 12. Les documents de stock 13. Les représentants Conclusion
  • 9. Une formation Public concerné Administrateurs des ventes Attachés commerciaux Responsable commercial Ingénieurs d'affaires Magasiniers Comptables Responsables logistiques
  • 10. Une formation Connaissances requises Connaissances de base en informatiques Notions sur les tâches commerciales d'une entreprise
  • 11.
  • 12. Présentation du projet Une formation Youness GHERABI
  • 14. Une formation Prérequis système Avant de commencer l’installation de Sage Gestion Commerciale, assurez- vous que votre PC répond à la configuration minimale requise 1. Système d’exploitation Windows 7/8 / 8.1 / 10 2. Mémoire (RAM) 2/4 Go de RAM requis 3. Espace disque dur 300 Mo d’espace libre requis 4. Processeur Processeur Intel Dual Core ou version ultérieure 5. Connexion internet suffisante
  • 15. Fournisseurs Clients Magasinier Service Logistique ADV Service Achats Vente /gestion Commerciale Demande Stock Livraison Achat / Approvisionnement Alimentation du stock Demande d'achat Comptabilité • Devis • BC • PL • BL • Facture • Règlement • BC Frs • BL • Facture • Règlement Présentation du Schéma classique
  • 17. Découvrir l'ergonomie de l'application Une formation Youness GHERABI
  • 18. Ergonomie et fonctions communes Introduction à la gestion des impressions Exporter un état Impression dans un fichier PDF États personnalisés Gestion des impressions Fenêtre principale du logiciel Barre verticale Barres d’outils Barre d'outils Navigation Ergonomie de l'application Rechercher Atteindre Calculette Sage Menu Edition Principes de mise en page Menu Fichier A propos de la Maintenance Mise en page et Maintenance Réorganiser Personnaliser Personnaliser les écrans Menu Fenêtre
  • 19. Créer le fichier commercial et comptable Une formation Youness GHERABI
  • 20. Créer le fichier commercial et comptable Une formation Deux méthodes peuvent être utilisées pour la création d’un fichier de gestion commerciale 1. A l’aide de l’assistant de la création du fichier de gestion et, du fichier comptable associé 2. Méthode manuelle
  • 21. Identifier la société Une formation Youness GHERABI
  • 22. Identifier et paramétrer la société Une formation La Société DESTOCKOUT est un commerce de gros Elle est spécialisée dans le rachat d'articles en gros qu'elle redistribue a des discounters Vous êtes chargé de la mise en place de dossier commercial DESTOCKOUT Place du Capitole 31000 TOULOUSE
  • 24. Paramétrer la société Une formation Youness GHERABI
  • 25. Créer les dépôts de stockage Une formation Youness GHERABI
  • 26. Exemple Soit un dépôt avec 1 allée (codifiée A1, A2, etc. et intitulée « Allée ») et 4 travées (codifiées T1 et intitulées « Travées ») 3 Niveaux, le programme va créer les racines d’emplacement suivantes Allée Travée par Allée Niveau par Travée Positions par Niveau
  • 27. Configurer la fiche client Une formation Youness GHERABI
  • 28. Introduction à la fonction Clients Une formation Structure / Clients Utiliser cette fonction pour créer, consulter, modifier ou supprimer les fiches clients
  • 29. Volets Une formation Volet Identification Volet Contacts Volet Tarifs Volet Livraisons Volet Banques Volet Champs libres Volet Solvabilité Volet Agenda Volet Paramètres
  • 30. Étude de cas Avant de mettre en place votre fichier client, il convient de paramétrer certaines options Le service des contacts Ajouter le service achat √ Les catégories comptables Vente en France Vente Export Achat France Les catégories tarifaires Grossiste Détaillant Champs statistiques tiers Secteur géographique Lorraine Alsace Sort de ligne Bretagne Île-de-France Provence Les informations libres Date de création de la société Mois de fermeture annuelle : aucun, janvier, février, mars…
  • 31. Exercice Créer les comptes clients suivants CODE CLIENT DUCUN MATHIS LOUIS JULES RAISON SOCIAL DUCUN MATHIS LOUIS JULES & CIE ADRESSE 1 Rue du port 1 Rue des louis 1 Rue Serpenoise Rue Vivier Merle CP/VILLE 29000/BREST 31000/TOULOUSE 57000/METS 69000/LYON RESP. ACHAT M.LEGAEC M.SPANGHERO M.SCHMITT M.SERGE EMAIL ACHAT legaec@ducun.fr sp@mathis.fr schmitt@louis.fr serge@jules.com PAIEMENT 30 jours/ cheque 30 jours/ cheque 30 jours/ Virement30 jours/ cheque REGION BRETAGNE PROVENCE LORRAINE ILE DE France DATE DE CREATION 01/01/1945 15/12/1965 03/06/2002 01/01/2005 MOIS DE FERMETURE AOUT JUILLET AUCUN AUCUN LIVRAISON SERNAM CHRONOPOST SERNAM SERNAM TARIF GROSSISTE GROSSITE DETAILLANT GROSSISTE ESCOMPTE 2% Liste des comptes client de la societe DESTOCKOUT
  • 32. Voir une étude de cas DESTOCKOUT Une formation Youness GHERABI
  • 33. Volets Une formation Volet Identification Volet Contacts Volet Tarifs Volet Livraisons Volet Banques Volet Champs libres Volet Solvabilité Volet Agenda Volet Paramètres
  • 34. Exercice Créer les comptes clients suivants CODE CLIENT DUCUN MATHIS LOUIS JULES RAISON SOCIAL DUCUN MATHIS LOUIS JULES & CIE ADRESSE 1 Rue du port 1 Rue des louis 1 Rue Serpenoise Rue Vivier Merle CP/VILLE 29000/BREST 31000/TOULOUSE 57000/METS 69000/LYON RESP. ACHAT M.LEGAEC M.SPANGHERO M.SCHMITT M.SERGE EMAIL ACHAT legaec@ducun.fr sp@mathis.fr schmitt@louis.fr serge@jules.com PAIEMENT 30 jours/ cheque 30 jours/ cheque 30 jours/ Virement30 jours/ cheque REGION BRETAGNE PROVENCE LORRAINE ILE DE France DATE DE CREATION 01/01/1945 15/12/1965 03/06/2002 01/01/2005 MOIS DE FERMETURE AOUT JUILLET AUCUN AUCUN LIVRAISON SERNAM CHRONOPOST SERNAM SERNAM TARIF GROSSISTE GROSSITE DETAILLANT GROSSISTE ESCOMPTE 2% Liste des comptes client de la societe DESTOCKOUT
  • 35. Découvrir la configuration de base Une formation Youness GHERABI
  • 36. Une formation Introduction Il est primordial de faire une configuration de base qui englobe toutes les fonctions de création des éléments de la gestion commerciale 1. Les familles d’articles 2. La comptabilité qui donne accès aux fonctions suivantes Plan comptable Taux de taxes Codes journaux 3. Les fiches d’articles 4. La gestion des tarifs
  • 37. Une formation Les familles d’articles L’utilité des familles d’articles est d’affecter des valeurs communes a plusieurs articles Un article est toujours lié à une famille et hérite des caractéristiques de la famille Pour cela, il est impératif de créer des familles d'articles avant la création d'articles
  • 38. Les types de familles d’articles Il existe 3 types de familles d’articles sont destinées au regroupement des articles servent à la totalisation des familles de type Détail ayant même radical (de Code famille) permettent de regrouper des familles possédant une caractéristique commune constituant ainsi des sous-familles et d’obtenir des ruptures et des sous-totaux dans certains états
  • 39. Une formation Paramétrage comptable Plan comptable Taux de taxes Codes journaux
  • 40. Créer les familles d'articles Une formation Youness GHERABI
  • 41. Étude de cas : DESTOCKOUT Avant de mettre en place votre fichier article, il convient de paramétrer certaines options Renseigner les informations suivantes Unité de vente Unité Pièce Carton Palette Mètre Litre Champs, statistiques Article : saisonnalité Permanent Été Hiver Informations libres Marque commerciale, Type texte, longueur 15
  • 42. Catalogue d’articles DESTOCKOUT Catalogue d’articles DESTOCKOUT NA /NON ALIMENTAIRE JA/JARDIN OU/OUTILLAGE PL/PLANTATION VA/VAISSAELLE SE/SERVICES PI/PIECES HY/HYGIENE TO/TOILETTE LO/LOISIRS IN/INTERIEUR EX/EXTERIEUR AL/ALIMENTAIRE
  • 43. Créer les familles d'articles Démo Une formation Youness GHERABI
  • 44. Familles d’articles DESTOCKOUT Familles d’articles DESTOCKOUT Type Code Famille Intitulé de la famille Suivi Stock saisonnalité Coef D AL ALIMENTAIRE CMUP PERMANENT 2 D NAHYTO NON ALIMETAIRE HYGIENE TOILETTE CMUP PERMANENT 2 T NAHY NON ALIMETAIRE HYGIENE D NAJAOU NON ALIMETAIRE JARDIN OUTILLAGE CMUP PERMANENT 2 D NAJAPL NON ALIMETAIRE JARDIN PLANTATIONS CMUP PERMANENT 2 T NAJA NON ALIMETAIRE JARDIN PLANTATIONS D NALOEX NON ALIMETAIRE LOISIRS EXTERIEUR CMUP PERMANENT 2 D NALOIN NON ALIMETAIRE LOISIRS INTERIEUR CMUP PERMANENT 2 T NALO NON ALIMETAIRE LOISIRS D NAVAPI NON ALIMETAIRE VAISSELLE PIECE CMUP PERMANENT 2 D NAVASE NON ALIMETAIRE VAISSELLE CMUP PERMANENT 2 T NAVA NON ALIMETAIRE VAISSELLE T NA NON ALIMENTAIRE
  • 45. Créer les articles Une formation Youness GHERABI
  • 46. P1 P2 P3 P4 P5 P6 La création du fichier commercial Les dépôts de stockage Les fiches clients Les fiches articles La saisie du stock initial Les documents des ventes Roadmap DESTOCKOUT
  • 47. Démo : Créer les articles Reference Designation Famille Prix d'achat Coeff. Prix de vente Unite Marque Commerciale ARROSOIR ArrosoirVert NAJOU 5 2 10 Unite JARDILOR PIOCHE Pioche NAJOU 6 2 12 Unite JARDILOR BALLON Ballon NALOEX 3 2 6 Unite GELDOUCHE Gel Douche NAHYTO 1 2 2 Unite SAMBO SAVON Savon NAHYTO 0,5 2 1 Unite PROP Articles DESTOCKOUT
  • 48. Déployer les glossaires Une formation Youness GHERABI
  • 49. Une formation La liste des glossaires Cette liste permet de créer, de consulter, de modifier ou de supprimer les glossaires Toutes les fonctions attachées aux listes peuvent être utilisées Le nombre de glossaires n’est limité que par la taille du fichier Elle affiche les informations suivantes le Raccourci de sélection du glossaire son Intitulé son Domaine symbolisé par une icône
  • 50. Imprimer avant inventaire Une formation Youness GHERABI
  • 51. Une formation Présentation de l’inventaire L’inventaire est une composante essentielle de la gestion des stocks, et donc de la gestion de l’approvisionnement au sein d’une entreprise l’inventaire permet la réalisation d’un rapport à un instant T
  • 52. Cette photo par Auteur inconnu est soumise à la licence CC BY-SA Tout commerçant avec une activité d’achat/revente, ou qui achète des matières premières est concerné par l’inventaire Il se doit d’être exhaustif afin de rendre compte des actifs de l’entreprise dans les bilans comptables qui sont déposés à l’issue de chaque exercice fiscal Inventaire : une obligation légale pour votre entreprise
  • 54. La saisie du stock initial L’inventaire initial Référence Prix unitaire Quantité ARROSOIR 4,50 € 1000 BALLON 3,00 € 1000 PIOCHE 6,00 € 1000 SAVON 0,50 € 2000
  • 55. Maitriser la saisie fractionnée de l'inventaire Une formation Youness GHERABI
  • 56. Les méthodes de l'inventaire
  • 57. L’inventaire manuel Il s’agit de la méthode la plus rapide si vous disposez de peu de produits à contrôler
  • 58. Cette méthode peut être très appréciée et très pratique pour les commerçants qui disposent déjà d’une « douchette » pour scanner leurs produits L’inventaire par lecteur de codes-barres
  • 59. La plupart de ces appareils sont mobiles et contrairement aux lecteurs de codes-barres, ne nécessitent pas d’être reliés à un appareil secondaire L’inventaire via un appareil spécifique
  • 60. Les règles de base de l’inventaire Double comptage Identification Préparation Méthode Finalisation 4 2 1 3 5
  • 61. Les 3 étapes d’un bon inventaire
  • 62. Une formation Faites un planning Déterminez les employés requis Formez vos salariés Cessez tous mouvements de stocks Mettez de l’ordre dans votre magasin ou entrepôt Vérifiez quelques jours en amont que vos étiquetages soient correctement marqués N’hésitez pas à baliser les zones de travail Munissez-vous du matériel nécessaire Étape 1 - La préparation
  • 63. Une formation Étape 2 - La mise en œuvre Donnez à votre équipe de comptage vos procédures d’inventaire Déterminez un responsable d’inventaire Déléguez cette tâche à un fournisseur externe si vous ne pensez pas avoir les compétences pour le réaliser vous-même
  • 64. Une formation Étape 3 - La clôture Regroupez toutes vos feuilles de comptage, le cas échéant Enregistrez les écarts d’inventaire Transférez les pièces manquantes vers les comptes corrects
  • 65. Maitriser la saisie fractionnée de l'inventaire Référence Prix unitaire Quantité ARROSOIR 4,50 € 1000 BALLON 3,00 € 1200 GELDOUCHE 7,00 € 1500 PIOCHE 6,00 € 1000 SAVON 0,50 € 2000
  • 67. Gérer la prise de commande Une formation Youness GHERABI
  • 68. Traitement / Documents de ventes Cette fonction permet d’afficher la liste des documents A partir de cette liste, on peut créer, consulter, modifier, ou supprimer les documents
  • 69. Les documents de ventes END Règlement Avoir financier Devis Bon de commande Bon de livraison Facture Réapprovisionnement Facture comptabilisée Règlement Comptabilité
  • 70. Créer les Devis et les Bons de commandes clients Démo Une formation Youness GHERABI
  • 73. Gérer les livraisons encours Une formation Youness GHERABI
  • 74. Transformer les documents – documents de ventes Devis BC PL BL Facture Bon de retour Bon d’avoir Facture de retour Facture d’avoir
  • 75. Gérer l‘insuffisance du stock Une formation Youness GHERABI
  • 76. Une formation Livraison des commandes clients Gestion reliquat Quantité à livrer Commande fournisseur
  • 77. Procéder à la facturation Une formation Youness GHERABI
  • 78. Une formation Livraison des commandes clients Transformation des pièces en factures Impression des factures Génération des reliquats
  • 79. Gérer les stocks négatifs Une formation Youness GHERABI
  • 80. Une formation Gérer les stocks négatifs Un magasin a un stock négatif pour un article si la quantité sortie est supérieure à la quantité en stock
  • 81. Schéma de gestion des stocks négatifs Fournisseurs Clients Magasinier Service Logistique ADV Service Achats Vente Demande Stock Livraison Achat / Approvisionnement Alimentation du stock Demande d'achat • Devis • BC • PL • BL • BC Frs • BL • Qte commandée = 15 • Qte en stock = 10 • Cde Frs = 5
  • 82. Gérer les reliquats Une formation Youness GHERABI
  • 83. Gérer les livraisons partielles Une formation Youness GHERABI
  • 84. Une formation La livraison à charge partielle Une livraison de chargement partiel est une expédition où seule une partie de la commande est livrée, contrairement à un chargement complet Il peut être utilisé pour un certain nombre de raisons, mais il est le plus souvent utilisé pour réduire les coûts ou pour gérer les stocks
  • 85. Une formation Indisponibilités en stock et livraisons partielles Livraison des commandes client Ligne de document Chaque ligne est traitée individuellement (livraison partielle ou mise en reliquat) Document complet Le document complet est remis en reliquat dès lors qu’une ligne ne peut pas être transformée
  • 86. Gérer des articles non livrés Une formation Youness GHERABI
  • 87. Mettre en place les fournisseurs et les tarifs associés Une formation Youness GHERABI
  • 88. Une formation Les documents des achats La fiche fournisseur se compose des volets suivants Volet Identification Volet Contacts Volet Tarifs Volet Banques Volet Champs libres Volet Solvabilité Volet Agenda Volet Paramètres
  • 89. Gérer les tarifs fournisseurs Une formation Youness GHERABI
  • 90. Gérer les tarifs fournisseurs Article Détails Arrosoir Le fournisseur principal BRICODEKO consent à une remise de 10% pour toute la quantité commandée supérieur à 50, pour un prix unitaire de 5 euro Le délai d’approvisionnement est de 10 jours Ballon L’approvisionnement est effectué chez le fournisseur DELTA, au prix de 2,5 euro Le délai d’approvisionnement est de 15 jours Gel douche Référencé chez le fournisseur TOPPAHRM et conditionné par pack de 6 La quantité minimum de commande est de 18 flacons, la quantité économique est de 24 flacons car à partir de 24 flacons, le prix du flacon passe de 1 euro à 0,9 euro Le délai d’approvisionnement est de 5 jours Pioche Au prix de 6 euros chez le fournisseur BRICODEKO, qui appliquera une remise de la valeur de 5 pioches pour toute la quantité commandée au moins égale à 200 Compte tenu des coûts de traitement d’une commande, le fournisseur impose une quantité minimale de commande de 50 Le délai d’approvisionnement est de 20 jours
  • 91. Créer les documents des achats Une formation Youness GHERABI
  • 92. Une formation Créer les documents des achats Les documents des achats qui peuvent être comptabilisés sont les suivants Bons de commande Bons de livraison Bons de retour Bons d’avoir financier Factures Facture d’avoir Factures de retour Factures comptabilisées
  • 93. Gérer des frais d’approche Une formation Youness GHERABI
  • 94. Les frais d’approche Les frais d’approche correspondent à tous les frais nécessaires pour pouvoir nous faire parvenir l’article par le fournisseur Ils viennent s’ajouter au prix d’achat de l’article Frais de transport Frais de douanes Frais de gestion
  • 95. Créer les règlements Clients Une formation Youness GHERABI
  • 96. La saisie des règlements Comptabilité Fournisseurs Clients Magasinier Vente /gestion Commerciale Demande Stock Livraison Achat / Approvisionnement Alimentation du stock Demande d'achat Créer les règlements Fournisseurs Créer les règlements Clients Facture Frs Facture Clts
  • 97. Créer les règlements Fournisseurs Une formation Youness GHERABI
  • 98. La saisie des règlements Comptabilité La partie de l'image avec l'ID de relation rId3 n'a pas été trouvé dans le fichier. Fournisseurs Clients Magasinier Vente /gestion Commerciale Demande Stock Livraison Achat / Approvisionnement Alimentation du stock La partie de l'image avec l'ID de relation rId6 n'a pas été trouvé dans le fichier. La partie de l'image avec l'ID de relation rId8 n'a pas été trouvé dans le fichier. La partie de l'image avec l'ID de relation rId10 n'a pas été trouvé dans le fichier. Demande d'achat Créer les règlements Fournisseurs Créer les règlements Clients Facture Frs Facture Clts
  • 99. Gérer le mouvement d'entrée Une formation Youness GHERABI
  • 100. Gérer le mouvement d'entrée Magasinier Dépôt 1 Stock 1 Ce document permet d'enregistrer une entrée en stock qui ne fait pas suite à une livraison fournisseur Entrée de stock Entrée de stock
  • 101. Une formation Le mouvement d'entrée Cette entrée en stock peut être Un retour d’article prêté Un solde à nouveau en stock (enregistrement du stock existant lors de la création du dossier de gestion), Un boni sur inventaire (stock réel supérieur au stock théorique), Une erreur fournisseur en faveur de l’entreprise, etc…
  • 102. Gérer le mouvement de sortie Une formation Youness GHERABI
  • 103. Une formation Le mouvement de sortie permet Un retour d’article prêté L’enregistrement d’une sortie d’article en prêt d’une mise au rebut d’un mali sur inventaire (stock réel inférieur au stock théorique) d’une perte sur une destruction, d’un vole, etc … (Les quantités saisies doivent toujours être positives) Le réajustement de l’inventaire Gérer le mouvement de sortie
  • 104. Le mouvement de sortie Magasinier Dépôt 1 Stock 1 Sortie de stock Sortie de stock
  • 105. Déployer le transfert d’un dépôt à un autre Une formation Youness GHERABI
  • 106. Une formation Le transfert de dépôt à autre dépôt Le transfert de dépôt à autre dépôt permet d’effectuer des mouvements entre les dépôts La saisie d’un mouvement de transfert génère deux (02) lignes d’écritures dans le document Une ligne pour la sortie de dépôt d’origine (la ligne de sortie affiche des quantités négatives) Une ligne pour l’entrée de dépôt destination
  • 107. Le transfert de dépôt à autre dépôt Magasinier Dépôt 1 Stock 1 Dépôt 2 Stock 2 Mouvement de transfert Mouvement de transfert Dépôt 3 Stock 3
  • 108. Éditer le bon de dépréciation Une formation Youness GHERABI
  • 109. Imprimer les documents de stock Une formation Youness GHERABI
  • 110. Créer les représentants Une formation Youness GHERABI
  • 111. On peut utiliser cette fonction pour créer, consulter, modifier, supprimer les fiches collaborateurs Les collaborateurs sont Créer les représentants Vendeurs / représentants Caissiers Acheteurs Chargés de recouvrement Contrôleurs Responsable financier
  • 112. Affecter des représentants aux clients Une formation Youness GHERABI
  • 113. Créer des barèmes de commissions Une formation Youness GHERABI
  • 114. Une formation Créer des barèmes de commissions Paramétrer les barèmes de commissionnement des vendeurs et représentants Commission représentant Commission globale
  • 116. Éditer les statistiques des représentants Une formation Youness GHERABI
  • 117. Une formation Éditions/États Les programmes Sage offrent un grand nombre de fonctions d’impression qui répondent à des règles d'utilisation communes Les fonctions d'impression sont regroupées dans le menu Etat Avant une impression, une fenêtre de sélection vous est proposée Vous rencontrerez deux niveaux de sélection Fenêtre de sélection simplifiée Gestion des formats de sélection
  • 118. Une formation États Trois états peuvent être obtenus Des statistiques collaborateurs par tiers Des statistiques représentants par articles Des statistiques représentants par familles d’articles
  • 120. Une formation Paramétrage de la société Structure de la société Les fiches d'articles/famille d’articles La gestion du Stock/inventaire Les documents de vente Les indisponibilités en stock et les livraisons partielles Les documents des achats La saisie des règlements Les documents de stock Les représentants Bilan