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Alphorm.com Formation Sage : Gestion Commerciale
La formation Sage en gestion commerciale, animée par Youness Gherabi, vise à maîtriser le logiciel Sage 100 pour optimiser la gestion des ventes, des achats et du stock au sein des entreprises. Elle aborde des thèmes variés tels que la création de fichiers commerciaux et comptables, la gestion des clients et fournisseurs, et l'importance de l'inventaire dans la gestion des stocks. Le programme est destiné aux professionnels du secteur commercial et nécessite des connaissances de base en informatique et en gestion commerciale.
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- 1.
- 2. Rappel du cursusSage
- 3. Une formation Présentation duformateur Youness Gherabi Consultant Sage 100 Data Analyst www.younessgherabi.com
- 4. 01 02 03 04 Assurer la gestiondes ventes et des achats Personnaliser un dossier de gestion commerciale Prendre en main le logiciel SAGE Suivre le stock et les règlements des tiers Maîtriser la gestion commerciale Les objectifs de cette formation
- 5. Présentation de lagestion commerciale 100 La Gestion Commerciale 100 a été conçue pour répondre aux spécificités métiers des entreprises Négoce Service Industrie
- 6. Fonctionnalités de sage Lelogiciel fournit de nombreuses fonctionnalités puissantes et accessibles Simplifier et automatiser les tâches Responsable de facturation Responsable d'atelier Ingénieurs d'affaires
- 7. Gestion Commerciale 100 Comptabilité FournisseursClients Magasinier Service Logistique ADV Service Achats Vente /gestion Commerciale Demande Stock Livraison Achat / Approvisionnement Alimentation du stock Demande d'achat
- 8. Une formation Plan dela formation Introduction 1. La création du fichier commercial 2. Les dépôts de stockage 3. Le fichier clients 4. Le fichier fournisseurs 5. Les fiches d'articles 6. La saisie du stock initial 7. Les documents des ventes 8. Les indisponibilités en stock et livraisons partielles 9. La gestion des tarifs 10. Les documents des achats 11. La saisie des règlements 12. Les documents de stock 13. Les représentants Conclusion
- 9. Une formation Public concerné Administrateursdes ventes Attachés commerciaux Responsable commercial Ingénieurs d'affaires Magasiniers Comptables Responsables logistiques
- 10. Une formation Connaissances requises Connaissancesde base en informatiques Notions sur les tâches commerciales d'une entreprise
- 12. Présentation du projet Uneformation Youness GHERABI
- 13. Une formation Plan Prérequis système Présentationdu Schéma classique
- 14. Une formation Prérequis système Avantde commencer l’installation de Sage Gestion Commerciale, assurez- vous que votre PC répond à la configuration minimale requise 1. Système d’exploitation Windows 7/8 / 8.1 / 10 2. Mémoire (RAM) 2/4 Go de RAM requis 3. Espace disque dur 300 Mo d’espace libre requis 4. Processeur Processeur Intel Dual Core ou version ultérieure 5. Connexion internet suffisante
- 15. Fournisseurs Clients Magasinier Service Logistique ADV Service Achats Vente /gestion Commerciale Demande Stock Livraison Achat/ Approvisionnement Alimentation du stock Demande d'achat Comptabilité • Devis • BC • PL • BL • Facture • Règlement • BC Frs • BL • Facture • Règlement Présentation du Schéma classique
- 16.
- 17. Découvrir l'ergonomie de l'application Uneformation Youness GHERABI
- 18. Ergonomie et fonctionscommunes Introduction à la gestion des impressions Exporter un état Impression dans un fichier PDF États personnalisés Gestion des impressions Fenêtre principale du logiciel Barre verticale Barres d’outils Barre d'outils Navigation Ergonomie de l'application Rechercher Atteindre Calculette Sage Menu Edition Principes de mise en page Menu Fichier A propos de la Maintenance Mise en page et Maintenance Réorganiser Personnaliser Personnaliser les écrans Menu Fenêtre
- 19. Créer le fichiercommercial et comptable Une formation Youness GHERABI
- 20. Créer le fichiercommercial et comptable Une formation Deux méthodes peuvent être utilisées pour la création d’un fichier de gestion commerciale 1. A l’aide de l’assistant de la création du fichier de gestion et, du fichier comptable associé 2. Méthode manuelle
- 21. Identifier la société Uneformation Youness GHERABI
- 22. Identifier et paramétrerla société Une formation La Société DESTOCKOUT est un commerce de gros Elle est spécialisée dans le rachat d'articles en gros qu'elle redistribue a des discounters Vous êtes chargé de la mise en place de dossier commercial DESTOCKOUT Place du Capitole 31000 TOULOUSE
- 23.
- 24. Paramétrer la société Uneformation Youness GHERABI
- 25. Créer les dépôtsde stockage Une formation Youness GHERABI
- 26. Exemple Soit un dépôtavec 1 allée (codifiée A1, A2, etc. et intitulée « Allée ») et 4 travées (codifiées T1 et intitulées « Travées ») 3 Niveaux, le programme va créer les racines d’emplacement suivantes Allée Travée par Allée Niveau par Travée Positions par Niveau
- 27. Configurer la ficheclient Une formation Youness GHERABI
- 28. Introduction à lafonction Clients Une formation Structure / Clients Utiliser cette fonction pour créer, consulter, modifier ou supprimer les fiches clients
- 29. Volets Une formation Volet Identification VoletContacts Volet Tarifs Volet Livraisons Volet Banques Volet Champs libres Volet Solvabilité Volet Agenda Volet Paramètres
- 30. Étude de cas Avantde mettre en place votre fichier client, il convient de paramétrer certaines options Le service des contacts Ajouter le service achat √ Les catégories comptables Vente en France Vente Export Achat France Les catégories tarifaires Grossiste Détaillant Champs statistiques tiers Secteur géographique Lorraine Alsace Sort de ligne Bretagne Île-de-France Provence Les informations libres Date de création de la société Mois de fermeture annuelle : aucun, janvier, février, mars…
- 31. Exercice Créer les comptesclients suivants CODE CLIENT DUCUN MATHIS LOUIS JULES RAISON SOCIAL DUCUN MATHIS LOUIS JULES & CIE ADRESSE 1 Rue du port 1 Rue des louis 1 Rue Serpenoise Rue Vivier Merle CP/VILLE 29000/BREST 31000/TOULOUSE 57000/METS 69000/LYON RESP. ACHAT M.LEGAEC M.SPANGHERO M.SCHMITT M.SERGE EMAIL ACHAT legaec@ducun.fr sp@mathis.fr schmitt@louis.fr serge@jules.com PAIEMENT 30 jours/ cheque 30 jours/ cheque 30 jours/ Virement30 jours/ cheque REGION BRETAGNE PROVENCE LORRAINE ILE DE France DATE DE CREATION 01/01/1945 15/12/1965 03/06/2002 01/01/2005 MOIS DE FERMETURE AOUT JUILLET AUCUN AUCUN LIVRAISON SERNAM CHRONOPOST SERNAM SERNAM TARIF GROSSISTE GROSSITE DETAILLANT GROSSISTE ESCOMPTE 2% Liste des comptes client de la societe DESTOCKOUT
- 32. Voir une étudede cas DESTOCKOUT Une formation Youness GHERABI
- 33. Volets Une formation Volet Identification VoletContacts Volet Tarifs Volet Livraisons Volet Banques Volet Champs libres Volet Solvabilité Volet Agenda Volet Paramètres
- 34. Exercice Créer les comptesclients suivants CODE CLIENT DUCUN MATHIS LOUIS JULES RAISON SOCIAL DUCUN MATHIS LOUIS JULES & CIE ADRESSE 1 Rue du port 1 Rue des louis 1 Rue Serpenoise Rue Vivier Merle CP/VILLE 29000/BREST 31000/TOULOUSE 57000/METS 69000/LYON RESP. ACHAT M.LEGAEC M.SPANGHERO M.SCHMITT M.SERGE EMAIL ACHAT legaec@ducun.fr sp@mathis.fr schmitt@louis.fr serge@jules.com PAIEMENT 30 jours/ cheque 30 jours/ cheque 30 jours/ Virement30 jours/ cheque REGION BRETAGNE PROVENCE LORRAINE ILE DE France DATE DE CREATION 01/01/1945 15/12/1965 03/06/2002 01/01/2005 MOIS DE FERMETURE AOUT JUILLET AUCUN AUCUN LIVRAISON SERNAM CHRONOPOST SERNAM SERNAM TARIF GROSSISTE GROSSITE DETAILLANT GROSSISTE ESCOMPTE 2% Liste des comptes client de la societe DESTOCKOUT
- 35. Découvrir la configuration debase Une formation Youness GHERABI
- 36. Une formation Introduction Il estprimordial de faire une configuration de base qui englobe toutes les fonctions de création des éléments de la gestion commerciale 1. Les familles d’articles 2. La comptabilité qui donne accès aux fonctions suivantes Plan comptable Taux de taxes Codes journaux 3. Les fiches d’articles 4. La gestion des tarifs
- 37. Une formation Les famillesd’articles L’utilité des familles d’articles est d’affecter des valeurs communes a plusieurs articles Un article est toujours lié à une famille et hérite des caractéristiques de la famille Pour cela, il est impératif de créer des familles d'articles avant la création d'articles
- 38. Les types defamilles d’articles Il existe 3 types de familles d’articles sont destinées au regroupement des articles servent à la totalisation des familles de type Détail ayant même radical (de Code famille) permettent de regrouper des familles possédant une caractéristique commune constituant ainsi des sous-familles et d’obtenir des ruptures et des sous-totaux dans certains états
- 39. Une formation Paramétrage comptable Plancomptable Taux de taxes Codes journaux
- 40. Créer les famillesd'articles Une formation Youness GHERABI
- 41. Étude de cas: DESTOCKOUT Avant de mettre en place votre fichier article, il convient de paramétrer certaines options Renseigner les informations suivantes Unité de vente Unité Pièce Carton Palette Mètre Litre Champs, statistiques Article : saisonnalité Permanent Été Hiver Informations libres Marque commerciale, Type texte, longueur 15
- 42. Catalogue d’articles DESTOCKOUT Catalogued’articles DESTOCKOUT NA /NON ALIMENTAIRE JA/JARDIN OU/OUTILLAGE PL/PLANTATION VA/VAISSAELLE SE/SERVICES PI/PIECES HY/HYGIENE TO/TOILETTE LO/LOISIRS IN/INTERIEUR EX/EXTERIEUR AL/ALIMENTAIRE
- 43. Créer les famillesd'articles Démo Une formation Youness GHERABI
- 44. Familles d’articles DESTOCKOUT Famillesd’articles DESTOCKOUT Type Code Famille Intitulé de la famille Suivi Stock saisonnalité Coef D AL ALIMENTAIRE CMUP PERMANENT 2 D NAHYTO NON ALIMETAIRE HYGIENE TOILETTE CMUP PERMANENT 2 T NAHY NON ALIMETAIRE HYGIENE D NAJAOU NON ALIMETAIRE JARDIN OUTILLAGE CMUP PERMANENT 2 D NAJAPL NON ALIMETAIRE JARDIN PLANTATIONS CMUP PERMANENT 2 T NAJA NON ALIMETAIRE JARDIN PLANTATIONS D NALOEX NON ALIMETAIRE LOISIRS EXTERIEUR CMUP PERMANENT 2 D NALOIN NON ALIMETAIRE LOISIRS INTERIEUR CMUP PERMANENT 2 T NALO NON ALIMETAIRE LOISIRS D NAVAPI NON ALIMETAIRE VAISSELLE PIECE CMUP PERMANENT 2 D NAVASE NON ALIMETAIRE VAISSELLE CMUP PERMANENT 2 T NAVA NON ALIMETAIRE VAISSELLE T NA NON ALIMENTAIRE
- 45. Créer les articles Uneformation Youness GHERABI
- 46. P1 P2 P3P4 P5 P6 La création du fichier commercial Les dépôts de stockage Les fiches clients Les fiches articles La saisie du stock initial Les documents des ventes Roadmap DESTOCKOUT
- 47. Démo : Créerles articles Reference Designation Famille Prix d'achat Coeff. Prix de vente Unite Marque Commerciale ARROSOIR ArrosoirVert NAJOU 5 2 10 Unite JARDILOR PIOCHE Pioche NAJOU 6 2 12 Unite JARDILOR BALLON Ballon NALOEX 3 2 6 Unite GELDOUCHE Gel Douche NAHYTO 1 2 2 Unite SAMBO SAVON Savon NAHYTO 0,5 2 1 Unite PROP Articles DESTOCKOUT
- 48. Déployer les glossaires Uneformation Youness GHERABI
- 49. Une formation La listedes glossaires Cette liste permet de créer, de consulter, de modifier ou de supprimer les glossaires Toutes les fonctions attachées aux listes peuvent être utilisées Le nombre de glossaires n’est limité que par la taille du fichier Elle affiche les informations suivantes le Raccourci de sélection du glossaire son Intitulé son Domaine symbolisé par une icône
- 50. Imprimer avant inventaire Uneformation Youness GHERABI
- 51. Une formation Présentation del’inventaire L’inventaire est une composante essentielle de la gestion des stocks, et donc de la gestion de l’approvisionnement au sein d’une entreprise l’inventaire permet la réalisation d’un rapport à un instant T
- 52. Cette photo parAuteur inconnu est soumise à la licence CC BY-SA Tout commerçant avec une activité d’achat/revente, ou qui achète des matières premières est concerné par l’inventaire Il se doit d’être exhaustif afin de rendre compte des actifs de l’entreprise dans les bilans comptables qui sont déposés à l’issue de chaque exercice fiscal Inventaire : une obligation légale pour votre entreprise
- 53.
- 54. La saisie dustock initial L’inventaire initial Référence Prix unitaire Quantité ARROSOIR 4,50 € 1000 BALLON 3,00 € 1000 PIOCHE 6,00 € 1000 SAVON 0,50 € 2000
- 55. Maitriser la saisiefractionnée de l'inventaire Une formation Youness GHERABI
- 56. Les méthodes del'inventaire
- 57. L’inventaire manuel Il s’agitde la méthode la plus rapide si vous disposez de peu de produits à contrôler
- 58. Cette méthode peutêtre très appréciée et très pratique pour les commerçants qui disposent déjà d’une « douchette » pour scanner leurs produits L’inventaire par lecteur de codes-barres
- 59. La plupart deces appareils sont mobiles et contrairement aux lecteurs de codes-barres, ne nécessitent pas d’être reliés à un appareil secondaire L’inventaire via un appareil spécifique
- 60. Les règles debase de l’inventaire Double comptage Identification Préparation Méthode Finalisation 4 2 1 3 5
- 61. Les 3 étapesd’un bon inventaire
- 62. Une formation Faites unplanning Déterminez les employés requis Formez vos salariés Cessez tous mouvements de stocks Mettez de l’ordre dans votre magasin ou entrepôt Vérifiez quelques jours en amont que vos étiquetages soient correctement marqués N’hésitez pas à baliser les zones de travail Munissez-vous du matériel nécessaire Étape 1 - La préparation
- 63. Une formation Étape 2- La mise en œuvre Donnez à votre équipe de comptage vos procédures d’inventaire Déterminez un responsable d’inventaire Déléguez cette tâche à un fournisseur externe si vous ne pensez pas avoir les compétences pour le réaliser vous-même
- 64. Une formation Étape 3- La clôture Regroupez toutes vos feuilles de comptage, le cas échéant Enregistrez les écarts d’inventaire Transférez les pièces manquantes vers les comptes corrects
- 65. Maitriser la saisiefractionnée de l'inventaire Référence Prix unitaire Quantité ARROSOIR 4,50 € 1000 BALLON 3,00 € 1200 GELDOUCHE 7,00 € 1500 PIOCHE 6,00 € 1000 SAVON 0,50 € 2000
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- 67. Gérer la prisede commande Une formation Youness GHERABI
- 68. Traitement / Documentsde ventes Cette fonction permet d’afficher la liste des documents A partir de cette liste, on peut créer, consulter, modifier, ou supprimer les documents
- 69. Les documents deventes END Règlement Avoir financier Devis Bon de commande Bon de livraison Facture Réapprovisionnement Facture comptabilisée Règlement Comptabilité
- 70. Créer les Deviset les Bons de commandes clients Démo Une formation Youness GHERABI
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- 73. Gérer les livraisonsencours Une formation Youness GHERABI
- 74. Transformer les documents– documents de ventes Devis BC PL BL Facture Bon de retour Bon d’avoir Facture de retour Facture d’avoir
- 75. Gérer l‘insuffisance dustock Une formation Youness GHERABI
- 76. Une formation Livraison descommandes clients Gestion reliquat Quantité à livrer Commande fournisseur
- 77. Procéder à lafacturation Une formation Youness GHERABI
- 78. Une formation Livraison descommandes clients Transformation des pièces en factures Impression des factures Génération des reliquats
- 79. Gérer les stocksnégatifs Une formation Youness GHERABI
- 80. Une formation Gérer lesstocks négatifs Un magasin a un stock négatif pour un article si la quantité sortie est supérieure à la quantité en stock
- 81. Schéma de gestiondes stocks négatifs Fournisseurs Clients Magasinier Service Logistique ADV Service Achats Vente Demande Stock Livraison Achat / Approvisionnement Alimentation du stock Demande d'achat • Devis • BC • PL • BL • BC Frs • BL • Qte commandée = 15 • Qte en stock = 10 • Cde Frs = 5
- 82. Gérer les reliquats Uneformation Youness GHERABI
- 83. Gérer les livraisonspartielles Une formation Youness GHERABI
- 84. Une formation La livraisonà charge partielle Une livraison de chargement partiel est une expédition où seule une partie de la commande est livrée, contrairement à un chargement complet Il peut être utilisé pour un certain nombre de raisons, mais il est le plus souvent utilisé pour réduire les coûts ou pour gérer les stocks
- 85. Une formation Indisponibilités enstock et livraisons partielles Livraison des commandes client Ligne de document Chaque ligne est traitée individuellement (livraison partielle ou mise en reliquat) Document complet Le document complet est remis en reliquat dès lors qu’une ligne ne peut pas être transformée
- 86. Gérer des articlesnon livrés Une formation Youness GHERABI
- 87. Mettre en placeles fournisseurs et les tarifs associés Une formation Youness GHERABI
- 88. Une formation Les documentsdes achats La fiche fournisseur se compose des volets suivants Volet Identification Volet Contacts Volet Tarifs Volet Banques Volet Champs libres Volet Solvabilité Volet Agenda Volet Paramètres
- 89. Gérer les tarifsfournisseurs Une formation Youness GHERABI
- 90. Gérer les tarifsfournisseurs Article Détails Arrosoir Le fournisseur principal BRICODEKO consent à une remise de 10% pour toute la quantité commandée supérieur à 50, pour un prix unitaire de 5 euro Le délai d’approvisionnement est de 10 jours Ballon L’approvisionnement est effectué chez le fournisseur DELTA, au prix de 2,5 euro Le délai d’approvisionnement est de 15 jours Gel douche Référencé chez le fournisseur TOPPAHRM et conditionné par pack de 6 La quantité minimum de commande est de 18 flacons, la quantité économique est de 24 flacons car à partir de 24 flacons, le prix du flacon passe de 1 euro à 0,9 euro Le délai d’approvisionnement est de 5 jours Pioche Au prix de 6 euros chez le fournisseur BRICODEKO, qui appliquera une remise de la valeur de 5 pioches pour toute la quantité commandée au moins égale à 200 Compte tenu des coûts de traitement d’une commande, le fournisseur impose une quantité minimale de commande de 50 Le délai d’approvisionnement est de 20 jours
- 91. Créer les documents desachats Une formation Youness GHERABI
- 92. Une formation Créer lesdocuments des achats Les documents des achats qui peuvent être comptabilisés sont les suivants Bons de commande Bons de livraison Bons de retour Bons d’avoir financier Factures Facture d’avoir Factures de retour Factures comptabilisées
- 93. Gérer des fraisd’approche Une formation Youness GHERABI
- 94. Les frais d’approche Lesfrais d’approche correspondent à tous les frais nécessaires pour pouvoir nous faire parvenir l’article par le fournisseur Ils viennent s’ajouter au prix d’achat de l’article Frais de transport Frais de douanes Frais de gestion
- 95. Créer les règlementsClients Une formation Youness GHERABI
- 96. La saisie desrèglements Comptabilité Fournisseurs Clients Magasinier Vente /gestion Commerciale Demande Stock Livraison Achat / Approvisionnement Alimentation du stock Demande d'achat Créer les règlements Fournisseurs Créer les règlements Clients Facture Frs Facture Clts
- 97. Créer les règlements Fournisseurs Uneformation Youness GHERABI
- 98. La saisie desrèglements Comptabilité La partie de l'image avec l'ID de relation rId3 n'a pas été trouvé dans le fichier. Fournisseurs Clients Magasinier Vente /gestion Commerciale Demande Stock Livraison Achat / Approvisionnement Alimentation du stock La partie de l'image avec l'ID de relation rId6 n'a pas été trouvé dans le fichier. La partie de l'image avec l'ID de relation rId8 n'a pas été trouvé dans le fichier. La partie de l'image avec l'ID de relation rId10 n'a pas été trouvé dans le fichier. Demande d'achat Créer les règlements Fournisseurs Créer les règlements Clients Facture Frs Facture Clts
- 99. Gérer le mouvementd'entrée Une formation Youness GHERABI
- 100. Gérer le mouvementd'entrée Magasinier Dépôt 1 Stock 1 Ce document permet d'enregistrer une entrée en stock qui ne fait pas suite à une livraison fournisseur Entrée de stock Entrée de stock
- 101. Une formation Le mouvementd'entrée Cette entrée en stock peut être Un retour d’article prêté Un solde à nouveau en stock (enregistrement du stock existant lors de la création du dossier de gestion), Un boni sur inventaire (stock réel supérieur au stock théorique), Une erreur fournisseur en faveur de l’entreprise, etc…
- 102. Gérer le mouvementde sortie Une formation Youness GHERABI
- 103. Une formation Le mouvementde sortie permet Un retour d’article prêté L’enregistrement d’une sortie d’article en prêt d’une mise au rebut d’un mali sur inventaire (stock réel inférieur au stock théorique) d’une perte sur une destruction, d’un vole, etc … (Les quantités saisies doivent toujours être positives) Le réajustement de l’inventaire Gérer le mouvement de sortie
- 104. Le mouvement desortie Magasinier Dépôt 1 Stock 1 Sortie de stock Sortie de stock
- 105. Déployer le transfert d’undépôt à un autre Une formation Youness GHERABI
- 106. Une formation Le transfertde dépôt à autre dépôt Le transfert de dépôt à autre dépôt permet d’effectuer des mouvements entre les dépôts La saisie d’un mouvement de transfert génère deux (02) lignes d’écritures dans le document Une ligne pour la sortie de dépôt d’origine (la ligne de sortie affiche des quantités négatives) Une ligne pour l’entrée de dépôt destination
- 107. Le transfert dedépôt à autre dépôt Magasinier Dépôt 1 Stock 1 Dépôt 2 Stock 2 Mouvement de transfert Mouvement de transfert Dépôt 3 Stock 3
- 108. Éditer le bonde dépréciation Une formation Youness GHERABI
- 109. Imprimer les documentsde stock Une formation Youness GHERABI
- 110. Créer les représentants Uneformation Youness GHERABI
- 111. On peut utilisercette fonction pour créer, consulter, modifier, supprimer les fiches collaborateurs Les collaborateurs sont Créer les représentants Vendeurs / représentants Caissiers Acheteurs Chargés de recouvrement Contrôleurs Responsable financier
- 112. Affecter des représentants auxclients Une formation Youness GHERABI
- 113. Créer des barèmes decommissions Une formation Youness GHERABI
- 114. Une formation Créer desbarèmes de commissions Paramétrer les barèmes de commissionnement des vendeurs et représentants Commission représentant Commission globale
- 115.
- 116. Éditer les statistiques desreprésentants Une formation Youness GHERABI
- 117. Une formation Éditions/États Les programmesSage offrent un grand nombre de fonctions d’impression qui répondent à des règles d'utilisation communes Les fonctions d'impression sont regroupées dans le menu Etat Avant une impression, une fenêtre de sélection vous est proposée Vous rencontrerez deux niveaux de sélection Fenêtre de sélection simplifiée Gestion des formats de sélection
- 118. Une formation États Trois étatspeuvent être obtenus Des statistiques collaborateurs par tiers Des statistiques représentants par articles Des statistiques représentants par familles d’articles
- 119.
- 120. Une formation Paramétrage dela société Structure de la société Les fiches d'articles/famille d’articles La gestion du Stock/inventaire Les documents de vente Les indisponibilités en stock et les livraisons partielles Les documents des achats La saisie des règlements Les documents de stock Les représentants Bilan
- 121.