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Direction management de la performance
Prenons le bon cap !
Présentation comité tactique du 24/10/2006
Comité tactique ICT
24 octobre 2006
MISSISSIPPI
Fondement informatique
Direction management de la performance
Prenons le bon cap !
Présentation comité tactique du 24/10/2006
2
Pourquoi notre présentation aujourd'hui ?
Approbation lors du comité de direction réuni en
séminaire stratégique en février 2006 de faire de
MISSISSIPPI un fondement informatique.
ce que nous faisons
notre vision d'un fondement ICT
le "gap" à combler
Mais commençons par du concret
Direction management de la performance
Prenons le bon cap !
Présentation comité tactique du 24/10/2006
3
Agenda
• Qui sommes nous ?
• Nos missions
• Le management de la performance
• Nos produits :
– Tableaux de bord – boordtabellen (TBT)
– Cockpit de management
– Tableaux "Just in Time" (JIT)
• MISSISSIPPI, fondement informatique
• Évolutions
• Facteurs clefs de succès
Direction management de la performance
Prenons le bon cap !
Présentation comité tactique du 24/10/2006
4
Qui sommes-nous ?
• Budget et contrôle de gestion :
direction du management de la performance
• Programme Coperfin :
programme n°18 "Information stratégique –
MISSISSIPPI"
Direction management de la performance
Prenons le bon cap !
Présentation comité tactique du 24/10/2006
5
Réaliser un instrument de gestion qui fournit aux
différents niveaux de responsabilité les informations
pertinentes relatives aux diverses activités et qui permet,
dans le cadre de la stratégie déterminée, de prendre les
actions nécessaires en vue d’assurer la mission.
- Que faisons-nous ?
- Le faisons-nous bien ?
- Faisons-nous la bonne chose ?
- Que devons-nous améliorer ?
Le management de la performance ?
Direction management de la performance
Prenons le bon cap !
Présentation comité tactique du 24/10/2006
6
Nos missions
Mettre à disposition des entités / piliers / services de staff
les ressources nécessaires pour :
1. Aspect conceptuel : aider et conseiller
– à la définition des objectifs stratégiques et
opérationnels;
– à l'élaboration des outils;
– à la définition et à l'implémentation d'une
stratégie de management de la performance
2. Aspect opérationnel : service de soutien
– construction et maintenance d'un système
d'information de gestion (MIS).
I
S
S
I
P
P
I
M
I
S
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Direction management de la performance
Prenons le bon cap !
Présentation comité tactique du 24/10/2006
7
N
N-1
N-2
N-3
inspection
service
agents
Cockpit de management :
pilotage des entités et des
piliers
Tableaux de bord :
pilotage des services
opérationnels
JUST
IN
TIME
Nos produits
Un outil adapté à chaque
niveau de responsabilité
Direction management de la performance
Prenons le bon cap !
Présentation comité tactique du 24/10/2006
8
Les TBT
• Visent les services opérationnels des entités
"impôts et recouvrement" et "documentation
patrimoniale"
• Renseignent sur l'état de réalisation des objectifs
• Besoins déterminés par les correspondants
business et la DMP
• Alimentés par extractions à partir de systèmes
sources
Direction management de la performance
Prenons le bon cap !
Présentation comité tactique du 24/10/2006
9
TBT - caractéristiques
• Réception de fichiers plats par FTP à partir de
programmes d’extraction rédigés par les services
• Calendrier et fréquence déterminés
• Quality Check et reject files
• Réalisation de rapports prédéfinis et de cubes
OLAP
• Niveau de consultation : Power-users et end-users
• Sécurité
• Limitations : outils de consultation et géographiques
Direction management de la performance
Prenons le bon cap !
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10
U
S
E
R
S
(end
of
power
users)
DATA MAPPING :
systèmes source des entités, piliers et services de staff
dataMart
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11
TBT – solution technique
Actuellement :
• Logiciels : ETL et rapportage SAS8
• Matériel : un serveur et utilisation d'ATLAS
• Rapportage : rapports prédéfinis et OLAP
• Statut : opérationnel depuis fin 2003 (ACED)
début 2004 (AFER, Arec, DA, ISI)
Direction management de la performance
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Présentation comité tactique du 24/10/2006
12
Management Cockpits
• Pour le ComDir et les managers des niveaux N,
N-1 et N-2
• Solution logicielle : SAS SPM ver° 1.4 sous SAS8
• Statut : en développement mais en grande partie
opérationnel
• Données extraites des TBT
Direction management de la performance
Prenons le bon cap !
Présentation comité tactique du 24/10/2006
13
Tableaux JIT
• ScoreCards discutées mensuellement dans le
comité de direction
• Centrés sur la ponctualité
• Fournir rapidement une information adéquate
• Durée de vie variable des indicateurs
• Solution logicielle actuelle non automatisée
Direction management de la performance
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14
Démo
http://tbt/
Direction management de la performance
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15
Pourquoi fondement informatique ?
Pour gérer deux évolutions :
1. La croissance de la demande de
rapportages ;
2. Pour contrer la dispersion de
rapportages particuliers.
Direction management de la performance
Prenons le bon cap !
Présentation comité tactique du 24/10/2006
16
MISSISSIPPI - fondement informatique
• Seul et unique canal :
– en matière de rapportage & monitoring
– pour n’importe quel utilisateur (N, N-1, ...)
– pour n’importe quelle "question management"
• Partager l’information avec tous
• Seule source de données et donc de base de
discussion
Direction management de la performance
Prenons le bon cap !
Présentation comité tactique du 24/10/2006
17
Lors du séminaire stratégique du comité de direction du 14
février 2006 ont été approuvées :
Proposition 5 :
• Chaque application pour laquelle un système de rapportage est prévu
ou demandé devra utiliser un standard qui rend son intégration dans le
MIS possible. Toute demande qui ne s'y conforme pas ne pourra être
acceptée.
MISSISSIPPI fondement ICT pour le rapportage et suivi d'avancement
Proposition 6 :
• Chaque cahier des charges ayant trait au développement d'une
application devra obligatoirement contenir un paragraphe dans lequel
seront exposées à quelles spécifications techniques (standards) le
système de rapportage prévu par cette application à développer doit
répondre.
MISSISSIPPI référence obligatoire dans les cahiers des charges
Direction management de la performance
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Présentation comité tactique du 24/10/2006
18
Avantages d'un fondement informatique
• contribuer à une évolution des mentalités :
culture de l’information et de sa gestion
• établissement d'un standard de rapportage
• interopérabilité avec les autres fondements
• know-how développé dans le domaine de
la veille stratégique ("business intelligence")
• économies d'échelle
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19
Évolutions à court terme (1)
• Extension de l’accès aux TBT à l'ensemble des
fonctionnaires dirigeants (chefs de services)
 maîtrise de la montée en charge ?
• Mise à disposition des cockpits de management
aux N-1 et N-2
 saut qualitatif nécessaire par le passage à
SPM 2.0 (besoins logiciels et matériels à
définir)
Direction management de la performance
Prenons le bon cap !
Présentation comité tactique du 24/10/2006
20
Évolutions à court terme (2)
• Développement de nouveaux modèles pour TBT à
la demande des managers
• Automatisation JIT/Cockpits de management
• Volet "reporting des nouvelles applications"
(exemple : workflow contentieux)
Direction management de la performance
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21
Évolutions à moyen/long terme
• Evolutions au niveau des systèmes-source
– Généralisation des Relational Data Center
– Mise en production de nouvelles applications
opérationnelles (p.e. les STI)
 transfert de la charge de travail ?
 besoins de personnel spécialisé pour
l'exploitation des bases de données et le
développement des outils.
• Migration vers MICROSOFT ?
Direction management de la performance
Prenons le bon cap !
Présentation comité tactique du 24/10/2006
22
Caractéristiques
• Exploitation de ce qui a déjà été développé
• Logiciel de présentation qui couvre l’intégralité des
besoins (du N-5 au N).
• Phasage qui assure la continuité du système et la
comparaison avant/après
Direction management de la performance
Prenons le bon cap !
Présentation comité tactique du 24/10/2006
23
Solution
• Évolution serveur TBT (upgrade du matériel
existant ou acquisition de nouveaux matériels à
déterminer)
• Évolution SPM version 2 en adéquation avec les
directives techniques SAS
• À inclure dans un cahier spécial de charges :
– Assurer la fourniture des fichiers plats pendant la
migration des systèmes sources des entités, piliers et
services de staff.
– Aide à la migration de nos systèmes d'information vers la
solution technique choisie par ICT.
Direction management de la performance
Prenons le bon cap !
Présentation comité tactique du 24/10/2006
24
Facteurs clefs de succès (1)
• Partnership entre ICT et DPM
– avec des dispositions concrètes
– et des procédures claires, des méthodes de
travail, des rôles déterminés,…
Direction management de la performance
Prenons le bon cap !
Présentation comité tactique du 24/10/2006
25
Facteurs clefs de succès (2)
• De ICT :
– Expertise dans le choix des logiciels
– Décision sur nos besoins informatiques
– Mise à disposition des informations pertinentes en ce qui
concerne la réalisation des projets ICT, quand des besoins
de rapportage sont identifiés.
– L'application des propositions 5 et 6 approuvées lors du
séminaire stratégique du comité de direction du 14 février
2006.
– L'inclusion d'un volet reporting dans les cahiers des
charges qui définit les informations de gestion que
l'application doit fournir.
Direction management de la performance
Prenons le bon cap !
Présentation comité tactique du 24/10/2006
26
Facteurs clefs de succès (3)
• De DPM :
– Une formulation précise des besoins métier
– La maintenance d'une information pertinente
– Le partage de l'information
– Le développement d'un know-how sur le
rapportage
– La maintenance d'un système d'information
centralisé
Direction management de la performance
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Présentation comité tactique du 24/10/2006
27
Merci pour votre attention
Des questions ?
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  • 1. Direction management de la performance Prenons le bon cap ! Présentation comité tactique du 24/10/2006 Comité tactique ICT 24 octobre 2006 MISSISSIPPI Fondement informatique
  • 2. Direction management de la performance Prenons le bon cap ! Présentation comité tactique du 24/10/2006 2 Pourquoi notre présentation aujourd'hui ? Approbation lors du comité de direction réuni en séminaire stratégique en février 2006 de faire de MISSISSIPPI un fondement informatique. ce que nous faisons notre vision d'un fondement ICT le "gap" à combler Mais commençons par du concret
  • 3. Direction management de la performance Prenons le bon cap ! Présentation comité tactique du 24/10/2006 3 Agenda • Qui sommes nous ? • Nos missions • Le management de la performance • Nos produits : – Tableaux de bord – boordtabellen (TBT) – Cockpit de management – Tableaux "Just in Time" (JIT) • MISSISSIPPI, fondement informatique • Évolutions • Facteurs clefs de succès
  • 4. Direction management de la performance Prenons le bon cap ! Présentation comité tactique du 24/10/2006 4 Qui sommes-nous ? • Budget et contrôle de gestion : direction du management de la performance • Programme Coperfin : programme n°18 "Information stratégique – MISSISSIPPI"
  • 5. Direction management de la performance Prenons le bon cap ! Présentation comité tactique du 24/10/2006 5 Réaliser un instrument de gestion qui fournit aux différents niveaux de responsabilité les informations pertinentes relatives aux diverses activités et qui permet, dans le cadre de la stratégie déterminée, de prendre les actions nécessaires en vue d’assurer la mission. - Que faisons-nous ? - Le faisons-nous bien ? - Faisons-nous la bonne chose ? - Que devons-nous améliorer ? Le management de la performance ?
  • 6. Direction management de la performance Prenons le bon cap ! Présentation comité tactique du 24/10/2006 6 Nos missions Mettre à disposition des entités / piliers / services de staff les ressources nécessaires pour : 1. Aspect conceptuel : aider et conseiller – à la définition des objectifs stratégiques et opérationnels; – à l'élaboration des outils; – à la définition et à l'implémentation d'une stratégie de management de la performance 2. Aspect opérationnel : service de soutien – construction et maintenance d'un système d'information de gestion (MIS). I S S I P P I M I S S
  • 7. Direction management de la performance Prenons le bon cap ! Présentation comité tactique du 24/10/2006 7 N N-1 N-2 N-3 inspection service agents Cockpit de management : pilotage des entités et des piliers Tableaux de bord : pilotage des services opérationnels JUST IN TIME Nos produits Un outil adapté à chaque niveau de responsabilité
  • 8. Direction management de la performance Prenons le bon cap ! Présentation comité tactique du 24/10/2006 8 Les TBT • Visent les services opérationnels des entités "impôts et recouvrement" et "documentation patrimoniale" • Renseignent sur l'état de réalisation des objectifs • Besoins déterminés par les correspondants business et la DMP • Alimentés par extractions à partir de systèmes sources
  • 9. Direction management de la performance Prenons le bon cap ! Présentation comité tactique du 24/10/2006 9 TBT - caractéristiques • Réception de fichiers plats par FTP à partir de programmes d’extraction rédigés par les services • Calendrier et fréquence déterminés • Quality Check et reject files • Réalisation de rapports prédéfinis et de cubes OLAP • Niveau de consultation : Power-users et end-users • Sécurité • Limitations : outils de consultation et géographiques
  • 10. Direction management de la performance Prenons le bon cap ! Présentation comité tactique du 24/10/2006 10 U S E R S (end of power users) DATA MAPPING : systèmes source des entités, piliers et services de staff dataMart Star schema File spec Définitio n des rapports statiques Layout Security LDAP Site intranet DPM - autres sites – excel sheets OLAP Presentation server ETL extraction, translate & Loading Flat files Quality Analyse : objectifs de gestion, mesures, données, … Validation - démo Production + Quality control
  • 11. Direction management de la performance Prenons le bon cap ! Présentation comité tactique du 24/10/2006 11 TBT – solution technique Actuellement : • Logiciels : ETL et rapportage SAS8 • Matériel : un serveur et utilisation d'ATLAS • Rapportage : rapports prédéfinis et OLAP • Statut : opérationnel depuis fin 2003 (ACED) début 2004 (AFER, Arec, DA, ISI)
  • 12. Direction management de la performance Prenons le bon cap ! Présentation comité tactique du 24/10/2006 12 Management Cockpits • Pour le ComDir et les managers des niveaux N, N-1 et N-2 • Solution logicielle : SAS SPM ver° 1.4 sous SAS8 • Statut : en développement mais en grande partie opérationnel • Données extraites des TBT
  • 13. Direction management de la performance Prenons le bon cap ! Présentation comité tactique du 24/10/2006 13 Tableaux JIT • ScoreCards discutées mensuellement dans le comité de direction • Centrés sur la ponctualité • Fournir rapidement une information adéquate • Durée de vie variable des indicateurs • Solution logicielle actuelle non automatisée
  • 14. Direction management de la performance Prenons le bon cap ! Présentation comité tactique du 24/10/2006 14 Démo http://tbt/
  • 15. Direction management de la performance Prenons le bon cap ! Présentation comité tactique du 24/10/2006 15 Pourquoi fondement informatique ? Pour gérer deux évolutions : 1. La croissance de la demande de rapportages ; 2. Pour contrer la dispersion de rapportages particuliers.
  • 16. Direction management de la performance Prenons le bon cap ! Présentation comité tactique du 24/10/2006 16 MISSISSIPPI - fondement informatique • Seul et unique canal : – en matière de rapportage & monitoring – pour n’importe quel utilisateur (N, N-1, ...) – pour n’importe quelle "question management" • Partager l’information avec tous • Seule source de données et donc de base de discussion
  • 17. Direction management de la performance Prenons le bon cap ! Présentation comité tactique du 24/10/2006 17 Lors du séminaire stratégique du comité de direction du 14 février 2006 ont été approuvées : Proposition 5 : • Chaque application pour laquelle un système de rapportage est prévu ou demandé devra utiliser un standard qui rend son intégration dans le MIS possible. Toute demande qui ne s'y conforme pas ne pourra être acceptée. MISSISSIPPI fondement ICT pour le rapportage et suivi d'avancement Proposition 6 : • Chaque cahier des charges ayant trait au développement d'une application devra obligatoirement contenir un paragraphe dans lequel seront exposées à quelles spécifications techniques (standards) le système de rapportage prévu par cette application à développer doit répondre. MISSISSIPPI référence obligatoire dans les cahiers des charges
  • 18. Direction management de la performance Prenons le bon cap ! Présentation comité tactique du 24/10/2006 18 Avantages d'un fondement informatique • contribuer à une évolution des mentalités : culture de l’information et de sa gestion • établissement d'un standard de rapportage • interopérabilité avec les autres fondements • know-how développé dans le domaine de la veille stratégique ("business intelligence") • économies d'échelle
  • 19. Direction management de la performance Prenons le bon cap ! Présentation comité tactique du 24/10/2006 19 Évolutions à court terme (1) • Extension de l’accès aux TBT à l'ensemble des fonctionnaires dirigeants (chefs de services)  maîtrise de la montée en charge ? • Mise à disposition des cockpits de management aux N-1 et N-2  saut qualitatif nécessaire par le passage à SPM 2.0 (besoins logiciels et matériels à définir)
  • 20. Direction management de la performance Prenons le bon cap ! Présentation comité tactique du 24/10/2006 20 Évolutions à court terme (2) • Développement de nouveaux modèles pour TBT à la demande des managers • Automatisation JIT/Cockpits de management • Volet "reporting des nouvelles applications" (exemple : workflow contentieux)
  • 21. Direction management de la performance Prenons le bon cap ! Présentation comité tactique du 24/10/2006 21 Évolutions à moyen/long terme • Evolutions au niveau des systèmes-source – Généralisation des Relational Data Center – Mise en production de nouvelles applications opérationnelles (p.e. les STI)  transfert de la charge de travail ?  besoins de personnel spécialisé pour l'exploitation des bases de données et le développement des outils. • Migration vers MICROSOFT ?
  • 22. Direction management de la performance Prenons le bon cap ! Présentation comité tactique du 24/10/2006 22 Caractéristiques • Exploitation de ce qui a déjà été développé • Logiciel de présentation qui couvre l’intégralité des besoins (du N-5 au N). • Phasage qui assure la continuité du système et la comparaison avant/après
  • 23. Direction management de la performance Prenons le bon cap ! Présentation comité tactique du 24/10/2006 23 Solution • Évolution serveur TBT (upgrade du matériel existant ou acquisition de nouveaux matériels à déterminer) • Évolution SPM version 2 en adéquation avec les directives techniques SAS • À inclure dans un cahier spécial de charges : – Assurer la fourniture des fichiers plats pendant la migration des systèmes sources des entités, piliers et services de staff. – Aide à la migration de nos systèmes d'information vers la solution technique choisie par ICT.
  • 24. Direction management de la performance Prenons le bon cap ! Présentation comité tactique du 24/10/2006 24 Facteurs clefs de succès (1) • Partnership entre ICT et DPM – avec des dispositions concrètes – et des procédures claires, des méthodes de travail, des rôles déterminés,…
  • 25. Direction management de la performance Prenons le bon cap ! Présentation comité tactique du 24/10/2006 25 Facteurs clefs de succès (2) • De ICT : – Expertise dans le choix des logiciels – Décision sur nos besoins informatiques – Mise à disposition des informations pertinentes en ce qui concerne la réalisation des projets ICT, quand des besoins de rapportage sont identifiés. – L'application des propositions 5 et 6 approuvées lors du séminaire stratégique du comité de direction du 14 février 2006. – L'inclusion d'un volet reporting dans les cahiers des charges qui définit les informations de gestion que l'application doit fournir.
  • 26. Direction management de la performance Prenons le bon cap ! Présentation comité tactique du 24/10/2006 26 Facteurs clefs de succès (3) • De DPM : – Une formulation précise des besoins métier – La maintenance d'une information pertinente – Le partage de l'information – Le développement d'un know-how sur le rapportage – La maintenance d'un système d'information centralisé
  • 27. Direction management de la performance Prenons le bon cap ! Présentation comité tactique du 24/10/2006 27 Merci pour votre attention Des questions ? contact : claude.schoenaers@minfin.fed.be