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Document
CRM_ID
Suivi
Version :
V1.0
Date :
12 juin 2014
Rédacteur
PLG
JCV
Projet
Mobilité
Origine
R&D
INFORQUIN
9 – 11 Rue François Arago
ELANCOURT – BP 86
78190 TRAPPES
Tél. :+33 (0)1 30 16 43 90
contact@inforquin.fr
www.inforquin.fr
CRM_ID
Manuel utilisateur
Manuel utilisation 12/06/2014l
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SOMMAIRE
1. PARAMETRAGE.................................................................................................3
2. SYNCHRONISATION .........................................................................................4
3. PAGE D’ACCUEIL..............................................................................................5
4. CLIENTS .............................................................................................................7
5. ACTIONS COMMERCIALES ............................................................................13
6. CATALOGUE ...................................................................................................15
7. ORDRES ...........................................................................................................23
8. AGENDA .........................................................................................................29
9. QUESTIONNAIRES ...........................................................................................32
Manuel utilisation 12/06/2014l
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1. PARAMETRAGE
Le paramétrage est géré directement dans Infinity, dans la fiche du commercial puis reporté
dans la tablette.
- Type de la prochaine synchronisation : différentielle (export des mises à jour
uniquement) ou full (export complet).
- Exporter tous les clients : si non coché, export uniquement des clients affectés au
commercial (qu’il soit en position 1, 2 ou 3 dans la fiche client).
- Heure de synchronisation automatique : heure à laquelle la tablette récupèrera
automatiquement les mises à jour.
- Mail ADV : servira à transmettre le rapport de visite. Si vous disposez d’Infinity CRM ce
paramètre n’est pas utilisé, les rapports de visites sont directement intégrés en tant
qu’évènement avec émission de mail en CC et/ou CCI.
- Taux de remise maximum : valeur contrôlée lors de la saisie d’un prix. Si le taux de
remise est zéro, les prix ne peuvent pas être modifiés lors de la saisie.
- N° de tablette attribuée au commercial : identifie la tablette, notamment le compte
Gmail associé.
Manuel utilisation 12/06/2014l
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2. SYNCHRONISATION
Nécessite une connexion 3G/4G ou Wifi.
La synchronisation récupère les informations contenues dans Infinity :
- Les clients.
- Les adresses de livraisons.
- Les contacts.
- Les produits, tarifs et stocks.
- Les codes évènements utilisables dans les rapports de visites.
- Les questionnaires et rubriques associées.
La synchronisation peut être lancée manuellement ou programmée (voir paramétrage).
Manuel utilisation 12/06/2014l
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3. PAGE D’ACCUEIL
Pour obtenir la page d’information concernant le commercial appuyez sur , le
document associé à son code s’affiche (en format pdf ou html au choix).
Manuel utilisation 12/06/2014l
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Manuel utilisation 12/06/2014l
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4. CLIENTS
La recherche porte sur les champs raison sociale, adresse et numéros de téléphones.
Filtre possible sur les champs : importance, secteur, feu (vert=ok orange=risque,
rouge=bloqué) et actions commerciales.
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Manuel utilisation 12/06/2014l
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- Importance : de 0 à 5, pour qualifier votre client en affichant des * (non synchronisé
avec Infinity).
- Secteur : regroupement de clients, prospects pour organiser des tournées par
exemple (non synchronisé avec Infinity). Ce champ est un critère de sélection sur la
page de recherche.
Manuel utilisation 12/06/2014l
Page 10 / 35
- Fréquence : de 0 à 365 en jours. Lors de la saisie d’un rapport de visite la date de la
prochaine visite pourra être calculée automatiquement (non synchronisé avec
Infinity).
- Dernier devis et dernière commande : dates des dernières transactions saisies sur la
tablette.
informations les plus pertinentes concernant le client, CA et
portefeuilles.
Manuel utilisation 12/06/2014l
Page 11 / 35
Les commandes et reliquats sont classés par ordre croissant (de la plus ancienne pièce à la
plus récente).
Les devis et factures peuvent aussi être affichés, la profondeur de l’historique est paramétrée
dans Infinity ; classement de la plus récente pièce à la plus ancienne.
voir ou gérer les adresses et les contacts. Les contacts et adresses créés ou modifiés
dans CRM_ID ne sont pas intégrés dans Infinity.
Manuel utilisation 12/06/2014l
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géolocaliser le client via Google Maps.
Vous avez aussi la possibilité de créer ou modifier des fiches prospects (non synchronisé avec
Infinity).
Pour les prospects toutes les informations sont modifiables, pour les clients seuls les champs
importance, secteur, et fréquence de visite sont modifiables.
Manuel utilisation 12/06/2014l
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5. ACTIONS COMMERCIALES
CRM_ID vous offre la possibilité de définir des actions commerciales en trois étapes simples :
- Etape 1 : définir l’action commerciale.
- Etape 2 : définir la cible (les clients concernés).
- Etape 3 : indiquer si le client a été traité.
Manuel utilisation 12/06/2014l
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Manuel utilisation 12/06/2014l
Page 15 / 35
6. CATALOGUE
La recherche porte sur les champs référence (code article), désignation et code barre avec
possibilité de spécifier une catégorie de produit (famille de statistique n°1 de la fiche article
Infinity), un fournisseur ou sélectionner uniquement les produits récemment créés.
Sélection d’une catégorie (axe statistique n° 1 de la fiche article) :
Manuel utilisation 12/06/2014l
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Sélection d’un fournisseur ou nouveaux produits :
Manuel utilisation 12/06/2014l
Page 17 / 35
Appuyez sur une ligne pour afficher l’image associée.
Manuel utilisation 12/06/2014l
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affiche le descriptif technique du produit.
Manuel utilisation 12/06/2014l
Page 19 / 35
Fonctionnalités sur la page de recherche :
Les lignes en rouge sont en rupture de stock.
seuls les articles disposant d’un stock s’affichent.
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affiche le prix net client sinon affiche le tarif société (voir paramétrage
Infinity).
permet de saisir la quantité sur la ligne sélectionnée et ajoute le
produit au panier en cours.
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Manuel utilisation 12/06/2014l
Page 22 / 35
Appuyez sur pour consulter ou modifier le panier en cours.
Manuel utilisation 12/06/2014l
Page 23 / 35
7. ORDRES
On entend par ordre, les commandes, les devis et panier en cours uniquement saisis sur la
tablette.
L’adresse de livraison est modifiable.
La note est intégrée dans Infinity en tant que texte d’entête donc éditée sur les documents
commerciaux.
Pour supprimer une ligne, remettre la quantité à 0.
Pour modifier un prix (si le paramétrage l’autorise), appuyez sur la ligne concernée.
Manuel utilisation 12/06/2014l
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Décocher puis saisir le prix négocié (dans la limite du % de remise autorisé) et
valider en appuyant sur .
Manuel utilisation 12/06/2014l
Page 25 / 35
Le panier peut être validé ensuite en devis ou commande.
La transmission des ordres s’effectue à la demande et les ordres intégrés dans l’ERP ne sont
plus modifiables.
Manuel utilisation 12/06/2014l
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Ne pas oublier d’appuyer sur pour démarrer le transfert.
Manuel utilisation 12/06/2014l
Page 27 / 35
Une fois l’intégration effectuée dans Infinity un mail contenant la pièce en pdf est envoyée à
l’utilisateur. Le client, l’ADV ou toute autre personne peuvent être « Destinataire en copie »
(et/ou CCI) de ce mail.
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Manuel utilisation 12/06/2014l
Page 29 / 35
8. AGENDA
Permet de gérer un agenda de visites clients, synchronisé avec Infinity CRM.
Les codes évènements utilisables sont gérés par Infinity CRM.
La partie Préparation est à remplir avant la visite, la partie Rapport est à compléter après la
visite.
Le rapport de visite ne sera pas transmis si la partie Rapport n’est pas renseignée.
Une fois le rapport saisi, CRM_ID vous propose de créer automatiquement un nouveau
rendez-vous qui tient compte de la fréquence de visite définie dans la fiche client.
Manuel utilisation 12/06/2014l
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Si vous disposez d’Infinity CRM un évènement sera automatiquement créé dans Infinity, dans
le cas contraire un simple mail sera émis vers l’ADV paramétré dans la fiche Infinity du
commercial.
Manuel utilisation 12/06/2014l
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Manuel utilisation 12/06/2014l
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9. QUESTIONNAIRES
Le paramétrage des questionnaires s’effectue dans Infinity CRM.
Les réponses à ces questionnaires sont saisies dans CRM_ID puis intégrées automatiquement
dans Infinity CRM par l’intermédiaire d’évènements.
Choix d’un questionnaire :
Manuel utilisation 12/06/2014l
Page 33 / 35
Saisie de la première rubrique :
Manuel utilisation 12/06/2014l
Page 34 / 35
Saisie de la seconde rubrique qui comporte une liste déroulante, les valeurs de cette liste
provenant de l’ERP :
Manuel utilisation 12/06/2014l
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  • 1. Document CRM_ID Suivi Version : V1.0 Date : 12 juin 2014 Rédacteur PLG JCV Projet Mobilité Origine R&D INFORQUIN 9 – 11 Rue François Arago ELANCOURT – BP 86 78190 TRAPPES Tél. :+33 (0)1 30 16 43 90 contact@inforquin.fr www.inforquin.fr CRM_ID Manuel utilisateur
  • 2. Manuel utilisation 12/06/2014l Page 2 / 35 SOMMAIRE 1. PARAMETRAGE.................................................................................................3 2. SYNCHRONISATION .........................................................................................4 3. PAGE D’ACCUEIL..............................................................................................5 4. CLIENTS .............................................................................................................7 5. ACTIONS COMMERCIALES ............................................................................13 6. CATALOGUE ...................................................................................................15 7. ORDRES ...........................................................................................................23 8. AGENDA .........................................................................................................29 9. QUESTIONNAIRES ...........................................................................................32
  • 3. Manuel utilisation 12/06/2014l Page 3 / 35 1. PARAMETRAGE Le paramétrage est géré directement dans Infinity, dans la fiche du commercial puis reporté dans la tablette. - Type de la prochaine synchronisation : différentielle (export des mises à jour uniquement) ou full (export complet). - Exporter tous les clients : si non coché, export uniquement des clients affectés au commercial (qu’il soit en position 1, 2 ou 3 dans la fiche client). - Heure de synchronisation automatique : heure à laquelle la tablette récupèrera automatiquement les mises à jour. - Mail ADV : servira à transmettre le rapport de visite. Si vous disposez d’Infinity CRM ce paramètre n’est pas utilisé, les rapports de visites sont directement intégrés en tant qu’évènement avec émission de mail en CC et/ou CCI. - Taux de remise maximum : valeur contrôlée lors de la saisie d’un prix. Si le taux de remise est zéro, les prix ne peuvent pas être modifiés lors de la saisie. - N° de tablette attribuée au commercial : identifie la tablette, notamment le compte Gmail associé.
  • 4. Manuel utilisation 12/06/2014l Page 4 / 35 2. SYNCHRONISATION Nécessite une connexion 3G/4G ou Wifi. La synchronisation récupère les informations contenues dans Infinity : - Les clients. - Les adresses de livraisons. - Les contacts. - Les produits, tarifs et stocks. - Les codes évènements utilisables dans les rapports de visites. - Les questionnaires et rubriques associées. La synchronisation peut être lancée manuellement ou programmée (voir paramétrage).
  • 5. Manuel utilisation 12/06/2014l Page 5 / 35 3. PAGE D’ACCUEIL Pour obtenir la page d’information concernant le commercial appuyez sur , le document associé à son code s’affiche (en format pdf ou html au choix).
  • 7. Manuel utilisation 12/06/2014l Page 7 / 35 4. CLIENTS La recherche porte sur les champs raison sociale, adresse et numéros de téléphones. Filtre possible sur les champs : importance, secteur, feu (vert=ok orange=risque, rouge=bloqué) et actions commerciales.
  • 9. Manuel utilisation 12/06/2014l Page 9 / 35 - Importance : de 0 à 5, pour qualifier votre client en affichant des * (non synchronisé avec Infinity). - Secteur : regroupement de clients, prospects pour organiser des tournées par exemple (non synchronisé avec Infinity). Ce champ est un critère de sélection sur la page de recherche.
  • 10. Manuel utilisation 12/06/2014l Page 10 / 35 - Fréquence : de 0 à 365 en jours. Lors de la saisie d’un rapport de visite la date de la prochaine visite pourra être calculée automatiquement (non synchronisé avec Infinity). - Dernier devis et dernière commande : dates des dernières transactions saisies sur la tablette. informations les plus pertinentes concernant le client, CA et portefeuilles.
  • 11. Manuel utilisation 12/06/2014l Page 11 / 35 Les commandes et reliquats sont classés par ordre croissant (de la plus ancienne pièce à la plus récente). Les devis et factures peuvent aussi être affichés, la profondeur de l’historique est paramétrée dans Infinity ; classement de la plus récente pièce à la plus ancienne. voir ou gérer les adresses et les contacts. Les contacts et adresses créés ou modifiés dans CRM_ID ne sont pas intégrés dans Infinity.
  • 12. Manuel utilisation 12/06/2014l Page 12 / 35 géolocaliser le client via Google Maps. Vous avez aussi la possibilité de créer ou modifier des fiches prospects (non synchronisé avec Infinity). Pour les prospects toutes les informations sont modifiables, pour les clients seuls les champs importance, secteur, et fréquence de visite sont modifiables.
  • 13. Manuel utilisation 12/06/2014l Page 13 / 35 5. ACTIONS COMMERCIALES CRM_ID vous offre la possibilité de définir des actions commerciales en trois étapes simples : - Etape 1 : définir l’action commerciale. - Etape 2 : définir la cible (les clients concernés). - Etape 3 : indiquer si le client a été traité.
  • 15. Manuel utilisation 12/06/2014l Page 15 / 35 6. CATALOGUE La recherche porte sur les champs référence (code article), désignation et code barre avec possibilité de spécifier une catégorie de produit (famille de statistique n°1 de la fiche article Infinity), un fournisseur ou sélectionner uniquement les produits récemment créés. Sélection d’une catégorie (axe statistique n° 1 de la fiche article) :
  • 16. Manuel utilisation 12/06/2014l Page 16 / 35 Sélection d’un fournisseur ou nouveaux produits :
  • 17. Manuel utilisation 12/06/2014l Page 17 / 35 Appuyez sur une ligne pour afficher l’image associée.
  • 18. Manuel utilisation 12/06/2014l Page 18 / 35 affiche le descriptif technique du produit.
  • 19. Manuel utilisation 12/06/2014l Page 19 / 35 Fonctionnalités sur la page de recherche : Les lignes en rouge sont en rupture de stock. seuls les articles disposant d’un stock s’affichent.
  • 20. Manuel utilisation 12/06/2014l Page 20 / 35 affiche le prix net client sinon affiche le tarif société (voir paramétrage Infinity). permet de saisir la quantité sur la ligne sélectionnée et ajoute le produit au panier en cours.
  • 22. Manuel utilisation 12/06/2014l Page 22 / 35 Appuyez sur pour consulter ou modifier le panier en cours.
  • 23. Manuel utilisation 12/06/2014l Page 23 / 35 7. ORDRES On entend par ordre, les commandes, les devis et panier en cours uniquement saisis sur la tablette. L’adresse de livraison est modifiable. La note est intégrée dans Infinity en tant que texte d’entête donc éditée sur les documents commerciaux. Pour supprimer une ligne, remettre la quantité à 0. Pour modifier un prix (si le paramétrage l’autorise), appuyez sur la ligne concernée.
  • 24. Manuel utilisation 12/06/2014l Page 24 / 35 Décocher puis saisir le prix négocié (dans la limite du % de remise autorisé) et valider en appuyant sur .
  • 25. Manuel utilisation 12/06/2014l Page 25 / 35 Le panier peut être validé ensuite en devis ou commande. La transmission des ordres s’effectue à la demande et les ordres intégrés dans l’ERP ne sont plus modifiables.
  • 26. Manuel utilisation 12/06/2014l Page 26 / 35 Ne pas oublier d’appuyer sur pour démarrer le transfert.
  • 27. Manuel utilisation 12/06/2014l Page 27 / 35 Une fois l’intégration effectuée dans Infinity un mail contenant la pièce en pdf est envoyée à l’utilisateur. Le client, l’ADV ou toute autre personne peuvent être « Destinataire en copie » (et/ou CCI) de ce mail.
  • 29. Manuel utilisation 12/06/2014l Page 29 / 35 8. AGENDA Permet de gérer un agenda de visites clients, synchronisé avec Infinity CRM. Les codes évènements utilisables sont gérés par Infinity CRM. La partie Préparation est à remplir avant la visite, la partie Rapport est à compléter après la visite. Le rapport de visite ne sera pas transmis si la partie Rapport n’est pas renseignée. Une fois le rapport saisi, CRM_ID vous propose de créer automatiquement un nouveau rendez-vous qui tient compte de la fréquence de visite définie dans la fiche client.
  • 30. Manuel utilisation 12/06/2014l Page 30 / 35 Si vous disposez d’Infinity CRM un évènement sera automatiquement créé dans Infinity, dans le cas contraire un simple mail sera émis vers l’ADV paramétré dans la fiche Infinity du commercial.
  • 32. Manuel utilisation 12/06/2014l Page 32 / 35 9. QUESTIONNAIRES Le paramétrage des questionnaires s’effectue dans Infinity CRM. Les réponses à ces questionnaires sont saisies dans CRM_ID puis intégrées automatiquement dans Infinity CRM par l’intermédiaire d’évènements. Choix d’un questionnaire :
  • 33. Manuel utilisation 12/06/2014l Page 33 / 35 Saisie de la première rubrique :
  • 34. Manuel utilisation 12/06/2014l Page 34 / 35 Saisie de la seconde rubrique qui comporte une liste déroulante, les valeurs de cette liste provenant de l’ERP :