Ce document présente les efforts d'un office de tourisme pour réduire ses charges opérationnelles par la renégociation de contrats fournisseurs entre 2015 et 2016, entraînant des économies significatives. Des améliorations ont été réalisées dans la téléphonie, la gestion des copieurs et la comptabilité, tout en maintenant une qualité de service accrue. Une méthode collaborative et proactive a été adoptée, impliquant les utilisateurs dans le processus de renégociation et favorisant des choix pertinents au lieu de se limiter au moins cher.

1. Journée
technique MOPA
Baisser ses charges
"J'ai renégocié mes contrats auprès des
fournisseurs"
05/11/2015

2. Contexte
Un Office de tourisme encore jeune…
> EPIC depuis 2011
…qui connait un développement commercial très rapide
> Croissance à deux chiffres chaque année
>> Besoin de performance : le mieux disant est préférable au moins disant
>> Changement de direction printemps 2014

3. Téléphonie
Point de départ :
2 lignes fixes - ADSL
2 lignes mobiles """"illimité""""
3 mobiles en paiement au compteur
Une messagerie d'attente
3 factures
Point d'arrivée :
4 lignes fixes - ADSL
2 lignes mobiles illimité
9 mobiles en paiement au compteur
Une messagerie d'attente + serveur vocal trilingue
1 facture - 2.100€ en 2015
-3.000€ en 2016

4. Copieur
Point de départ :
L'OT propriétaire d'une machine achetée sur un salon
Forfait au trimestre pour la fourniture des consommables
+ paiement consommation
Point d'arrivée :
Contrat tout compris
Location du copieur (inclut fourniture des consommables)
+ paiement consommation
+ Optimisation :
Procédure interne sur les impressions -3.000€ en 2015

5. Compta
Point de départ :
1 logiciel + contrat de maintenance
1 contrat pluriannuel pour édition des bulletins de salaires
Point d'arrivée :
1 logiciel + contrat de maintenance
Édition des BS à la prestation (coût divisé par 2,5)
+ Optimisation à venir :
L'économie réalisée est réinjectée en
formation interne, pour reprendre les
éditions de BS en interne en 2016.
- 1.500€ en 2015
-1.300€ en 2016

6. Bilan
Dès n+1 :
15.700€ => 9.000€ TTC
Dès n+2 :
15.700€ => 7.300€ TTC
Et surtout à meilleure qualité de service…

7. Les prochains sur la liste…
Matériel bureautique…

8. Les prochains sur la liste…
Site web
Le marché public passé pour la refonte du site web principal amènera
mécaniquement une baisse des coûts d'hébergement et de maintenance…
2015 : 850€/an HT
2016 : 350€/an HT

9. Notre méthode
- on essaie de ne pas s'enfermer dans une relation de routine de
paiement du sous-traitant
- bien sûr on laisse sa chance au sortant de garder le marché
- Les renégociations de contrat se font avec l'accord et la participation
des usagers du service (ex : le comptable choisit son logiciel)
- Pas de recherche du moins disant, mais d'un mieux disant (l'économie
se gagne dans le temps)
- Veille permanente sur les opérateurs qui pourraient amener une
renégociation des marchés