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Manuel d'utilisateur

Planning Sage CRM




        Version 1.0
      1er Février 2011
                         © Matthieu Richard CRM
Sommaire




Manuel d'utilisateur ........................................................................................... 1

  I.       Introduction ............................................................................................... 3

  II. Installation du composant ......................................................................... 3

  III.       Présentation du planning ........................................................................ 4

  IV.        Fonctionnalités ....................................................................................... 6

       •     Changer ou ajouter des utilisateurs......................................................... 7

       •     Créer une nouvelle communication......................................................... 7

  V. Paramétrage du planning ........................................................................... 8

  VI.        Personnalisation du planning ................................................................ 10




                                                                                            © Matthieu Richard CRM
I. Introduction
    Le composant Planning Sage CRM a été développé afin de combler un manque fonctionnel pour les
clients désireux de gérer leurs ressources utilisateurs de manière efficace. Il apporte une gestion des
rendez-vous quotidiens, hebdomadaires ou mensuels des utilisateurs de Sage CRM à travers une vue
unique, simple et claire.

   Ce manuel permet de découvrir les fonctionnalités du composant ainsi que la manière de l'utiliser et
de le paramétrer.



    Pré-requis: Ce composant nécessite Sage CRM v6.50 ou supérieur ainsi que le Framework .Net v2
                                            ou supérieur.




II. Installation du composant
   Comme tout composant Sage CRM, il s'installe à travers l'interface de gestion des composants, dans
Administration -> Personnalisation -> Gestionnaire de composants.
Parcourir le disque et choisir le fichier PlanningSageCRM.zip puis cliquer sur Validez l'ajout du
composant à la liste des composants installables.
Choisir ensuite l'entrée Planning Sage CRM dans la liste, puis cliquer sur le bouton Installer le
composant.
Une fois le composant installé, un nouveau bouton Planning est disponible dans le menu principal.




                                                                                  © Matthieu Richard CRM
III. Présentation du planning

   Un clic sur le bouton           dans le menu principal affiche l'écran de gestion du planning:




  Il est composé de deux zones principales: la zone de filtre (au-dessus) et le tableau des
                                pri                               dessus)
communications des utilisateurs:
        •   La zone de filtre comporte deux blocs de filtre: le premier permet de choisir quels
            utilisateurs seront présents dans le tableau, le deuxième quels types de communication
            seront affichés. Ces deux blocs sont entièrement paramétrables.
        •   Le tableau permet de visualiser et d'interagir avec les communications des utilisateurs. Il est
            calqué sur le mode de présentation du calendrier standard de Sage CRM. Cependant,
                                                                                CRM
            chaque colonne correspond à un utilisateur différent. Il permet de visualiser les
            communications sur un mois, une semaine ou sur un jour.




                                   Figure 1: Exemple de vue par semaine




                                                                                 © Matthieu Richard CRM
Figure 2: Exemple de vue par jour

   La zone située juste au-dessus du tableau permet naviguer à travers les dates, de choisir le mode de
                           dessus
vue. Trois boutons situés sur la droite de la zone permettent de configurer les préférences d'affichage
                                                                                            d'aff
du planning, d'afficher/cacher la zone de filtres et d'imprimer le planning.


   Suivant le mode de vue (mois, semaine ou jour), la présentation des communications diffère
                           mois,
légèrement.
En vue « semaine », la présentation des communications reprend l'icone correspondant au type d'action
                  ,                      communication
(rendez-vous, appel sortant etc.) accompagné des heures de début et fin (et éventuellement des dates si
        vous,
la communication s'étale sur plusieurs jours).
En vue « mois », la présentation est identique à celle de la vue « «semaine », seule une colonne à
               ,                                                             ,
gauche regroupe les jours d’une même semaine. Le double-clique sur cette colonne permet de cacher la
                            une
semaine.
En vue « jour », un bloc reprenant les détails de la communication apparait en-dessous de l'icone et des
               ,                                                               dessous
heures.
Dans tous les cas, un code couleur est associé au type d'action de la communication. Le survol de l'icone
fait apparaitre une info-bulle reprenant les détails de la communication. Un clic sur l'icône permet
                         bulle                             communication
d'afficher la communication.




    Les codes couleur, le bloc de détails ainsi que l'info-bulle sont entièrement paramétrables.
                                                    l'info bulle




                                                                                © Matthieu Richard CRM
Exemple de communications :




                                                                                                 Figure
                                                                                                 3:

   Tips: appuyer sur la touche contrôle du clavier lors du survol de l'icône permet de garder
                                                                                                  Mode
   l'info-bulle ouverte afin de naviguer sur les hyperliens éventuellement présents.
                                                                                                 semai
                                                                                                 ne
avec info-bulle              Figure 4: Mode jour




IV. Fonctionnalités
   Le planning permet d'interagir avec les communications par drag&drop. Il est ainsi possible de
modifier les dates/heures, d'associer la communication à un autre utilisateur ou d'en ajouter un.
Certaines fonctionnalités sont disponibles en tout temps, d'autres suivant le mode de vue (semaine,
mois ou jour).
       Changer les dates et horaires
       En mode « semaine » et « mois », le drag&drop d'une communication sur une autre ligne
    changera les dates associées (date de début et de fin) mais ne changera pas les horaires.
    En mode « jour », le drag&drop sur une autre ligne changera les horaires sans changer les dates de
    début et de fin.

                                                                                © Matthieu Richard CRM
Dans les deux cas, la durée de la communication reste inchangée.

       Il est possible de modifier la durée de la communication. En mode « jour », le bloc
    communications arbore une ligne en haut et en bas. Déplacer ces lignes modifieront l'heure de
    début ou de fin de la communication.

       Changer ou ajouter des utilisateurs
       Indépendamment du mode de vue, le drag&drop d'une communication d'une colonne sur une
    autre changera l'utilisateur associé à la communication.
    En revanche, si la touche contrôle du clavier reste appuyée pendant le déplacement de la
    communication, l'utilisateur associé à la colonne de destination sera alors ajouté à la liste des
    utilisateurs sans pour autant enlever l'utilisateur de la colonne de départ.


       Créer une nouvelle communication
   Le planning permet également de créer de nouvelles communications. En fonction de l'action
effectuée, certaines données de la communication seront pré-remplies:
               Le clic sur le nom d'un utilisateur dans l'entête d’une colonne permet d'afficher l'écran
               de création d'une communication pour cet utilisateur.
               Le clic sur un horaire dans la première colonne en mode « jour » permet d'afficher
               l'écran de création d'une communication pour ce créneau horaire.
               Le double clic dans une cellule vide du tableau permet d'afficher l'écran de création
               d'une communication pour le créneau horaire (mode « jour ») ou pour la journée (mode
               « semaine » ou « mois ») et pour l'utilisateur correspondant à la colonne de la cellule.
Il existe un dernier moyen pour créer une communication:
Dans chaque entête de colonne, devant le nom de l'utilisateur, se trouve une case à cocher. Elle permet
de sélectionner les utilisateurs à associer à la nouvelle communication.
Un premier clic dans une cellule de la première colonne (pas sur l'hyperlien) permet de sélectionner la
première borne (horaire ou journalière). Un second clic sur une autre cellule de la première colonne
permet de sélectionner la seconde borne. Un clic droit sur cette plage de sélection affiche un menu
contextuel. Il permet d'ouvrir la fenêtre de nouvelle communication avec les critères définis (utilisateurs
et dates/heures).




                                                                                  © Matthieu Richard CRM
Figure 5: Exemple de création de communication pour W. Dolan et M. Ebden sur le créneau 09h00-10h30
               emple                                                                       09h00




V. Paramétrage du planning

   Le bouton         permet de paramétrer les préférences utilisateur (fig.6) concernant le planning.
Un clic sur ce bouton affiche cette fenêtre modale:




                                     Figure 6: préférences utilisateur



                                                                                © Matthieu Richard CRM
Le paramètre Nombre de jour d'une semaine indique combien de jours de la semaine doivent
       être affiché en mode « semaine » et « mois ». Indiquer 5 affichera les semaines du lundi au
       vendredi.
       Le paramètre Heure de début de planning spécifie à quelle heure commence l'affichage du
       planning en mode « jour ». Toutes les communications ayant lieu avant cette heure seront
       affichées sur la première ligne du tableau.
       Le paramètre Heure de fin de planning spécifie à quelle heure finit l'affichage du planning en
       mode « jour ». Toutes les communications ayant lieu après cette heure seront affichées sur la
       dernière ligne du tableau.
       Le paramètre Vue par défaut permet de choisir quelle vue (« jour », « semaine » ou « mois » )
       afficher par défaut. Ce paramètre n'est utilisé que lors du premier affichage du planning. Ensuite,
       une variable de session conserve le mode de vue sur toute la durée de connexion de l'utilisateur.
       Le paramètre Forcer la taille de la communication permet de spécifier si toutes les informations
       de la communication doivent être affichées (cf. fig. 7-8). Si tel est le cas, la hauteur de chaque
       ligne ne sera pas fixe. Ce paramètre est valable uniquement en mode « jour ».




Figure 7, Figure 8: Exemple de communication avec et sans le mode Forcer la taille de la communication




           Si la taille n'est pas forcée, une partie des informations de la communication sont cachées
                        mais restent accessibles en scrollant sur le bloc de la communication.




                                                                                    © Matthieu Richard CRM
Le paramètre Communication dans une modale permet d'afficher l'écran d'une communication
       dans une fenêtre modale plutôt que de rediriger la page. Si le paramètre est activé, la
       communication s'affiche de cette façon:




       Le paramètre Code couleur action permet de définir la couleur de chaque type d’action.
       Sélectionner le ou les types d’actions puis cliquer sur l’icône à gauche de la liste déroulante. Un
       choix de couleurs est alors présenté. Cliquer sur une des couleurs permet de l’affecter aux types
       sélectionnés.




     A retenir: Ces paramètres sont propres à chaque utilisateur. Tant qu'il ne les a pas modifiés, les
   valeurs par défaut sont reprises depuis les paramètres système. Une fois modifiées, les valeurs sont
                            stockées dans la table des préférences utilisateur.




VI. Personnalisation du planning
Le composant planning offre un certain nombre de personnalisations possible:
       les deux écrans de filtre sont stockés dans les métadonnées. Ils sont donc modifiables comme
       n'importe quel écran de Sage CRM. L'écran de filtre des utilisateurs se trouve dans la partie


                                                                                 © Matthieu Richard CRM
Administration -> Personnalisation -> Utilisateurs et se nomme « PlanningUserFilterBox ».
L'écran de filtre des communications se trouve dans la partie Administration ->
Personnalisation -> Communication et se nomme « PlanningCommFilterBox ».
Le bloc de détails de la communication qui apparait en mode « jour » ainsi que le bloc info-bulle
sont également stockés dans les métadonnées. Ils se trouvent dans Administration ->
Personnalisation -> Communication et se nomment respectivement
« PlanningCommDetailBox » et « PlanningCommAltBox ».
Les préférences utilisateur par défaut sont stockées dans la table des paramètres système. Leurs
noms sont préfixés par « Planning ». Ils sont modifiables directement à travers le bouton de
paramétrage du planning dans le cas où l’utilisateur est connecté avec le login « admin ».




                                                                         © Matthieu Richard CRM

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Module de Planning pour Sage CRM

  • 1. Manuel d'utilisateur Planning Sage CRM Version 1.0 1er Février 2011 © Matthieu Richard CRM
  • 2. Sommaire Manuel d'utilisateur ........................................................................................... 1 I. Introduction ............................................................................................... 3 II. Installation du composant ......................................................................... 3 III. Présentation du planning ........................................................................ 4 IV. Fonctionnalités ....................................................................................... 6 • Changer ou ajouter des utilisateurs......................................................... 7 • Créer une nouvelle communication......................................................... 7 V. Paramétrage du planning ........................................................................... 8 VI. Personnalisation du planning ................................................................ 10 © Matthieu Richard CRM
  • 3. I. Introduction Le composant Planning Sage CRM a été développé afin de combler un manque fonctionnel pour les clients désireux de gérer leurs ressources utilisateurs de manière efficace. Il apporte une gestion des rendez-vous quotidiens, hebdomadaires ou mensuels des utilisateurs de Sage CRM à travers une vue unique, simple et claire. Ce manuel permet de découvrir les fonctionnalités du composant ainsi que la manière de l'utiliser et de le paramétrer. Pré-requis: Ce composant nécessite Sage CRM v6.50 ou supérieur ainsi que le Framework .Net v2 ou supérieur. II. Installation du composant Comme tout composant Sage CRM, il s'installe à travers l'interface de gestion des composants, dans Administration -> Personnalisation -> Gestionnaire de composants. Parcourir le disque et choisir le fichier PlanningSageCRM.zip puis cliquer sur Validez l'ajout du composant à la liste des composants installables. Choisir ensuite l'entrée Planning Sage CRM dans la liste, puis cliquer sur le bouton Installer le composant. Une fois le composant installé, un nouveau bouton Planning est disponible dans le menu principal. © Matthieu Richard CRM
  • 4. III. Présentation du planning Un clic sur le bouton dans le menu principal affiche l'écran de gestion du planning: Il est composé de deux zones principales: la zone de filtre (au-dessus) et le tableau des pri dessus) communications des utilisateurs: • La zone de filtre comporte deux blocs de filtre: le premier permet de choisir quels utilisateurs seront présents dans le tableau, le deuxième quels types de communication seront affichés. Ces deux blocs sont entièrement paramétrables. • Le tableau permet de visualiser et d'interagir avec les communications des utilisateurs. Il est calqué sur le mode de présentation du calendrier standard de Sage CRM. Cependant, CRM chaque colonne correspond à un utilisateur différent. Il permet de visualiser les communications sur un mois, une semaine ou sur un jour. Figure 1: Exemple de vue par semaine © Matthieu Richard CRM
  • 5. Figure 2: Exemple de vue par jour La zone située juste au-dessus du tableau permet naviguer à travers les dates, de choisir le mode de dessus vue. Trois boutons situés sur la droite de la zone permettent de configurer les préférences d'affichage d'aff du planning, d'afficher/cacher la zone de filtres et d'imprimer le planning. Suivant le mode de vue (mois, semaine ou jour), la présentation des communications diffère mois, légèrement. En vue « semaine », la présentation des communications reprend l'icone correspondant au type d'action , communication (rendez-vous, appel sortant etc.) accompagné des heures de début et fin (et éventuellement des dates si vous, la communication s'étale sur plusieurs jours). En vue « mois », la présentation est identique à celle de la vue « «semaine », seule une colonne à , , gauche regroupe les jours d’une même semaine. Le double-clique sur cette colonne permet de cacher la une semaine. En vue « jour », un bloc reprenant les détails de la communication apparait en-dessous de l'icone et des , dessous heures. Dans tous les cas, un code couleur est associé au type d'action de la communication. Le survol de l'icone fait apparaitre une info-bulle reprenant les détails de la communication. Un clic sur l'icône permet bulle communication d'afficher la communication. Les codes couleur, le bloc de détails ainsi que l'info-bulle sont entièrement paramétrables. l'info bulle © Matthieu Richard CRM
  • 6. Exemple de communications : Figure 3: Tips: appuyer sur la touche contrôle du clavier lors du survol de l'icône permet de garder Mode l'info-bulle ouverte afin de naviguer sur les hyperliens éventuellement présents. semai ne avec info-bulle Figure 4: Mode jour IV. Fonctionnalités Le planning permet d'interagir avec les communications par drag&drop. Il est ainsi possible de modifier les dates/heures, d'associer la communication à un autre utilisateur ou d'en ajouter un. Certaines fonctionnalités sont disponibles en tout temps, d'autres suivant le mode de vue (semaine, mois ou jour). Changer les dates et horaires En mode « semaine » et « mois », le drag&drop d'une communication sur une autre ligne changera les dates associées (date de début et de fin) mais ne changera pas les horaires. En mode « jour », le drag&drop sur une autre ligne changera les horaires sans changer les dates de début et de fin. © Matthieu Richard CRM
  • 7. Dans les deux cas, la durée de la communication reste inchangée. Il est possible de modifier la durée de la communication. En mode « jour », le bloc communications arbore une ligne en haut et en bas. Déplacer ces lignes modifieront l'heure de début ou de fin de la communication. Changer ou ajouter des utilisateurs Indépendamment du mode de vue, le drag&drop d'une communication d'une colonne sur une autre changera l'utilisateur associé à la communication. En revanche, si la touche contrôle du clavier reste appuyée pendant le déplacement de la communication, l'utilisateur associé à la colonne de destination sera alors ajouté à la liste des utilisateurs sans pour autant enlever l'utilisateur de la colonne de départ. Créer une nouvelle communication Le planning permet également de créer de nouvelles communications. En fonction de l'action effectuée, certaines données de la communication seront pré-remplies: Le clic sur le nom d'un utilisateur dans l'entête d’une colonne permet d'afficher l'écran de création d'une communication pour cet utilisateur. Le clic sur un horaire dans la première colonne en mode « jour » permet d'afficher l'écran de création d'une communication pour ce créneau horaire. Le double clic dans une cellule vide du tableau permet d'afficher l'écran de création d'une communication pour le créneau horaire (mode « jour ») ou pour la journée (mode « semaine » ou « mois ») et pour l'utilisateur correspondant à la colonne de la cellule. Il existe un dernier moyen pour créer une communication: Dans chaque entête de colonne, devant le nom de l'utilisateur, se trouve une case à cocher. Elle permet de sélectionner les utilisateurs à associer à la nouvelle communication. Un premier clic dans une cellule de la première colonne (pas sur l'hyperlien) permet de sélectionner la première borne (horaire ou journalière). Un second clic sur une autre cellule de la première colonne permet de sélectionner la seconde borne. Un clic droit sur cette plage de sélection affiche un menu contextuel. Il permet d'ouvrir la fenêtre de nouvelle communication avec les critères définis (utilisateurs et dates/heures). © Matthieu Richard CRM
  • 8. Figure 5: Exemple de création de communication pour W. Dolan et M. Ebden sur le créneau 09h00-10h30 emple 09h00 V. Paramétrage du planning Le bouton permet de paramétrer les préférences utilisateur (fig.6) concernant le planning. Un clic sur ce bouton affiche cette fenêtre modale: Figure 6: préférences utilisateur © Matthieu Richard CRM
  • 9. Le paramètre Nombre de jour d'une semaine indique combien de jours de la semaine doivent être affiché en mode « semaine » et « mois ». Indiquer 5 affichera les semaines du lundi au vendredi. Le paramètre Heure de début de planning spécifie à quelle heure commence l'affichage du planning en mode « jour ». Toutes les communications ayant lieu avant cette heure seront affichées sur la première ligne du tableau. Le paramètre Heure de fin de planning spécifie à quelle heure finit l'affichage du planning en mode « jour ». Toutes les communications ayant lieu après cette heure seront affichées sur la dernière ligne du tableau. Le paramètre Vue par défaut permet de choisir quelle vue (« jour », « semaine » ou « mois » ) afficher par défaut. Ce paramètre n'est utilisé que lors du premier affichage du planning. Ensuite, une variable de session conserve le mode de vue sur toute la durée de connexion de l'utilisateur. Le paramètre Forcer la taille de la communication permet de spécifier si toutes les informations de la communication doivent être affichées (cf. fig. 7-8). Si tel est le cas, la hauteur de chaque ligne ne sera pas fixe. Ce paramètre est valable uniquement en mode « jour ». Figure 7, Figure 8: Exemple de communication avec et sans le mode Forcer la taille de la communication Si la taille n'est pas forcée, une partie des informations de la communication sont cachées mais restent accessibles en scrollant sur le bloc de la communication. © Matthieu Richard CRM
  • 10. Le paramètre Communication dans une modale permet d'afficher l'écran d'une communication dans une fenêtre modale plutôt que de rediriger la page. Si le paramètre est activé, la communication s'affiche de cette façon: Le paramètre Code couleur action permet de définir la couleur de chaque type d’action. Sélectionner le ou les types d’actions puis cliquer sur l’icône à gauche de la liste déroulante. Un choix de couleurs est alors présenté. Cliquer sur une des couleurs permet de l’affecter aux types sélectionnés. A retenir: Ces paramètres sont propres à chaque utilisateur. Tant qu'il ne les a pas modifiés, les valeurs par défaut sont reprises depuis les paramètres système. Une fois modifiées, les valeurs sont stockées dans la table des préférences utilisateur. VI. Personnalisation du planning Le composant planning offre un certain nombre de personnalisations possible: les deux écrans de filtre sont stockés dans les métadonnées. Ils sont donc modifiables comme n'importe quel écran de Sage CRM. L'écran de filtre des utilisateurs se trouve dans la partie © Matthieu Richard CRM
  • 11. Administration -> Personnalisation -> Utilisateurs et se nomme « PlanningUserFilterBox ». L'écran de filtre des communications se trouve dans la partie Administration -> Personnalisation -> Communication et se nomme « PlanningCommFilterBox ». Le bloc de détails de la communication qui apparait en mode « jour » ainsi que le bloc info-bulle sont également stockés dans les métadonnées. Ils se trouvent dans Administration -> Personnalisation -> Communication et se nomment respectivement « PlanningCommDetailBox » et « PlanningCommAltBox ». Les préférences utilisateur par défaut sont stockées dans la table des paramètres système. Leurs noms sont préfixés par « Planning ». Ils sont modifiables directement à travers le bouton de paramétrage du planning dans le cas où l’utilisateur est connecté avec le login « admin ». © Matthieu Richard CRM