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Observatoire intranet-2013-synthèse
L'enquête de 2013 révèle des avancées dans le déploiement des outils collaboratifs et une meilleure gouvernance des réseaux sociaux d'entreprise, bien que certains déploiements restent lents. La mobilité et l'accessibilité des intranets sont en augmentation, avec 80% prévus pour être accessibles en mobilité dans un an. La stratégie numérique devient cruciale pour les entreprises, avec une mutualisation croissante des équipes et un consensus autour des outils numériques.
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- 1. Résultats enquête 2013 Résultatde l’enquête 2013 - Page 1
- 2. Intranet 2013 Tendances 2013 Méthodologiede l’enquête Résultats 2013 Socio-types de l’entreprise Prospective Résultat de l’enquête 2013 - Page 2
- 3. Tendances 2013 Principales tendances2013 : l’âge de raison ? Après un temps d’engouement et de communication exacerbée autour des réseaux sociaux d’entreprise, la réalité confirme bien que le déploiement de ces outils se fait de manière progressive et concertée. C’est la seule garantie du succès de leur déploiement. Les avancées principales sont à noter dans le déploiement des outils collaboratifs. Qu’il s’agisse des espaces collaboratifs, dont l’implémentation est désormais très organisée, ou de la gouvernance qui s’installe avec les fonctions de community management, on constate une approche plus rationnelle autour des outils numériques. Comme si l’entreprise sur ces sujets avait atteint l'âge de raison. Les accès distants pour tous types d’interactions sont possibles dans une grande majorité des cas. L’ergonomie des sites s’adapte à la consultation sur terminaux légers dans près d’un quart des organisations. La stratégie numérique commence à émerger même si dans ce domaine les marges de manœuvre sont conséquentes. Contexte économique tendu d’une part et pression des nouveaux usages et nouveaux outils portés par les nouvelles générations d’autre part poussent toutes les organisations à la transformation mais à des rythmes différents. Les outils de communication en temps réel comme la messagerie instantanée ou la web conférence confirment une croissance continue de l’usage du numérique dans les échanges internes démontrant ainsi une bonne compréhension de leurs valeurs ajoutées opérationnelles. C’est aussi le signe d’une véritable maturité. Résultat de l’enquête 2013 - Page 3
- 4. Tendances 2013 Tendances del’intranet 2013 Gouvernance Réseau social d’entreprise Outils collaboratifs : une année de progression régulière avec des espaces de mieux en mieux outillés Le réseau social d’entreprise continue de se déployer mais à un rythme lent, certaines fonctions sociales semblent émerger Stratégie numérique Une prise de conscience plus marquée de la nécessité de la gouvernance se dessine Mobilité Outils collaboratifs 80% des intranets seront accessibles en mobilité dans un an Stratégie numérique : la mise en commun entre web interne et web externe se fait au travers des équipes plus mutualisées Résultat de l’enquête 2013 - Page 4
- 5. Tendances 2013 Les outilscollaboratifs continuent leur déploiement Présence dominante de l’outil Espaces créés par des opérationnels Outils collaboratifs Confirmation de pratiques collaboratives étendues Forte progression de la messagerie instantanée 61% des entreprises déclarent des espaces collaboratifs projets (+4%), les communautés de pratique gagnent 8% à 44%, les communautés d’intérêt 9%. 27% des organisations font un usage régulier à étendu de ces espaces La messagerie instantanée est présente dans un cas sur deux et les outils de web conférence dans 46% des cas Signal faible avec l’émergence de murs d’activité et « YouTube interne » Création des espaces collaboratifs à l'initiative des opérationnels en augmentation, avec toujours une gouvernance bien présente Résultat de l’enquête 2013 - Page 5
- 6. Tendances 2013 Le réseausocial d’entreprise peine à se déployer Pratique régulière en progression Nombreux projets Le RSE est proposé dans près de 27% des cas contre 23% en 2012. Près de 16% contre 14% des entreprises en 2012 ont une pratique régulière des outils sociaux Les projets de RSE sont cités dans 20% des entreprises Réseau social d’entreprise Commentaire sur les contenus en croissance Following et mise en relation se déploient Le commentaire sur les contenus devrait être possible dans 46% des cas d’ici 1 an Les abonnements à des personnes (followers) ainsi que les outils de mise en relation sont en augmentation respective de 7% et 6% Résultat de l’enquête 2013 - Page 6
- 7. Tendances 2013 La gouvernanceprogresse dans certains domaines Evolution de la gouvernance autour du cycle de vie du document Plus de community managers Gouvernance Gouvernance du RSE stable Moindre usage des outils de mesure La progression de la gouvernance se stabilise. On note une montée des procédures de suppression (+5%) et des procédures d'archivage (+3,2%) 43% des entreprises disposent désormais de community managers (contre 37% en 2012). 26% des entreprises devraient augmenter leur nombre en 2014 La gouvernance du RSE reste à étendre. Elle est stable par rapport à 2012 Le recours aux outils de mesure est en retrait Résultat de l’enquête 2013 - Page 7
- 8. Tendances 2013 La mobilitéest en marche Accès distant majoritaire Diversité des tâches exécutables L’accès distant depuis un PC devrait être proposé dans plus de 80% des cas d’ici un an (73% aujourd’hui) Progression généralisée des tâches exécutables à l’extérieur de l’entreprise On attend une multiplication par 2 de la consultation sur tablette tactile et smartphone d’ici un an L’équipement en outils permettant simultanées pousse l’usage en mobilité Mobilité Ergonomie dédiée aux smartphones et tablettes en augmentation Usage en mobilité facilité les actions Résultat de l’enquête 2013 - Page 8
- 9. Tendances 2013 La stratégienumérique devient une priorité Mutualisation des équipes Projets de platesformes collaboratives La mutualisation des équipes pour la gestion des univers web (inter/intra) est une réalité dans 55% des cas Les plates-formes collaboratives sont les projets numériques les plus récents sur lesquels travaillent les entreprises dans 46% des cas DSI et DirCom sont les principaux sponsors des projets numériques (42% et 41%) comme en 2012. Seules 37% des entreprises déclarent une responsabilité partagée Les projets de RSE s’intègrent de plus en plus à l’intranet Stratégie numérique DirCom et DSI principaux sponsors Intégration progressive du RSE dans l’intranet Résultat de l’enquête 2013 - Page 9
- 10. Tendances 2013 Evolution dela gouvernance autour du cycle de vie du document Pratique régulière en progression Plus de community managers Nombreux projets Gouvernance Réseau social d’entreprise Moindre usage des outils de mesure Mutualisation des équipes Commentaire sur les contenus en croissance Gouvernance du RSE stable Projets de platesformes collaboratives Following et mise en relation se déploient Accès distant majoritaire Stratégie numérique DirCom et DSI principaux sponsors Diversité des tâches exécutables Présence dominante de l’outil Intégration progressive du RSE dans l’intranet Espaces créés par des opérationnels Outils collaboratifs Confirmation de pratiques collaboratives étendues Mobilité Ergonomie dédiée aux smartphones et tablettes en augmentation Usage en mobilité facilité Forte progression de la messagerie instantanée Résultat de l’enquête 2013 - Page 10
- 11. Intranet 2013 Tendances 2013 Méthodologiede l’enquête Résultats 2013 Socio-types de l’entreprise Prospective Résultat de l’enquête 2013 - Page 11
- 12. Méthodologie de l’enquête L’Observatoirede l’intranet Etude de référence sur les évolutions des dispositifs intranet Depuis 1999 : 14ème édition Analyse la progression de l’intranet et des technologies de l'information dans les organisations du travail privées et publiques Cette observation régulière permet de dégager les principales tendances et relève les évolutions significatives, dans la durée Finalité : observer le dispositif intranet pour comprendre les tendances, anticiper les évolutions et permettre aux entreprises de se benchmarker Nous remercions les associations : AFCI, ADBS et Communication & Entreprise (Ujjef) qui ont encore cette année relayé l’Observatoire de l’intranet et de la stratégie numérique. Ainsi que Boostzone et Emergenceweb (blog canadien influent dédié à la communication interactive). Résultat de l’enquête 2013 - Page 12
- 13. Méthodologie de l’enquête Méthodologiede l’enquête L’enquête s’est déroulée du 21 janvier au 12 avril 2013 sur le site www.observatoire-intranet.com 428 réponses valides ont été traitées L’échantillon de l’édition 2013 correspond à un équivalent de salariés représentés de près de 6,9 millions 86% des répondants sont français. 14% en provenance de pays d’Europe, d’Amérique du Nord et d’Afrique Le questionnaire, auto-administré, proposait 47 questions qui s’articulaient autour de 4 thèmes : Information et communication Collaboration Réseau social d'entreprise et fonctions sociales Stratégie numérique Cette année, nous avons distingué les organisations du secteur public et parapublic dont nous rappelons les définitions ci-dessous : Le public concerne uniquement les administrations : ministères et collectivités territoriales (régions, départements, villes) Le parapublic concerne les services d’administration et d’assistance, d’enseignement et d’activité immobilière régulée Résultat de l’enquête 2013 - Page 13
- 14. Résultats 2013 L’entreprise etson contexte Information et communication Collaboratif Réseau social d’entreprise Stratégie numérique Résultat de l’enquête 2013 - Page 14
- 15. L’entreprise et soncontexte Les effectifs et secteurs des entreprises répondantes 35% 29% 30% 15% 25% 18% 20% 20% 17% 15% 15% 10% 9% 10% 5% 0% 18% Moins de 100 De 100 à 500 De 501 à 1000 De 1001 à 5000 personnes personnes personnes personnes De 5001 à 10.000 personnes Plus de 10.000 personnes Industrie Service Administration publique 50% Parapublic Un échantillon très comparable à celui des éditions précédentes que ce soit pour la taille des entreprises répondantes ou pour leur appartenance sectorielle Tous les secteurs de l’économie sont représentés Toutes les tailles d’entreprises sont présentes avec un pic historique d’entreprises d’effectif entre 1001 et 5000 personnes Résultat de l’enquête 2013 - Page 15
- 16. L’entreprise et soncontexte Evolution des effectifs des répondants 35% 30% 27% 29% 25% 20% 20% 19% 17% 17% 17% 15% 15% 10% 10% 11% 9% 2012 2013 10% 5% 0% Moins de 100 personnes De 100 à 500 personnes De 501 à 1000 personnes De 1001 à 5000 personnes De 5001 à 10.000 personnes Plus de 10.000 personnes Grande stabilité du poids des répondants par taille d’effectif entre 2012 et 2013, avec toutefois : Une progression régulière des répondants dont l’effectif dépasse 10.000 personnes (+ 3%) En correspondance, un léger recul des répondants dont l’effectif est inférieur à 500 (- 4%) Résultat de l’enquête 2013 - Page 16
- 17. L’entreprise et soncontexte Répartition des répondants par pays et présence à l’international 3,5% 3,3% 1,4% 0,5% 0,7% 70% 4,2% 60% France 58% 50% Canada 40% Suisse 30% Benelux 20% Maghred 12% 11% 11% 10% Afrique subsaharienne Autre 9% 0% 1 pays 86,4% De 2 à 5 pays De 6 à 20 pays De 21 à 50 pays Plus de 50 pays Légère augmentation de la proportion de répondants internationaux (11,4% en 2012 et 13,6% en 2013). La répartition entre les différents pays reste constante par rapport à 2012 La majorité des entreprises répondantes sont basées dans un seul pays, ceci est lié au grand nombre d'entreprises françaises mais aussi d'organisations publiques répondantes Résultat de l’enquête 2013 - Page 17
- 18. L’entreprise et soncontexte Les principales fonctions des répondants au sein des organisations Dans les entreprises de moins de 1000 personnes : DG Responsable Communication interne DSI De 1000 à 5000 personnes : Chargé de communication Responsable Communication interne Plus de 5000 personnes : Responsable Intranet Responsable Communication interne Chef de projet Résultat de l’enquête 2013 - Page 18
- 19. Résultats 2013 L’entreprise etson contexte Information et communication Collaboratif Réseau social d’entreprise Stratégie numérique Résultat de l’enquête 2013 - Page 19
- 20. Information et Communication Structuredes dispositifs intranets 1.1. Quelle est la structure de votre dispositif numérique de communication et d'information ? Structure Intranet 64% 66% Plusieurs intranets 22% 17% Plusieurs intranets accessibles par un portail institutionnel 2012 Un intranet unifié 2013 15% 17% 64 % des répondants annoncent un intranet unifié et 15% des intranets sont accessibles depuis un portail Seules 22% des entreprises déclarent encore plusieurs intranets : la tendance à la convergence se confirme portée par le profilage et la personnalisation Résultat de l’enquête 2013 - Page 20
- 21. Information et Communication Uneévolution permanente du dispositif intranet 1.2. Depuis la première version, combien votre intranet a-t-il vécu de refonte majeure ? 35% 30% 30% 26% 24% 25% 20% 14% 15% 10% 6% 5% 0% Aucune Une Deux Trois Quatre et plus Depuis leur première version, 56% des intranets ont vécu une refonte majeure 44% des intranets en sont au moins à leur troisième version Résultat de l’enquête 2013 - Page 21
- 22. Information et Communication Uneévolution permanente du dispositif intranet 1.2. Depuis la première version, combien votre intranet a-t-il vécu de refonte majeure ? Nombre de refontes 2012 Aucune 26% 26% Une 30% 31% Deux 24% 24% Trois 14% 10% Quatre et plus 2013 6% 9% Structure très similaire à celle de 2012 On note une légère progression des intranets qui en sont à la troisième refonte au détriment de ceux qui en sont à la quatrième et plus. Ceci nous indique une population de répondants un peu plus « jeune » en matière d’expérience intranet par rapport à 2012 Résultat de l’enquête 2013 - Page 22
- 23. Information et Communication Métierset fonctions qui publient dans l’intranet 1.3. Quels sont les métiers (fonctions) qui publient des contenus dans vos intranets ? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Communication Ressources Humaines Informatique Direction générale Formation Documentation Juridique Finances Services Généraux Marketing 88% 79% +5% 67% 58% 52% 49% 45% +7% 45% +6% 44% +5% 44% +5% 11. Qualité 12. Organisation 13. Comité d’entreprise et IRP 14. Développement durable 15. Commercial, relation client 16. Achats 17. Contrôle de Gestion 18. Logistique 19. Recherche et développement 20. Production biens/services 40% 39% +7% 36% 36% 34% 31% 26% +5% 26% +5% 23% 15% Ordre constant par rapport à 2012 avec une augmentation générale de la participation de l’ensemble des métiers et plus particulièrement des fonctions supports Résultat de l’enquête 2013 - Page 23
- 24. Information et Communication Top15 des informations disponibles dans l’intranet 1.4. Quelles informations sont proposées dans vos intranets ? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Information sur l’actualité de l’entreprise Informations RH * Information sur les procédures administratives Information institutionnelle Information sur les procédures et la documentation technique Information institutionnelle Information sur les projets Information sur les métiers Information sur les produits et les services Information pratique Information juridique et contractuelle Information financière Information issue de veille * Tableaux de bord Information sur les clients et partenaires 89% 85% 81% 70% 70% 70% 64% 52% 51% 49% 47% 40% 37% 36% 32% Stabilité de l’ordre des types d’information dans l’intranet Les variations à la hausse et à la baisse affichent un différentiel de 4% par rapport à 2012 La baisse sur les produits et services pourrait marquer un déport vers l’internet Les deux thèmes avec * n’étaient pas mesurés au préalable Résultat de l’enquête 2013 - Page 24
- 25. Information et Communication Lesdifférents types de contenu proposés dans les intranets 1.5. Quels types de contenu proposent vos intranets ? 1. Documents (pdf, word, xls, ppt) 97% 2. Contenus textuels (pages articles) 94% 3. Contenus visuels (images, graphiques) 86% 4. Contenus vidéo (streaming vidéo, etc.) 55% 5. Images animées (animation flash, etc.) 35% 6. Contenus audio (podcasting, etc.) 22% 7. Univers 3D 1% Augmentation des contenus visuels et audio (+4%) Stabilité des autres formats avec notamment une stagnation de la vidéo. Après l'explosion rencontrée en 2012, les entreprises réalisent la complexité de la production de ce type de contenu Résultat de l’enquête 2013 - Page 25
- 26. Information et Communication L’intranet: un dispositif essentiel 1.6. Quel est le niveau d'appropriation des intranets dédiés à la publication d'information dans l'entreprise ? 45% 39% 40% 36% 39% 35% 35% 30% 25% 23% 22% 2012 20% 2013 15% 10% 5% 0% 1% 3% 3% 0% Pas d'intranet disponible et Pas d'intranet disponible et Un ou des intranet(s) Un ou des intranet(s) une population réfractaire une population ouverte à consulté(s) ponctuellement consulté(s) régulièrement ces usages ou par certaines populations Une pratique largement étendue de l'intranet On peut dire que cet écart n'est pas significatif vu le mode de collection des données Résultat de l’enquête 2013 - Page 26
- 27. Information et Communication Progressiondes outils de la gouvernance de l’intranet surtout pour la gestion du cycle de vie du document 1.7. Avez-vous formalisé les éléments suivants ? 50% 47% 46% 45% 41% 37% 40% 35% 31% 28% 30% 23% 25% 17% 20% 18% Procédures de suppression Aucun élément formalisé 15% 10% 5% 0% Procédures de contribution Charte éditoriale (pour les contenus web) Procédures de validation Usages et bonnes Procédures de Comité éditorial pratiques des publication, (réunions outils (mails, calendrier éditorial périodiques) moteur de recherche, etc.) Procédures d’archivage La progression de la gouvernance se stabilise. On note toutefois une montée des procédures de suppression (+5%) et des procédures d'archivage (+3%) L’amélioration de la gestion du cycle de vie du document indique une meilleure maitrise de la gestion des flux d’information, qui devient essentielle avec des volumes en croissance permanente Résultat de l’enquête 2013 - Page 27
- 28. Information et Communication Socletechnique de l’intranet 1.8. Sur quels logiciels ou suites logicielles s’appuient vos intranets (Content Management System) ? 40% 33% 35% 30% 25% 20% 20% 13% 15% 10% 10% 5% 8% 7% 6% 5% 5% 5% 4% 4% 3% 3% 3% 3% 2% 2% 0% Les solutions Microsoft continuent à dominer le marché Les solutions développées spécifiquement en interne continuent de perdre des places (-4% entre 2013 et 2012 / -10% depuis 2011) au profit de solutions comme Typo3, Jalios, Wordpress ou de solutions libres diverses et plus confidentielles Résultat de l’enquête 2013 - Page 28
- 29. Information et Communication Commentairelibre sur les intranets d'information et de communication Les commentaires mettent principalement en évidence : Des projets de refonte en cours Un travail d’unification des différents intranets existants au sein d’une même organisation (portail d’accès ou création d’un intranet unique) Le développement de synergies/convergences entre les dispositifs intranets, collaboratifs et RSE existants, l’ensemble de ces dispositifs sont regroupés dans un portail unique dans les cas les plus avancés L’importance de l’animation régulière du dispositif intranet est soulignée Résultat de l’enquête 2013 - Page 29
- 30. Résultats 2013 L’entreprise etson contexte Information et communication Collaboratif Réseau social d’entreprise Stratégie numérique Résultat de l’enquête 2013 - Page 30
- 31. Collaboratif Top 15 desfonctionnalités disponibles aujourd’hui 2.1. Quels outils sont proposés dans votre organisation ? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Annuaire interne Moteur de recherche simple Web mail Base documentaire Agenda partagé Organigramme Gestion de processus génériques Espaces de travail collaboratif Messagerie instantanée Moteur de recherche multicritères Web conférence Forums Applications métiers Wikis Blogs 90% 80% 79% 72% 71% 66% 66% 61% 50% 47% 46% 44% 38% 33% 33% +6% +6% +3% +4% +6% +6% +6% +3% +15% +5% +3% Résultat de l’enquête 2013 - Page 31
- 32. Collaboratif Top 10 desfonctionnalités qui seront disponibles dans un an 2.1. Quels outils sont proposés dans votre organisation ? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Taxonomies et Thésaurus Wikis Blogs Espaces de travail collaboratif Recherche multicritères Forums Messagerie instantanée Cartographie des connaissances Application métiers Outils décisionnels / BI 18% 17% 16% 16% 15% 14% 13% 13% 12% 12% Les projets s’orientent à nouveau autour de la capitalisation des connaissances qui redevient un sujet prioritaire avec le départ massif à la retraite des boomers qui plus est dans un contexte de crise On note également l’émergence de projets orientés autour de l'aspect portail : recherche d'efficacité, d'intégration et convergence du SI Résultat de l’enquête 2013 - Page 32
- 33. Collaboratif Comparaison des outilsdéployés par rapport à 2012 2.1. Quels outils sont proposés dans votre organisation ? Meilleures progressions (Delta aujourd’hui) Applications métiers +15% Messagerie instantanée +6% Recherche multicritères +6% Web conférence +6% Agenda partagé +6% Annuaire interne +6% Très forte augmentation des applications métiers qui va bien au-delà des projets annoncés l'an dernier (9%) Pour le reste, on note une augmentation générale qui n’est toutefois pas à la hauteur de ce qui avait été annoncé l'année précédente Respect des promesses Promesses respectées et dépassées Applications métiers Annuaire interne +7% +1% Promesses loin d’être respectées Taxonomies et Thésaurus Espaces de travail collaboratif Recherche multicritères Blogs Outils décisionnels / BI Wikis Gestion de processus génériques -14% -14% -13% -12% -12% -12% -12% Résultat de l’enquête 2013 - Page 33
- 34. Collaboratif Le déploiement desespaces collaboratifs se poursuit inexorablement 2.4. Quels types d'espaces collaboratifs sont disponibles ? 70% 61% 2012 60% 54% 53% 50% 2013 45% 40% 44% 36% 30% 34% 25% 17% 20% 20,3% 10% 0% Espaces projets et groupes Espaces par services ou Espaces communautaires Espaces communautaires de travail direction (en phase avec fermés, communautés de ouverts, communautés l'organisation de pratiques d'intérêt l'entreprise) Espaces géographiques (établissement, site) Les espaces projets sont en croissance inexorable et disponibles dans près de deux cas sur trois désormais Les espaces par direction ou services sont présents dans plus d’un cas sur deux Les espaces communautaires ouverts sont présents dans un tiers des cas Les espaces géographiques progressent aussi à 20% Progression significative de l'ensemble des types d'espaces collaboratifs qui reste toutefois en dessous des prévisions annoncées l'an passé Résultat de l’enquête 2013 - Page 34
- 35. Collaboratif Les fonctionnalités deces espaces s’enrichissent régulièrement 2.5. Si vous disposez d'espaces collaboratifs, quelles fonctionnalités sont proposées dans ces espaces ? 90% 81% 80% 70% 67% 66% 60% 52% 51% 50% 42% 41% 40% 39% 39% 38% 29% 30% 26% 20% 14% 10% 3% 0% Bibliothèque Calendrier des documentaire événements Actualités Alertes mail ou flux RSS Forum/FAQ Wiki Annuaire de la communauté, organigramme Blog Actions à réaliser Base de contacts Gestion de workflows Boite à idées Mini-messages (tweets) Autre Nette augmentation des alertes RSS Apparition de mentions de « Mur d’activité », « YouTube interne » et de « widget remontant des informations taguées », fonctionnalités de plus en plus développées qui se rapprochent progressivement des fonctionnalités présentes sur les réseaux sociaux externes Résultat de l’enquête 2013 - Page 35
- 36. Collaboratif Critères de créationdes espaces collaboratifs : la préférence pour une régulation forte se confirme 2.6. Quels sont les critères de création des espaces collaboratifs ? 70% 62% 63% 60% 51% 55% 50% 50% 47% 40% 30% 25% 28% 20% 2012 12% 13% 2013 10% 0% Besoin justifé d'une communauté d'individus autour d'une problématique spécifique Lancement officiel d'un projet Décision d'un directeur ou d'un comité de direction Simple demande, sans restriction particulière Création non régulée, aucune gouvernance La création des espaces collaboratifs est très majoritairement soumise à un processus de contrôle On note une baisse de la création imposée par le management au profit d’une création plus libre, à l'initiative des opérationnels, avec toujours une gouvernance bien présente Résultat de l’enquête 2013 - Page 36
- 37. Collaboratif Lente mais régulièreprogression de l’appropriation des outils collaboratifs 2.7. Quel est le niveau d'appropriation des outils collaboratifs dans l'entreprise ? 60% 53% 55% 55% 50% 40% 30% 19% 20% 10% 8% 6% 15% 15% 13% 17% 2011 19% 2012 6% 5% 8% 8% 2013 0% Pas d'outil collaboratifs et Pas d'outil collaboratifs et une population réfractaire une population ouverte à ces nouveaux usages (utilisation extraprofessionnelle) Des outils utilisés ponctuellement ou par certaines populations Des outils utilisés régulièrement Une pratique largement étendue du web 2.0 dans l'entreprise Progression des outils collaboratifs qui sont utilisés plus régulièrement Résultat de l’enquête 2013 - Page 37
- 38. Collaboratif Les solutions Microsoftdominent encore nettement le marché de la collaboration 2.8. Sur quels logiciels ou suites logicielles s’appuient vos outils collaboratifs ? 50% 46% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 16% 13% 8% 8% 7% 7% 5% 4% 4% 2% 2% 2% 0% L’utilisation des solutions collaboratives reste sur la tendance 2012 Baisse des solutions spécifiques développées en interne Résultat de l’enquête 2013 - Page 38
- 39. Collaboratif Commentaire libre surles outils et espaces collaboratifs Les espaces collaboratifs se développent avec de nombreux projets de création ou de refonte en cours On note une tendance à l’unification des dispositifs intranets et collaboratifs, une refonte de l’intranet est une bonne occasion pour se lancer Dans la phase de développement, les espaces collaboratifs ont parfois des fonctionnalités limitées ou sont dédiés à des populations restreintes notamment la DSI. On anticipe que cette phase pilote permet de tester les outils avant un déploiement plus large dans l’entreprise Résultat de l’enquête 2013 - Page 39
- 40. Résultats 2013 L’entreprise etson contexte Information et communication Collaboratif Réseau social d’entreprise Stratégie numérique Résultat de l’enquête 2013 - Page 40
- 41. RSE & fonctionssociales La diffusion des fonctionnalités sociales progresse lentement – Top 10 des services disponibles aujourd’hui 3.1. L’intranet met-il à disposition un réseau social d'entreprise (RSE) et des fonctions sociales ? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. SSO Enquête en ligne Alertes emails Fiche annuaire enrichie RSS Gestion et animation de communautés Présentiel Gestion de ses relations et contacts Publication de ressources sur son profil E-Voting 34% 32% 30% 28% 28% 27% 22% 21% 20% 19% +8% +6% -2% +6% +7% Le SSO en tête de liste est un indicateur fort car si le SSO n'est pas une fonction sociale en tant que telle, il est une condition nécessaire au développement de ces fonctions Les alertes email restent dans le Top 10 des services disponibles mais sont en recul, ceci pourrait indiquer une meilleure utilisation des RSE qui passent moins par le biais des notifications par email Les abonnements à des personnes ainsi que les outils de mise en relation ne font pas partie du Top 10 mais ont connu un essor significatif depuis 2012 avec une augmentation respective de 7% et 6% Malgré ces progressions, on note que les promesses de l’an passé n’ont pas été tenues Résultat de l’enquête 2013 - Page 41
- 42. RSE & fonctionssociales La diffusion des fonctionnalités sociales prévues dans 1 an 3.1. L’intranet met-il à disposition un réseau social d'entreprise (RSE) et des fonctions sociales ? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Fiche annuaire enrichie Gestion de ses relations et contacts E-voting Outil de mise en relation Publication de ressources sur son profil Gestion et animation de communautés Publication et partage de minimessage Suivre des personnes (s’abonner) E-opinion RSS 21% 17% 15% 15% 15% 14% 14% 13% 13% 13% La fiche annuaire enrichie est la première des fonctions sociales en projet prévue d’ici un an La gestion de ses contacts et les outils de mise en relation viennent juste derrière au même titre que la publication de ressources sur son profil Si ces déclarations sont confirmées, elle marqueront le déploiement raisonné et compris du réseau social dans l’entreprise pour presque 40% des organisations (si on intègre les acteurs déjà engagés dans cette voie) Résultat de l’enquête 2013 - Page 42
- 43. RSE & fonctionssociales Les plates- formes permettant la publication de contenus riches restent à un niveau modeste 3.2. Avez-vous des outils dédiés au partage collaboratif de contenus riches ? 60% 55% 50% 40% 34% 30% 26% 19% 20% 9% 10% 0% Aucun outil déployé Image (banque d'images) Vidéo (web TV, YouTube interne) Présentations (SlideShare interne) Sons (podcats audio) 54% des acteurs n’ont pas déployé de contenus riches Les banques d’images sont proposées dans un tiers des cas Les vidéos sont disponibles dans 25% des entreprises Le son reste le parent pauvre avec des solutions déployées dans 9% des entreprises Résultat de l’enquête 2013 - Page 43
- 44. RSE & fonctionssociales La gouvernance du réseau social d’entreprise est à étendre 3.3. Avez-vous formalisé les éléments suivants ? 35% 29% 30% 28% 25% 20% 17% 15% 19% 13% 11% 2012 11% 8% 10% 7% 8% 2013 5% 0% Charte des Règles et procédures de Règles et procédures de Profils de postes et Règles et procédures de comportements des création des modération compétences des fermeture des utilisateurs et des communautés animateurs d'espaces communautés acteurs des sites web (community managers) (Netiquette) Structure constante par rapport à 2012 avec une gouvernance qui reste à déployer de manière plus large Résultat de l’enquête 2013 - Page 44
- 45. RSE & fonctionssociales Community manager : métier en progression 3.4. Combien de community manager(s) interne(s) ont été nommé(s) dans votre entreprise ? 70% 63% 60% 57% 50% 40% 2012 28% 29% 30% 2013 20% 10% 4% 5% 2% 5% 1% 1% 1% 3% 0% Aucun <10 10 à 19 20 à 49 50 à 100 >100 On note un nombre de community managers en croissance par rapport à l’an passé. 43% des entreprises ont nommé des community managers contre 37% en 2012 Résultat de l’enquête 2013 - Page 45
- 46. RSE & fonctionssociales Community manager : métier en émergence 3.4. Combien de community manager(s) interne(s) ont été nommé(s) dans votre entreprise ? 10% 9% 9% 8% 7% 5% 6% 5% 5% Dans un an 4% 4% 3% 3% 2% 1% 0% <10 10 à 19 20 à 49 50 à 100 >100 26% des entreprises prévoient d’augmenter le nombre de community managers Résultat de l’enquête 2013 - Page 46
- 47. RSE & fonctionssociales Le RSE doit gagner du terrain On note un frémissement dans son déploiement étendu 3.5. Quel est le niveau d'appropriation des outils sociaux dans l'entreprise ? 38% 40% 37% 35% 34% 34% 30% 25% 20% 15% 14% 14% 10% 10% 2012 9% 4% 5% 6% 2013 0% Pas d'outil social et une population réfractaire Pas d'outil social et une population ouverte à ces nouveaux usages (utilisation extraprofessionnelle) Des outils utilisés ponctuellement ou par certaines populations Des outils utilisés régulièrement Une pratique largement étendue du web 2.0 dans l'entreprise Près de 16% contre 14% des entreprises en 2012 ont une pratique régulière des outils A l’opposé, 14% des entreprises sont encore réfractaires au déploiement de ces outils Résultat de l’enquête 2013 - Page 47
- 48. RSE & fonctionssociales Un marché encore mouvant malgré le poids du leader 3.6. Sur quels logiciels ou suites logicielles s’appuient votre RSE ? 45% 42% 40% 35% 30% 25% 22% 20% 15% 12% 10% 10% 9% 7% 7% 7% 6% 5% 2% 0% Microsoft Autre solution Autre solution (SharePoint) propriétaire libre (opensource) Yammer IBM (Portail Websphere, Quickr, Sametime, WCM) Jalios (JCMS) Liferay BlueKiwi Une solution spécifique développée en interne SeeMy Domination de Microsoft aussi sur la partie réseau social d’entreprise Deux « pure players » comme BlueKiwi, Yammer ont été rachetés, le marché esquisse une concentration Résultat de l’enquête 2013 - Page 48
- 49. RSE & fonctionssociales Commentaire libre sur les RSE Nombreux projets de RSE à l’étude Identification de besoins naissants de la part des collaborateurs / directions Le rôle de community manager vient encore généralement s’ajouter à la fonction exercée par un salarié Résultat de l’enquête 2013 - Page 49
- 50. Résultats 2013 L’entreprise etson contexte Information et communication Collaboratif Réseau social d’entreprise Stratégie numérique Résultat de l’enquête 2013 - Page 50
- 51. Stratégie numérique Les derniersprojets numériques mis en place : le collaboratif d’abord suivi de la gestion documentaire 4.1. Quels sont les derniers projets numériques mises en place ? 50% 46% 43% 45% 40% 35% 28% 30% 25% 25% 20% 20% 14% 15% 10% 3% 5% 0% Plateforme collaborative (espaces collabratifs) Intranet classique d'information Plateforme GED (Gestion électronique de documents) Annuaire unifié Réseau social d'entreprise Aucun projet récent Autre (dont photothèque, YouTube interne et extranet clients) Les plates-formes collaboratives sont les premiers projets cités avec 46% des cas Les projets d’annuaire unifié viennent en quatrième position dans 25% des cas Les projets de RSE sont cités dans 20% des entreprises Résultat de l’enquête 2013 - Page 51
- 52. Stratégie numérique Un sponsoringpas assez partagé 4.2. Quels sont les sponsors de ces projets numériques ? 45% 42% 41% 40% 37% 35% 30% 23% 25% 20% 20% 15% 10% 7% 7% 5% 1% 0% Directeur des Systèmes d'Information Directeur de la Communication Direction Générale (collectivement) PDG, DG, DGS Directeur des Ressources Humaines Directeur de l'organisation Aucun sponsor Autre La DSI est sponsor dans 42% des cas et la Direction de la Communication dans presque la même proportion. Suivi par une responsabilité collective via la Direction générale dans 37% des cas. La DG de manière spécifique est mobilisée dans 23% des cas, suivie par la DRH qui est toujours sollicitée dans seulement 20% des cas comme dans les éditions précédentes On note une absence de sponsor dans 7% des cas Ces résultats n’attestent pas d’une grande maturité face à la e-transformation Résultat de l’enquête 2013 - Page 52
- 53. Stratégie numérique Organisation enamont des projets : du progrès 4.3. En amont de vos projets (création ou évolution) avez-vous ? 70% 66% 63% 58% 60% 47% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Rédigé un cahier des charges Réalisé une étude de besoins Choisi une solution technique Réalisé un cadrage initial Les études de besoin sont réalisées dans deux tiers des cas ce qui est un net progrès par rapport aux éditions antérieures On note malgré tout que l’outil est choisi en amont des projets dans 58% des cas, la question est de savoir si cela est réalisé après les études de besoin La réalisation d’un cadrage initial est utilisée dans 47% des cas ce qui est encore trop faible Résultat de l’enquête 2013 - Page 53
- 54. Stratégie numérique Résultats 2013 L’organisationresponsable des dispositifs numériques 4.4. Quelle organisation (département, service, direction) est propriétaire des dispositifs numériques ? 60% 53% 50% 40% 36% 30% 22% 20% 11% 10% 10% 9% 4% 1% 0% Directeur des Systèmes d'Information Directeur de la Communication Direction Générale (collectivement) Directeur des Ressources Humaines PDG, DG, DGS Directeur de l'organisation Aucun propriétaire identifié Autre Là encore, c’est majoritairement la DSI qui se considère propriétaire, suivi loin derrière par la DirCom avec 36% des déclarations puis une propriété collective via la DG dans 22% des cas La DRH semble propriétaire dans seulement 11% des cas Plus inquiétant : aucun propriétaire n’est identifié dans 10% des situations Résultat de l’enquête 2013 - Page 54
- 55. Stratégie numérique Résultats 2013 Stagnationdes outils de mesure du dispositif intranet 4.5. Quels outils de mesure avez-vous mis en place concernant vos dispositifs numériques ? 60% 54% 50% 40% 30% 20% 26% 19% 18% 13% 9% 10% 8% 7% 4% 0% Analyse des logs Sondage et Interviews (pages vues, enquête en ligne d’utilisateurs sessions, (analyse (analyse fréquence, etc.) quantitative) qualitative) Analyse des Interviews des requêtes dans le contributeurs moteur de (analyse recherche qualitative) Interviews des Focus-groups Analyse des Evaluation managers avec des commentaires et financière de (décideurs et utilisateurs du e-voting l'impact de responsables (analyse l'intranet (ROI, fonctionnels des qualitative) TCO, TBO) sites) Pas de bouleversements importants. Le secteur public est plus représenté, ce qui pourrait en partie expliquer la stagnation constatée. Moins de moyens financiers et donc investissement moindre sur les dispositifs de mesure. Résultat de l’enquête 2013 - Page 55
- 56. Stratégie numérique Les tabletteset smartphones vont continuer à se déployer fortement 4.6 Vos dispositifs numériques sont ils adaptés techniquement et ergonomiquement à la consultation ? 90% 80% 70% 9% 73% 60% 50% 22% 40% 26% Dans un an Actuellement 30% 20% 24% 19% 10% 0% A distance (Ordinateur portable, PC personnel) Sur une tablette tactile Sur un Smartphone ou un PDA L’accès distant depuis un PC devrait être proposé dans plus de 80% des cas d’ici un an On note une multiplication par 2 de la consultation sur tablette tactile et smartphone d’ici un an Résultat de l’enquête 2013 - Page 56
- 57. Stratégie numérique L’exécution detâches depuis l’extérieur est de plus en plus répandue 4.7. Quelles tâches pouvez vous exécuter depuis l'extérieur ? 60% 50% 50% 44% 48% 44% 47% 41% 40% 39% 41% 31% 34% 37% 32% 30% 2012 20% 2013 10% 0% Intégrer du contenu (article, billet de blog, document) Travailler sur un espace collaboratif Réaliser des tâches administratives Communiquer avec des personnes de l'entreprise (Message, chat, tweet, visioconférence) Travailler sur des applicatifs métiers Commenter un contenu Une progression généralisée des tâches exécutables à l’extérieur Malgré cette évolution, les promesses annoncées l’an passé n’ont pas été atteintes Résultat de l’enquête 2013 - Page 57
- 58. Stratégie numérique L’exécution detâches depuis l’extérieur est de plus en plus répandue 4.7. Quelles tâches pouvez vous exécuter depuis l'extérieur ? 70% 60% 50% 7% 10% 8% 8% 40% 9% 8% 30% 50% 20% 48% 47% 41% Dans un an 34% 37% Travailler sur des applicatifs métiers Commenter un contenu Actuellement 10% 0% Intégrer du contenu Travailler sur un (article, billet de blog, espace collaboratif document) Réaliser des tâches administratives Communiquer avec des personnes de l'entreprise (Message, chat, tweet, visioconférence) Dans un an, l’ensemble des tâches réalisables depuis l’extérieur devraient toutes avoir augmenté de 10% environ Ainsi, on devrait pouvoir commenter du contenu sur l’intranet dans 46% des cas Résultat de l’enquête 2013 - Page 58
- 59. Stratégie numérique Approche webunifiée : encore loin du Xnet 4.8. Avez-vous mutualisé certains éléments des dispositifs intranet et internet (web) ? 60% 50% 54% 55% 49% 42% 47% 42% 40% 30% 2012 20% 2013 10% 0% Plate-forme technique Organisation, équipes, ressources humaines Contenus On note une absence d’évolution sur ces actions de mutualisation C’est d’abord au plan de l’organisation et des ressources humaines que des actions mutualisées sont les plus fréquemment rencontrées Résultat de l’enquête 2013 - Page 59
- 60. Stratégie numérique Facteurs clefsde succès et freins des projets numériques Facteurs clefs de succès 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Implication des directions - Sponsoring projet identifié et collégial (collaboration de plusieurs Directions) Etude des besoins des utilisateurs, cadrage du projet et définition des objectifs du dispositif Conduite du changement Formation et accompagnement des utilisateurs Bonne communication avant, pendant et après le projet (transparence) Choix d’un outil simple et accessible répondant aux besoins des utilisateurs Implication des managers et des équipes pour favoriser l’adhésion - Il est important de mobiliser les utilisateurs finaux tout au long du projet et plus particulièrement dans la phase amont Mise en place d’une gouvernance claire Réseau d’ambassadeurs du projet (key users) Risques Nécessité d’allouer un budget adapté et d’allouer des ressources suffisantes pour mener à bien le projet Tendance à la priorisation des investissements « business » Résistance aux changements (populations réfractaires) Disparités des usages, niveaux de pratique interne et équipement (fracture numérique) Résultat de l’enquête 2013 - Page 60
- 61. Socio-types de l’entreprise Quelleest la maturité numérique de votre entreprise ? Résultat de l’enquête 2013 - Page 61
- 62. Socio-types de l’entreprise Apropos des socio-types Pour classifier les différents stades de maturité des intranets, nous avons pris le parti d’évaluer les réponses en prenant en compte le niveau de services proposé dans les sites, couplé au niveau de gouvernance implémenté. Nous avons isolé 9 grandes catégories de socio-types : - conservateur, consciencieux, atypique, en mouvement, bâtisseur, concepteur, technophile, avant-gardiste, champion En regard de chacun de ces profils, nous avons décrit l’intranet correspondant complété par des précisions apportées par les répondants. Résultat de l’enquête 2013 - Page 62
- 63. Socio-types de l’entreprise Evolutiondes socio-types de l’entreprise en 2013 Chaque organisation est positionnée sur la matrice en fonction de son degré de maturité en termes de fonctionnalités proposées et de gouvernance implémentée dans l’intranet. (évolution 2012 – 2013 du poids de chaque socio-type) Gouvernance 100 % Atypique (1,1% => 0,5%) Concepteur (10,8% => 7,5%) Champion (3,2% => 3%) Consciencieux (14,7% => 16,8%) Bâtisseur (33% => 30,6%) Avant-gardiste (2,9% => 3,7%) Conservateur (27,3% => 29,9%) En mouvement (6,5% => 7,9%) Technophile (0,5% => 0%) 66 % 33 % 33 % 66 % 100 % Fonctionnalités Résultat de l’enquête 2013 - Page 63
- 64. Socio-types de l’entreprise Lessocio-types de l’entreprise en 2013 Focus par taille d’entreprise et par secteur d’activité. Les entreprises du secteur industriel et des services ainsi que les groupes de plus de 5000 personnes sont les plus avancés. Gouvernance 100 % Atypique 0,5% Concepteur 7,5% Champion 3% 66 % Consciencieux 16,8% Bâtisseur 30,6% Avant-gardiste 3,7% Conservateur 29,9% En mouvement 7,9% Technophile 0% 33 % Fonctionnalités Gouvernance Moins de 1000 personnes 34% 37% De 1001 à 5000 personnes 36% 41% Plus de 5000 personnes 44% 45% Industrie 41% 43% Service 40% 40% Administration publique 33% 43% Parapublic 30% 35% Fonctionnalités 33 % 66 % 100 % Résultat de l’enquête 2013 - Page 64
- 65. Socio-types de l’entreprise Leprofil conservateur Mots clés : contenus textuels, non collaboratif, accès expert, contribution centralisée Prudent dans votre manière d’appréhender les évolutions technologiques, vous n’avez pas encore investi le territoire de l’intranet sous l’angle des services qu’il peut vous apporter, du moins pas de manière intensive. Les contenus le plus souvent textuels proposés couvrent un périmètre spécifique de l’entreprise et ne sont pas ou peu enrichis de métadonnées. La base de gestion documentaire, quand elle existe, est technique et réservée aux experts, l’intranet est encore assez centralisé dans son administration et l’ensemble de son contenu est accessible à tous. Vous pourriez tirer un vrai bénéfice en élargissant la couverture documentaire à l’ensemble des domaines de l’entreprise, en enrichissant les services proposés (moteur de recherche, annuaire,…) et en offrant des espaces de collaboration et une contribution décentralisée. 29,9% 2012 : 27,3% Les « Conservateurs répondants. » représentent 29,9% des Cette catégorie n’est plus majoritaire tout comme l’année dernière, preuve de la maturation globale des entreprises en termes d’intranets. Ce groupe est composé d’organisations dans le premier tiers pour le niveau d’avancement de la gouvernance, tout comme pour les services proposés dans l’intranet. Ce groupe est en augmentation de 2,5 points compte tenu de l'évolution du panel contenant des répondants un peu mois avancés. Au premier stade de l’intranet, ce groupe constitue un vivier d’entreprises qui doivent évoluer vers un statut plus avancé. Ces organisations appartiennent plus souvent au secteur public. Résultat de l’enquête 2013 - Page 65
- 66. Socio-types de l’entreprise Leprofil consciencieux Mots clés : contenus statiques, gouvernance évoluée, annuaire et moteur de recherche simple Le souhait de mettre à disposition des informations et de la communication à jour dans un contexte bien cadré au sein de votre intranet a guidé votre action. Vous avez sans doute pris soin de définir en amont les profils de base qui animent l’intranet : contributeurs, valideurs et administrateurs. Votre intranet appartient encore au monde 1.0, mais la maîtrise du circuit de validation déjà en place pose naturellement les bases pour l’appliquer au déploiement d’espaces collaboratifs. Les contenus postés sont peut-être déjà indexés, ce qui optimise la qualité des recherches. Le contenu publié dans l’intranet n’est pas toujours le reflet de l’exhaustivité des domaines de l’entreprise. En étendant le périmètre à l’ensemble de l’organisation vous pourrez développer la transversalité avec plus de facilité, chaque individu ayant le même niveau d’information. La prochaine étape va consister à proposer un accès personnalisé à l’intranet pour que chacun s‘approprie l’outil selon ses besoins et puisse interagir sur le contenu dans la mouvance du web 2.0. 16,8% 2012 : 14,7% Désormais représentés par 16,8% des répondants, ils sont en progression par rapport à 2012. Un plus grand nombre de conservateurs a fait le choix de monter en puissance en investissant d’abord sur une gouvernance renforcée. Cette catégorie correspond à des intranets disposants d’une gouvernance de bon niveau mais proposant un niveau de service appartenant au premier tiers de l’échantillon. En enrichissant le niveau de service proposés, ils deviendront rapidement des bâtisseurs. Résultat de l’enquête 2013 - Page 66
- 67. Socio-types de l’entreprise Leprofil atypique Mots clés contribution, procédures : centralisation de la déploiement d’indicateurs, Vous êtes concernés avant tout par le contrôle et l’organisation du système que vous avez mis en place. Ceci se traduit par le déploiement d’une gouvernance avancée voire très en pointe. Les règles déployées peuvent freiner l’expansion de votre intranet. Pour capitaliser sur le travail de formalisation des rôles des différents acteurs, sur la mise en place de règles de gestion et l’identification des indicateurs de performance de votre site, vous devriez échanger avec les différents acteurs du dispositif intranet afin d’offrir des services en phase avec les attentes des utilisateurs. Ceci notamment de permettre une contribution progressivement décentralisée qui justifie l’activation des principes de gouvernance dessinés. Il s’agit ici avant tout de mettre des hommes en face des structures et des règles que vous avez définies, quitte à les modifier pour vous adapter aux besoins des salariés. Une fois l’appropriation effective, vous pourrez avancer vers la mise à disposition de services plus élaborés dans l’intranet. 0,5% 2012 : 1,1% Seuls 0,5% de l’échantillon des répondants disposent d’un intranet « Atypique ». Ces intranets offrent un niveau de service basique et une gouvernance très significativement plus évoluée. Ils sont donc en cela « Atypiques ». En recul de plus de 0,5 points ils ont migrés vers des profils de « Bâtisseurs » après avoir étendu le nombre et la qualité des fonctionnalités proposées dans l’intranet. Ils restent des profils marginaux. Résultat de l’enquête 2013 - Page 67
- 68. Socio-types de l’entreprise Leprofil en mouvement Mots clés : maturité digitale, services collaboratifs, contenus indexés Vous avez capté la tendance des trois dernières années qui impose la mise en place de services collaboratifs via l’intranet dans l’entreprise. Les principales fonctionnalités comme l’annuaire, le moteur de recherche, une base documentaire sont disponibles. Il est également possible d’accéder à des outils pour le traitement de processus génériques (notes de frais, congés en ligne) et spécifiques (applications métiers). Les contenus sont souvent multimédias et facilement localisables grâce à des contenus indexés. Pour gagner en maturité, il est nécessaire de déployer une gouvernance associée aux principes de publication, collaboration et gestion des connaissances. Grâce à la mise en place de ces processus vous pourrez, de manière fluide et évolutive, continuer à décentraliser la contribution et renforcer le déploiement de la transversalité au travers de votre dispositif intranet. Votre Direction générale devrait être sensibilisée à ces enjeux. 7,9% 2012 : 6,5% Les organisations du travail dont l’intranet est « En mouvement » représentent 7,9% de l’échantillon. Cette catégorie en progrès est issue des « Conservateurs ». Ces acteurs proposent un niveau de service qui se situe dans le deuxième tiers, avec en revanche une gouvernance balbutiante. Leur évolution naturelle doit les amener vers un intranet de « Bâtisseur » une fois leur gouvernance plus structurée. Résultat de l’enquête 2013 - Page 68
- 69. Socio-types de l’entreprise Leprofil bâtisseur Mots clés : déploiement évolutif, système de gouvernance, collaboration étendue L’approche robuste que vous avez choisie face aux nouvelles technologies vous permet d’assurer le déploiement évolutif de votre intranet en phase avec la culture et l’organisation mise en place, notamment grâce au déploiement d’un système de gouvernance déjà sophistiqué qui s’illustre dans une responsabilité partagée de l’intranet (plusieurs directions : SI, RH, DirCom, …) avec une mobilisation identifiée de la Direction générale dans ce projet considéré comme stratégique. Les acteurs de l’intranet sont clairement identifiés et reconnus, les services de collaboration sont déjà largement proposés. Vous pourriez désormais accéder à un stade supérieur en offrant, en complément des fonctionnalités standard, un réseau social d’entreprise. Ceci devrait permettre d’étendre la collaboration à tous les niveaux de l’entreprise. Cet exercice, complété par la mise en place de statistiques et de suivi des usages, devrait vous permettre d’identifier les prochains axes de progrès pour votre intranet. 30,6% 2012 : 33% Ils sont 30,6% dans l’échantillon à disposer d’un intranet de « Bâtisseur » avec un niveau de service et de gouvernance en correspondance c’est-à-dire de niveau évolué. Leur représentation est en léger recul par rapport à 2012. Il constitue encore le groupe le plus fortement représenté. Ces entreprises construisent le système intranet sur des bases solides et se donnent les moyens d’une évolution optimisée pour leur dispositif. Ils tendent vers la prochaine étape pour le déploiement d’un système « Avant-gardiste » avec un niveau de service encore plus riche ou un profil de « Concepteur ». Résultat de l’enquête 2013 - Page 69
- 70. Socio-types de l’entreprise Leprofil concepteur Mots clés : gouvernance décentralisée contenus étendue, collaboratifs, contribution Vous avez déployé une gouvernance de haut vol dans la perspective d’un dispositif intranet évolutif qui s’inscrit dans la durée. L’ensemble des acteurs de l’intranet est clairement identifié : contributeurs, valideurs, administrateurs et même experts de la gestion des connaissances. La création de vos espaces collaboratifs est gouvernée et vous savez tirer toute la quintessence de l’information produite, à la clôture des espaces projets. Les contenus mis en ligne sont indexés et chaque intranaute dispose d’un accès personnalisé à son contenu. Vous avez déjà mis en place un pilotage par les indicateurs, qui permet l’adaptation des contenus aux usages. La prochaine étape consiste dans la mise à disposition d’un intranet dont l’ergonomie est adaptée à la lecture sur PDA. Le système de sécurité que vous aurez mis en place permettra une contribution à distance autorisant une interaction sur le contenu de l’intérieur comme de l’extérieur du réseau de confiance. Une fois le niveau de service à vos intranautes enrichi vous aurez atteint le statut de champion. 7,5% 2012 : 10,8% Désormais représentés par 7,5% des répondants, cette catégorie est en recul d’un peu plus de 3 points. Les « Concepteurs » font le choix de renforcer d’abord leur gouvernance avant de déployer un panel de services complet. Leur prochaine étape devrait les mener vers la catégorie des « Champions ». Résultat de l’enquête 2013 - Page 70
- 71. Socio-types de l’entreprise Leprofil technophile Mots clés : profiling, d’entreprise, nomadisme réseau social Amateurs par essence de nouvelles technologies, vous avez su capter l’importance du déploiement des outils numériques dans l’entreprise. Votre intranet propose une gamme étendue de services disponibles de manière profilée et accessible aussi bien dans le domaine de la collaboration qu’en matière de gestion des connaissances. Pour que cette « vitrine technologique » s’enracine dans l’entreprise, il est essentiel désormais de se pencher sur l’organisation associée à mettre en place pour optimiser le service aux utilisateurs. Avec une gouvernance structurée, l’ensemble des fonctionnalités, et notamment le réseau social d’entreprise pourra prendre toute son ampleur, relayé par une capitalisation du savoir agrégée dans les espaces collaboratifs, il permettra à chaque salarié de devenir contributeur et acteur de son information et de sa communication. 0% 2012 : 0,5% Cette année 0% des répondants ont été identifiés comme présentant un intranet de « Technophile » contre 0,5% en 2012. Ce profil correspond à des organisations qui ont déployé un niveau de service très abouti en travaillant à peine leur gouvernance. Ce résultat nous conforte dans l’idée que l’entreprise reste en contrôle et ne laisse pas le foisonnement technologique se déployer sans règles, en tous cas en France. Résultat de l’enquête 2013 - Page 71
- 72. Socio-types de l’entreprise Leprofil avant-gardiste Mots clés : management, connaissances réseau social, cartographie géodes Votre attirance naturelle pour les nouvelles technologies vous a conduit à intégrer dans l’intranet les outils les plus avancés du marché : moteur de recherche indexé, réseau social, géo-management, cartographie des connaissances. Accessible de l’intérieur comme de l’extérieur du réseau de confiance, les espaces collaboratifs sont déployés par direction tout comme par projet, ou communauté. Ils peuvent comprendre tous les outils d’interaction disponibles : blog, wikis, annuaire dédié, planning. Le réseau social d’entreprise est déployé de manière étendue, permettant lui aussi le partage et la mise en commun de connaissances. La gouvernance mise en place est parfaitement intégrée dans le fonctionnement de l’entreprise au quotidien. Le suivi des usages de l’intranet est également une réalité qui vous permet d’envisager une évolution adaptative de votre site. Vous allez pouvoir tirer tout le bénéfice du travail déjà accompli en y associant un pilotage par les indicateurs statistiques et en mettant en place un mécanisme d’évaluation des managers en fonction de leur contribution directe et indirecte à l’intranet. 3,7% 2012: 2,9% Les intranets « Avant-gardistes » correspondent à 3,7% de l’échantillon. Les entreprises qui le constituent sont actives dans le domaine IT, télécoms, dans l’industrie et dans les autres services marchands. Ce sont très majoritairement des entreprises de plus de 10.000 salariés. Les moyens dont elles disposent tant au plan financier que sectoriel expliquent leur positionnement. Elles proposent une intégration très avancée des services web dans leur intranet et un niveau de gouvernance déjà bien établi qui gagnerait à se structurer encore un peu afin d’atteindre l’ultime stade de « Champion ». Ce groupe est en progrès par rapport à 2012. Résultat de l’enquête 2013 - Page 72
- 73. Socio-types de l’entreprise Leprofil champion Mots clés : réseau social étendu, capitalisation du savoir, pilotage par les indicateurs Structurellement en avance, vous êtes en permanence à la recherche de tous les nouveaux usages et services que peuvent apporter les nouvelles technologies. Vous êtes donc doté d’un intranet qui propose l’ensemble des fonctionnalités existantes aujourd’hui à tous les salariés et ce, en fonction de leur profil. Vous avez sous-tendu ce déploiement technique par la mise en place de procédures abouties qui permettent une gestion fluide de l’intranet. La structure en place permet de capitaliser le savoir. Bien entendu des outils de collaboration et de gestion des connaissances sont accessibles à tous selon des règles bien formalisées, en interne comme en externe. Une version dédiée à l’ergonomie des smartphones est également existante. Chaque individu est un contributeur potentiel à l’intranet, au travers de son espace personnel accessible dans le réseau social de l’entreprise ou via ses possibilités d’interaction sur les contenus ou dans les espaces collaboratifs. Vous avez déployé une gouvernance collective qui permet une évaluation permanente et corrective. Vous êtes déjà un acteur du Web 3.0. 3% 2012 : 3,2% La catégorie de « Champion » est représentée dans l’échantillon des répondants cette année à hauteur de 3%. Cette catégorie correspond à des intranets disposant à la fois d’une gouvernance et d’un niveau de service abouti (dernier tiers sur les deux critères). Il s’agit encore d’acteurs d’exception qui devraient être progressivement rejoints par un certain nombre d’entreprises appartenant aux catégories des « Concepteurs », « Bâtisseurs » ou « Avant-gardistes ». Cette catégorie est stable par rapport à 2012. Résultat de l’enquête 2013 - Page 73
- 74. Highlights 2013 Prospective Synthèse &prospectives Résultat de l’enquête 2013 - Page 74
- 75. Prospective Synthèse Les constats del’édition 2013 de l’Observatoire confirment la maturité de l’intranet avec néanmoins des progressions de niveaux divers en fonction des axes et la prise en compte systémique du dispositif sociotechnique qu’il représente dans cinq dimensions : – Technologie L’atomisation des solutions disponibles sur le marché répond à la diversité de forme des organisations du travail, comme des objectifs qu’elles visent. On note néanmoins une rationalisation progressive du marché et la recherche de solutions intégrées par les entreprises. Un leader se détache clairement. – Processus/procédures Des progrès significatifs sont identifiés dans le déploiement de règles et d’actions de gouvernance notamment au niveau du collaboratif et des acteurs de l’intranet. L’ensemble du spectre des moyens à disposition est loin d’être totalement utilisé. – Management Les projets collaboratifs et encore plus les projets de réseau social ne sont encore que peu souvent portés par la Direction générale. Le management intermédiaire continue d’être peu mobilisé dans ces chantiers d’évolution, il doit être plus systématiquement associé aux projets intranet afin de garantir le déploiement en profondeur et dans la durée des nouveaux usages voulus par les équipes dirigeantes et demandées par les utilisateurs. – Interaction L’interaction se fait principalement autour de la collaboration que ce soit dans des espaces collaboratifs ou grâce à des outils d’échanges instantanés (web conférence, instant messaging). L’installation du réseau social d‘entreprise frileuse confirme la réserve de l’organisation à donner la parole au salarié dans des cadres moins maîtrisés. – Évaluation La mise en place d’indicateurs (utilisation des ressources, usages, pratiques, etc.) induit l’évolution vers la notion de « pilotage par les indicateurs ». Elément indispensable d’une gouvernance bien comprise et bien déployée, cet axe apparaît le moins travaillé encore aujourd’hui. Ceci est sans doute dû en grande partie à la faiblesse des services proposés nativement par les outils qu’il s’agisse de CMS, d’outils collaboratifs ou du réseau social d’entreprise. Résultat de l’enquête 2013 - Page 75
- 76. Prospective Prospective Au-delà des tendancesde cette édition, cette année les courants principaux identifiés sont au nombre de trois : – La dimension sociale des outils se diffuse progressivement Le taggage du contenu en interne, son suivi et l’émergence de murs d’activités se dessinent. Les outils de RSE s’intègrent de plus en plus dans l’intranet mettant fin à une forme de schizophrénie de certaines organisations où plusieurs mondes cohabitaient les uns à côté des autres. Les outils de mise en relation et la création d’espaces collaboratifs à l’initiative des opérationnels confirme l’appropriation progressive d’un dispositif étendu au sein des organisations du travail. – L’accès nomade est confirmé avec ou sans les outils de l’entreprise Grâce à la convergence numérique qui permet depuis un point d’accéder à une multitude de services : vidéo, audio, web conférence, messagerie instantanée, voix sur IP se développent rapidement. L’instantanéité de l’échange prend le pas sur la production de contenus plus construits et entraine la mise à disposition de plates-formes à l’ergonomie adaptée aux new devices : tablettes, smart phones. BYOD versus COPE : l’entreprise doit, dans une approche ou l’autre, faciliter l’équipement en outils mobiles. – La stratégie numérique s’esquisse Les projets de déploiement d’intranets collaboratifs et de réseaux sociaux d’entreprise ne relèvent pas encore assez souvent d’une responsabilité partagée et attestent ainsi d’un manque de perception du potentiel de transformation porté par le numérique. On note néanmoins une tendance à la mutualisation des équipes dans la gestion du web interne tout comme du web externe. Résultat de l’enquête 2013 - Page 76
- 77. Prospective L’effet Intranet :synthèse Always on Collaboration Any time E-management Interaction Anywhere Co-construction Any device Peopleware Approche systèmique Intranet 2013 Réseau Social d’Entreprise Indicateurs Culture Communautés Identité Entreprise étendue Innovation Transversalité Evaluation Multi-canal Nomadisme Virtualité 3D Inter-culturalité Résultat de l’enquête 2013 - Page 77
- 78. Prospective Réalité « systémique» de l’intranet Taggage (RSS) CMS (Propriétaire ou Open Source) Réseau Social Rich média (web tv, web radio, podcasts) Géo-management et nomadisme Moteur de recherche Temps réel : chat, VOIP, visio Outils et espaces de travail Wikis, blogs Technologie Interaction Profilage Personnalisation PC, Tablette, smartphone Charte éditoriale, Charte d’usage, nétiquette… Processus Procédures Gouvernance Management par les indicateurs (publication – collaboration – gestion d’équipe et reporting) Management Management de proximité Evaluation des contributions Organisation décentralisée Mécanisme de gouvernance Conduite du changement Résultat de l’enquête 2013 - Page 78
- 79. Arctus Arctus Résultat de l’enquête2013 - Page 79
- 80. Eclaireur en e-transformation Apropos des rédacteurs de l’enquête Isabelle Reyre, Directrice Associée - Arctus Co-fondatrice d’Arctus, Isabelle Reyre dispose de 20 ans d’expérience en communication technique et sciences humaines exercés d’abord dans de grandes entreprises (L’Oréal, CCF, BNP Paribas, KBC). Ecole de Commerce, MBA, Analyste financier diplômée, formation au coaching et à l’approche systémique. Marc Lippa, Directeur Associé - Arctus Ingénieur Civil des Mines, Marc Lippa est expert en conduite de projets liés aux TIC. Il possède une connaissance approfondie du secteur industriel, secteur dans lequel il a assumé durant 15 ans des responsabilités dans le management commercial, dans le management du processus de l’innovation et de projets innovants et dans la conduite de projet SI et web. Résultat de l’enquête 2013 - Page 80
- 81. APPROCHE GLOBALE Approche globale CULTURE Vocationde l’entreprise Missions Actions STRATEGIE Conduite du changement Conduite de projet Orientations stratégiques Plan d’action Finalités Intranet Valeurs Mode de management Dynamique humaine IDENTITE Dispositif humain & technique Organisation interne Modes de fonctionnement Choix techniques STRUCTURE Résultat de l’enquête 2013 - Page 81
- 82. Inventaire des solutionstechniques Infrastructure logicielle Fonctionnalités (moteur de recherche, etc.) Cahier des charges technique Cadrage du projet Cahier des charges fonctionnel Conduite du projet Coordination des acteurs Planning d’exécution Principes de validation Définition des rôles, missions et compétences des acteurs et des contributeurs Principes d’administration (centralisation/décentralisation) Profilage (cibles) Personnalisation Architecture d’information Principes de rubriquage Principes de navigation verticale et transversale Principes d’interfaces (pages d’accueil, pages de suite) Analyse de l’existant Prise en compte des attentes de la Direction générale et des utilisateurs Modélisation Définition des scénarios Accompagnement du projet Principes d’approche collaborative et d’approche éditoriale Formalisation du circuit éditorial Plan de communication Plan de formation Conduite de changement Résultat de l’enquête 2013 - Page 82 APPROCHE GLOBALE Approche globale
- 83. www.observatoire-intranet.com Suivez Arctus surles réseaux sociaux @Arctus_Conseil Résultat de l’enquête 2013 - Page 83
- 84. EN SAVOIR PLUS www.observatoire-intranet.com Résultatde l’enquête 2013 - Page 84