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Formation
Auditeur Interne
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Ordre du jour
Présentations
Généralités
La Norme ISO 9001
Système de Management de la Qualité (SMQ)
L’audit interne
Exercices
Organisation des Audits Internes
page 2
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Nom / Prénom
Fonction
Quel GRETA ?
La qualité et moi ?
Connaissance de la démarche d’audit ?
Attentes de la formation ?
Présentations des participants
page 3
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Généralités
Qualité
page 4
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Généralités : Principes de la Qualité
page 5
Orientation client
Leadership
Implication du personnel
Approche processus
Amélioration continue
Approche factuelle
Relations mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs
Management par approche système
7
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Généralités : Principes de la Qualité
page 6
Orientation client
 Identifier et comprendre les besoins présents et futurs,
 Satisfaire les exigences des parties intéressées
 Aller au-devant des attentes clients
 S’assurer que les objectifs sont conforment aux besoins des parties
intéressées
 S’intégrer dans le contexte des parties intéressées
Leadership
 Une politique adaptée à l’organisme
 Communiquer cette politique
 Définir / Suivre les objectifs
 Assurer la disponibilité des ressources
 Communiquer à l’interne*
www.Certification-QSE.com page 7
Implication du personnel
 Innovation et créativité pour atteindre les objectifs
 Contribuer à l'amélioration continue
 Partager librement le savoir-faire et l'expérience
 Pérenniser les savoirs et l’expérience
Généralités : Principes de la Qualité
Management par approche système
 Gérer des processus corrélés comme un système global
 Comprendre et gérer les interdépendances des processus
Approche processus
 Définition systématique des activités nécessaires pour obtenir un
résultat
 Identification des interfaces des activités clés (à maintenir à jour)
 Evaluation des risques et des opportunités liés aux activités
www.Certification-QSE.com page 8
Amélioration continue
 Activités d'amélioration à tous les niveaux par rapport aux objectifs
stratégiques de l'organisme
 Amél. Continue des performances, produits, services, processus, …
 Prise en compte des Risques (et Opportunités)
Généralités : Principes de la Qualité
Approche factuelle
 Référence à des données enregistrées (faits)
 Prendre des décisions et actions fondées sur une analyse
 Examiner, mettre en cause et changer les opinions et les décisions
Relations mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs
 Identifier et choisir les fournisseurs clés
 Aptitude accrue à créer de la valeur pour les deux parties
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Généralités: PDCA / Roue de Deming
page 9
Plan
Do
Check
Act
Planifier
Objectifs
Ressources
Communiquer
Faire /Réaliser
Processus / Activités
Produits / service
Vérifier
Mesure(s), Audits,
Vérification
(Ré)Agir
Analyse
Actions Curatives
Actions Correctives
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La norme ISO 9001
page 10
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L’ISO 9001:2008: Chapitres
page 11
4 Système de management de la qualité
5 Responsabilité de la direction
6
7
8
Management des ressources
Réalisation du produit
Mesures, analyse et amélioration
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L’ISO 9001:2015 : Chapitres
page 12
4 Contexte de l’organisme
5 Leadership
6
7
8
Planification
Support
Réalisation des activités opérationnelles
9 Evaluation des performances
10 Amélioration
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Système de Management
par la Qualité
SMQ
page 13
www.Certification-QSE.com page 14
Ensemble d’activités corrélées
ayant pour objectif de
Fournir régulièrement un produit
conforme aux exigences des clients
et aux exigences légales et réglementaires applicables
SMQ : Notion de processus
Données d’entrée Données de sortie
?
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SMQ : Notion de processus
Données d’entrée Données de sortie
Processus Conception
Demande de
formation, DCE, …
Exigences
règlementaires
Référentiels de
formation
Moyens humains
Moyens techniques
Contexte /
Formations
précédentes
Identifier / Choisir les moyens humains
Identifier / Choisir les moyens matériels
Définition des objectifs et du
programme
Evaluer la faisabilité
Conception du contenu pédagogique
Revue des exigences et des étapes
(identification des problèmes, résultats atteignables ? ,
…)
Vérification
(Avant de réaliser la proposition au client / débuter la
formation)
Proposition
commerciale
Documents de
contractualisation
Dossier de
conception
Fiche produit
Fiche projet
Doc. financier
Réponse à AO
Demande
d’agrément
Habilitation, …
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SMQ : Le Système de Management
Direction
Opérationnel
Support
Stratégie,
Politique et
Orientations
Système de
Management de
la Qualité
Ressources
Humaines
Processus
Opérationnel 1
Processus
Opérationnel 2
Gestion
administrative et
Financière
Gestion des
équipements et
infrastructures
Processus
Opérationnel 3
Achats
www.Certification-QSE.com page 17
Matrice des interactions
SMQ : Notion de processus
Stratégie
SMQ
RH
Dvpt.
Commercial
Conception
Production
Gestion
Admin
et
Financière
Gestion
Achats
Gestion
Infrastructure
Stratégie x Objectifs Objectifs Objectifs Objectifs Objectifs Objectifs Objectifs Objectifs
SMQ Infos SMQ x Outils
Méthodes
-
Outils
Méthodes
Outils
Méthodes
Outils
Méthodes
- -
RH
Besoins
des pers.
Dysf. &
Améliorat° x Ressources
disponibles
Dvpt Co.
Information
s com.
Dysf. &
Améliorat°
Besoins
ressources x
Conception -
Dysf. &
Améliorat°
- x
Réalisation
Retours
clients
Dysf. &
Améliorat°
Qualificatio
n x
Gestion Admin.
Et Financière
Info.
financières
Dysf. &
Améliorat°
- x
Infos
www.Certification-QSE.com page 18
Les interactions entre Activités et entre Processus
Méthodes de surveillance
Indicateurs (de performance)
Moyens de maitrise (processus externalisés)
SMQ : Notion de processus
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L’audit Interne
page 19
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L’audit interne : Un audit ???
page 20
Prendre le temps de se ... regarder travailler
Faire le point sur un système, un ou des
processus, une procédure ...
Détecter les sources de progrès
« Processus systématique, indépendant et documenté
permettant, par le recueil de preuves, d’évaluer de manière
objective dans quelle mesure les exigences définies sont
satisfaites. »
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L’audit interne : Les audits
page 21
Audit « Processus »
Audit « produit »
Audit « Système »
Audit première partie
Audit seconde partie
Audit tierce partie
 Audit croisé
 Audit à blanc
 Audit de initial, de suivi, de renouvellement, complémentaire
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L’audit interne : Objectifs
page 22
Vérifier la conformité aux exigences du(es)
référentiel(s)
Vérifier les dispositions organisationnelles
Vérifier l’efficacité
Identifier et promouvoir les bonnes pratiques
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L’audit interne : Le positionnement d’auditeur
page 23
Déontologie
Impartialité et objectivité
Un questionnement clair
Prise de notes / Documents
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L’audit interne : Questionnement simple
page 24
Q
Q
O
Q
C
P
Qui ?
Quoi ?
Où ?
Quand ?
Comment ?
Pourquoi ?
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L’audit interne : Le positionnement d’auditeur
page 25
Comprendre l’activité
Mettre à l’aise
Ne pas dévier de l’objectif
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L’audit Interne : Les phases d’audit
page 26
Déclenchement
Préparation
- Revue documentaire
- Plan d’audit
- Guide d’audit
Activités d’audit sur le site
- Réunion d’ouverture
- Questionnement et recueil d’informations orales et écrites
- Réunion de synthèse
- Réunion de clôture
Rédaction / diffusion du rapport
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L’audit Interne : La revue documentaire
page 27
Politique Qualité / Stratégie
Cartographie / Fiche d’identité du processus
Tableau de bord des indicateurs
Revue de direction
Le(s) dernier(s) rapport(s) d’audit
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L’audit interne : Plan d’audit
page 28
Lieu / Site audité
Dates et horaires
Activités, processus, entités ou système audité
Critère d’audit
L’équipe d’audit
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L’audit interne : Plan d’audit
page 29
Durée Activité
§ ISO9001
v2008
§ ISO9001
v2015
Audités
10’ Réunion d’ouverture
10’
Déclinaison des objectifs du
Greta
1h30
30’
20’ Réunion de Synthèse
20’ Réunion de clôture
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L’audit Interne : La réunion d’ouverture
page 30
Audit interne, réalisé à votre demande
Référentiel utilisé ISO 9001 version 20xx
Il sera pris en compte les exigences internes, clients et de l’ISO 9001
Audit d’un système et non des personnes
Il ne s’agit pas de mettre des mauvais points aux audités mais d’identifier les
faiblesses du système de management
Nous sommes auditeur, nous posons des questions et demandons les
documents en toute transparence, en toute confidentialité et sans jugement
Nous allons vous demander d’expliciter les méthodes de travail sur la base de
vos procédures internes.
Nous allons vérifier ces procédures en étudiant un dossier, des exemples, des
enregistrements, …
Nous vérifierons les objectifs définis, la planification des actions et les
actions d’amélioration du système de management
Avez-vous des questions sur le déroulement de l’audit ?
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L’audit Interne : Les éléments à toujours demander
page 31
Présentation du Greta / Organisme
Spécificité lié au site / processus / exclusions
Politique Qualité (et sa connaissance)
Les interactions avec les autres processus
Actions d’amélioration en cours
Actions d’amélioration clôturées
Les éléments de la revue de direction
Mesures / Indicateurs
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L’audit Interne : Grille d’audit
page 32
Regroupe les questions à poser
Check list
Sous forme de tableau
Prise de note
Chapitrer : processus ou activités
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L’audit interne : les constats
page 33
NON-CONFORMITE MAJEURE (NCMaj)
Non-satisfaction d’une exigence du référentiel touchant l’organisation, l’application ou la
formalisation du Système de Management et entraînant un risque avéré (c’est-à-dire fondé sur
des éléments objectifs) de non-respect, récurrent ou unique en cas de risque très important,
d’une exigence spécifiée. Non-satisfaction d’une exigence mettant en cause l’efficacité ou
l’amélioration du Système de Management.
NON-CONFORMITE MINEURE (NCMin)
Non-satisfaction d’une exigence du référentiel n’entraînant pas de risque important de non-
respect d’une exigence spécifiée. Non-satisfaction d’une exigence ne compromettant pas
l’efficacité ou l’amélioration du Système de Management.
POINT SENSIBLE (PS)
Elément du Système de Management sur lequel des preuves d’audit montrent que l’organisme,
actuellement conforme, risque de ne plus atteindre les exigences du référentiel à court ou
moyen terme.
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L’audit interne : les constats
page 34
PISTE DE PROGRES (PP)
Voie identifiée sur laquelle l’organisme peut progresser. La
définition de la Piste de Progrès correspond, au terme «
opportunité d’amélioration ». La Piste de Progrès donne à
l’organisme Client la possibilité : soit de dépasser les exigences
du référentiel d’audit pour un élément de son Système de
Management ou soit d’améliorer la performance d’un élément
de son Système de Management sans toutefois dépasser les
exigences du référentiel d’audit.
POINT FORT (PF)
Elément du Système de Management sur lequel l’organisme soit
dépassé les exigences du référentiel d’audit, soit se distingue par une
pratique, méthode ou technique performante.
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L’audit interne : Le rapport d’audit
page 35
Rappels des conditions d’audit
Nombre et Type de constats
Appréciation générale sur le processus
Les constats
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Direction
Opérationnel
Support
Stratégie,
Politique et
Orientations
Système de
Management de
la Qualité
Ressources
Humaines
Processus
Opérationnel 1
Processus
Opérationnel 2
Gestion
administrative et
Financière
Gestion des
équipements et
infrastructures
Processus
Opérationnel 3
Achats
page 36
L’audit Interne : Processus et paragraphes de la norme
4
5 6.2
6,3
7.3
6,4
7.2 7.1
7.4
7.5
8
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Direction
Opérationnel
Support
Stratégie,
Politique et
Orientations
Système de
Management de
la Qualité
Ressources
Humaines
Processus
Opérationnel 1
Processus
Opérationnel 2
Gestion
administrative et
Financière
Gestion des
équipements et
infrastructures
Processus
Opérationnel 3
Achats
page 37
L’audit Interne : Processus et paragraphe de la norme
7.
Exigences Transversales :
4.1 4.3 5 4.4
4.2 4.4 6
7.1.2
7.1.3 7.1.4
7.1.5
7.2
7.3
7.4
7.5
7.5
8.1 à 8.4
8.4
8.5
8.7 9
9.3
10
8.2
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L’audit Interne : Quelques questions d’audit
page 38
Comment est établie la politique qualité ?
Comment est communiquée la politique qualité ?
Comment évaluez vous le besoin d’évolution, l’adéquation avec le
fonctionnement ou la pertinence ?
Comment la politique est elle déclinée au sein de chaque processus ?
Comment est assurée la veille règlementaire ?
Comment est assurée la planification du SMQ ?
Quelle connaissance avez vous de la politique Qualité ?
Quelles délégation y a t il au sein de l’organisme (RQ) ?
Stratégie
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L’audit Interne : Quelques questions d’audit
page 39
Quels sont les processus définis dans l’organisme ?
Comment sont définies les responsabilités et autorité au sein
de l’organisme
Définition des responsables de processus ?
Quels sont leurs champs d’action ?
Quels moyens ont ils pour piloter ?
Quels sont les derniers résultats des audits internes ?
Quels sont les éléments contenus dans le revue de direction ?
Y a t il des processus externalisés ?
Quelles procédures sont mises en œuvre en interne ?
(informations documentées)
SMQ
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Quels sont les formations réalisées cette année ?
Comment sont défini les attendus sur la formation continue ?
L’audit Interne : Quelques questions d’audit
page 40
Quels sont les critères et méthodes de ce processus ?
Comment son définis les besoins en RH ?
Comment sont défini les attendus sur la formation initiale ?
Par quels moyens sont formés à la démarche qualité du Greta les
salariés ?
Et les nouveaux arrivants ?
Avez vous une cartographie des compétences internes ?
Comment sont évaluées les formations ?
Ressources Humaines
Quels sont les compétences attendues par typologie de poste ?
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L’audit Interne : Quelques questions d’audit
page 41
Comment la traçabilité de la conception est elle assurée ?
Comment la conception est elle planifiée ?
Qui pilote la conception ?
Comment sont validés les données de sortie de la conception ?
Y a t il des revues de la conception ?
Quels sont les étapes de la conception ?
Quels sont les éléments de validation de la conception ?
Conception
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Merci de votre
attention
page 42

Presentation_AUDIT_INTERNE_Dec_2017_V1 (1).pptx

  • 1.
  • 2.
    www.Certification-QSE.com Ordre du jour Présentations Généralités LaNorme ISO 9001 Système de Management de la Qualité (SMQ) L’audit interne Exercices Organisation des Audits Internes page 2
  • 3.
    www.Certification-QSE.com Nom / Prénom Fonction QuelGRETA ? La qualité et moi ? Connaissance de la démarche d’audit ? Attentes de la formation ? Présentations des participants page 3
  • 4.
  • 5.
    www.Certification-QSE.com Généralités : Principesde la Qualité page 5 Orientation client Leadership Implication du personnel Approche processus Amélioration continue Approche factuelle Relations mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs Management par approche système 7
  • 6.
    www.Certification-QSE.com Généralités : Principesde la Qualité page 6 Orientation client  Identifier et comprendre les besoins présents et futurs,  Satisfaire les exigences des parties intéressées  Aller au-devant des attentes clients  S’assurer que les objectifs sont conforment aux besoins des parties intéressées  S’intégrer dans le contexte des parties intéressées Leadership  Une politique adaptée à l’organisme  Communiquer cette politique  Définir / Suivre les objectifs  Assurer la disponibilité des ressources  Communiquer à l’interne*
  • 7.
    www.Certification-QSE.com page 7 Implicationdu personnel  Innovation et créativité pour atteindre les objectifs  Contribuer à l'amélioration continue  Partager librement le savoir-faire et l'expérience  Pérenniser les savoirs et l’expérience Généralités : Principes de la Qualité Management par approche système  Gérer des processus corrélés comme un système global  Comprendre et gérer les interdépendances des processus Approche processus  Définition systématique des activités nécessaires pour obtenir un résultat  Identification des interfaces des activités clés (à maintenir à jour)  Evaluation des risques et des opportunités liés aux activités
  • 8.
    www.Certification-QSE.com page 8 Améliorationcontinue  Activités d'amélioration à tous les niveaux par rapport aux objectifs stratégiques de l'organisme  Amél. Continue des performances, produits, services, processus, …  Prise en compte des Risques (et Opportunités) Généralités : Principes de la Qualité Approche factuelle  Référence à des données enregistrées (faits)  Prendre des décisions et actions fondées sur une analyse  Examiner, mettre en cause et changer les opinions et les décisions Relations mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs  Identifier et choisir les fournisseurs clés  Aptitude accrue à créer de la valeur pour les deux parties
  • 9.
    www.Certification-QSE.com Généralités: PDCA /Roue de Deming page 9 Plan Do Check Act Planifier Objectifs Ressources Communiquer Faire /Réaliser Processus / Activités Produits / service Vérifier Mesure(s), Audits, Vérification (Ré)Agir Analyse Actions Curatives Actions Correctives
  • 10.
  • 11.
    www.Certification-QSE.com L’ISO 9001:2008: Chapitres page11 4 Système de management de la qualité 5 Responsabilité de la direction 6 7 8 Management des ressources Réalisation du produit Mesures, analyse et amélioration
  • 12.
    www.Certification-QSE.com L’ISO 9001:2015 :Chapitres page 12 4 Contexte de l’organisme 5 Leadership 6 7 8 Planification Support Réalisation des activités opérationnelles 9 Evaluation des performances 10 Amélioration
  • 13.
  • 14.
    www.Certification-QSE.com page 14 Ensembled’activités corrélées ayant pour objectif de Fournir régulièrement un produit conforme aux exigences des clients et aux exigences légales et réglementaires applicables SMQ : Notion de processus Données d’entrée Données de sortie ?
  • 15.
    www.Certification-QSE.com page 15 SMQ: Notion de processus Données d’entrée Données de sortie Processus Conception Demande de formation, DCE, … Exigences règlementaires Référentiels de formation Moyens humains Moyens techniques Contexte / Formations précédentes Identifier / Choisir les moyens humains Identifier / Choisir les moyens matériels Définition des objectifs et du programme Evaluer la faisabilité Conception du contenu pédagogique Revue des exigences et des étapes (identification des problèmes, résultats atteignables ? , …) Vérification (Avant de réaliser la proposition au client / débuter la formation) Proposition commerciale Documents de contractualisation Dossier de conception Fiche produit Fiche projet Doc. financier Réponse à AO Demande d’agrément Habilitation, …
  • 16.
    www.Certification-QSE.com page 16 SMQ: Le Système de Management Direction Opérationnel Support Stratégie, Politique et Orientations Système de Management de la Qualité Ressources Humaines Processus Opérationnel 1 Processus Opérationnel 2 Gestion administrative et Financière Gestion des équipements et infrastructures Processus Opérationnel 3 Achats
  • 17.
    www.Certification-QSE.com page 17 Matricedes interactions SMQ : Notion de processus Stratégie SMQ RH Dvpt. Commercial Conception Production Gestion Admin et Financière Gestion Achats Gestion Infrastructure Stratégie x Objectifs Objectifs Objectifs Objectifs Objectifs Objectifs Objectifs Objectifs SMQ Infos SMQ x Outils Méthodes - Outils Méthodes Outils Méthodes Outils Méthodes - - RH Besoins des pers. Dysf. & Améliorat° x Ressources disponibles Dvpt Co. Information s com. Dysf. & Améliorat° Besoins ressources x Conception - Dysf. & Améliorat° - x Réalisation Retours clients Dysf. & Améliorat° Qualificatio n x Gestion Admin. Et Financière Info. financières Dysf. & Améliorat° - x Infos
  • 18.
    www.Certification-QSE.com page 18 Lesinteractions entre Activités et entre Processus Méthodes de surveillance Indicateurs (de performance) Moyens de maitrise (processus externalisés) SMQ : Notion de processus
  • 19.
  • 20.
    www.Certification-QSE.com L’audit interne :Un audit ??? page 20 Prendre le temps de se ... regarder travailler Faire le point sur un système, un ou des processus, une procédure ... Détecter les sources de progrès « Processus systématique, indépendant et documenté permettant, par le recueil de preuves, d’évaluer de manière objective dans quelle mesure les exigences définies sont satisfaites. »
  • 21.
    www.Certification-QSE.com L’audit interne :Les audits page 21 Audit « Processus » Audit « produit » Audit « Système » Audit première partie Audit seconde partie Audit tierce partie  Audit croisé  Audit à blanc  Audit de initial, de suivi, de renouvellement, complémentaire
  • 22.
    www.Certification-QSE.com L’audit interne :Objectifs page 22 Vérifier la conformité aux exigences du(es) référentiel(s) Vérifier les dispositions organisationnelles Vérifier l’efficacité Identifier et promouvoir les bonnes pratiques
  • 23.
    www.Certification-QSE.com L’audit interne :Le positionnement d’auditeur page 23 Déontologie Impartialité et objectivité Un questionnement clair Prise de notes / Documents
  • 24.
    www.Certification-QSE.com L’audit interne :Questionnement simple page 24 Q Q O Q C P Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?
  • 25.
    www.Certification-QSE.com L’audit interne :Le positionnement d’auditeur page 25 Comprendre l’activité Mettre à l’aise Ne pas dévier de l’objectif
  • 26.
    www.Certification-QSE.com L’audit Interne :Les phases d’audit page 26 Déclenchement Préparation - Revue documentaire - Plan d’audit - Guide d’audit Activités d’audit sur le site - Réunion d’ouverture - Questionnement et recueil d’informations orales et écrites - Réunion de synthèse - Réunion de clôture Rédaction / diffusion du rapport
  • 27.
    www.Certification-QSE.com L’audit Interne :La revue documentaire page 27 Politique Qualité / Stratégie Cartographie / Fiche d’identité du processus Tableau de bord des indicateurs Revue de direction Le(s) dernier(s) rapport(s) d’audit
  • 28.
    www.Certification-QSE.com L’audit interne :Plan d’audit page 28 Lieu / Site audité Dates et horaires Activités, processus, entités ou système audité Critère d’audit L’équipe d’audit
  • 29.
    www.Certification-QSE.com L’audit interne :Plan d’audit page 29 Durée Activité § ISO9001 v2008 § ISO9001 v2015 Audités 10’ Réunion d’ouverture 10’ Déclinaison des objectifs du Greta 1h30 30’ 20’ Réunion de Synthèse 20’ Réunion de clôture
  • 30.
    www.Certification-QSE.com L’audit Interne :La réunion d’ouverture page 30 Audit interne, réalisé à votre demande Référentiel utilisé ISO 9001 version 20xx Il sera pris en compte les exigences internes, clients et de l’ISO 9001 Audit d’un système et non des personnes Il ne s’agit pas de mettre des mauvais points aux audités mais d’identifier les faiblesses du système de management Nous sommes auditeur, nous posons des questions et demandons les documents en toute transparence, en toute confidentialité et sans jugement Nous allons vous demander d’expliciter les méthodes de travail sur la base de vos procédures internes. Nous allons vérifier ces procédures en étudiant un dossier, des exemples, des enregistrements, … Nous vérifierons les objectifs définis, la planification des actions et les actions d’amélioration du système de management Avez-vous des questions sur le déroulement de l’audit ?
  • 31.
    www.Certification-QSE.com L’audit Interne :Les éléments à toujours demander page 31 Présentation du Greta / Organisme Spécificité lié au site / processus / exclusions Politique Qualité (et sa connaissance) Les interactions avec les autres processus Actions d’amélioration en cours Actions d’amélioration clôturées Les éléments de la revue de direction Mesures / Indicateurs
  • 32.
    www.Certification-QSE.com L’audit Interne :Grille d’audit page 32 Regroupe les questions à poser Check list Sous forme de tableau Prise de note Chapitrer : processus ou activités
  • 33.
    www.Certification-QSE.com L’audit interne :les constats page 33 NON-CONFORMITE MAJEURE (NCMaj) Non-satisfaction d’une exigence du référentiel touchant l’organisation, l’application ou la formalisation du Système de Management et entraînant un risque avéré (c’est-à-dire fondé sur des éléments objectifs) de non-respect, récurrent ou unique en cas de risque très important, d’une exigence spécifiée. Non-satisfaction d’une exigence mettant en cause l’efficacité ou l’amélioration du Système de Management. NON-CONFORMITE MINEURE (NCMin) Non-satisfaction d’une exigence du référentiel n’entraînant pas de risque important de non- respect d’une exigence spécifiée. Non-satisfaction d’une exigence ne compromettant pas l’efficacité ou l’amélioration du Système de Management. POINT SENSIBLE (PS) Elément du Système de Management sur lequel des preuves d’audit montrent que l’organisme, actuellement conforme, risque de ne plus atteindre les exigences du référentiel à court ou moyen terme.
  • 34.
    www.Certification-QSE.com L’audit interne :les constats page 34 PISTE DE PROGRES (PP) Voie identifiée sur laquelle l’organisme peut progresser. La définition de la Piste de Progrès correspond, au terme « opportunité d’amélioration ». La Piste de Progrès donne à l’organisme Client la possibilité : soit de dépasser les exigences du référentiel d’audit pour un élément de son Système de Management ou soit d’améliorer la performance d’un élément de son Système de Management sans toutefois dépasser les exigences du référentiel d’audit. POINT FORT (PF) Elément du Système de Management sur lequel l’organisme soit dépassé les exigences du référentiel d’audit, soit se distingue par une pratique, méthode ou technique performante.
  • 35.
    www.Certification-QSE.com L’audit interne :Le rapport d’audit page 35 Rappels des conditions d’audit Nombre et Type de constats Appréciation générale sur le processus Les constats
  • 36.
    www.Certification-QSE.com Direction Opérationnel Support Stratégie, Politique et Orientations Système de Managementde la Qualité Ressources Humaines Processus Opérationnel 1 Processus Opérationnel 2 Gestion administrative et Financière Gestion des équipements et infrastructures Processus Opérationnel 3 Achats page 36 L’audit Interne : Processus et paragraphes de la norme 4 5 6.2 6,3 7.3 6,4 7.2 7.1 7.4 7.5 8
  • 37.
    www.Certification-QSE.com Direction Opérationnel Support Stratégie, Politique et Orientations Système de Managementde la Qualité Ressources Humaines Processus Opérationnel 1 Processus Opérationnel 2 Gestion administrative et Financière Gestion des équipements et infrastructures Processus Opérationnel 3 Achats page 37 L’audit Interne : Processus et paragraphe de la norme 7. Exigences Transversales : 4.1 4.3 5 4.4 4.2 4.4 6 7.1.2 7.1.3 7.1.4 7.1.5 7.2 7.3 7.4 7.5 7.5 8.1 à 8.4 8.4 8.5 8.7 9 9.3 10 8.2
  • 38.
    www.Certification-QSE.com L’audit Interne :Quelques questions d’audit page 38 Comment est établie la politique qualité ? Comment est communiquée la politique qualité ? Comment évaluez vous le besoin d’évolution, l’adéquation avec le fonctionnement ou la pertinence ? Comment la politique est elle déclinée au sein de chaque processus ? Comment est assurée la veille règlementaire ? Comment est assurée la planification du SMQ ? Quelle connaissance avez vous de la politique Qualité ? Quelles délégation y a t il au sein de l’organisme (RQ) ? Stratégie
  • 39.
    www.Certification-QSE.com L’audit Interne :Quelques questions d’audit page 39 Quels sont les processus définis dans l’organisme ? Comment sont définies les responsabilités et autorité au sein de l’organisme Définition des responsables de processus ? Quels sont leurs champs d’action ? Quels moyens ont ils pour piloter ? Quels sont les derniers résultats des audits internes ? Quels sont les éléments contenus dans le revue de direction ? Y a t il des processus externalisés ? Quelles procédures sont mises en œuvre en interne ? (informations documentées) SMQ
  • 40.
    www.Certification-QSE.com Quels sont lesformations réalisées cette année ? Comment sont défini les attendus sur la formation continue ? L’audit Interne : Quelques questions d’audit page 40 Quels sont les critères et méthodes de ce processus ? Comment son définis les besoins en RH ? Comment sont défini les attendus sur la formation initiale ? Par quels moyens sont formés à la démarche qualité du Greta les salariés ? Et les nouveaux arrivants ? Avez vous une cartographie des compétences internes ? Comment sont évaluées les formations ? Ressources Humaines Quels sont les compétences attendues par typologie de poste ?
  • 41.
    www.Certification-QSE.com L’audit Interne :Quelques questions d’audit page 41 Comment la traçabilité de la conception est elle assurée ? Comment la conception est elle planifiée ? Qui pilote la conception ? Comment sont validés les données de sortie de la conception ? Y a t il des revues de la conception ? Quels sont les étapes de la conception ? Quels sont les éléments de validation de la conception ? Conception
  • 42.

Notes de l'éditeur

  • #5 Principe 1 – Orientation client Principe 2 – Leadership Principe 3 – Implication du personnel Principe 4 – Approche processus Principe 5 – Amélioration Principe 6 – Prise de décision fondée sur des preuves Principe 7 – Management des relations avec les parties intéressées Un ancien principe 8 – Management pas approche système
  • #6 Communiquer à l’interne : au delà de la version 2008 Communiquer sur l’importance d’un SMQ efficace Soutenir les personnels pour leur contribution au SMQ Inciter à l’amélioration continue Soutenir les fonctions managériales
  • #11 4. Contexte de l’organisme Enjeux interne / externe influent sur la capacité à atteindre les résultats attendus Facteur positifs / négatifs, conditions, juridique, environnement, technologique, concurrentiel, commercial, culturel, social et économique, … Niveau local, national, international, … Parties intéressée : leurs exigences et surveillance et MAJ Domain d’application (Enjeux, PI et produits et service) 5. Leadership « La direction doit démontrer son LeaderShip … » Responsabilité de l’efficacité du SMQ S’assurer de la définition des objectifs Assurer la disponibilité des ressources Communiquer sur l’importance du SMQ S’assurer de l’atteinte des objectifs fixés Incitant l’amélioration et responsabilisant les acteurs Politique Qualité Orientation / Ecoute client Définition des rôles et responsabilités 6. Planification Planifier les actions à mettre en œuvre face aux risques et opportunités Planifier les objectifs et actions à entreprendre Planifier les évolution du Système de management 7. Support 8. Réalisation des activités Opérationnelles 9. Evaluation des performances 10. Amélioration
  • #12 4. Contexte de l’organisme Enjeux interne / externe influent sur la capacité à atteindre les résultats attendus Facteur positifs / négatifs, conditions, juridique, environnement, technologique, concurrentiel, commercial, culturel, social et économique, … Niveau local, national, international, … Parties intéressée : leurs exigences et surveillance et MAJ Domain d’application (Enjeux, PI et produits et service) 5. Leadership « La direction doit démontrer son LeaderShip … » Responsabilité de l’efficacité du SMQ S’assurer de la définition des objectifs Assurer la disponibilité des ressources Communiquer sur l’importance du SMQ S’assurer de l’atteinte des objectifs fixés Incitant l’amélioration et responsabilisant les acteurs Politique Qualité Orientation / Ecoute client Définition des rôles et responsabilités 6. Planification Planifier les actions à mettre en œuvre face aux risques et opportunités Planifier les objectifs et actions à entreprendre Planifier les évolution du Système de management 7. Support 8. Réalisation des activités Opérationnelles 9. Evaluation des performances 10. Amélioration
  • #14 Qu’est ce qu’un processus pour vous ? Activité : une action voir un ensemble d’action à mener pour mettre en œuvre le service (créer le produit). Cet ensemble d’activités ne se fait pas de manière dissociées C’est intégré dans le système, il y a donc des DONNEES D’ENTREE et des DONNEES DE SORTIE Ce sont les ELEMENTS IMPORTANTS qui caractérisent les INTERACTIONS. Il faut qu’elles soient précises et tenues à jour en fonction des évolutions du SMQ
  • #16 3 type de processus Cartographie +/- commune aux Greta (nom différents, …) Identification des activités, d’un processus dans un système. Interactions / interdépendances entre les processus Séquence d’interactions entre les processus
  • #18 En plus des activités, des données d’E et de S, il est nécessaire de connaitre : Les interactions entre les activités surtout pour des processus complexes avec bcp d’activités Méthodes de surveillance : tableaux, logiciels, contrôles ponctuels, visas (signatures), … POURQUOI AI JE MIS LES INDICATEURS DE PERF ? QU’EST CE QUE CELA SIGNIFIE POUR VOUS Indicateurs de performance : mesure du résultat du processus Indicateurs de fonctionnement / suivi : associés aux activités et peuvent porter sur les moyens (peuvent être des éléments de surveillance) Indicateurs : ne pas surcharger les mesures avec des indicateurs de moyens. DONNEZ MOI DES EXEMPLES D’INDICATEURS DE MOYEN ? ET DE PERFORMANCE ? Nb d’AO traité, Nb de conception, Nb de personnes vu en entretien de recrutement, moyens de surveillance Moyens de maitrise des processus externalisé : Ne pas les négliger ? POURQUOI ? Même s’ils sont s/s traité, il faut les maitriser (nous sommes garant de leur résultat tout comme les processus internes) EXEMPLE : achats, RH / recrutement, Informatique, SMQ (Cabinet Conseil), …
  • #20 Vu comme ça l’audit c’est chiant C’est plutôt : l’analyse de ses propres pratiques internes en prenant un œil extérieur.
  • #21 L’audit produit qui consiste à auditer les CARACTÉRISTIQUES DU PRODUIT OU DU SERVICE PAR RAPPORT À UN CAHIER DES CHARGES par exemple. L’audit processus qui consiste à auditer L’INTÉGRALITÉ D’UN PROCESSUS ainsi que les INTERFACES entre ce processus et le ou les processus amonts et avals (clients/fournisseurs internes). Consultez l’article sur l’audit processus, pour plus d’informations. C’est ICI que nous nous trouvons dans le cadre d’un audit interne L’audit système qui consiste à auditer le fonctionnement chaque processus, les interfaces entre tous les processus et le fonctionnement global du système. Dans le premier cas, on parle d’audit première partie lorsqu’il est réalisé par l’entreprise pour l’entreprise. Il s’agit des audits internes. L’audit interne réalisé par un auditeur externe rentre également dans cette « famille ». Dans le deuxième cas, on parle d’audit seconde partie lorsqu’il est réalisé par un client par exemple. Il s’agit de l’audit fournisseur ou audit externe. CRIF, financeurs, OPCA, Administration de tutelle, Etat ou ses services, contrôleur d’état, … Dans le dernier cas, on parle d’audit tierce partie lorsqu’il est réalisé par un organisme indépendant dans le cadre d’un AUDIT DE CERTIFICATION par exemple. Audit croisé : échange d’auditeur et de compétence pour gagner en impartialité et en prise de recule face aux éléments apportés. Il a le défaut de la comparaison de pratiques par rapport à sa propre activité / organisation Audit à blanc : audit première partie dans les conditions d’un audit de tierce partie. L’objectif est de réaliser un diagnostic et s’assurer d’être prêt pour l’audit initial Audit initial : premier audit de certification (année 0) Audit de suivi : maintient du certificat et vérification du suivi du SMQ (Année 1, 2, 4, 5 …) Audit de renouvellement : renouvellement de la certification (Année 3, 6 …) Audit complémentaire : audit supplémentaire lié à un NC Maj réalisé à 3 mois après un audit de suivi ou de renouvellement
  • #22 QUELS SONT LES RÉFÉRENTIELS POUR UN GRETA ? La réglementation sur la formation, les cdc, les conventions, les procédures internes des OPCA/Entreprises, les exigences non formulées du client, la NORME ISO 9001 (recueil d’exigences). Ne pas négliger les exigences externes elles représentent un des principes de la qualité avec la satisfaction client DISPO ORGANISATIONELLES : ??? Les cartographies des processus, les procédures, les modes opératoires, les documents internes
  • #23 Déontologie : Il n’est pas question de régler ses comptes « Ce qui est convenable ce qui convient … » Impartialité et objectivité S’appuyer sur des constat, «  preuves », Il faut être précis Il faut s’assurer de la bonne compréhension des éléments qui ont été transmis, affirmés … Il ne faut pas rester sur une ambiguïté Un questionnement clair Il faut reformuler, reposer les questions, La répétition n’est pas un problème lors de l’audit Prise de notes Croiser les informations reçues à différents moments Identifier les écarts au fur et à mesure de l’audit Identifier les dispositions pré-établies (cdc, normes, exigences internes) par rapport à la pratique réelle Identifier les sources de risques et les opportunités Prendre et étudier les documents Arrêter son questionnement pour lire les documents (pas 3h non plus) Rebondir sur les éléments transmis à chaud Suivre le fil rouge de l’activité : elle a forcément un commencement donnée d’Entré et une fin données de sortie il faut suivre ce cheminement Travailler par échantillonnage (dossier stagiaire, Progression pédagogique, …)
  • #24 Un outil simple pour ne pas perdre le fil Par activité se poser les quelques questions suivantes permet de ne pas trop s’égarer et balayer toute l’activité Dans un SMQ, il y a toujours une action à mener = activité audité par quelqu’un = votre interlocuteur pour cette activité Quelque part = dans un contexte / lieur Avec une échéance définie = sinon il peut faire ses supports de cours après ses heures de formation avec des méthodes ou des documents sur les quels s’appuyer = ces méthodes garantissent le bon déroulement de l’activité dans un objectif défini = réponse au cdc, exigence de traçabilité, pour quelqu’un d’autre, … Expliquer l’importance de chaque étape Un exemple ou ça va ? Progression pédagogique : Qui : le formateur Quoi : un déroulé de cours / suivi de son avancement, Où : ou il veut (peu important) mais en association avec les autres formateurs et dans le cadre défini par le Greta Quand : avant le début de la formation / du cours Comment : le document du Greta avec le référentiel de formation / commande client Pourquoi : Garantir au financeur et au stagiaire que le déroulé de cours est planifié, pas de recoupement avec les autres et que le temps imparti suffira.
  • #25 Se positionner en novice et écouter ReQuestionner sur les activités présenter succinctement Demander les Enregistrements, comparer aux mode opératoire / procédure / instructions de travail Adapter le langage à l’interlocueteur Eviter les questions induisant les réponses Eviter les « Est ce que … », « pensez vous que … » Attention à ne pas suivre son interlocuteur sur les éléments qu’ils apportent Il faut aussi parfois se recentrer et revenir à la question initiale Il est aussi possible de changer complètement de sujet pour poursuivre son questionnement et reprendre le fil de l’audit Eviter les questions sans fin Poser des questions concrète : Combien ? Quel objectifs ? Quel taux ? Quel résultat ? Associer à des documents / enregistrement / logiciel / … Une action en cours ne suffit pas à justifier l’absence de traçabilité car elle doit être définie, planifiée et suivie
  • #26 Déclenchement : Demande d’audit Préparation : Solliciter le RQ pour obtenir les documents (cf ci-après) Etudier et se poser les premières questions Identifier les acteurs à auditer Faire le lien entre les activités à auditer et les paragraphes de la norme pour le plan d’audit Poser par écrit les questions à poser Ou poser les champs à auditer : check list
  • #27 Documents à demander à minima Et / ou selon les processus
  • #28 Critère d’audit Référentiel utilisé : ISO 9001, Référentiel client, cdc, …
  • #29 Critère d’audit Référentiel utilisé : ISO 9001, Référentiel client, cdc, …
  • #30 Diapositive qui fait mal aux yeux Mais il s’agit des éléments à présenter en début d’audit A reformuler selon les besoins
  • #35 Rappels des conditions d’audit Périmètre de l’audit Personnes présentes Eventuelles exclusions Nombre et Type de remarques NB et type : NC, PS, … Appréciation générale sur le processus Intégration générales des exigences de l’ISO Conformité du SMQ aux exigences planifiées Conformités aux exigences internes Maitrise du produit ou service Capacité su SMQ à s’améliorer Amélioration continue effective Les constats Constats (cf diapo précédentes) Et des notes si besoin : pas un PF, pas un PP pas une exigence non respectée C’est plus une informations a retenir sur le fonctionnement du processus
  • #36 ISO 9001 version 2008
  • #37 REPRENDRE LA NORME PAR PARAGRAPHE POUR DONNER DES EXEMPLES Evolution sur l’implication de le direction et du leadership
  • #39 Revue de direction : Résultats des audits internes Résultats des audits externes Retours informations clients Fonctionnement des processus Conformité des processus Etat des actions préventives Etat des actions correctives Actions issue de la RD n-1 Changement pouvant affecter le SMQ Recommandation d’amélioration
  • #41 Revue de direction : Résultats des audits internes Résultats des audits externes Retours informations clients Fonctionnement des processus Conformité des processus Etat des actions préventives Etat des actions correctives Actions issue de la RD n-1 Changement pouvant affecter le SMQ Recommandation d’amélioration