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Généralités : Principesde la Qualité
page 5
Orientation client
Leadership
Implication du personnel
Approche processus
Amélioration continue
Approche factuelle
Relations mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs
Management par approche système
7
6.
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Généralités : Principesde la Qualité
page 6
Orientation client
Identifier et comprendre les besoins présents et futurs,
Satisfaire les exigences des parties intéressées
Aller au-devant des attentes clients
S’assurer que les objectifs sont conforment aux besoins des parties
intéressées
S’intégrer dans le contexte des parties intéressées
Leadership
Une politique adaptée à l’organisme
Communiquer cette politique
Définir / Suivre les objectifs
Assurer la disponibilité des ressources
Communiquer à l’interne*
7.
www.Certification-QSE.com page 7
Implicationdu personnel
Innovation et créativité pour atteindre les objectifs
Contribuer à l'amélioration continue
Partager librement le savoir-faire et l'expérience
Pérenniser les savoirs et l’expérience
Généralités : Principes de la Qualité
Management par approche système
Gérer des processus corrélés comme un système global
Comprendre et gérer les interdépendances des processus
Approche processus
Définition systématique des activités nécessaires pour obtenir un
résultat
Identification des interfaces des activités clés (à maintenir à jour)
Evaluation des risques et des opportunités liés aux activités
8.
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Améliorationcontinue
Activités d'amélioration à tous les niveaux par rapport aux objectifs
stratégiques de l'organisme
Amél. Continue des performances, produits, services, processus, …
Prise en compte des Risques (et Opportunités)
Généralités : Principes de la Qualité
Approche factuelle
Référence à des données enregistrées (faits)
Prendre des décisions et actions fondées sur une analyse
Examiner, mettre en cause et changer les opinions et les décisions
Relations mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs
Identifier et choisir les fournisseurs clés
Aptitude accrue à créer de la valeur pour les deux parties
9.
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Généralités: PDCA /Roue de Deming
page 9
Plan
Do
Check
Act
Planifier
Objectifs
Ressources
Communiquer
Faire /Réaliser
Processus / Activités
Produits / service
Vérifier
Mesure(s), Audits,
Vérification
(Ré)Agir
Analyse
Actions Curatives
Actions Correctives
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Ensembled’activités corrélées
ayant pour objectif de
Fournir régulièrement un produit
conforme aux exigences des clients
et aux exigences légales et réglementaires applicables
SMQ : Notion de processus
Données d’entrée Données de sortie
?
15.
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SMQ: Notion de processus
Données d’entrée Données de sortie
Processus Conception
Demande de
formation, DCE, …
Exigences
règlementaires
Référentiels de
formation
Moyens humains
Moyens techniques
Contexte /
Formations
précédentes
Identifier / Choisir les moyens humains
Identifier / Choisir les moyens matériels
Définition des objectifs et du
programme
Evaluer la faisabilité
Conception du contenu pédagogique
Revue des exigences et des étapes
(identification des problèmes, résultats atteignables ? ,
…)
Vérification
(Avant de réaliser la proposition au client / débuter la
formation)
Proposition
commerciale
Documents de
contractualisation
Dossier de
conception
Fiche produit
Fiche projet
Doc. financier
Réponse à AO
Demande
d’agrément
Habilitation, …
16.
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SMQ: Le Système de Management
Direction
Opérationnel
Support
Stratégie,
Politique et
Orientations
Système de
Management de
la Qualité
Ressources
Humaines
Processus
Opérationnel 1
Processus
Opérationnel 2
Gestion
administrative et
Financière
Gestion des
équipements et
infrastructures
Processus
Opérationnel 3
Achats
17.
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Matricedes interactions
SMQ : Notion de processus
Stratégie
SMQ
RH
Dvpt.
Commercial
Conception
Production
Gestion
Admin
et
Financière
Gestion
Achats
Gestion
Infrastructure
Stratégie x Objectifs Objectifs Objectifs Objectifs Objectifs Objectifs Objectifs Objectifs
SMQ Infos SMQ x Outils
Méthodes
-
Outils
Méthodes
Outils
Méthodes
Outils
Méthodes
- -
RH
Besoins
des pers.
Dysf. &
Améliorat° x Ressources
disponibles
Dvpt Co.
Information
s com.
Dysf. &
Améliorat°
Besoins
ressources x
Conception -
Dysf. &
Améliorat°
- x
Réalisation
Retours
clients
Dysf. &
Améliorat°
Qualificatio
n x
Gestion Admin.
Et Financière
Info.
financières
Dysf. &
Améliorat°
- x
Infos
18.
www.Certification-QSE.com page 18
Lesinteractions entre Activités et entre Processus
Méthodes de surveillance
Indicateurs (de performance)
Moyens de maitrise (processus externalisés)
SMQ : Notion de processus
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L’audit interne :Un audit ???
page 20
Prendre le temps de se ... regarder travailler
Faire le point sur un système, un ou des
processus, une procédure ...
Détecter les sources de progrès
« Processus systématique, indépendant et documenté
permettant, par le recueil de preuves, d’évaluer de manière
objective dans quelle mesure les exigences définies sont
satisfaites. »
21.
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L’audit interne :Les audits
page 21
Audit « Processus »
Audit « produit »
Audit « Système »
Audit première partie
Audit seconde partie
Audit tierce partie
Audit croisé
Audit à blanc
Audit de initial, de suivi, de renouvellement, complémentaire
22.
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L’audit interne :Objectifs
page 22
Vérifier la conformité aux exigences du(es)
référentiel(s)
Vérifier les dispositions organisationnelles
Vérifier l’efficacité
Identifier et promouvoir les bonnes pratiques
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L’audit Interne :Les phases d’audit
page 26
Déclenchement
Préparation
- Revue documentaire
- Plan d’audit
- Guide d’audit
Activités d’audit sur le site
- Réunion d’ouverture
- Questionnement et recueil d’informations orales et écrites
- Réunion de synthèse
- Réunion de clôture
Rédaction / diffusion du rapport
27.
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L’audit Interne :La revue documentaire
page 27
Politique Qualité / Stratégie
Cartographie / Fiche d’identité du processus
Tableau de bord des indicateurs
Revue de direction
Le(s) dernier(s) rapport(s) d’audit
28.
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L’audit interne :Plan d’audit
page 28
Lieu / Site audité
Dates et horaires
Activités, processus, entités ou système audité
Critère d’audit
L’équipe d’audit
29.
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L’audit interne :Plan d’audit
page 29
Durée Activité
§ ISO9001
v2008
§ ISO9001
v2015
Audités
10’ Réunion d’ouverture
10’
Déclinaison des objectifs du
Greta
1h30
30’
20’ Réunion de Synthèse
20’ Réunion de clôture
30.
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L’audit Interne :La réunion d’ouverture
page 30
Audit interne, réalisé à votre demande
Référentiel utilisé ISO 9001 version 20xx
Il sera pris en compte les exigences internes, clients et de l’ISO 9001
Audit d’un système et non des personnes
Il ne s’agit pas de mettre des mauvais points aux audités mais d’identifier les
faiblesses du système de management
Nous sommes auditeur, nous posons des questions et demandons les
documents en toute transparence, en toute confidentialité et sans jugement
Nous allons vous demander d’expliciter les méthodes de travail sur la base de
vos procédures internes.
Nous allons vérifier ces procédures en étudiant un dossier, des exemples, des
enregistrements, …
Nous vérifierons les objectifs définis, la planification des actions et les
actions d’amélioration du système de management
Avez-vous des questions sur le déroulement de l’audit ?
31.
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L’audit Interne :Les éléments à toujours demander
page 31
Présentation du Greta / Organisme
Spécificité lié au site / processus / exclusions
Politique Qualité (et sa connaissance)
Les interactions avec les autres processus
Actions d’amélioration en cours
Actions d’amélioration clôturées
Les éléments de la revue de direction
Mesures / Indicateurs
32.
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L’audit Interne :Grille d’audit
page 32
Regroupe les questions à poser
Check list
Sous forme de tableau
Prise de note
Chapitrer : processus ou activités
33.
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L’audit interne :les constats
page 33
NON-CONFORMITE MAJEURE (NCMaj)
Non-satisfaction d’une exigence du référentiel touchant l’organisation, l’application ou la
formalisation du Système de Management et entraînant un risque avéré (c’est-à-dire fondé sur
des éléments objectifs) de non-respect, récurrent ou unique en cas de risque très important,
d’une exigence spécifiée. Non-satisfaction d’une exigence mettant en cause l’efficacité ou
l’amélioration du Système de Management.
NON-CONFORMITE MINEURE (NCMin)
Non-satisfaction d’une exigence du référentiel n’entraînant pas de risque important de non-
respect d’une exigence spécifiée. Non-satisfaction d’une exigence ne compromettant pas
l’efficacité ou l’amélioration du Système de Management.
POINT SENSIBLE (PS)
Elément du Système de Management sur lequel des preuves d’audit montrent que l’organisme,
actuellement conforme, risque de ne plus atteindre les exigences du référentiel à court ou
moyen terme.
34.
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L’audit interne :les constats
page 34
PISTE DE PROGRES (PP)
Voie identifiée sur laquelle l’organisme peut progresser. La
définition de la Piste de Progrès correspond, au terme «
opportunité d’amélioration ». La Piste de Progrès donne à
l’organisme Client la possibilité : soit de dépasser les exigences
du référentiel d’audit pour un élément de son Système de
Management ou soit d’améliorer la performance d’un élément
de son Système de Management sans toutefois dépasser les
exigences du référentiel d’audit.
POINT FORT (PF)
Elément du Système de Management sur lequel l’organisme soit
dépassé les exigences du référentiel d’audit, soit se distingue par une
pratique, méthode ou technique performante.
35.
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L’audit interne :Le rapport d’audit
page 35
Rappels des conditions d’audit
Nombre et Type de constats
Appréciation générale sur le processus
Les constats
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Direction
Opérationnel
Support
Stratégie,
Politique et
Orientations
Système de
Managementde
la Qualité
Ressources
Humaines
Processus
Opérationnel 1
Processus
Opérationnel 2
Gestion
administrative et
Financière
Gestion des
équipements et
infrastructures
Processus
Opérationnel 3
Achats
page 37
L’audit Interne : Processus et paragraphe de la norme
7.
Exigences Transversales :
4.1 4.3 5 4.4
4.2 4.4 6
7.1.2
7.1.3 7.1.4
7.1.5
7.2
7.3
7.4
7.5
7.5
8.1 à 8.4
8.4
8.5
8.7 9
9.3
10
8.2
38.
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L’audit Interne :Quelques questions d’audit
page 38
Comment est établie la politique qualité ?
Comment est communiquée la politique qualité ?
Comment évaluez vous le besoin d’évolution, l’adéquation avec le
fonctionnement ou la pertinence ?
Comment la politique est elle déclinée au sein de chaque processus ?
Comment est assurée la veille règlementaire ?
Comment est assurée la planification du SMQ ?
Quelle connaissance avez vous de la politique Qualité ?
Quelles délégation y a t il au sein de l’organisme (RQ) ?
Stratégie
39.
www.Certification-QSE.com
L’audit Interne :Quelques questions d’audit
page 39
Quels sont les processus définis dans l’organisme ?
Comment sont définies les responsabilités et autorité au sein
de l’organisme
Définition des responsables de processus ?
Quels sont leurs champs d’action ?
Quels moyens ont ils pour piloter ?
Quels sont les derniers résultats des audits internes ?
Quels sont les éléments contenus dans le revue de direction ?
Y a t il des processus externalisés ?
Quelles procédures sont mises en œuvre en interne ?
(informations documentées)
SMQ
40.
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Quels sont lesformations réalisées cette année ?
Comment sont défini les attendus sur la formation continue ?
L’audit Interne : Quelques questions d’audit
page 40
Quels sont les critères et méthodes de ce processus ?
Comment son définis les besoins en RH ?
Comment sont défini les attendus sur la formation initiale ?
Par quels moyens sont formés à la démarche qualité du Greta les
salariés ?
Et les nouveaux arrivants ?
Avez vous une cartographie des compétences internes ?
Comment sont évaluées les formations ?
Ressources Humaines
Quels sont les compétences attendues par typologie de poste ?
41.
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L’audit Interne :Quelques questions d’audit
page 41
Comment la traçabilité de la conception est elle assurée ?
Comment la conception est elle planifiée ?
Qui pilote la conception ?
Comment sont validés les données de sortie de la conception ?
Y a t il des revues de la conception ?
Quels sont les étapes de la conception ?
Quels sont les éléments de validation de la conception ?
Conception
#5 Principe 1 – Orientation client
Principe 2 – Leadership
Principe 3 – Implication du personnel
Principe 4 – Approche processus
Principe 5 – Amélioration
Principe 6 – Prise de décision fondée sur des preuves
Principe 7 – Management des relations avec les parties intéressées
Un ancien principe 8 – Management pas approche système
#6 Communiquer à l’interne : au delà de la version 2008
Communiquer sur l’importance d’un SMQ efficace
Soutenir les personnels pour leur contribution au SMQ
Inciter à l’amélioration continue
Soutenir les fonctions managériales
#11 4. Contexte de l’organisme
Enjeux interne / externe influent sur la capacité à atteindre les résultats attendus
Facteur positifs / négatifs, conditions, juridique, environnement, technologique, concurrentiel, commercial, culturel, social et économique, …
Niveau local, national, international, …
Parties intéressée : leurs exigences et surveillance et MAJ
Domain d’application (Enjeux, PI et produits et service)
5. Leadership
« La direction doit démontrer son LeaderShip … »
Responsabilité de l’efficacité du SMQ
S’assurer de la définition des objectifs
Assurer la disponibilité des ressources
Communiquer sur l’importance du SMQ
S’assurer de l’atteinte des objectifs fixés
Incitant l’amélioration et responsabilisant les acteurs
Politique Qualité
Orientation / Ecoute client
Définition des rôles et responsabilités
6. Planification
Planifier les actions à mettre en œuvre face aux risques et opportunités
Planifier les objectifs et actions à entreprendre
Planifier les évolution du Système de management
7. Support
8. Réalisation des activités Opérationnelles
9. Evaluation des performances
10. Amélioration
#12 4. Contexte de l’organisme
Enjeux interne / externe influent sur la capacité à atteindre les résultats attendus
Facteur positifs / négatifs, conditions, juridique, environnement, technologique, concurrentiel, commercial, culturel, social et économique, …
Niveau local, national, international, …
Parties intéressée : leurs exigences et surveillance et MAJ
Domain d’application (Enjeux, PI et produits et service)
5. Leadership
« La direction doit démontrer son LeaderShip … »
Responsabilité de l’efficacité du SMQ
S’assurer de la définition des objectifs
Assurer la disponibilité des ressources
Communiquer sur l’importance du SMQ
S’assurer de l’atteinte des objectifs fixés
Incitant l’amélioration et responsabilisant les acteurs
Politique Qualité
Orientation / Ecoute client
Définition des rôles et responsabilités
6. Planification
Planifier les actions à mettre en œuvre face aux risques et opportunités
Planifier les objectifs et actions à entreprendre
Planifier les évolution du Système de management
7. Support
8. Réalisation des activités Opérationnelles
9. Evaluation des performances
10. Amélioration
#14 Qu’est ce qu’un processus pour vous ?
Activité : une action voir un ensemble d’action à mener pour mettre en œuvre le service (créer le produit).
Cet ensemble d’activités ne se fait pas de manière dissociées
C’est intégré dans le système, il y a donc des DONNEES D’ENTREE et des DONNEES DE SORTIE
Ce sont les ELEMENTS IMPORTANTS qui caractérisent les INTERACTIONS.
Il faut qu’elles soient précises et tenues à jour en fonction des évolutions du SMQ
#16 3 type de processus
Cartographie +/- commune aux Greta (nom différents, …)
Identification des activités, d’un processus dans un système.
Interactions / interdépendances entre les processus
Séquence d’interactions entre les processus
#18 En plus des activités, des données d’E et de S, il est nécessaire de connaitre :
Les interactions entre les activités surtout pour des processus complexes avec bcp d’activités
Méthodes de surveillance : tableaux, logiciels, contrôles ponctuels, visas (signatures), …
POURQUOI AI JE MIS LES INDICATEURS DE PERF ? QU’EST CE QUE CELA SIGNIFIE POUR VOUS
Indicateurs de performance : mesure du résultat du processus
Indicateurs de fonctionnement / suivi : associés aux activités et peuvent porter sur les moyens (peuvent être des éléments de surveillance)
Indicateurs : ne pas surcharger les mesures avec des indicateurs de moyens.
DONNEZ MOI DES EXEMPLES D’INDICATEURS DE MOYEN ? ET DE PERFORMANCE ?
Nb d’AO traité, Nb de conception, Nb de personnes vu en entretien de recrutement, moyens de surveillance
Moyens de maitrise des processus externalisé :
Ne pas les négliger ? POURQUOI ?
Même s’ils sont s/s traité, il faut les maitriser (nous sommes garant de leur résultat tout comme les processus internes)
EXEMPLE : achats, RH / recrutement, Informatique, SMQ (Cabinet Conseil), …
#20 Vu comme ça l’audit c’est chiant
C’est plutôt : l’analyse de ses propres pratiques internes en prenant un œil extérieur.
#21 L’audit produit qui consiste à auditer les CARACTÉRISTIQUES DU PRODUIT OU DU SERVICE PAR RAPPORT À UN CAHIER DES CHARGES par exemple.
L’audit processus qui consiste à auditer L’INTÉGRALITÉ D’UN PROCESSUS ainsi que les INTERFACES entre ce processus et le ou les processus amonts et avals (clients/fournisseurs internes). Consultez l’article sur l’audit processus, pour plus d’informations.
C’est ICI que nous nous trouvons dans le cadre d’un audit interne
L’audit système qui consiste à auditer le fonctionnement chaque processus, les interfaces entre tous les processus et le fonctionnement global du système.
Dans le premier cas, on parle d’audit première partie lorsqu’il est réalisé par l’entreprise pour l’entreprise. Il s’agit des audits internes.
L’audit interne réalisé par un auditeur externe rentre également dans cette « famille ».
Dans le deuxième cas, on parle d’audit seconde partie lorsqu’il est réalisé par un client par exemple. Il s’agit de l’audit fournisseur ou audit externe.
CRIF, financeurs, OPCA, Administration de tutelle, Etat ou ses services, contrôleur d’état, …
Dans le dernier cas, on parle d’audit tierce partie lorsqu’il est réalisé par un organisme indépendant dans le cadre d’un AUDIT DE CERTIFICATION par exemple.
Audit croisé : échange d’auditeur et de compétence pour gagner en impartialité et en prise de recule face aux éléments apportés.
Il a le défaut de la comparaison de pratiques par rapport à sa propre activité / organisation
Audit à blanc : audit première partie dans les conditions d’un audit de tierce partie.
L’objectif est de réaliser un diagnostic et s’assurer d’être prêt pour l’audit initial
Audit initial : premier audit de certification (année 0)
Audit de suivi : maintient du certificat et vérification du suivi du SMQ (Année 1, 2, 4, 5 …)
Audit de renouvellement : renouvellement de la certification (Année 3, 6 …)
Audit complémentaire : audit supplémentaire lié à un NC Maj réalisé à 3 mois après un audit de suivi ou de renouvellement
#22 QUELS SONT LES RÉFÉRENTIELS POUR UN GRETA ?
La réglementation sur la formation, les cdc, les conventions, les procédures internes des OPCA/Entreprises, les exigences non formulées du client, la NORME ISO 9001 (recueil d’exigences).
Ne pas négliger les exigences externes elles représentent un des principes de la qualité avec la satisfaction client
DISPO ORGANISATIONELLES : ???
Les cartographies des processus, les procédures, les modes opératoires, les documents internes
#23 Déontologie :
Il n’est pas question de régler ses comptes
« Ce qui est convenable ce qui convient … »
Impartialité et objectivité
S’appuyer sur des constat, « preuves »,
Il faut être précis
Il faut s’assurer de la bonne compréhension des éléments qui ont été transmis, affirmés …
Il ne faut pas rester sur une ambiguïté
Un questionnement clair
Il faut reformuler, reposer les questions,
La répétition n’est pas un problème lors de l’audit
Prise de notes
Croiser les informations reçues à différents moments
Identifier les écarts au fur et à mesure de l’audit
Identifier les dispositions pré-établies (cdc, normes, exigences internes) par rapport à la pratique réelle
Identifier les sources de risques et les opportunités
Prendre et étudier les documents
Arrêter son questionnement pour lire les documents (pas 3h non plus)
Rebondir sur les éléments transmis à chaud
Suivre le fil rouge de l’activité : elle a forcément un commencement donnée d’Entré et une fin données de sortie il faut suivre ce cheminement
Travailler par échantillonnage (dossier stagiaire, Progression pédagogique, …)
#24 Un outil simple pour ne pas perdre le fil
Par activité se poser les quelques questions suivantes permet de ne pas trop s’égarer et balayer toute l’activité
Dans un SMQ, il y a toujours
une action à mener = activité audité
par quelqu’un = votre interlocuteur pour cette activité
Quelque part = dans un contexte / lieur
Avec une échéance définie = sinon il peut faire ses supports de cours après ses heures de formation
avec des méthodes ou des documents sur les quels s’appuyer = ces méthodes garantissent le bon déroulement de l’activité
dans un objectif défini = réponse au cdc, exigence de traçabilité, pour quelqu’un d’autre, …
Expliquer l’importance de chaque étape
Un exemple ou ça va ?
Progression pédagogique :
Qui : le formateur
Quoi : un déroulé de cours / suivi de son avancement,
Où : ou il veut (peu important) mais en association avec les autres formateurs et dans le cadre défini par le Greta
Quand : avant le début de la formation / du cours
Comment : le document du Greta avec le référentiel de formation / commande client
Pourquoi : Garantir au financeur et au stagiaire que le déroulé de cours est planifié, pas de recoupement avec les autres et que le temps imparti suffira.
#25 Se positionner en novice et écouter
ReQuestionner sur les activités présenter succinctement
Demander les Enregistrements, comparer aux mode opératoire / procédure / instructions de travail
Adapter le langage à l’interlocueteur
Eviter les questions induisant les réponses
Eviter les « Est ce que … », « pensez vous que … »
Attention à ne pas suivre son interlocuteur sur les éléments qu’ils apportent
Il faut aussi parfois se recentrer et revenir à la question initiale
Il est aussi possible de changer complètement de sujet pour poursuivre son questionnement et reprendre le fil de l’audit
Eviter les questions sans fin
Poser des questions concrète : Combien ? Quel objectifs ? Quel taux ? Quel résultat ?
Associer à des documents / enregistrement / logiciel / …
Une action en cours ne suffit pas à justifier l’absence de traçabilité car elle doit être définie, planifiée et suivie
#26 Déclenchement :
Demande d’audit
Préparation :
Solliciter le RQ pour obtenir les documents (cf ci-après)
Etudier et se poser les premières questions
Identifier les acteurs à auditer
Faire le lien entre les activités à auditer et les paragraphes de la norme pour le plan d’audit
Poser par écrit les questions à poser
Ou poser les champs à auditer : check list
#27 Documents à demander à minima
Et / ou selon les processus
#28 Critère d’audit
Référentiel utilisé : ISO 9001, Référentiel client, cdc, …
#29 Critère d’audit
Référentiel utilisé : ISO 9001, Référentiel client, cdc, …
#30 Diapositive qui fait mal aux yeux
Mais il s’agit des éléments à présenter en début d’audit
A reformuler selon les besoins
#35 Rappels des conditions d’audit
Périmètre de l’audit
Personnes présentes
Eventuelles exclusions
Nombre et Type de remarques
NB et type : NC, PS, …
Appréciation générale sur le processus
Intégration générales des exigences de l’ISO
Conformité du SMQ aux exigences planifiées
Conformités aux exigences internes
Maitrise du produit ou service
Capacité su SMQ à s’améliorer
Amélioration continue effective
Les constats
Constats (cf diapo précédentes)
Et des notes si besoin : pas un PF, pas un PP pas une exigence non respectée
C’est plus une informations a retenir sur le fonctionnement du processus
#37 REPRENDRE LA NORME PAR PARAGRAPHE POUR DONNER DES EXEMPLES
Evolution sur l’implication de le direction et du leadership
#39 Revue de direction :
Résultats des audits internes
Résultats des audits externes
Retours informations clients
Fonctionnement des processus
Conformité des processus
Etat des actions préventives
Etat des actions correctives
Actions issue de la RD n-1
Changement pouvant affecter le SMQ
Recommandation d’amélioration
#41 Revue de direction :
Résultats des audits internes
Résultats des audits externes
Retours informations clients
Fonctionnement des processus
Conformité des processus
Etat des actions préventives
Etat des actions correctives
Actions issue de la RD n-1
Changement pouvant affecter le SMQ
Recommandation d’amélioration