Le document traite de l'alignement des processus et des données dans les laboratoires pharmaceutiques et hôpitaux pour optimiser les systèmes de management de la qualité, en mettant l'accent sur la conformité réglementaire et l'amélioration continue. Il présente les bénéfices d'une approche processus pour simplifier la documentation, décloisonner les services et impliquer la direction et le personnel. Enfin, le texte examine les enjeux liés à la mondialisation et aux exigences croissantes de gestion de l'information dans l'industrie pharmaceutique.

1. Comment aligner les processus et les données dans un laboratoire pharmaceutique ou un hôpital ? Comment en tirer profit pour optimiser le système de management de la qualité et les processus les plus réglementés d'un laboratoire pharmaceutique ? Comment outiller une telle démarche et démarrer un tel projet ? Copyright IDS Scheer (Groupe Software AG) www.ids-scheer.com Séminaire IDS Scheer (Groupe Software AG ) « Démarches Processus au service des enjeux du secteur Santé » 17 Novembre 2010 – Paris La Défense

2. Utilisation des démarches processus pour la compliance des Systèmes de Management Qualité ‘BPx’ inspectés et/ou certifiés Démarches Processus au service des enjeux du secteur Santé

3. Utilisation des démarches processus pour la compliance des Système de Management Qualité ‘BPx’ inspectés et/ou certifiés Quelques Basiques sur la Qualité et la Qualité en Santé Comment le thème de la Qualité se différencie dans la Santé par rapport aux autres secteurs. Quels sont à contrario les points communs intangibles. Mis en Pratique Exemple de structuration d’un Système de Management Qualité basé sur une approche processus, combinant les logiques BPx et ISO Conclusions Quels sont les gains apportés par une approche processus en matière de compliance, de simplification et de performance

4. Système documentaire simplifié et interactif Décloisonnement des services transverses Implication de la Direction, des pilotes et du personnel Outil de mesure de l’amélioration continue à la direction Maîtrise et confiance dans l’organisation du centre vis-à-vis des donneurs d’ordre et des autorités de tutelles ARIS Business Architect ARIS Business Designer Santé /Pharmaceutique/Cosmétique BPM, Système de Management, Qualité Le centre de développement changeait d’échelle, en augmentant sa surface, ses effectifs (5000 m2, 80 personnes), son nombre et ses types d’étude Craintes des répercutions sur le Système documentaire : passer de 500 à 1000 procédures et du cloisonnement des services Nécessité de répondre à la fois aux exigences pharmaceutiques et cosmétiques, réglementaires ou non Interfaces multiples et complexes entre les différents donneurs d’ordres et les autres entités du Groupe… Un projet utilisant la Démarche groupe (outils, méthode) Mise en place d’une démarche processus pour uniformiser les activités du centre, en particulier transverses Modéliser les processus pour refondre et simplifier le système documentaire Intégrer l’amélioration continue Mettre en place un Système de Management de la Qualité combinant GxP et BPM/ISO dans une Installation d’Essai Le projet a eu lieu dans un Laboratoire français, acteur important de la pharmacie et de la cosmétique Le Centre de Développement préclinique concerné était l’unique installation d’essai du Groupe assurant les activités de : Toxicologie générale et de sécurité vivo / vitro Pharmacologie d’activité et de sécurité Bio analyse / Métabolisme / Pharmacocinétique

5. Les mots clés ISO 9001, SMQ Système de Management de la Qualité Décision volontaire : choix économique, marketing Organisation pyramidale / transversale Approche processus Communication – Gestion des interfaces Objectif : satisfaction client Prévention, amélioration continue Utilisation optimale des ressources BPF Bonnes Pratiques de Fabrication Obligation réglementaire, de résultats et de conformité. Sanction pénale des autorités de tutelle Organisation hiérarchique Association BPF – AQ - CQ ICH Q10 : SMQ ICH Q8 : Analyse des risques Le client n’est pas vraiment identifié Correction des non conformités Traçabilité, Preuve Formation et compétences validées Diplôme obligatoire : pharmacien responsable Comparaison des exigences

6. Les mots clés ISO 9001, SMQ Système de Management de la Qualité Décision volontaire : choix économique, marketing Organisation pyramidale / transversale Approche processus Communication – Gestion des interfaces Objectif : satisfaction client Prévention, amélioration continue Utilisation optimale des ressources BPL Bonnes Pratiques de Laboratoire Obligation réglementaire et de conformité. Sanctions des autorités réglementaires (pénales) Organisation hiérarchique Pas de notion Activités cloisonnées Le client n’est pas vraiment identifié sauf le donneur d’ordre Traçabilité, preuve, contrôle et actions correctives Formation et compétences du personnel validées Comparaison des exigences

7. Système de Management de la Qualité SMQ - § 4 de l’ISO 9001 Exigences générales Etablir, documenter, mettre en œuvre, entretenir, améliorer l'efficacité du SMQ Déterminer les processus nécessaires au SMQ Déterminer les séquences et interactions des processus Déterminer les méthodes pour assurer l'efficacité du fonctionnement et de la maîtrise des processus Assurer la disponibilité des ressources et les informations nécessaires Surveiller, mesurer et analyser les processus Mettre en œuvre les actions nécessaires pour obtenir des résultats planifiés et l'amélioration des processus Exigence majeure : la Documentation

8. Postulat de base : Le modèle sous-jacent d’ISO 9000 Mesures Analyses Amélioration Réalisation du produit et/ou service Management des ressources Responsabilité de la Direction Amélioration continue du SMQ Exigences Produit Service Satisfaction Activités ajoutant de la valeur Flux d’information Eléments D’entrée Eléments De sortie

9. Découpage Contrôler les équipements, les énergies et les fluides Acquérir les énergies et les fluides Maintenir les équipements Contrôler les paramètres environnement Maîtriser les installations et l’environnement Contrôler les accès à l’installation et aux locaux

10. Actigramme

11. Logigramme

12. Diagramme d’Objet L’arbre ci-contre montre les rattachements des documents du Système Qualité. Il peut servir de Table de Matières. Le symbole de Document d’une procédure figure sur ce diagramme pour y être ‘rangé’, sur des actigrammes ou logigrammes, comme contrainte. Le fait que ce soit organisé en ‘base de données’ permet d’obtenir à l’écran les ‘cas d’emplois’ de la procédure. De même que pour un rôle, une exigence, une application SI…

13. Relation processus / système documentaire Cartographie des Processus Actigrammes Politique qualité Activité(s) d’un processus Système documentaire Processus Description du processus Logigramme Eléments de sortie du processus Etat des lieux MAQ + Etat des Lieux Quoi - Pourquoi Comment Où Quand Qui Preuve

14. Relation processus / procédure Rôles et Responsabilités : Responsables d’application Acteurs – Personnes consultées / informées Décrire chaque activité en indiquant : Comment ? Quand ? Où ? Evènements « E» d’entrée – « S» Sortie Résultats de l’activité Les procédures en interaction Les cas particuliers sont décrits dans des instructions opératoires Enregistrement en entrée et en sortie

15. Conclusions Clés de la réussite d’une démarche processus dans un contexte réglementaire Privilégier les exigences réglementaires Implication de la Direction Choix, accompagnement et motivation des pilotes Communication permanente avec le personnel Trouver une méthodologie en adéquation avec les contraintes de l’installation d’essai Simplifier au maximum la documentation « ne pas refaire une usine à gaz » Homogénéiser les pratiques transversales Trouver des outils de mesures adaptés

16. Conclusions Les gains qui sont difficiles à atteindre en l’absence d’une démarche processus Système documentaire simplifié et interactif Ergonomie pour naviguer dans les 4 niveaux de la pyramide Volume et efforts de maintenance réduits en éliminant les duplications en organisant créations puis évolutions par parties communes puis déclinaisons Mobilisation des hommes autour des flux obligatoires et choisis Décloisonnement des services transverses Implication de la Direction, des Pilotes et du Personnel Niveau de Performance Qualité Outil de mesure de l’amélioration continue à la direction Maîtrise et confiance dans l’organisation du centre vis-à-vis des donneurs d’ordre et des autorités de tutelles

17. Conclusions Système qualité et approche processus ont des objectifs complémentaires Conformité, Certification, « Inspectabilité » Conformité aux exigences réglementaires, recevabilité aux textes opposables, preuves à apporter lors d’inspections Recevabilité pour les divers types d’audits, de certification, d’agrément par rapport aux directives européennes, des clients… Documentation, Formation, Capitalisation des savoirs Des documents efficaces pour décrire les références et constituer le ‘coffre fort’ de la compétence de l’entreprise Des formations pour harmoniser les façons de faire, accélérer l’arrivée des nouveaux arrivants, habiliter les acteurs aux activités réglementées, … Optimisation, Compétitivité, ‘effet de cliquet’ Ayant défini un ‘As Is’ robuste et réel, permettant de bâtir un ‘To Be’ qui améliore coût, délais, performance et avantage concurrentiel

18. Conclusion Prévention Management de la Qualité Contrôle Qualité Système de Management de la Qualité Evolution de l’approche qualité P D C A

19. Utilisation des démarches processus pour la compliance des processus pharmaceutiques fortement réglementés et la Gestion des Risques Démarches Processus au service des enjeux du secteur Santé

20. Utilisation des démarches processus pour la compliance des processus pharmaceutiques fortement réglementés et la Gestion des Risques Des processus très réglementés dans une Industrie qui se mondialise : Quelles sont les évolutions des réglementations, les perspectives et les implications pour les acteurs (GxP, FDA, DM, ICH, Gamp, …) Quels sont les impacts de la mondialisation des produits, de la dissémination des sources d’informations (CxO, partenariats…) , et inversement de la croissance exponentielle des demandes d’information sur les produits Exemples de projets SIs : Le passage d’une collection d’applications informatiques à la constitution de systèmes d’information compliants et efficients, le triptyque: processus, référentiels et bien sur applications Conclusion : quels sont les gains apportés par une approche processus en matière de compliance, de simplification et de performance

21. Utilisation des démarches processus pour la compliance des processus pharmaceutiques fortement réglementés et la Gestion des Risques Les processus les plus réglementés dans une Industrie qui se mondialise : Quelles sont les évolutions des réglementations, les perspectives et les implications pour les acteurs (GxP, FDA, DM, ICH, Gamp, …) Quels sont les impacts de la mondialisation des produits, de la dissémination des sources d’informations (CxO, partenariats…) , et inversement de la croissance exponentielle des demandes d’information sur les produits Exemples de projets SIs : Le passage d’une collection d’applications informatiques à la constitution de systèmes d’information compliants et efficients, le triptyque: processus, référentiels et bien sur applications Conclusion : quels sont les gains apportés par une approche processus en matière de compliance, de simplification et de performance

22. The Pharmaceutical Industry is today even more asked than before in bringing new therapies to the world but as well highly challenged in the management of the information linked with these therapies: Due to the advanced researches in biology and chemical as well as to the clinical development approaches developed during the past decades: information gained on the couple patient/product is exploding Due to the never ending post marketing phases, both to increase patient protection as well as to maintain the products on the market: these information initially gained are ever growing The context of Healthcare : why to consider process and data modeling ? Drug Information Association

23. At the same time, our industry models evolved very quickly, again stressing the increasing exigencies on information management, e.g. under the pressure of: Internationalization of our marketing places Internationalization of our sites: from and within R&D to manufacturing through supply chain Exponential growth of external actors: upstream biotechs, CRO, CMO, CSO, co development or co marketing partners Mergers and acquisition with the information integration they imply The context of Healthcare : why to consider process and data modeling ? Drug Information Association

24. Meanwhile the regulatory , and public pressure, environment constantly re enforces pressure on accessing to reliable and traceable information: Pharmaceutical Quality System of ICH Q10, with Management Responsibilities, Businesses Processes, Resources allocation, … Risk Management, philosophy and methods of ICH Q9, applied for optimizing IS validation in Gamp 5, Quality by Design, Design space and Development/operations optimization of ICH Q8, New reference codes like the ‘CIP13’ in France, marked as a Datamatrix, New de-materialized exchanges with authorities : e-submissions, clinical studies registration and data, pharmacovigilance and data on patient exposition, … The context of Healthcare : why to consider process and data modeling ? Drug Information Association

25. BUT… The context of Healthcare : why to consider process and data modeling ? Drug Information Association

26. The different information flows : Before Up to Registration, Production, LCM, Sales: nearly all information were kept inside the Company, and quite a lot inside Corporate, or for National Products inside Affiliates information was mainly stored in DB but exchanged in “paper like” format even if stored in EDMS Regarding outside Company communication, very few channels: patents prescribing information (depending on country’s heterogeneous requirements) registration information (depending on country’s heterogeneous requirements) Preclinical Development Basic Research Drug Discovery Synthesis Biological Tests Clinical Development Registration Life- Cycle Management Sales and Marketing Chemical and Pharmaceutical Development Production and Distribution

27. Un zoom sur les futures soumissions: RPS (Regulated Product Submission) Le RPS définit le modèle des données associé à une soumission d’un produit règlementé aux US (2011-12) La future version du RPS sera la future version du eCTD (Next Major Release) Plus de structures hiérarchiques remplacées par des meta-data , et échanges bi-directionnels avec les agences

28. Utilisation des démarches processus pour la compliance des processus pharmaceutiques fortement réglementés et la Gestion des Risques Des processus très réglementés dans une Industrie qui se mondialise : Quelles sont les évolutions des réglementations, les perspectives et les implications pour les acteurs (GxP, FDA, DM, ICH, Gamp, …) Quels sont les impacts de la mondialisation des produits, de la dissémination des sources d’informations (CxO, partenariats…) , et inversement de la croissance exponentielle des demandes d’information sur les produits Exemples de projets SIs : Le passage d’une collection d’applications informatiques à la constitution de systèmes d’information compliants et efficients, le triptyque: processus, référentiels et bien sur applications Conclusion : quels sont les gains apportés par une approche processus en matière de compliance, de simplification et de performance

29. Exemple : La « Pro Active Safety » , en EU le Volume 9A

30. The concept of Pro Active Safety A Knowledge Management concept A Combination of Interacting Processes The cornerstone : a continuous and proactive re evaluation of Benefit Risk (BR), mitigating actions results and PV/studies/trials/… ones petit déjeuner 16 mai 2008

31. Pro Active Safety : a Knowledge Management concept based on multiple process petit déjeuner 16 mai 2008 A CONTEXT at time t based on identified indications, populations, SrengthS : background or biblio knowledge evidence/facts/events on going trials and studies identified signals potential signals missing or inconclusive data A STRATEGY at time t based on: regulatory context marketing targets investment constraints indications prioritization populations prioritization SrengthS prioritization A DRUG in its lifecycle Risk mitigation comparison actions Syntheses on results Impact on strategies Impact on Knowledge Enrichment RB evaluation Further studies Or studies adaptation And PV

32. Proactive Safety : a scientific feedback loop 4) Knowledge/Actions Management mechanism analysis in literature unexpected chemical behavior unexpected cell behavior unexpected symptoms on animals interim/final trials results AE during clinical trial AE on marketed product (ph-) epidemio studies protocols 2) Signal/results understanding applicability repeatability contextual interpretation links with the drug/product case analysis + frequency, exposure (ph-) epidemio studies analysis setting up experimental targets analytical studies defining protocols PK/PD analysis, new protocols PK/PD, stat methods, severity individual case analysis (ph-) epidemio studies concl Efficacy profile updates Safety Profile updates DRMP updates and execution RMP updates and execution Development/Regulatory strategies updates NB: Signals and related methods are Quantitative and/or Qualitative 1) Signal/results capture 3) Risk/evidence elicitation From risk to internal safety management And efficacy target From signal to risk/evidence Background knowledge Planned actions Meaning

33. Proactive safety : a business equilibrium patient expectation(s) marketing target(s)/costs authorities acceptance

34. Conclusion : Apport des compétences de modélisation et de management par les processus pour les processus de la pharma PASSER D’UNE COLLECTION DE PROCESSUS METIERS SPECIALISES ET OUTILLES DANS CET OBJECTIF A DE VRAIS SYSTEMES D’INFORMATION ALLIANT PROCESSUS TRANSVERSES ET PROCESSUS VERTICAUX, REFERENTIELS TRANSVERSES ET APLLICATIONS DEDIEES afin de: Préparer les futures approches scientifiques comme le translationnel ou plus globalement les approches centrées patient/client Etre capable de prendre en compte l’ensemble des critères menant à une décision globale sur le développement (ou le rachat) d’un produit Fluidifier et sécuriser la gestion de l’ensemble des informations caractérisant nos produits Anticiper les contraintes réglementaires ou sociétales qui ne vont pas cesser d’accroitre leur pression sur la qualité des informations caractérisant nos produits