Quand il s'agit de fusionner les 3 départements IT de la 5ème Université Française, "créativité" et "efficacité opérationnelle" sont indispensables. Pour relever ce défi, le nouveau département IT de l'Université Grenoble Alpes (UGA) a dramaticalement changé ses habitudes et mis en place les principes du manifeste agile. Etapes par étapes, Nina REIGNER-BAYAR, Directrice de l'Appui Numérique à la DSI de l'UGA, raconte l'histoire de cette transition agile: des valeurs aux projets pilotes qui utilisent désormais Tuleap.

1. Réussir sa transition agile en 3
étapes: des valeurs aux outils
Nina Reignier-Tayar
Directrice de l'Appui Numérique à l'Administration
Direction Générale Déléguée au SI

2. Réussir sa transition agile en 3 étapes: des valeurs aux outils
UGA, 5ème
université française
du top 50 Europe
Direction Générale Déléguée SI:
• 200 serveurs
• 2.500 tickets / mois
• 200 applications de gestion
• 80.000 comptes informatiques
• 200 sites web hébergés
• 75 collaborateurs
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Université Grenoble Alpes
• 5ème université française la plus innovante en
Europe (Top 50 Reuters)
• 23 facultés, écoles et instituts
• 80 laboratoires de recherche
• 450 millions d’euros de budget
• 5800 personnels

3. Réussir sa transition agile en 3 étapes: des valeurs aux outils
◦ Depuis 10, l'Enseignement Supérieur et la recherche a subi beaucoup de réformes et de transformation
▪ Loi de l'autonomie des universités (LRU) et Loi de réussite en licence (ORE)
▪ Réforme de la formation professionnelle et mise en place des blocs de compétences
▪ Fusion des universités
◦ Beaucoup de conséquences sur les SI et le rôle joué par la DSI
CRI : centre de ressources informatiques
DI: direction technique
DSI: direction des SI
DSIN: élargissement aux TICE
DGDSI: positionnement stratégique
◦ Côté management et encadrement DSI - des challenges à relever
▪ Accompagner le changement
▪ Innover
▪ Etre audacieux
▪ Recruter des profils de plus en plus polyvalents
▪ Se rapprocher des métiers
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Des changements impactants

4. Réussir sa transition agile en 3 étapes: des valeurs aux outils
Fusionner 3 DSI, le défi de 2016
Fusionner 3 DSI
• fort impact RH
• réorganisation technique + humaine
• impact managerial
• changement d’échelle
La fusion des DSI était un pré-requis pour la fusion des
autres services -> pas le droit à l’erreur
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Comment l’agilité a été un levier d’efficacité
opérationnelle pour une fusion réussie?

5. Réussir sa transition agile en 3 étapes: des valeurs aux outils
Etape 1: Fusion des 3 SI
autour de valeurs communes
Au delà des compétences individuelles, identification des valeurs communes
Création de groupes de travail par thématique, MAIS:
๏ Différences culturelles
๏ Différences de méthode de travail
๏ Différences d’outils
Travail sur les valeurs communes:
• celui qui sait fait
• droit à l’erreur
• l’usager est au coeur de notre travail
• entraide, bienveillance
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C’est l’humain qui est au coeur de la modification organisationnelle.
C’est lui qui mène le changement.

6. Réussir sa transition agile en 3 étapes: des valeurs aux outils 6
Etape 1: Résultats de la DSI
✓Pas de coupure de service numérique (applications,
administratif, enseignants, téléphonie…)
✓Etudiants diplômés de la nouvelle université
✓Nouveau personnel embauché dès la création de l’UGA
✓Commandes passées et Fournisseurs payés
« Avec la mise en place de principes agiles, la fusion réussie des DSI a
hissé la nouvelle DSI parmi les grandes directions stratégiques. »

7. Réussir sa transition agile en 3 étapes: des valeurs aux outils
Etape 2 : Le passage à l’échelle
Accélération la modernisation de
l’administration
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Pas de longs projets possible ->
itérations courtes, rapides,
Minimal Viable Product (MVP) en production,
bilan après 1er usage
Fort impact du numérique
et du SI sur le quotidien
(administratifs, enseignants, étudiants)

8. Réussir sa transition agile en 3 étapes: des valeurs aux outils 8
Etape 2: Projets pilotes
➡ 3 Projets pilotes en agile « light » avec les RH, Finance, FVU
➡ Formations, ateliers d’accompagnements
➡ Mise en place des pratiques qui nous plaisent
➡ Pédagogie à tous les niveaux: interne à la DSI mais aussi aux autres services
3 types de réaction
Réticence: « On veut travailler comme avant. L’agilité ne s’applique pas pour
notre contexte. »
Observation: regarde comment ca se passe sans refus, ni être moteur
Enthousiasme: veut parier sur ce virage à 360°, c’est du bon sens

9. Réussir sa transition agile en 3 étapes: des valeurs aux outils 9
Etape 3: être « agile à 100% »
Objectifs
• Appliquer les bonnes pratiques agiles: Scrum, Kanban, Intégration Continue…
• Centraliser les informations des projets informatiques et applicatifs
• Mesurer la vélocité, les progrès
Moyens
• Equipe dédiée côté Dév et PO, nommer un Scrum Master
• Mise en place d’une salle projet dédiée et équipée (écran tactile, chaise debout/assis…)
• Choix de Tuleap Entreprise: besoin de fonctionnalités avec assurance de stabilité et de sécurité
Le moment est propice, les gens sont murs et volontaires.
On veut déployer plus largement l’agilité en appliquant le manifeste agile

10. Réussir sa transition agile en 3 étapes: des valeurs aux outils 10
Tuleap, soutien à l’efficacité
30 projets sur Tuleap
• Suivi des projets et activités génériques
• Suivi des projets de dév. agile
- PO : gestion des US et du Backlog
- Equipe projet : jardinage des story et développement
- Tuleap est le référentiel des spécifications fonctionnelles
Outils de collaboration intégrés
• Scrum planning
• Kanban
• Git
• Gestionnaire de Documents
• Intégration Continue

11. Réussir sa transition agile en 3 étapes: des valeurs aux outils 11
Une transition réussie en 3 ans
« Les équipes sont plus soudées.
Les gens sont heureux d’être dans
cette direction. »
75 utilisateurs Tuleap
30 projets
« Tuleap est un véritable soutien à
notre efficacité à être agile »
N. Reignier-Tayar -DANA, DSI
« Le projet pilote avec l’agilité à 100%
est une success story »
PO, DRH

12. Réussir sa transition agile en 3 étapes: des valeurs aux outils
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Le chemin de la transformation agile
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•Identifier des personnes moteurs
pour faire des équipes pilotes qui
serviront d’exemples
•Apprendre en faisant. Expérimenter
•S’outiller pour accélérer
l’efficacité agile
•Communiquer sur les succès
•Continuer à tester de nouvelles
pratiques, de nouveaux outils
•Communiquer sur les enjeux
de la transformation
•Identifier les valeurs
communes
•Favoriser la culture agile, pas
l’imposer
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13. Réussir sa transition agile en 3 étapes: des valeurs aux outils
Ce que je retiens
• L’humain est au coeur de l’agilité. Rien que pour
cela faut l’adopter
• Aux managers: à nous de nous adapter car notre
rôle évolue avec l’agilité
• C’est normal de douter. Il ne faut pas abandonner.
• Être créatif et se concentrer sur les bénéfices
➡ UGA est dans un processus de transformation
continue: l’agilité est un pilier solide qui va
continuer à nous accompagner
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14. Réussir sa transition agile en 3 étapes: des valeurs aux outils 14
Merci pour votre attention.
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