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Webinaire contrats

  1. 1. BIEN MAITRISER LES CONTRATS AU SEIN DE SON ORGANISATION - Enjeux et Choix Technologiques - ORDIGESCopyright © 2015
  2. 2. Sommaire Enjeux d’une bonne gestion des contrats Les solutions pour gérer ses contrats Comment bien choisir une solution Les bénéfices d’une solution avancée Méthodologie d’inventaire des contrats Réponses aux questions      
  3. 3. Cycle de Vie des Contrats PREPARATION NEGOTIATION FINALISATION APPROBATION VIE ACTIVE et avenants Clôture & archivage Les contrats sont rarement accessibles et ils sont rarement utilisés par les opérationnels En général géré au moins localement
  4. 4. Contrats: Les Situations Classiques Nombreuses copies Où est l’original ? Coût et inefficacité Pas de partage Pas d’automatisation Celui qui a besoin de l’info ne l’a pas Rangement Papier Liste Excel / Word CCM - Centralisation Base de contrats à la dispositiondesutilisateurs
  5. 5. La Gestion centralisée des contrats Les caractéristiques d’une gestion centralisée :  Un référentiel unique et des outils de recherche  Une gestion collaborative du cycle de vie  Des alertes sur milestones  Vue planning sur l’ensemble des contrats  Reporting financier et opérationnel  Réduction des coûts liés aux achats  Suivi des objets liés à un contrat
  6. 6. La Gestion Centralisée des Contrats Elle permet avant tout l’utilisation des contrats Elle permet également :  Une analyse des fournisseurs  Une analyse des achats, sur contrat / hors contrat Elle implique :  Une organisation administrative  De la technologie ICT … Dans le but principal de réaliser des économies
  7. 7. Synthèse : Les Enjeux contrôle des échéances réduction du papier et du stockage éviter les dépenses inutiles utilisation de ce qui a été négocié une mise à disposition aux opérationnels Un suivi et la bonne gestion des objets liés
  8. 8. 71% des entreprises ont des difficultés à retrouver leurs contrats et 10% des contrats se perdent, tous secteurs confondus. [IACCM /Faulkner] Risques Spend Control Compliance Documents Les sociétés qui utilisent une solution réduisent de 38% leurs risques de pénalité. [IBM/Emporis Research, 2009] La simple automatisation des contrats contribue à réduire les frais généraux des entreprises de 2% voire plus, le payback est très rapide. [PWC + Goldman Sachs] Seulement 65% des achats se font conformément aux contrats. [Aberdeen] Bien gérer son organisation implique de bien gérer ses contrats. Ce que disent les Experts
  9. 9. Au total : 54€ 15€ création 15.0€ 11.0€ validation 5.5€ 2.0€ consultations mise à jour 25.0€ 2.5€ clôture 3.5€ 0.5€ archivage 5.0€ 0€ préparation négociations - -Avec solution : Sans solution : Source: ArthurD.Little- Gainsmoyens observéspar Contrat Gains liés à la dématérialisation
  10. 10. Les Solutions du Marché Faible coût Rudimentaire Faibles Gains Productivité Limitée Intégré Universel Coûts élevés Gains moyens Excel & Co SAP & Co Solution dédiée locale Solutionenmodeweb Gains élevés ROI rapide Individuel Productivitélimitée Pasdepriseen mainpartous Centralisation Travail collaboratif En temps réel Annotations Accessiblepartout www.software4contract.com
  11. 11. Bénéfices d’une solution avancée Economies Sécurité. Alertes sur milestones et sur les objets liés Collaboration. Bonne Gouvernance. + impositions marché (SOX, IPSAS) Recherche. Contrôle, reporting, Dashboards. Evaluation fournisseurs et renégociation Satisfaction et retour d’expérience des utilisateurs Dématérialisation. - Contrats - Achats - Responsabilisation
  12. 12. Choisir une solution : les points-clé 1) Une centralisation sécurisée des contrats 2) Une gestion intelligente des documents 3) Des fonctions collaboratives avancées  Nombre illimité d’utilisateurs  Plateforme hautement sécurisée  Gestion sophistiquée des droits d’accès  Utilisation en mode web, SaaS ou installé  Recherches avancées et multicritères  Gestion et attachements d’infos liées  Edition de modèles de contrats  Traçabilité et historique des modif.  Alertes et notifications des échéances  Circuits de validation des modifications  Annotations et surlignage des docs  Tâches, planning et reporting Contrôler le cycle de vie en équipe maîtriser et optimiser ensemble tout le cycle de vie à travers l´organisation. Maîtriser tous les documents élaboration, modifications, tracing, recherche, points à renégocier. Faciliter l’accès des contrats et des documents liés, en un seul endroit, à tous les ayant droit. Vos besoins : Il vous faut :
  13. 13.      Méthodologie d’Inventaire des Contrats Analyse de l’existant Préparation de l’outil & de la base de données Scanning et indexation primaire Présentation de la base et indexation secondaire Mise à disposition
  14. 14. Vision Ancien modèle Nouveau modèle any authorized person. any time. in one place. PREPARATION NEGOTIATION FINALISATION UTLISATION AVENANTS ARCHIVAGE
  15. 15. Merci de votre attention ! www.ordiges.com www.ordiges.fr

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