Gestion intégrée des documents papiers et électroniques

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Cette présentation a été fait au Groupe d'Usager SharePoint de Montréal le 3 septembre 2013. C'est une perspective d'une implantation de notre GID in-a--box fait chez un client.

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  • Cote et Date ouverture, décoché les non requisDésactivé: NON et décoché les champs non voulu
  • Gestion intégrée des documents papiers et électroniques

    1. 1. Danny Boulanger Expert de solution Gestion intégrée des documents électroniques et papier
    2. 2. Ordre du jour  Pourquoi la gestion intégrée de document?  Architecture SharePoint et approche préconisée  Comment créer un dossier GID officiel et non officiel  Officiel et non officiel, quelle est la différence ?  Réplication des métadonnées  Téléchargement de document  Recherche
    3. 3. POURQUOI LA GESTION INTÉGRÉE DE DOCUMENT?
    4. 4. Papier
    5. 5. Électronique
    6. 6. Entreprise T.I Usager
    7. 7. Objectifs de la solution  Permets d’appliquer les règles d’affaires d’entreprise sur les documents  Sécuriser l’information  Faciliter la recherche  Assurer une continuité d’affaires  Remplacer le système CINDOC pour la gestion de document papier
    8. 8. Défis  Gestion de changement  Cibler les requis  Migration  Continuité d’affaires
    9. 9. Contexte de la solution Page de bienvenue Département Département Département DépartementEntrepriseDépartement Contribution, organiser, gestion, recherche, publication Projet 1 Projet 2
    10. 10. SGID: Architecture des 3 espaces  Division A • Documents • Dossiers GID  Division B • Documents • Dossiers GID  …  Division N • Documents • Dossiers GID Public Chaque Division Collaboration • Politiques • Procédures • Formulaires • Événements • Etc.  Centre documentation  Projets spéciaux • Sécurité très contrôlée • Sécurité contrôlée par division • Sécurité adaptée au besoin
    11. 11. Besoin de gestion du cycle de vie des contenus
    12. 12. Différents niveaux de besoins DoD 5015.2 (168) Fortune 1000 (105) SharePoint de base (72) Requis pour les entreprises
    13. 13. Exemple d’un plan de classification (file plan) Kind of record Record category Description Benefit plans, insurance plans, pension plans Employee Benefit Descriptions Descriptions of all employee benefit plans. Payroll timesheets, supplementary payroll information Payroll Records Summaries of hours worked, overtime, and salary paid. Vendor invoices Invoices Records of goods or services purchased from vendors. Product surveys, questionnaires, training manuals, training videos Training Materials Provides internal or external training. Shipping forms, shipping reports Shipping Records Documents the shipment of materials. Press releases, newspaper articles Press Releases Public relations information about products and services. Emergency contact sheets, medical plan enrollment forms, resumes, benefits status reports Personnel Records Records of individuals' employment histories and related personnel actions.
    14. 14. Exemple d’un plan de classification (file plan) Records Description Media Record category Retention Disposition Contact 401k plans Description of employee benefit plan. Web pages Employee Benefit Plans X years None Kathi Flood Insurance plans Description of employee insurance plan. Print Employee Benefit Plans X years None Reshma Patel Pension plans Description of employee pension plan. Print Employee Benefit Plans X years None Reshma Patel Payroll timesheets Summaries of hours worked, overtime, and salaries paid. Electronic documents Payroll Records X years Destroy Reshma Patel Supplementary payroll information Summaries of sick time, vacation time, and other non- salary payroll items. Electronic documents Payroll Records X years Destroy Reshma Patel Vendor invoices Records of goods or services purchased from vendors. Print Invoices X years Destroy Eric Lang Product surveys Customer satisfaction survey. Web pages Survey Materials X years Archive Molly Dempsey Questionnaires Questionnaire to determine customer demographics. Print Survey Materials X years Archive Molly Dempsey Training manuals Hard-copy training content. Print Training Materials X years Destroy Molly Dempsey
    15. 15. DÉMONSTRATION D’UNE SOLUTION
    16. 16. ARCHITECTURE SHAREPOINT DE LA SOLUTION ET APPROCHE PRÉCONISÉE!
    17. 17. Déclaration d’un enregistrement Déclarer un groupe de documents
    18. 18. Centre de gestion des enregistrements 1 8 Recherche d’un document par numéro Dépôt de document pour la soumission
    19. 19. Détails sur la conformité 19
    20. 20. Politique de rétention  Type de contenu  Permet de répliquer la logique du papier  Flexible, mais peut devenir complexe  Application des règles  Déplacer dans la poubelle  Disposer de façon permanente  Transférer à un autre endroit  Démarrer un workflow  Sauter à la prochaine étape  Déclarer un enregistrement  Effacer les brouillons précédents  Effacer toute les versions précédentes
    21. 21. Officiel et non officiel, quelle est la différence ?  Non officiel  Aucune valeur pour l’entreprise  Officiel  Supporte les opérations de l’organisation  Aspect légaux  Historique  Valeur pour l’organisation
    22. 22. Requis fonctionnel  Applications des règles d’affaires selon le dossier  Répliquer les métadonnées automatiquement du dossier au document  Recherche par les métadonnées et secteur d’activité  Partage de l’information en PDF
    23. 23. Réplication des métadonnées  Permet d’éviter d’ajouter manuellement les métadonnées à un document  Réplique l’information du dossier au document  La réplication du dossier peut utiliser la réplication :  de la bibliothèque documentaire  du dossier parent  démarrer une nouvelle stratégie
    24. 24. Composante requise Nom de la composante GID Module Description Recherche de cote de classification Plan de classification Lors de l’assignation d’une cote de classification à un dossier GID, cette fonction permet à l’utilisateur d’avoir accès à la liste des cotes de classification (une liste de plus de 5800 cotes) avec la possibilité de faire des recherche par : o No de cote du dossier o Titre du dossier o Sous-titre du dossier Permet aussi de faire une demande de création d’une nouvelle cote (Un WF d’approbation est attaché à cette demande). Changement automatique du type de contenu Stratégie de gestion des informations La GID dans un contexte de gestion des enregistrements sur place, nécessite d’appliquer automatiquement les règles de conservations associées à la cote de classification. Cette fonction permet de changer le type de contenu par défaut par celui correspondant à la règle de conservation. Calcul automatique des dates Stratégie de gestion des informations La date finale vie active = Date d’ouverture de dossier + durée active La date de disposition finale = Date de fermeture de dossier + durée d’entreposage. Recherche de dossier GID Recherche Fonction qui permet de centraliser la recherche des dossiers GID. Tout dossier GID non confidentiel créé dans un site départemental, est répliqué sous forme d’un item dans une liste centralisée pour un besoin de recherche et de déclassement. À noter que les dossiers créés dans les sites départementaux ne sont accessibles qu’aux usagers du département.
    25. 25. Développement requis Nom de la composante GID Description Impression des étiquettes Pouvoir imprimer la liste des étiquettes liée à chaque dossier GID Archivage des dossiers GID électroniques Déplacer les dossiers électroniques dans un espace d’archivage. Destruction des dossiers GID électroniques entreposés Détruire les dossiers archivés après la fin de vie d’entreposage. Application des règles de conservation selon la cote Permet d’appliquer le bon content type Synchronisation de tous les dossiers du system vers une liste de dossier centralisées Recherche par dossier, sans connaître ou accéder le contenu Mécanisme pour approuvé et gérer la destruction des dossier depuis la liste centralisée Gouvernance Mécanisme pour approuvé et gérer la créations de nouveaux dossiers GID Gouvernance Mécanisme pour sélection la cote de classification selon une recherche directement à partir du dossier Recherche par colonne d’une liste
    26. 26. Développement évité Nom de la composante GID ALEXYA Description Réplication des métadonnées Réplication Permet d’implanter une stratégie et opérationnaliser la réplication de métadonnée dans une bibliothèque de document. Permet d’ajouter de la sécurité sur les colonnes SharePoint Recherche par colonne et résultat structuré Recherche Permet de faire une recherche par métadonnée, de forer la recherche, et d’avoir un résultat structuré. Publication des documents “cross-site” natifs à PDF Publication Permet de publier un document natif en PDF et de garder la relation entre les objets.
    27. 27. Conclusion  SharePoint est une plateforme de développement  Identifier vos besoins de conformité et d’amélioration de la gestion des connaissances 27
    28. 28. Nos clients Chambre des communes
    29. 29. Contact Danny Boulanger 514.762.1370 dboulanger@alcero.com www.alcero.com http://blog.alcero.com www.twitter.com/alcero_products

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