Découvrez notre guide consacré à l'embauche. Toutes les formalités à ne pas oublier, des informations sur la période d'essai ainsi que sur la durée du travail et les congés payés. Dans notre guide complet, retrouvez tout ce dont vous aurez besoin suite à l'embauche d'un salarié.

1. GUIDE EMBAUCHE
Checklist à destination de l’employeur

2. 1. Formalités obligatoires
2. Période d’essai
3. Durée du travail
4. Congés payés
Sommaire du guide
Guide de l’employeur

3. Formalités obligatoires

4. captaincontrat.com
Formalités obligatoires
1. Vérifier que le salarié étranger dispose d’un titre l’autorisant à travailler
en France.
2. A défaut, procédez à une procédure d’introduction en France auprès des
services compétents. L'OFII est l'organisme compétent pour les
procédures relatives à l'immigration professionnelle.
Contrat
de travail
1. Signer le contrat de travail

5. captaincontrat.com
Formalités obligatoires
• Déclaration auprès de l’URSSAF (lien de déclaration : ici), le cas échant auprès de
la MSA pour le secteur agricole.
La déclaration doit se faire au plus tôt 8 jours avant la date prévisible de
l’embauche.
• Le non-respect de cette obligation constitue une infraction de travail dissimulé
La DPAE (qui a remplacé la DUE, déclaration unique d'embauche) permet
d'effectuer en une seule démarche les formalités suivantes :
• Immatriculation de l'employeur au régime général de sécurité sociale et au
régime d'assurance chômage, en cas d'embauche d'un premier salarié
• Demande d'immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance maladie
• Adhésion de l'employeur à un service de santé au travail
• Demande d'examen médical d'embauche du salarié
• Pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS)
Contrat
de travail
2. Procéder à la déclaration préalable à l’embauche

6. captaincontrat.com
Formalités obligatoires
Toute entreprise du secteur privé doit obligatoirement affilier ses salariés à une caisse
de retraite complémentaire.
Au moment d'une embauche, vous n'avez aucune démarche particulière à effectuer,
l'affiliation du salarié sera effectuée via la Déclaration annuelle des salaires (DAS).
Éventuellement, vous pouvez prévoir une affiliation à la prévoyance. La prévoyance a
pour objet de compléter le régime de base de la sécurité sociale. Certaines
conventions collectives rendent obligatoire l'adhésion à une prévoyance.
3. Affilier le salarié à la caisse
de retraite complémentaire

7. captaincontrat.com
Formalités obligatoires
Établi par l’employeur, quel que soit l’effectif de l’entreprise, le registre unique
du personnel permet de s’assurer de la transparence des emplois dans chaque
établissement de l’entreprise.
Il doit comporter des mentions obligatoires concernant l’identification des
salariés, les dates d’embauche et de départ, les contrats de travail.
Les mentions portées sur le registre unique du personnel sont conservées
pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’établissement.
Attention : Toute infraction est punie d’une sanction pénale.
Registre du
personnel
4. Inscrire le salarié sur le registre du personnel

8. captaincontrat.com
Formalités obligatoires
La visite médicale d'embauche constitue une formalité obligatoire en cas d'embauche.
L'employeur a l'obligation de la faire passer à son futur employé. Elle fait partie de l'obligation de
sécurité de résultat qui pèse sur les épaules de l'employeur à l'égard de son salarié. Les objectifs de
cette visite médicale d'embauche sont multiples : il s'agit notamment de s'assurer que le salarié est
apte à occuper les fonctions qui lui sont proposées. Il s'agit également de vérifier qu'il n'est pas
infecté par une maladie contagieuse qui serait dangereuse pour les autres salariés.
La visite médicale intervient au plus tard avant l’expiration de la période d’essai.
Quel médecin choisir ?
Selon la taille de l'entreprise, le service de santé au travail est assuré par un ou des médecins de
l'entreprise ou communs à plusieurs entreprises ou par un service de santé inter-entreprises.
Vous pouvez le trouver directement sur internet en cherchant « service de santé entreprise »
5. Procéder à la visite médicale d’embauche

9. captaincontrat.com
Formalités obligatoires
Il est obligatoire d’informer le salarié sur les spécificités et
conséquences des différentes conventions collectives et les accords
collectifs applicables.
Le cas échéant, remise d’une note d’information sur la protection
sociale complémentaire applicable dans l’entreprise.
6. Informer le salarié

10. Période d’essai

11. captaincontrat.com
Période d’essai
La durée initiale de la période d’essai en CDI dépend de la classification du rôle du nouvel
l’employé.
- 2 mois pour les ouvrier et employés
- 3 mois pour les agents de maîtrise et techniciens
- 4 mois pour les cadres
Ces durées ont un caractère impératif sauf durée plus longue fixée par les accords de branche
conclus avant le 26/06/2008 ou durées plus courtes fixées par des accords de branche avant cette
date ou par le contrat de travail.
La durée initiale de la période d’essai en CDI
La période d’essai ne se présume pas. Elle doit être expressément prévue par le contrat de travail.

12. captaincontrat.com
Période d’essai
La période d’essai peut être renouvelée une fois à la condition qu’un accord de branche étendu et
le contrat de travail le prévoient.
L’accord de branche fixe les conditions et les durées du renouvellement.
Le renouvellement de la période d’essai

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Période d’essai
Elle peut varier en fonction de la convention collective mais est de l’ordre de :
Durée maximale de la période d’essai
(renouvellement inclus)
4
mois
Pour les ouvriers et
employés
Pour les agents de
maîtrise et les
techniciens
Pour les cadres
6
mois
8
mois

14. captaincontrat.com
Période d’essai
Il faut respecter un délai de prévenance, qui est le délai à respecter entre la notification d’un
événement ou d’une décision et sa réalisation.
Il n’y a pas de formalisme, les règles du licenciement ne s’appliquent pas.
Il est fortement conseillé, à titre de preuve, de formaliser la rupture par écrit.
Rupture anticipée de la période d’essai

15. Durée du travail
Descriptif général des dispositions relatives à la durée du travail en France. Les modalités spécifiques
d’organisation de la durée du travail ne sont pas envisagées ici (temps partiel, forfait-jour, astreintes, etc.)

16. captaincontrat.com
Durée du travail
Fixation de l’horaire collectif et affichage dans les locaux.
A titre d’exemple, pour les salariés concernés par un horaire individualisé, leur demander de
remplir et signer un formulaire récapitulatif des heures travaillées.
Décompter et contrôler le temps de travail
des salariés

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Durée du travail
La durée légale de travail est de 35 heures mais des heures supplémentaires peuvent être
effectuées (voir ci-dessous)
Sauf cas particuliers ou exceptions, les limites de travail sont les suivantes :
• 48 heures maximum de travail sur une même semaine
• Sur une période de 12 semaines, la durée hebdomadaire moyenne doit atteindre au maximum
44 heures
• 10 heures maximum de travail par jour
• Pas de travail le dimanche
Respecter les limites légales de travail et les
temps de repos

18. captaincontrat.com
Durée du travail
Le recours aux heures supplémentaires est une prérogative de l’employeur.
Les heures supplémentaires doivent être précisément décomptées.
Elles donnent lieu à une majoration en salaire (+25% pour les 8 premières heures effectuées dans la
semaine puis +50% à partir de la 44ème heure de travail) ou éventuellement à une compensation
par l’attribution de repos compensateurs de remplacement.
Demander à effectuer des heures supplémentaires

19. captaincontrat.com
Durée du travail
La loi prévoit un contingent d’heures supplémentaires au-delà duquel les heures
supplémentaires donne lieu obligatoirement à une contrepartie obligatoire en repos
(outre le paiement majoré ou les repos compensateurs évoqués ci-dessus).
La contrepartie obligatoire en repos due pour toute heure supplémentaire accomplie
au-delà du contingent est fixée, par la loi, à 50 % pour les entreprises de 20 salariés au
plus et à 100 % pour les entreprises de plus de 20 salariés. Un accord collectif ne peut
prévoir de durée inférieure.
Le contingent légal est actuellement fixé à 220 heures (la convention collective
applicable peut prévoir un contingent moins important).
Le contingent d’heures supplémentaires

20. Congés payés

21. captaincontrat.com
Congés payés
Sauf dispositions plus favorables, tout salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par
mois de travail effectif ou assimilé.
L’acquisition des congés payés s’effectue sur une période de référence de 12 mois allant du
1er juin de l’année n-1 au 30 mai de l’année n.
Sauf dispositions plus favorables, tout salarié acquiert donc 30 jours ouvrables de congés
payés par an (30 jours)
L’acquisition des congés payés par le salarié

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Congés payés
Le droit à congés doit s’exercer chaque année. En principe, ni l’employeur, ni le salarié ne
peuvent exiger le report de tout ou partie des congés sur l’année suivante.
La période de prise des congés est généralement fixée par la convention collective. Elle
comprend obligatoirement la période du 1er mai au 31 octobre.
La période ordinaire des vacances doit être portée à la connaissance des salariés au moins 2
mois avant son ouverture.
A l’intérieur de la période des congés, l’ordre des départs est en principe fixé par l’employeur
après avis des délégués du personnel.
L’ordre des départs est communiqué à chaque salarié un mois avant son départ et affiché dans
les locaux.
La prise des congés payés par le salarié

23. Quelques précautions

24. captaincontrat.com
Précautions
Certains contrats mal rédigés et/ou non respectés par l'employeur peuvent entraîner une
requalification par le juge en CDI si un lien de subordination entre les deux parties est établi.
Ce lien de subordination se traduit par le pouvoir de direction que peut exercer l'employeur sur
l'employé. Ainsi, le fait d'imposer à un prestataire de service des horaires, de lui donner des
directives peut entraîner une requalification en contrat de travail à durée indéterminée.
Faites donc attention à préserver l'indépendance de vos prestataires !
Par ailleurs, en l'absence de contrat de travail écrit, le juge considéra que le contrat de travail
est un CDI. Ainsi, il convient de toujours garder une trace écrite des contrats que vous avez
signé (stage, CDD, contrat pro ect...).
Risque de requalification

25. captaincontrat.com
Précautions
Certaines modifications des conditions de travail de vos salariés vont nécessiter l'accord de ces
derniers tandis que d'autres rentrent dans les prérogatives de votre pouvoir de direction issu
du contrat de travail.
Ainsi nécessitera notamment l'accord du salarié :
• l'allongement de la durée hebdomadaire de travail
• la mutation en l'absence de clause de mobilité
• la modification de ses responsabilités et de ses fonctions (sauf si ces modifications
correspondent à sa qualification)
Le défaut d'accord ne pourra constituer une cause de licenciement au risque d'être qualifié
de sans cause réelle ni sérieuse !
Changements des conditions essentielles

26. captaincontrat.com
Précautions
Le conseil des prud'hommes est l'organe compétent pour connaître les litiges issus des
contrats de travail.
Il peut être saisi par le salarié lors d'un licenciement ou pendant l’exécution du contrat au
moyen de la prise d'acte. La prise d'acte permet de faire constater par les juges un
manquement grave de la part de l'employeur à ses obligations nées du contrat de travail.
Il faut savoir que lors d'un licenciement 80% des salariés saisissent le Conseil des
prud'hommes avec un taux de victoire des salariés en moyenne de 65%.
Afin d’éviter les prud'hommes, il est fortement conseillé de transiger avec le salarié pour
trouver un accord amiable en échange du renoncement de ce dernier à saisir le Conseil.
Dans un environnement plutôt défavorable pour les employeurs, il est important d’être
protégé au niveau juridique par un professionnel du droit. La rédaction d’un contrat
d’embauche par un avocat prend alors tout son sens pour protéger votre activité et
pérenniser votre société.
Le contentieux aux prud’hommes

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Philippe Wagner
Cofondateur
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