Entretien professionnel sté moins_de50salariés

L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL
Le 22/04/2016
Intervenante : Magalie Piedevache
1

PRÉSENTATION
 Qui êtes-vous ?
 Quelle est votre activité professionnelle ?
 Combien de salariés avez-vous ?
 Quelles sont vos attentes sur cette journée ?
2

DÉROULÉ DE LA FORMATION
 1 journée
 Horaires : 8h30 12h00 – 14h00 17h30
 Pause : 15 min matin et après midi
QUELQUES RÈGLES ….
 Bienveillant, vous serez !
 A l’écoute, vous serez !
 Participer c’est s’entraîner !
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PLAN DE LA JOURNÉE
 Le matin
 Cadre juridique
 Le contexte légal (points clés de la loi sur la formation
professionnelle)
 Les enjeux et les spécificités de l’entretien professionnel
 Le rôle des différents acteurs (RH, Managers et collaborateurs)
 Entretien professionnel et entretien annuel
 L’après-midi
 Communication et déroulé d’un entretien d’évaluation
professionnel
 Les 4 étapes de l’entretien professionnel
 Les techniques : d’écoute active, de questionnement et de
reformulation
 L’identification des compétences potentielles et des sources de
motivation des collaborateurs
4

LE CONTEXTE LÉGAL
POINTS CLÉS DE LA LOI SUR LA FORMATION PROFESSIONNELLE
 L’entretien professionnel prend une place importante
dans le dispositif de la gestion de la formation et dans la
gestion des emplois et des compétences
 La loi relative à la formation professionnelle crée un
entretien professionnel périodique en vue d’examiner
les perspectives d’évolution des salariés, transposant
ainsi l’article 1er de l’ANI du 14 décembre 2013
5

LE CONTEXTE LÉGAL
 A défaut de dispositions restreignant son champ d’application, cet
entretien professionnel doit obligatoirement être mis en œuvre :
 par l’employeur,
 dans toutes les entreprises,
 quel que soit leur effectif.
 Tous les salariés doivent en bénéficier,
 sans conditions de statut ou d’ancienneté, et
 Quel que soit leur contrat de travail : CDD, CDI, contrat de
travail temporaire, d’insertion, à temps partiel etc.
Depuis la loi du 5 Mars 2014
6

LE CONTEXTE LÉGAL
 L’entretien professionnel dont bénéficie le salarié avec
l’employeur est consacré à ses perspectives d’évolution
professionnelle, notamment en termes de qualification et
d’emploi :
 L’employeur ayant une obligation d’adapter le salarié
à son poste de travail et de maintenir son
employabilité,
 La tenue de tels entretiens est l’occasion pour lui
d’évaluer notamment les besoins en formation du
salarié,
7

LE CONTEXTE LÉGAL
 En aucun cas, il doit porter sur l’évaluation professionnelle
du salarié.
 Par cette précision, le législateur indique que l’entretien
professionnel, qui s’apparente à un échange sur les
potentialités du salarié ne doit pas s’orienter vers une
évaluation de son travail.
 Cette disposition est conforme aux stipulations de l’ANI du
14 décembre 2013 prévoyant la création d’un entretien
distinct de l’entretien d’évaluation, auquel il ne se substitue
pas.
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LE CONTEXTE LÉGAL
 Les entreprises pratiquants des entretiens annuels
d’évaluation doivent prévoir des entretiens professionnels
distincts, à des moments différents.
 Pour simplification, l’entretien professionnel, remplace
différents entretiens prévus par les textes, tels que :
 Le bilan d’étape professionnel,
 L’entretien de seconde partie de carrière.
9

LE CONTEXTE LÉGAL
 Il remplace également, l’entretien professionnel prévu à
l’ANI du 3 octobre 2005 et qui s’appliquait dans certaines
branches professionnelles.
 Enfin, il se substitue aux entretiens prévus au retour :
 D’un congé de maternité,
 De soutien familial,
 D’un congé parental d’éducation.
Attention dans ce cas précis le salarié doit être
informé par écrit qu’il aura un entretien à son retour
10

LE CONTEXTE LÉGAL
En résumé
11
Entretien
professionnel
Obligatoire dans
toutes les
entreprises quel que
soit leur effectif
Tous les salariés
doivent en
bénéficier sans
conditions de statut,
ni de contrats
Il doit être dissocié
de l’entretien
d’évaluation ou de
performance
Il doit avoir lieu tous
les 2 ans et faire
l’objet d’un bilan de
parcours
professionnel tous
les 6 ans
Il doit faire l’objet
d’un compte rendu
Tous les nouveaux
salariés doivent être
informés
Il doit être
systématiquement
proposé par écrit
aux salariés ayant
été absent pour une
longue période
Les entreprises de
50 salariés et +
peuvent être
sanctionnées selon
certains critères

LES ENJEUX ET SPÉCIFICITÉS
DE L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL
12
 L’employeur est tenu d’informer le salarié lors de son
embauche qu’il bénéficie de l’entretien professionnel
tous les 2 ans.
Cette information peut prendre la forme d’une note
écrite remise au salarié lors de son embauche ou d’une
mention intégrée dans son contrat de travail.
Exemple de mention à intégrer dans le contrat de travail :
« En application de l’article L. 6315 - 1 du code du Travail
issu de la loi du 5 mars 2014, nous vous informons que
vous bénéficierez tous les deux ans minimum d’un
entretien professionnel ».

 L’entretien professionnel peut être mené par tout
représentant de l’entreprise :
 Supérieur hiérarchique,
 Service ressources humaines,
 Tuteur,
 Maître d’apprentissage, etc.
13

14
ETAT DES LIEUX
 Tous les 6 ans
 (durée appréciée en fonction de l’ancienneté du salarié),
 l’entretien professionnel doit faire l’objet d’un état des lieux
récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Pour les salariés
présents dans l’entreprise au moment de l’entrée en vigueur de la
loi, le premier état des lieux doit avoir lieu au plus tard le 7 mars
2020.
 Cet état des lieux récapitulatif est l’occasion de vérifier que le
salarié a bénéficié, au cours des 6 dernières années, des entretiens
professionnels et d’apprécier s’il a :
1. suivi au moins une action de formation
2. acquis des éléments de certification (par la formation ou la
VAE)
3. bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle

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 1er enjeu pour les entreprises de plus de 50 salariés
Si le salarié n’a pas bénéficié des entretiens professionnels et d’au
moins 2 des 3 mesures citées ci-dessus, le salarié bénéficie d’un
abondement de :
- 100h pour un salarié à temps plein,
- ou 130h pour les salariés à temps partiel
sur son compte personnel de formation.
Pénalités :
L’employeur est alors tenu de verser, avant le 1er mars de l’année
suivant l’état des lieux récapitulatif, une somme forfaitaire à l’OPCA,
correspondant au nombre d’heures ajoutées au compte personnel de
formation (100 ou 130 heures par salarié concerné) multipliées par 30
euros.
Il doit également transmettre à l’OPCA la liste des salariés concernés par
cet abondement ainsi que le nombre d’heures ajoutées au compte.

16
 Scénario de déroulement des entretiens sans entretien
de reprise

17
 Scénario de déroulement des entretiens avec entretien
de reprise

18
 Disposition spécifique N° 1
L’accord national de branche d u 12 décembre 2013
(article 10.2) en faveur de l’emploi des personnes en
situation de handicap prévoit que l’entretien
professionnel peut être l’occasion d’évoquer les
évolutions éventuelles du handicap du salarié et les
moyens à mettre en œuvre pour adapter son
environnement de travail à ces évolutions.

19
 Disposition spécifique N° 2
L’accord national de branche du 8 avril 2014 (article 15) relatif à
l’égalité professionnelle et à la suppression des écarts de
rémunération entre les femmes et les hommes précise que
l’entretien professionnel constitue le cadre dans lequel des
solutions aux risques liés au « plafond de verre » et/ou au « mur
de verre » peuvent être identifiées. Cet entretien peut, par
exemple, être l’occasion d’encourager à la prise de
responsabilités ou de responsabilités supplémentaires. Il doit
permettre au responsable hiérarchique, dans le cadre de la
gestion optimisée des compétences, de prendre en compte,
dans l’organisation du travail de l’équipe, les contraintes liées,
notamment à la vie familiale des salariés. Il s’agit, par exemple,
de faire en sorte que les salariés puissent prendre part, autant
que faire se peut, à l’ensemble des activités professionnelles en
lien avec leurs fonctions, sans pénaliser leur vie personnelle.

LE RÔLE DES DIFFÉRENTS ACTEURS
RH, MANAGERS, COLLABORATEURS
20
 RH
 Soutien « logistique » de l’encadrement (managers) et des
collaborateurs,
 Formation,
 Managers
 C’est le pilote, celui qui donne les perspectives de l’entreprise, du
service,
 C’est la direction de proximité,
 Celui qui encadre et donne les directives.
 Collaborateurs
 Celui qui détient les compétences,
 Celui qui exécute, qui réalise le travail,
 Doit appliquer les consignes dans la perspective de l’entreprise.

DIFFÉRENCES
ENTRE ENTRETIEN PROFESSIONNEL ET ANNUEL OU D’ÉVALUATION
21
 Obligatoire
 Analyse le présent et le
futur
 Permet de :
 mettre en œuvre le projet
professionnel du salarié
 Faire un point sur ses
compétences, ses
qualifications, besoins en
formation, sa situation et
l’évolution professionnelle
 Facultatif
 Analyse le passé et le
présent
 Lié au management
hiérarchique
 Permet de :
 Fixer des objectifs
 Noter et rédiger des
appréciations
 Evaluer l’atteinte des
objectifs, la performance
 Contrôler et de bilan de
l’activité du salarié
L’entretien professionnel L’entretien annuel d’évaluation

22
 1ère ETAPE : Préparation de l’entretien professionnel
L’entretien professionnel s’organise et se prépare à l’avance.
Ainsi, pour le bon déroulement de l’entretien, il convient :
1 - De prendre rendez-vous avec votre/vos salarié(s)
2 – De prévoir le temps nécessaire à la tenue de
l’entretien (environ 1h30)
3 – De prévoir le lieu : Un bureau dans lequel vous ne
serez pas déranger idéalement et non vitré pour assurer
la confidentialité des échanges
LES 4 ETAPES DE L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL
LA PRÉPARATION

23
 1ère ETAPE : Préparation de l’entretien professionnel
4 - De recueillir les informations:
 Relatives à l’entreprise : les priorités de formation, les projets ou
évolutions de l’activité...
 Relatives au salarié (à titre indicatif): poste occupé, âge, ancienneté,
dernières fonctions occupées, progression salariale ou professionnelle,
formations ou bilan de compétences demandés, réalisés ou non,
certifications obtenues, éventuel changement d’emploi prévu à court
terme, dernier(s) support(s) d’entretien(s) professionnel(s) réalisé(s)...
5 - de transmettre au salarié un certain nombre
d’informations lui permettant de préparer son entretien.
Le recueil des informations relatives à la formation, à la certification et à la
progression salariale ou professionnelle du salarié est à privilégier en vue de la
préparation de l’entretien professionnel donnant lieu à l’état des lieux récapitulatif.
LA PRÉPARATION

24
EXERCICE :
Quelles sont les informations relatives à votre entreprise,
nécessaire à l’entretien professionnel ?
 les priorités de formation ?
 les projets ?
 Les évolutions de l’activité ?...
LA PRÉPARATION

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 2ème ETAPE : Conduite de l’entretien professionnel
OBJECTIF de l’entretien
L’entretien professionnel constitue un moment
privilégié permettant au salarié et à l’employeur de faire
le point sur :
Les besoins en formation,
Les actions à mener,
En identifiant les moyens à mettre en œuvre.
LA CONDUITE

26
Un rappel sur
les informations et modalités de la formation
professionnelle
Et
sur les priorités de l’entreprise
aura pu être fait par ailleurs, individuellement ou
collectivement.
Si tel n’est pas le cas, il est souhaitable de passer
quelques minutes sur ces points.
LA CONDUITE

27
Il convient ensuite de dérouler et explorer toutes les
thématiques présentes sur le support.
Que des actions soient ou non souhaitées et/ou
envisagées à l’issue de l’entretien.
LA CONDUITE

28
LA CONDUITE
1
Structurer
&
Introduire
• Recevoir
• Couper son portable et demander au collaborateur de le faire également (décrocher le
téléphone fixe)
• Rappel de l’objectif de l’entretien
• Rappeler le temps que prendra l’entretien
• Faites-vous valider de la compréhension de ces informations : Est-ce clair pour vous ? OUI/NON
2
Dérouler l’entretien
• Suivre les différents points du support
• Questionner sur les perspectives envisagées pour et par le collaborateur
• Rester à l’écoute
• Reformuler pour bien vous assurer de votre compréhension et noter les actions et décisions
• Définir des actions de développement pertinentes au regard des objectifs
3
Clôturer
• Remercier pour cette échange
• Faites la synthèse de l’entretien
• Annoncer que tout cela sera repris au sein d’un plan d’action

29
 3ème ETAPE : Suivi et plan d’action
Une fois l’entretien réalisé avec l’ensemble des salariés, il
convient de mettre en place les actions décidées
Monter un plan d’action
Qui ?
Quoi (l’action)?
Où ?
Quand ?
Comment ?
Avec Qui ?
LE SUIVI

30
 3ème ETAPE : Suivi et plan d’action
LE SUIVI
Salarié(s) Action(s) Où ? Quand ? Avec Qui ? Comment ? Contrôle :
OK / KO

31
LE BILAN
 4ème Etape : Le bilan à 6 ans
Reprenez avec vous :
 L’ensemble des entretiens qui auront eu lieu,
 Les plans d’action avec ce qui a été fait ou pas,
 Les informations relatives à l’entreprise
 L’objectif : Faire un bilan factuel sans oublier d’échanger sur
le parcours du collaborateur et ce qu’il et vous en pensez !

FAVORISER LE DIALOGUE
TECHNIQUE D’ÉCOUTE ACTIVE
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 Être concentré sur ce qu’il se passe Ici et Maintenant
 Arrêter toute activité non pertinente pour vous concentrer sur la
personne et/ou le sujet de la discussion
 Se placer près de la personne et éviter les distractions
 Réexaminer mentalement ce qui a été dit
 Adopter une attitude neutre
 Mettre de côté les préjugés, les opinions
 Exclure ses propres idées préconçues et toute tentative
d’interprétation,
 C’est la personne qui doit formuler un contenu, pas vous
 Favoriser la parole et le dialogue
 Laisser la personne s’exprimer sans l’interrompre
 La questionner (questions ouvertes)
 L’inciter à préciser le cours de sa pensée, lorsqu’elle est imprécise ou trop
générale

TECHNIQUE D’ÉCOUTE ACTIVE
33
Observez et commentez !
https://www.youtube.com/watch?v=9IZ4RUXh_lA

TECHNIQUE DE QUESTIONNEMENT
34
 Questions ouvertes
 Ouvrir le dialogue
 Connaître les intentions, les ressentis, les souhaits
 Non influence de l’individu
 Questions fermes
 Pour valider votre compréhension
 Pour valider la compréhension du salarié
 Acter une décision et obtenir l’approbation
 Questions alternatives
 Aider à la progression vers la décision d’une action
 Aider à la priorisation des idées et/ou actions
 Favoriser le positionnement du salarié

TECHNIQUE DE QUESTIONNEMENT
35
Exercice : Trouvez des exemples de question que vous pourrez
utiliser lors de vos entretiens
 Questions ouvertes
 ………………………………………………………………………………
 ………………………………………………………………………………
 ………………………………………………………………………………
 Questions fermes
 ………………………………………………………………………………
 ………………………………………………………………………………
 ………………………………………………………………………………
 Questions alternatives
 ………………………………………………………………………………
 ………………………………………………………………………………
 ………………………………………………………………………………

TECHNIQUE DE REFORMULATION
36
Reformuler : ça sert à quoi ?
Cela permet de :
 S’assurer de la compréhension du message/de la situation
 De prendre conscience de ce que l’on vient de dire  Effet
miroir
Mais attention, reformuler avec les mots exacts de la personne !

TECHNIQUE DE REFORMULATION
37
Exercice :
Reformulez après moi !

IDENTIFIER LES COMPÉTENCES ET LES SOURCES DE MOTIVATION
DES COLLABORATEURS
 La Pyramide de Maslow
 Une question : Quels sont les besoins de mon collaborateur ?
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DES COLLABORATEURS
 Quels sont les centres d’intérêt et de priorité de mon collaborateur ?
39
S…Sécurité
O…Orgueil
N…Nouveauté
C…Commodité,
Confort
A…Argent
S…Sympathie
 Protéger, sauvegarder,
assurer, empêcher, se prémunir,
garantir, vérifier, prévoir, ...
 Se différencier des autres, attirer,
valoriser, avoir le meilleur ...
 Changer, être en avance (sur son
temps), découvrir, essayer, tester...
 Faciliter, arranger, éviter (les efforts),
oublier (les problèmes), simple,
pratique, ...
 Economiser, rapporter, gagner,
bénéficier, réduire, ...
 Fidéliser, apprécier, se comprendre,
se connaître, respecter, faire plaisir,
aimer, s’entendre, …
Ne pas prendre de
risques
Besoin d’affirmation
sociale
Curiosité, besoin de
changer
Moins d’effort,
faciliter la tâche
Réaliser des
économies
Aspect affectif, faire
plaisir
Profil client Ses motivations  Ce qu’il veut entendre...

 Gestes
d’ouverture
 Gestes
de fermeture
DES COLLABORATEURS
LES SIGNES D’APPROBATION OU DE DÉSACCORD DANS LE NON VERBAL

FIN DE LA SESSION
Je vous souhaite
d’excellents entretiens
Et
vous remercie pour votre
attention
41

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