SWA Café - 6th of November

1. SWA Café – Tracking 2014 Commitments:
Milestones, Process, Tools
Fiorella Polo- SWA Secretariat

2. “Café SWA” – Le suivi des engagements de 2014 :
Principales étapes, processus et outils
Fiorella Polo- SWA Secretariat

3. 3
Welcome to SWA Café
WARNING:
You are about to join a safe space
where you can share ideas,
successes and challenges… we
are joining this space to learn as
partners and not to judge!

4. 4
Bienvenue au “café SWA”
AVERTISSEMENT : Vous êtes sur le
point de rejoindre un espace «sécurisé»
pour partager des idées, des réussites et
des défis ... nous nous joignons à cet
espace d'apprentissage en tant que
partenaires et ne jugeons pas!

5. 5
Agenda
• Introduction on commitments tracking process
• Importance of tracking commitments
• Main global milestones
• Highlights on reporting template
• Key principles of process
• France - Experience of an inclusive DONOR process
• Ghana - Experience of an inclusive COUNTRY process
• Secretariat - mainstreaming HLM commitments into
Joint Sector Reviews

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Agenda
• Introduction au processus de suivi des engagements
• Importance du suivi des engagements
• Principales étapes du processus de suivi
• Faits importants sur le canevas de suivi
• Principaux principes du processus
• France - l’expérience d’un processus inclusif avec un
bailleur de fonds
• Ghana - l’expérience d’un processus inclusif avec un pays
• Secrétariat - Harmoniser le processus de suivi SWA avec
les revues sectorielles conjointes (joint sector review)

7. 7
This is the Monitoring phase of the High
Level Commitments Dialogue
Monitoring of
commitments:
• Is a key mechanism for
accountability within
the partnership and to
citizens
• Should be used as
anchor for advocacy on
support to further
implementation
• Secretariat mandated
to facilitate
Commitments
Implementation
Prep for 2016
HLM

8. 8
La phase de suivi du dialogue de haut
niveau sur les engagements
Le suivi des engagements:
• Est un mécanisme clé de
responsabilisation au
sein du partenariat et
envers les citoyens
• Doit être utilisé
comme un outil de
plaidoyer pour plus
d’appui dans la mise en
oeuvre
• Secrétariat est mandaté
pour faciliter cela
Mise en oeuvre
des engagements

9. 9
Main milestones for commitments tracking
Global Progress
Update
11 November 10 March 30 June September
Partners report back
to secretariat
In-country
tracking (aligned
to Joint Sector
reviews)
Preparation
for national
campaigns
Kick-off:
tracking guidance
Joint national
advocacy
(commitments
and SDGs)
Secretariat Partners
HLM prep
Financing the
SDGs
SDGs
GA
Events
Campaign plans
shared
MOFs and MOFAs
briefed
Africasan

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Principales étapes du processus de suivi
Rapport global
de suivi
11 Novembre 10 Mars 30 Juin Septembre
Les Partenaires
retournent leur rapport
Processus de suivi
national (aligné sur les
revues sectorielles
conjointes)
Préparation
des campagnes
nationales
Départ:
Canevas de suivi
Plaidoyer
commun national
(engagements et
SDGs)
Secrétariat Partenaires
Préparation
pour la RHN
Financement
des SDGs
SDGs -
AG
Evènements
Les plans de campa-gnes
sont partagés
Ministères des finances
et assainissement sont
brifés
Africasan

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Template for reporting is meant to be light
and more useful at country level
• Simple traffic-light
• Five color scale
• Indicators are to be defined by each partner (not
agreeable at global level)
• Additional questions on influence of HLM
• Qualitative phone follow-up for clarification

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Le canevas de suivi est supposé être léger
et plus utile au niveau national
• Simple “feu tricolore”
• Cinq couleurs pour les niveaux de progrès réalisés
• Indicateurs sont à définir entre les partenaires (non
agrégables au niveau mondial)
• Des questions additionnelles sur l’impact de la RHN
• Suivi téléphonique qualititatif pour plus de clarité

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Template for reporting is meant to be light
and more useful at country level
2012 SWA HLM
Commitment
Status of progress
as of April 2013
Indicators of progress Steps remaining to
fully achieve
What progress in
implementation has
been achieved?
What are the key
achievements/milestones
upon which the status
evaluation was based?
What needs to happen and
whose action is required to
complete the commitment?
Please choose one of the
options from the dropdown:
No progress/ barriers
Progress, but slow
Good progress
Almost complete
Complete
e.g. Improve monitoring of
WASH sector
e.g. Good progress e.g. - Designed new integrated
information system (IWIMS)
- System designed in December
2012 and launched in February
2013
e.g. - Training of ministers' focal
point;
- Adoption from Ministry of
Statistics

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Le canevas de suivi est supposé être léger
et plus utile au niveau national
Engagements de
SWA de la RHN
2012
Niveau de progrès
en 2013
Indicateurs sur les
progrès
Etapes restantes pour
atteindre les objectifs
Quels sont les
progrès dans la mise
en oeuvre?
Quels sont les
principaux
résultats/étapes sur
lesquels se basent
l’évaluation?
Quelles actions sont
requises et quelles sont
les parties prenantes
dans la mise en oeuvre
des engagements?
Veuillez choisir l’un des
niveaux suivants:
Obstacles importants
Progrès lents
Bons progrès
Presque concrétisé
concrétisé
Exemple: améliorer le suivi et
évaluation du secteurWASH
Exemple: Bons progrès Exemple: - Développer de
nouveaux systèmes
d'informations intégrés. (IWIMS)
- Système développé en décembre
2012 et lancé en février 2013
e.g. - Formation des points focaux
des ministres
- Adoption par le ministre des
statistiques

15. 15
The process is almost more important that
the actual traffic-light
Key principles to be followed:
1. Inclusiveness
2. Alignment
3. High Level Endorsement
The secretariat will also report on process and not only
on outcome (reporting format includes points 1, 2,3)

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Le process est presque aussi important que
le rapport “feu tricolore”
Les principaux principes à suivre:
1. Inclusivité
2. Alignement
3. Reçevoir un appui de haut niveau.
Le Secrétariat fera également un rapport sur le processus
et non seulement sur les résultats ( format de rapport
comprend les points 1, 2, 3 )

17. 17
Triangulation is key to robustness of ‘self-reporting’
Inclusiveness:
- The process is led by the lead government agency
- But includes various relevant Ministries (especially
the Finance Ministry)
- Includes development partners
- Include civil society networks

18. 18
La triangulation est la clé de la robustesse
de « l'auto-suivi»
Inclusivité:
- Le processus est mené par l'agence
gouvernementale principale
- Mais comprend les différents ministères concernés
(notamment le ministère des Finances )
- Comprend les partenaires de développement
- Inclut les réseaux de la société civile

19. 19
Alignment to ongoing processes is key to
avoid duplications and over burden
Alignment:
- Use ongoing monitoring and coordination
mechanisms or
- Or regional mechanisms (e.g. monitoring of E-Thekwini
commitments)
- Or Joint Sector reviews

20. 20
L’alignement des processus de suivi est la clé pour
éviter les répétitions et les surcharges de travail
Alignement:
- Utiliser les mécanismes de suivi et de excistants
- Ou des mécanismes régionaux (par exemple le suivi
des engagements E - Thekwini )
- Ou les revues sectorielles conjointes (Joint Sector
Review)

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Appropriate level of endorsement should
be sought
High-level Endorsement:
- Endorsement by the appropriate level within
Government
- Preferably by all Ministers concerned
- But could also be endorsed by one key Minister
only and used to advocate to others after the issue
of the global report

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La validation du rapport devrait se faire au niveau
approrie’
Validation au bon niveau:
- Approbation par le haut niveau au sein du gouvernement
- De préférence par tous les ministres concernés
- Mais pourrait également être approuvé par un ministre clé
et utiliser cet acteur clé pour approcher les autres ministres
après la publication du rapport mondial

23. 23
Global Update and national reports will be
‘advocacy friendly’
- Global report will include several specific
country examples
- Positive examples will be named individually,
issues will be listed collectively
- Additional national PDF reports and tools for
comparisons among countries will be available
on the website

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Le rapport de suivi et les rapports
nationaux doivent être “pro-plaidoyer”
- Le rapport global de suivi comprendra
plusieurs exemples spécifiques de pays
- Des exemples positifs seront cités
individuellement
- Les problématiques seront compilées
collectivement
- Les résultats individuels des pays seront
disponibles sur le site Internet de SWA,
imprimable en PDF et comparables avec les
autres pays.

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Comparisons tools on the website

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Outil de comparaison des progrès sur le
site internet de SWA

27. 27
National PDFs on website

28. Impression PDF des engagements sur le site
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Tips to mainstream monitoring of
commitments in Joint Sector Reviews
What process will your country use?
A report done by consultant
10 weeks before: try to include HLM commitments in TORs of report
6 weeks before: provide materials (and commitments) and feed-back to
the consultant/ technical team leading the report
5 weeks before: review relevant findings in the report
4 weeks ahead: ensure the agenda of the JSR includes a point of review
of HLM commitments
4 weeks ahead: make sure a preliminary progress update on
commitments are circulated to participants

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Tips to mainstream monitoring of
commitments in Joint Sector Reviews
What process will your country use?
Series working groups
10 weeks before: try to have SWA partners in each of the
working groups (e.g. sanitation, water, rural etc..)
6 weeks before: provide materials (and commitments) and
feed-back to the working groups
5 weeks before: pull together progress review on
commitments’ progress by each working group
4 weeks ahead: ensure the agenda of the JSR includes a point
of review of HLM commitments either under each working
group or as a cross-cutting issue
4 weeks ahead: make sure the preliminary progress update
on commitments (complied by pulling together from working
groups) are circulated to participants

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Next Cafe
Date: December 11
Title: Engaging comms and media focal points early on…