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141607 confcall usecases wisembly_full
Le webinar du 16 juillet 2014 présente l'évolution des réunions, mettant l'accent sur l'interactivité, la participation et la collaboration, en réponse aux défis contemporains tels que la digitalisation et l'efficacité. Deux études de cas illustrent différentes approches de réunions, une pour un groupe de travail de 30 personnes et l'autre pour 800 top managers, soulignant l'importance de la communication et de l'engagement des participants. Des recommandations sont fournies pour optimiser les réunions, notamment à travers des outils numériques et une approche collaborative.
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- 1. La réunion virtuelle Webinardu 16 juillet 2014
- 2. SOMMAIRE • Introduction :« Back to basics » : un panorama de l’évolution de la réunion • Etudes de cas : • Cas 1 : Animation d’un groupe de travail de 30 personnes • Cas 2 : Communication institutionnelle auprès de 800 personnes • Questions / Réponses 5’ 15’ 10’
- 3. SOMMAIRE • Introduction :« Back to basics » : un panorama de l’évolution de la réunion • Etudes de cas : • Cas 1 : Animation d’un groupe de travail de 30 personnes • Cas 2 : Communication institutionnelle auprès de 800 personnes • Questions / Réponses 5’ 15’ 10’
- 4. BACK TO BASICS Uneréunion, c’est… Le fait de réunir des personnes… … dans un lieu et à un moment … … à une fin déterminée 1 2 3 Ces 3 piliers évoluent considérablement, changeant notre manière de nous réunir
- 5. COLLABORATION Des réunions toujoursplus interactives, participatives, collaboratives ? ! … ?! • La notion d’intelligence collaborative s’impose petit à petit dans les entreprises, autour du constat qu’on crée, innove et invente mieux à plusieurs que seul(e) • 3 enjeux découlent de ce principe : • Interactivité : la capacité à laisser chacun s’exprimer et formuler ses idées, et à être entendu • Participation : la capacité à prendre en compte les remarques de chacun et à les intégrer dans la prise de décision • Collaboration : la capacité à élaborer des idées en capitalisant sur toutes les intelligences, à l’issue d’un processus collectif
- 6. DIGITALISATION La salle virtuelledevient le lieu privilégié de la réunion • Les raisons à la diminution du nombre de réunions physiques sont multiples : • Réduction des coûts, • Diminution des temps de transport, • Mondialisation des équipes, • Développement du télétravail, … • Elles imposent d’inventer de nouveaux lieux de réunion, où la salle devient virtuelle : facilement accessible et offrant des outils d’interaction quelque soit le nombre de participants • Elles amènent également à repenser le temps de la réunion : • Synchronie : optimisation du temps de participation conjointe de tous les participants • Asynchronie : organisation de la prise de parole selon les rythmes de chacun
- 7. EFFICIENCE La réunion doitêtre productive • 88% des cadres se sentent inutiles en réunion • 75% des cadres font autre chose en réunion • 47% trouvent des excuses pour ne pas aller en réunion • Parce qu’elle mobilise le temps et l’énergie des collaborateurs, la réunion se doit d’être efficace et de produire les résultats attendus : • Information partagée et assimilée • Participants acteurs de la réunion • Production de contenus optimisée • Décisions actées • Prochaines étapes identifiées • Porteur des prochaines étapes informés et impliqués Etude Ifop / Wisembly / MeetingsMag
- 8. SOMMAIRE • Introduction :« Back to basics » : un panorama de l’évolution de la réunion • Etudes de cas : • Cas 1 : Animation d’un groupe de travail de 30 personnes • Cas 2 : Communication institutionnelle auprès de 800 personnes • Questions / Réponses 5’ 15’ 10’
- 9. Réunion mensuelle 30personnes Animer une communauté de collaborateurs travaillant sur les mêmes sujets Cas n°1 • Faire vivre une communauté de collaborateurs travaillant sur les mêmes sujets dans différents lieux et entités • Partager les bonnes pratiques et créer une dynamique de collaboration • Prendre des décisions collégiales sur des problématiques communes La confcall mensuelle d’animation de la communauté • Sous un format « confcall » : • Un animateur de communauté centralise le contenu et organise le déroulé • La charge de la présentation principale tourne entre les différents membres • Les questions sont posées en live par message, ce qui favorise la prise de parole par chacun • Le contenu de la réunion suivante est décidé collégialement sur la base des inputs de chacun LA SOLUTION LES ENJEUX • 1 présentation par mois • 1 seule plateforme qui devient le lieu d’échange privilégié • 1 historique des réunions partagé • 1 compte-rendu en temps réel • 1 communauté renforcée LES CHIFFRES CLES
- 10. FOCUS Créer une sallede réunion virtuelle, c’est possible REUNION REUNION REUNION SYNCHRONIE – PENDANT LA REUNION • Institutionnaliser des moments d’échange réguliers où on privilégie l’échange en direct • Mettre en place un moment dédié à la prise de décision commune • Laisser une place à l’échange informel ASYNCHRONIE – ENTRE LES REUNIONS • Poursuivre le dialogue : poser des questions, obtenir des réponses, partager des informations • Echanger des documents • Assurer le suivi et préparer les prochaines réunions
- 11. Réunion trimestrielle top800 Aligner et engager les top managers autour de la présentation des résultats financiers Cas n°2 • Présenter au même moment les résultats financiers aux 800 top managers du groupe • Fournir aux managers chargés de cascader l’information des éléments de langage cohérents • Aligner les équipes autour de priorités communes • Ouvrir une voie de communication directe entre le PDG et les managers La confcall trimestrielle de présentation des résultats • Sous un format « émission de radio » : • Un flux audio et des « slides » partagés, au même moment • Une possibilité pour les « auditeurs » d’interagir à tout moment par écrit • 2 moments forts : • Information descendante : présentation des résultats par le PDG, en s’appuyant sur les « slides » partagés • Un moment de Q&A : des questions visibles par tous les participants, sélectionnées et faisant l’objet d’une réponse en directe du PDG LA SOLUTION LES ENJEUX • 60 questions qualifiées, posées en direct par les participants • + de 350 likes, permettant de hiérarchiser les questions posées • 5 questions répondues ‘en live’ par le PDG • + de 50% des participants sont actifs (question ou like) LES CHIFFRES CLES
- 12. FOCUS Libérer la parole: jusqu’à quel point ? La liberté… … s’arrête où… Modérer ou ne pas modérer… Préserver l’anonymat ? Les joies du direct • Favorise la participation • Permet l’identification des sujets sensibles et une connaissance des préoccupations réelles des collaborateurs • Humour, quand tu nous tiens… • Interpellation directe parfois peu politiquement correcte • Présente une possibilité de « phagocytage » de la réunion sur des problématiques autres que celles figurant à l’ordre du jour • Crée un lien de communication direct entre la personne en charge de la conférence et les participants • Permet une meilleure réactivité • Anticiper les questions permet de répondre aux points crispants en début de séance • Et de préparer des éléments de langage adaptés • Permet l’instauration d’un climat de confiance • Prône une utilisation responsable de la liberté de parole
- 13. SOMMAIRE • Introduction :« Back to basics » : un panorama de l’évolution de la réunion • Etudes de cas : • Cas 1 : Animation d’un groupe de travail de 30 personnes • Cas 2 : Communication institutionnelle auprès de 800 personnes • Questions / Réponses 5’ 15’ 10’
- 14. À bientôt surwisembly.com ! Laura vous donne rendez-vous le 30 juillet à 9h30 pour un webinar consacré au meeting stratégique !