Conventionnement sur objectifs et projets 2018-2020 du Sudoc-PS Intervention - Françoise Berthomier et Laëtitia Bothorel (Abes) Journées Sudoc PS 2017

1. Sudoc-PS
Conventionnement et Projets
2018-2020
Laëtitia Bothorel
Françoise Berthomier
12/05/2017JCR 2017

2. Plan
oIntroduction – état des lieux
oLe conventionnement sur objectifs du Sudoc-PS, un
processus spécifique : contexte et calendrier
oLa formalisation des projets, un exercice individuel
mais un processus commun :
o Conseils et recommandations sur la forme et la
méthode
o Préconisations et exemples sur le contenu des
projets triennaux :
oTemps d’échanges

3. En 2017, le Sudoc-PS c’est… côté Réseau
23 centres « régionaux » et 9 CR thématiques (IdF)
32 responsables de Centres Régionaux au service de 3012 RCR*
(bibliothèques déployées et non-déployées)
Personnel dévolu à la gestion du CR : 0,7 ETP en moyenne
répartis entre 1, 2 voire 3 personnes de cat. A ou B (+ en renforts
ponctuels personnels de cat. C)
*chiffres webstats 2016, NB : 1 RCR peut abriter plusieurs bibliothèques…

4. En 2017, le Sudoc-PS c’est… côté Catalogue
Un catalogue de 519 387 titres
et 1 747 289 exemplaires de publications en série localisés dans le Sudoc
364 756 titres localisés pour le réseau Sudoc-PS en 2016 soit 70% du total des titres de
ressources continues localisés dans le Sudoc
et 56 177 unica pour le seul réseau Sudoc-PS
33 PCP signalés ou en cours de signalement
(21 locaux et 12 thématiques)
et près de 24000 titres signalés comme
participant à au moins un PCP
Activité sur 17000 exemplaires par le réseau
Sudoc-PS dans Colodus en 2016 (5928 créations,
9000 modifications 2200 suppressions)
323; 8%
490; 13%
3070; 79%
Demandes ISSN terminées via
CIDEMIS
Demandes rejetées par le
CR
Demandes refusées
Demandes acceptées
Des applications pour une meilleure
gestion des ressources continues :
WinIBW, Colodus, Périscope, CIDEMIS,
SELF Sudoc

5. Le conventionnement sur objectifs du réseau Sudoc-PS
§ L’ABES établit une convention avec chaque établissement hébergeant un
CR, dont l’objet est entre autres de définir les modalités d’attribution de la
subvention annuelle
§ Depuis 2011, un nouveau modèle de conventionnement a été mis en
place, liant la subvention à la réalisation d’activités sur projets ; ces
projets sont proposés par l’établissement et inclus en annexe dans le texte
de la convention après accord de l’ABES
§ En 2017, préparation des conventions 2018-2020

6. Conventions 2015-2017
Février 2017 31 mars 2017 31 mars 20181 janvier 201812 mai 2017 15 juin 2017 Septembre 2017 Novembre 2017
Rédaction du
rapport 2016 et
réflexion sur les
projets 2018-2020
Conventions
2018-2020
Envoi du
rapport
d’activité
2017
(objectifs
fixés dans la
convention
2015-2017)
Analyse et évaluation
des projets par l’Abes
Préparation de la
séquence JCR dédiée
à la formalisationdes
projets à partir des
rapports d’activité
2015 et 2016
Préparation des
conventions avec
annexes
Rédactiondes rapports
2017 et glissement des
activités du CR sur les
projets 2018-2020
Echanges entre le CR et
l’Abes sur les objectifs
et les moyens définis
dans la convention 18-
20
Définition des projets
2018-2020

7. Le conventionnement sur objectifs du réseau Sudoc-PS
§ D’ici le 15 juin, chaque CR envoie à l’ABES un projet rédigé détaillant les
objectifs et les actions prévues pour les réaliser, pour la période 2018-
2020
§ Ces projets correspondent aux missions attribuées à un Centre régional du
Sudoc-PS
– Prospection et animation du réseau de bibliothèques participantes
– Communication au et pour le réseau de bibliothèques
– Signalement des ressources continues des bibliothèques du réseau
– Relations avec l’ISSN pour les demandes de numérotation
– Expertise sur le catalogage des ressources continues
– Formations…

8. 8
Rédaction des projets - Généralités
Reprise de l’annexe de la convention 2015-2017
+ rapports d’activités annuels pour évaluer :
les objectifs réalisés,
les évolutions : nouveaux objectifs, nouvelles
phases…
les projets suspendus ou abandonnés,
les nouveaux projets…
Les projets doivent exclusivement concerner le Réseau Sudoc-PS (ILN 2XX)
(sauf cas particulier : partenariat particulier entre le CR et l’université, chantier
spécifique CIDEMIS, activités d’expertise servant à la valorisation du CR, etc.)
Il faut bien distinguer - ce qui relève de l’activité courante du CR
VS
- ce qui relève de projets triennaux
VS
- ce qui relève d’objectifs ponctuels

9. Rédaction des projets - Formalisation
Présentation libre MAIS il faut que tous les éléments y soient…
-sous forme de tableau (+explication succincte éventuelle)
-sous forme rédigée + annexe synthétisant les montants en regard du calendrier
-etc
Recommandations :
1. Classer les projets selon les grands axes des missions dévolues au CR
2. Se fixer des objectifs précis en fonction du contexte et de la dynamique de son CR
3. Inscrire projets, sous-projets, actions et objectifs associés dans un calendrier de trois ans
4. Estimer les moyens nécessaires pour chacun des projets et/ou sous-projets par année
5. Donner les indicateurs (intermédiaires et finaux) qui serviront à évaluer le projet
6. Eléments formels conseillés :
1. Présentation, introduction
2. Projets détaillés
3. Synthèse des sommes demandées par année et par activité et somme globale
7. Validation hiérarchique au sein de l’établissement avant envoi à l’Abes

10. Focus sur 3 types de projets
§Mettre l’accent sur l’un des axes des
mission du CR
§Projet PCP
§Projet singulier au CR
10

11. Axe prospection
§ Objectif global : étendre le périmètre du CR = activité courante
-> se fixer des objectifs précis chacun renvoyant à un projet/sous projet
D’un point de vue géographique ?
Dans une perspective disciplinaire/thématique ?
Sur le périmètre institutionnel ?
Autre ?
11
D’un point de vue géographique ?
« Mieux équilibrer la couverture du territoire » (tel département est sous
représenté)

12. Axe prospection : étendre le périmètre du CR
-> à partir de l’objectif donné proposer des actions sur les 3 ans
x=un certain nombre ou untel et untel
12 mai 2017
12
D’un point de vue géographique ?
-Cartographier les bibliothèques de son réseau et les bibliothèques à prospecter
-Visiter x bibliothèques dans tel(s) département(s) par année
-Contacter les personnes ressources, les organismes susceptibles de m’informer,
d’établir des contacts (ex. SRL)

13. Axe prospection : étendre le périmètre du CR
-> pour chaque action déterminer des indicateurs périodiques et finaux
12 mai 2017
13
D’un point de vue géographique ?
-cartographie
-nombre de structures contactées, nombre de visites de bibliothèques
-nombre d’adhésions par département

14. Axe Prospection : étendre le périmètre du CR
-> Estimer les moyens nécessaires pour atteindre les objectifs fixés et les
actions à entreprendre:
– Moyens humains : Consacrer tant de journées par trimestre à la prospection :
état des lieux, veille, prises de contacts, visites sur site, circuit administratif de
conventionnement…
– Moyens matériels : Prévoir des déplacements sur site ex. 3 visites par an = 3
trajets en transport en commun avec une moyenne de 50 euros l’A/R (sur 3
ans 3x3x50 = 450 euros de frais de transports estimés)
17 May 2017JCR 2017
14
Période Action Coût
2018 3 déplacements 150 euros
2019 3 déplacements 150 euros
2020 3 déplacements 150 euros
Somme globale 9 déplacements 450 euros

15. Axe Animation
§ Objectif global :
insuffler le sentiment d’appartenance à un réseau, être la personne
ressource de son réseau, valoriser les activités et les collections du réseau,
administrer
1 même projet présenté par plusieurs CR peut répondre à des objectifs
différents
15
Objectif du CR pour 2018-
2020
Projet Action Indicateurs Moyens
Réunir l’ensemble des
bibliothèques de son
réseau pour échanger sur
un thème donné
Organiser une
journée
professionnelle
Organiser une
journée
professionnelle en
2018
Journée professionnelle
(= OK/NOK)
Forfait
coût global
=1200
euros
Nombre de participants
sur l’ensemble du
réseau
Etablir un rapprochement
entre bibliothèques non-
déployées et sphère
universitaire Questionnaire
d’évaluation

16. Axe Animation
16
Objectifs Sous-projet Actions Indicateurs Moyens
Renouer contact avec les
structures ne donnant plus
de nouvelles
Redynamiser et
accompagner le
réseau
-Téléphoner aux
bibliothèques avec
qui le contact est
suspendu
-Se rendre sur site
pour renouer
contact,
-faire signer des
conventions,
-assister les
collègues dans la
prise en main de
Colodus
-Nombre de
contacts établis
-Nombre de
notices RCR mises à
jour
-Mises à jour des
états de collections
-Nombre de
conventions
renouvelées
-Coût des frais
de
déplacements
-Coûts des frais
administratifs,
d’édition de
documentation
Renforcer le sentiment
d’appartenance au réseau
dans tel département
Organiser une journée sur
un thème commun pour
mettre en regard et
valoriser les collections
1 même sous-projet présenté par plusieurs CR peut répondre à des objectifs
différents

17. Axe Communication
§ Objectif global : informer, connaître et faire [se] connaître son réseau
-> se fixer des objectifs précis chacun renvoyant à un projet/ des sous-projets
17
Projets Accentuer ma communication,
ma visibilité sur le WEB
Formaliser
communication par des
documents/produits
Actions
- Diffuser un billet de blog par mois
pour informer, parler de la vie du
réseau, valoriser les bibliothèques
et les collections…
- Mise à jour les contenus de la
page web du CR, 1/2/3 fois par an
- Cartes de vœux annuelles
- Edition de Catalogues
SELF-Sudoc
- Production et diffusion de
Rapports, compte-rendus
de réunion
- Création/diffusion
d’affiches, de plaquettes,
Arabesques, produits
éditoriaux etc.

18. Axe Communication : informer, connaître et faire [se] connaître son réseau
-> se fixer des objectifs précis chacun renvoyant à un projet/ des sous-projets
18
Projets Accentuer ma communication, ma
visibilité sur le WEB
Formaliser la
communication par des
documents/produits
Indicateurs - Périodicité de la mise à jour des
contenus de la page web
- Nombre de billets de blog
- Statistiques de consultation
- Nombre par type de
documents diffusés
Moyens - Nombre d’heures par mois
- Coût du nom de domaine/an
- Coûts d’éditorialisation,
d’impression, de
diffusion, etc

19. Axe Expertise
§ Objectif global : être référent en matière de signalement et de gestion des
ressources continues
-> se fixer des objectifs précis chacun renvoyant à un projet/ des sous-projets
19
Formation/Documentation Signalement Être identifié(e) comme
personne ressource
-objectifs
-actions
-indicateurs
-moyens

20. Projets de Conservation partagée des périodiques
§ Objectif global : Mutualiser la conservation des périodiques
-> se fixer des objectifs précis chacun renvoyant à des sous-projets en fonction du
stade de réalisation du PCP
12 mai 2017JCR 2017
20
Phase 1 : Définir les
objectifs du PCP et les
mettre en oeuvre
Phase 2 : évolution/mise à
profit du PCP
Transferts des collections
- Participer/organiser le
comité de pilotage
- Définir le corpus des
titres sur des critères
précis et les
bibliothèques
participantes en fonction
des objectifs fixés
- Signalement des états de
collection et des lacunes
- Etendue du périmètre
des bibliothèques
participantes ?
- Evolution du corpus ?
- Collaboration avec
d’autres CR, d’autres PCP,
d’autres programmes ?
- Désherbage concerté et
transferts de collections
- Gestion des dons issus
du PCP (au sein du PCP
et ailleurs)
- Gestion des dons en
provenance d’autres
bibliothèques pour le
PCP
- Formaliser pour gérer et
évaluer (bordereaux,
tableau de bord)
- Estimer les coûts
- Calculer les gains
d’espace et d’argent

21. Les projets spécifiques et uniques au Centre Régional
Chaque Centre Régional a une identité propre et s’inscrit dans un
contexte particulier :
les bibliothèques participantes, la géographie, l’Histoire régionale,
les spécificités de l’université,
les partenariats noués,
l’histoire même du CR,
les projets aboutis, les projets tout juste entamés,
etc.
Exemples : BIPFPIG, partenariat Cadist/CollEx-Persée, initiative Data visualisation
autour de la gestion des périodiques etc.
--> cela implique la mise en œuvre de projets uniques, entrepris par un seul
CR, projet qui ne pourrait pas être transposé ailleurs, hors du « commun »
(ex. Bipfpig : dans certaines régions le signalement de la bibliographie est
terminé, pour d’autres il est en cours, et pour d’autres il reste à faire)

22. Projet Bipfpig
§ Objectif global : Signaler et localiser la bibliographie
-> se fixer des objectifs précis chacun renvoyant à un projet/ des sous-projets
22
• Exemples de projets possibles autour de la BIPFPIG
- Signalement des titres figurant au volume à paraître
- Prospecter les établissements pour signalement dans le Sudoc et
adhésion au Sudoc-PS
- Chantier de vérification et de mise à jour des états de collections
- Signaler les reproductions numériques produites par telle structure
- Action de valorisation : exposition, conférence, numérisation concertée…
+calendrier-actions-indicateurs-moyens estimés

23. Chantier CIDEMIS
§ Objectif global : Améliorer la qualité du signalement par le référencement des publications par le
registre ISSN
-> se fixer des objectifs précis chacun renvoyant à un projet/ des sous-projets
Projet « Chantier rétrospectif »
Objectif : Entrer dans CIDEMIS les demandes référencées dans le Sudoc qui n’ont pas eu de réponses dans l’ancien
circuit ou qui n’ont pas été envoyées durant une période
Action 0 : Déterminer un corpus de départ (par exemple établir la liste globale des demandes à entrer dans CIDEMIS
(nbre de PPN avec 301/830 + n°CR) et Prioriser en fonction du type de demande, du champ disciplinaire, des
bibliothèques concernées, de la date d’émission de la demande dans l’ancien circuit, du centre national ISSN…
– Action 1 : Informer son réseau et les bibliothèques rattachées en fonction de l’analyse du corpus - Année 1
– Action 2 : Programmer des formations - Année 1 et 2
– Action 3 : Chantier qualitatif dans le Sudoc et insertion des demandes de tel(s) type(s) (demandes de NUM les +
anciennes, demandes FR, etc.) dans CIDEMIS avec - Année 2 et 3
– Action 4 : Deuxième phase du chantier (demandes de telles bibliothèques, autres pays, autres types…) - Année 3
– Indicateur : Déterminer un nombre de demandes à traiter dans ce cadre (ex. 250 demandes par an)
– Moyens :
Embauche d’un contractuel pour participer au chantier (Année 2 et 3)
Déplacements sur sites pour photographier, scanner les justificatifs
… 23

24. En résumé et en substance
Les Projets échelonnés sur 3 ans
[déclinés en sous-projets]
traduisent des objectifs déterminés
s’organisent en actions
renvoient à des échéances
nécessitent des moyens matériels et humains
sont mesurables par des indicateurs
24

25. 05/01/2015Evénement - titre
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