Projet SGBm : retours d'expériences. Table ronde coordonnées par Serge Genot (ABES) et Valérie Néouze (ADBU - Commission SSI), avec les retours d'expériences Sandrine Berthier et Alexandre Faure (Direction de la Documentation de l'Université de Bordeaux), Loïc Ducasse (SICD Toulouse) et Raphaëlle Bussemey (BCU Clermont Ferrand). Journées ABES 2017

1. JABES - SGBm 10 mai 2017
#sgbm
#jabes17
Intervenants
Vague 1
Bordeaux
(Sandrine
Berthier,
Alexandre
Faure)
Vague 2
Montpellier
Toulouse
(Loïc
Ducasse)
...
Sites pilotes
Animation
Valérie Néouze (ADBU)
Serge Genot (ABES)
Intervenants
Vague 3
Caen
Clermont Ferrand
(Raphaële
Bussemey)
Le Havre
Littoral
Universcience
Rouen
Réinformatisations
Retours
d’expérience
Table ronde

2. GC
JABES, 10 mai 2017
Au menu de la table ronde
SGBm
Présentation des intervenants
1) En entrée : point d’étape sur le projet
Le calendrier
Une organisation en mouvement
Des projets de coopération avec les DSI et SCD
Les vagues de réinformatisation jusqu’en 2020
2) En plat principal : retours d’expérience
1) Les coopérations entre établissements
2) Les organisations mutualisées et la mise en oeuvre
des migrations, la récolte des spécifications, les mises en ordre de
marche du catalogue, la conduite du changement
3) #conclusions
3) En dessert : vos questions

3. JABES - SGBm 10 mai 2017
Tour de table : les intervenants (vague 1)
3
En quelques chiffres
● 1 ILN - 5 établissements - 2 ministères
● 51 bibliothèques sur 4 départements - 56 RCR dont 5 électroniques
● 250 agents
● 1 000 000 de notices - 2 000 000 exemplaires
● 500 souscriptions électroniques - 390 000 titres uniques de livres et revues électroniques
Les critères de choix
● Prix : 40%
● Socle fonctionnel 5 %
● Gestion multi support 15 %
● Gestion multi-niveaux 15 %
● Ouverture et intégration 15 %
● Gestion de projet et délai 10 %
Service de coopération documentaire
Sandrine Berthier Alexandre Faure

4. JABES - SGBm 10 mai 2017
Tour de table : les intervenants (vague 2)
4
Loïc Ducasse
En quelques chiffres
● 1 ILN - 9 établissements - 5 ministères
● 47 bibliothèques sur 8 départements - 82 RCR dont 9 électroniques
● 380 agents - 100 000 usagers
● 1 190 000 notices - 2 600 000 exemplaires
● 126 000 livres et périodiques électroniques (hors LN), 59 BDD et 30 encyclopédies
Les critères de choix
● Prix : 50%
● Traitement des données personnelles : 10 %
● Ouverture et intégration : 5 %
● Délais et gestion de projet : 10 %
● Gestion des usagers et services en ligne : 10 %
● Gestion et signalement des ressources électroniques : 5 %
● Gestion multi-niveaux : 10 %

5. JABES - SGBm 10 mai 2017
Tour de table : les intervenants (vague 3)
5
Raphaële Bussemey
En quelques chiffres
● 12 bibliothèques intégrées, 3 bibliothèques de composantes, 1 centre de doc. associé
● 1 ILN composé de 31 RCR, dont 1 électronique
● 605 000 notices, 11 000 périodiques et 17 500 livres électroniques
● 120 agents, 32 000 étudiants
Les critères de choix
● Prix : 40 %
● Socle fonctionnel : 10 %
● Gestion multi support : 10 %
● Gestion des usagers et services en ligne : 10 %
● Ouverture et intégration : 15 %
● Gestion de projet, documentation et délai : 15 %

6. GC
JABES, 10 mai 2017
Au menu de la table ronde
SGBm
Présentation des intervenants
1) En entrée : point d’étape sur le projet
Le calendrier
Une organisation en mouvement
Des projets de coopération avec les DSI et SCD
Les vagues de réinformatisation jusqu’en 2020
2) En plat principal : retours d’expérience
1) Les coopérations entre établissements
2) Les organisations mutualisées et la mise en oeuvre
des migrations, la récolte des spécifications, les mises en ordre de
marche du catalogue, la conduite du changement
3) #conclusions
3) En dessert : vos questions

7. 10 mai 2017
7 ans déjà !
déc.
SGBm : calendrier
2015
20
16
20
16
Déploiement des vagues
suivantes
A partir de fin 2017
Programme fonctionnel +
Cas pratiques
SIGB + base de connaissance + résolveur de
liens + ERMS + [outil découverte]
Etude
d’impact
2013 - 2015
Recueil des besoins
2012 - 2013
2013- 2014
Organisation du projet
2014- 2015
201
62015 - 2016
Dialogue compétitif
Multi-attributaire
2016
2016 - 2021
Phase Déploiement
2017 - 2021
Phase Pilote
2014 - 2016
Phase Etude
2010 - 2014
2016
Accord Cadre (AC) pour 4 ans (Oct. 2016)
Marchés Subséquents (MS) pour 5 ans (déc. 2016...)
Déploiement
des sites
pilotes
Avril 2017
fin 2018

8. 10 mai 2017
SGBm
2015
Phase Déploiement
2017 - 2021
Phase Pilote
2014 - 2016
Phase Etude
2010 - 2014
Une organisation en mouvement
Organisation nationale
4 Comités de suivi des déploiements
9 projets nationaux (Sites pilotes, ABES)
8 commissions (fonctionnelles)
8 ateliers (ingénierie du projet)
5 groupes de travail (directeurs de BU)
Organisation nationale
12 chefs de projets, 50 experts
8 Commissions (fonctionnelles)
8 Ateliers (ingénierie du projet)
5 Groupes de travail (directeurs de BU)
Organisations locales (sur 9 sites)
Près de 200 personnes impliquées
SCD, DSI
Comités techniques
Groupes d’évaluation
Groupes de travail
Comité de pilotage
ABES (consultation CA, et CS), ADBU, ADSG, A-DSI, AMUE, CGE, COCKTAIL, COUPERIN, CPU ,
CSIESR, Directeur de bibliothèque , EPRIST, IGB, Ministère DISTRD
Comité de
pilotage
Initiative
locale
(Toulouse)
Organisation
nationale
- Comité
technique
- Chargé de
mission
(ABES)
- Groupes de
travail Organisations locales des vagues
SCD, DSI
Comités de pilotages
Comités techniques
Groupes d’évaluation des offres
Groupes de travail

9. GC
9 projets en coopération avec les sites pilotes (DSI, SCD…)
9
2017
2018
2018
2018
2017
ASAP
Des services en mouvement
2017
2017
2017

10. GC
Comité de pilotage SGBm, 5 avril 2017
Réinformatisations : les prochaines sessions de vagues
MS2 Toulouse, Montpellier (Nîmes)
Marché SubséquentDCE Déploiement et VSR2017S2 semestre 2 (budget 2018)
2017 2018 2019 2020
Jan Fev Mar Avr Mai Jun Jui Aou Sep Oct Nov Déc Jan Fev Mar Avr Mai Jun Jui Aou Sep Oct Nov Déc
Marché
Subséquent
DCE Déploiement et VSR
Marché SubséquentDCE Déploiement et VSR
Jan Fev Mar Avr Mai Jun Jui Aou Sep Oct Nov Déc Jan Fev Mar Avr Mai Jun Jui Aou Sep Oct Nov Déc
2018S1 semestre 1 (budget 2018)
Marché
Subséquent (MS)
DCE Déploiement et VSRPilotes ...
MS1 Bordeaux
MS3 Clermont-Ferrand, Le Havre, Caen (09/2019), Rouen (09/2020), Littoral, Universcience
Sessions 2017 / 2020
4 établissements (dont 1 COMUE)
1 établissement
4 établissements (dont 1 COMUE)2018S2 semestre 2 (budget 2019)
Déploiement et VSR
Marché
Subséquent
DCE Déploiement et VSR
Marché SubséquentDCE Déploiement et VSR
2019S1 semestre 1 (budget 2019)
2019S2 semestre 2 (budget 2020)
2020S1 semestre 1 (budget 2020)
Marché
Subséquent
DCE
9 établissements (do
DCE Document de Consulation des Entreprises VSR Vérification de Service Régulier Budget débité (avance)Part variable de la durée Mise en production

11. GC
JABES, 10 mai 2017
Au menu de la table ronde
SGBm
1) En entrée
Le calendrier
Une organisation en mouvement
Des projets de coopération avec les DSI et SCD
Les vagues de réinformatisation jusqu’en 2020
2) En plat principal : retours d’expérience
1) Les coopérations entre établissements
2) Les organisations mutualisées et la mise en oeuvre
des migrations, la récolte des spécifications, les mises en ordre de
marche du catalogue, la conduite du changement
3) #conclusions
3) En dessert : vos questions

12. JABES - SGBm 10 mai 2017
Tour de table
12
1) Les coopérations entre établissements
2) Les organisations mutualisées et la mise en
oeuvre des migrations, la récolte des
spécifications, les mises en ordre de marche du
catalogue, la conduite du changement
3) #conclusions

13. JABES - SGBm 10 mai 2017
Tour de table
13
1) Les coopérations entre établissements
2) Les organisations mutualisées et la mise en
oeuvre des migrations, la récolte des
spécifications, les mises en ordre de marche du
catalogue, la conduite du changement
3) #conclusions

14. JABES - SGBm 10 mai 2017
Bordeaux - Organisation interne
14

15. JABES - SGBm 10 mai 2017
Nettoyage du catalogue en vue de la migration : organisations
15

16. JABES - SGBm 10 mai 2017
Nettoyage du catalogue en vue de la migration : quelques
chiffres
16
Différentiels SUDOC/Base locale :
● 50 000 localisations dans le SUDOC sans correspondances
dans notre base locale
● 40 000 exemplarisations sous des notices avec PPN dans
notre système local sans localisations dans le SUDOC.
● sur 1 300 000 localisations analysées
Les demandes de traitement effectuées auprès de
l’ABES :
● 15000 demandes de suppressions de localisations ou de
relocalisations via STP ABES
● 24000 exports à la demande
● 12000 exemplarisations automatiques

17. JABES - SGBm 10 mai 2017
Récolte des spécifications.
17

18. JABES - SGBm 10 mai 2017
Modélisation d’un processus simple : la création d’une ligne de commande
18

19. JABES - SGBm 10 mai 2017
Récolte des spécifications.
19

20. JABES - SGBm 10 mai 2017
Tour de table
20
1) Les coopérations entre établissements
2) Les organisations mutualisées et la mise en
oeuvre des migrations, la récolte des
spécifications, les mises en ordre de marche du
catalogue, la conduite du changement
3) #conclusions

21. JABES - SGBm 10 mai 2017 21
Merci pour votre écoute
Avez-vous des questions ?

22. GC
Comité de pilotage SGBm, 5 avril 2017
Le comité de pilotage (14)
22
SGBm
22
● Remonter les enjeux du SGBm au
niveau national
● se prononcer sur les choix
stratégiques (articulations entre les
acteurs, axes de mutualisation,
évolutions, ...)
● chaque année se prononcer sur
les candidatures, les vagues et le
calendrier de déploiement.
● ...

23. GC
Comité de pilotage SGBm, 5 avril 2017
Objectif
● Capitaliser sur les expériences acquises dans la préparation et la passation des
marchés.
● Capitaliser sur les expériences acquises dans les déploiements et relations avec les
titulaires des marchés subséquents.
● Proposer des canaux de diffusion et d’échange sur les éléments capitalisés.
● Proposer un accompagnement auprès des membres du groupement de commande.
Projet S2-ASS MAR : Assistance sur les marchés subséquents
23
SGBm
23

24. GC
Comité de pilotage SGBm, 5 avril 2017
Objectif
● Mutualiser sur la formation des agents, pour le groupement de commande :
○ la logistique des inscriptions : la gestion des inscriptions se ferait avec un outil national,
SYGEFOR, qui va être utilisé par tous les CRFCB et serait mis à disposition pour la
communauté SGBm
○ l’accompagnement du changement et l’encadrement
○ les outils pédagogiques
■ une plateforme pédagogique (LMS) géré par l’ABES (cf diapo 12) : stockage et
mise à disposition de contenus pédagogiques spécifiques aux établissements (ie =
supports de cours du prestataire, personnalisés pour un établissement).
■ un outil de webinaire mis en place et géré par l’ABES pour la communauté (cf diapo
13). Destiné à organiser et enregistrer des webinaires pour les établissements. La
réalisation de sessions de formation à distance spécifiques aux établissements (ie =
formations continues spécifiques, réunions communes annuelles) se fait sur l’outil
de webinaire de l’ABES.
■ création de contenus mis à disposition sur la plateforme pédagogique pour la
communauté (traduire et adapter les supports si nécessaire …)
● partagés entre agents d’un même profil (développeurs, par exemple)
● créés par les établissements (via l’équipe de personnes ressources)
● créés par l’ABES, lorsqu’il s’agit de contenus liés au workflow “applications
nationales <->SGBm”
● Harmoniser les pratiques au niveau national
● Réduire les coûts
○ à la charge de l’ABES pour la 1ère vague des sites pilotes (plateforme pédagogique et outil
de webinaire).
○ répartition entre les membres du GC pour les vagues successives
Projet S3-FORSUP : formation et support
24
SGBm
24

25. GC
Comité de pilotage SGBm, 5 avril 2017
Objectif
● Intégrer les applications et services de l’Abes
○ Intégration avec BACON et le Hub de métadonnées (CCTP section 5.1.1 page 25 et
5.1.2)
○ Intégration avec le Sudoc et IdRef (CCTP section 5.1.2 page 29 et 6.1.3 page 39)
● Intégrer les systèmes d’information des établissements de l’ESR
○ Intégration avec les systèmes financiers (CCTP section 5.3 page 32)
○ Intégration avec les systèmes de gestion de scolarité et de ressources humaines (CCTP
sections 7.1 page 44 et 7.1.2.3.1 page 47)
○ Mécanismes d’authentification (CCTP sections 4.2.1 page 21 et 8.3.1.1 page 61)
Projet S5-INTNAT : INTégration des applications NATionales
25
SGBm
25

26. GC
Calendrier croisé des déploiements et des sous-projets (29/03/17)
26
VSRSPEC VABOR
2017
Jan Fev Mar Avr Mai Jun Jui Aou Sep Oct Nov Déc
MPL
TLS
2018
Jan Fev Mar Avr Mai Jun Jui Aou Sep Oct Nov Déc
MOM
VSRSPEC VAMOM
2017S2
Formation
s
Formation
s
Migration
VSRSPEC VA
Formation
s
MOM
MS3 (6) VSRSPEC VA
Formation
s
MOM
VSRVA
Formation
s
MOMPréparation DCE et négociations
2018S1 MOMPréparation DCE et négociations
S1-PREMIG
S2-ASSMAR
S3-FORSUP
S4-SAUNAT
S5-INTNAT
S6-BESOIN
S7-AUDSEC
S8-SYNSUD
S9-CATSUD
SPEC
SPEC
SITES
Migration
Migration
Migration
Migration
MigrationFormation
s
Novembre (plateforme pédagogique pour les utilisateurs finaux)
Septembre (1er test migration)
Décembre (API GFC)
Juin (1ère sauvegarde)
Juin (remontée des demandes
d’évolutions)
Janvier (audit sécurité OK)
Octobre (synchonisation pour la VA des premiers sites)

27. 27

28. 28
46 établissements(carte géographique et contacts)
Campus Condorcet
Casa de Velazquez
Comue Sorbonne Paris Cité
Ecole Française d'Athènes
Ecole Nationale Supérieure d'Arts et
Métiers
Ecole Normale Supérieure de Lyon
INRIA
Institut français du Proche-Orient - IFPO
Institut national d'histoire de l'art - INHA
Muséum national d'Histoire naturelle
*SciencesPo Paris
Université Aix-Marseille
Université de Bourgogne
Université de Bretagne Occidentale
Université de Caen Basse Normandie
Université de Franche-Comté
Université de la Polynésie française
Université de La Réunion
Université de La Rochelle
Université de Lorraine
Université de Pau et des Pays de l’Adour
Université de Perpignan Via Domitia
Université de Poitiers
Université de Rouen
Université de Savoie
Université de Technologie Belfort-
Montbéliard
Université des Antilles et de la Guyane
Université d'Evry-Val-d'Essonne
Université d'Orléans
Université du Sud - Toulon – Var
Université Grenoble 1 INPG
Universités Grenoble II et III
Université Lille 2 Droit et Santé
Université Nice Sophia Antipolis
Université Panthéon Assas
*Université Paris 13 Nord
*Université Paris Diderot Paris 7
Université Paris Est Marne la Vallée
Université Paris Sorbonne
Université Pierre et Marie Curie
*Université Sorbonne Nouvelle Paris 3
Bordeaux
(Service de coopération documentaire)
Clermont Ferrand
Le Havre
Lille 3
Littoral
Montpellier
Paris Descartes
Toulouse
Universcience
9 Sites pilotes
* établissements non signataires mais participants du fait de leur appartenance à la Comue
SGBm (Système de Gestion de Bibliothèque mutualisé)
Groupement de commande

29. GC
Organisation, co-animation des groupes de travail
(et participation)
Coordination du dialogue compétitif (participation
et signature de l’accord cadre)
Assistance juridique
Assistance à la conduite du changement
Aide/accompagnement à la préparation de la
migration, au paramétrage et aux tests
(préparation et reprise des données, contrôles…,
soutien sur le dispositif de VA et de VSR)
Soutien à l’intégration des applications nationales
et locales
Formation des formateurs … Mais... !
Développement informatique
Hébergement (infrastructure mutualisée)
Formation et support
Coordination du recueil des besoins
Production, enrichissement et correction de données
Organisation stratégique des initiatives locales
Passation des marchés subséquents (aide
méthodologique et logistique…)
Aide à la préparation de la migration des données du
Sudoc
Coordination développements / applications nationales
Dispositif de sauvegarde national
AMOA - Services pour le GCAMOA - AMOE pour les sites pilotes
Des services en mouvement
Phase Déploiement
2017 - 2021 puis … ?
Phase Pilote
2014 - 2017
Co-pilotage & coordination nationale
(conduite du projet)
Axes potentiels de mutualisation pour le GC
(ou pour les vagues)
Fournisseur A
Fournisseur B
Fournisseur C
SGBm
...

30. Modalités juridiques complexes
▪ Dialogue compétitif (1 an)
– Définition des solutions techniques permettant de répondre aux besoins
exprimés dans un programme fonctionnel
– Négociation tarifaire
▪ Accord-cadre multi-attributaires (4 ans)
– Contrat définissant le cadre général des marchés subséquents à passer
dans un délai de quatre ans
– Remise en concurrence régulière des fournisseurs signataires de l’accord-
cadre, par le biais de ces marchés subséquents
30
SGBm