REPENSER L’AMÉNAGEMENT POUR LES TRAVAILLEURS DE LA
CONNAISSANCE
L’organisation
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Livre blanc sur l’organisation connectée
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L'organisation connectée : repenser l'aménagement pour les travailleurs de la connaissance

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Ce livre blanc a pour objectif d’outiller les décideurs sur les concepts de l’organisation connectée :

• Intégrer des technologies novatrices soutenant l’interaction des employés
• Aménager l’organisation de façon à favoriser la collaboration et la flexibilité
• Prendre des initiatives pour s’adapter à des employés toujours plus mobiles

Il est le fruit de l’expertise combinée de Conseils Atelya et de la firme de design stratégique MESSIER designers.

Pour en apprendre plus sur nos services et l’expertise de Conseils Atelya en matière d’aménagements connectés, n'hésitez pas à communiquer avec nous (info@atelya.com) ou visitez notre site web www.atelya.com

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L'organisation connectée : repenser l'aménagement pour les travailleurs de la connaissance

  1. 1. REPENSER L’AMÉNAGEMENT POUR LES TRAVAILLEURS DE LA CONNAISSANCE L’organisation connectée
  2. 2. Livre blanc sur l’organisation connectée © Conseils Atelya et MESSIER designers – Tous droits réservés, 2014 2 Un pas de plus vers l’entreprise de demain.
  3. 3. Livre blanc sur l’organisation connectée © Conseils Atelya et MESSIER designers – Tous droits réservés, 2014 3 Table des matières Avant-propos..................................................................................................................................................................................... 5 L’intérêt pour l’organisation connectée ..................................................................................................................................... 6 Des changements sociologiques et technologiques.............................................................................................................. 6 Vers un travailleur connecté.......................................................................................................................................................... 7 Un écart majeur entre les changements et les aménagements ......................................................................................... 7 Repenser les aménagements ........................................................................................................................................................ 9 Au-delà du design............................................................................................................................................................................ 9 Trois tendances d’aménagements d’organisation connectée............................................................................................. 9 Concevoir l’aménagement............................................................................................................................................................12 1. Analyser l’organisation : comprendre les routines, les outils et la culture..................................................................12 2. Identifier et prioriser les interactions .....................................................................................................................................13 3. Concevoir l’aménagement .......................................................................................................................................................16 4. Élaborer une stratégie d’appropriation ................................................................................................................................16 Les bénéfices de l’organisation connectée ..............................................................................................................................18 Les défis à prévoir............................................................................................................................................................................19 Éléments à retenir...........................................................................................................................................................................20 Pour en savoir plus.........................................................................................................................................................................22
  4. 4. Livre blanc sur l’organisation connectée © Conseils Atelya et MESSIER designers – Tous droits réservés, 2014 4 AVANT-PROPOS
  5. 5. Livre blanc sur l’organisation connectée © Conseils Atelya et MESSIER designers – Tous droits réservés, 2014 5 AVANT-PROPOS Le concept de l’organisation connectée (connected workplace) réfère à l’intégration de nouvelles technologies et d’approches d’aménagement novatrices visant à soutenir les interactions des employés d’une organisation. Ce concept vise à assurer un alignement des aménagements de travail et des pratiques managériales en réponse aux changements sociologiques et technologiques actuellement vécues par les organisations. Il induit, par exemples, des initiatives pour favoriser la mobilité, la flexibilité et la collaboration pour des travailleurs de plus en plus connectés. Toutefois, le rythme de transformation des aménagements ne suit pas le rythme d’évolution de ces changements. En effet, les bâtiments évoluent aux demi-siècles et les lieux de travail aux décennies, alors que les projets majeurs de transformation sont initiés aux trois ans, les changements générationnels occurrent aux huit ans et les changements de technologies aux dix-huit mois. Cet écart sous-tend une opportunité marquée pour les décideurs : celle d’augmenter la performance de leur organisation via le rehaussement de leurs aménagements. L’objectif de ce livre blanc est de présenter le concept de l’organisation connectée et d’outiller les décideurs avec une approche de conception d’aménagements pour leur organisation. Il est le fruit de l’expérience et de l’expertise combinée de la firme de conseil en management Conseils Atelya et de la firme de design stratégique MESSIER designers. Bonne lecture !
  6. 6. Livre blanc sur l’organisation connectée © Conseils Atelya et MESSIER designers – Tous droits réservés, 2014 6 L’INTÉRÊT POUR L’ORGANISATION CONNECTÉE Des changements sociologiques et technologiques Depuis une dizaine d’années, les générations Y ont commencé à intégrer le marché du travail en remplaçant les Baby Boomers. Cette fois-ci, le contexte sociologique suggère davantage qu’une croisée des générations comme ce fût le cas autrefois. En effet, bien que chacune ait ses particularités, l’écart avec les générations passées est particulièrement important aujourd’hui. Il s’illustre non seulement au niveau des valeurs et à l’égard des personnes, mais aussi – et surtout – vis-à-vis des attentes des Y face à l’organisation. Sur le plan du travail, ces générations sont réputées pour être individualistes et constamment en attente d’opportunités d’apprentissage et d’avancement. Paradoxalement, ils sont les premiers à avoir adopté les outils et les réflexes de collaboration issus du Web. Ils ont ainsi développé des modes d’interactions performants reposants sur l’usage de la technologie. Contrairement à leurs prédécesseurs, la qualité de vie (regroupant des facteurs tels que la proximité du bureau et l’équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle) de même que la flexibilité de l’horaire de travail et l’accès à des technologies performantes représentent des facteurs importants dans la sélection d’un emploi. Il n’est pas étonnant que de plus en plus de travailleurs de cette génération opèrent désormais de la maison ou en mobilité. En effet, environ 50% d’entre eux s’attendent à pouvoir travailler à distance (en télétravail) et environ 40% souhaitent utiliser leurs propres appareils technologiques. Cette tendance est communément appelée le Bring Your Own Device (BYOD)1 . En parallèle, l’émergence de nouvelles tendances technologiques met à la disposition des entreprises de nombreuses solutions permettant d’augmenter leur performance. L’acronyme « SMACT » est de plus en plus utilisé pour caractériser ces tendances. Le « S » (pour Social) réfère à l’adoption rapide des réseaux sociaux (internes et externes à l’entreprise) permettant de favoriser la collaboration et d’accélérer les échanges2 . Le « M » (pour Mobile) réfère à l’arrivée d’appareils mobiles de plus en plus puissants – et l’adoption rapide de ces derniers – permettant de faciliter le travail en contexte de mobilité. Le « A » (pour Analytics) réfère à l’usage de systèmes d’analyse permettant de récolter et d'étudier une quantité impressionnante d’information afin d’améliorer la gestion et accélérer la prise de décision. Le « C » (pour Cloud) réfère aux services, plateformes et infrastructures offertes par l’infonuagique permettant l’accès à partir de n’importe quel appareil, à 1 Knoll Research (2014). Proportion of the Time per Location Infographic. 2 Lespérance L. et P. Létourneau (2011). L’entreprise 2.0 – Les réseaux sociaux d’entreprise : un levier de valeur pour l’organisation, Conseils Atelya. L’INTÉRÊT POUR L’ORGANISATION CONNECTÉE
  7. 7. Livre blanc sur l’organisation connectée © Conseils Atelya et MESSIER designers – Tous droits réservés, 2014 7 tout moment et en tout lieu. Puis, le « T » (pour Things ou Internet of Things) réfère à l’intégration de technologies interconnectées dans l’environnement physique permettant de faciliter et d’automatiser la communication entre les objets réels et virtuels. Vers un travailleur connecté La mixité entre les attentes des générations Y et Z et l’intégration de nouvelles tendances technologiques dans l’univers professionnel façonnent petit à petit le travailleur de demain. Un écart majeur entre les changements et les aménagements L’écart entre la capacité d’adaptation des entreprises et la rapidité avec laquelle surviennent les changements sociologiques et technologiques est frappant. Plus particulièrement, le rythme de transformation des aménagements ne suit pas le rythme d’évolution de ces changements. Les organisations doublent leur capacité technologique tous les 18 mois. Les projets de transformations organisationnelles surviennent aux trois ans. Le remplacement générationnel s’effectue aux huit ans. Par contre, les organisations revoient leurs aménagements aux décennies et leur bâtiment aux 40 ans3 . 3 Knoll Research (2014). Rate of Change Infographic.
  8. 8. Livre blanc sur l’organisation connectée © Conseils Atelya et MESSIER designers – Tous droits réservés, 2014 8 Cet écart est l’objet de cette publication : > Dans bien des cas, les aménagements sont mal adaptés aux interactions du travailleur connecté ; > Repenser les aménagements représente une source de bénéfices multiples pour les organisations, tant en terme de performance, mais également d’attractivité et de rétention des meilleurs talents. « C’est évidemment important pour une organisation de se donner des valeurs qui témoignent d’une culture de collaboration. C’est important aussi de consacrer du temps, de valoriser le temps consacré au travail de collaboration. Par contre, se donner en plus un lieu, un espace de collaboration, c’est jouer sur un autre plan, celui des rituels de l’organisation, et là, je crois, par ces espaces, on accélère la transformation de l’organisation collaborative. » - Christine D. Brunelle chef de projet, Hydro-Québec
  9. 9. Livre blanc sur l’organisation connectée © Conseils Atelya et MESSIER designers – Tous droits réservés, 2014 9 REPENSER LES AMÉNAGEMENTS Au-delà du design Le caractère esthétique n’est généralement pas le seul critère sur lequel une personne se base pour choisir sa demeure. Celle-ci devra également être fonctionnelle. On y retrouve plusieurs pièces distinctes tel le portique, le salon, une salle à manger et un ou plusieurs endroits où dormir. Pour chacune de ces pièces, les choix d’aménagements (eg. le rangement, les accessoires, l’éclairage) contribuent à la rendre fonctionnelle et pratique. Les choix d’agencements (eg. le style du mobilier, le recouvrement de sol, les divisions) permettent de créer des atmosphères propices à chaque contexte d’utilisation. Tous ces choix de fonctionnalités et d’ambiances permettent d’aligner les pièces aux usages que les occupants en font. Celles-ci seront organisées pour supporter différents types d’interactions au gré de leurs occupants : l’entrée pour déposer ses effets personnels et accueillir les invités, le salon pour se détendre, se divertir et discuter, et les chambres pour retrouver plus d’intimité, se vêtir et favoriser le sommeil. Cette logique devrait également s’appliquer à un autre lieu où les personnes passent une portion importante de leur temps : l’espace de travail. Tout comme les espaces personnels, les espaces professionnels devraient être conçus de sorte à supporter les différentes interactions découlant des modes de travail afin de maximiser leur performance. L’organisation connectée sous-tend ainsi que l’organisation met à disposition des employés des aménagements et des technologies de travail adaptés à la nature de leurs interactions. Il sous-tend également un paradigme managérial : celui où les décideurs offrent des choix qui, par exemple, permettent à leurs employés de travailler n’importe où, avec n’importe qui, n’importe quand et avec n’importe quelle technologie. Trois tendances d’aménagements d’organisation connectée Les dernières années ont été marquées par un intérêt croissant des organisations – souvent celles réputées comme étant les plus innovantes – à rehausser leurs aménagements de travail afin de mieux soutenir les interactions de leurs travailleurs. Bien que les exemples diffèrent d’une organisation à l’autre, trois grandes tendances en matière d’aménagements connectés se démarquent : l’initiative empathique, l’initiative flexible et l’initiative collaborative. REPENSER LES AMÉNAGEMENTS
  10. 10. Livre blanc sur l’organisation connectée © Conseils Atelya et MESSIER designers – Tous droits réservés, 2014 10 L’initiative empathique L’initiative empathique vise à favoriser le bien-être des employés et, conséquemment, d’augmenter la productivité, l’attractivité et la rétention des meilleurs talents. Elle permet d’étendre le confort du foyer au travail, en intégrant des lieux de détente, des espaces de repos ou encore des espaces verts. Dans d’autres cas, elle rend la vie corporative plus amusante, en intégrant des éléments ludiques aux lieux de travail. L’initiative empathique peut également faciliter la vie des employés, en offrant des services de base, ou veiller à leur santé via des lieux ou des initiatives favorisant l’exercice. Airbnb (design apaisant et environnemental) Busbud (espace récréatif) L’initiative flexible L’initiative flexible, pour sa part, vise à favoriser la conciliation de la vie personnelle et de la vie professionnelle des employés et, conséquemment augmenter la productivité, l’attractivité et la rétention des meilleurs talents. Elle permet également la réduction des coûts liés à l’utilisation et à la gestion des espaces de travail par sa modularité. Evernote (vélos libres, gym) Hootsuite (espaces repos) Hellopro (mobilier modulaire)
  11. 11. Livre blanc sur l’organisation connectée © Conseils Atelya et MESSIER designers – Tous droits réservés, 2014 11 L’initiative collaborative L’initiative collaborative vise à favoriser les échanges entre les employés et, par le fait même, augmenter la productivité en stimulant l’intelligence collective. L’initiative collaborative est aux organisations ce que les réseaux sociaux sont aux Web : un lieu favorisant la rencontre de personnes et l’échange informel et spontané d’idées. Evernote (espace collaboratif) Bien que des exemples populaires de projets d’aménagement tels ceux entrepris chez Google puissent donner envie de se lancer spontanément dans un exercice de conception, il est important de comprendre que ces projets ne sont pas qu’une question de design intérieur ou de tendances à la mode. Il s’agit de véritables transformations des lieux afin de soutenir les nouvelles interactions et visant l’augmentation de la performance organisationnelle. Il s’agit également de moyens concrets d’améliorer l’expérience-employé4 d’une organisation. Google 4 Alberola, L. (2013). Les technologies sociales et la nouvelle expérience-employé. As designers, we do not just design the environment, we are designing experience and we are designing behavior. - Ginny Caldwell directrice service design, Southest Venture’s
  12. 12. Livre blanc sur l’organisation connectée © Conseils Atelya et MESSIER designers – Tous droits réservés, 2014 12 CONCEVOIR L’AMÉNAGEMENT L’approche que nous avons développée combine un ensemble d’expertises, allant de l’analyse d’affaires au design industriel, et de l’intégration technologique à la gestion du changement. Cette approche vise à améliorer le soutien des interactions par la création d’aménagements pour l’organisation connectée et, ultimement, à augmenter la performance des organisations. L’approche est structurée en quatre étapes. 1. Analyser l’organisation : comprendre les routines, les outils et la culture Les changements sociologiques et technologiques décrits en introduction affectent beaucoup d’organisations et particulièrement celles qui emploient des travailleurs de la connaissance. Selon la firme de recherche Gartner, près de 40% du travail qui sera effectué en 2015 sera réalisé par ce type de travailleurs5 . Une connaissance approfondie de leurs routines de travail représente donc un point de départ crucial à la conception d’aménagements connectés. Selon notre expérience, les travailleurs de la connaissance occupent près de 50% de leur temps en contexte collaboratif : environ 30% à collaborer de manière formelle, c’est-à-dire en « travail de groupe », et environ 20% de manière informelle, c’est-à-dire en « collaboration ad hoc » ou « activité sociale ». L’autre moitié du temps est généralement occupée par des activités isolées, c’est-à-dire en « focus ». Ces ratios peuvent varier d’une organisation à une autre, selon la nature du travail effectué et l’industrie. Afin d’identifier adéquatement les routines de travail dans une organisation donnée, une collecte d’information sous forme d’entretiens semi-structurés peut être réalisée. Sans entretien, il est également possible d’étudier les processus d’affaires comme source d’information. Toutefois, ces derniers ne révèleront que les routines formelles, au détriment des entretiens qui permettront de révéler à la fois les routines formelles et informelles. À la lumière de l’information collectée, il sera alors possible de cartographier les routines de l’organisation et d’identifier celles devant être priorisées. 5 Gartner (2010). Watchlist : Continuing Changes in the Nature of Work, 2010-2020. CONCEVOIR L’AMÉNAGEMENT
  13. 13. Livre blanc sur l’organisation connectée © Conseils Atelya et MESSIER designers – Tous droits réservés, 2014 13 Lors des entretiens, des questions doivent aussi être posées sur les outils préconisés dans l’exécution des routines et les outils dont l’acquisition permettrait d’améliorer la productivité ou la qualité de certaines activités. Par exemple, un travailleur en contexte de réflexion pourrait utiliser – ou souhaiter utiliser – un tableau intelligent afin d’écrire ses idées et les partager électroniquement avec des collègues à distance. Ces questions permettront d’identifier les outils dont dispose l’organisation et ceux dont elle devrait disposer afin de rehausser les interactions de ses employés. Les entretiens effectués avec les employés permettent de mieux saisir la subtilité de la culture organisationnelle. Lors de ces entretiens, des questions devraient permettre d’identifier, parmi les normes implicites, des leviers et des freins reliés à l’utilisation de futurs aménagements ou technologies. Les entretiens effectués avec les décideurs, quant à eux, permettent de mieux comprendre les mécanismes de gouvernance et les règles avec lesquels ils coordonnent et encadrent l’exécution du travail. Lors de ces entretiens, des questions devraient permettent d’identifier, parmi les normes explicites, des leviers et des freins à l’utilisation de futurs aménagements ou technologies. Les premières questions (ie. les routines et les outils) visent essentiellement à assurer l’utilité des futurs aménagements. Les secondes questions (ie. les perceptions culturelles et les mécanismes de gouvernance) visent à assurer l’utilisation des futurs aménagements. Les prochaines étapes de l’approche découlent directement des résultats issus de ces questions. 2. Identifier et prioriser les interactions L’analyse des routines, des outils, de la culture et de la gouvernance permet de mieux comprendre la dynamique organisationnelle et d’identifier les interactions qui en émergent. Une interaction est définie comme un rapport professionnel entre deux employés et plus afin d’accomplir une tâche. Chaque interaction est rattachée à une ou plusieurs routines de travail selon son niveau de formalité et d’intensité collaborative.
  14. 14. Livre blanc sur l’organisation connectée © Conseils Atelya et MESSIER designers – Tous droits réservés, 2014 14 L’ESPACE COLLABORATIF Un exemple d’aménagement pour l’organisation connectée
  15. 15. Livre blanc sur l’organisation connectée © Conseils Atelya et MESSIER designers – Tous droits réservés, 2014 15
  16. 16. Livre blanc sur l’organisation connectée © Conseils Atelya et MESSIER designers – Tous droits réservés, 2014 16 Dans les organisations modernes, le niveau de complexité du travail est devenu tel qu’il est de plus en plus difficile de compléter une tâche ou un projet de façon isolée. Les interactions occupent ainsi une place centrale dans la vie corporative et plus particulièrement pour les travailleurs de la connaissance, dont la moitié de leur temps est consacré à la collaboration formelle et informelle. Une interaction n’a pas la même valeur d’une organisation à une autre. Nous recommandons donc de définir des critères de priorisation des interactions. Cette priorisation permettra d’identifier les interactions qui génèrent le plus de valeur à l’organisation et qui, conséquemment, devraient être soutenues par de futurs aménagements. 3. Concevoir l’aménagement À partir des interactions identifiées comme étant les plus importantes pour l’organisation, il est possible d’entamer un travail de conception. Ce dernier doit tenir compte d’un ensemble de facteurs, allant des caractéristiques des interactions à soutenir jusqu’aux outils disponibles ou en cours d’acquisition ainsi que des leviers et freins culturels et de gouvernance. Dans le cas précis d’un espace collaboratif, par exemple, une attention toute particulière est généralement portée à la création d’un lieu où la communication est amplement soutenue à l’aide de moyens physiques et/ou technologiques (e.g. surfaces d’écriture sur les murs, écrans de présentation, outils de télécommunication, accès à des réseaux virtuels). Mais peu importe le type d’aménagement – empathique, flexible ou collaboratif – la conception doit tenir compte des besoins latents (implicites) de ses utilisateurs tout comme des objectifs d’affaires visés par les décideurs. À cette étape de l’approche, les décideurs font généralement face à un choix stratégique : opter pour une conception généraliste, c’est-à-dire une conception qui soutient relativement bien un nombre important d’interactions, ou une conception affinée, c’est-à-dire une conception qui soutient parfaitement un nombre restreint d’interactions. Le travail de conception – tant en matière de choix esthétiques, fonctionnels et d’intégration technologique – sera conséquent de cette décision, de même que les bénéfices d’affaires attendus du projet. 4. Élaborer une stratégie d’appropriation À partir de la connaissance acquise sur les perceptions culturelles et les mécanismes de gouvernance, il est recommandé d’élaborer une stratégie d’appropriation qui tient compte des leviers et des freins préalablement identifiés. D’une part, les leviers permettront de relever les éléments les plus propices à inciter l’adoption des nouveaux aménagements. Par exemple, lors de notre accompagnement d’un client du secteur de l’énergie, l’un des leviers était l’emphase portée, tant par la haute direction que les employés, sur l’importance de la collaboration. Il a donc semblé évident de miser sur ce thème lors de la communication visant à promouvoir les nouveaux aménagements. De plus, des activités de lancement visant à expliquer différentes méthodes de collaboration ont permis aux employés d’imaginer de nombreuses façons d’adopter les nouveaux aménagements. D’autre part, les freins permettront de focaliser sur les éléments à améliorer, modifier ou éviter pour favoriser l’adoption. Par exemple, une organisation où les décideurs considèrent qu’un employé qui n’est pas à son poste ne travaille nécessairement pas aura évidemment beaucoup de difficulté à valoriser l’usage d’aménagements empathiques, flexibles ou collaboratifs. En effet, la culture de gestion représentera un frein important à l’adoption d’aménagements visant à faciliter des interactions d’échanges informels et spontanés. Dans ce cas, un travail de gestion du changement allant bien au-delà de l’appropriation des aménagements devra avoir lieu.
  17. 17. Livre blanc sur l’organisation connectée © Conseils Atelya et MESSIER designers – Tous droits réservés, 2014 17 La stratégie d’appropriation, bien qu’elle soit présentée de façon séquentielle dans cette approche, démarre au moment même où le projet de conception débute. En effet, l’implication des employés, soit à proposer de nouveaux aménagements ou à co-concevoir les aménagements, est cruciale au succès du projet, c’est-à-dire l’adoption des aménagements par les employés. Afin de mesurer l’adoption et valider que l’appropriation est atteinte, il est possible d’évaluer le niveau de satisfaction des employés à l’égard des aménagements. En complément, il est également possible de mesurer le taux d’utilisation des aménagements d’une organisation connectée, via différents indicateurs et appareils (ie. compteurs, senseurs). Même si les organisations connectées visent avant tout le soutien des interactions, leurs bénéfices se font généralement sentir sur l’ensemble de l’organisation. Le géant de l’informatique DELL a mis en place en 2010 une initiative d’organisation connectée offrant des choix aux employés sur leur horaire de travail et le lieu. Les résultats démontrent une augmentation de la satisfaction des employés de 14 points, une implication environnementale renforcée et une meilleure conciliation entre la vie personnelle et professionnelle. Dell (2012). Workforce Commitment : Connected Workplace Changes How We Work. « Dans l’appropriation des nouveaux lieux, il est important qu’il y ait des moments de célébration, d’inauguration. Dans le cadre du projet de Modernisation de la Place Dupuis, je n’ai pas manqué une opportunité pour créer ces évènements de lancement. L’idée pour moi est d’opposer le sentiment de peur lié au changement à celui de la joie et du plaisir qu’offre la fête. » - Christine D. Brunelle chef de projet, Hydro-Québec
  18. 18. Livre blanc sur l’organisation connectée © Conseils Atelya et MESSIER designers – Tous droits réservés, 2014 18 LES BÉNÉFICES DE L’ORGANISATION CONNECTÉE En plus d’être outillées face aux changements sociologiques et technologiques, les organisations connectées réalisent d’autres bénéfices importants dans une perspective d’amélioration de la performance6 . COMMUNICATION MANAGEMENT INNOVATION GESTION DES TALENTS  Réduction du temps lié à la coordination de rencontres  Réduction de « l’effet silo »  Réduction des coûts  Favorise le partage de bonnes pratiques  Augmentation de la productivité  Réduction des coûts liés aux réunions et aux immobilisations  Meilleure gestion de la qualité  Optimisation de l’utilisation des lieux  Favorise le développement durable  Augmentation de l’innovation  Augmentation du taux de réussite des innovations  Augmentation de la rapidité à améliorer les produits  Augmentation de la rétention (personnel et information)  Augmentation de l’engagement et la satisfaction des employés  Augmentation de l’apprentissage informel7 6 Morgan J. (2010). The Impact of Collaboration on Enterprise Performance, The future of organization.; Morgan J. (2010). Does Collaboration Really Impact Business Performance, CMS Wired.; Sullivan J. (2011). Cross-Functional Collaboration: Discovering Its $ Value and the Genius of Google, ere.net. 7 Guillotte F., Foltz H. (2012). Organisation apprenante 2.0 : Un nouveau virage pour la formation en entreprise, Atelya. LES BÉNÉFICES DE L’ORGANISATION CONNECTÉE La compagnie de réseautique Cisco Systems a entrepris vers la fin des années 2000 une initiative d’organisation connectée. Le réaménagement de son campus lui a permis de diminuer les coûts reliés au loyer (37%) et à la construction (42%), de réduire les coûts associés aux immobilisations de 37% (eg. entretien ménager, déménagements) et de réduire la dépenses en fourniture par cubicule de près de 50%. Cisco Systems (2007). Connected Workplace : A Cisco on Cisco Case Study : Inside Cisco IT.
  19. 19. Livre blanc sur l’organisation connectée © Conseils Atelya et MESSIER designers – Tous droits réservés, 2014 19 LES DÉFIS A PREVOIR Défis Pistes de solution PERTE DE CONTRÔLE Obstacle : « J’ai besoin de savoir où est mon équipe et de voir qui fait quoi pour bien gérer. » Dans des structures organisationnelles classiques, les gestionnaires gèrent des employés fonctionnels ou ayant le même poste qui sont généralement assignés à un bureau non loin du leur. Changer ces vieilles routines et permettre aux employés de travailler en équipes, de ne pas nécessairement leur assigner un bureau fixe et permettre le travail à distance peut donner l’impression d’un manque de contrôle au gestionnaire du fait qu’il ne voit plus directement ses employés. 1. Habiliter les gestionnaires aux nouveaux modes de gestion 2. Animer des ateliers de développement de la confiance LA PEUR ET L’ADOPTION Obstacle : « Est-ce que moi aussi j’ai le droit? Est-ce que ça va déranger mon gestionnaire? » Bien que les nouveaux aménagements soient disponibles et que certaines règles ait été changées, certains employés pourraient se montrer craintifs quant à leur utilisation, souvent parce que ces changements n’ont pas été initiés directement par leur gestionnaire. 1. Une bonne communication individuelle permet d’entendre les perceptions par groupes d’employés et d’assurer leur adhésion 2. Une bonne communication collective permet d’unifier les deux côtés et montrer que leur vision est partagée TRAVAILLER DANS LES NOUVEAUX AMÉNAGEMENTS Obstacle : « Les nouveaux espaces sont bien jolis, mais, pour travailler, il me faut de l’équipement. » La mise en place de nouveaux aménagements peut parfois transformer la nature même du travail et dépasse alors le cadre des interactions. Les outils de travail ne sont plus rattachés au lieu de travail (eg. poste fixe, ligne téléphonique, écran, fournitures), mais bien à l’employé mobile. 1. Analyser la nouvelle expérience-employé 2. Assurer la congruence entre les différents aménagements pour prévoir les obstacles 3. Combler les besoins en équipement LES DÉFIS À PRÉVOIR La COO de Citi explique que ce qui lui a permis de surmonter ces défis dans son projet sont l’utilisation de technologie qui supporte les nouveaux aménagements, la création de normes expliquant comment travailler dans les nouveaux aménagements et permettre aux employés de personnaliser leurs aménagements pour faciliter l’appropriation. Galinsky E et E. Tahminciogly (2014). Why Citi Got Rid of Assigned Desks, Havard Business Review.
  20. 20. Livre blanc sur l’organisation connectée © Conseils Atelya et MESSIER designers – Tous droits réservés, 2014 20 ÉLÉMENTS À RETENIR Conséquence des changements sociologiques et technologiques auxquelles font face les organisations, les décideurs doivent entreprendre des transformations sur le plan managérial et sur le plan des aménagements pour adapter leurs organisations à la nouvelle réalité – la philosophie de l’organisation connectée (connected workplace). > Le rythme de transformation des aménagements ne suit pas le rythme de changement de la nature du travail ; > Afin de contrôler leur exposition à ce changement et de prévenir le désalignement, les organisations doivent entreprendre une transformation ; > Parmi les objectifs de cette transformation, la conception d’aménagements doit permettre la collaboration présentielle ; > Puisque la collaboration est un sujet complexe notamment parce qu’il traite d’aspects humains, d’aspects technologiques, d’aspects normatifs et d’aspects techniques, la réussite de tels projets requiert le suivi d’une méthodologie rigoureuse. ÉLÉMENTS À RETENIR « Avant de s’attaquer à toute transformation, il est important de bien comprendre, de documenter, de mesurer. Si on n’a pas en main un bon diagnostic culturel de l’organisation, des freins culturels et de ses leviers de changement, on risque fort de manquer complètement notre coup. » - Christine D. Brunelle chef de projet, Hydro-Québec
  21. 21. Livre blanc sur l’organisation connectée © Conseils Atelya et MESSIER designers – Tous droits réservés, 2014 21 Et votre stratégie d’organisation connectée ? Passez à l’action.
  22. 22. Livre blanc sur l’organisation connectée © Conseils Atelya et MESSIER designers – Tous droits réservés, 2014 22 POUR EN SAVOIR PLUS NICOLAS PETERSON LUC LESPÉRANCE Analyste d’affaires Conseils Atelya Directeur associé Conseils Atelya De sa double compétence en gestion et en technologies de l’information, Nicolas intervient sur des mandats du secteur financier et du secteur public. Ses intérêts de recherche portent sur la compétitivité des organisations, le gouvernement électronique, et l’utilisation et les bénéfices des technologies. Passionné par les technologies collaboratives et la gestion de l’Innovation, Luc accompagne les décideurs des grandes entreprises montréalaises et françaises dans la compréhension de l’impact transformationnel des technologies sur leurs modèles d’affaires. Il est reconnu pour son expertise en matière de conduite du changement, plus précisément dans l’élaboration de stratégies d’adoption et de gestion des technologies de collaboration interne. Depuis cinq ans, il est engagé dans la gestion de la croissance de la firme. PAUL PINARD Designer stratégique MESSIER designers Paul touche au développement de produits, l’élaboration de services et de modèles d’affaires. Son expertise porte sur un plan plus « humain » – comportements, dynamiques sociales, design empathique, habitudes. Il collabore avec les organisations afin de connecter besoins humains et opportunités de marché. POUR EN SAVOIR PLUS
  23. 23. Livre blanc sur l’organisation connectée © Conseils Atelya et MESSIER designers – Tous droits réservés, 2014 23 Conseils Atelya est une firme de conseil en management qui accompagne les décideurs dans les transformations organisationnelles et l’adoption de technologies numériques. Pour les organisations qui souhaitent stimuler la collaboration présentielle en démarrant des projets d’organisation connectée, Conseils Atelya propose : > Un accompagnement à la rédaction d’un dossier de justification (business case) pour évaluer le ROI d’un projet ; > Un accompagnement complet dans la contextualisation et l’application de la méthodologie de conception d’aménagements collaboratifs basés sur les interactions sociales, comprenant : > L’analyse d’affaires et fonctionnelle ; > L’analyse de la capacité à changer. > La conception de l’aménagement connecté; > La mise en place d’une stratégie d’adoption. Pour plus d’information : info@atelya.com. Depuis 1999, MESSIER designers Matérialise le potentiel ™ des entreprises en créant des expériences cohérentes de produits et de marques. MESSIER designers crée des produits et des marques qui ont un positionnement stratégique unique et fort, font de vraies connexions émotionnelles aves les gens, offrent une expérience mémorable, s’imposent sur les marchés et génèrent de la profitabilité. L’équipe multidisciplinaire est impliquée à tous les niveaux du processus de création de produits et de marques, du développement et de la mise en marché, créant une synergie pour gérer efficacement la vision globale nécessaire à l’atteinte du succès commercial. Pour plus d’information : info@messierdesigners.com.
  24. 24. Livre blanc sur l’organisation connectée © Conseils Atelya et MESSIER designers – Tous droits réservés, 2014 24 Un pas de plus vers l’entreprise de demain. Nous accompagnons depuis plus de cinq ans les entreprises dans leurs transformations digitales. La capacité à repenser les formes d’organisations, notamment en tirant profit des nouvelles technologies, et à transformer ces dernières vers des modèles de plus en plus collaboratifs est, selon nous, une condition essentielle à l’entreprise de demain. (514) 940-5301 info@atelya.com atelya.com

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