Le document traite de la migration de Lotus Notes vers SharePoint pour un groupe international, en décrivant le contexte du projet, les phases de migration, les défis et les solutions proposées. Il aborde également les aspects techniques liés au processus de migration, l'analyse des bases existantes et les considérations de gouvernance. Enfin, il souligne l'importance de la conduite du changement et de la communication pour assurer une transition réussie vers la nouvelle plateforme collaborative.

1. Préparation à la migration Lotus Notes vers SharePoint (PAR 219)Thomas GENNBURGMicrosoft Practice ManagerSogetiBenoit HAMETSenior Enterprise ArchitectCapgemini

2. AgendaContexte du projetPrésentation de la démarcheMise en œuvre de l’analyse de l’existantDéfinition de la cibleArchitecture de migrationRetours d’expérience

3. Contexte du projet

4. Contexte du clientGroupe internationalX0 000 personnesDomaine de l’industrie et de l’ingénieriePlusieurs sociétés sur différents métiersNombreuses fusions et acquisitionsIT gérée en central, dépendant de la direction financière

5. Environnement du projetExistant Lotus NotesRegroupement de la gestion des infrastructure en coursRépartition des serveurs Lotus sur plusieurs plaques géographiquesMultiple rôle des serveurs LotusE-mailApplicatifMixteProjet collaboratif d’entreprise : Office 365Déploiement sur les postes d’Office 2010Migration du système mail vers Exchange Online 2010Migration des environnements collaboratifs vers SharePoint Online 2010périmètre

6. Présentation de la démarche

7. Notre proposition de valeur30 000+ Bases LN30 000+ Bases LN30 000+ Bases LNUsage de Notesà SharePointNotes etSharePoint

8. Phases du projetDisponibilitéSharePoint OnlineInventaire & auditInstallation des outils

9. Architecture & coexistence

10. Recensement des bases Notes

11. Qualification business

12. Priorités & coûts

13. Plan

14. Proof Of Concept

15. Plan de conduite du changement

16. Guides et modèles

17. Toolkit génériqueTransition & industrialisationLotissement

18. Planning détaillé

19. Développements d’outils

20. Procédures

21. Définition du support

22. Toolkits spécialisés

23. Mise en place d’usinesMigration & decommissioningArchivage

24. Suppressions

25. Consolidations

26. MigrationsUsage de Lotus Notespérimètre

27. Classification des basesSpécification des bases LotusModèles de base sans modificationModèles standardsClass aModèles de base incluant des workflow simplesClass bModèles de base incluant des workflow complexesClass cModèles spécifiques d’un design simpleSpécifiqueClass dModèles spécifiques d’un design évoluéClass eSpécifications des autres sourcesModèles de base sans adaptation ou des workflow simplesClass fModèles spécifiquesClass g

28. Mise en œuvre de l’analyse

29. Quest Notes MigratorQuest Notes Migrator intègreAnalyse: découverte et classification des applicationsMigrationCoexistenceInformations utiles :Last access date, Last update, Number of users, Last access user, Database size, Number of documents/items stored…Quest Notes Migrator mesure également la complexité (Complexity) des bases Lotus Notes.

30. Phase d’analyseQuest Notes Migrator – Migration consoleDécouverte des basesAnalyse de la complexité

31. Phase d’analysePhase de découverte et analyse par zone géographiqueNécessité de déployer des sondes au plus procheProblématique de déploiement des droits d’accès requis

32. Phase d’analyseStockage des résultatsDans fichiers NFS>>> limitation de taille>>> génération de multiples repositoryAgrégation des résultats dans SQLGénération de rapports customAdaptation du niveau de complexité

33. Définition de la cible

34. Correspondances Lotus - SharePointAssociation entre le modèle Lotus et un modèle SharePointAssociation des champs présentsAssociation entre le Lotus ID et le compte AD (fichier XML)Mise en correspondance des droits utilisateursImpossibilité d’établir une correspondance parfaite

35. Limitations de la cible (MSO)SharePoint Online n’est pas SharePointMicrosoft Online Service DescriptionStandard: http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?FamilyID=c60c0af0-10cc-4b11-bcef-b989c1f168b0&displaylang=enDédié: http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?FamilyID=cf7d4db8-4e7c-4077-87ea-b64c57e4c98c&displaylang=enLimitations3 applications webIntranet, Team Site, My SiteBase de contenu limitée à 20 GbPlus limitations de la version Standard de SharePoint

36. Définition de la cibleMSO retenu pour :2 applications web utilisésIntranet et Team SiteAdaptation des modèles de site définisSharePoint On Premise envisagé pour :Asset managementGED

37. Architecture de migration

38. Quest Notes Migrator

39. Processus de migration

40. Environnements nécessaires5 environnements:DéveloppementIntégrationValidationOffice 365 Pré ProductionOffice 365 ProductionAccès aux environnements Lotus et SharePointMS ONLINEQuest NMSP Automatic Classification System

41. Migration vers SharePoint OnlineSharePoint OnlineLotus Notes ApplicationsOnline ADPromote Site Collections/Content DBs to SharePoint Online (BPOS-D)One-way trustStaging SharePoint ServerMigrate to staging serverOn-premises ADFinalize all applications for Site Collections/Content Databases

42. Retours d’expérience

43. Analyse et rationalisation de l’existantLotus Notes existe depuis des années (ici 1997), et a été utilisé pour répondre à de nombreux besoins. Pas de gouvernance établiePas de normesUne infrastructure non maîtriséeDes applications « perdues » dans les métiersDes réplications multiples avec des liens rompusUne consolidation préalable est nécessaire mais passe de toute façon par un inventaire.La charge coté métier n’est pas à négliger

44. Rôle du collaboratif Le rôle des plateformes collaboratives dans l’entreprise doit être clairement défini Plateforme de services « standards »Frontière avec les processus métiersLe développement d’applications d’entreprises basées sur des workflows complexes créent une dépendance forte (migration, montées de version…)Il est nécessaire de mettre en œuvre des définitions strictes et une gouvernance des systèmes collaboratifs au risque de les voir utilisés en tant que RAD

45. Migration ou redéveloppement ?Migration avec QuestMigrator sécurise les données :Reprise Filtres de migrations (purges)ACLLes bases collaboratives : Peu de codeHéritent de templatesSimples > candidats privilégiés Les applications d’entreprises : WorkflowsspécifiquesDatabase Script code > complexes et lourdes à migrer, préférer le redéveloppement

46. Approche décisionnaireIndicateurs d’usage et mots clés ne peuvent définir qu’une stratégie, et en aucun cas une décisionLes migrations techniques sont pilotés seulement par les coûtsMême si ROI présent sur 18 à 36 mois, valider la capacité d’investissement pour la migration Sélection selon les priorité et contraintes métier, orienté budget

47. Groupements d’usagesLes usages que nous avons mis en évidence démontrent que le Lotus Notes va au-delà du collaboratif. Les cibles seront à définir par typologies d’applications regroupées en usages.

48. Enjeux de la conduite du changementPendant l’exécution, nombreuses opérations sur l’environnement de travail utilisateur (suppression, archivage, migration, déplacement)Communiquer au préalable pour « rattraper » les erreurs de qualificationFournir un tableau de bord de synthèse à jour (sur un SharePoint dédié)Adoption d’une plateforme fournissant des services standardisés :Uniformisation des usages calqués sur des bonnes pratiques web (Wiki, Blogs, Team sites)La migration vers cette plateforme implique des pertes de certaines fonctionnalités (utilisées) qui seront compensées par d’autres (encore inconnues)

49. Merci de votre participationBlogsBenoit: http://blog.hametbenoit.info