Conférence "dématérialisation des documents" du 6 mai 2010 par Legrand René-Philippe

1. Dématérialisation
6 mai 2010 1 Legrand René-Philippe

2. 1.
1 Définition et principes
2. Les étapes de la dématérialisation
p
3. Les bonnes pratiques
4. Quel retour d'investissement ?
5. Les tendances futures
6.
6 Conclusion
6 mai 2010 2 Legrand René-Philippe

3. 1. Définition
La transformation de supports d'informations
L t f ti d t d'i f ti
matériels en fichiers électroniques
(souvent des documents papier)
6 mai 2010 3 Legrand René-Philippe

4. Schéma 1 : Dématérialisation
6 mai 2010 4 Legrand René-Philippe

5. La dématérialisation peut servir à gérer de
façon totalement électronique :
des données ou des documents
qui transitent au sein des entreprises
dans le cadre d'échanges avec des partenaires
(administrations, clients, fournisseurs ...)
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6. Le changement de support implique :
un certificat d'identité numérique qui permet
tifi t d'id tité é i i t
d'identifier les intervenants au cours du
processus
un ho odatage (Timestamp) qui garantit l'heure
n horodatage q i ga antit l'he e
et la date à chaque étape du traitement
6 mai 2010 6 Legrand René-Philippe

7. un espace de confiance distant : les documents
et les étapes de leur traitement sont centralisés
sur un serveur tiers
une enveloppe numérique : l'utilisateur
conserve ses documents au sein d une
d'une
enveloppe numérique qui intègre une fiche de
suivi dont chaque étape est certifiée par un
tiers
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8. Documents 'dématérialisables' :
dématérialisables
factures électroniques
q
documents fiscaux
actes administratifs
courriers recommandés
monnaies, bulletins de paie
marchés publics …
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9. 2. Les étapes
Les étapes de la dématérialisation sont :
Numérisation des documents
N é i ti d d t
Archivage des documents numérisés
Intégration des étapes de l'évolution du
document
doc ment
Certification des étapes de l évolution du
l'évolution
document
6 mai 2010 9 Legrand René-Philippe

10. Numérisation des documents
la conversion d un signal (vidéo, image, audio,
d'un (vidéo image audio
caractère d'imprimerie, impulsion, …)
en une suite de nombres permettant de
it d b tt t d
représenter cet objet en informatique ou en
électronique numérique
q q
On utilise parfois le terme digitalisation
p g
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11. Archivage des documents numérisés
Actions, outils et méthodes mis en œuvre pour :
réunir,
identifier
sélectionner
sélectionne
classer
conserver des contenus électroniques sur un
support sécurisé …
6 mai 2010 11 Legrand René-Philippe

12. Object s
Objectifs :
les exploiter
les rendre accessibles dans le temps
que ce soit à titre de preuve
(en cas d’obligations légales ou de litiges)
ou à titre informatif
6 mai 2010 12 Legrand René-Philippe

13. Intégration des étapes de l évolution du
l'évolution
document
La conception et la réalisation d'un système
d information
d'information intégré
par la mise en relation (interfaçage) de
différents
diffé ents logiciels existants
e istants
6 mai 2010 13 Legrand René-Philippe

14. Certification des étapes de l évolution du
l'évolution
document
Le certificat numérique ou électronique est
un lien entre l'entité physique et l'entité
numérique (
q (virtuel) )
Le standard pour la création des certificats numériques est le
X.509
X 509
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15. L'autorité de certification
auto té ce t cat o
fait foi de tiers de confiance
atteste du lien entre l'identité physique et
l'entité numérique
6 mai 2010 15 Legrand René-Philippe

16. 3. Les bonnes pratiques
meilleure traçabilité des documents
ill bili é d d
gain de temps
amélioration du partage de l'information
réduction des coûts au niveau traitement et
achat des fournitures
amélioration de la réactivité
6 mai 2010 16 Legrand René-Philippe

17. la culture du papier
p p
l'investissement à mettre en œuvre
la peur du changement
la complexité du projet
la méconnaissance de la législation
la sécurité des échanges, de l'archivage
6 mai 2010 17 Legrand René-Philippe

18. l'économie
l'écologie
les technologies
les changements organisationnels induits
les nouvelles exigences des 'clients'
le développement durable
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19. Globalisation et mobilité :
générer ou obtenir l’information partout et à
tout moment
générer des gains plus rapidement
La dématérialisation permet aux organisations
d’évoluer, d’optimiser et de rationaliser les
ressources
6 mai 2010 19 Legrand René-Philippe

20. 4. Le ROI ?
La principale difficulté est …
de traduire les effets de la dématérialisation
en données factuelles, mesurables et
factuelles
interprétables
comme une réelle valeur ajoutée
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21. Elle réside dans la traduction sous forme
d'indicateurs de notions telles que :
profitabilité accrue
fit bilité
meilleure qualité du travail réalisé
production plus efficiente
satisfaction des clients
engagement et rétention des
collaborateurs
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22. résolution d'incidents et de problèmes
d incidents
amélioration des processus
meilleures décisions
intelligence collective
innovation
inno ation
gestion de la connaissance ...
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23. Toute la difficulté est de …
factualiser les i di t
f t li l indicateurs propres à l
la
dématérialisation
réaliser les mesures permettant de calculer
le ROI
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24. S il
S'il est toujours relativement simple de calculer
des indicateurs quantitatifs …
sur l nombre de documents ou de
le b d d t d
commentaires publiés ...
il est beaucoup plus délicat de définir des
indicateurs q alitatifs
indicate s qualitatifs
telle la nature des sujets abordés (innovation,
support, processus ...)
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25. 5. Les tendances
Volume croissant de documents et courriers
V l i d d i
dématérialisés
Législation de plus en plus en adéquation
avec les technologies de la dématérialisation
Automatisation accrue : la chaîne de la
dématérialisation (globalisation)
Prise de conscience écologique
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26. Des études
D ét d montrent que la dématérialisation
t t l dé té i li ti
ne supprime pas la consommation de papier
L'emploi de l'expression dématérialisation
p p
serait une nouvelle forme du mythe du zéro
é
papier
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27. La consommation de ressources naturelles et
la génération de déchets
ne diminuera pas forcément
avec l' tilisation massi e
a ec l'utilisation massive de supports
s ppo ts
d'informations électroniques
6 mai 2010 27 Legrand René-Philippe

28. La dématérialisation s accompagne le plus
s'accompagne
souvent …
d'une plus grande productivité
d' l d d ti ité
d une
d'une augmentation des flux de biens
marchands vendus
donc d'une ponction accrue sur le stock de
ressources naturelles
A méditer …
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29. 6. Conclusion
Aujourd hui,
Aujourd’hui, à partir de 5.000 documents
des entreprises viennent à la dématérialisation
Elles visent des objectifs précis s exprimant en
s’exprimant
compression des coûts
Mais plus encore, en avantages concurrentiels
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30. Accélérer les délais de traitement du courrier,
permet d’être plus réactif, de mieux satisfaire
les clients et les partenaires
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