Optimisation du système de gestion des médicaments

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Projet-pilote «Titlis» dans un home de la Fondation pour handicapés lourds de Lucerne - pharmaJournal 17 | 8.2011  P o l i t i k · P o l i t i q u e

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Optimisation du système de gestion des médicaments

  1. 1.  Politik · PolitiqueProjet-pilote «Titlis» dans un home de la Fondation pour handicapés lourds de Lucerne 17Optimisation du système de gestion des médicamentsB a ltha s a r Schmid , Frie d e m an n H e ss eLa Fondation pour handicapés lourds du canton de Lucerne (SSBL) dispose Collaboration avec le médecin traitantdepuis 2004 d’un système interne de déclaration des erreurs. L’analyse de2009 a montré que près de 75% de toutes les erreurs signalées volontaire- La collaboration avec le médecin traitantment avaient trait à la médication. L’évaluation a conclu que les déclarations a aussi joué un rôle essentiel dans lad’erreurs ne pouvaient pas être fondamentalement réduites malgré les efforts phase de lancement du projet-pilote. Lesimportants et des procédures claires. divers entretiens menés ont permis d’ap- porter des améliorations communes. ParLa direction de la Fondation a donc de- Mesures les plus importantes pour exemple, les groupes d’habitation quimandé de revoir le système de gestion l’implémentation du nouveau sys- bénéficiaient autrefois d’un suivi spora-des médicaments ainsi que leur distribu- tème de gestion des médicaments dique reçoivent maintenant la visite dution dans les différents groupes d’habita- médecin selon un plan élaboré de façontion en impliquant toutes les professions  Désigner un interlocuteur clair pour concertée. Les points à discuter sont dé-concernées (à savoir le personnel soi- toutes les questions liées aux pro- terminés à l’avance, ce qui garantit desgnant, les médecins, les pharmaciens, les duits et aux médicaments. visites plus efficaces à la fois pour le homedroguistes).  Demander à un fournisseur de livrer et pour le médecin. Pour remplir ce mandat, un projet- six jours par semaine tous les pro-pilote a été démarré dans le home Titlis duits directement dans les groupes Déroulement concretqui compte cinq groupes d’habitation re- d’habitation (livraisons d’urgence etgroupant chacun sept à neuf pensionnaires. récupération des produits périmés La nouvelle feuille de données «Prescrip- incluses). tion de médicaments sur ordonnance» estExigences de la SSBL au nouveau  Inscrire le nom du pensionnaire, la l’outil de communication le plus impor-système de gestion des médicaments composition, la date de livraison et tant pour toutes les professions impli- facultativement des informations quées. Le médecin traitant expertise et Accroître la sécurité: le projet en supplémentaires sur tous les pro- approuve le traitement et les change- question doit permettre d’améliorer duits. ments sur ce document avant qu’il ne soit et d’optimiser la gestion, le transport  Soutenir les collaborateurs dans l’ap- transmis à la pharmacie. et le stockage des médicaments dans plication des directives et la remise Le pharmacien vérifie les éventuelles le home Titlis. des médicaments en toute sécurité. interactions, optimise le traitement Améliorer les procédures: il faut étu-  Superviser la communication et la (heures de prise, utilisation de géné- dier si la décentralisation partielle de saisie des données (principe des riques) et communique sur demande les la gestion des médicaments à des «quatre yeux»), valider l’identité, la recommandations au médecin traitant et fournisseurs tiers permettrait de qualité et la quantité des médica- à l’équipe de soins. L’assistante en phar- mieux couvrir les besoins. ments préparés, puis autoriser leur macie introduit la médication validée sur Fixer les procédures nécessaires: distribution. une plate-forme internet du fournisseur une procédure concrète pour l’implé-  Procéder à une évaluation périodique de blister. Le pharmacien contrôle la mé- mentation du nouveau système de et garantir le respect des procédures dication sur la base de la feuille de soins gestion des médicaments est établie dans les groupes d’habitation. actualisée, puis la libère. dans le cadre du projet.  Elaborer un consensus de traitement L’assistante en pharmacie commande à l’intention du médecin traitant. ensuite les blisters. Le fournisseur garan-Principaux éléments du nouveau  Garantir la transparence des coûts et tit le contenu correct de ces blisters quisystème de gestion des médicaments une facturation claire à l’utilisateur comportent le nom du pensionnaire, la final. date et l’heure prévues de la remise, leLe groupe de projet a étudié pendant L’implémentation s’est ensuite effectuée nom des médicaments, ainsi que la tailleneuf mois toutes les possibilités d’ac- par étapes. Les prestations que la phar- et la couleur des médicaments. Les com-croître la sécurité en recueillant les expé- macie devait fournir au home ont été primés sont ainsi identifiables jusqu’auriences d’institutions comparables, mais fixées dans un contrat de collaboration. «point-of-care».aussi d’experts des hôpitaux et de diverses Pour s’assurer du respect des directives Les blisters sont livrés toutes les se-entreprises. Il a par la suite sélectionné un légales et des prescriptions juridiques, le maines dans un récipient comportant lesystème de blister usuel et éprouvé, puis pharmacien cantonal a été impliqué dans nom du pensionnaire, en même tempsdécidé de collaborer avec une pharmacie l’accompagnement du projet. que les autres médicaments (p. ex. gouttescomme partenaire responsable de la li- et comprimés effervescents) qui nevraison des médicaments et du suivi. peuvent pas être mis sous blister. Après lepharmaJournal 17 | 8.2011
  2. 2.  Politik · Politique18 contrôle d’entrée, tous les médicaments  Sur la base des interviews effectuées, vers comprimés sont identifiables sont placés dans le chariot de distribution les groupes d’habitation semblent jusqu’à leur remise au pensionnaire, des médicaments. Sur le chariot, chaque très satisfaits du suivi professionnel ce qui accroît donc la sécurité des pensionnaire dispose d’un compartiment de la pharmacie. La sélection d’un médicaments. prédéfini et annoté pour les blisters, les seul fournisseur s’est également ré-  La réduction impressionnante des autres médicaments ainsi que les médica- vélée avantageuse. unités de 56% simplifie grandement ments de réserve prescrits comme tels par la remise des médicaments et permet le médecin sur la nouvelle feuille de soins. O b je c t if n o 2: amé lio re r de disposer d’un meilleur aperçu. Les Dans les groupes d’habitation, aucun l e s p r o c é du re s emballages entreposés représentent autre médicament n’est plus entreposé en le stock d’articles dénombré et effec- dehors du chariot de distribution qui peut  La collaboration avec la pharmacie et tivement disponible. Le nombre être fermé à clé. la livraison en temps utile des médi- d’emballages individuels a été déter- Le personnel de soins délivre les caments permettent de disposer d’un miné avant le début et après la fin du médicaments et les produits puis les do- contrôle encore plus efficace: les di- projet. La réduction affichée du cumente dans le système de saisie. De plus, le responsable des divers groupes Comparaison du stock global avant (2009) et après (2010) l’introduction d’habitation s’assure quotidiennement du nouveau système de gestion des médicaments selon le projet-pilote «Titlis» que tous les médicaments ont bien été Nombre d’unités remis. 0 100 200 300 400 500 600 700 800 Le projet doit faire l’objet d’une éva- luation commune, et les procédures se- ront à l’avenir contrôlées tous les ans. 2009 Bilan et interprétation 2010 Six mois après l’introduction du nouveau système de gestion des médicaments, les a Médicaments avec ordonnance a Médicaments sans ordonnance a Autres applications et produits objectifs ont pu être atteints. La collabo- Le graphique présente une différence dans l’optimisation du stock. Le stock de médicaments soumis ration avec les prestataires impliqués à ordonnance a pu être réduit de 77% (soit de 358 à 83 unités). Le stock de médicaments non soumis (personnel soignant, médecin, équipe de à ordonnance a pu être réduit de 40% (soit de 121 à 73 unités). pharmacie) a été qualifiée de très profes- Après l’introduction du nouveau système de gestion des médicaments, le stock d’autres applications sionnelle et utile. et produits (p. ex. pommades et pansements rapides) a pu être réduit de 38% (soit de 294 à 183 unités). O bj ec t i f n o 1 : a ccroît re l a sé c ur ité Comparaison des heures de travail avant (2009) et après (2010) l’introduction du nouveau système de gestion des médicaments selon le projet-pilote «Titlis»  Depuis l’introduction du nouveau (Charges par mois et par groupe d’habitation pour commander, préparer, contrôler, système de gestion des médicaments, documenter et instruire) 9127 medifilms ont été délivrés. Onze Heures de travail par mois erreurs ont été globalement signa- 0 2 4 6 8 10 12 14 lées dans leur maniement, ce qui correspond à un taux d’erreur de 0.12%. Le système QMS-CIRS a ser- Groupe d’habitation 1 vi de base de calcul. Tous les autres articles, ainsi que les produits qui ne Groupe d’habitation 2 peuvent pas être mis sous blister n’ont cependant pas été comptabili- sés (calcul: nombre de pensionnaires Groupe d’habitation 3 × unités thérapeutiques par jour × commande par jour de semaine × Groupe d’habitation 4 semaines).  L’entreposage des médicaments est considéré comme convivial et axé sur Groupe d’habitation 5 la pratique. Désormais, tous les mé- dicaments sont ainsi entreposés dans a Heures de travail en 2009 a Heures de travail en 2010 le compartiment du chariot de distri- bution alloué à chaque pensionnaire. Le graphique montre que le nouveau système de gestion des médicaments a permis d’économiser Ceci permet de s’épargner du travail, en moyenne six heures de travail par groupe d’habitation et par mois dans les domaines de la mise contribue à garantir la sécurité des à disposition, de l’entreposage, du contrôle, de l’élimination et de la documentation. médicaments, et simplifie la remise Ceci correspond en moyenne à une optimisation des ressources et à un gain de temps de 60% qui de médicaments au «point-of-care». peut être consacré au suivi des pensionnaires. pharmaJournal 17 | 8.2011
  3. 3.  Politik · Politique nombre d’emballages peut donc être menteux. Cette sensibilité accrue Tout le processus de nouvelle ordonnance 19 attribuée à la décentralisation. contribue ensuite à améliorer la re- médicale, de sélection d’une pharmacie La réduction de l’entrepôt entraîne mise de médicaments. de livraison, de validation d’ordonnance, des pertes moins importantes pour  Des procédures concrètes ont été d’utilisation de blisters, d’identification cause de date d’expiration. Les pen- établies pour le développement du de la médication, de livraison groupée, sionnaires ainsi que leur représen- projet. d’évaluation des groupes d’habitation et tant légal et leurs proches disposent de formation des collaborateurs a permis ainsi d’une transparence totale sur Conclusion d’obtenir les résultats précités. les coûts. Avec l’introduction du nouveau sys- La décentralisation permet de consi- Les homes et les institutions sont respon- tème de gestion des médicaments, la di- dérablement améliorer le travail de sables envers des tiers de la distribution rection du home Titlis garantit une remise mise à disposition des médicaments correcte des médicaments et doivent res- sûre des médicaments à ses pension- qui prend beaucoup de temps et qui pecter pour ce faire les directives et les naires et à leurs représentants légaux. est souvent à l’origine d’erreurs. Il est dispositions légales. Le pharmacien contribue dans une très important pour un home de pou- L’analyse du système actuel de ges- large mesure à améliorer la sécurité des voir réduire son stock de médicaments, tion des médicaments s’est révélée très médicaments et la qualité de vie en colla- à la fois pour gagner de la place mais utile: elle a permis de déceler immédiate- boration avec les responsables du home, le aussi pour mieux gérer son temps. ment les points faibles dans tous les sec- personnel soignant et le médecin traitant. teurs importants. zO bj ec t i f n o 3 : fix e r l e s Toutes les personnes impliquées ont Adresses de correspondancepr o c éd ures né ce ss aire s soutenu le changement qui a permis de Friedemann Hesse réduire les erreurs, d’améliorer la sécurité Institutionsleitung Wohnheim Titlis Les procédures du nouveau système des médicaments, de garantir une remise Stiftung für Schwerbehinderte Luzern de gestion des médicaments ont été plus précise, de diminuer les stocks et de Rathausen, 6032 Emmen communiquées à toutes les per- gagner du temps. Les résultats escomptés E-mail: friedemann.hesse@ssbl.ch sonnes impliquées au moyen du ont donc pu être atteints. QMS interne. Le personnel soignant, le médecin et Dr Balthasar Schmid La nouvelle feuille de données uni- le pharmacien sont parvenus à trouver un Pharmacien, See-Apotheke formisée permet de communiquer consensus adéquat et disposent au- Kapellplatz 10, 6004 Luzern toutes les informations importantes jourd’hui d’une collaboration efficace. E-mail: seeapotheke@drschmid.ch sur une seule surface accessible à toutes les personnes impliquées. La sécurité de remise est documen- tée par le personnel soignant sur un Les commentaires de pharmaSuisse formulaire à l’heure correspondante Dans le canton de Lucerne, la préparation de semainiers impliquant de sortir les médicaments de de la journée. De plus, la collabora- leurs blisters est considérée comme de la fabrication (conformément aux Bonnes pratiques de re- trice de jour procède à un double mise). Comme seuls les pharmaciens sont autorisés à fabriquer, ces semainiers conditionnés par une contrôle. entreprise externe doivent être envoyés à la pharmacie d’officine qui prend alors la responsabilité du Le pharmacien a été consulté dès le deuxième contrôle et de la dispensation à l’institution. Cela permet de ne pas exclure le pharmacien stade de conception du nouveau sys- de proximité. Il peut ainsi développer ses compétences et offrir des prestations complémentaires à tème de gestion des médicaments l’EMS. Tous les cantons n’ont pas ce «garde-fou» et une société d’envois de semainiers par correspon- «Titlis» pour tous les aspects concer- dance peut donc constituer un affaiblissement du réseau des pharmacies de proximité. nant la documentation et le manie- L’expérience décrite dans cet article montre des résultats très positifs en termes d’optimisation des ment des médicaments. processus de livraison et de distribution des médicaments. En se basant sur l’évaluation présentée, il La validation des prescriptions est est cependant encore trop tôt pour tirer des conclusions définitives sur l’intérêt économique et phar- identique à la validation d’ordon- maceutique du modèle. Une étude de fond serait nécessaire pour préciser les méthodes de comparai- nance dans une pharmacie publique. son et les indicateurs de mesures ainsi que pour vérifier statistiquement les liens de causalité poten- Le pharmacien est rémunéré confor- tiels entre les résultats et les modifications du processus. Il serait également souhaitable d’étudier mément aux dispositions de la RBP IV. l’impact de l’intervention professionnelle du pharmacien de proximité (validation des prescriptions, La gestion structurée des médica- formation, assurance qualité, communication renforcée) sur les résultats observés. Par ailleurs, l’article ments est la base de tout cercle de semble attribuer la majeure partie des résultats à la distribution sous forme de blisters, ce qui est qualité dont l’objectif est d’optimiser certainement trop réducteur. le traitement d’un point de vue thé- En conclusion, pharmaSuisse se réjouit de voir se développer de nouvelles initiatives de pharmaciens rapeutique et économique. de proximité en collaboration avec des médecins et d’autres acteurs de soins. Les réseaux de soins Les formations relatives aux médica- incluant tous les partenaires de santé au niveau local répondent totalement aux attentes actuelles. ments organisées à intervalles pério- Mais pour assurer la pérennité de tels modèles ainsi que leur développement, il est important de diques sont désormais aussi soute- démontrer leur plus-value en les évaluant par des méthodologies scientifiques robustes. nues par le pharmacien qui éveille Martine Ruggli, pharmacienne pharmaSuisse Prof. Olivier Bugnon, pharmaSuisse/Université de Genève l’attention des collaborateurs à tous E-mail: martine.ruggli@pharmaSuisse.org E-mail: o.bugnon@hospvd.ch les aspects du traitement médica-pharmaJournal 17 | 8.2011

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