Du papier au numérique : coexistence, enjeux et perspectives Journée de la section des archivistes des établissements de santé Archives départementales de la Gironde Bordeaux, 5 octobre 2018

1. Focus sur deux établissements :
Quels usages ?
Le dossier patient papier
à l’ère du numérique
Du papier au numérique : coexistences, enjeux, perspectives
Association des Archivistes Français - 5 octobre 2018
Rozenn REBOUR
Responsable des
archives médicales
Christophe LEFORT
Responsable des
archives médicales

2. Activités :
 MCO
 SSR
 PSY
 EHPAD
Nosétablissements Etablissements
publics
Multi-sites :
 3 à Cholet
 7 à Brest
Nombre de lits :
 716 à Cholet
 2542 à Brest

3. Nosservicesd’archives
Archives
centralisées
Rattaché au DIM
Traçabilité des
pochettes
Logiciel archives
Pochette unique
Pochette créée
aux archives
Pochette de
spécialité
Dossier urgent
4,5 ETP
17 ETP
30 km linéaires
7 km linéaires

4. Déploiement
duDPI
Recueil des données/sources
 Chiffres issus de nos bases « logiciel
archives »
 Année 2018 estimée en x2 les 6ers mois
 Biais pour les demandes urgentes (sous-
déclaration)
 Fin 2010 – début 2011
 Progressif
 Consultations exclues
 2018 => déploiement toujours
en cours

5. 0
50000
100000
150000
200000
250000
300000
350000
2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018
Emprunts
Retours
Total Mouvements
Mouvementsdedossierspapier
0
20000
40000
60000
80000
2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018
Dont demandes urgentes
Demandes urgentes
0
5000
10000
15000
20000
25000
30000
2014 2015 2016 2017 2018
Dont demandes urgentes
0
200000
400000
600000
800000
1000000
2014 2015 2016 2017 2018
Emprunts
Retours
Total
mouvements
Activité globale
Activité globale

6. Pourquoi livrons-nous toujours des dossiers papier ?
Raisons techniques
Raisons
institutionnelles
Raisons fonctionnelles
Raisons
personnelles

7. Raisonsinstitutionnelles Absence de politique institutionnelle :
 Politique de numérisation
 Archivage électronique
 Multi projets informatiques
 Déploiement DPI progressif
 Exclusion des consultations
externes
Choix stratégiques :

8. Raisonstechniques  L’ergonomie du logiciel DPI
 Les équipements
 La Sécurité du système d’information
 La numérisation des documents
Informatique < Papier
ECHEC

9. Raisonsfonctionnelles Accès aux informations :
 Antécédents, antériorités
 Communication de données
 Recherches, thèses
Organisation dans les services :
 Modification des pratiques
 Médecins remplaçants / Intérim

10. Raisonspersonnelles Habitudes / Volonté individuelle
 Papier rassurant / facilité
 Rejet de l’outil informatique
 Avoir son outil spécifique /spécialité
 Partage des informations
(confidentialité, multiplicité des
supports)

11. Enrésumé  Phase de transition
 Changements d’organisation profonds
 Moyens humains, matériels et techniques
 Volonté de tous
Transformation
nécessaire pour
tous mais à un
rythme
différent

12. Merci de votre attention