Journée PACA-Corse-Monaco le 30 novembre 2021 "Accès aux archi­ves : entre ouver­ture et bar­riè­res"

1. Permettre un accès sécurisé à des documents
numérisés via le compte personnel : l’expérience
des Archives départementales de l’Hérault
Journée du groupe régional PACA-Corse-Monaco – 30 novembre 2021
Céline Dehondt, service des systèmes d’information et des archives communales
des Archives départementales de l’Hérault

2. 2
Cadre juridique

3. Consultation
en ligne
Protection
des données
personnelles
et sensibles
Réutilisation
des images à
des fins
commerciales
Droits
d’auteur
Décret
n° 2018-1117 du 10
décembre 2018 relatif aux
catégories de documents
administratifs pouvant être
rendus publics sans faire
l'objet d'un processus
d'anonymisation
Délais de
communicabilité
Statut des
archives
3

4. Recommandations de la CNIL
« La finalité de valorisation du patrimoine à des fins
historiques, scientifiques ou statistiques impose un accès
sécurisé au bénéfice des internautes identifiés, ayant
notamment signé des conditions de réutilisation et
justifiant d’un intérêt scientifique ou historique, y compris
personnel ou familial, pour les documents susceptibles de
comporter des données sensibles. »
https://www.cnil.fr/fr/archives-publiques-sur-internet-quelles-
sont-les-donnees-personnelles-concernees
4

5. Entre délai de diffusion et délai de
consultation
Délai de diffusion en ligne
Délai de communication ou
consultation* en salle de lecture
État civil : actes de décès 25 ans immédiat
État civil : naissances et mariages avec
mentions marginales
100 ans 75 ans
Liste nominative de recensement 75 ans
jusqu’en 1975 (dérogation
générale)
Données indexées 120 ans
50 ans, 75 ans, 100 ans ou 120
ans
Données sensibles 150 ans
50 ans, 75 ans, 100 ans ou 120
ans (sauf dérogation)
Droit d'auteur 70 ans après le décès de l’auteur
immédiat (exception L122-5 8°
CPI)
5
* pour les dérogations générales

6. Logigramme pour la mise en ligne
6

7. 07/06/2019 7
Contexte des Archives
départementales de l’Hérault

8. 07/06/2019 Vers de nouveaux services pour les publics en ligne 8
• Depuis 2012
• Accès depuis les postes de la salle de
lecture à des ressources sur le site internet
• Blocage via les adresses Ip des postes

9. Ressources numériques disponibles depuis les
postes de la salle de lecture
9
250 000 fichiers
(images, son, vidéo)
Soit environ 4,5 %
des fichiers
disponibles en ligne

10. Répartition des images numérisées en accès
restreint
10

11. Ouverture du compte personnel en 2018
07/06/2019 Vers de nouveaux services pour les publics en ligne 11

12. Démarche d’ouverture et d’accès
07/06/2019 Vers de nouveaux services pour les publics en ligne 12
Ouverture des données via l’Open Data
Contributions sur Wikipedia et Wikimedia
Commons
Licence Etalab

13. 13
Accès réservé : de quelles
ressources s’agit-il ?

14. Ces ressources sont communicables conformément aux
délais légaux.
• Type de ressources :
• protégées au titre du droit d’auteur (affiches, photos,
audiovisuel, sons …) et soumises à un délai de mise en
ligne de 70 ans à compter du décès de l’auteur ;
• contenant des données personnelles soumises aux
délais de mise en ligne de 25 ans (Etat civil : décès),
75 ans (Etat civil : naissance et mariage), 100 ans
(mention marginale des actes de naissances et
archives publiques contenant des données à caractère
personnel), 120 ans (données nominatives indexées) ;
• contenant des données personnelles sensibles
soumises à un délai de mise en ligne de 150 ans.
• Archives privées pour lesquelles les déposants ou
donateurs souhaitent contrôler les demandes de
reproduction
14

15. • Les fichiers concernés sont actuellement identifiés sur le site avec une icône croix
blanche sur fond rouge.
15

16. 16
Vers une salle de lecture
virtuelle ?

17. Principe de l’accès réservé
• proposer un accès sécurisé via le compte
personnel aux fichiers communicables
selon les délais légaux et qui ne peuvent
être mis en ligne
• Considérer que l’internaute est un lecteur
comme les autres.
17

18. Objectifs
• Accès facilité aux données numérisées : sans
déplacement physique du lecteur
• Autonomie des lecteurs
• Mise en conformité avec la règlementation
• Temps de travail libéré pour les archivistes
(demande de recherche sur des documents qui
étaient numérisés : état civil, registres
matricules)
18

19. Types d’usagers
Internaute
Consulte des
fichiers en
ligne
Internaute se
connectant avec un
compte personnel
Consulte des
fichiers en
ligne
Télécharge
des fichiers
consultables
en ligne
Participe à
l’indexation
collaborative
Met ses
notices dans
son espace
personnel
Internaute se
connectant avec un
compte personnel
et disposant d’une
certification
Consulte des
fichiers en ligne
Télécharge des
fichiers
consultables en
ligne
Participe à
l’indexation
collaborative
Met ses notices
dans son espace
personnel
Consulte des
fichiers en accès
réservé non
téléchargeables
19

20. 20
Le fonctionnement sur le site

21. Première étape : se créer un
compte personnel
21
L’usager doit
accepter les
conditions
générales
d’utilisation
La demande
d’accès à des
fichiers en accès
réservé est
disponible ici. Une
fois que l’usager
est certifié, il
retrouve ici la fin
de validité de sa
certification

22. Faire une demande de consultation de
fichiers en accès réservé
22
L’usager doit
transmettre une
pièce d’identité
(Passeport ou CNI du
ressort de l’Union
européenne)
L’accès aux fichiers en
accès réservé est valable
un an et renouvelable
automatiquement si
l’usager se connecte
régulièrement à son
compte personnel.

23. Etapes suivantes :
23
• L’usager reçoit un accusé de réception lui
indiquant que sa demande a été transmise
• L’agent des archives contrôle la pièce
d’identité puis la supprime (cf RGPD)
• L’agent met à jour la fiche de l’usager dans
le BO du logiciel Ligéo
• L’agent valide la demande de l’usager qui
reçoit un mail de validation lui rappelant
ses obligations

24. Accès aux fichiers
24

25. 07/06/2019 25
Téléchargement et
réutilisation

26. Réutilisation facilitée et simplifiée
Plus de licence clic mais une petite fenêtre « J’accepte les conditions
de reproduction et de réutilisation détaillées sur la page Règles de
reproduction et de réutilisation»
Textes d’information disponibles à droite de la visionneuse et
adaptés (textes différents pour les documents en accès réservé)
Acceptation des Conditions générales d’utilisation lors de la
création du compte personnel. Description précise des obligations
et des services proposés
Rappel des règles en matière de réutilisation dans le mail de
validation de la demande d’accès réservé
26

27. Réutilisation
27

28. Téléchargement
Fichiers consultables en
ligne
Fichiers consultables en
ligne et téléchargeables
avec le compte personnel
Fichiers en accès réservé
et non téléchargeables
consultables avec le
compte personnel et
certification
28

29. 29
Plus concrètement…

30. Identification des documents en accès
réservé dans les instruments de
recherche
• Dans les IR en xml et au niveau du lien (dao), les
archivistes renseignent les attributs (role avec les
valeurs associées : player imageslocal / player
sonlocal / player videoslocal)
• Ce travail a été mené entre 2012-2015 et se
poursuit pour les nouveaux fonds au fil de l’eau
30

31. Traitement des demandes de
consultation en accès réservé
• Un agent traite les demandes tous les
jours de la semaine (lundi au vendredi). Il
doit :
• contrôler la pièce d’identité puis la supprimer
• Valider ou refuser la demande
• Mettre à jour le compte de l’usager dans Ligéo
31

32. Contrôle des consultations et des
téléchargements
• Création de fichiers mensuels de
consultation des fichiers en accès réservé
(conservation pendant un an)
• Création de fichiers mensuels de traces
de téléchargement (conservation
pendant un an)
32

33. Quelques chiffres
• En novembre 2021 : 7503 comptes personnels dont
plus de 2500 comptes créés en 12 mois
• 1235 demandes de consultation en accès réservé
déposés et 817 demandes validées
• 2 à 3 demandes par jour actuellement / une 20e lors
de la compagne de communication
• Entre 29 000 et 108 000 fichiers consultés par mois
en accès réservé.
• Entre 250 et 1500 fichiers téléchargés par mois
33

34. 34
Prochaine évolution :
France Connect

35. • Connexion Via France Connect
• Permet d’être immédiatement certifié sans
faire de demande d’accès réservé
• Accès au compte personnel facile et rapide
• Moins de travail en interne pour certifier
35

36. 36
Pistes de réflexion

37. • Gestion des délais de diffusion appliqués sur les
lots d’images : extinction des droits d’auteur ;
données sensibles ; délais sur documents
juridiques
• Accès authentifié aux données couvertes par le
RGPD dans les instruments de recherche
• Accès authentifié pour dérogation nominative
et temporaire
• Coupler l’inscription en salle et le compte
personnel sur le site
37