2. Project No: 2017-1-IE01-KA202-025711
Ce projet a été financé avec le soutien de la Commission européenne.
Cette publication n'engage que son auteur et la Commission ne peut être
tenue responsable de l'utilisation qui pourrait être faite des informations qui
y figurent.
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3. Le contenu du module
• Un modèle typique de gestion coopérative
• Fonctions du conseil / directeur exécutif
• Gestion du commerce
• Gestion des investissements
• Management de la qualité
• Coopération au quotidien: défis et solutions
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4. Un modèle typique de gestion coopérative
Bureau
Président du Conseil
Gestion du commerce
Gestion du
développement /
investissements
Directeur
général
Management de la
qualité
5. Fonctions du conseil (président du conseil /
directeur exécutif)
Décisions quotidiennes et organisation du travail
• Surveillance des flux de trésorerie, vérification de la clientèle, utilisation du produit, distribution,
frais d'adhésion
• Respect des règles de procédure, supervision des membres, contrôle quotidien des processus,
réunions
• Volume des ventes, répartition des volumes entre les membres
Projets d'investissement et de développement
• Détermination de la direction du développement, des blocs d'investissement, recherche
des besoins des membres
• Financement de la recherche, des flux de trésorerie, des risques d’investissement, des
prêts et de la coopération avec les banques
Communication externe, développement des connaissances
• Législation, coopération avec des organisations, audits externes
• Formation des membres, participation à des expositions, projets publicitaires,
échange d'expériences
6. Gestion du commerce
• Plus il y a de marchandises et plus elles se répètent
parmi les membres, plus la planification commerciale est
complexe.
• Il est nécessaire de connaître la quantité de produit
produite par chaque membre, ainsi que la capacité
quotidienne de production et de logistique.
• Il est nécessaire de pouvoir développer le pré-traitement
des produits au maximum près du lieu de production.
7. Gestion du commerce 2
• L’essence même de la coopération dans le
commerce - le client veut un assortiment
maximum, mais le membre de la coopérative
veut se spécialiser dans la culture de
certaines cultures / la production de certains
produits.
• Équilibre entre les différentes tailles des
membres de la coopérative.
• L'équilibre entre produits de niche et produits
à grande échelle
8. Gestion du commerce 3
Clients
• Sélection du client, inspection, signature du contrat, supervision du paiement
• Communication régulière, offres, résolution de problèmes
Produits
• Maintenance des registres de gammes en fonction des volumes produits, collecte de données, alignement quotidien des
volumes de production, saisonnalité
• Offres d'achat d'actions
• Planification logistique, distribution du montant quotidien par les membres
• Maintenance et mise en correspondance de catalogues, articles et codes-barres, conception, conditionnement
Prix
• Obtenir des informations sur les prix du marché, les offres des concurrents, la situation dans le
pays, les pays voisins, l'Europe
• Préparation des enchères quotidienne et hebdomadaire
• Offres à long terme, prix semestriel, prix trimestriels, analyse des prix pour les 3 dernières années
9. Gestion des investissements - Guide pas à
pas d'un projet d'investissement
• Identifier les besoins des membres
• Calcul du montant de l'aide aux coopératives, analyse des forces et des
faiblesses, analyse financière et des risques des membres et des
coopératives
• Disponibilité du projet
• Accès au financement - prêts, financement propre
• Rédaction de projet, justification d'investissement
• Soumission, période de surveillance
• Préparation et soumission des rapports, évaluation des résultats
10. Management de la qualité
• Connaissance de la législation nationale et européenne /
compilation de lois et de règles contraignantes pour
l'entreprise à tous les stades de la production;
• Mise en place de systèmes de gestion de la qualité basés sur
les exigences des partenaires de coopération, les exigences
des clients et les spécificités de la production.
• Conformité aux exigences et contrôles du service alimentaire
et vétérinaire
• Audits fournisseurs des clients
11. Management de la qualité et maintenance
• Le Manuel de gestion de la qualité interne des coopératives, qui lie tous
les membres.
• Le responsable qualité visite régulièrement les membres de la
coopérative sur place et dans les magasins pour contrôler la qualité des
produits.
• Programme United de tests d'échantillons, suivi des résultats des
contrôles effectués par les autorités de contrôle, réalisation de tests de
traçabilité.
• La coopérative a réuni les spécifications de produit, les articles de
marchandise, ainsi que l'enregistrement du code EAN (code-barre) et
d'autres codes pour tous les produits affiliés.
• La coopérative a une procédure unique pour recevoir et examiner les
plaintes.
12. Gestion quotidienne coopérative
Défis et solutions
• Les rapports souvent requis et les informations
demandées ne sont pas soumis dans les délais par
tous les membres.
• Bien que la direction travaille de manière
professionnelle, des réunions individuelles avec
chaque membre sont nécessaires.
• Plus certains membres et le conseil sont actifs,
moins les membres plus petits sont disposés à
participer à la croissance d'une coopérative.
13. Gestion quotidienne coopérative
Défis et solutions
• Faites attention lorsque tout va bien pendant plusieurs
années, car le désir de développement ou de
changement diminue alors et le risque de prendre du
retard sur la concurrence augmente.
• Parfois, le conseil doit prendre des décisions sans le
consentement de ses membres, s’il existe une menace
de perte de compétitivité, et le conseil doit être en
mesure de justifier de manière professionnelle
différentes décisions de développement.
• Il est nécessaire de pouvoir maintenir l'essence de la
coopération tout le temps, que nous devons travailler
ensemble dans les bons et les mauvais moments.
14. Gestion quotidienne coopérative
Défis et solutions
• Le bureau coopératif doit pouvoir prendre des
décisions impopulaires.
• Il doit y avoir une attitude tolérante et égale
envers tous les membres.
• Le principe doit être respecté - tous les
membres doivent grandir dans la coopérative.
• Chaque membre de la coopérative dispose
d'une voix, mais le conseil d'administration doit
être en mesure d'évaluer de manière
constructive si le vote sur les modifications
n'affecte pas le statut des membres.
15. Gestion quotidienne coopérative
Défis et solutions
• La coopérative doit être capable de maintenir une atmosphère
amicale et positive, les conflits doivent être résolus pacifiquement.
• Il est souhaitable d'établir un code d'éthique signé par tous les
membres.
• Tous les changements, décisions, réunions, accords entre les
membres doivent être documentés.
• Il est important d'accorder une attention particulière et, si
nécessaire, de fournir une formation supplémentaire à l'utilisation
d'ordinateurs et de logiciels pour les membres de la coopérative.
16. Formule de réussite pour la coopérative
Manager professionnel
et inspirant
Formule de confiance
et équipe de direction
Flux d'informations
entre les membres et la
direction
17. Implication des membres dans la gestion de la
coopérative
L'adhésion est informelle,
active
Adhésion officielle une
fois par an
Membre
Assemblée générale
des membres
Conseil
d’administration
Bureau
Organe executif
17
Décision
stratégiques
Décision
quotidiennes
Affecte les
membres par
le biais
d'exigences de
qualité, de prix,
etc.
18. Merci de votre
attention !
La présentation a été faite en collaboration avec Edīte Strazdiņa, membre du
conseil d'administration de la coopérative «Mūsmāju darzeņi».
et Gunita Šternberga, président du conseil d'administration de la coopérative
«Kuldīgas labumi»
Notes de l'éditeur
Les coopératives sont gérées par le conseil d’administration et les responsabilités de gestion courante peuvent être assumées par le président du conseil d’administration ou le directeur général qui est un employé.
Les coopératives sont gérées par le conseil d'administration, et les responsabilités de gestion de routine peuvent être assumées par le président du conseil d'administration ou le directeur exécutif qui est un employé. Le gestionnaire de la coopérative assume trois grands domaines de responsabilité:
- Gestion du commerce
- Gestion du développement / investissements
- Gestion de la qualité
Le travail quotidien est également divisé en 3 groupes:
1) Décisions quotidiennes et organisation du travail, communication interne
2) Projets d'investissement et de développement
3) Communication externe, développement des connaissances
La coopérative légumière devrait tenir compte du fait qu'il est très coûteux de transporter des produits non triés de longue portée; par conséquent, il est nécessaire de pouvoir développer le prétraitement des produits au maximum près du lieu de production, c'est-à-dire dans les exploitations des membres.
À leur tour, la capacité des petits producteurs à traiter le traitement est limitée et il est nécessaire de les ajouter aux exploitations des grandes coopératives membres par site ou au principal centre de traitement coopératif basé sur les plus grands centres de traitement des membres.
Lors du choix des membres de la coopérative, un équilibre doit être trouvé entre les grands producteurs - grandes exploitations, producteurs de produits de niche moins demandés et fermes familiales avec une forte proportion de main-d'œuvre.
Les coopératives de légumes ne peuvent avoir qu'un seul producteur de produits de niche, mais il doit y avoir au moins 3 producteurs dans les grandes cultures (chou, carotte, betterave, pomme de terre) afin de garantir un approvisionnement stable et ininterrompu tout au long de l'année.
Les produits et les fermes familiales avec une forte proportion de travail manuel.
La gestion des échanges implique de nombreux composants:? 1) la coopération avec les clients - il s’agit de négociation, de contractualisation, de communication quotidienne, de préparation des offres de produits, de supervision des paiements, etc.
2) Travail avec les produits - maintenance d'une base de données d'assortiments, alignement du volume de production et de l'assortiment avec les membres de la coopérative, planification saisonnière, etc. De même, le responsable de la coopérative est responsable de la mise en œuvre et de la maintenance d'un code de produit unique et d'articles. dans une coopérative, emballage et conception unifiés si nécessaire, ainsi que planification et coordination logistiques.
3) Utilisation des prix - étude des niveaux de prix, connaissance des offres des concurrents, étude de marché. Également préparation quotidienne et hebdomadaire des offres, préparation des offres à long terme, analyse des prix et prévisions.
Connaissance des législations nationales et européennes / compilation de lois et de règles contraignantes pour l'entreprise à tous les stades de la production (production, prétraitement, emballage, stockage, recyclage, etc.)
Mise en œuvre de systèmes de gestion de la qualité basés sur les exigences des partenaires de coopération, les exigences du client et les spécificités de la production (HACCP, ISO 22000, GLOBALG.A.P., FSSC22000, BRC, IFS, ainsi que certaines normes de responsabilité sociale, normes environnementales, etc.).
À la demande du client, également certification basée sur ces normes
Conformité aux exigences et contrôles du service alimentaire et vétérinaire
Audits fournisseurs des clients
Le Manuel de gestion de la qualité interne des coopératives, qui lie tous les membres
Le responsable de la qualité rend régulièrement visite aux membres de la coopérative sur place, dans des magasins où il peut reconnaître les biens de ses membres, contrôler la qualité des produits préparés, leur conditionnement, leurs volumes, comprendre les problèmes et résumer les incohérences éventuelles. ont eu lieu lors de la livraison de marchandises à des clients.
Programme United de tests d'échantillons, suivi des résultats des contrôles effectués par les autorités de contrôle, réalisation de tests de traçabilité.
La coopérative a réuni les spécifications de produit, les articles de marchandise, ainsi que l'enregistrement du code EAN et d'autres codes pour tous les produits affiliés.
La coopérative a une procédure unique pour recevoir et examiner les plaintes.
Bien que tous les membres de la coopérative soient eux-mêmes les dirigeants de leur entreprise, les rapports requis et les informations demandées ne sont souvent pas soumis dans les délais par tous les membres.
Bien que la direction travaille de manière professionnelle, des réunions individuelles avec chaque membre sont nécessaires afin de renforcer son implication dans les activités de coopération et dans la définition et la mise en œuvre d'objectifs de développement.
Il a été observé que plus certains membres et le conseil d'administration sont actifs, moins les coopératives sont disposées à participer à la croissance d'une coopérative. Par conséquent, les réunions individuelles sont d’une importance vitale.
Il est nécessaire de pouvoir maintenir l'essence de la coopération tout le temps, que nous devons travailler ensemble dans les bons et les mauvais moments. Une attention régulière devrait être accordée au rôle des concessions ou de l'adaptation à l'objectif commun; il n'est pas permis à un membre de déclarer que ce prix est non rentable et indisponible au moment des promotions.
Il doit y avoir une attitude tolérante et égale envers tous les membres, même s'il doit toujours y avoir un coup de pouce envers les plus petits membres de la coopérative, ainsi qu'une attitude de développement envers les nouveaux membres.
Chaque membre de la coopérative dispose d'une voix, mais le conseil d'administration doit pouvoir évaluer de manière constructive si le vote sur les modifications n'affecte pas le statut des membres - par exemple, plusieurs petits membres soulèvent la question de l'augmentation du volume de marchandises. que de trouver de nouveaux marchés, tout en réduisant la part du plus grand membre
La coopérative doit être capable de maintenir une atmosphère amicale et positive, les conflits doivent être résolus pacifiquement.
Il est souhaitable d'établir un code de déontologie signé par tous les membres (cela peut faire partie du règlement intérieur).
Tous les changements, décisions, réunions, accords entre les membres doivent être documentés, car en ce qui concerne les relations amicales, le problème ponctuel non documenté peut devenir un conflit.
Il est important d’accorder une attention particulière et, si nécessaire, d’offrir une formation supplémentaire à l’utilisation des ordinateurs et des logiciels par les membres de la coopérative - car les retards de rapport ou d’autres problèmes sont parfois dus à une utilisation incorrecte des programmes informatiques, au téléchargement de virus dans les logiciels, ou divulgation accidentelle d'informations à des tiers.
L'implication des membres dans la gestion quotidienne d'une coopérative est relativement faible, mais les membres ont un impact significatif sur les décisions quotidiennes de la coopérative ; dans la version standard, les membres participent à l'assemblée générale annuelle, qui a lieu une fois par an. Le conseil d'administration et les directeurs exécutifs de la coopérative, lorsqu'ils prennent les décisions relatives à la gestion quotidienne, doivent suivre le cours établi par les membres. Et les décisions prises par la direction de la coopérative ont un impact direct sur les membres par l'établissement d'exigences de qualité que les membres doivent respecter, les prix des matières premières et des produits, le cash flow, etc.
