SlideShare une entreprise Scribd logo
Administrer un portail
et gérer une collection dans
HAL
Fonctionnalités, rôles, droits et
objectifs
Françoise Gouzi - Direction d’appui à la recherche, Université Toulouse Jean
Jaurès.
Armelle Thomas - Maison des Sciences de l’Homme de Dijon, CNRS – Univ. de
Bourgogne
18 avril 2019
1
Plan
Matinée : Administration d'un portail HAL
1. Mise en œuvre d'une politique institutionnelle ou de réseau
2. Animation d'équipe
3. Rôles et droits : administrateur, gestionnaire et référent structure
4. AUREHAL : les référentiels
5. Outils interconnectés à HAL
Après-midi : Gestion de collections HAL
1. Typologie des collections
2. Personnalisation d'une collection HAL
3. Qualité des métadonnées
4. Identifiants chercheurs
5. Requêtes dans HAL
6. Statistiques
2
Introduction
3
Plan national pour la Science Ouverte
▪ 1er axe : généraliser l’accès ouvert aux publications
Rendre obligatoire la publication en accès ouvert des articles et
livres issus de recherches financées par appel d’offres sur fonds
publics.
« Reconnaître la science ouverte dans les évaluations des
chercheurs et des établissements. »
« Réduire l’emprise de l’évaluation quantitative au profit de
l’évaluation qualitative. »
« Explorer les nouveaux modèles économiques pour les revues
comme pour les livres en accès ouvert ».
« l’adoption de licences ouvertes pour les publications et les
données, à la fois compatibles avec la loi française et avec les
pratiques scientifiques internationales »
4
Plan national pour la Science Ouverte
▪ 2e axe : structurer et ouvrir les données de la recherche
« Généraliser la mise en place de plans de gestion des données
dans les APPR »
▪ 3e axe : s’inscrire dans une dynamique durable, européenne
et internationale
« Adhérer au niveau national à ORCID, système d’identification
unique des chercheurs »
Source : Plan national pour la science ouverte : beaucoup d’avancées et trois
questions, https://openarchiv.hypotheses.org/4767
5
▪ Visibilité dans les moteurs de recherche (Google,
Google Scholar)
▪ Communication scientifique directe
▪ Charge de travail minimale
▪ Datation des dépôts (anti-plagiat et validité
scientifique)
▪ Pérennité, citation stable
▪ Services en plus
(CV HAL, plugin HAL-Wordpress, …)
Les arguments “HAL” pour le chercheur
6
Les arguments “HAL” institutionnels
▪ Recherche d’une meilleure visibilité par les
institutions (ANR, CE, Hcéres, laboratoires)
▪ Aide à la gestion des publications
▪ Recenser la production scientifique du laboratoire
▪ Augmenter la visibilité du laboratoire
▪ Exporter listes de publications
(rapport quinquennal)
7
Caractéristiques de HAL
▪ Plateforme à vocation nationale
▪ Créé par le CCSD en 2001 (INRIA, INSERM, INRA, IRD, CEMAGREF,
etc.)
8
Quelques chiffres… (2018)
▪ Texte intégral : + de 570.000 (dont env. 20% SHS)
et + 1,7 M de réf. bibliographiques
▪ 10 dépôts à l’heure !
▪ Auteurs : 23 997 idHAL
▪ Thèses en ligne : 90.000
https://tel.archives-ouvertes.fr/
▪ + de 150 portails HAL et + de 6500 collections HAL
Source : https://www.ccsd.cnrs.fr/2019/02/hal-en-2018-10-depots-a-l-heure/
9
Administration d'un portail HAL
(séance matin)
10
1. Mise en œuvre d'une politique
institutionnelle ou de réseau
Tour de table des participants sur les réussites et les
difficultés rencontrées
11
structuration
politique
Soutien VP recherche
indispensable
moyens
humains +
expertise
dynamique
interne
Réseau de référents AO
(labo/BU ou les deux),
un gt open access
interne
besoins
-->
services
pédagogie
acculturation
Accompagnement au
dépôt (diverses
formules), appropriation
des outils par les
chercheurs
dynamique
externe
1. Mise en œuvre d'une politique
institutionnelle ou de réseau
12
Structuration politique
▪ Protocoles d’accords
service recherche /labo
▪ Charte établissement
“science ouverte” ou
mandat
▪ Exemples : U. Lorraine,
Angers, INRIA, UT2J…
1. Mise en œuvre d'une politique
institutionnelle ou de réseau
13
2. Animation d’équipe
structuration
politique
moyens
humains +
expertise
dynamique
interne
--> Réseau de référents HAL
(labo/BU ou les deux)
-- > GT Open Access interne à
l’établissement
-- > Réseaux professionnels
(CasuHAL, GTAO Couperin, …)
pédagogie
acculturation
dynamique
externe
14
Où se connecter à l’archive ouverte ? : HAL ; HAL-SHS ; HAL-UT2 ...
Portail HAL = porte d’entrée
• https://hal.archives-ouvertes.fr/
• https://hal-univ-tlse2.archives-ouvertes.fr/
Collection HAL = vitrine
● https://hal.archives-ouvertes.fr/MSHD
3. Rôles et droits
15
Du gestionnaire de collection
à l’Administrateur
de portail
Privilèges
● Statistiques
● Site web
+ tampon
Privilèges
● Statistiques
● Site web
+ tampon
+ Aurehal tous les référentiels
+ Modification de notices
● Gestion des collections ( EXEMPLE )
● Administrer :
○ Docs en attente de modification
○ Docs en accès restreint
○ Métadonnées
○ Utilisateurs
○ Gestion des doublons
Le référent structure(s)
Privilèges
● Statistiques
+ Aurehal structure
+ Modification de notices
3. Rôles et droits
16
Droits Référent structure
Gestionnaire
de collection
Administrateur
de portail
Statistiques X X X
Site web : personnalisation graphique et choix des
onglets du menu
X X
Gestion des actualités X X
Tampon X X
AureHAL : modification / création sa propre structure X
Dépôt : modification et partage de propriété X X
Création et modification paramètres de gestion de
collections
X
Paramètres de l'Interface de dépôt (portail) X
Dépôts en attente de modification contributeur X
Dépôts en accès restreint X
Gestion des utilisateurs et de leurs privilèges X
3. Rôles et droits
17
Documents en attente de modification :
Si le document en texte intégral a été déposé à partir d’un portail
dont on est administrateur, intervention possible sur le contenu.
Modifier le dépôt
3. Rôles et droits
18
Gestion des utilisateurs :
Recherche de l’utilisateur (par nom, login courriel, Userid) et
visualisation de ses privilèges. Privilèges/Administrer/Utilisateurs
Gérer les privilèges
Modifier le compte
3. Rôles et droits
19
Fusion des doublons :
Recherche de doublons par leur identifiant et fusion en
respectant les métadonnées des deux dépôts
3. Rôles et droits
20
Caractéristiques communes
▪ Consultables par tous sans authentification
▪ Codes couleurs pour le statut d'une entrée :
⮚ valide : code couleur vert
⮚ à valider : code couleur rouge
⮚ fermé, n'existe plus : code couleur jaune
ex. : structure qui a fermé ou changé de nom, de code UMR
ex. : revue qui a cessé de paraître ou changé d’ISSN
ex. : forme auteur avec idhal qui n’est pas celle retenue par
défaut pour caractériser l’idhal
4. AUREHAL : les référentiels
21
Référentiel auteurs :
travaillez en
concertation avec les
auteurs pour toute
fusion
Administrateur : modification / création
de tous les référentiels sauf Domaines
4. AUREHAL : les référentiels
22
Métadonnées auteur et structure
▪ IdHAL
▪ prénom, nom (obligatoires)
▪ autre(s) prénom(s), initiales
▪ courriel
▪ url page personnelle
▪ établissement d'appartenance (dont vous êtes salarié)
https://doc.archives-ouvertes.fr/deposer/auteurs-et-affiliations/
23
Ajouter un auteur
! Au moins 1 affiliation pour
que le dépôt soit complet.
L’affiliation de l’auteur est celle
au moment de la publication.
Si l’auteur n’est pas proposé dans la liste, vous pouvez le créer :
sélectionner ‘ajouter un nouvel auteur » puis remplir le formulaire de
création.Si l’auteur est déjà connu de HAL, le système propose une
affiliation.
Ajouter 1 affiliation : saisir l’acronyme ou une partie de
l’acronyme du laboratoire, ou bien une partie du nom, puis
sélectionnez dans la liste l’affiliation souhaitée 24
Les fonctions d’un auteur
25
Référent structure : modification / création
Administrateur : modification / création
de tous les référentiels sauf Domaines
4. AUREHAL : les référentiels
26
Sites à connaître pour refaire l’historique d’une structure : Grafilabo ; RNSR
pour saisir une structure : wiki casuhal
Référentiel structures :
travaillez en concertation
avec les administrateurs
des autres portails
institutionnels concernés
par la structure (Université,
SCD, …) pour toute
modification
Administrateur : modification / création
de tous les référentiels sauf Domaines
4. AUREHAL : les référentiels
27
Métadonnées structure(s)
▪ Nom
▪ Sigle
▪ Adresse
▪ Pays
▪ Type de structure
▪ Url
▪ Date de création/date de fermeture-fusion
▪ Validité
▪ Identifiants externes
28
https://doc.archives-ouvertes.fr/gerer-un-portail/referentiels/structures-de-recherche/
Gérer les évolutions des structures de recherche : bonnes pratiques dans AURéHAL
Types de structure
29
voir les dépôts comportant cette
structure comme affiliation
fiche de la structure au format
xml
structure verrouillée par le ccsd
administrateur portail et
référent structure : possibilité
de modifier et verrouiller une
structure (que admin)
affiche toutes les structures filles
de la structure
30
Modifier/remplacer des structures
● La modification d’une structure génère automatiquement une mise à jour dans les dépôts liés.
La modification d’une structure
génère automatiquement une
mise à jour dans les dépôts
liés.
On ne peut pas remplacer une
structure valid ou old; pour
cela, il faut d’abord les modifier
et les passer en statut
incoming (à valider).
Pour modifier, cliquer sur
l’icône crayon.
Pour remplacer, sélectionner la
ou les structures à remplacer.
Rechercher ensuite la structure
de remplacement, sélectionner
celle qui convient puis cliquer
sur « remplacer ».
31
32
Certains domaines sont
spécifiques à d’autres archives
et favorisent le moissonnage des
notices avec texte intégral
ex. : Arxiv, RePeC, PubMed, …
Aucune modification possible
sur les domaines !
4. AUREHAL : les référentiels
33
Revue validée
= connexion avec Sherpa/RoMEO
= affichage de la politique de
l’éditeur en matière d’open access
Administrateur : modification / création
de tous les référentiels sauf Domaines
4. AUREHAL : les référentiels
34
Projets ANR / Projets européens :
- listes importées
- enrichissement et validation
possibles
Administrateur : modification / création
de tous les référentiels sauf Domaines
4. AUREHAL : les référentiels
35
5. Outils interconnectés à HAL
▪ HALtools Inria : https://haltools-new.inria.fr/
▪ ExtrHAL : https://halur1.univ-rennes1.fr/ExtractionHAL.php
▪ X2HAL : https://x2hal.inria.fr
▪ SpirHAL : https://framagit.org/Murloc6/Spirhal
▪ CartoHAL (widget) : https://doc.archives-
ouvertes.fr/personnaliser-le-site-web-de-son-
portail/personnaliser-la-page-daccueil/
▪ ...
-- > https://wiki.ccsd.cnrs.fr/wikis/hal/index.php/Accueil
(rubrique “Outils pour administrer HAL”)
36
HALTools : Insérer une liste de publications
sur une page web
37
ExtrHAL : exporter des listes de publications
38
X2HAL : import par lots
▪ X2HAL : qu’est-ce que c’est ?
=> Exit bib2HAL !
✔ point de départ : une liste de publications structurée
✔ se connecter et importer sur un compte hal/x2hal
✔ vérifications et compléments à opérer
✔ gestion des pdf si imports avec texte intégral
39
X2HAL : import par lots
Exemple de point de départ avec Zotero
40
X2HAL : import par lots
41
X2HAL : import par lots
sélectionner le portail HAL institutionnel
42
X2HAL : import par lots
sélectionner le portail HAL institutionnelsélectionner le portail HAL institutionnel
43
X2HAL : import par lots
44
X2HAL : import par lots
45
X2HAL : import par lots
ex. : mot-clé1, mot-clé2, ...
46
X2HAL : import par lots
47
SpirHAL : affichage dynamique des publications
https://github.com/CCSDForge
https://framagit.org/Murloc6/Spirhal
48
CartoHAL : visualiser les collaborations
▪ Représentation
cartographique des
affiliations présentes dans
les dépôts de HAL.
▪ Module CartoHAL,
permettant d’afficher les
collaborations sur le site de
la collection du laboratoire.
▪ Pour savoir comment
l’intégrer à votre site,
n’hésitez pas à consulter la
documentation.
49
▪ Widget « Collaborations » (depuis page d’accueil coll.
HAL)
▪ Exemple : https://hal.archives-ouvertes.fr/OTELO-UL/
50
Gestion de collections HAL
(séance après-midi)
51
1. Typologie des collections
2. Personnalisation d'une collection HAL
3. Qualité des métadonnées
4. Identifiants chercheurs
5. Requêtes dans HAL
6. Statistiques
Plan
52
▪ Ensemble de dépôts (sous-ensemble de HAL) sélectionnés à
partir de critères
▪ « Tampon» manuel ou automatique
▪ Un document peut posséder plusieurs tampons
▪ Adresse url stable de format : http://hal.archives-
ouvertes.fr/IDENTIFIANT_DE_LA_COLLECTION
https://doc.archives-ouvertes.fr/gerer-une-collection/
Définition d’une collection HAL
53
Pourquoi créer une collection HAL ?
▪ Permet de mettre en valeur la production scientifique d’une
structure de recherche (d’un projet, d’un thème, d’un
colloque, etc...)
▪ Consultation des publications sous différentes facettes
▪ Production de listes de publication sous différents formats
▪ Alimentation d’autres sites de façon dynamique
▪ Constitue un des éléments de l’identité numérique d’une
structure de recherche
54
Comment créer une collection HAL ?
▪ Envoyer un mail à hal.support@ccsd.cnrs.fr ou admin. portail
▪ identifiant de la collection : id. unique de la collection dans HAL +
adresse url de la collection (TAMPID dans v2). En maju. et non
modifiable par la suite.
▪ Nom de la collection : intitulé développé
▪ Catégorie : Laboratoire, Institution, Université, PRES, Ecole,
Colloque, Revue, Thématique, Autre…
▪ Mode : tamponnage manuel ou automatique
▪ Critère(s) de la collection : différents types de critères peuvent être
combinés : on peut par exemple sélectionner les dépôts d’un auteur
dans un laboratoire défini, en se limitant aux publications relevant
d’un seul domaine, ou à certaines dates de publication.
▪ Login du ou des gestionnaire(s) de la collection
55
• Critère(s) de la collection : un laboratoire, une équipe de recherche,…
o ex. de requête pour tamponner automatiquement sur « MSH Dijon »
dans AUREHAL
Déterminer le fonctionnement
automatique ou manuel sur
critères
Comment créer une collection HAL ?
56
Gérer une collection HAL
57
Gérer une collection HAL
58
1. Typologie des collections
▪ Projets européens
▪ ANR
▪ Colloques, réseau thématique
▪ Revues
▪ Laboratoires
▪ Thématique
59
60
Critère tampon collection :
61
COLLECTION : ANR
Critère tampon collection
Remake :
62
COLLECTION : ANR
Critère tampon collection :
63
64
65
66
Sous-collection de l’umr
AAU et lien vers les billets
du blog CRESSON qui
renvoie lui-même vers
derniers dépôts HAL
(widget HAL)
Liens vers les laboratoires
sup et collections HAL
67
68
69
70
COLLECTION : portail des revues de l’INRA
71
COLLECTION : revue Gallia
72
Autres exemples de collections/portails du
site toulousain
Collections
▪ Observatoire Midi-Pyrénées
▪ Institut de Mathématiques de Toulouse
▪ Laboratoire GEODE - Géographie de l’Environnement
▪ Laboratoire TRACES - Travaux et recherches archéologiques sur les
cultures, les espaces et les sociétés
▪ EFTS - Education, Formation, Travail, Savoirs » (ENFA/UT2J)
▪ Laboratoire FRAMESPA - France Méridionale et Espagne
Portails
▪ https://hal.insa-toulouse.fr/
▪ LAAS-CNRS Laboratoire d'analyse et d'architecture des systèmes
▪ https://hal-univ-tlse2.archives-ouvertes.fr
▪ ... 73
2. Personnalisation d’une collection HAL
▪ Choisir les langues de l'interface
▪ Page d'accueil
▪ Personnaliser le bandeau, ajouter un logo
▪ Personnaliser l'apparence
▪ Choisir/modifier les menus
▪ Ajouter/modifier des actualités
Sources et outils
▪ https://wiki.ccsd.cnrs.fr/wikis/hal/index.php/Configuration_du_site_web
(configuration de site web, site CasuHAL)
▪ https://hal-rnmsh.archives-ouvertes.fr/page/creer-et-mettre-en-page-sa-collection-
hal (tutoriel du réseau national des MSH)
74
Ecrire le texte
Mettre en forme
Insérer une image, un lien…
En bas de page
2. Personnalisation d’une collection HAL
75
Utiliser les widgets : sherpa,
flux rss, nombre de dépôts…
2. Personnalisation d’une collection HAL
76
Copier-Coller :
1) une page d'accueil
« type » en HTML
directement dans le
code source (icône <>)
2. Personnalisation d’une collection HAL
77
Blablabla
Privilèges / Site web / Apparence =
Affichage à l’écran
2. Personnalisation d’une collection HAL
78
Copier-Coller :
2) une feuille de style
dans : Privilèges/Site
web/Apparence/Avancé
2. Personnalisation d’une collection HAL
79
ex. de collections : MSH Dijon ; CREDIMI ; LEDI
2. Personnalisation d’une collection HAL
80
Texte + logo
ou bandeau intégral sous forme d’image
Privilèges / Site web / En-tête = Personnalisez le
bandeau du site
Affichage standard =
bandeau d’entête 1150 px
2. Personnalisation d’une collection HAL
81
Ajouter un onglet, une page
personnalisée, un lien vers une page
Privilèges / Site web / Menu =
« onglets » ou « rubriquage » du site
2. Personnalisation d’une collection HAL
82
3. Qualité des métadonnées
https://doc.archives-ouvertes.fr/deposer/metadonnees-
document/
83
Métadonnées auteur(s) et affiliation(s)
84
85
Champs multilingues
▪ Les champs titre, sous-titre, résumé et mots-clés peuvent
être saisis en plusieurs langues
▪ Les caractères non latins sont acceptés
-- > Augmenter le référencement des dépôts par les
moteurs de recherche et AO (ArXiv, RePEC, …)
86
Métadonnées “revue” et “éditeur”
87
Métadonnées “revue” et “éditeur”
88
4. Identifiants chercheurs
L’IdHAL comme aide à la
saisie lors du dépôt
89
▪ IdHAL : fonctionnalité propre à chaque auteur
▪ regroupement de plusieurs formes auteurs
▪ éviter les problèmes d'homonymies
▪ identification unique et pérenne
▪ bon référencement sur Internet (Google, Google Scholar)
▪ visibilité institutionnelle (affiliation laboratoire/AuréHAL)
▪ interconnexion avec d'autres identifiants chercheurs (ORCID,
ISNI, IdRef, ...)
4. Identifiants chercheurs
90
Aider la création de
l’IdHAL
ex. : la liste détaillée des auteurs dans une notice HALex. : les identifiants dans un CV
HAL
+ IdRef, ORCID, VIAF, ISNI…
+ Twitter, Facebook, Google+, LinkedIn
+ URL de blog
4. Identifiants chercheurs
91
Problème : différentes formes de
noms ou homonymie
Aider la création de
l’IdHAL
4. Identifiants chercheurs
92
Solution : Créer un IdHAL unique qui
regroupe toutes ces formes
PRÉ-REQUIS :
Avoir un compte dans HAL
et au moins une publication DÉJÀ dans HAL
Aider la création de
l’IdHAL
4. Identifiants chercheurs
93
• ORCID (Open Researchers and Contributor ID)
Registre central d’identifiants chercheurs contenant : cursus d’enseignement,
institutions d’affiliation, projets financés, publications, sites internet
Intérêt : relié au Web of Science et Scopus, aux éditeurs comme Elsevier,
Springer, Wiley, PLoS, à certaines agences de financement comme Wellcome
Trust et l’European Research Council (ERC), ou à des entrepôts de données
comme Dryad et Figshare et auj. HAL
• Academia, ResearchGate,
Google Scholar
Et aussi : Twitter, Facebook
• IdREF (Référentiel des autorités SUDoc)
Application Web de l’ABES qui permet à des utilisateurs et à des applications
clientes d’interroger, consulter, créer et enrichir des autorités.
Actuellement activé pour SUDOC, STAR, STEP et Calame et auj. HAL, IdRef a
pour vocation d'interagir avec d’autres applications documentaires du monde de
l’ESR.
Et aussi : VIAF, ISNI, ARXIV,
ResearcherId
Associer d’autres identifiants à l’idHALAider la création de
l’IdHAL
4. Identifiants chercheurs
94
Créer et associer son numéro ORCID
Aider la création de
l’IdHAL
4. Identifiants chercheurs
95
Associer son numéro IdRef
• IdRef (Référentiel des autorités SUDoc)
Application Web de l’ABES qui permet à des
utilisateurs et à des applications clientes
d’interroger, consulter, créer et enrichir des
autorités.
Actuellement activé pour SUDOC, STAR, STEP,
Calame et auj. HAL, IdRef a pour vocation
d'interagir avec d’autres applications
documentaires du monde de l’Enseignement
Supérieur et de la Recherche.
Aider la création de
l’IdHAL
4. Identifiants chercheurs
96
Associer d’autres identifiants
• Academia, ResearchGate, Google Scholar
+ Twitter, Facebook
• IdRef
+ VIAF, ISNI, ARXIV, ResearcherId
Aider la création de
l’IdHAL
4. Identifiants chercheurs
97
Chercher et associer toutes les formes auteurs
1. Effectuer une recherche « nom p* »
2. Sélectionner les formes à associer
3. Cocher la forme par défaut
ex. : démonstration en ligne : thomas a*
Aider la création de
l’IdHAL
4. Identifiants chercheurs
98
5. Requêtes dans HAL
Connaître les références dont le dépôt est possible selon
SHERPA ROMEO (vérifier sous quelle forme !) :
▪ pour une collection :
https://hal.archives-
ouvertes.fr/CGC/search/index/?q=submitType_s%3Anotice+AND+journalSher
paColor_s%3A%28blue+OR+green+OR+yellow%29&submit=&sort=produced
Date_tdate+desc&docType_s=ART&rows=100
▪ pour un portail :
https://hal-univ-tlse2.archives-
ouvertes.fr/search/index/?q=submitType_s%3Anotice+AND+journalSherpaCo
lor_s%3A%28blue+OR+green+OR+yellow%29&submit=
99
5. Requêtes dans HAL
Connaître les références dont le dépôt du postprint auteur est
autorisé selon la loi pour une République Numérique :
▪ pour une collection :
https://hal.archives-
ouvertes.fr/CGC/search/index/?q=submitType_s%3Anotice+AN
D+producedDateY_i%3A%5B2017+TO+*%5D&submit=&sort=pro
ducedDate_tdate+desc&docType_s=ART&rows=100
▪ pour un portail :
https://hal-univ-tlse2.archives-
ouvertes.fr/search/index/?q=submitType_s%3Anotice+AND++pr
oducedDateY_i%3A%5B2017+TO+*%5D&submit=&sort=produce
dDate_tdate+desc&docType_s=ART&rows=100 100
▪ Nettoyer les revues de son portail (remonter toutes les revues en
statut "non valide" de sa collection) http://api.archives-
ouvertes.fr/search/UNIV-
TLSE2/?q=*&rows=0&wt=xml&fq=journalValid_s:INCOMING&face
t=true&facet.field=journalId_i
5. Requêtes dans API HAL
101
5. Requêtes dans API HAL
▪ Repérer les chercheurs avec IdHAL https://api.archives-
ouvertes.fr/search/?q=*:*&rows=0&facet=true&facet.field=stru
ctHasAuthIdHal_fs&facet.prefix=620_&wt=xml&fq=structId_i:62
0&facet.limit=5000
Le nombre de termes retournés est limité par défaut. Lorsqu'une
requête doit retourner beaucoup de termes, vous devez
augmenter le nombre de résultats grâce à la facet.limit = 5000 ou
10000. URL de la requête à lancer en changeant l’id du laboratoire
(ex. FRAMESPA structId_i: 620).
102
Pour repérer les IdHal dans la liste de résultats :
<int name="620_FacetSep_France, Amériques, Espagne –
Sociétés, pouvoirs, acteurs_JoinSep__FacetSep_Chaperon
Sylvie">69</int> : rien entre 'JoinSep' et 'FacetSep' = pas d'IdHal.
<int name="620_FacetSep_France, Amériques, Espagne –
Sociétés, pouvoirs, acteurs_JoinSep_amaia-
arizaleta_FacetSep_Arizaleta Amaia">57</int> : amaia-arizaleta
entre 'JoinSep' et 'FacetSep' est bien l’IdHal de l’auteur Amaia
Arizaleta.
103
6. Les statistiques
104
1/définir le corpus sur lequel seront calculées les statistiques
(Sélection des ressources)
2/choisir le type de statistiques :
- Répartition des ressources : permet d’analyser, à l’aide des
métadonnées des dépôt, cmt est constitué le corpus ;
- Consultation des ressources : statistiques de consultation des
dépôts ;
- Consultation par ressource : propose un classement des dépôts
par nombre de consultation ;
- Provenance : propose des statistiques de consultation par
provenance géographique
Principes de fonctionnement
105
Droits et accès des statistiques de dépôt /
consultation
▪ Le référent structure/gestionnaire coll. a accès aux statistiques
de la/les structures(s) de recherche dont il est référent par le
menu Mon espace/Mes statistiques. Dans "espace de
sélection", choisir "dépôts des structures dont je suis référent"
▪ Par le menu Mon espace/Mes statistiques : sélectionner
l’option "Dépôts de mes collections" ou "Dépots de la
collection NOM_COLLECTION "
▪ Par le menu Privilèges/Mes statistiques : sélectionner
l’option "Dépôts de mes collections" ou "Dépôts de la
collection NOM_COLLECTION"
106
107
«Filtres par défaut» affiche les filtres correspondant au
corpus. Champ non modifiable.
collCode_s : code de la collection (collection à laquelle est lié le
portail)
status_i:111 : versions antérieures. Par exemple : pour 2 versions dun
même dépôt en ligne, la version 1 est en status_i111 (la dernière
version a un status_1:11).
108
Répondre à l’enquête annuelle ESGBU
Nombre de dépôts (notices et texte intégral) :
1.requête prédéfinie : évolution des dépôts de
notices/documents
2.espace de sélection : Dépôts du portail
109
Accroissement annuel des dépôts (notices et texte intégral)
1.requête prédéfinie : accroissement annuel (texte intégral) id
requête 198.
2. modifiant l’année dans Ajouter des filtres.
Répondre à l’enquête annuelle ESGBU
110
Répondre à l’enquête annuelle ESGBU
Nombre de téléchargements (module limité à un corpus de
2000 documents !)
111
112
Affichage des statistiques
Requêtes prédéfinies par défaut :
113
Gestion des filtres
requête préselectionnée champ sélectionné
Répartition des articles dans les journaux revue:titre
Répartition des art. par type de
publication
Type de document
Répartition des art. par année de publi. Date de publication: année
Répartition des articles par domaine Domaine racine
Répartition des art. par instance (= portail
: nb de dépôts par portail de dépôt)
instance HAL
114
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120
Administrer un portail
et gérer une collection dans HAL
Fonctionnalités, rôles, droits et objectifs
Françoise Gouzi - Direction d’appui à la recherche, Université Toulouse -
Jean Jaurès
Armelle Thomas - Maison des Sciences de l’Homme de Dijon, CNRS -
Univ. de Bourgogne
18 avril 2019
Pour toute question relative à cette formation :
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Administrer un portail et gérer une collection dans HAL

  • 1. Administrer un portail et gérer une collection dans HAL Fonctionnalités, rôles, droits et objectifs Françoise Gouzi - Direction d’appui à la recherche, Université Toulouse Jean Jaurès. Armelle Thomas - Maison des Sciences de l’Homme de Dijon, CNRS – Univ. de Bourgogne 18 avril 2019 1
  • 2. Plan Matinée : Administration d'un portail HAL 1. Mise en œuvre d'une politique institutionnelle ou de réseau 2. Animation d'équipe 3. Rôles et droits : administrateur, gestionnaire et référent structure 4. AUREHAL : les référentiels 5. Outils interconnectés à HAL Après-midi : Gestion de collections HAL 1. Typologie des collections 2. Personnalisation d'une collection HAL 3. Qualité des métadonnées 4. Identifiants chercheurs 5. Requêtes dans HAL 6. Statistiques 2
  • 4. Plan national pour la Science Ouverte ▪ 1er axe : généraliser l’accès ouvert aux publications Rendre obligatoire la publication en accès ouvert des articles et livres issus de recherches financées par appel d’offres sur fonds publics. « Reconnaître la science ouverte dans les évaluations des chercheurs et des établissements. » « Réduire l’emprise de l’évaluation quantitative au profit de l’évaluation qualitative. » « Explorer les nouveaux modèles économiques pour les revues comme pour les livres en accès ouvert ». « l’adoption de licences ouvertes pour les publications et les données, à la fois compatibles avec la loi française et avec les pratiques scientifiques internationales » 4
  • 5. Plan national pour la Science Ouverte ▪ 2e axe : structurer et ouvrir les données de la recherche « Généraliser la mise en place de plans de gestion des données dans les APPR » ▪ 3e axe : s’inscrire dans une dynamique durable, européenne et internationale « Adhérer au niveau national à ORCID, système d’identification unique des chercheurs » Source : Plan national pour la science ouverte : beaucoup d’avancées et trois questions, https://openarchiv.hypotheses.org/4767 5
  • 6. ▪ Visibilité dans les moteurs de recherche (Google, Google Scholar) ▪ Communication scientifique directe ▪ Charge de travail minimale ▪ Datation des dépôts (anti-plagiat et validité scientifique) ▪ Pérennité, citation stable ▪ Services en plus (CV HAL, plugin HAL-Wordpress, …) Les arguments “HAL” pour le chercheur 6
  • 7. Les arguments “HAL” institutionnels ▪ Recherche d’une meilleure visibilité par les institutions (ANR, CE, Hcéres, laboratoires) ▪ Aide à la gestion des publications ▪ Recenser la production scientifique du laboratoire ▪ Augmenter la visibilité du laboratoire ▪ Exporter listes de publications (rapport quinquennal) 7
  • 8. Caractéristiques de HAL ▪ Plateforme à vocation nationale ▪ Créé par le CCSD en 2001 (INRIA, INSERM, INRA, IRD, CEMAGREF, etc.) 8
  • 9. Quelques chiffres… (2018) ▪ Texte intégral : + de 570.000 (dont env. 20% SHS) et + 1,7 M de réf. bibliographiques ▪ 10 dépôts à l’heure ! ▪ Auteurs : 23 997 idHAL ▪ Thèses en ligne : 90.000 https://tel.archives-ouvertes.fr/ ▪ + de 150 portails HAL et + de 6500 collections HAL Source : https://www.ccsd.cnrs.fr/2019/02/hal-en-2018-10-depots-a-l-heure/ 9
  • 10. Administration d'un portail HAL (séance matin) 10
  • 11. 1. Mise en œuvre d'une politique institutionnelle ou de réseau Tour de table des participants sur les réussites et les difficultés rencontrées 11
  • 12. structuration politique Soutien VP recherche indispensable moyens humains + expertise dynamique interne Réseau de référents AO (labo/BU ou les deux), un gt open access interne besoins --> services pédagogie acculturation Accompagnement au dépôt (diverses formules), appropriation des outils par les chercheurs dynamique externe 1. Mise en œuvre d'une politique institutionnelle ou de réseau 12
  • 13. Structuration politique ▪ Protocoles d’accords service recherche /labo ▪ Charte établissement “science ouverte” ou mandat ▪ Exemples : U. Lorraine, Angers, INRIA, UT2J… 1. Mise en œuvre d'une politique institutionnelle ou de réseau 13
  • 14. 2. Animation d’équipe structuration politique moyens humains + expertise dynamique interne --> Réseau de référents HAL (labo/BU ou les deux) -- > GT Open Access interne à l’établissement -- > Réseaux professionnels (CasuHAL, GTAO Couperin, …) pédagogie acculturation dynamique externe 14
  • 15. Où se connecter à l’archive ouverte ? : HAL ; HAL-SHS ; HAL-UT2 ... Portail HAL = porte d’entrée • https://hal.archives-ouvertes.fr/ • https://hal-univ-tlse2.archives-ouvertes.fr/ Collection HAL = vitrine ● https://hal.archives-ouvertes.fr/MSHD 3. Rôles et droits 15
  • 16. Du gestionnaire de collection à l’Administrateur de portail Privilèges ● Statistiques ● Site web + tampon Privilèges ● Statistiques ● Site web + tampon + Aurehal tous les référentiels + Modification de notices ● Gestion des collections ( EXEMPLE ) ● Administrer : ○ Docs en attente de modification ○ Docs en accès restreint ○ Métadonnées ○ Utilisateurs ○ Gestion des doublons Le référent structure(s) Privilèges ● Statistiques + Aurehal structure + Modification de notices 3. Rôles et droits 16
  • 17. Droits Référent structure Gestionnaire de collection Administrateur de portail Statistiques X X X Site web : personnalisation graphique et choix des onglets du menu X X Gestion des actualités X X Tampon X X AureHAL : modification / création sa propre structure X Dépôt : modification et partage de propriété X X Création et modification paramètres de gestion de collections X Paramètres de l'Interface de dépôt (portail) X Dépôts en attente de modification contributeur X Dépôts en accès restreint X Gestion des utilisateurs et de leurs privilèges X 3. Rôles et droits 17
  • 18. Documents en attente de modification : Si le document en texte intégral a été déposé à partir d’un portail dont on est administrateur, intervention possible sur le contenu. Modifier le dépôt 3. Rôles et droits 18
  • 19. Gestion des utilisateurs : Recherche de l’utilisateur (par nom, login courriel, Userid) et visualisation de ses privilèges. Privilèges/Administrer/Utilisateurs Gérer les privilèges Modifier le compte 3. Rôles et droits 19
  • 20. Fusion des doublons : Recherche de doublons par leur identifiant et fusion en respectant les métadonnées des deux dépôts 3. Rôles et droits 20
  • 21. Caractéristiques communes ▪ Consultables par tous sans authentification ▪ Codes couleurs pour le statut d'une entrée : ⮚ valide : code couleur vert ⮚ à valider : code couleur rouge ⮚ fermé, n'existe plus : code couleur jaune ex. : structure qui a fermé ou changé de nom, de code UMR ex. : revue qui a cessé de paraître ou changé d’ISSN ex. : forme auteur avec idhal qui n’est pas celle retenue par défaut pour caractériser l’idhal 4. AUREHAL : les référentiels 21
  • 22. Référentiel auteurs : travaillez en concertation avec les auteurs pour toute fusion Administrateur : modification / création de tous les référentiels sauf Domaines 4. AUREHAL : les référentiels 22
  • 23. Métadonnées auteur et structure ▪ IdHAL ▪ prénom, nom (obligatoires) ▪ autre(s) prénom(s), initiales ▪ courriel ▪ url page personnelle ▪ établissement d'appartenance (dont vous êtes salarié) https://doc.archives-ouvertes.fr/deposer/auteurs-et-affiliations/ 23
  • 24. Ajouter un auteur ! Au moins 1 affiliation pour que le dépôt soit complet. L’affiliation de l’auteur est celle au moment de la publication. Si l’auteur n’est pas proposé dans la liste, vous pouvez le créer : sélectionner ‘ajouter un nouvel auteur » puis remplir le formulaire de création.Si l’auteur est déjà connu de HAL, le système propose une affiliation. Ajouter 1 affiliation : saisir l’acronyme ou une partie de l’acronyme du laboratoire, ou bien une partie du nom, puis sélectionnez dans la liste l’affiliation souhaitée 24
  • 25. Les fonctions d’un auteur 25
  • 26. Référent structure : modification / création Administrateur : modification / création de tous les référentiels sauf Domaines 4. AUREHAL : les référentiels 26
  • 27. Sites à connaître pour refaire l’historique d’une structure : Grafilabo ; RNSR pour saisir une structure : wiki casuhal Référentiel structures : travaillez en concertation avec les administrateurs des autres portails institutionnels concernés par la structure (Université, SCD, …) pour toute modification Administrateur : modification / création de tous les référentiels sauf Domaines 4. AUREHAL : les référentiels 27
  • 28. Métadonnées structure(s) ▪ Nom ▪ Sigle ▪ Adresse ▪ Pays ▪ Type de structure ▪ Url ▪ Date de création/date de fermeture-fusion ▪ Validité ▪ Identifiants externes 28
  • 29. https://doc.archives-ouvertes.fr/gerer-un-portail/referentiels/structures-de-recherche/ Gérer les évolutions des structures de recherche : bonnes pratiques dans AURéHAL Types de structure 29
  • 30. voir les dépôts comportant cette structure comme affiliation fiche de la structure au format xml structure verrouillée par le ccsd administrateur portail et référent structure : possibilité de modifier et verrouiller une structure (que admin) affiche toutes les structures filles de la structure 30
  • 31. Modifier/remplacer des structures ● La modification d’une structure génère automatiquement une mise à jour dans les dépôts liés. La modification d’une structure génère automatiquement une mise à jour dans les dépôts liés. On ne peut pas remplacer une structure valid ou old; pour cela, il faut d’abord les modifier et les passer en statut incoming (à valider). Pour modifier, cliquer sur l’icône crayon. Pour remplacer, sélectionner la ou les structures à remplacer. Rechercher ensuite la structure de remplacement, sélectionner celle qui convient puis cliquer sur « remplacer ». 31
  • 32. 32
  • 33. Certains domaines sont spécifiques à d’autres archives et favorisent le moissonnage des notices avec texte intégral ex. : Arxiv, RePeC, PubMed, … Aucune modification possible sur les domaines ! 4. AUREHAL : les référentiels 33
  • 34. Revue validée = connexion avec Sherpa/RoMEO = affichage de la politique de l’éditeur en matière d’open access Administrateur : modification / création de tous les référentiels sauf Domaines 4. AUREHAL : les référentiels 34
  • 35. Projets ANR / Projets européens : - listes importées - enrichissement et validation possibles Administrateur : modification / création de tous les référentiels sauf Domaines 4. AUREHAL : les référentiels 35
  • 36. 5. Outils interconnectés à HAL ▪ HALtools Inria : https://haltools-new.inria.fr/ ▪ ExtrHAL : https://halur1.univ-rennes1.fr/ExtractionHAL.php ▪ X2HAL : https://x2hal.inria.fr ▪ SpirHAL : https://framagit.org/Murloc6/Spirhal ▪ CartoHAL (widget) : https://doc.archives- ouvertes.fr/personnaliser-le-site-web-de-son- portail/personnaliser-la-page-daccueil/ ▪ ... -- > https://wiki.ccsd.cnrs.fr/wikis/hal/index.php/Accueil (rubrique “Outils pour administrer HAL”) 36
  • 37. HALTools : Insérer une liste de publications sur une page web 37
  • 38. ExtrHAL : exporter des listes de publications 38
  • 39. X2HAL : import par lots ▪ X2HAL : qu’est-ce que c’est ? => Exit bib2HAL ! ✔ point de départ : une liste de publications structurée ✔ se connecter et importer sur un compte hal/x2hal ✔ vérifications et compléments à opérer ✔ gestion des pdf si imports avec texte intégral 39
  • 40. X2HAL : import par lots Exemple de point de départ avec Zotero 40
  • 41. X2HAL : import par lots 41
  • 42. X2HAL : import par lots sélectionner le portail HAL institutionnel 42
  • 43. X2HAL : import par lots sélectionner le portail HAL institutionnelsélectionner le portail HAL institutionnel 43
  • 44. X2HAL : import par lots 44
  • 45. X2HAL : import par lots 45
  • 46. X2HAL : import par lots ex. : mot-clé1, mot-clé2, ... 46
  • 47. X2HAL : import par lots 47
  • 48. SpirHAL : affichage dynamique des publications https://github.com/CCSDForge https://framagit.org/Murloc6/Spirhal 48
  • 49. CartoHAL : visualiser les collaborations ▪ Représentation cartographique des affiliations présentes dans les dépôts de HAL. ▪ Module CartoHAL, permettant d’afficher les collaborations sur le site de la collection du laboratoire. ▪ Pour savoir comment l’intégrer à votre site, n’hésitez pas à consulter la documentation. 49
  • 50. ▪ Widget « Collaborations » (depuis page d’accueil coll. HAL) ▪ Exemple : https://hal.archives-ouvertes.fr/OTELO-UL/ 50
  • 51. Gestion de collections HAL (séance après-midi) 51
  • 52. 1. Typologie des collections 2. Personnalisation d'une collection HAL 3. Qualité des métadonnées 4. Identifiants chercheurs 5. Requêtes dans HAL 6. Statistiques Plan 52
  • 53. ▪ Ensemble de dépôts (sous-ensemble de HAL) sélectionnés à partir de critères ▪ « Tampon» manuel ou automatique ▪ Un document peut posséder plusieurs tampons ▪ Adresse url stable de format : http://hal.archives- ouvertes.fr/IDENTIFIANT_DE_LA_COLLECTION https://doc.archives-ouvertes.fr/gerer-une-collection/ Définition d’une collection HAL 53
  • 54. Pourquoi créer une collection HAL ? ▪ Permet de mettre en valeur la production scientifique d’une structure de recherche (d’un projet, d’un thème, d’un colloque, etc...) ▪ Consultation des publications sous différentes facettes ▪ Production de listes de publication sous différents formats ▪ Alimentation d’autres sites de façon dynamique ▪ Constitue un des éléments de l’identité numérique d’une structure de recherche 54
  • 55. Comment créer une collection HAL ? ▪ Envoyer un mail à hal.support@ccsd.cnrs.fr ou admin. portail ▪ identifiant de la collection : id. unique de la collection dans HAL + adresse url de la collection (TAMPID dans v2). En maju. et non modifiable par la suite. ▪ Nom de la collection : intitulé développé ▪ Catégorie : Laboratoire, Institution, Université, PRES, Ecole, Colloque, Revue, Thématique, Autre… ▪ Mode : tamponnage manuel ou automatique ▪ Critère(s) de la collection : différents types de critères peuvent être combinés : on peut par exemple sélectionner les dépôts d’un auteur dans un laboratoire défini, en se limitant aux publications relevant d’un seul domaine, ou à certaines dates de publication. ▪ Login du ou des gestionnaire(s) de la collection 55
  • 56. • Critère(s) de la collection : un laboratoire, une équipe de recherche,… o ex. de requête pour tamponner automatiquement sur « MSH Dijon » dans AUREHAL Déterminer le fonctionnement automatique ou manuel sur critères Comment créer une collection HAL ? 56
  • 59. 1. Typologie des collections ▪ Projets européens ▪ ANR ▪ Colloques, réseau thématique ▪ Revues ▪ Laboratoires ▪ Thématique 59
  • 60. 60
  • 62. COLLECTION : ANR Critère tampon collection Remake : 62
  • 63. COLLECTION : ANR Critère tampon collection : 63
  • 64. 64
  • 65. 65
  • 66. 66
  • 67. Sous-collection de l’umr AAU et lien vers les billets du blog CRESSON qui renvoie lui-même vers derniers dépôts HAL (widget HAL) Liens vers les laboratoires sup et collections HAL 67
  • 68. 68
  • 69. 69
  • 70. 70
  • 71. COLLECTION : portail des revues de l’INRA 71
  • 72. COLLECTION : revue Gallia 72
  • 73. Autres exemples de collections/portails du site toulousain Collections ▪ Observatoire Midi-Pyrénées ▪ Institut de Mathématiques de Toulouse ▪ Laboratoire GEODE - Géographie de l’Environnement ▪ Laboratoire TRACES - Travaux et recherches archéologiques sur les cultures, les espaces et les sociétés ▪ EFTS - Education, Formation, Travail, Savoirs » (ENFA/UT2J) ▪ Laboratoire FRAMESPA - France Méridionale et Espagne Portails ▪ https://hal.insa-toulouse.fr/ ▪ LAAS-CNRS Laboratoire d'analyse et d'architecture des systèmes ▪ https://hal-univ-tlse2.archives-ouvertes.fr ▪ ... 73
  • 74. 2. Personnalisation d’une collection HAL ▪ Choisir les langues de l'interface ▪ Page d'accueil ▪ Personnaliser le bandeau, ajouter un logo ▪ Personnaliser l'apparence ▪ Choisir/modifier les menus ▪ Ajouter/modifier des actualités Sources et outils ▪ https://wiki.ccsd.cnrs.fr/wikis/hal/index.php/Configuration_du_site_web (configuration de site web, site CasuHAL) ▪ https://hal-rnmsh.archives-ouvertes.fr/page/creer-et-mettre-en-page-sa-collection- hal (tutoriel du réseau national des MSH) 74
  • 75. Ecrire le texte Mettre en forme Insérer une image, un lien… En bas de page 2. Personnalisation d’une collection HAL 75
  • 76. Utiliser les widgets : sherpa, flux rss, nombre de dépôts… 2. Personnalisation d’une collection HAL 76
  • 77. Copier-Coller : 1) une page d'accueil « type » en HTML directement dans le code source (icône <>) 2. Personnalisation d’une collection HAL 77
  • 78. Blablabla Privilèges / Site web / Apparence = Affichage à l’écran 2. Personnalisation d’une collection HAL 78
  • 79. Copier-Coller : 2) une feuille de style dans : Privilèges/Site web/Apparence/Avancé 2. Personnalisation d’une collection HAL 79
  • 80. ex. de collections : MSH Dijon ; CREDIMI ; LEDI 2. Personnalisation d’une collection HAL 80
  • 81. Texte + logo ou bandeau intégral sous forme d’image Privilèges / Site web / En-tête = Personnalisez le bandeau du site Affichage standard = bandeau d’entête 1150 px 2. Personnalisation d’une collection HAL 81
  • 82. Ajouter un onglet, une page personnalisée, un lien vers une page Privilèges / Site web / Menu = « onglets » ou « rubriquage » du site 2. Personnalisation d’une collection HAL 82
  • 83. 3. Qualité des métadonnées https://doc.archives-ouvertes.fr/deposer/metadonnees- document/ 83
  • 84. Métadonnées auteur(s) et affiliation(s) 84
  • 85. 85
  • 86. Champs multilingues ▪ Les champs titre, sous-titre, résumé et mots-clés peuvent être saisis en plusieurs langues ▪ Les caractères non latins sont acceptés -- > Augmenter le référencement des dépôts par les moteurs de recherche et AO (ArXiv, RePEC, …) 86
  • 87. Métadonnées “revue” et “éditeur” 87
  • 88. Métadonnées “revue” et “éditeur” 88
  • 89. 4. Identifiants chercheurs L’IdHAL comme aide à la saisie lors du dépôt 89
  • 90. ▪ IdHAL : fonctionnalité propre à chaque auteur ▪ regroupement de plusieurs formes auteurs ▪ éviter les problèmes d'homonymies ▪ identification unique et pérenne ▪ bon référencement sur Internet (Google, Google Scholar) ▪ visibilité institutionnelle (affiliation laboratoire/AuréHAL) ▪ interconnexion avec d'autres identifiants chercheurs (ORCID, ISNI, IdRef, ...) 4. Identifiants chercheurs 90
  • 91. Aider la création de l’IdHAL ex. : la liste détaillée des auteurs dans une notice HALex. : les identifiants dans un CV HAL + IdRef, ORCID, VIAF, ISNI… + Twitter, Facebook, Google+, LinkedIn + URL de blog 4. Identifiants chercheurs 91
  • 92. Problème : différentes formes de noms ou homonymie Aider la création de l’IdHAL 4. Identifiants chercheurs 92
  • 93. Solution : Créer un IdHAL unique qui regroupe toutes ces formes PRÉ-REQUIS : Avoir un compte dans HAL et au moins une publication DÉJÀ dans HAL Aider la création de l’IdHAL 4. Identifiants chercheurs 93
  • 94. • ORCID (Open Researchers and Contributor ID) Registre central d’identifiants chercheurs contenant : cursus d’enseignement, institutions d’affiliation, projets financés, publications, sites internet Intérêt : relié au Web of Science et Scopus, aux éditeurs comme Elsevier, Springer, Wiley, PLoS, à certaines agences de financement comme Wellcome Trust et l’European Research Council (ERC), ou à des entrepôts de données comme Dryad et Figshare et auj. HAL • Academia, ResearchGate, Google Scholar Et aussi : Twitter, Facebook • IdREF (Référentiel des autorités SUDoc) Application Web de l’ABES qui permet à des utilisateurs et à des applications clientes d’interroger, consulter, créer et enrichir des autorités. Actuellement activé pour SUDOC, STAR, STEP et Calame et auj. HAL, IdRef a pour vocation d'interagir avec d’autres applications documentaires du monde de l’ESR. Et aussi : VIAF, ISNI, ARXIV, ResearcherId Associer d’autres identifiants à l’idHALAider la création de l’IdHAL 4. Identifiants chercheurs 94
  • 95. Créer et associer son numéro ORCID Aider la création de l’IdHAL 4. Identifiants chercheurs 95
  • 96. Associer son numéro IdRef • IdRef (Référentiel des autorités SUDoc) Application Web de l’ABES qui permet à des utilisateurs et à des applications clientes d’interroger, consulter, créer et enrichir des autorités. Actuellement activé pour SUDOC, STAR, STEP, Calame et auj. HAL, IdRef a pour vocation d'interagir avec d’autres applications documentaires du monde de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche. Aider la création de l’IdHAL 4. Identifiants chercheurs 96
  • 97. Associer d’autres identifiants • Academia, ResearchGate, Google Scholar + Twitter, Facebook • IdRef + VIAF, ISNI, ARXIV, ResearcherId Aider la création de l’IdHAL 4. Identifiants chercheurs 97
  • 98. Chercher et associer toutes les formes auteurs 1. Effectuer une recherche « nom p* » 2. Sélectionner les formes à associer 3. Cocher la forme par défaut ex. : démonstration en ligne : thomas a* Aider la création de l’IdHAL 4. Identifiants chercheurs 98
  • 99. 5. Requêtes dans HAL Connaître les références dont le dépôt est possible selon SHERPA ROMEO (vérifier sous quelle forme !) : ▪ pour une collection : https://hal.archives- ouvertes.fr/CGC/search/index/?q=submitType_s%3Anotice+AND+journalSher paColor_s%3A%28blue+OR+green+OR+yellow%29&submit=&sort=produced Date_tdate+desc&docType_s=ART&rows=100 ▪ pour un portail : https://hal-univ-tlse2.archives- ouvertes.fr/search/index/?q=submitType_s%3Anotice+AND+journalSherpaCo lor_s%3A%28blue+OR+green+OR+yellow%29&submit= 99
  • 100. 5. Requêtes dans HAL Connaître les références dont le dépôt du postprint auteur est autorisé selon la loi pour une République Numérique : ▪ pour une collection : https://hal.archives- ouvertes.fr/CGC/search/index/?q=submitType_s%3Anotice+AN D+producedDateY_i%3A%5B2017+TO+*%5D&submit=&sort=pro ducedDate_tdate+desc&docType_s=ART&rows=100 ▪ pour un portail : https://hal-univ-tlse2.archives- ouvertes.fr/search/index/?q=submitType_s%3Anotice+AND++pr oducedDateY_i%3A%5B2017+TO+*%5D&submit=&sort=produce dDate_tdate+desc&docType_s=ART&rows=100 100
  • 101. ▪ Nettoyer les revues de son portail (remonter toutes les revues en statut "non valide" de sa collection) http://api.archives- ouvertes.fr/search/UNIV- TLSE2/?q=*&rows=0&wt=xml&fq=journalValid_s:INCOMING&face t=true&facet.field=journalId_i 5. Requêtes dans API HAL 101
  • 102. 5. Requêtes dans API HAL ▪ Repérer les chercheurs avec IdHAL https://api.archives- ouvertes.fr/search/?q=*:*&rows=0&facet=true&facet.field=stru ctHasAuthIdHal_fs&facet.prefix=620_&wt=xml&fq=structId_i:62 0&facet.limit=5000 Le nombre de termes retournés est limité par défaut. Lorsqu'une requête doit retourner beaucoup de termes, vous devez augmenter le nombre de résultats grâce à la facet.limit = 5000 ou 10000. URL de la requête à lancer en changeant l’id du laboratoire (ex. FRAMESPA structId_i: 620). 102
  • 103. Pour repérer les IdHal dans la liste de résultats : <int name="620_FacetSep_France, Amériques, Espagne – Sociétés, pouvoirs, acteurs_JoinSep__FacetSep_Chaperon Sylvie">69</int> : rien entre 'JoinSep' et 'FacetSep' = pas d'IdHal. <int name="620_FacetSep_France, Amériques, Espagne – Sociétés, pouvoirs, acteurs_JoinSep_amaia- arizaleta_FacetSep_Arizaleta Amaia">57</int> : amaia-arizaleta entre 'JoinSep' et 'FacetSep' est bien l’IdHal de l’auteur Amaia Arizaleta. 103
  • 105. 1/définir le corpus sur lequel seront calculées les statistiques (Sélection des ressources) 2/choisir le type de statistiques : - Répartition des ressources : permet d’analyser, à l’aide des métadonnées des dépôt, cmt est constitué le corpus ; - Consultation des ressources : statistiques de consultation des dépôts ; - Consultation par ressource : propose un classement des dépôts par nombre de consultation ; - Provenance : propose des statistiques de consultation par provenance géographique Principes de fonctionnement 105
  • 106. Droits et accès des statistiques de dépôt / consultation ▪ Le référent structure/gestionnaire coll. a accès aux statistiques de la/les structures(s) de recherche dont il est référent par le menu Mon espace/Mes statistiques. Dans "espace de sélection", choisir "dépôts des structures dont je suis référent" ▪ Par le menu Mon espace/Mes statistiques : sélectionner l’option "Dépôts de mes collections" ou "Dépots de la collection NOM_COLLECTION " ▪ Par le menu Privilèges/Mes statistiques : sélectionner l’option "Dépôts de mes collections" ou "Dépôts de la collection NOM_COLLECTION" 106
  • 107. 107
  • 108. «Filtres par défaut» affiche les filtres correspondant au corpus. Champ non modifiable. collCode_s : code de la collection (collection à laquelle est lié le portail) status_i:111 : versions antérieures. Par exemple : pour 2 versions dun même dépôt en ligne, la version 1 est en status_i111 (la dernière version a un status_1:11). 108
  • 109. Répondre à l’enquête annuelle ESGBU Nombre de dépôts (notices et texte intégral) : 1.requête prédéfinie : évolution des dépôts de notices/documents 2.espace de sélection : Dépôts du portail 109
  • 110. Accroissement annuel des dépôts (notices et texte intégral) 1.requête prédéfinie : accroissement annuel (texte intégral) id requête 198. 2. modifiant l’année dans Ajouter des filtres. Répondre à l’enquête annuelle ESGBU 110
  • 111. Répondre à l’enquête annuelle ESGBU Nombre de téléchargements (module limité à un corpus de 2000 documents !) 111
  • 112. 112
  • 113. Affichage des statistiques Requêtes prédéfinies par défaut : 113
  • 114. Gestion des filtres requête préselectionnée champ sélectionné Répartition des articles dans les journaux revue:titre Répartition des art. par type de publication Type de document Répartition des art. par année de publi. Date de publication: année Répartition des articles par domaine Domaine racine Répartition des art. par instance (= portail : nb de dépôts par portail de dépôt) instance HAL 114
  • 115. Pour affiner le corpus : “ajouter des filtres” Ex. rechercher que sur le texte intégral Utiliser les opérateurs booléens si vous utilisez plusieurs critères : AND, OR, NOT (voir documentation API : http://api.archives- ouvertes.fr/docs/search/#bool) 115
  • 116. Répartition des ressources (en fonction des critères de la requête) 116
  • 117. Consultation des ressources ou par ressource (limité à 100) 117
  • 118. Statistiques de consultation par provenance géographique 118
  • 119. Refonte du module statistique : Kibana Version BETA de l’interface pour les administrateurs 119
  • 120. Contacts, réseaux et sites utiles ▪ CasuHAL (club des utilisateurs de HAL) : https://iww.inria.fr/casuhal/adherer/ ➢ Adhésion gratuite mais obligatoire pour accéder à la liste de diffusion du réseau Casuhal ▪ Blog CCSD : http://blog.ccsd.cnrs.fr/ ▪ Documentation en ligne HAL : https://doc.archives-ouvertes.fr/ ▪ Site Couperin : http://www.couperin.org/ ▪ Le support HAL : hal.support@ccsd.cnrs.fr 120
  • 121. Administrer un portail et gérer une collection dans HAL Fonctionnalités, rôles, droits et objectifs Françoise Gouzi - Direction d’appui à la recherche, Université Toulouse - Jean Jaurès Armelle Thomas - Maison des Sciences de l’Homme de Dijon, CNRS - Univ. de Bourgogne 18 avril 2019 Pour toute question relative à cette formation : francoise.gouzi@univ-tlse2.fr armelle.thomas@u-bourgogne.fr Merci ! 121