Gérer et animer un portail HAL, une collection HAL

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Support de présentation de la formation URFIST Toulouse (30/11/2015)

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Gérer et animer un portail HAL, une collection HAL

  1. 1. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
  2. 2. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
  3. 3. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse  Ensemble de dépôts (sous-ensemble de HAL) sélectionnés à partir de critères  « Tampon» manuel ou automatique  Un document peut posséder plusieurs tampons  Adresse url stable de format : http://hal.archives- ouvertes.fr/IDENTIFIANT_DE_LA_COLLECTION  https://hal.archives-ouvertes.fr/page/collection-definition-et-creation
  4. 4. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse  Rôle administrateur : création des collections  Rôle gestionnaire de collection (=tamponneur) :  tamponne/détamponne  administre le site Web de sa collection  accède aux statistiques de sa collection  mais ne peut pas modifier les dépôts de sa collection (sauf si la collection est basée sur l’appartenance à une structure de recherche dont le gestionnaire est référent)  Référent structure : modifier les informations de sa structure dans AuréHal et modifier les dépôts de la collection
  5. 5. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse  Envoyer un mail à hal.support@ccsd.cnrs.fr ou admin. portail  identifiant de la collection : id.unique de la collection dans HAL  adresse url de la collection (TAMPID dans v2). En maju. et non modifiable par la suite.  Nom de la collection : intitulé développé  Catégorie : Laboratoire, Institution, Université, PRES, Ecole, Colloque, Revue, Thématique, Autre…  Mode : tamponnage manuel ou automatique  Critère(s) de la collection : différents types de critères peuvent être combinés : on peut par exemple sélectionner les dépôts d’un auteur dans un laboratoire défini, en se limitant aux publications relevant d’un seul domaine, ou à certaines dates de publication.  Login du ou des gestionnaire(s) de la collection
  6. 6. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse  Permet de mettre en valeur la production scientifique d’une structure de recherche (d’un projet, d’un thème, d’un colloque, etc...)  Consultation des publications sous différentes facettes  Production de listes de publication sous différents formats  Alimentation d’autres sites de façon dynamique  Constitue un des éléments de l’identité numérique d’une structure de recherche
  7. 7. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse Lire le billet sur le blog du CCSD
  8. 8. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
  9. 9. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
  10. 10. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
  11. 11. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
  12. 12. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
  13. 13. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
  14. 14. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse  LAAS-CNRS Laboratoire d'analyse et d'architecture des systèmes  Observatoire Midi-Pyrénées  Institut de Mathématiques de Toulouse  Laboratoire GEODE - Géographie de l’Environnement  Laboratoire TRACES - Travaux et recherches archéologiques sur les cultures, les espaces et les sociétés  EFTS - Education, Formation, Travail, Savoirs » (ENFA/UT2J)  Laboratoire FRAMESPA - France Méridionale et Espagne  …
  15. 15. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse  Rôle du gestionnaire de collection  Tamponnage/détamponnage des documents (Si la collection est en mode auto, le tamponnage des dépôts correspondant au(x) critère(s) définissant la collection se fait automatiquement chaque nuit).  Gestion de la collection (pour gérer sa collection, aller dans Privilèges/Collections/ Mes collections).  Tamponnage d'un document ayant plusieurs versions  https://hal.archives-ouvertes.fr/page/gerer-une-collection
  16. 16. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse  Gestion des collections : création et modification des caractéristiques de la collection  Statistiques du portail  Site Web du portail  Modération  Gestion des utilisateurs  Modifications des référentiels : modification des structures, des auteurs, des revues, des projets ANR et européens et fusions (AuréHAL)
  17. 17. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse Gestion des utilisateurs : Recherche de l’utilisateur (par nom, login courriel, Userid) et visualisation de ses privilèges. Privilèges/Administrer/Utilisateurs Gérer les privilèges Modifier le compte
  18. 18. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse  Choisir les langues de l'interface  Page d'accueil  Personnaliser le bandeau, ajouter un logo  Personnaliser l'apparence  Choisir/modifier les menus  Ajouter/modifier des actualités  https://hal.archives-ouvertes.fr/page/personnaliser-le-site- web-d-une-collection  https://hal.archives-ouvertes.fr/MSHD/page/creer-sa- collection (Armelle Thomas, MSHS Dijon)
  19. 19. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
  20. 20. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
  21. 21. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse  Partir d'une mise en forme prédéfinie Gardez l'apparence proposée par défaut dans Privilèges/Site web/Apparence : Largeur de la zone principale : "par défaut fixe (940px)".  Entête : bandeau image -Largeur du bandeau 1150 px -- >capture d'écran du site web de votre labo et rognez tout ce qui n'est pas le bandeau. -Dans "Site web/Entête", cliquez sur "Ajouter un logo", sélectionnez le type "image" et insérez le bandeau que vous avez créé.  Mise en page et feuille de style prédéfinies - code source à copier/coller dans la page d'accueil de la collection (icône <> dans le menu de mise en page) - une feuille de style à copier coller dans Privilèges/Site web/Apparence
  22. 22. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse  Ajouter du contenu dynamique : onglet Privilèges (widgets)
  23. 23. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
  24. 24. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
  25. 25. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse  Caractéristiques communes : Les référentiels de AureHAL peuvent être consultés, même sans authentification.  Statuts d'une entrée : valide : code couleur vert à valider : code couleur rouge fermé, n'existe plus : code couleur jaune (utilisé par exemple pour un laboratoire qui a changé de code UMR).
  26. 26. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse Droits de création /modification  Création dans un référentiel -Pour que l’entrée passe au statut « valide » dans le référentiel, faire une demande à hal.support@ccsd.cnrs.fr ou s’adresser au gestionnaire de portail. - Un gestionnaire de portail a les droits de création sur tous les référentiels, à l’exception de celui des disciplines.  Modification dans un référentiel Toute personne qui a les droits référent structure peut modifier les informations de la structure de recherche dont il est référent ainsi que celles qui en dépendent (par ex : le laboratoire et ses équipes).
  27. 27. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse Contrôle des filtres de la collection HAL à nettoyer  Pour cela, connectez-vous en tant que « référent structure » sur votre collection https://hal-univ-tlse2.archives- ouvertes.fr/GEODE et allez dans Privilèges <Site Web<Menu  Puis allez dans Pages<Consultation<Liste par auteurs et vérifiez que le nom de votre structure apparaît bien dans la liste des filtres structures (en bleu)
  28. 28. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse Les métadonnées pour décrire une structure de recherche :  Nom  Sigle  Adresse  Pays  Type de structure  Url  Validité
  29. 29. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse Les 4 types de structure  Institution : niveau le plus élevé (ex : CNRS, Université Louis Pasteur – Strasbourg, Ecole Normale Supérieure). Ce niveau est obligatoire pour toute entrée dans le référentiel.  Laboratoire (laboratory) : niveau qui correspond à UMR, EA, INSERM-U  Département (department): Département de Sociologie par exemple  Equipe de recherche (researchteam): niveau le plus fin. Par rapport à la V.2 de Hal, ce champ n’existe plus, il faudra donc rattacher toutes les équipes au bon intitulé laboratoire. Les documents associés aux diverses formes «équipes » seront donc basculées sous la forme laboratoire valide.
  30. 30. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse  Voir les documents associés lance une requête dans HAL qui permet d'accéder aux dépôt comportant la structure dans ses métadonnées  Exporter (xml) : fiche de la structure en format xml
  31. 31. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse  Allez sur le site https://aurehal.archives-ouvertes.fr/ et connectez-vous en haut à droite (votre identifiant administrateur collection).
  32. 32. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse  Cliquer sur le petit œil pour vérifier si le rattachement affiliations est correct, puis dans le doute vérifier aussi les doc. associés (surtout lorsque vous nettoyez les équipes).
  33. 33. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse  Cocher la ou les différente(s) forme(s) que vous allez fusionner avec la bonne forme (ici TRACES Id 44675). Attention il peut y avoir des homonymes sur les sigles de nom de labo. Puis cliquer sur Remplacer.
  34. 34. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse  Puis saisir la forme valide du labo dans le champ (par le numéro d’Id ou bien directement par le nom du laboratoire), puis « rechercher ».
  35. 35. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse  Cliquer ensuite sur la bonne forme (la valeur de remplacement) puis « remplacer ».
  36. 36. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse  Puis, cliquer en bas sur « Effectuer la modification » pour valider le remplacement (vous pouvez interrompre le processus à tout moment) mais une fois fait le changement, c’est définitif.
  37. 37. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse Même procédé pour les équipes (researchteam) :  Rechercher les équipes de recherche qui pourraient être rattachées au laboratoire (pour vous aider à les identifier, allez dans Consultation<Par laboratoire du portail Hal UT2 ou du portail de votre établissement), et rattachez-les à la forme supérieure (valide) c-a-d le laboratoire.
  38. 38. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse Les métadonnées décrivant un auteur sont celles saisies lors du dépôt :  au minimum nom et prénom : obligatoires à l'ajout d'un auteur  autre(s) prénom(s), initiales  email  url page personnelle  établissement d'appartenance : institution dont dépend l’auteur en tant que salarié
  39. 39. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse  Cliquer sur le référentiel « Auteurs ».  Interroger le nom de l’auteur à nettoyer : voir les doc. associés. Attention aux homonymes !  Même procédé que précédemment. On coche la ou les forme(s) à remplacer et on la remplace par la forme la plus propre ou la plus complète (par ex. avec adresse mail valide et la forme qui comporte le plus de documents à priori).
  40. 40. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse  Avant de cliquer sur remplacer, vous pouvez vérifier les documents impactés par cette fusion et contrôler qu’ils sont bien associés à cet auteur. Puis finaliser en cliquant sur « Effectuer la modification ».
  41. 41. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
  42. 42. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
  43. 43. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
  44. 44. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
  45. 45. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
  46. 46. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
  47. 47. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
  48. 48. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
  49. 49. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
  50. 50. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse Les CV sont référencés dans Google site:cv.archives-ouvertes.fr Exemples : https://cv.archives-ouvertes.fr/rinaudo https://cv.archives-ouvertes.fr/stamm
  51. 51. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
  52. 52. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
  53. 53. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse  Pour accéder aux statistiques de son compte, aller dans Mon espace/Mes statistiques.  Le déposant peut être soit l’auteur lui-même de la publication, soit une personne qui a déposé des publications pour les membres de son laboratoire, de son équipe
  54. 54. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
  55. 55. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse  Le référent structure a accès aux statistiques de la/les structures(s) de recherche dont il est référent par le menu Mon espace/Mes statistiques. Dans "espace de sélection", choisir "dépôts des structures dont je suis référent"  Par le menu Mon espace/Mes statistiques : sélectionner l’option "Dépôts de mes collections" ou "Dépots de la collection NOM_COLLECTION "  Par le menu Privilèges/Mes statistiques : sélectionner l’option "Dépôts de mes collections" ou "Dépôts de la collection NOM_COLLECTION"
  56. 56. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse Requêtes prédéfinies par défaut :
  57. 57. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse Pour affiner le corpus. Ex. rechercher que sur le texte intégral Utiliser les opérateurs booléens si vous utilisez plusieurs critères : AND, OR, NOT (voir documentation API : http://api.archives- ouvertes.fr/docs/search/#bool)
  58. 58. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse  Paramètres permettant de configurer l’affichage :  Champ : liste des métadonnées  Grouper : liste des métadonnées  Tri : affichage par nombre d’occurrences/alphabétique  Cumul : oui/non (notices + full text)
  59. 59. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse  Répartition des ressources (en fonction des critères de la requête)
  60. 60. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse  Consultation des ressources ou par ressource (limité à 100)
  61. 61. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse  Statistiques de consultation par provenance géographique
  62. 62. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse  Connaître les réf. d'un portail dont le dépôt du postprint est possible selon sherpa romeo : https://hal-univ-tlse2.archives- ouvertes.fr//search/index/?q=submitType_s%3Anotice+AND+ journalSherpaColor_s%3Ablue  Nettoyer les revues de son portail (remonter toutes les revues en statut "non valide" de ta collection):http://api.archives- ouvertes.fr/search/UNIV- TLSE2/?q=*&rows=0&wt=xml&fq=journalValid_s:INCOMING& facet=true&facet.field=journalId_i
  63. 63. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse  http://www.bibliopedia.fr/wiki/D%C3%A9veloppements_HAL  https://haltools-new.inria.fr/  https://github.com/Saga-UGA  https://github.com/CCSDForge  Liste hal.tech@obspm.fr https://sympa.obspm.fr/wws/subscribe/hal.tech Perspectives : Ouverture de HAL en open source et ouverture d’un dépôt Github par le CCSD pour les applications développées autour de HAL

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