3. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Ensemble de dépôts (sous-ensemble de HAL) sélectionnés à
partir de critères
« Tampon» manuel ou automatique
Un document peut posséder plusieurs tampons
Adresse url stable de format : http://hal.archives-
ouvertes.fr/IDENTIFIANT_DE_LA_COLLECTION
https://hal.archives-ouvertes.fr/page/collection-definition-et-creation
4. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Rôle administrateur : création des collections
Rôle gestionnaire de collection (=tamponneur) :
tamponne/détamponne
administre le site Web de sa collection
accède aux statistiques de sa collection
mais ne peut pas modifier les dépôts de sa collection (sauf
si la collection est basée sur l’appartenance à une structure
de recherche dont le gestionnaire est référent)
Référent structure : modifier les informations de sa structure
dans AuréHal et modifier les dépôts de la collection
5. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Envoyer un mail à hal.support@ccsd.cnrs.fr ou admin. portail
identifiant de la collection : id.unique de la collection dans HAL
adresse url de la collection (TAMPID dans v2). En maju. et non
modifiable par la suite.
Nom de la collection : intitulé développé
Catégorie : Laboratoire, Institution, Université, PRES, Ecole, Colloque,
Revue, Thématique, Autre…
Mode : tamponnage manuel ou automatique
Critère(s) de la collection : différents types de critères peuvent être
combinés : on peut par exemple sélectionner les dépôts d’un auteur
dans un laboratoire défini, en se limitant aux publications relevant
d’un seul domaine, ou à certaines dates de publication.
Login du ou des gestionnaire(s) de la collection
6. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Permet de mettre en valeur la production scientifique d’une
structure de recherche (d’un projet, d’un thème, d’un
colloque, etc...)
Consultation des publications sous différentes facettes
Production de listes de publication sous différents formats
Alimentation d’autres sites de façon dynamique
Constitue un des éléments de l’identité numérique d’une
structure de recherche
14. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
LAAS-CNRS Laboratoire d'analyse et d'architecture des
systèmes
Observatoire Midi-Pyrénées
Institut de Mathématiques de Toulouse
Laboratoire GEODE - Géographie de l’Environnement
Laboratoire TRACES - Travaux et recherches archéologiques
sur les cultures, les espaces et les sociétés
EFTS - Education, Formation, Travail, Savoirs » (ENFA/UT2J)
Laboratoire FRAMESPA - France Méridionale et Espagne
…
15. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Rôle du gestionnaire de collection
Tamponnage/détamponnage des documents (Si la collection est
en mode auto, le tamponnage des dépôts correspondant au(x) critère(s)
définissant la collection se fait automatiquement chaque nuit).
Gestion de la collection (pour gérer sa collection, aller dans
Privilèges/Collections/ Mes collections).
Tamponnage d'un document ayant plusieurs versions
https://hal.archives-ouvertes.fr/page/gerer-une-collection
16. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Gestion des collections : création et modification des
caractéristiques de la collection
Statistiques du portail
Site Web du portail
Modération
Gestion des utilisateurs
Modifications des référentiels : modification des structures,
des auteurs, des revues, des projets ANR et européens et
fusions (AuréHAL)
17. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Gestion des utilisateurs :
Recherche de l’utilisateur (par nom, login courriel, Userid) et
visualisation de ses privilèges. Privilèges/Administrer/Utilisateurs
Gérer les privilèges
Modifier le compte
18. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Choisir les langues de l'interface
Page d'accueil
Personnaliser le bandeau, ajouter un logo
Personnaliser l'apparence
Choisir/modifier les menus
Ajouter/modifier des actualités
https://hal.archives-ouvertes.fr/page/personnaliser-le-site-
web-d-une-collection
https://hal.archives-ouvertes.fr/MSHD/page/creer-sa-
collection (Armelle Thomas, MSHS Dijon)
21. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Partir d'une mise en forme prédéfinie
Gardez l'apparence proposée par défaut dans Privilèges/Site
web/Apparence : Largeur de la zone principale : "par défaut fixe
(940px)".
Entête : bandeau image
-Largeur du bandeau 1150 px -- >capture d'écran du site web de
votre labo et rognez tout ce qui n'est pas le bandeau.
-Dans "Site web/Entête", cliquez sur "Ajouter un logo",
sélectionnez le type "image" et insérez le bandeau que vous avez
créé.
Mise en page et feuille de style prédéfinies
- code source à copier/coller dans la page d'accueil de la collection
(icône <> dans le menu de mise en page)
- une feuille de style à copier coller dans Privilèges/Site
web/Apparence
25. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Caractéristiques communes : Les référentiels de AureHAL
peuvent être consultés, même sans authentification.
Statuts d'une entrée :
valide : code couleur vert
à valider : code couleur rouge
fermé, n'existe plus : code couleur jaune (utilisé par
exemple pour un laboratoire qui a changé de code UMR).
26. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Droits de création /modification
Création dans un référentiel
-Pour que l’entrée passe au statut « valide » dans le référentiel,
faire une demande à hal.support@ccsd.cnrs.fr ou s’adresser au
gestionnaire de portail.
- Un gestionnaire de portail a les droits de création sur tous les
référentiels, à l’exception de celui des disciplines.
Modification dans un référentiel
Toute personne qui a les droits référent structure peut modifier
les informations de la structure de recherche dont il est référent
ainsi que celles qui en dépendent (par ex : le laboratoire et ses
équipes).
27. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Contrôle des filtres de la collection HAL à nettoyer
Pour cela, connectez-vous en tant que « référent structure »
sur votre collection https://hal-univ-tlse2.archives-
ouvertes.fr/GEODE et allez dans Privilèges <Site Web<Menu
Puis allez dans Pages<Consultation<Liste par auteurs et vérifiez
que le nom de votre structure apparaît bien dans la liste des
filtres structures (en bleu)
28. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Les métadonnées pour décrire une structure de recherche :
Nom
Sigle
Adresse
Pays
Type de structure
Url
Validité
29. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Les 4 types de structure
Institution : niveau le plus élevé (ex : CNRS, Université Louis
Pasteur – Strasbourg, Ecole Normale Supérieure). Ce niveau est
obligatoire pour toute entrée dans le référentiel.
Laboratoire (laboratory) : niveau qui correspond à UMR, EA,
INSERM-U
Département (department): Département de Sociologie par
exemple
Equipe de recherche (researchteam): niveau le plus fin. Par
rapport à la V.2 de Hal, ce champ n’existe plus, il faudra donc
rattacher toutes les équipes au bon intitulé laboratoire. Les
documents associés aux diverses formes «équipes » seront
donc basculées sous la forme laboratoire valide.
30. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Voir les documents associés lance une requête dans HAL qui
permet d'accéder aux dépôt comportant la structure dans ses
métadonnées
Exporter (xml) : fiche de la structure en format xml
31. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Allez sur le site https://aurehal.archives-ouvertes.fr/ et
connectez-vous en haut à droite (votre identifiant
administrateur collection).
32. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Cliquer sur le petit œil pour vérifier si le rattachement
affiliations est correct, puis dans le doute vérifier aussi les doc.
associés (surtout lorsque vous nettoyez les équipes).
33. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Cocher la ou les différente(s) forme(s) que vous allez fusionner
avec la bonne forme (ici TRACES Id 44675). Attention il peut y
avoir des homonymes sur les sigles de nom de labo. Puis
cliquer sur Remplacer.
34. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Puis saisir la forme valide du labo dans le champ (par le numéro d’Id
ou bien directement par le nom du laboratoire), puis « rechercher ».
35. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Cliquer ensuite sur la bonne forme (la valeur de
remplacement) puis « remplacer ».
36. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Puis, cliquer en bas sur « Effectuer la modification » pour
valider le remplacement (vous pouvez interrompre le processus
à tout moment) mais une fois fait le changement, c’est définitif.
37. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Même procédé pour les équipes (researchteam) :
Rechercher les équipes de recherche qui pourraient être
rattachées au laboratoire (pour vous aider à les identifier, allez
dans Consultation<Par laboratoire du portail Hal UT2 ou du
portail de votre établissement), et rattachez-les à la forme
supérieure (valide) c-a-d le laboratoire.
38. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Les métadonnées décrivant un auteur sont celles saisies lors du
dépôt :
au minimum nom et prénom : obligatoires à l'ajout d'un auteur
autre(s) prénom(s), initiales
email
url page personnelle
établissement d'appartenance : institution dont dépend
l’auteur en tant que salarié
39. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Cliquer sur le référentiel « Auteurs ».
Interroger le nom de l’auteur à nettoyer : voir les doc. associés.
Attention aux homonymes !
Même procédé que précédemment. On coche la ou les
forme(s) à remplacer et on la remplace par la forme la plus
propre ou la plus complète (par ex. avec adresse mail valide et
la forme qui comporte le plus de documents à priori).
40. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Avant de cliquer sur remplacer, vous pouvez vérifier les
documents impactés par cette fusion et contrôler qu’ils sont
bien associés à cet auteur. Puis finaliser en cliquant sur
« Effectuer la modification ».
50. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Les CV sont référencés dans Google
site:cv.archives-ouvertes.fr
Exemples :
https://cv.archives-ouvertes.fr/rinaudo
https://cv.archives-ouvertes.fr/stamm
53. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Pour accéder aux statistiques de son compte, aller dans Mon
espace/Mes statistiques.
Le déposant peut être soit l’auteur lui-même de la
publication, soit une personne qui a déposé des publications
pour les membres de son laboratoire, de son équipe
55. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Le référent structure a accès aux statistiques de la/les
structures(s) de recherche dont il est référent par le menu
Mon espace/Mes statistiques. Dans "espace de sélection",
choisir "dépôts des structures dont je suis référent"
Par le menu Mon espace/Mes statistiques : sélectionner
l’option "Dépôts de mes collections" ou "Dépots de la
collection NOM_COLLECTION "
Par le menu Privilèges/Mes statistiques : sélectionner
l’option "Dépôts de mes collections" ou "Dépôts de la
collection NOM_COLLECTION"
57. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Pour affiner le corpus.
Ex. rechercher que sur le texte intégral
Utiliser les opérateurs booléens si vous utilisez plusieurs critères : AND, OR,
NOT (voir documentation API : http://api.archives-
ouvertes.fr/docs/search/#bool)
58. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Paramètres permettant de configurer l’affichage :
Champ : liste des métadonnées
Grouper : liste des métadonnées
Tri : affichage par nombre d’occurrences/alphabétique
Cumul : oui/non (notices + full text)
59. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Répartition des ressources (en fonction des critères de la
requête)
62. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
Connaître les réf. d'un portail dont le dépôt du postprint est
possible selon sherpa romeo : https://hal-univ-tlse2.archives-
ouvertes.fr//search/index/?q=submitType_s%3Anotice+AND+
journalSherpaColor_s%3Ablue
Nettoyer les revues de son portail (remonter toutes les revues
en statut "non valide" de ta collection):http://api.archives-
ouvertes.fr/search/UNIV-
TLSE2/?q=*&rows=0&wt=xml&fq=journalValid_s:INCOMING&
facet=true&facet.field=journalId_i
63. Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse
http://www.bibliopedia.fr/wiki/D%C3%A9veloppements_HAL
https://haltools-new.inria.fr/
https://github.com/Saga-UGA
https://github.com/CCSDForge
Liste hal.tech@obspm.fr
https://sympa.obspm.fr/wws/subscribe/hal.tech
Perspectives : Ouverture de HAL en open source et ouverture
d’un dépôt Github par le CCSD pour les applications
développées autour de HAL
Notes de l'éditeur
Une collection est constituée d’un ensemble de dépôts (sous-ensemble de HAL) qui sont sélectionnés à partir de critères choisis par l’utilisateur (appelé gestionnaire de collection). Chaque dépôt répondant au critère choisi est ‘tamponné’ manuellement ou automatiquement, et la sélection ainsi constituée apparaît dans une extraction automatique de la base par tampon, indépendamment de tous les autres documents contenus dans HAL. Tout utilisateur, même non authentifié sur HAL, peut consulter une collection.Il n’y a pas de limitation sur le nombre de tampons dans HAL, ni sur le nombre de tampons distincts qu’un document donné peut recevoir. Le tamponnage se fait pour chaque document version par version. Tout utilisateur ayant un compte dans HAL peut demander la création d’une collection personnelle à son nom pour constituer une liste des articles qui l’intéressent. Plus officiellement, un responsable de laboratoire ou d’établissement peut demander la création d’un tampon avec un nom institutionnel, afin de construire facilement une liste visible d’articles en mettant un lien vers cette liste depuis le site internet officiel de son unité. Une collection peut également être utile pour regrouper des actes de congrès. La présentation d’une collection est personnalisable : page d’accueil, choix d’onglets prédéfinis pour le menu.Une collection a une adresse url stable de format : http://hal.archives-ouvertes.fr/IDENTIFIANT_DE_LA_COLLECTION
Tout utilisateur inscrit sur HAL peut demander la création d’une collection, et devient gestionnaire de sa collection
Une collection ne dépend pas d’un portail
Login du gestionnaire de la collection : mentionner le/la gestionnaire de collection (et son identifiant ou courriel dans HAL) qui interviendra pour le "tamponnage" des articles et la mise en page.
-Consultation des publications sous différentes facettes (auteurs,
équipe de recherche, année de publication, type de document, etc…)
-faciliter la gestion d'une bibliographie dans le cadre d'un rapport d'activité...
-la création d’une collection pour un laboratoire s’insère dans une politique de valorisation et de construction de son identité numérique.
Très bon référencement sur google si je tape « hal cresson »
Tamponnage d'un document ayant plusieurs versions
Un document ne peut avoir qu’une seule de ses versions tamponnée dans une collection donnée. En mode automatique, le dépôt d’une nouvelle version répondant au critère de tamponnage d’une collection donnée entraine le détamponnage dans cette même collection de la version précédemment tamponnée.En mode manuel, on peut tamponner dans une collection une version antérieure à la version en ligne, mais ceci entraîne le détamponnage de la version en ligne si celle-ci était tamponnée dans la collection.
Montrer un exemple
Pré-requis : Etre connecté au portail HAL-SHS pour que la rubrique "Privilèges" donne accès à la gestion de la collection (tampons, infos sur la collection) ou portail HAL si votre collection est en science dure.
- En mode manuel, la gestion de la collection donne accès à la liste des publications "repérées" grâce aux critères définis, prêts à être tamponnés (ou pas !) manuellement.
Partir d'une mise en forme prédéfinie
Une fois la collection créée vous recevez un courriel de confirmation du support HAL-SHS dont le lien renvoie vers une page d'accueil quasi vierge.La mise en page peut se faire très rapidement en partant d'une base prédéfinie.
https://hal.archives-ouvertes.fr/section/imports-bib2hal (étapes pour utiliser les imports Bib2hal)
INRIA
Chaque entrée d’un référentiel permet de lancer une requête dans HAL pour consulter les dépôts liés. Une mise à jour dans un référentiel génère automatiquement une mise à jour dans les dépôts liés.
Statuts d'une entrée : Chaque entrée dans un référentiel est caractérisée par un statut :
Quel que soit son statut, une entrée peut être utilisée lors du dépôt.
Création dans un référentiel
A l’exception des disciplines, les nouvelles entrées des référentiels sont créées lors de la saisie au moment du dépôt.
- Point 1 : Il sera nécessaire avant tout de vérifier que votre collection est bien associée (automatiquement) au tampon de votre laboratoire et que vos auteurs listés depuis votre collection sont bien rattachés au tampon de votre laboratoire.
- Point 2 : sinon tapez le nom de votre laboratoire dans le champ prévu à cet effet, un menu déroulant s’affichera, choisissez le nom du laboratoire, qui comportera un n° d’identifiant, de couleur verte (c-a-d valide, rouge = n’existe plus, et jaune = à valider). Il est possible de lister ici plusieurs noms de structures (par exemple pour la collection CLLE, on aura les structures CLLE-ERSS et CLLE-LTC)
Les types « équipe de recherche », département et laboratoire doivent être affiliés à au moins une entrée de type institution. Pour affilier une entrée à une entrée de type supérieur, celle-ci doit déjà exister dans le référentiel.
Lancer une recherche (en laissant toujours « Tout type de structure » par défaut) sur le libellé correspondant au nom de votre laboratoire (chercher une fois avec le sigle et une autre fois avec le libellé complet pour être sûr de tout récupérer) et identifier la bonne forme parmi la liste des résultats (la forme « verte » à priori).
établissement d'appartenance : institution dont dépend l’auteur en tant que salarié. Cette métadonnée peut être utile pour un administrateur de portail par ex. pour obtenir la liste de tous les auteurs de son établissement, indépendamment des co-auteurs venant d’autres établissements.
Tout utilisateur, à l’affichage d’un dépôt, peut visualiser le nombre de consultations de la notice et le nombre de téléchargements du fichier dans un widget nommé Métriques
Remarque : chaque visite est comptabilisée, quelle que soit l'adresse IP.
Si le dépôt comporte un identifiant DOI, le widget Métriques affiche, quand elles existent, les statistiques d’Altmetrics qui représentent les activités sur les réseaux sociaux
En-dehors des métriques affichées dans la notice, l’auteur d’une publication déposée dans HAL a accès au module statistiques s’il a un compte dans HAL et s’il est propriétaire du dépôt (l’auteur a déposé lui-même la publication ou le déposant a partagé avec lui la propriété du dépôt voir partage de propriété). Pour accéder aux statistiques, aller dans Mon espace/Mes statistiques. Voir Statistiques pour un déposant.
Sélection des ressources : ce pavé permet de configurer sur quel ensemble de dépôts les statistiques devront être calculées :- Requêtes prédéfinies : sélectionner une requête. Voir « liste des requêtes prédéfinies » - Espace de sélection :
Dépôts du compte nom-du-compte : tous les dépôts associés au compte, quel que soit l’auteur.
Dépôts où prénom-nom-du-compte est un des auteurs : tous les dépôts associés au compte mais limité aux dépôts dont est un des auteurs est le déposant (prénom-nom associé au compte).
Dépôts où p.-nom-du-compte est un des auteurs : idem
- Ajouter des filtres : vous pouvez ajouter des critères pour affiner le corpus sur lequel vous souhaitez obtenir des statistiques. Voir « ajouter des filtres »- Nombre de ressources répondant aux critères : affiche le nombre de dépôts qui correspondent aux paramètres spécifiés dans les champs précédents.- Affichage des statistiques : voir Affichage des statistiques
Un administrateur de portail peut accéder aux statistiques de son portail :
- par le menu Mon espace/Mes statistiques : sélectionner l’option « Dépôts du portail »
par le menu Privilèges/Mes statistiques : sélectionner l’option « Dépôts du portail »
hit sur les fichiers du dépôt ou nombre de téléchargement.
si une personne double clique sur le lien pdf, HAL compte 2 téléchargements.
Les moteurs de recherche sont en effet « bien » pris en compte dans les stat. proposées dans HAL via les listes disponibles du projet COUNTER : User-Agent et IPs.
nous ne traitons pas les « multi-click ». Les statistiques visibles dans HAL sont donc à prendre comme des Hits de téléchargement.
Précision également : les chiffres de HAL v2 ne prenaient pas en compte les accès directs aux fichiers (suite à une recherche Google par exemple). la V3 prend en compte les statistiques de téléchargement depuis n'importe où ( google scholar, etc...)
Pour le mois d’octobre 2015, HAL a enregistré 6,5M de hit sur les 395.000 fichiers, soit 16 téléchargements par mois par fichier.
Les APIs (Application Programming Interface) sont des interfaces qui permettent une communication machine à machine.
https://github.com/Saga-UGA : les plugin pour export liste publis depuis HAL développés pour joomla, driTupal,typo3, etc.
"plugin to include an html list of publications from Hal directly in your website"
https://github.com/CCSDForge : développements réalisés autour des applications : HAL, Sciencesconf et Episciences ! Cet espace est ouvert à tous, n'hésitez pas à partager vos réalisations. Vous y trouverez notamment des feuilles de style permettant de transformer un fichier xml au format TEI/HAL en d'autres formats (bibtex, DublinCore, Endnote ...).