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MANAGEMENT DE PROJET…




                                     Processus de choix du prestataire
                                               informatique




                        09/12/2011
Conception
             détaillée
                          L’objectif est de choisir le prestataire informatique qui
           informatique
                          réalisera et(ou) mettra en place la solution ou le
                          service TIC. Au-delà de la prestation, on parlera de
                          partenariat prestataire/client.

                          Effectivement, le but est de contractualiser avec un
RAPPEL…




             Dossier
                de
            conception
                          prestataire informatique qui aura les moyens de répondre
             détaillée    réellement à la demande et d’éviter ainsi des risques de
                          conflits futurs !




                                                                      Acteurs impliqués
                                                                      à ce niveau :
                                                                      - Chef de projet
                                                                      - Prestataire potentiel
                                                                      - Consultant


          09/12/2011
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PROCESUS DE CHOIX…


                                  Etude d’opportunité et de faisabilité
                                  (justification de la nécessité de changement)

                                   Rédaction du cahier des charges
                                           (fonctionnel et technique)


                                     Sélection des offres (short list)


                                    Évaluation (détaillée) des offres


                                             Bilan économique                                               Validation du
                                                                                                                client

                                  Approbation par la direction, MOA…

                                                      Source: Valéry MERMINOD, cours SI, Skema Executive Business School


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ETUDE D’OPPORTUNITE ET DE FAISABILITE…

                                           Etude d’opportunité
                                           Au regard d’un besoin identifié, l’étude d’opportunité permet de préciser
                                           la pertinence du projet par rapport aux objectifs de l’entreprise
                                           (augmentation du CA, amélioration de la qualité…).

                                           Cette étape d’avant projet consiste à définir le périmètre du projet et
                                           la cible des utilisateurs finaux et donc, les objectifs.


                                           Etude de faisabilité

                                           L’étude de faisabilité vise à analyser la faisabilité économique,
                                           organisationnelle, sociale et technique du projet.

                                           Cette étape permet d’estimer les ressources humaines                     et
                                           financières, les délais de réalisation et les éventuels ROI.
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REDACTION DU CAHIER DES CHARGES…

                                     La rédaction du cahier des charges permet de formaliser les
                                     besoins fonctionnels et techniques en vue de faire appel à la
                                     maîtrise d’œuvre (MOE) chargée de mettre en place la solution ou le
                                     service TIC.

                                     Pour cela, on doit faire une revue de l’existant :
                                                définir les personnes à interviewer,
                                                préparer et conduire les entretiens,
                                                évaluer le système présent.

                                     Remarque: Il faudra veiller à être le plus précis possible sur les besoins
                                     fonctionnels mais aussi sur l’environnement de l’entreprise (métier,
                                     activités, place du projet TIC, etc.), sans oublier d’étudier l’impact du
                                     projet sur les structures de l’entreprise !



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                                                                                                          5
REDACTION DU CAHIER DES CHARGES…

                                     Aide à la rédaction du CdC :
                                                Formaliser les besoins fonctionnels :
                                                  établir les fonctions du nouveau système,
                                                  préparer une ébauche du modèle de données.

                                                Formaliser les besoins techniques :
                                                  étudier les besoins liés à l’architecture et à la sécurité,
                                                  penser à l’ergonomie (interface utilisateurs),
                                                  préciser de manière définitive l’environnement technique.

                                                Formaliser les besoins opérationnels :
                                                  étudier les contraintes liées au délai et/ou planning,
                                                  penser démarche qualité, satisfaction client, formation,
                                                  être en adéquation avec les besoins spécifiques (documentation,
                                                  références…).
                                                                      Source: Valéry MERMINOD, cours SI, Skema Executive Business School
                                   09/12/2011
                                                                                                                                           6
REDACTION DU CAHIER DES CHARGES…

                                     Le Cahier des Charges se compose principalement de trois parties:
                                                Le Cahier des Charges Administratif (CCA) :
                                                   objet de la consultation,
                                                   type de contrats,
                                                   pénalités,
                                                   prix et garanties.

                                                Le Cahier des Charges Technique (CCT) :
                                                   but du projet,
                                                   spécifications (applicatifs, interfaces, réseaux, systèmes…),
                                                   lots par fonction et sites,
                                                   conditions d’exploitation,
                                                   critères de jugement des appels d’offres et plan de réponses.

                                                Le Cahier des Charges de Réalisation (CCR) :
                                                   méthode à suivre par le fournisseur,
                                                   maitrise d’œuvre,
                                                   définition du rôle des acteurs,
                                                   calendrier de fourniture de chaque lot,
                                                   …                      Source: Valéry MERMINOD, cours SI, Skema Executive Business School
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DEFINITION DES CRITERES DE SELECTION…

                                          Une grille de synthèse d’évaluation devra permettre de
                                          positionner les offres entre elles (doit être préparée avant le début de la
                                          sélection).
                                          Elle prendra en compte chaque offre dans son ensemble et ce, d’un
                                          point de vue :
                                                     Fonctionnel
                                                     Technique (hardware, software…),
                                                     Opérationnel (formation, maintenance…),
                                                     Financier (prix).

                                          Des renseignements supplémentaires sur les points flous pourront être
                                          demandés. Cette demande devra si possible être coordonnée afin que
                                          chaque prestataire informatique ait le même niveau d’information.

                                          Puis, une short list (au minimum 3 prestataires) sera produite et
                                          validée par le client.

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Ensuite,   un    audit      des    prestataires    informatiques
                          sélectionnés (short list) devra être organisé sur une à deux
SELECTION DES OFFRES…


                          journées. Une visite sur site peut être envisagée.




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Faire un comparatif entre les coûts: d’achat, du mode SaaS ou de
                      développement.
BILAN ECONOMIQUE…



                      Estimer les coûts de mise en place de la solution ou du service TIC,
                      en terme de :
                                 Charge de travail de l’équipe projet
                                 Coûts de formation
                                 Coûts cachés…

                      Au-delà des coûts d’acquisition, estimer les coûts de
                      fonctionnement ou plus précisément le Total Cost Ownership
                      (TCO), pour cela :
                                 définir les besoins en personnel,
                                 définir les besoins en équipement.

                      Puis, analyser l’impact de la nouvelle solution ou du service TIC
                      sur le fonctionnement de l’entreprise.
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Le processus de choix d’un prestataire informatique ne s’improvise
                pas. Il répond à des règles strictes dont le but est de contractualiser
                entre les deux parties concernées (prestataire/client).
                L’objectif est d’éviter des risques de conflits futurs !
CONCLUSION…




                Pour cela, il fait appel à des études ou des outils :
                           Etude d’opportunité et de faisabilité
                           Définition des besoins :
                               Critères fonctionnels
                               Critères techniques
                           Cahier des charges
                           Grille de conformité
                           Grille d’analyse :
                               Synthèse fonctionnelle
                               Synthèse technique

                Il est à noter que la formation et l’impact de la nouvelle solution ou
                du service TIC sur le fonctionnement de l’entreprise est à prévoir
                dès le début du projet.
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Réussir un projet système d’information en PME : l’enjeu
                    des conditions de travail - réseau EDITIONS anact
BIBLIOGRAPHIE…



                    Cours S.I. - Valéry MERMINOD, Skema Executive Business School




                 09/12/2011
                                                                               13

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  • 1. MANAGEMENT DE PROJET… Processus de choix du prestataire informatique 09/12/2011
  • 2. Conception détaillée L’objectif est de choisir le prestataire informatique qui informatique réalisera et(ou) mettra en place la solution ou le service TIC. Au-delà de la prestation, on parlera de partenariat prestataire/client. Effectivement, le but est de contractualiser avec un RAPPEL… Dossier de conception prestataire informatique qui aura les moyens de répondre détaillée réellement à la demande et d’éviter ainsi des risques de conflits futurs ! Acteurs impliqués à ce niveau : - Chef de projet - Prestataire potentiel - Consultant 09/12/2011 2
  • 3. PROCESUS DE CHOIX… Etude d’opportunité et de faisabilité (justification de la nécessité de changement) Rédaction du cahier des charges (fonctionnel et technique) Sélection des offres (short list) Évaluation (détaillée) des offres Bilan économique Validation du client Approbation par la direction, MOA… Source: Valéry MERMINOD, cours SI, Skema Executive Business School 09/12/2011 3
  • 4. ETUDE D’OPPORTUNITE ET DE FAISABILITE… Etude d’opportunité Au regard d’un besoin identifié, l’étude d’opportunité permet de préciser la pertinence du projet par rapport aux objectifs de l’entreprise (augmentation du CA, amélioration de la qualité…). Cette étape d’avant projet consiste à définir le périmètre du projet et la cible des utilisateurs finaux et donc, les objectifs. Etude de faisabilité L’étude de faisabilité vise à analyser la faisabilité économique, organisationnelle, sociale et technique du projet. Cette étape permet d’estimer les ressources humaines et financières, les délais de réalisation et les éventuels ROI. 09/12/2011 4
  • 5. REDACTION DU CAHIER DES CHARGES… La rédaction du cahier des charges permet de formaliser les besoins fonctionnels et techniques en vue de faire appel à la maîtrise d’œuvre (MOE) chargée de mettre en place la solution ou le service TIC. Pour cela, on doit faire une revue de l’existant : définir les personnes à interviewer, préparer et conduire les entretiens, évaluer le système présent. Remarque: Il faudra veiller à être le plus précis possible sur les besoins fonctionnels mais aussi sur l’environnement de l’entreprise (métier, activités, place du projet TIC, etc.), sans oublier d’étudier l’impact du projet sur les structures de l’entreprise ! 09/12/2011 5
  • 6. REDACTION DU CAHIER DES CHARGES… Aide à la rédaction du CdC : Formaliser les besoins fonctionnels : établir les fonctions du nouveau système, préparer une ébauche du modèle de données. Formaliser les besoins techniques : étudier les besoins liés à l’architecture et à la sécurité, penser à l’ergonomie (interface utilisateurs), préciser de manière définitive l’environnement technique. Formaliser les besoins opérationnels : étudier les contraintes liées au délai et/ou planning, penser démarche qualité, satisfaction client, formation, être en adéquation avec les besoins spécifiques (documentation, références…). Source: Valéry MERMINOD, cours SI, Skema Executive Business School 09/12/2011 6
  • 7. REDACTION DU CAHIER DES CHARGES… Le Cahier des Charges se compose principalement de trois parties: Le Cahier des Charges Administratif (CCA) : objet de la consultation, type de contrats, pénalités, prix et garanties. Le Cahier des Charges Technique (CCT) : but du projet, spécifications (applicatifs, interfaces, réseaux, systèmes…), lots par fonction et sites, conditions d’exploitation, critères de jugement des appels d’offres et plan de réponses. Le Cahier des Charges de Réalisation (CCR) : méthode à suivre par le fournisseur, maitrise d’œuvre, définition du rôle des acteurs, calendrier de fourniture de chaque lot, … Source: Valéry MERMINOD, cours SI, Skema Executive Business School 09/12/2011 7
  • 8. DEFINITION DES CRITERES DE SELECTION… Une grille de synthèse d’évaluation devra permettre de positionner les offres entre elles (doit être préparée avant le début de la sélection). Elle prendra en compte chaque offre dans son ensemble et ce, d’un point de vue : Fonctionnel Technique (hardware, software…), Opérationnel (formation, maintenance…), Financier (prix). Des renseignements supplémentaires sur les points flous pourront être demandés. Cette demande devra si possible être coordonnée afin que chaque prestataire informatique ait le même niveau d’information. Puis, une short list (au minimum 3 prestataires) sera produite et validée par le client. 09/12/2011 8
  • 9. Ensuite, un audit des prestataires informatiques sélectionnés (short list) devra être organisé sur une à deux SELECTION DES OFFRES… journées. Une visite sur site peut être envisagée. 09/12/2011 9
  • 10. Faire un comparatif entre les coûts: d’achat, du mode SaaS ou de développement. BILAN ECONOMIQUE… Estimer les coûts de mise en place de la solution ou du service TIC, en terme de : Charge de travail de l’équipe projet Coûts de formation Coûts cachés… Au-delà des coûts d’acquisition, estimer les coûts de fonctionnement ou plus précisément le Total Cost Ownership (TCO), pour cela : définir les besoins en personnel, définir les besoins en équipement. Puis, analyser l’impact de la nouvelle solution ou du service TIC sur le fonctionnement de l’entreprise. 09/12/2011 11
  • 11. Le processus de choix d’un prestataire informatique ne s’improvise pas. Il répond à des règles strictes dont le but est de contractualiser entre les deux parties concernées (prestataire/client). L’objectif est d’éviter des risques de conflits futurs ! CONCLUSION… Pour cela, il fait appel à des études ou des outils : Etude d’opportunité et de faisabilité Définition des besoins : Critères fonctionnels Critères techniques Cahier des charges Grille de conformité Grille d’analyse : Synthèse fonctionnelle Synthèse technique Il est à noter que la formation et l’impact de la nouvelle solution ou du service TIC sur le fonctionnement de l’entreprise est à prévoir dès le début du projet. 09/12/2011 12
  • 12. Réussir un projet système d’information en PME : l’enjeu des conditions de travail - réseau EDITIONS anact BIBLIOGRAPHIE… Cours S.I. - Valéry MERMINOD, Skema Executive Business School 09/12/2011 13