2. Conception
détaillée
L’objectif est de choisir le prestataire informatique qui
informatique
réalisera et(ou) mettra en place la solution ou le
service TIC. Au-delà de la prestation, on parlera de
partenariat prestataire/client.
Effectivement, le but est de contractualiser avec un
RAPPEL…
Dossier
de
conception
prestataire informatique qui aura les moyens de répondre
détaillée réellement à la demande et d’éviter ainsi des risques de
conflits futurs !
Acteurs impliqués
à ce niveau :
- Chef de projet
- Prestataire potentiel
- Consultant
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3. PROCESUS DE CHOIX…
Etude d’opportunité et de faisabilité
(justification de la nécessité de changement)
Rédaction du cahier des charges
(fonctionnel et technique)
Sélection des offres (short list)
Évaluation (détaillée) des offres
Bilan économique Validation du
client
Approbation par la direction, MOA…
Source: Valéry MERMINOD, cours SI, Skema Executive Business School
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4. ETUDE D’OPPORTUNITE ET DE FAISABILITE…
Etude d’opportunité
Au regard d’un besoin identifié, l’étude d’opportunité permet de préciser
la pertinence du projet par rapport aux objectifs de l’entreprise
(augmentation du CA, amélioration de la qualité…).
Cette étape d’avant projet consiste à définir le périmètre du projet et
la cible des utilisateurs finaux et donc, les objectifs.
Etude de faisabilité
L’étude de faisabilité vise à analyser la faisabilité économique,
organisationnelle, sociale et technique du projet.
Cette étape permet d’estimer les ressources humaines et
financières, les délais de réalisation et les éventuels ROI.
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5. REDACTION DU CAHIER DES CHARGES…
La rédaction du cahier des charges permet de formaliser les
besoins fonctionnels et techniques en vue de faire appel à la
maîtrise d’œuvre (MOE) chargée de mettre en place la solution ou le
service TIC.
Pour cela, on doit faire une revue de l’existant :
définir les personnes à interviewer,
préparer et conduire les entretiens,
évaluer le système présent.
Remarque: Il faudra veiller à être le plus précis possible sur les besoins
fonctionnels mais aussi sur l’environnement de l’entreprise (métier,
activités, place du projet TIC, etc.), sans oublier d’étudier l’impact du
projet sur les structures de l’entreprise !
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6. REDACTION DU CAHIER DES CHARGES…
Aide à la rédaction du CdC :
Formaliser les besoins fonctionnels :
établir les fonctions du nouveau système,
préparer une ébauche du modèle de données.
Formaliser les besoins techniques :
étudier les besoins liés à l’architecture et à la sécurité,
penser à l’ergonomie (interface utilisateurs),
préciser de manière définitive l’environnement technique.
Formaliser les besoins opérationnels :
étudier les contraintes liées au délai et/ou planning,
penser démarche qualité, satisfaction client, formation,
être en adéquation avec les besoins spécifiques (documentation,
références…).
Source: Valéry MERMINOD, cours SI, Skema Executive Business School
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7. REDACTION DU CAHIER DES CHARGES…
Le Cahier des Charges se compose principalement de trois parties:
Le Cahier des Charges Administratif (CCA) :
objet de la consultation,
type de contrats,
pénalités,
prix et garanties.
Le Cahier des Charges Technique (CCT) :
but du projet,
spécifications (applicatifs, interfaces, réseaux, systèmes…),
lots par fonction et sites,
conditions d’exploitation,
critères de jugement des appels d’offres et plan de réponses.
Le Cahier des Charges de Réalisation (CCR) :
méthode à suivre par le fournisseur,
maitrise d’œuvre,
définition du rôle des acteurs,
calendrier de fourniture de chaque lot,
… Source: Valéry MERMINOD, cours SI, Skema Executive Business School
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8. DEFINITION DES CRITERES DE SELECTION…
Une grille de synthèse d’évaluation devra permettre de
positionner les offres entre elles (doit être préparée avant le début de la
sélection).
Elle prendra en compte chaque offre dans son ensemble et ce, d’un
point de vue :
Fonctionnel
Technique (hardware, software…),
Opérationnel (formation, maintenance…),
Financier (prix).
Des renseignements supplémentaires sur les points flous pourront être
demandés. Cette demande devra si possible être coordonnée afin que
chaque prestataire informatique ait le même niveau d’information.
Puis, une short list (au minimum 3 prestataires) sera produite et
validée par le client.
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9. Ensuite, un audit des prestataires informatiques
sélectionnés (short list) devra être organisé sur une à deux
SELECTION DES OFFRES…
journées. Une visite sur site peut être envisagée.
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10. Faire un comparatif entre les coûts: d’achat, du mode SaaS ou de
développement.
BILAN ECONOMIQUE…
Estimer les coûts de mise en place de la solution ou du service TIC,
en terme de :
Charge de travail de l’équipe projet
Coûts de formation
Coûts cachés…
Au-delà des coûts d’acquisition, estimer les coûts de
fonctionnement ou plus précisément le Total Cost Ownership
(TCO), pour cela :
définir les besoins en personnel,
définir les besoins en équipement.
Puis, analyser l’impact de la nouvelle solution ou du service TIC
sur le fonctionnement de l’entreprise.
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11. Le processus de choix d’un prestataire informatique ne s’improvise
pas. Il répond à des règles strictes dont le but est de contractualiser
entre les deux parties concernées (prestataire/client).
L’objectif est d’éviter des risques de conflits futurs !
CONCLUSION…
Pour cela, il fait appel à des études ou des outils :
Etude d’opportunité et de faisabilité
Définition des besoins :
Critères fonctionnels
Critères techniques
Cahier des charges
Grille de conformité
Grille d’analyse :
Synthèse fonctionnelle
Synthèse technique
Il est à noter que la formation et l’impact de la nouvelle solution ou
du service TIC sur le fonctionnement de l’entreprise est à prévoir
dès le début du projet.
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12. Réussir un projet système d’information en PME : l’enjeu
des conditions de travail - réseau EDITIONS anact
BIBLIOGRAPHIE…
Cours S.I. - Valéry MERMINOD, Skema Executive Business School
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