Le document présente un retour d'expérience sur l'application Livedoc au sein du groupe Orange, soulignant sa gestion des documents et des métadonnées au service des activités commerciales et réglementaires. Il décrit la structuration des exigences multiples, telles que la traçabilité et la personnalisation des métadonnées, ainsi qu'un modèle de données mutualisé pour une gouvernance efficace de l'information. La conclusion évoque la collaboration entre divers métiers et l'importance d'un modèle commun pour l'archivage électronique.

1. 1 Diffusion libre
Orange
Métadonnées : Retour
d’expérience sur
l’application LIVEDOC
Agnès Ripoll – Ghys, Chef de projet Maîtrise d’ouvrage GED,
Direction Gestion et conservation de l’Information
2 octobre 2015

2. 2 Diffusion libre
Plan
1. LIVEDOC, GED du Groupe Orange
2. Une structuration autour d’exigences multiples
3. Un modèle de données mutualisé pour une
gouvernance de l’information
4. Conclusion
5. Questions / Réponses

3. 3 Diffusion libre
1. LIVEDOC, GED du Groupe Orange

4. 4 Diffusion libre
1. LIVEDOC, GED du Groupe Orange
- Documentum
- XCP

5. 5 Diffusion libre
1. LIVEDOC, GED du Groupe Orange
- Quelques chiffres…
• 130 millions de documents
• 38 To de données
• 33 bases au service des activités commerciales, règlementaires,
d’innovation, et techniques.
- Une GED conforme aux politiques de Records Management
& d’archivage et de sécurité Groupe
- Une GED sponsorisée par un membre du Comité Exécutif,
le secrétaire Général

6. 6 Diffusion libre
2. Une structuration autour d’exigences
multiples

7. 7 Diffusion libre
2. Une structuration autour d’exigences multiples
- traçabilité
créateur, modificateur(s),
valideur(s)
- horodatage
actions sur les
armoires/dossiers/documents
Exigences légales
(fourniture de preuves,
responsabilité de l’entreprise)
Ces métadonnées sont alimentées par le logiciel et ne sont pas modifiables

8. 8 Diffusion libre
2. Une structuration autour d’exigences multiples
- cycle de vie
Etat du document
Brouillon> Vérifié> Approuvé
- contextualisation
Libellé des métadonnées personnalisable en
fonction
de l’activité
- préparation à l’archivage
Finalisation (fige le contenu et les métadonnées)
Durée d’utilité sur les dossiers
Recommandations
(Moreq1 et 2) et
Exigences
normatives
(ISO 15489, ISO
30300…)

9. 9 Diffusion libre
2. Une structuration autour d’exigences multiples
- publication/dé-publication
gestion des délégations
- identification des preuves SOX
- niveau de confidentialité / ACL
Exigences
métiers
(certifications
ISO 9001,
sécurité de
l’information)

10. 10 Diffusion libre
2. Une structuration autour d’exigences
multiples
-10 métadonnées personnalisables
applicables aux Armoires
• ft_date_x
• ft_texte_x
- 25 métadonnées personnalisables
applicables aux Dossiers
• ft_mono_x
• ft_mono_lie_x
• ft_multi_x
• ft_date_x
• ft_texte_x
Exigences métiers
(automatisation des
processus,
ergonomie,
contextualisation)

11. 11 Diffusion libre
2. Une structuration autour d’exigences
multiples
- 25 métadonnées
personnalisables applicables
aux Dossiers, reportées sur les
Documents
• ft_mono_rep_x
• ft_mono_lie_rep_x
• ft_multi_rep_x
• ft_date_rep_x
• ft_texte_rep_x
Exigences métiers
(automatisation des
processus,
ergonomie,
contextualisation)

12. 12 Diffusion libre
2. Une structuration autour d’exigences
multiples
- 44 métadonnées personnalisables
applicables aux Documents (hors
métadonnées héritées des Dossiers)
• ft_boolean_x
• ft_date_x
• ft_mono_x
• ft_mono_lie_x
• ft_multi_x
• ft_texte_x
Exigences métiers
(automatisation des
processus,
ergonomie,
contextualisation)

13. 13 Diffusion libre
2. Une structuration autour d’exigences
multiples
- multilinguisme
(Français / Anglais)
traduction des métadonnées et des
valeurs selon la langue définie dans
le navigateur de l’utilisateur
Outil Groupe
(utilisation
internationale)

14. 14 Diffusion libre
3. Un modèle de données mutualisé pour
une gouvernance de l’information

15. 15 Diffusion libre
3. Un modèle de données mutualisé pour une
gouvernance de l’information
- socle commun
tous les référentiels LIVEDOC sont basés sur le même
modèle de données
- métadonnées imposées
métadonnées d’identification des contenus, de traçabilité,
métadonnées de sécurité

16. 16 Diffusion libre
3. Un modèle de données mutualisé pour une
gouvernance de l’information
Métadonnées imposées sur les armoires et les dossiers
(identification / sécurité)
-Titre
- Structure organisationnelle
Groupe d’utilisateurs disposant de droits d’accès aux contenus hébergés dans
une armoire ou un dossier
- Droit anonyme
Possibilité pour les personnes non habilitées d’accéder aux contenus publiés

17. 17 Diffusion libre
3. Un modèle de données mutualisé pour une
gouvernance de l’information
Métadonnées imposées sur les armoires et les dossiers
(traçabilité des acteurs et actions)
- Créé par
-Créé le
- Modifié par
- Modifié le

18. 18 Diffusion libre
3. Un modèle de données mutualisé pour une
gouvernance de l’information
Métadonnées imposées sur les dossiers
(préparation à l’archivage)
- Durée d’utilité
Définie par défaut et modifiable selon le profil de l’utilisateur
- Date de fin d’utilité
Calculée en fonction de la durée d’utilité

19. 19 Diffusion libre
3. Un modèle de données mutualisé pour une
gouvernance de l’information
Métadonnées imposées sur les documents
(modifiables par l’utilisateur selon les droits/actions réalisées)
- Titre
- Type de document
- Etat
Brouillon < Vérifié < Approuvé <
Finalisé
- Niveau de confidentialité
- Publication
- Version

20. 20 Diffusion libre
3. Un modèle de données mutualisé pour une
gouvernance de l’information
Métadonnées imposées renseignées par le logiciel
(identification du document/ sécurité)
- ID du document
- Format
- ACL

21. 21 Diffusion libre
3. Un modèle de données mutualisé pour une
gouvernance de l’information
Métadonnées imposées renseignées par le logiciel
(traçabilité des acteurs et actions)
-Créé par
-Créé le
- Modifié par
- Modifié le
-Vérifié par
-Vérifié le
-Approuvé par
-Approuvé le

22. 22 Diffusion libre
3. Un modèle de données mutualisé pour une
gouvernance de l’information
Métadonnées imposées renseignées par le logiciel
(traçabilité des acteurs et actions)
- Publié par
- Publié le
- Dépublié par
- Dépublié le
-Finalisé par
- Finalisé le
- Dé-finalisé par
- Dé-finalisé le

23. 23 Diffusion libre
3. Un modèle de données mutualisé pour une
gouvernance de l’information
Métadonnées imposées renseignées par le logiciel
(traçabilité des modifications en cours)
- Retiré par
- Retiré le
- Consigné le

24. 24 Diffusion libre
4. Conclusion

25. 25 Diffusion libre
4. Conclusion
- Un modèle construit en collaboration avec divers métiers
(professionnels de l’information, juristes, responsables
sécurité…)
- Base commune pour les métiers du Groupe et tremplin
pour l’archivage électronique
- Chantier en cours : un modèle pour fédérer les outils de
gestion de l’information dans le Groupe ?

26. 26 Diffusion libre
5. Questions / Réponses

27. 27 Diffusion libre
Merci