Modèle d'organigramme et fonctionnement des approvisionnement et la gestion des stocks. Principes d'indépendance, attribution du service achat, planification des achats, exécution des achats, évaluation des achats, choix des fournisseurs, exécution du choix du fournisseur, recensement des besoins de l'entreprise, analyse des besoins, établissement du budget achat.

1. Modèle d’organigramme de la Direction des
Approvisionnements et de gestion des stocks
Direction Approvisionnements &
Gestion des stocks
ServiceAchats
Service Gestion
des Stocks
Service
Comptabilité
Matières
Service
Contrôle des
factures

2. Le respect du principe d’indépendance
1.Le Service des achats doit être indépendant du Service
chargé de la gestion (détention) des stocks
2.Le Service chargé de la gestion (détention) des stocks
doit être indépendant du Service chargé de la comptabilité
matière.
3.Sauf cas dument justifié, le Service chargé de la gestion
(détention) des stocks doit suivre uniquement les quantités
entrées et sorties.

3. Le respect du principe d’indépendance
4.Sauf cas dument justifié, le Service chargé de la gestion
(détention) des stocks ne doit pas connaître au préalable les
quantités à recevoir des fournisseurs.
5.Sauf cas dument justifié, le Service chargé de la gestion
(détention) des stocks ne doit pas détenir des fiches de
stocks ni manuelles ni informatisées, car ces fiches doivent
être le Monopole du Service chargé de la Comptabilité
Matières.

4. Attributions du service « Achats »
- Recensement des
besoins
-Analyse des
besoins
-Etablissement
des budgets d’ap-
provisionnement
- Choix des
fournisseurs
-Conclusion des
contrats
- Suivi du budget
des achats
- La notation des
fournisseurs
-Le contrôle
Qualité

5. Le choix des fournisseurs
La procédure à engager : Appel d’offres, Consultation
ou Achat Direct
La prédéfinition des critères de sélection
L’exécution du choix du fournisseur

6. Le choix des fournisseurs : La procédure à engager
Procédure type: Appel d’offres
Exceptions :
- Achats spécifiques :  Fournisseurs exclusifs
- Achats auprès des sociétés du Groupe  Fournisseurs prédéfinis
- Montant de l’achat  Consultation ou Achat Direct
- Si la population des fournisseurs est listée (architectes, experts, etc.)
 Procéder à une consultation de toute la population listée.
-Fournisseur Stratégique (Risque significatif de détérioration de la
qualité des produits ou services de la société en cas de changement
non réfléchi du fournisseur)  Achat Direct

7. L’exécution du choix du fournisseur
La centralisation des offres
L’établissement du Tableau Comparatif des Offres
Le choix définitif

8. Le recensement des besoins
1. Le recensement des besoins se fait en se basant sur :
-Les achats de l’année précédente ;
-Les besoins prévisionnels des Unités de Production
compte tenu des prévisions de production.
2.Les besoins en quantité et en qualité doivent être
matérialisés par écrit et signés par les différentes unités
consommatrices de la société.

9. L’analyse des besoins
L’analyse des besoins a deux vocations : Interne & Externe.
L’analyse des besoins à vocation interne :
Elle a pour but de :
-Regrouper les demandes (ou besoins) d’achat de même
nature afin qu’elles forment un Lot ou ensemble de Lots
homogènes ;
-Détecter les demandes (ou besoins) d’achat doublement
exprimées par deux Unités différentes relevant de la société.

10. L’analyse des besoins
L’analyse des besoins a deux vocations : Interne & Externe.
L’analyse des besoins à vocation externe :
Elle a pour but de :
-Identifier les achats spécifiques devant suivre des
procédures particulières d’approvisionnement ;
-Identifier les fournisseurs exclusifs auprès desquels la
société doit s’approvisionner.

11. L’établissement des budgets des achats
Budget Total des achats de
l’année N-1
Budget des achats de
l’année N
Variation
Budget B1
Budget B2
Budget B3
Totaux
Le Tableau Récapitulatif des budgets divisionnaires
Budget En % du Chiffre
d’affaires de l’annéeN-1
En % du Chiffre
d’affaires de l’année N
Variation
Budget B1
Budget B2
Budget B3
Totaux

12. L’établissement des budgets des achats
Le Tableau Détaillé d’un budget divisionnaire
Désignation Quantité achetée en
N-1
Quantité à acheter en
N
Variation
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Famille
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