Le document présente e-scm, une solution de gestion de la chaîne d'approvisionnement qui optimise le suivi des commandes et la coordination des productions délocalisées. Elle permet de centraliser les informations, d'améliorer la traçabilité et de gérer efficacement les exceptions tout en offrant une interface intuitive pour les utilisateurs. La solution, proposée par Belharra, vise à générer des économies et à améliorer la satisfaction client grâce à une meilleure gestion des approvisionnements.

1. Extranet pour le suivi et la coordination du cycle d’approvisionnement des productions délocalisées Une solution de Supply Chain Management pour le suivi des ordres d’achat tout au long du cycle de production, jusqu’à la réception des marchandises. www.e-SCM.eu

2. Qui sommes nous ? www.belharra.fr BELHARRA sas, c’est avant tout une équipe de 25 personnes développant des logiciels et du service professionnel. Les solutions Web que nous développons aident nos clients dans leurs relations avec leurs fournisseurs, partenaires, clients et collaborateurs mobiles. BELHARRA est une des plus grandes vagues d’Europe récemment découverte et surfée par les meilleurs mondiaux de la discipline. Leur succès est avant tout le succès d’une équipe porté par la passion et l’engagement de chacun. Nous avons choisi cette image pour illustrer notre capacité à conduire ensemble des projets. Elle traduit l'énergie, la dynamique et l'engagement fort de nos équipes mobilisées sur un objectif commun. Nous avons une solide expérience des projets de cette nature. Les NTIC permettent de travailler différemment, plus rapidement, plus efficacement et en relation étroite avec les fournisseurs et clients. Parmi nos clients :

3. Les enjeux du Projet Centralisation et partage des informations Saisie à la source des données de traçabilité « Matière » Simplification du suivi et des échanges d’informations Base de données uniques et référentiel documentaires commun Harmonisation des processus d’Assurance Qualité Contrôle des filières d’approvisionnement Règles de fonctionnement communes et administrées en central Génération des documents étiquettes et Packing List sur un format unique Pilotage consolidé des plannings de réception en entrepôt Gestion des alertes et des exceptions Anticipation des plannings de préparation et d’expédition octobre 2008

4. Exemple d’écrans e-SCM Une application Web – Une ergonomie intuitive

5. Les 3 axes forts e-SCM e-SCM facilite la coordination des acteurs (internes et externes) et des évènements tout au long du cycle d’approvisionnement Supervision de plusieurs processus interdépendants. Gestion des Achats, suivi de production chez les fournisseurs, Suivi du transport et des réceptions en entrepôt Amélioration de la qualité des informations : Dates de livraison, délais de production, partage des dossiers techniques de fabrication, préparation des expéditions, etc ... e-SCM fonctionne en mode “gestion des exceptions” Identifier les anomalies au plus tôt pour réagir très vite Informer ou solliciter le ou les acteurs opérationnels directement concernés Contrôler les évènements et le suivi de l’activité Réagir aussi vite que possible et limiter l’impact des changements Traçabilité systématique des évènements et historisation des informations Tout changement sur une commande ou un dossier technique est signifié aux acteurs concernés e-SCM est une solution « non-intrusive » Pas de double gestion des données entre l’e-SCM et le système ERP Processus d’échanges de données normalisés et automatisé

6. Une solution performante Un processus transversal Une solution technique non intrusive

7. Une solution innovante : www.e-scm.eu Un processus transversal pour le suivi des approvisionnements

8. Synoptique du processus e-SCM Saisie et/ou Import des commandes : (qtés, dates de livraison, consignes particulières) Suivi des statuts de commandes Suivi des demandes de changement Partage des informations, documents ou des fichiers Suivi et pilotage consolidé des opérations et des échanges

9. Synoptique du processus e-SCM Constitution des dossiers techniques Prévisions de fabrication des fournisseurs Gestion des changements (délais, quantité, qualité) Suivi des plannings de fabrication

10. Synoptique du processus e-SCM Réception des dossiers techniques Mise à jour des statuts de fabrication et des plannings de fabrication Validation des Packing List et génération des étiquettes « colis » Préparation du booking d’expédition

11. Synoptique du processus e-SCM Planning d’expédition Consolidation des envois Prévisions de livraison Préparation documents douaniers Suivi des transports

12. Synoptique du processus e-SCM Planification des réceptions Gestion de la capacité de stockage Suivi des livraisons/expéditions Contrôle de qualité

13. Import / Export des données Suivi du process à travers des jalons

14. Un projet e-SCM générateur de vraie Valeur ajoutée

15. Mieux acheter pour Mieux vendre Ajuster les commandes fournisseurs au plus proche du carnet de commandes Interagir sur les quantités prévues en fabrication en fonction des variations des prévisions de ventes Limiter les quantités de produits invendus en gestion de stock Eviter la perte de ventes par manque de marchandise produite Améliorer la satisfaction client en optimisant la gestion des approvisionnements Informer en permanence le service commercial sur l’avancement des fabrications et des plannings de livraison Identifier l’impact de modifications et en avertir les clients au plus tôt Limiter les retours de marchandises liés à des non-conformités ou des délais non-tenus Fiabiliser les délais de livraison aux clients Ajuster les dates de livraison des fournisseurs en fonction des planning attendus par les clients Faciliter les livraisons directes chez les clients Développer le principe du Cross Docking ou de la préparation au colis Optimiser le suivi et le contrôle des fabrications avant la réception en entrepôt Etre informé des origines et des conditions de fabrication (fournisseurs et sous-traitants) Localiser les usines de fabrication dès la prise en compte par le fournisseur Rattacher les certificats de contrôle qualité à la commande d’achat

16. Limiter les coûts de gestion d’entrepôt Améliorer la productivité de l’équipe « entrepôt » Accélérer la réception des colis grâce aux étiquettes normalisées Valider au plus tôt les informations de la Packing List et les étiquettes « colis » associées L’indication du poids sur les étiquettes permet l’identification aisée des colis non conformes. Dès validation de la Packing List par le fournisseur, les données sont intégrées au système de gestion Proposer un pré-packaging ou préparation au colis pour accélérer la préparation des commandes à expédier Les données de poids des SKU permettent également un contrôle de poids avant l'expédition aux clients Optimiser la capacité de stockage de l’entrepôt Moduler les réceptions « fournisseur » avec le planning des expéditions « Client » Améliorer les rotations des entrées en réception et des expéditions en Entrepôt Limiter les coûts supplémentaires liés aux stockages externes par anticipation des pics de réception de marchandises Animer des rétentions de marchandises durant l’acheminement Réduire les coûts de personnel additionnel Lisser le plan de charge en planifiant et en maîtrisant le planning des réceptions Moduler les réceptions selon la capacité optimale d’absorption par le personnel de l’entrepôt.

17. Limiter les coûts de transport Réduire les coûts de transport Par une meilleure connaissance des délais de production chez les fournisseurs et des quantités disponibles pour expédition Choisir l’affrètement au meilleur rapport qualité/prix chez le transporteur/transitaire Optimiser le remplissage des containers, des camions (Notion de booking) Faciliter la constitution et la circulation des documents contractuels Publication via e-SCM des informations nécessaires à la circulation des marchandises Bill of lading, packing list, LTA (lettre transport aérien), factures fournisseurs, etc Limiter la perte de temps et les coûts induits par la non-présentation des documents douaniers Optimiser la chaîne d’approvisionnement en fonction des besoins et des capacités de l’entrepôt Informés des planning de production, les transporteurs peuvent optimiser les tournées d’enlèvements Mise à disposition des informations de « Booking » renseignées par les fournisseurs ou les acheteurs en fonction des priorités Possibilité de demander des livraisons partielles aux fournisseurs si nécessaire Pour répondre à des besoins « Client » plus urgents

18. Justification du ROI pour nos clients L’optimisation des approvisionnements génère des réductions de coût logistique et induit une meilleure qualité industrielle Pour une société réalisant de 40 à 50 M€ de CA, un projet e-SCM peut générer 100 à 140 K€/an d’économies directes L’alignement des approvisionnements et du carnet de commandes réel favorise une croissance des ventes 15% de réduction de 10.000 m2 de surface entrepôt représentent un budget de 50k à 60k €/ an Un M2 de surface de stockage entrepôt coûte 40€/ an Pour une équipe Entrepôt de 20 personnes, un gain de 5% de productivité représente 18 à 20K€/ an Le coût moyen d’un salaire chargé en entrepôt est d’environ 18.000 €/ an L’anticipation des approvisionnements et de la charge de travail permet d’optimiser les équipes « entrepôt ». 5% de réduction des effectifs génèrent de 15 à 20K€ d’économie/ an. 40% de la masse salariale globale peuvent être affectés à l’intérim (économie sur la base de 750K€) L’optimisation de la capacité de l’entrepôt limite le recours à des surfaces additionnelles chez des tiers. L’économie de stockage de 350 palettes sur 2 saisons pendant 3 mois /an représente 20 à 25 K€/an. Coût de stockage d’une palette : 5 € /mois + 1,5 € pour I/O + 3 € de transport L’optimisation du remplissage des containers peut faire économiser de 7 à 10 containers par an, soit 15 à 20 K€/an Un container coûte environ 2.200€/an

19. e-SCM : a Software as a Service (SaaS)

20. Une solution facturable à l’utilisation Faibles coûts d’implémentation et faible investissement e-SCM est tarifé en fonction du volume de votre activité Supply Chain Fonctionnement en mode SoftWare as a Service « e-SCM » est une solution non intrusive Synchronisation des données avec votre PGI (ERP), pas de redondance de gestion. Une méthodologie adaptée pour accélérer la mise en oeuvre Une étude d’implémentation définit le cadre du projet e-SCM Définition des spécifications fonctionnelles Administration des profils d'utilisateurs et des autorisations d'accès, intégration des éléments de la charte graphique Identification des différents statuts de Purchase Orders et des règles du management par exception. Evaluation des impacts techniques Identifier les fichiers de données concernés et les bibliothèques de documents techniques à télécharger Validation des flux d’alimentation des données. Définition de l’architecture réseau pour l’hébergement Déterminer le périmètre global du projet et la feuille de route du projet e-SCM Evaluer les besoins techniques et les moyens nécessaires à la mise en œuvre et au déploiement Les priorités dans les lignes de produits à déployer. Les utilisateurs Clés, le fournisseur et le transporteur/transitaire pilote du projet.

21. Le coût “Software as a Service” (SaaS) inclut : Le consulting et les services d’assistance pour : Configuration et paramétrage L’implémentation d’un projet pilote Le déploiement fonctionnel de e-SCM La formation et le support des utilisateurs clés et de l’administrateur e-SCM Une assistance pendant la période de tests et le déploiement L’accès à l’intranet BELHARRA pour la traçabilité sur la gestion des incidents Support technique 2 ème niveau ( 5/7 jours, 9 à 18 heures en heure française) Les mises à jour correctives. Au titre de la maintenance applicative Les demandes additionnelles et spécifiques ne sont pas couvertes Le coût d’hébergement n’est pas inclus La solution technique d’hébergement est fonction des volumes et de l’activité traitée L’hébergement peut être externalisé ou non chez un opérateur Une solution facturable à l’utilisation

22. Présentation des fonctions principales (images écran e-SCM)

23. Une solution innovante : www.e-scm.eu Un processus transversal pour le suivi des approvisionnements

24. Authentification Gestion des droits et habilitations : chaque utilisateur contrôle ses propres données

25. Exception Management Chaque acteur peut visualiser, en fonction de son profil, toutes les anomalies, changements, retards sur lesquels il doit se concentrer Il accède en un clic aux dossiers sur lesquels il doit se concentrer et mettre en place un plan d’action ciblé.

26. Suivi de fabrication A tout moment les ordres d’achat peuvent être consultés selon leur statut. L’acheteur peut visualiser tous les évènements ou informations de l’Ordre d’Achat sélectionné . Le fournisseur sélectionne les Ordres d’Achat par statut pour organiser et contrôler sa charge de travail. Le transporteur planifie et optimise ses expéditions en ayant connaissance des sorties des différentes usines de production

27. Consignes et Documents techniques Le fournisseur accède en temps réel aux dossiers techniques et aux consignes particulières relatives à sa commande. Il est informé via le tableau de bord de « Gestion des Exceptions » de tous changements afin d’adapter sa fabrication.

28. Validation des PO par le Fournisseur Durant le cycle de fabrication, le Fournisseur confirme ou actualise les quantités d’articles (SKU), les dates ou les statuts de l’encours de production. Les acheteurs sont informés de tous les changements afin d’évaluer et d’anticiper les impacts avec les équipes de ventes.

29. Données Produits & Logistiques À la fin de la production, le fournisseur valide les données de poids et de conditionnement à la SKU. Ces informations permettent de générer la Packing List et les étiquettes colis pour un contrôle de conformité plus rapide en entrepôt. Le fournisseur dispose directement des données au format Excel pour générer les étiquettes à coudre sur les articles avec les éléments définis par le donneur d’ordre et les codes-barres associés.

30. Validation des Packing List La Packing List générée automatiquement selon des règles définies au modèle, peut être ajustée par le fournisseur . Si le conditionnement n’est pas valide (écart sur les quantités), la Packing en erreur est soumise à l’acheteur pour acceptation. e-SCM génère les étiquettes « Colis » et la Packing List avec les informations appropriées au format défini.

31. Format de Packing List Les Packing Lists et les étiquettes sont générées sous un format unique pour tous les Fournisseurs et les informations sont directement intégrées au système de gestion d’entrepôt. Le fournisseur peut regrouper plusieurs packing lists pour optimiser un lot d’expédition. Les transitaires sont avertis pour enlèvement de la marchandise. Le fournisseur peut exporter les données de la Packing List pour établir sa facturation.

32. Les étiquettes « Colis » sont normalisées pour tous les fournisseurs afin d’en faciliter la lecture en réception (contrôle de qualité, contrôle de la livraison, inventaire courant,…). Des formats particuliers, définis selon les exigences de certains clients, peuvent être associés aux Ordres d’Achat. Format de l’ étiquette colis Toutes les informations nécessaires pour constituer le dossier des formalités douanières sont disponibles.

33. Format de l’étiquette colis Adresse de livraison Date d'édition de l'étiquette Numéro unique de Colis 109114108224020009 109114108224 020 009 NON STANDARD QUANTITY 20/09/2007 STANDARD BOX : 600x400x400 POIDS: 11,320 Kg BASWP-110 T36 SURFWEAR MEN HOOD RIB ZIP GREY 2105816107009 4108 224 P/O: BELHARRA 4108224 Nbre de colis total : 33 BA N° Supplier : 10191 FROM : ALEC Technopole IZARBEL 64210 Bidart France BELHARRA sas Espace entreprises du Makila 1 chemin de l'aviation 64200 BASSUSSARRY FRANCE TO: Code Barre EAN Produit Poids Colis Code à barre du N° colis N° de P/O Code Article Libellé Article N° de Fournisseur Adresse Fournisseur Code Barre N°P/O Première et dernière lettre du Destinataire afin de faciliter le regroupage et Dégroupage des containers Nom du Destinataire Nbre de Colis du PO BAGWP-112 T38 SURFWEAR MEN HOOD RIB ZIP GREY 2105816107008

34. Principes d’échanges de données

35. Import / Export des données tout au long du processus Suivi du process à travers des jalons

36. Import / Export des données tout au long du processus

37. Export des P/O Mise en place d’un automate pour alimenter l’ERP avec les données mises à jour périodiquement Echanges de données

38. Echanges de données Echange de données avec les Transitaires Suivi et tracking des marchandises sous le contrôle du transitaire Interface de saisie de données par le Transitaire Echange de données automatisé par FTP ou WebServices

39. Présentation des modules fonctionnels

40. Module de PRISE DE COMMANDES Le module « Saisie de Commande » permet d’enregistrer les commandes d’achat selon des règles définies par « fenêtres d’achat ». En complément de l’interface de saisie Web, une interface e-SCM permet d’importer automatiquement les données validées dans l’ERP. L’ensemble des lignes est consolidé selon les règles d’achat fixées avec les fournisseurs avant d’être transmises sous forme de P/O. Le module « Suivi de commandes » permet de contrôler et de suivre les commandes. L’utilisateur visualise l’en-cours de production de ses commandes et le statut des livraisons. Ces informations sont mises à jour par les fournisseurs, transporteurs et transitaires. Bénéfices: Point d’accès unique pour tous les acteurs du process, où qu’ils soient dans le monde. Il évite les transferts d’Excel par mail, les informations perdues ou transmises trop tard.

41. Module de CONSOLIDATION Ce Module permet aux Acheteur de consolider des commandes pour établir un Ordre d’Achat global conforme aux conditions négociées avec le fournisseur. (par exemple les minima de quantité par modèle et par modèle / couleur, les prix, les dates.) La consolidation de toutes les commandes d'achat enregistrées, pour une fenêtre d'achat donnée, et consacrées à un produit donné permet d’anticiper les contraintes de production des fournisseurs. Si les conditions ne sont pas atteintes pour un modèle donné, l’acheteur soumet des demandes de changement aux clients intéressés afin de leur demander d'augmenter leur quantité commandée ou peut renégocier les conditions tarifaires. Bénéfices: Permet de revoir avec les clients ou services commerciaux les commandes pour les adaptées en fonction des conditions Fournisseurs. Les échanges avec sont plus fluides, améliorées par l’utilisation du workflow pour la gestion des changements. La traçabilité est assurée par l’historisation de tous les évènements.

42. Module APPROBATION FOURNISSEURS Les PO consolidés sous soumis à l’approbation des fournisseurs. Ils valident leurs caractéristiques telles que le prix FOB, la date de livraison demandée, la quantité commandée et le dossier technique. Si certaines caractéristiques ne sont pas conformes, par exemple le prix INCOTERM (FOB) ou les quantités, le fournisseur demande à l’acheteur de les modifier. L’acheteur suit les demandes de modification du fournisseur ou peut proposer d’actualiser ces P/O en fonction de l’évolution de son carnet de commandes Bénéfices: Le suivi des ordres d'achat en attente est plus précis puisque les utilisateurs sont informés des écarts entre les commandes et les prévisions (quantités fabriquées, planning de livraison). Des relations plus étroites entre l'acheteur et le fournisseur permettent d’éviter des réclamations ultérieures sur des décalages, changements de quantité, non-conformités de la production.

43. Module PRODUCTION Le but de ce module est d'améliorer le suivi des PO entre les différents acteurs : acheteurs, fournisseurs, expéditeurs de fret et logisticiens. L’ acheteur identifie au plus tôt les différences entre les prévisions d’achat et les quantités réelles de production, entre le planning de livraison et les livraisons programmées par le fournisseur. Quand la fabrication est terminée, e-SCM génère les packing lists et les étiquettes « colis ». Ces informations sont alors disponibles pour être injectées dans l’ ERP et le WMS ou exportées par le Fournisseur Grâce aux poids des SKU, le poids total du colis est indiqué sur l’étiquette. Cette information facilite le contrôle de quantité pour chaque colis. Toutes les informations portées sur les étiquettes « colis » facilitent leur manipulation par les équipes Logistiques. Bénéfices: En améliorant la qualité dans le suivi de production, il est plus facile de s’accorder avec le fournisseur et de satisfaire aux exigences des clients. PRODUCTION Suivi de fabrication des commandes Acheteurs & Fournisseurs

44. Modules TRANSPORTS et ENTREPÔTS Les équipes du transitaire ou de la plate-forme logistique suivent la progression des P/O afin de coordonner et planifier leurs actions Bénéfices: Les prévisions de livraison sont modulées pour être alignées avec la capacité de travail de l’équipe et la capacité de stockage de l’entrepôt. Les besoins en ressources complémentaires sont anticipés et maîtrisés. La gestion des planning de livraison évite des surcoûts de stockage externe et la charge de travail mieux programmée améliore la productivité de l'équipe d'entrepôt. Le fournisseurs regroupe les productions prêtes à l’enlèvement sur une date «notion de Booking» pour optimiser le volume de marchandises à prendre en compte par le transitaire. Les acteurs peuvent planifier les expéditions, prévoir les besoins, réduire les frais de transport en groupant les containers. Ils actualisent les fenêtres de livraison et informent la logistique entrepôt. TRANSPORTS Expédition des commandes Logisticiens & Transporteurs ENTREPÔTS Livraison des commandes Logisticiens

45. Vos contacts : Patrick BOURG [email_address] 05 59 70 40 82 Serge FONTAGNERES [email_address] 05 59 70 40 81 BELHARRA sas Espace Entreprises du Makila 1, chemin de l’aviation - 64200 BASSUSSARY www.belharra.fr www.e-SCM.eu