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             Le module de gestion de documents vous permet de créer ou de modifier les types de
             documents qui vous sont accessibles (factures, bons de commande, offres, note de crédit,
             bons de livraison, etc.) Les types de documents dépendent du package choisi.
      5.1. Créer un nouveau document
1
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     1   Sélectionnez l’entreprise, autrement dit la société qui émet le document
     2   Sélectionnez le type de document à créer, une facture par exemple
     3   Cliquez sur le champ « Destinataire » pour ouvrir un annuaire interne, à l’ouverture de la fenêtre
    cet annuaire s’ouvre automatiquement




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c                                                5

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                                                         a




 4   Encodez les premiers caractères du nom du destinataire. Sélectionnez le destinataire souhaité en

pressant la touche               pour sélectionner le premier destinataire de la liste ou en double-cliquant dans cette liste

Autre méthode

 5   Sélectionnez la société souhaitée en cliquant sur                             ou sélectionnez la société et la

personne de contact par défaut en cliquant sur

                      a   Sélectionner un contact dans la liste et cliquez sur          pour sélectionner une autre personne que
                     le contact par défaut.

                      b Cliquez sur       pour accéder à la fiche destinataire
                      c Selon le même principe que la recherche d’un destinataire dans l’annuaire, il est possible de
                     rechercher un destinataire par code Alpha, code postal ou ville. Pour plus de détails, voir le tutoriel
                     « 02 L’annuaire ».




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 6    Cliquez sur le bouton « ajouter »


     La fenêtre passe en mode « édition », les boutons « Valider temporairement »          et « annuler »
apparaissent




                                       Optimizze l’ERP pour PME. Distribué par Utildata
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                7                                               8




  7 Encodez la description du document. Cette description vous permet d’identifier le document, elle
s’affiche dans la colonne description de l’onglet résumé
 8   Encodez l’origine du document, Optionnel exemple : votre appel du 25/03/2011 (facultatif)
 9   Encodez une remarque, Optionnel Cette remarque ne sera pas visible sur la facture
                    dLe champ « Date » vous permet de modifier la date de création du document. La date de création d’un
                 document ne peut pas être antérieure à celle d’un autre document validé.
10   Sélectionnez l’échéance du document. Par défaut, Optimizze choisi l’échéance définie dans la fiche du
destinataire

11   Cliquez sur le bouton « Valider temporairement »
                 Le mode brouillon « validation temporaire » permet de sauvegarder le contenu d’un document et de le
                 modifier par la suite. Le document doit ensuite être validé définitivement. Pour plus de détails, voir « 5.9.
                 Erreur ! Source du renvoi introuvable.». Une fois validé, le document n’est plus modifiable.




                                           Optimizze l’ERP pour PME. Distribué par Utildata
                                           http://www.optimizze.com                              http://www.utildata.com
Optimizze passe sur l’onglet « Détails », cet onglet vous permet d’encoder les lignes qui
constitueront votre document (une facture dans notre exemple).




             e                                                         16           18




                               12                13       14      15        17
                                             f




                                                                       g
     19


                                                                  k


Pour encoder les lignes qui constitueront le détail du document, tapez simplement le texte
dans la description 12 . Ce champ « description » vous permet de taper plusieurs lignes de
texte. Pour passer à la ligne, pressez simplement la touche « Enter »
Le champ « remarque » 13 vous permet d’encoder une remarque qui (optionnellement) pourra
être imprimée sur votre document (une facture dans notre exemple).

Pour accéder au champ « remarque », 13 pressez la touche                         , vous pouvez obtenir le
même résultat en cliquant sur ce champ à l’aide de la souris.


Pressez à nouveau                   pour encoder la « QTT » 14

Pressez à nouveau           pour accéder au champ « Prix » 15 qui vous permet d’encoder un
prix. Nous verrons plus tard comment utiliser les prix spécifiés dans la fiche article
16   Cliquez sur le libellé « TVA » pour changer le taux de la ligne en cours. Par défaut, le taux de
TVA est celui qui est spécifié lors de la création du document.

                        1
                                                      h



                                                      i




                    1   Sélectionnez le nouveau taux de TVA



                                           Optimizze l’ERP pour PME. Distribué par Utildata
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h pour ne pas changer le taux de TVA
                   Cliquez sur annuler

                   Cliquez sur TVA DOC
                                       i pour choisir le taux de TVA propre au document

Le champ 17 vous permet de spécifier une réduction à valoir sur le prix encodé, de telle sorte
que votre destinataire puisse voir que le prix que vous lui proposez inclut une remise. Pour

accéder à ce champ, presser à nouveau la touche
                   Le cadre
                               g affiche le prix net (réduction comprise) de l’article

                   Cocher la case « réduction » lorsque vous encodez le pourcentage de la ristourne dans une ligne
                                                                                                                          k vous
                   permet d’appliquer la réduction à toutes les lignes de détails suivantes.
 18 Pour encoder une nouvelle ligne de détails, cliquez sur le bouton « ajouter »                                   ou
pressez la touche « flèche vers le bas ».
=> Recommencez au point 12 . Vous pouvez encoder autant de ligne de détail que vous le souhaitez
                   Remarques :
                   Il est possible à tout moment d’accéder directement à un champ en cliquant dessus.
                   La touche « TAB » permet de passer à la colonne située à droite de la colonne en cours
                   La touche « SHIFT + TAB » permet de retourner dans la colonne située à gauche de la colonne en cours.
                   La touche « flèche vers le haut » permet de remonter vers la ligne supérieure.
                   La touche « flèche vers le bas » permet de descendre vers la ligne inférieure. Si la ligne en cours est la
                   dernière, une nouvelle ligne est crée.
                     e La case « Multiligne » permet d’afficher une ou plusieurs lignes de détail (retour à la ligne inclus) si la
                   case est cochée.

                   La colonne
                                  f indique la façon dont l’encodage à été réalisé
                       « Encodage manuel » signifie que le texte encodé ne correspond à aucun code article, référence
                   fournisseur, code-barres ou N° de lot. Le champ « description » est composé de simple texte.
                         « article » Signifie qu’Optimizze a trouvé un article correspondant à votre encodage.
                          « code-barres » Signifie que l’encodage a été réalisé depuis un scanner de code-barres
                        « numéro de lot » Signifie qu’Optimizze a identifié un N° de lot correspondant a votre saisie.
                   Il est également possible d’encoder une ligne de détail sur base de la description d’un article plutôt que sur
                   base du code Article. Dans ce cas, la description peut faire référence à n’importe quelle langue présente
                   dans Optimzze.

                     La dernière façon d’encoder une ligne de détail depuis la colonne description 12 se base sur la référence
                     du fournisseur encodée dans la fiche article.
Le point 5.2. de ce tutoriel traitera en détail la façon de procéder à l’encodage d’une ligne de détail.
19   Cliquez sur l’onglet « Résumé » pour quitter l’édition du document sans le valider. Pour
valider un document, voir «5.9. Erreur ! Source du renvoi introuvable. »




                                              Optimizze l’ERP pour PME. Distribué par Utildata
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Le nouveau document a été ajouté dans la liste, il est en mode brouillon   tant qu’il n’a pas été validé




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  • 1. Tutoriel 05 : Les documents Le module de gestion de documents vous permet de créer ou de modifier les types de documents qui vous sont accessibles (factures, bons de commande, offres, note de crédit, bons de livraison, etc.) Les types de documents dépendent du package choisi. 5.1. Créer un nouveau document 1 2 3 1 Sélectionnez l’entreprise, autrement dit la société qui émet le document 2 Sélectionnez le type de document à créer, une facture par exemple 3 Cliquez sur le champ « Destinataire » pour ouvrir un annuaire interne, à l’ouverture de la fenêtre cet annuaire s’ouvre automatiquement Optimizze l’ERP pour PME. Distribué par Utildata http://www.optimizze.com http://www.utildata.com
  • 2. c 5 4 b a 4 Encodez les premiers caractères du nom du destinataire. Sélectionnez le destinataire souhaité en pressant la touche pour sélectionner le premier destinataire de la liste ou en double-cliquant dans cette liste Autre méthode 5 Sélectionnez la société souhaitée en cliquant sur ou sélectionnez la société et la personne de contact par défaut en cliquant sur a Sélectionner un contact dans la liste et cliquez sur pour sélectionner une autre personne que le contact par défaut. b Cliquez sur pour accéder à la fiche destinataire c Selon le même principe que la recherche d’un destinataire dans l’annuaire, il est possible de rechercher un destinataire par code Alpha, code postal ou ville. Pour plus de détails, voir le tutoriel « 02 L’annuaire ». Optimizze l’ERP pour PME. Distribué par Utildata http://www.optimizze.com http://www.utildata.com
  • 3. 6 6 Cliquez sur le bouton « ajouter » La fenêtre passe en mode « édition », les boutons « Valider temporairement » et « annuler » apparaissent Optimizze l’ERP pour PME. Distribué par Utildata http://www.optimizze.com http://www.utildata.com
  • 4. 11 d 10 9 7 8 7 Encodez la description du document. Cette description vous permet d’identifier le document, elle s’affiche dans la colonne description de l’onglet résumé 8 Encodez l’origine du document, Optionnel exemple : votre appel du 25/03/2011 (facultatif) 9 Encodez une remarque, Optionnel Cette remarque ne sera pas visible sur la facture dLe champ « Date » vous permet de modifier la date de création du document. La date de création d’un document ne peut pas être antérieure à celle d’un autre document validé. 10 Sélectionnez l’échéance du document. Par défaut, Optimizze choisi l’échéance définie dans la fiche du destinataire 11 Cliquez sur le bouton « Valider temporairement » Le mode brouillon « validation temporaire » permet de sauvegarder le contenu d’un document et de le modifier par la suite. Le document doit ensuite être validé définitivement. Pour plus de détails, voir « 5.9. Erreur ! Source du renvoi introuvable.». Une fois validé, le document n’est plus modifiable. Optimizze l’ERP pour PME. Distribué par Utildata http://www.optimizze.com http://www.utildata.com
  • 5. Optimizze passe sur l’onglet « Détails », cet onglet vous permet d’encoder les lignes qui constitueront votre document (une facture dans notre exemple). e 16 18 12 13 14 15 17 f g 19 k Pour encoder les lignes qui constitueront le détail du document, tapez simplement le texte dans la description 12 . Ce champ « description » vous permet de taper plusieurs lignes de texte. Pour passer à la ligne, pressez simplement la touche « Enter » Le champ « remarque » 13 vous permet d’encoder une remarque qui (optionnellement) pourra être imprimée sur votre document (une facture dans notre exemple). Pour accéder au champ « remarque », 13 pressez la touche , vous pouvez obtenir le même résultat en cliquant sur ce champ à l’aide de la souris. Pressez à nouveau pour encoder la « QTT » 14 Pressez à nouveau pour accéder au champ « Prix » 15 qui vous permet d’encoder un prix. Nous verrons plus tard comment utiliser les prix spécifiés dans la fiche article 16 Cliquez sur le libellé « TVA » pour changer le taux de la ligne en cours. Par défaut, le taux de TVA est celui qui est spécifié lors de la création du document. 1 h i 1 Sélectionnez le nouveau taux de TVA Optimizze l’ERP pour PME. Distribué par Utildata http://www.optimizze.com http://www.utildata.com
  • 6. h pour ne pas changer le taux de TVA Cliquez sur annuler Cliquez sur TVA DOC i pour choisir le taux de TVA propre au document Le champ 17 vous permet de spécifier une réduction à valoir sur le prix encodé, de telle sorte que votre destinataire puisse voir que le prix que vous lui proposez inclut une remise. Pour accéder à ce champ, presser à nouveau la touche Le cadre g affiche le prix net (réduction comprise) de l’article Cocher la case « réduction » lorsque vous encodez le pourcentage de la ristourne dans une ligne k vous permet d’appliquer la réduction à toutes les lignes de détails suivantes. 18 Pour encoder une nouvelle ligne de détails, cliquez sur le bouton « ajouter » ou pressez la touche « flèche vers le bas ». => Recommencez au point 12 . Vous pouvez encoder autant de ligne de détail que vous le souhaitez Remarques : Il est possible à tout moment d’accéder directement à un champ en cliquant dessus. La touche « TAB » permet de passer à la colonne située à droite de la colonne en cours La touche « SHIFT + TAB » permet de retourner dans la colonne située à gauche de la colonne en cours. La touche « flèche vers le haut » permet de remonter vers la ligne supérieure. La touche « flèche vers le bas » permet de descendre vers la ligne inférieure. Si la ligne en cours est la dernière, une nouvelle ligne est crée. e La case « Multiligne » permet d’afficher une ou plusieurs lignes de détail (retour à la ligne inclus) si la case est cochée. La colonne f indique la façon dont l’encodage à été réalisé « Encodage manuel » signifie que le texte encodé ne correspond à aucun code article, référence fournisseur, code-barres ou N° de lot. Le champ « description » est composé de simple texte. « article » Signifie qu’Optimizze a trouvé un article correspondant à votre encodage. « code-barres » Signifie que l’encodage a été réalisé depuis un scanner de code-barres « numéro de lot » Signifie qu’Optimizze a identifié un N° de lot correspondant a votre saisie. Il est également possible d’encoder une ligne de détail sur base de la description d’un article plutôt que sur base du code Article. Dans ce cas, la description peut faire référence à n’importe quelle langue présente dans Optimzze. La dernière façon d’encoder une ligne de détail depuis la colonne description 12 se base sur la référence du fournisseur encodée dans la fiche article. Le point 5.2. de ce tutoriel traitera en détail la façon de procéder à l’encodage d’une ligne de détail. 19 Cliquez sur l’onglet « Résumé » pour quitter l’édition du document sans le valider. Pour valider un document, voir «5.9. Erreur ! Source du renvoi introuvable. » Optimizze l’ERP pour PME. Distribué par Utildata http://www.optimizze.com http://www.utildata.com
  • 7. Le nouveau document a été ajouté dans la liste, il est en mode brouillon tant qu’il n’a pas été validé Optimizze l’ERP pour PME. Distribué par Utildata http://www.optimizze.com http://www.utildata.com