Cette présentation vous fournit une introduction générale sur XLSForm. C'est la même présentation qui avait été utilisée lors du webinar organisée par l'académie Pakratos.

1. Formation introductive sur
XLSFORM et CommCare
Par Major Luvale Trésor
Coordinateur Suivi et Evaluation / MercyCorps RDC
+243 992 156 159 (privé), majorluvale2012@gmail.com (privé)
Cette formation vous est offerte par l’Académie Pakratos (Pakratos Academy). Ne manquez pas de dire un petit « Bonjour »
à Pakratos Academy sur https://www.pakratos.com/contact ou un message à mbote@pakratos.com

2. Le cours vidéo complet
Ce webinar avait été mis en ligne
sur YouTube, vous pouvez vous
servir ce lien pour revivre le
webinar complet de XLSFORM.
https://www.youtube.com/watch
?v=ilTTsr6o82k&t=1486s

3. Ce cours est-il pour toi?
Ce cours est pour toi si tu te retrouves dans une de ces catégories
Etudiant
Gestionnaire des données
Chercheur
Enseignant / Formateur / Professeurs
Personne collectant les données
Quiconque voulant s’initier dans la collecte des données mobiles
Tu gère une équipe qui fait tout ça, mais tu veux apprendre pour
comprendre ceux qu’ils font
Par contre si tu travailles au moulin, je ne crois pas que ce cours soit pour toi

4. Prérequis
Bien que tout soit basique, on suppose que vous
êtes aptes à faire ceci :
• Manipuler un ordinateur
• Excel – Notions basiques
• Utiliser les téléphones Android
• Ouvrir un navigateur, surfer
• Vous avez une volonté d’apprentissage

5. C’est quoi XLS FORM?
XLSForm est langage standard créé pour
simplifier la création de formulaires dans
Excel. La rédaction se fait dans un format
lisible, familier, facile à comprendre à
l'aide d'un outil familier que presque
tout le monde connaît - Excel.

6. XLSFORM (Suite)
XLSForm s’est imposé dans presque 80%
des systèmes de collecte des données
mobiles ou électroniques.
Bref : Une fois que vous maitrisez
XLSForm, vous pouvez vous retrouver
facilement dans ODK, KOBBO,
COMMCARE, DATA WINNER, ONA, etc.

7. Pourquoi XLSFORM?
•Par ce que n’importe qui peut
facilement apprendre ça. C’est
simple
•S’utilise avec Excel, un outil que la
plupart utilise
•Si tu es bloqué, il y a tout une
communauté pour t’aider.

8. Evolution de la collecte numérique
Anciens Centres de recherche

9. Collecte avec les smartphones
•Portable
•Conserve de l’enérgie
•Prix abordable
Les systèmes utilisés sont très
abordables : Soit gratuit, soit à
un bon prix.

10. Pourquoi la collecte mobile?
Simple
Sécurisée
Flexible
Smart (Pas de ratures, ni surcharges)

11. Type des données supportées par XLSFORM
XLSForm supporte les types des données suivants :
Type de données Si on veut collecter
integer Un nombre entire, sans virgule
decimal Une valeur décimale, nombre avec virgule
range Une plage des valeurs (rangs, intervals)
text Textes Alpha numériques (Ex. Major Luvale 201)
select_one [options] Choix multiple; un seul choix possible.
select_multiple [options] Choix multiple ; plusieurs choix possibles
note Affiche juste un message à l’écran. Pas à saisir.
geopoint Collecte une coordonnées GPS.
geotrace
Collecte une ligne de deux ou plusieurs
coordonnées GPS
geoshape
Collecte un polygone de plusieurs coordonnées
GPS.

12. Type des données supportées par XLSFORM
XLSForm supporte les types des données suivants :
Type de données Si on veut collecter
date Permet de collecte une date
time Collecte l’heure
dateTime Collecte la date et l’heure
image Nous permet de capturer une image.
audio Nous permet d’enregistrer un fichier audio.
video
Permet de capturer une video et la joindre au
formulaire/=.
file Nous permet de joindre un fichier.
barcode
Pour lire un barcode (Il faut avoir une application
barcode installé sur son portable)

13. Comment on conçoit un formulaire
Etapes :
Créer un fichier Excel avec deux feuilles
• La première c’est « survey » et la seconde « choices »
Dans la première feuille, créez trois colonnes
• type, name, label
Dans la seconde feuille, créez trois colonnes
• list name, name, label.
La troisième feuille est optionnelle.
• On la met juste pour ajouter quelques paramètres dans le questionnaire.

14. A quoi ça sert tout ça ?
La feuille « survey »
Cette feuille contient la structure générale de votre formulaire et
contient la majeure partie de son contenu. Il contient la liste
complète des questions et des informations sur la façon dont elles
doivent apparaître dans le formulaire. Chaque ligne représente
habituellement une question ; cependant, il y a certaines autres
caractéristiques décrites ci-dessous que vous pouvez ajouter au
formulaire pour améliorer l'expérience utilisateur.

15. A quoi ça sert tout ça ?
La feuille « choices »
Cette feuille de travail est utilisée pour spécifier les choix de
réponse aux questions à choix multiples. Chaque ligne
représente un choix de réponse. Les choix de réponse portant
le même nom de liste sont considérés comme faisant partie
d'un ensemble de choix connexes et apparaîtront ensemble
pour une question. Cela permet également de réutiliser un
ensemble de choix pour des questions multiples (par exemple,
des questions oui/non, sexe F ou M).

16. Conception d’un formulaire
Ces deux feuilles de travail comportent un ensemble de
colonnes obligatoires qui doivent être présentes pour que le
formulaire fonctionne. De plus, chaque feuille de calcul
comporte un ensemble de colonnes facultatives qui permettent
de contrôler davantage le comportement de chaque entrée du
formulaire, mais qui ne sont pas essentielles. Chaque entrée
doit avoir des valeurs pour chacune des colonnes obligatoires,
mais les colonnes facultatives peuvent être rester vide

17. Vous devriez avoir ça.
Dans la feuille « survey »
• type spécifie le type d'entrée que
vous ajoutez.
• name : le nom unique de la
variable pour la donnée à
collecter (Ex : Nom, Sexe, Age).
• label (Etiquète) : Contient le texte
réel que vous voyez dans le
formulaire. (Utile dans des
questionnaires multilingues)

18. Vous devriez avoir ça.
Dans la feuille « choices »
Comporte 3 colonnes obligatoires
• list name : vous permet de
regrouper un ensemble de choix de
réponses connexes, c'est-à-dire des
choix de réponses qui doivent
apparaître ensemble sous une
question (ex. Sexe)
• name : Le nom unique de la variable
pour ce choix de réponse
• label (Etiquète) : indique le choix de
réponse exactement comme vous
voulez qu'il apparaisse sur le
formulaire

19. Activité 1 : – Création d’un formulaire simple
Etiquète Nom de la variable Type des données
Nom nom Alpha numérique
Postnom postnom Alpha numérique
Prénom prenom Alpha numérique
Age age Nombre entier
Taille taille Valeur décimale
Adresse adresse Alpha numérique

20. Cela suffit?
Non, pour pouvoir être lu dans le téléphone comme Formulaire, ce
fichier en Excel doit être converti dans un format XML.
Après, le fichier Excel peut juste être importé ou copié dans le dossier de
l’application ODK ou autre système utilisé.
Etapes pour convertir XLSForm et XML en ligne
1. Visitez https://opendatakit.org/xlsform/
2. Importez le fichier XLSForm,
3. Cliquez sur Submit,
4. Cliquez sur Download pour télécharger le fichier XML converti ou preview pour
tester le formulaire en ligne.)

21. Logique dans la question – Skip logic
Il est possible avec XLSForm de masquer ou
d’afficher certaines questions sur base des
conditions précises.
On peut par exemple choisir de demander « si la
personne est enceinte » au cas où le sexe est Féminin
Cela permet d’une manière ou d’une autre
d’économiser le temps de collecte

22. Logique dans le questionnaire - Suite
D’abord, il est important de rappeler que le nombre
de colonnes dans la feuille survey augmente selon
qu’on approche la complexité du questionnaire.
Pour afficher une question sur base d’une logique,
nous devons ajouter une colonne relevant. Cette
colonne contiendra la condition qui doit être remplie
pour que cette question s’affiche. (ex. Age < 5)

23. Faire qu’une question soit obligatoire
Il arrive des cas où l’on veut qu’un champs contienne
à tout prix une valeur. Par exemple pendant la
collecte des données on peut souhaiter que l’âge soit
requis par exemple.
Pour le faire ajoute juste la colonne required. Cette
colonne contiendra la valeur yes ou no selon qu’on
souhaite qu’une colonne soit requis ou pas.

24. Collecte des donnés multimédia (Photo, Audio, Video)
Trop simple avec les colonnes type, name et label.
Par contre il est important de connaître d’abord la
capacité du téléphone avant de collecter de ces genres
de données.
Si c’est vraiment important, autant mieux utiliser un
dictaphone car collecter ce type de fichier dans le
téléphone c’est ennuyant.

25. Cas concret pratique
Cette section sera approfondie par des pratiques.

26. 1. Collecter les coordonnées GPS
• Par exemple pour collecter la coordonnées GPS d’un champs.
• Il suffit juste de mettre geopoint comme type si on veut collecter une
coordonnées GPS.
• De ce fait le téléphone doit avoir la localisation activée sinon ça ne marchera pas.

27. Coordonnées GPS (suite)
• Quand on collecte une coordonnées géographique avec ODK, ça enregistre automatiquement
la coordonnée quand la précision inférieure ou égale à 5m est atteinte. Mais on peut changer
cela avec la propriété (colonne) body::accuracyThreshold et lui attribuer la précision
souhaitée. Par exemple 1m. Attention : Cette valeur sera mise sur la question du type geopoint

28. 2. Collecte des données à choix multiple
XLSForm supporte le choix multiple avec une seule option (select_one) et le
choix multiple avec plusieurs options à choisir (select_multiple).Pour ce type
de question on doit ajouter la liste des options dans la colonne list name de
l’onglet choices.
Voici un exemple :
Onglet survey
Onglet choices

29. 3. Les contraintes
La seule façon d’assurer la qualité des données c’est d’ajouter une contrainte
dans le questionnaire. Par exemple en saisissant l’âge vous aimeriez éviter des
Réponses impossibles comme -20 ou 200 ans . Ajouter une contrainte des
données dans votre formulaire c’est très facile avec XLsForm. Vous ajouter
simplement une colonne qui s’appellee constraint et entrer la condition pour
limiter les Réponses inccorectes. Dans l’exemple qui suit l’âge doit être inférieur
ou égale à 150. Notez bien le . qui signifie que la question se réfère à elle même.

30. Message des contraintes
Vous pouvez insérer un message avec une contrainte pour expliquer à
l’utilisateur pourquoi la réponse qu’il entre n’est pas accepté. Il suffit d’ajouter la
colonne constraint_message dans votre formulaire.
Dans l’exemple qui suit, si l’utilisateur entre l’âge inférieure ou égale à 18, le
message d’erreur dans la colonne constraint_message apparaître.

31. Condition d’affichage des questions (Relevant)
Une des grandes fonctionnalités de XLSFORM c’est la possibilité d’échapper une question ou faire
qu’une question s’affiche sur base des réponses des précédentes questions. Voici un exemple qui
montre comment le faire en ajoutant juste la colonne relevant dans le formulaire. Dans cet
exemple, on demande au répondant “Préférez-vous les fruits?”, Si la réponse est “oui” alors la
question suivante apparaîtra qui lui demandera “Quels sont vos fruits préférés?”. Notez bien les
${ } autours de aime_fruits . Ces ${ } sont requis pour faire reference à une précédente question
ou la variable. Notez aussi la difference entre select_one et select_multiple

32. Exiger qu’une question contiennent
obligatoirement une réponse
Pour faire qu’une question contienne obligatoirement une valeur, on ajoute juste la colonne
required dans le formulaire. Il suffit juste d’attribuer la valuer yes dans la colonne required pour
la question qu’on souhaite rendre obligatoire.
Dans l’exemple ci-dessous, on oblige que l’âge contienne une valeur. On a ajouté également la
colonne required_message qui nous permet d’afficher un message d’erreur au cas où l’utilisateur
a laissé vide la colonne qui est obligatoire

33. CONCLUSION
Cette formation a été basique, et nous espérons que ça
vous a fourni une base sur laquelle vous pouvez vous
baser pour bien avancer dans la conception des
formulaires électroniques avec XLSFORM.
Si vous voulez en savoir plus, vous pouvez trouver la
documentation complète en anglais sur ce site
http://xlsform.org/en/ qui est le site officiel de XLSFORM

34. CONCLUSION
XLSForm est indépendant. Une fois que vous êtes à l’aise avec
ça, vous pouvez facilement intégré ODK, CommCare, Data
Winner et les autres système de collecte mobile.
N’oubliez pas que le fichier en Excel doit être converti dans
XML pour être lu comme formulaire dans ODK ou Kobbo.
Mais les systèmes comme ONA vous permettent d’importer
directement le fichier XLSFORM dans son format d’Excel.

35. Documentations
Vous pouvez revoir la séance en ligne du 17 Mai 2019 sur
Youtube via ce lien
https://www.youtube.com/watch?v=ilTTsr6o82k
http://xlsform.org/en/ est le site official de XLSForm. Vous y
trouverez toute la documentation sur XLSForm
https://confluence.dimagi.com/display/commcarepublic/Gett
ing+Started+with+CommCare est le lien ideal pour bien
débuter dans CommCare

36. Cours à venir
• Excel Avancée
• Gestion de base des données
• Approche résilience
• XLSForm et CommCare avancée
• CommCare basique et Avancée
• Suivi et Evaluation
• Initiation à la programmation
Informatique
• Initiation aux réseaux informatiques