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- 1. Francois BUREAU Formation PMI® / PMP® MANAGEMENT DES COUTS DU PROJET
- 2. Management des coûts du projet Ce chapitre comprend les processus relatifs à l'estimation, à l'établissement du budget et à la maîtrise des coûts dans le but d'achever le projet en restant dans le budget approuvé. PMBOK ® 5th edition 157
- 3. Les processus du management des coûts PMBOK ® 5th edition 158
- 4. Les processus du management des coûts 7.1 Planifier le management des coûts 7.2 Estimer les coûts 7.3 Déterminer le budget 7.4 Maîtriser les coûts FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 PMBOK ® 5th edition 15
- 5. 7.1 Planifier le management des coûts Ce processus permet de créer le plan de management des c o û t s (Cost management plan) qui est un des composants du plan de management du projet. Le plan de management des coûts définit l'approche, les procédures, normes, et documentation utilisés pour gérer l'ensemble des coûts pendant toute la vie projet. INITIATIN G 160 PMBOK ® 5th edition PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG
- 6. 7.1 Planifier le management des coûts Parmi ses rubriques principales citons : • le niveau de précision (level of accuracy) • l’unité de mesure pour chaque ressource • les liens avec les procédures et normes de l’organisation (ex. comptabilité analytique) • les seuils de maîtrise et la procédure d'escalade • le format des rapports, éditions, budget • les règles et méthode pour mesurer la performance du projet (exemple : EVM) • description des processus de gestion des coûts • procédures d'enregistrement et de comptabilisation des coûts • traitement des fluctuations liées aux taux de change, • etc. INITIATIN G 161 PMBOK ® 5th edition PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG
- 7. 7.1 Plan de management des coûts INITIATIN G PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG Le plan de management des coûts : Selon le Guide PMBOK®, un plan de management des coûts établit le format et précise les activités et les critères relatifs à la planification, au fractionnement et au contrôle des coûts d'un projet. Il s'agit d'un des composants du plan de management du projet. Le plan de management des coûts du projet définira, entre autre éléments, les points suivants : • le niveau de précision (level of accuracy) • l’unité de mesure pour chaque ressource (unit of measure) •les liens avec les procédures et normes de l’organisation (ex. plan de comptabilité analytique) organizational procedure links •les seuils de maîtrise (« seuils de tolérance ») écarts autorisés (control thresholds) •les règles de mesure de la performance : niveau de granularité dans le WBS, mode de calcul des prévisions (estimate at completion) • le format des rapports de coûts reporting formats • la description des processus de gestion des coûts.(process cost management) Quelques termes Project setup costs : fixed costs coûts fixes Sunk costs : already expended costs (irrecoverable) déjà dépensés Opportunity costs : le coût de choisir une alternative et, donc, de renoncer aux bénéfices potentiels des autres alternatives (NPV, net present value, du choix retenu - NPV choix non
- 8. 7.2 Estimer les coûts C'est le processus qui consiste à calculer une approximation d e s ressources nécessaires à l'accomplissement des activités du projet. INITIATIN G 163 PMBOK ® 5th edition PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG
- 9. 7.2 Estimer les coûts t D o n n é e s d'entrée – Plan de management des coûts (Cost management plan) – Référence de base du contenu (scope baseline) – Echéancier du projet (project schedule) – Plan de ressources humaines (human resource management plan) – Registre des risques (risk register) – Facteurs environnementaux (enterprise environmental factors) – Actifs organisationnels (organizational process assets) INITIATIN G 164 PMBOK ® 5th edition PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG
- 10. 7.2 Estimer les coûts O u t i l s et techniques – Jugement d'expert (expert judgment) – Estimation par analogie (analogous estimating) – Estimation paramétrique (parametric estimating) – Estimation ascendante (bottom-up estimating) – Estimation à 3 points (three-points estimates) – Analyse de la réserve (reserve analysis) – Coût de la qualité (cost of quality) – Logiciels d'estimation des coûts du projet (project management estimating software) – Analyse des offres (vendor bid analysis) – Techniques de décision en groupe INITIATIN G 165 PMBOK ® 5th edition PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG
- 11. Estimate ranges 166 PMBOK ® 5th edition 7.2 Estimer les coûts Précisions des estimations de coûts INITIATIN G PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG
- 12. 7.2 Estimer les coûts D o n n é e s de sortie – Estimation du coût des activités (activity cost estimates) – Base des estimations (basis of estimates) – Mises à jour des documents du projet (project document updates) INITIATIN G 167 PMBOK ® 5th edition PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG
- 13. 7.3 Déterminer le budget C'est le processus qui consiste à cumuler les coûts estimés de chaque activité individuelle ou de chaque lot de travail de façon à établir une référence de base des coûts approuvée (cost baseline) INITIATIN G 168 PMBOK ® 5th edition PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG
- 14. 7.3 Déterminer le budget du projet D o n n é e s d'entrée – Plan de management des coûts (Cost management plan) – Estimation du coût des activités (activity cost estimates) – Base des estimations (basis of estimates) – Référence de base du contenu (scope baseline) – Echéancier du projet (project schedule) – Calendriers des ressources (resource calendars) – Contrats (agreements) (*) – Registre des risques (Risks register) – Actifs organisationnels (organizational process assets) (*) pour les achats de matériels ou de services en sous traitance INITIATIN G 169 PMBOK ® 5th edition PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG
- 15. 7.3 Déterminer le budget O u t i l s et techniques – Agrégation des coûts (cost aggregation) – Analyse de la réserve (reserve analysis) – Jugement d'expert (expert judgment) – Liens historiques (historical relationships) – Réconciliation des limites de financement (funding limit reconciliation) INITIATIN G 170 PMBOK ® 5th edition PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG
- 16. D o n n é e s de sortie •Référence de base des performances des coûts (cost baseline) •Exigences en financement du projet (project funding requirements) •Mises à jour des documents du projet (Project document updates) 7.3 Déterminer le budget INITIATIN G PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG PMBOK ® 5th edition 17
- 17. 7.3 Déterminer le budget INITIATIN G PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG FORMATIONPMI® / PMP® PMBOK ® 5th edition 2013 © EGILIA LEARNING JUIN 2013 PMBOK ® 5th edition 17
- 18. 7.4 Maîtriser les coûts C'est le processus qui consiste: – à surveiller l'état du projet dans le but de mettre à jour son budget, – à gérer les modifications affectant la référence de base des coûts, – à veiller à limiter les dérives budgétaires, – à informer les parties prenantes des modifications. INITIATIN G 173 PMBOK ® 5th edition PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG
- 19. 7.4 Maîtriser les coûts s D o n n é e s d'entrée – Plan de management du projet (project management plan) – Exigences en financement du projet (project funding requirements) – Informations sur la performance du travail (work performance information) – Actifs organisationnels (organizational process assets) INITIATIN G 174 PMBOK ® 5th edition PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG
- 20. 7.4 Maîtriser les coûts O u t i l s et techniques – Management par la valeur acquise (earned value management) INITIATIN G 175 PMBOK ® 5th edition PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG
- 21. 7.4 Maîtriser les coûts O u t i l s et techniques – Management par la valeur acquise (earned value management) INITIATIN G 176 PMBOK ® 5th edition PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG
- 22. 7.4 Maîtriser les coûts Management par la valeur acquise (earned value management) La méthode consiste à calculer la valeur acquise d’un projet en évaluant d’une part l’avancement du projet (pourcentage du travail effectué en comparaison au travail restant à réaliser) ou d’une tâche précise, puis en le multipliant par le budget. Les résultats de ce calcul sont généralement représentés sous la forme d’un graphique où apparaissent des courbes en « S », symbolisant ces trois valeurs : la valeur planifiée (travail prévu ), le coût réel (valeur des dépenses réelles) et la valeur acquise (valeur du travail effectué). En un coup d’œil, il est ainsi possible de voir si le coût réel et le délai réel sont supérieurs, inférieurs ou conformes aux prévisions, et si le projet est sur de bons rails. INITIATIN G 177 PMBOK ® 5th edition PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG
- 23. 7.4 Maîtriser les coûts s Méthode de la valeur acquise EARNED VALUE MANAGEMENT 3 indicateurs : PV , AC, EV exprimés en valeur monétaire, et cumulés d'un mois sur l'autre. Ces indicateurs donnent une vision claire des performances du projet. Ils sont normalisés et facilitent donc la comparaison entre projets ou la consolidation de projets. De plus, ces indicateurs sont gérés en standard par la plupart des outils de planification et suivi de projet (ex. MS Project). INITIATIN G 178 PMBOK ® 5th edition PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG
- 24. 7.4 Maîtriser les coûts EARNED VALUE MANAGEMENT e PV Planned Value, c’est la valeur du budget à un instant t, correspondant à la période de contrôle. Elle représente « le travail que l’on aurait dû faire » AC Actual Cost, ou Dépensé/réalisé, c’est le montant facturé par les entreprises à un instant t, correspondant à la période de contrôle. Il représente « ce que l’on a dépensé » EV Earned Value, ou Valeur acquise, c’est une notion de gain, de profit, de possession, d mérité, de valeur. C’est la valeur du budget (BAC) correspondant à l’avancement physiquement effectué. Elle représente « le travail qui a réellement été accompli » EV = BAC x (% d’avancement physique) SV Schedule Variance, ou écart de progression du travail, il représente, souvent, la disponibilité des ressources. Il s’agit d’un écart de Production, de productivité. SV = EV – PV CV Cost Variance, ou écart Coût, il traduit une déviation budgétaire. Il représente, souvent, l’efficience des ressources. CV = EV – AC INITIATIN G 179 PMBOK ® 5th edition PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG
- 25. Les 2 règles pour interpréter le diagramme de la valeur acquise : Règle 1: information sur les coûts : Si Valeur Acquise > Coût réel, le projet réalise des économies. Autrement dit : Si Valeur Acquise est égale à 1, on suit « the cost baseline » Si la valeur acquise < 1 , on a dépensé plus que prévu. Si la Valeur Acquise > 1, on a dépensé moins que prévu. Règle 2: information sur les délais : Si Valeur Acquise > Coût budgété, le projet est en avance. Autrement dit : Si Valeur Acquise est égale à 1, on suit « the Schedule baseline » Si la valeur acquise < 1 , on est en retard. Si la Valeur Acquise > 1, on est en avance. 7.4 Maîtriser les coûts INITIATIN G PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG PMBOK ® 5th edition 180
- 26. Cas n°1 : Tout va bien 7.4 Maîtriser les coûts Dans ce cas, le projet est en avance et dépense moins que budgété. La valeur acquise est au-dessus du coût prévu et du coût réel. INITIATIN G PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG PMBOK ® 5th edition 181
- 27. Cas n°2 : Rien ne va plus Ici, le projet est en retard et en surcoût. La valeur acquise est en- dessous du coût prévu et du coût réel. 7.4 Maîtriser les coûts INITIATIN G PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG PMBOK ® 5th edition 182
- 28. • Cas n°3 : Trop cher mais plus vite que prévu Dans ce cas, le projet est en surcoût bien qu'il soit en avance. La valeur acquise est en dessous du coût réel mais au-dessus du coût prévu. 7.4 Maîtriser les coûts INITIATIN G PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG PMBOK ® 5th edition 183
- 29. • Cas n°4 : En retard mais le projet coûtera moins cher que prévu. Dernier cas, le projet est en retard mais réalise des économies par rapport au plan. En effet, la valeur acquise est en-dessous du coût prévu mais au- dessus du coût réel. 7.4 Maîtriser les coûts INITIATIN G PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG PMBOK ® 5th edition 184
- 30. 7.4 Maîtriser les coûts EARNED VALUE MANAGEMENT SPI Schedule Performance Index, ou Indice de performance de production, efficacité (ce qui a été fait sur ce qui aurait dû être fait). Ce ratio représente un risque de dépassement de la date prévisionnelle de fin de projet (ou d’un jalon intermédiaire) si le travail continue de se réaliser avec la même productivité. SPI = EV / PV CPI Cost Performance Index, ou indice de performance Coûts, efficience (ce qui a été fait sur ce que cela a coûté). Ce ratio représente un risque de dépassement du Coût Prévisionnel Final (EAC) si le projet continue comme il a commencé. CPI = EV / AC ETC Estimate to Complete, ou Reste à faire, il correspond à une ré-estimation périodique du montant des travaux restant à réaliser. Attention, l’ETC n’est pas égal au BAC – AC ! ETC = (BAC – EV) / CPI EAC Estimate At completion, ou Coût Prévisionnel Final. C’est une prévision du coût à terminaison. EAC = AC + ETC INITIATIN G 185 PMBOK ® 5th edition PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG
- 31. 7.4 Maîtriser les coûts EARNED VALUE MANAGEMENT VAC Variation At completion, écart à terminaison. VAC = BAC – EAC TCPI (To Complete Performance Index) Indice de performance pour l'achèvement du projet (to-complete performance index, TCPI) TCPI = (BAC – EV) / (BAC –AC) TCPI = (BAC – EV) / (EAC – AC) INITIATIN G 186 PMBOK ® 5th edition PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG
- 32. x (Earned Value Management) – Prévisions (forecasting) Si écart accidentel • Coût final estimé, basé sur le coût estimé pour achèvement en utilisant le tau budgété (EAC forecast for ETC work perfomed at the budgeted rate) (EAC = AC + BAC - EV) S i on suppose que le projet va progresser au même rythme • Coût final estimé, basé sur le coût estimé pour achèvement en utilisant l'indice de performance des coûts (EAC forecast for ETC work perfomed at the present CPI) (EAC = BAC / cumulative CPI) 7.3 Maîtriser les coûts INITIATIN G PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG PMBOK ® 5th edition 187
- 33. (Earned Value Management) – Prévisions (forecasting) • Coût final estimé, basé sur le coût estimé pour achèvement en utilisant l'indice de performance des délais et l'indice de performance des coûts (EAC forecast for ETC work considering both SPI and CPI factors) – AC + [(BAC – EV) / (cumulative CPI x cumulative SPI)] 7.3 Maîtriser les coûts INITIATIN G PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG PMBOK ® 5th edition 188
- 34. 7.4 Maîtriser les coûts EVM / récapitulatif des principaux indicateurs Sigle PV AC EV SV CV CPI SPI BAC ETC EAC V AC nom en anglais planned value actual cost Earned value Schedule variance Cost variance cost performance index schedule performance index Budget at completion Estimated to complete Estimated at completion Variance at completion définition valeur planifiée coût réel valeur acquise écart de délais écart de coût indice de performance des coûts indice de performance des délais budget à l'achèvement coût estimé pour achèvement coût final estimé écart à l'achèvement Burn Rate = AC/ EV INITIATIN G 189 PMBOK ® 5th edition PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG
- 35. 7.4 Maîtriser les coûts O u t i l s et techniques – Revues de performance (performance reviews) – Prévisions de coûts (forecasting) – Performance de la valeur acquise (earned value performance) – Analyse de la réserve (gestion du risque) – Logiciels de gestion de projet (project management software) INITIATIN G 190 PMBOK ® 5th edition PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG
- 36. 7.4 Maîtriser les coûts D o n n é e s de sortie – Informations de performance du travail (work performance information) – Prévisions de coûts (cost forecasts) – Mises à jour des actifs organisationnels (organizational process assets updates) – Demandes de modification (change requests) – Mises à jour du plan de management de projet (project management plan updates) – Mises à jour des documents du projet (project document updates) INITIATIN G 191 PMBOK ® 5th edition PLANNIN G EXECUTI NG MONITORING & CONTROLLING CLOSI NG