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L’utilisateur : acteur clé de la fiabilité de vos reportings 
Jeudi 16 Octobre 2014
Agenda 
Introduction / présentation des interlocuteurs 
Retour d’expérience sur les dispositifs utilisateurs du reporting 
Retour d’expérience sur la solution Shortcuts 
Echanges 
5’ 
30’ 
15’ 
15’
Contexte de la fonction Consolidation & Reporting Facteurs Externes 
Temps 
Crises financières 
Règlementations 
Plus de transparence sur les chiffres 
Pression accrue sur la qualité du reporting 
De plus en plus de données non-financières 
Avoir un système de reporting adaptable et évolutif
Contexte de la fonction Consolidation & Reporting Facteurs Internes 
Temps 
Organisation mondiale : décalages horaires, problèmes de communication 
Des hommes et des femmes acteurs de la communauté financière 
Processus de reporting fortement cadencés 
Systèmes d’information complexes et devant être performants. Des systèmes sources (ERP) dont les données ne sont pas toujours en phase avec les définitions du groupe
L’utilisateur soumis à de nombreuses contraintes… 
Temps 
Organisation interne complexe et internationale 
Manque de compétences 
Niveau de détails important 
Saisie manuelle 
Règlementations, 
normes, instructions
Conséquence : des risques liés au facteur humain 
Risque sur les processus et la qualité des données 
Risque sur la compétence de la population financière 
Risque sur la pérennité des connaissances 
Risque sur la communication
La vocation de 
“Améliorer la Qualité de vie au Quotidien de nos clients et de nos collaborateurs” 
Outils d’aide en ligne 
Accessibilité aux supports de formation 
Mise en place d’espaces collaboratifs
Utilisateur 
SAP BFC 
Oracle Hyperion 
IBM TM1 
Excel 
… 
FORMATION 
HOTLINE 
INFORMATIQUE 
EXPERTS 
METIER 
PROCEDURES 
INTRANET COLLABORATIF 
RESEAU SOCIAL D’ENTREPRISE 
Quels dispositifs pour aider l’utilisateur ?
La formation et l’e-learning 
Le présentiel 
Favorise le networking et le contact humain 
Mais 
Difficile à organiser géographiquement et à caler dans les calendriers ! 
L’e-learning 
Format permettant le « self-service » 
Permet d’accompagner les nouveaux arrivants 
Coût/investissement initial 
80% du contenu de formation est oublié au bout d’un mois !* 
*source : étude H.F. Spizer
Le modèle 70/20/10 
70 % 
Expérience et pratique 
20 % 
10 % 
Entourage et collègues 
Formation traditionnelle 
Source : Michael M. Lombardo et Robert W. Eichinger du “Center for Creative Leadership” 
FORMEL 
INFORMEL
Retour d’expérience Formation 
Le présentiel 
Trimestriel 
Minimum 5 participants, maximum 10 
Sessions de 2 heures 
Conditions à remplir: avoir fait les e-learnings, et un quiz en ligne 
Pourquoi le e-learning ? 
Format accessible 24/24, 7/7 
Autonomie de la gestion de temps et du rythme d’apprentissage 
Avantage coût
Les emails arrivent à saturation … 
C’est la nombre moyen d’emails que nous recevons tous les jours 
C’est le temps que l’on passe tous les jours pour gérer nos e-mails 
L’email ne garantit plus la bonne transmission des instructions ! 
80 
149min 
Source : Osterman Research Email Users Avril 2013
Les intranets collaboratifs 
Répond à une véritable stratégie de communication 
Permet le partage de documents et d’avoir une source d’information « officielle » 
Mais … 
Un peu moins d’un salarié sur deux consulte son intranet régulièrement 
Source : Benchmark Group 
48%
Mise en place d’un intranet Sharepoint Finance
Réseaux sociaux d’entreprise : innovation VS adoption ? 
Réseau social d’entreprise : forum de discussion moderne 
Yammer, Jive, Bluekiwi, Chatter, … 
Le + : contact simplifié avec les experts 
Le - : non intégré aux process métiers
Retour d’expérience sur le réseau social professionnel Jive 
Communauté Inflation 
Partage des connaissances entre les différents pays 
Gestion de problématiques spécifiques à chaque zone 
Le +: Plateforme collaborative, efficace dans la mise en relation des acteurs d’un projet spécifique 
Le - : Outil peu adapté à une communauté « statique »
Hotlines et experts métiers 
des demandes sont des demandes métiers (instructions, procédures…) 
Sollicitations informelles et non organisées 
Disponibilité : ne peut pas couvrir les différents fuseaux horaires 24/7 
Nécessité de coordination entre les différents experts métiers du sièges, des business units et des filiales 
Risque : non capitalisation des connaissances et expertises 
40%
Support à la communauté financière –GPS (Group Performance Solutions) 
Experts fonctionnels - Fiabilisation de données - Expertise fonctionnelle - Formation - Gestion de la documentation - Gestion de projet 
Experts techniques 
- Automatisations 
- Opérations récurrentes 
- Configuration d’applications 
- Gestion de projet 
Outils
L’aide en ligne intégrée aux logiciels de consolidation et reporting 
Cantonnée aux explications applicatives 
Prisonnière du logiciel 
Difficilement maintenable 
« Les utilisateurs ne savent même pas qu’elle existe »
Portrait-robot d’une solution idéale 
Capitalisation des connaissances 
Facilité de maintenance 
Multi- formats 
24h/24 et 7j/7 
« User- friendly » 
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Notre solution idéale 
Communauté autonome 
Self-support collaboratif 
Equipes centrales en modération
L’utilisateur : acteur clé de la fiabilité de vos reportings 
Retour d’expérience Solution Shortways
Retour d’expérience solution Shortcuts 
Pourquoi le choix Shortways ? 
Objectifs de la mise en place de la solution 
Fiabiliser les remontées comptables et le reporting, des filiales et Business Units vers le Groupe Sodexo 
Déploiement de la solution Shortcuts sur Oracle HFM 
Mise en place d’un wiki intégré au portail Sharepoint Finance 
200 utilisateurs ciblés 
1900 pages wiki 
Accès aux formules des 1775 comptes
200 utilisateurs concernés dans 80 pays 
Utilisateurs clés 
Equipes centrales 
Utilisateurs finaux 
Avant déploiement 
Déploiement filiales 
Le projet de mise en oeuvre
Bénéfices 
Amélioration de la communication du Groupe vers les BUs/filiales 
Partage du référentiel financier 
Fiabilité de l’information 
Disponibilité de l’information 
Temps et autonomie 
Autoformation 
Septembre 2014 
319 consultations 
30 utilisateurs dans 7 Sodexo zones 
52% des consultations étaient des contrôles de saisies
L’utilisateur : acteur clé de la fiabilité de vos reportings 
Démonstration
L’utilisateur : acteur clé de la fiabilité de vos reportings 
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L’utilisateur : acteur clé de la fiabilité de vos reportings - Retour d'expérience de Sodexo

  • 1. L’utilisateur : acteur clé de la fiabilité de vos reportings Jeudi 16 Octobre 2014
  • 2. Agenda Introduction / présentation des interlocuteurs Retour d’expérience sur les dispositifs utilisateurs du reporting Retour d’expérience sur la solution Shortcuts Echanges 5’ 30’ 15’ 15’
  • 3. Contexte de la fonction Consolidation & Reporting Facteurs Externes Temps Crises financières Règlementations Plus de transparence sur les chiffres Pression accrue sur la qualité du reporting De plus en plus de données non-financières Avoir un système de reporting adaptable et évolutif
  • 4. Contexte de la fonction Consolidation & Reporting Facteurs Internes Temps Organisation mondiale : décalages horaires, problèmes de communication Des hommes et des femmes acteurs de la communauté financière Processus de reporting fortement cadencés Systèmes d’information complexes et devant être performants. Des systèmes sources (ERP) dont les données ne sont pas toujours en phase avec les définitions du groupe
  • 5. L’utilisateur soumis à de nombreuses contraintes… Temps Organisation interne complexe et internationale Manque de compétences Niveau de détails important Saisie manuelle Règlementations, normes, instructions
  • 6. Conséquence : des risques liés au facteur humain Risque sur les processus et la qualité des données Risque sur la compétence de la population financière Risque sur la pérennité des connaissances Risque sur la communication
  • 7. La vocation de “Améliorer la Qualité de vie au Quotidien de nos clients et de nos collaborateurs” Outils d’aide en ligne Accessibilité aux supports de formation Mise en place d’espaces collaboratifs
  • 8. Utilisateur SAP BFC Oracle Hyperion IBM TM1 Excel … FORMATION HOTLINE INFORMATIQUE EXPERTS METIER PROCEDURES INTRANET COLLABORATIF RESEAU SOCIAL D’ENTREPRISE Quels dispositifs pour aider l’utilisateur ?
  • 9. La formation et l’e-learning Le présentiel Favorise le networking et le contact humain Mais Difficile à organiser géographiquement et à caler dans les calendriers ! L’e-learning Format permettant le « self-service » Permet d’accompagner les nouveaux arrivants Coût/investissement initial 80% du contenu de formation est oublié au bout d’un mois !* *source : étude H.F. Spizer
  • 10. Le modèle 70/20/10 70 % Expérience et pratique 20 % 10 % Entourage et collègues Formation traditionnelle Source : Michael M. Lombardo et Robert W. Eichinger du “Center for Creative Leadership” FORMEL INFORMEL
  • 11. Retour d’expérience Formation Le présentiel Trimestriel Minimum 5 participants, maximum 10 Sessions de 2 heures Conditions à remplir: avoir fait les e-learnings, et un quiz en ligne Pourquoi le e-learning ? Format accessible 24/24, 7/7 Autonomie de la gestion de temps et du rythme d’apprentissage Avantage coût
  • 12. Les emails arrivent à saturation … C’est la nombre moyen d’emails que nous recevons tous les jours C’est le temps que l’on passe tous les jours pour gérer nos e-mails L’email ne garantit plus la bonne transmission des instructions ! 80 149min Source : Osterman Research Email Users Avril 2013
  • 13. Les intranets collaboratifs Répond à une véritable stratégie de communication Permet le partage de documents et d’avoir une source d’information « officielle » Mais … Un peu moins d’un salarié sur deux consulte son intranet régulièrement Source : Benchmark Group 48%
  • 14. Mise en place d’un intranet Sharepoint Finance
  • 15. Réseaux sociaux d’entreprise : innovation VS adoption ? Réseau social d’entreprise : forum de discussion moderne Yammer, Jive, Bluekiwi, Chatter, … Le + : contact simplifié avec les experts Le - : non intégré aux process métiers
  • 16. Retour d’expérience sur le réseau social professionnel Jive Communauté Inflation Partage des connaissances entre les différents pays Gestion de problématiques spécifiques à chaque zone Le +: Plateforme collaborative, efficace dans la mise en relation des acteurs d’un projet spécifique Le - : Outil peu adapté à une communauté « statique »
  • 17. Hotlines et experts métiers des demandes sont des demandes métiers (instructions, procédures…) Sollicitations informelles et non organisées Disponibilité : ne peut pas couvrir les différents fuseaux horaires 24/7 Nécessité de coordination entre les différents experts métiers du sièges, des business units et des filiales Risque : non capitalisation des connaissances et expertises 40%
  • 18. Support à la communauté financière –GPS (Group Performance Solutions) Experts fonctionnels - Fiabilisation de données - Expertise fonctionnelle - Formation - Gestion de la documentation - Gestion de projet Experts techniques - Automatisations - Opérations récurrentes - Configuration d’applications - Gestion de projet Outils
  • 19. L’aide en ligne intégrée aux logiciels de consolidation et reporting Cantonnée aux explications applicatives Prisonnière du logiciel Difficilement maintenable « Les utilisateurs ne savent même pas qu’elle existe »
  • 20. Portrait-robot d’une solution idéale Capitalisation des connaissances Facilité de maintenance Multi- formats 24h/24 et 7j/7 « User- friendly » Information métier pertinente
  • 21. Notre solution idéale Communauté autonome Self-support collaboratif Equipes centrales en modération
  • 22. L’utilisateur : acteur clé de la fiabilité de vos reportings Retour d’expérience Solution Shortways
  • 23. Retour d’expérience solution Shortcuts Pourquoi le choix Shortways ? Objectifs de la mise en place de la solution Fiabiliser les remontées comptables et le reporting, des filiales et Business Units vers le Groupe Sodexo Déploiement de la solution Shortcuts sur Oracle HFM Mise en place d’un wiki intégré au portail Sharepoint Finance 200 utilisateurs ciblés 1900 pages wiki Accès aux formules des 1775 comptes
  • 24. 200 utilisateurs concernés dans 80 pays Utilisateurs clés Equipes centrales Utilisateurs finaux Avant déploiement Déploiement filiales Le projet de mise en oeuvre
  • 25. Bénéfices Amélioration de la communication du Groupe vers les BUs/filiales Partage du référentiel financier Fiabilité de l’information Disponibilité de l’information Temps et autonomie Autoformation Septembre 2014 319 consultations 30 utilisateurs dans 7 Sodexo zones 52% des consultations étaient des contrôles de saisies
  • 26. L’utilisateur : acteur clé de la fiabilité de vos reportings Démonstration
  • 27. L’utilisateur : acteur clé de la fiabilité de vos reportings Merci, questions, échanges