Présentation Nancy Beauchemin, expert-conseil.

1. Tirer le meilleur des outils de
gestion informatique en
approvisionnement
Congrès CCSR
par Nancy Beauchemin
Conférencière
25 septembre 2013
1

2. Tirer le meilleur des outils de gestion
informatique
Pourquoi???
–Contexte financier et amélioration de la productivité
–Atteinte des objectifs par mesure de la performance
–Transparence – Reddition de comptes – Imputabilité
–Accessibilité de l’information
2

3. Tirer le meilleur des outils de gestion
informatique
Comment???
–Utilisation optimale du système
d’approvisionnement
3

4. Possibilités d’un système
Système « Peu évolué »
vs
Système « Mature »
4

5. Système peu évolué vs système mature
Quel est votre définition et quel
type de système utilisez vous?
5

6. Définition –
Système peu évolué vs système mature
Système « Peu évolué »
–Bases de données indépendantes « en
parallèle »
–Pas de liens entre les modules des achats et
de la réception
–Pas de liens entre les modules « gestion des
ressources matérielles » et « gestion des
ressources financières »
–Transactions « manuelles » à faibles valeurs
ajoutées
–Peu de visibilité sur les transactions en cours et
résultats
6

7. Définition –
Système peu évolué vs système mature
Système « Mature »
–Intégration des modules « gestion des
niveau,
ressources matérielles » et « gestion des
ressources financières » et à plus haut
l’ensemble des départements de
l’entreprise.
= Système ERP ou Enterprise Resource
Planning
–Lien électronique avec les fournisseurs
EDI = Échange de données informatisées
–Automatisation de certaines fonctionnalités
à haut volume ce qui impacte le
rendement
–Technologie de plate forme de
développement utilisant le web
7

8. TYPES DE SYSTÈME ET CYCLE
D’APPROVISIONNEMENT
–
–
–
–
–
–
–
–
Traitement de la demande
Gestion de la commande
Réception des biens
Gestion des stocks
Facturation
Gestion contractuelle
Suivi financier
Gestion de la performance
8

9. Traitement de la
demande
9

10. Traitement de la demande
Système « Peu évolué »
–Demande papier
–Processus de signature sans visibilité et procédures doivent être connu
pour acheminer à la bonne personne
10

11. Traitement de la demande
Système « Peu évolué »
–Lettre à la poste et effet de "trou noir"
11

12. Traitement de la demande
Système « Mature »
–Demande électronique et possibilité pour le demandeur d'avoir un
statut de la requête et même de l'ensemble de ses demandes en tout
temps
–Tableau de bord pour le demandeur
–Processus d'autorisation des demandes automatisé en fonction de la
politique de l'établissement et visibilité sur les autorisateurs
12

13. Traitement de la demande
Système « Mature »
–Accès à de l'information telles que prix d'un item, source
d'approvisionnement et entente contractuelle, produit en stock et
quantité en main, statistique de consommation, etc.
–Historique des demandes dans le système et possibilité de consultation
–Possibilité de "Punch out" ou catalogue web via le système
13

14. Gestion de la
commande
14

15. Gestion de la commande
Système « Peu évolué »
–Envoie de demande de prix et bon de
commande par télécopieur manuellement
–Échange d'information avec le demandeur par
appel téléphonique ou courriel
–Impression et signature des bons de commandes
–Comparaison des soumissions par fichier Excel
–Pas ou peu de lien entre un item sur le bon de
commande et le contrat
–Gestion manuelle des confirmations de commande
–Gestion réactive des commandes en souffrance (BO)
15

16. Gestion de la commande
Système « Mature »
–Visibilité sur l'ensemble des demandes pour l'acheteur et sur l'ensemble
de ses activités opérationnelles
–Échange d'information avec le demandeur via le système
–Module de demande de prix intégré au système avec possibilité
d'émettre un contrat
16

17. Gestion de la commande
Système « Mature »
–Traitement dit "par exception" et possibilité d'automatiser le traitement
et la transmission de commandes selon les paramètres du fournisseur et
de l'établissement
–Transmission et confirmation des
commandes via EDI
(transactions 850 et 855)
17

18. Gestion de la commande
Système « Mature »
–Processus automatisé d'autorisation des bons de commandes en
fonction de la politique de l'établissement
–Processus de relance de commande automatisé en fonction du
nombre de jours de retard
18

19. Réception des
biens
19

20. Réception des biens
Système « Peu évolué »
–Pas de lien avec le système de commandes, de facturation et grand
livre
–Gestion de multiples copies du bon de commande et/ou du bordereau
de livraison
20

21. Réception des biens
Système « Mature »
–Lien avec le bon de commande pour la
gestion des relances
–Transaction EDI 856 ou advance ship notice
–Réception automatique par RFID
–Lien avec le système de facturation
–Lien avec le grand livre pour la gestion en
temps réelle des dépenses
21

22. Gestion des
stocks
22

23. Gestion des stocks
Système « Peu évolué »
–Système visuel et manuel de commandes
–Difficile de tenir compte des commandes
en attentes et celles à livrer afin de déterminer
les quantités à commander
23

24. Gestion des stocks
Système « Mature »
–Calcul automatisé des quantités à commander
selon des min-max, commandes en attente et
demandes à livrer
–Utilisation du lecteur de codes à barres pour la
lecture des besoins
24

25. Facturation
25

26. Facturation
Système « Peu évolué »
–Conciliation de factures avec multiples
photocopies du bon de commande
et/ou bordereau de livraison
provenant de la réception
–Autorisation des photocopies de
factures par système de courrier interne
26

27. Facturation
Système « Mature »
–Système automatisé de conciliation de
factures qui tient compte des données
de la commande ainsi que de la
réception
–Système automatisé de règlement de
litiges et d’approbation de paiement de
factures via le système par l'acheteur, le
magasinier et même le gestionnaire
27

28. Gestion
contractuelle
28

29. Gestion contractuelle
Système « Peu évolué »
–Pas de lien entre le traitement des commandes et les ententes en
vigueur
–Difficile de prévoir les besoins et donc de compléter les mandats
d'achats
–Gestion manuelle du calendrier de
renouvellement des contrats
29

30. Gestion contractuelle
Système « Mature »
–Prix à la commande = celui du contrat
–Possibilité de générer un calendrier de négociation
–Reddition de comptes facilitée à l'adjudication, pendant la période du
contrat pour les montants excédant le 10%, et au terme du contrat avec
possibilités de définir pour chaque négociation, le mode de sollicitation
ainsi que la dérogation si applicable.
–Visibilité sur les transactions effectuées à contrat
–Module de négociation permettant l'envoi de demandes de prix ou
d'appels d'offres
30

31. Suivi financier
31

32. Suivi financier
Système « Peu évolué »
–Suivi des dépenses seulement
au moment de la facturation
–Pas de notion d'engagement budgétaire
32

33. Suivi financier
Système
« Mature »
–Engagement au
moment de l'émission
de la commande et
dépense au niveau de
la réception
–Transactions en temps
réel
–Possibilité de "forage" à
même les rapports
33

34. Gestion de la
performance
34

35. Gestion de la performance
Système « Peu évolué »
–Difficile d'extraire des informations
35

36. Gestion de la performance
Système « Mature »
–Solutions d'intelligence d'affaires avec plusieurs indicateurs de
performance inclus
–Création de rapports personnalisés
–Tableau de bord avec principaux indicateurs indiquant à l'usager
que les résultats sont à l'intérieur des cibles
36

37. Gestion de la performance
Système « Mature »
–Prévenir au lieu de réagir
–Permet de faire du "Benchmarking"
–Stratégique au lieu de opérationnel
37

38. Avantages d’évoluer
à un système
« Mature »
38

39. Avantages d’évoluer à un système
« Mature »
– Sur les ressources humaines
– Sur les ressources matérielles
– Sur les ressources informationnelles
– Sur les ressources financières
39

40. Et les autres outils?...
40

41. Des
questions???
41