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Solution eAchat sourcing-force.com
Le document discute des opportunités et risques liés au développement interne d'un système d'information pour les achats, comparant cela à l'acquisition rapide d'une licence pour une plateforme existante. Il décrit également le rôle stratégique de l'acheteur dans l'optimisation des coûts et des délais, ainsi que les indicateurs de performance associés. Enfin, l'utilisation de la plateforme sourcing-force.com est présentée comme un moyen d'améliorer l'efficacité des achats et de réduire le time to market.
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- 1. SOLUTION E-ACHAT SOURCING-FORCE.COM CONCEPTION,DÉVELOPPEMENT, DÉPLOIEMENT D’UN SYSTÈME D’INFORMATION ACHAT
- 2. 1: QUELS SONTLES OPPORTUNITÉS ET LES RISQUES LIÉS À UN DÉVELOPPEMENT EN INTERNE DU SYSTÈME D’INFORMATION DESTINÉ AUX ACHETEURS ? Opportunités Risques - Globalisation des informations fournisseur - Centralisation avec un seul outil - Facilitation du multi sourcing - Centralisation des achats - Communication avec les fournisseurs - Communication en interne - Mauvaise conduite du changement - Manque de coordination avec les systèmes et logiciels existants - Difficultés de transfert des données - Dépassement du budget et de temps Option la plus rapide et facile: acquisition d’une licence sur un outil existant (ex: plateforme e-procurement) Ne nécessite pas de conduite du changement Solution externe à l’entreprise Peu coûteux Disponible immédiatement Ne nécessite pas d’adaptation Cour t term e
- 3. 2: QUEL EST,EN GÉNÉRAL, LE RÔLE D’UN ACHETEUR ? AVEC QUI TRAVAILLE-T-IL ? EN QUOI OCCUPE-T-IL UNE FONCTION ESSENTIELLE ET STRATÉGIQUE ? Rôle de l’acheteur • Optimisation des objectifs coût, qualité, délai Missions • Définition du besoin • Sourcing • Appel d’offres • Analyse des propositions • Analyse plus poussée • Négociation • Contrat Environnement • Tous services internes en général (production, R&D, RH, Finance … = Client interne/prescripteur) • Comité de direction • Fournisseurs
- 4. QUESTION 3: PRODUCTIVITÉDES ACHATS Direction achat - Direction générale - Production KPI QCD OTD Ex: Nb de pièces à l’heure / Nb de pièces commandées Délai NCR Ex: Nombre de NCR par Achat Qualité Taux de Pénalité de Retard Appliquée Ex: Nb de commandes concernées / Taux d’application des pénalités de retard Délai et Coûts
- 5. 4 : QUELSPEUVENT ÊTRE SELON VOUS LES CRITÈRES ET INDICATEURS DE MESURE DE LA PERFORMANCE D’UN ACHETEUR ? Les critères de performance Quantitatifs • Réduction des coûts • Réduction des délais de livraison • Nombre de projet achat traité Qualitatifs • Amélioration qualité des achats • Amélioration et pérennisation relations fournisseurs • L’innovation dans les achats
- 6. 4 : QUELSPEUVENT ÊTRE SELON VOUS LES CRITÈRES ET INDICATEURS DE MESURE DE LA PERFORMANCE D’UN ACHETEUR ? Les indicateurs de performance • Emission d’un questionnaire • Client interne - fournisseurSatisfaction interne/externe • Prix référence – prix négocié • Achat ponctuelEconomies réalisées • Temps entre appel d’offre et réception produits • Dépends aussi réactivité fournisseursDurée processus achat • Réception commande en temps/heure/conformitéTaux service • Nombre de litige par rapport au nombre d’achat réaliséTaux de litige • Différence entre le jour de livraison prévu et le jour de livraison réel Taux retard de livraison (OTD) • Nombre de fournisseur actif sur le nombre de fournisseur total Optimisation panel fournisseur
- 7. 5 : QUELSPEUVENT ÊTRE LES RISQUES D’UNE GLOBALISATION DU VOLUME DES ACHATS ? QUELS SONT LES LIMITES À FIXER ET LES INDICATEURS À OBSERVER ? Dépendance fournisseur • Moins de 70% du CA du fournisseur • Audit chez fournisseur + analyse financière Coût logistique • Redistribuer les biens dans les filiales • Uniquement pour les biens communs à tous les marchés • Veille permanente des coûts de transport Perte avantage concurrentiel • Innovation propre à chaque marché globalisation peut entraîner standardisation • Ne pas appliquer aux biens trop innovants • S’assurer fiabilité et compétence fournisseur
- 8. 6: EN QUOIL’UTILISATION SYSTÉMATIQUE DE LA PLACE DE MARCHÉ SOURCING- FORCE.COM PEUT-ELLE CONTRIBUER À RÉDUIRE LE TIME TO MARKET ? Raccourci le processus d’achat Rapidité de communication Centralisation des informations Indépendance des entreprises Optimisation de la relation fournisseur
- 9. Accélération du processachat / Négociations Enchère inversée, transparence des prix Détail des tarifs, délais de livraison, CDC, Prix Rapidité dans la comparaison des offres concurrentes (instantanément) Très visuel 6: EN QUOI L’UTILISATION SYSTÉMATIQUE DE LA PLACE DE MARCHÉ SOURCING-FORCE.COM PEUT-ELLE CONTRIBUER À RÉDUIRE LE TIME TO MARKET ?
- 10. 7: IMPLICATION DESCOLLABORATEURS Communicationinterne - Rassurer la hiérarchie - Gain de temps - Démontrer l’efficacité de l’utilisation de Sourcing- Force.com - Réunion pour qualifier le fournisseur Communication Fournisseurs - Optimisation de la relation avec le fournisseur - Confidentialité des informations - Accélération du processus achat - Transparence des informations Actionsàmener - Réunions régulières sur l’avancement des projets - Prise en compte de certaines remarques fournisseurs
- 11. 8 - POURQUOIINVESTIR DANS L’OUTIL SOURCING- FORCE.COM ? Un outil intuitif, convivial et évolutif Le partage d’une base commune de fournisseurs autorisés pour l’envoi des appels d’offre ; Une simplification de la constitution de l’appel d’offre et de la procédure d’envoi ; Une gestion des réponses simplifiées ;
- 12. 8 - POURQUOIINVESTIR DANS L’OUTIL SOURCING- FORCE.COM ? Une aide à la négociation ; Un cumul d’expérience partagé au sein de la fonction Achats et une plus grande transparence ; Le lien avec les autres systèmes d’information Achats
- 13. 9 : SCHÉMATISEZL’ORGANISATION DU DÉPLOIEMENT DE L’OUTIL AVEC LES RELATIONS ENTRE LES DIFFÉRENTS ACTEURS : CHEF DE PROJET, RESPONSABLE DE DÉPLOIEMENT, KEY-USERS… ? Chef de projet Responsable déploiement 50 key users 15 testeurs Déploiement Europe Déploiement Monde Formations Réunion Achat par marché et par pays 04/2016 à 07/2016 08/2016 à 12/2016
- 14. 10 - ENQUOI L’UTILISATION DE SOURCING-FORCE.COM VA-T-ELLE FACILITER LA MISE EN PLACE D’UN SYSTÈME ANALYTIQUE DE CE TYPE ? Un outil de gestion adapté Vision globale des fournisseurs Facilité d’utilisation Assurer un suivi
Notes de l'éditeur
- #3 Question 1 : Quels sont les opportunités et les risques liés à un développement en interne du système d’information destiné aux acheteurs de SPORT XTR’M ? Quelle option vous paraît le plus facilement et rapidement envisageable ? Pourquoi ? Les opportunités : globalisation des informations concernant les fournisseurs (marchés locaux spécifiques, différents produits, différentes contraintes d’appro mais même qualité et services) => savoir-faire et capacité à répondre aux exigences, analyse financière chaque année. Données collectée localement. hors procédure : autres services ont accès aux fournisseurs homologués centralisation avec un seul outil au lieu de plusieurs (modules SAP, bases de données, logiciels…). facilite le multi sourcing (. Le « bi-source » ou le « tri-source » garantissent la sécurité des approvisionnements de SPORT XTR’M, la possibilité de comparer les performances des fournisseurs entre eux, ainsi qu’une proximité géographique qui résout les problèmes de normes, de langues ou de cultures différentes. La plupart de ces fournisseurs, et donc des informations qui leurs sont relatives, ne sont pas centralisés, mais gérés indépendamment par les filiales locales de SPORT XTR’M. Il est donc parfois difficile, même en interne, de savoir si une société fait partie ou non des fournisseurs du groupe et, si c’est le cas, d’avoir des informations à son sujet) centralisation des achats : globaux, continentaux, locaux communication avec les fournisseurs communication en interne entre chaque acheteur où qu’il soit et quel que soit son marché, directeur de marché, et responsable de segment Risques mauvaise conduite du changement pas de coordination avec les systèmes et logiciels existants difficultés de transfert des informations long et couteux dépassement du budget L’option la plus facilement et rapidement envisageable semble être d’acquérir une licence sur un outil déjà existant comme une plateforme d’e-procurement. Très rapide car pas besoin de conduite du changement, de transfert des données. Simple car plateforme externe. Pas de modification et de développement pour se l’approprier, peu coûteux. Mais sur du long terme, il faut plutôt entrevoir le développement d’un outil en interne qui répond aux besoins et s’adapte au fonctionnement de l’entreprise afin de faciliter la communication. Outil propre aux achats
- #12 Un outil intuitif, convivial et évolutif Rapidité d’adaptation Le but ici est de co-développer cet outil en collaboration avec un prestataire, de manière à se rapprocher au plus près de la vision et des attentes de SPORT XTR’M. Un accès via le cloud, donc un partage en temps réel des infos, 24h/24 7j/j, n’importe où. De même il sera « universel » (disponible en plusieurs langues). Le partage d’une base commune de fournisseurs autorisés pour l’envoi des appels d’offre ; Un partage des informations, développer une politique de Gestion des Connaissances, de manière à ce que n’importe quel acheteur soit capable, même sans jamais avoir traité avec un fournisseur, d’obtenir des informations sur lui (comme son fonctionnement, son système, ou les processus qui le composent). Une meilleure gestion des documents, ainsi que leur archivage et le partage de ceux-ci. Une simplification de la constitution de l’appel d’offre et de la procédure d’envoi ; Cet outil permettra de rendre les taches des acheteurs plus simple, moins lourdes. (ex : les taches administratives comme la gestion des contrats, factures, litiges, livraisons... ou techniques, comme la définition des normes de qualité, la conception de nomenclatures...). De cette manière les acheteurs seront capables de mieux se mobiliser sur des taches plus importantes (à forte valeur ajoutée). Gain de productivité Une simplification de la constitution de l’appel d’offre et de la procédure d’envoi Une gestion des réponses simplifiées ; Cet outil permettra aussi d’échanger, en externe, c’est à dire avec les fournisseurs des informations, sur un même marché ou une même zone géographique.
- #13 Une aide à la négociation ; Cet outil permettra aussi une vision plus globale, permettant une recherche plus facile du meilleur équilibre entre coûts, qualité et délais, mais aussi la détection d’opportunités d’innovations (très important pour SPORT XTR’M) et d’amélioration de la productivité. De même faire un « tri » chez les fournisseurs, c’est à dire augmenter le nombre de fournisseur sous contrat cadre, permettant d’avoir un rapport de force plus favorable, un poids et donc une force de négociation plus important, entrainant une baisse des couts de transaction. On pourra globaliser les besoins et les actions entre les différentes filiales. Comme consulter les offres fournisseurs de pays différents et donc élargir le potentiel. Un cumul d’expérience partagé au sein de la fonction Achats et une plus grande transparence ; Les informations jusqu’ici ne sont pas centralisées, elles sont gérées indépendamment par les filiales locales. Il est donc difficile d’obtenir des informations sur les sociétés, comme savoir si elle fait déjà partie ou non des fournisseurs du groupe, et si c’est le cas, quelles sont les relations entretenues avec elle ou quelles sont les actions déjà misent en place avec celle-ci. Le lien avec les autres systèmes d’information Achats L’intégration de SAP à cet outil pour transférer des données entre les deux plateformes
- #14 Les étapes du déploiement de Sourcing-Force.com chez SPORT XTR’M sont les suivantes : Étape 1 : Définir une équipe de 15 testeurs européens qui vont travailler sur la plate-forme et remonter des informations pendant 4 mois de 04/2016 à 07/2016. Ils vont commencer la conception des grilles de spécifications et commencer la collecte des carnets d’adresse de fournisseurs pour les intégrer dans la place de marché suivant un plan d’enregistrement très strict. Étape 2 : Définir une équipe de 50 key-users (utilisateurs clés) répartis dans tous les pays où SPORT XTR’M détient une filiale qui vont étudier toutes les fonctionnalités et rechercher toutes les limites de Sourcing-Force.com pendant 4 mois de 08/2016 à 12/2016. Ces key-users vont être les relais locaux et encadrer les formations. Étape 3 : Déploiement de la plateforme en Europe en 2017/2018 ; Étape 4 : Déploiement de la plateforme dans le monde en 2018/2019.
- #15 Un outil de gestion* adapté *de la relation fournisseur, de gestion des appels d'offres, de gestion des meilleurs pratiques, de gestion des connaissances Vision globale des fournisseurs Géolocalisation des fournisseurs : réduits les coûts de transports en achetant plus près, facilite les achats sur Marché Local Connaissance des différentes action déjà mené avec celui-ci Facilité d’utilisation Accès rapide, en temps réel aux informations Assurer un suivi Possibilité de suivre les différentes actions menées grâce aux KPI