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Présentation de la solution SRM7.0

Pour une gestion complète et intégrée du
cycle d’achat




Delphine SEGUIN, Consultante Avant-vente, SAP France


Paris, le 3 juin 2009
Agenda




       1. Introduction
       2. Une plateforme unifiée de gestion des achats : SAP SRM
                      Vue d’ensemble
                      Définition et mise en œuvre de la stratégie achat
                      Gestion des processus d’approvisionnement
       5. Un processus d’achat dématérialisé de bout en bout
                      La dématérialisation des factures : SAP Invoice Management by
                      Open Text
       6. Références




© SAP 2007 / Page 2
Introduction
Les cycles d’achat sont complexes par nature


                                        Planification                          Besoins
                                                      Expression de besoin     prioritaires
                                        des besoins

                                                          Identification des sources d’approvisionnement.
                                    Définition des
                                    besoins                                     Contrôle des engagements
                                                                                Budgets annuels et pluriannuels
                    Suivi
                                                                                          Gestion des ressources
                   contrat
         Performance fournisseur                                                                 Appel d’offres
                  Clôture administrative
  Contrep.                   Cessions /opp.                                                    Evaluation
              Facturation                                                                      des candidats
             Retenues                                                                         Procédures multiples
             Avance / acompte / paiement                                                         Avenants

                Réception vs. recette                                               Enchères et enchères inversées

                          Réception         Reporting

                             Gestion budgétaire
                                                               Contrat / Engagement

                                              Avenants                       Clauses
                                             Référencement fournisseur
Introduction
La gestion des achats dans les services financiers
                     Comptables    Centrales                              Difficulté à suivre l’exécution des contrats
                                   d’Achats
       Services                                                           •     Décentralisation de la fonction achat
     Gestionnaires
                                                                          •     Nombre élevé de contrats en cours
                                                                          •     Cycles d’achats très longs
                                                    Entités               •     Conformité légale et réglementaire non assurée
                                                  Directions
                                                   Services
   Entités
 Directions
  Services
                                                                                      Pas de consolidation des besoins
                        Entités
                      Directions
                                                                                      • Peu d’économies d’échelle
                       Services
                                                                                      • Très grand nombre de fournisseurs
                                                                                      • Peu de capacité de négociation




 Développement limité
                                                                                      Peu de visibilité sur les fournisseurs
 des achats
 électroniques                     Processus de gestion hétérogènes
                                   et non intégrés                                    • Données fournisseurs peu fiables
 • Peu de catalogues                                                                  • Rationalisation faible du portefeuille
   électroniques partagés          • Difficulté à identifier les économies et           fournisseurs
 • Utilisation limitée des           les gains potentiels                             • Risque élevé de défaillance
   places de marché                • Information redondante et pauvre                 • Peu de capacité de négociation
 • Processus internes              • Traitements et retraitements manuels             • Pas d’évaluation systématique de la
   coûteux et                        coûteux et nombreux                                performance fournisseurs
   dématérialisaton limitéee



         Pas de vision consolidée des besoins, peu de moyens pour analyser la
                     dépense, et une conformité encore mal assurée
Introduction
La recherche d’un « chaînage vertueux »



  Identifier et planifier les besoins      Sélectionner les fournisseurs
    Analyser les dépenses                    Lancer les appels d’offres et les
    Consolider les besoins                   procédures de consultation
    Définir les priorités                    Analyser et évaluer les offres
    Elaborer et valider les budgets          Négocier avec les fournisseurs
                                             Sélectionner les fournisseurs
                                             Notifier les contrats



  Evaluer et mesurer                       S’approvisionner
    Evaluer la performance Achats            Gestion des expressions de besoins
    Evaluer la performance fournisseurs      Gestio des commandes
    Evaluer la conformité et les risques     Gestion des réceptions
                                             Gestion des factures
                                             Gestion des paiements
Agenda




       1. Introduction
       2. Une plateforme unifiée de gestion des achats : SAP SRM
                      Vue d’ensemble
                      Définition et mise en œuvre de la stratégie achat
                      Gestion des processus d’approvisionnement
       5. Un processus d’achat dématérialisé de bout en bout
                      La dématérialisation des factures : SAP Invoice Management by
                      Open Text
       6. Références




© SAP 2007 / Page 6
Vue d’ensemble de la solution SRM
La gestion complète du cycle d’achat



Gouvernance Achats     Analyse globale des dépenses             Gestion des catégories            Gestion de la conformité

                                                                 Appels d’offres et                Evaluation
Sourcing               Plateforme centrale de sourcing
                                                                 enchères inversées                et sélection des offres




                                                                                                                                 SAP NetWeaver
                        Référentiel des       Elaboration des        Passation et
Gestion des contrats                                                                       Exécution         Suivi et pilotage
                        contrats              contrats               négociation

Achats collaboratifs    Self-service Achats           Achats de services   Achats directs / planifiés   Gestion de catalogues

Collaboration              Self-service et
                                                                Echange de documents                Réseau fournisseurs
fournisseurs               interaction fournisseurs
                                                                                                 Gestion et optimisation du
Gestion de la base     Identification et référencement     Développement des fournisseurs
                                                                                                 portefeuille fournisseurs
fournisseurs           Des fournisseurs                    et mesure de la performance
Mise en œuvre de la stratégie achat
Vue d’ensemble
Améliorer la visibilité sur            Réduire les erreurs et les
les achats et la stratégie             temps de cycle de sélection
d’approvisionnement                    des fournisseurs

Analyse des dépenses                   Sélection Fournisseur
   Analyse globale des dépenses           Qualification fournisseurs
   Consolidation par axe stratégique      Appel d’offres
                                          Enchères inversées
Développement Stratégie                   Analyse des offres
   Agrégation et planification de la
                                                             Maîtriser et assurer le
   demande
                                                             respect des contrats
   Analyse de portefeuille
   Planification stratégie achats
   Gestion par famille d’achat                               Gestion des Contrats
   Gestion de programmes d’achat                                Création
   Contrôle de gestion des achats                               Gestion documentaire
                                                                Distribution
Validation des Budgets                                          Exécution
   Elaboration des budgets                                      Analyse
   Simulations
   Validation                                                Gestion Catalogue
                                                                Gestion de contenu catalogue
Mise en œuvre de la stratégie achat
Analyse des dépenses


Fonctionnalités SAP SRM :
 Gestion et harmonisation des
 données de base
 Tableaux de bord consolidés par
 catégorie d’achat
 Analyses globales de dépenses
 Analyses de la performance des
 fournisseurs
 Analyses de l’exécution des
 contrats
 Analyses de marchés externes




+ de 250 états dédiés aux achats
+ une complémentarité native SAP / Business
  Objects
Mise en œuvre de la stratégie achat
Analyse des dépenses




                                Un pilotage intégrée des
                                       dépenses
Mise en œuvre de la stratégie achat
Sélection des fournisseurs
                               1. Enregistrement du fournisseur

                               2. Questionnaire adressé au
                                    fournisseur
1.
 1.
                               3. Validation de l’enregistrement

           2.
            2.

                       3.
                        3.
Mise en œuvre de la stratégie achat
Sélection des fournisseurs par appel d’offres


Avantages SAP SRM :
• Processus en ligne d’appels d’offres
• Evaluations multi-critères
• Evaluation et classement automatiques
  des offres des fournisseurs en fonction
  de pondérations
• Gestion des documentations
  techniques
Mise en œuvre de la stratégie achat
Sélection des fournisseurs par enchères inversées

Sélection des fournisseurs par système d’enchères (lié avec l’appel d’offre)

Avantages SAP SRM :
• Enchères avec pondération
  automatique du fournisseur
  (enchère égalisée)
• Multiple choix de configuration
  pour les enchères
• Evaluation et classement
  automatiques des offres des
  fournisseurs en fonction de
  pondérations
Mise en œuvre de la stratégie achat
Gestion des contrats

Gestion des contrats

Avantages SAP SRM :
• Solution de gestion de contrats
  intégrée
• Base de donnée centrale des
  contrats
• Contrats publiables sous forme
  de catalogues
• Distribution des contrats
  négociés en central vers de
  multiples organisations d’achat
• Alertes pour l’expiration des
  contrats
Gestion des processus d’approvisionnement
Vue d’ensemble


 Simplifier les processus pour
 l’achat sur catalogue et hors
 catalogue
 Approvisionnement de biens
    Expression de besoin
    Commande
    Réception
    Traitement de factures


                                                         Etablir des limites pour les
                                                         accords cadres de services
                                                         Approvisionnement de services
                                                            Appel d’offres de service
                                                            Commande de service
                                                            Confirmation de services
      Automatiser la création de commande                   Traitement de factures
      pour les achats stratégiques
      Approvisonnement planifié
         Détermination des sources d’approvisionnement
         Intégration avec la gestion de maintenance
         Intégration avec la gestion de projets
Gestion des processus d’approvisionnement
  Vue d’ensemble
   Différentes typologies de catalogue
                                                                     2   Gestionnaire de Contenu // Place
                                                                         Gestionnaire de Contenu Place
 1 Fournisseur externe gère son
   Fournisseur externe gère son                                          de marché
                                                                         de marché
      catalogue
      catalogue                                                                  • Le catalogue est géré et hébergé
                                                                                 par un gestionnaire de contenu
• Le fournisseur met           C                                                 externe
à jour lui-même son                                                              • Ce catalogue est multi-
catalogue ou un        C                                                         fournisseurs
catalogue privatif                                                                                                   C
pour le compte de          Ac
                             cè
l‘organisation     C           sv
                                 ia
acheteuse                             Int                                                                                C
                                          ern                                                              C
                                              et                                                                C
                                                               SRM                                              DB
                                                                                                            C
                                                                                               et
                                                                                         nt ern                          C
                                                                                     I
                                                                               via
                                                                           cès
                                                                         Ac
 3
   Catalogue hébergé dans
   Catalogue hébergé dans
   l’entreprise (intranet)
   l’entreprise (intranet)
                                                       C                 DB                4
                                                               C
  • Le contenu est fourni par les                                                              Catalogue interne
  fournisseurs                                             C                                   Catalogue interne
  • Mais il est enrichi et maintenu par C                                                    • Les approvisionnements
  un département Achat ou créé ad                                                            font référence à des articles
  hoc de l‘organisation acheteuse             C                                              propres à l‘organisation
                                                   C                                         acheteuse
Gestion des processus d’approvisionnement
Achats sur catalogues




                                                            Colonnes triables




                        Image en grand format


                           Scrolling / drill-down dans les éléments du catalogue
Gestion des processus d’approvisionnement
Achats sur catalogues

 Les utilisateurs peuvent gérer leurs favoris : prestations recurrentes ou listes de prestations
                                   les plus souvent utilisées




  Utilisation des listes d’achats
                                                                       Processus simple d’ajout des
  • Liste d‘achats individuelles ou partagées                          prestations à la liste d’achat
  • Permet de constituer des « vues personnalisées » de
   catalogues
                        Retrait des prestations de la liste d’achats
Gestion des processus d’approvisionnement
Achats sur catalogues




  Vue comparée
  • In the Compare Items View you can
  compare up to 30 items
  • You can remove singel items to further
  refine your selection
  • Value differences are displayed in a
  lighter color
  • You can configure which of the most
  important attributes of a category are
  displayed in the Compare Items View (in
  the configuration UI)
Gestion des processus d’approvisionnement
Sourcing opérationnel


                                     Rfx
                                     Annuaires fournisseurs (OPI)
                                     Public marketplaces



              Liste fournisseurs (VL)
              Contrats
              Business Warehouse Information
              Catalogue, Article
              Fournisseur
                                                      ‘Sourcing Cockpit’



                             Transfert                               Création
         Demandes                                                                     Suite du
                             demandes          Demandes
                                                Demandes
         (shopping cart ou                                           Rfx
                             au sourcing       internes et
                                                internes et                           process
         système externe)    cockpit           externes                Création
                                                externes
                                                                       commande
                                                                           Création
                                                                           contrat
Gestion des processus d’approvisionnement
Vue d’ensemble

Approvisionnement planifié


                             Liste des demandes sans source
                             d‘approvisionnement




                              Sélection d‘une méthode de
                              recherche et de sélection de
                              fournisseur
Gestion des processus d’approvisionnement
Evaluation des fournisseurs, à chaud et à froid
Gestion des processus d’approvisionnement
  Evaluation des fournisseurs, à chaud et à froid


                          Créer des questionnaires avec le cockpit
                          d’enquêtes d’évaluation fournisseur




                       Cockpit d’enquêtes d’évaluation fournisseurs
                        Sélectionner le             Indiquer les                           Affecter le
                        fournisseur                 participants                           questionnaire

                                      Gérer les                        Envoyer les
                                      réponses                         enquêtes

                                                       Réponses fournies
                                                       par l’utilisateur




                                                                                    Total notation

 SAP                                                   Fiabilité 20%      Qualité 20%           Prix 15%   Nnn X%
 NetWeaver BI                                                                                                       ...

                                                                                                                    ...



© SAP 2008 / Page 23
Gestion des processus d’approvisionnement
Pilotage des engagements
Gestion des processus d’approvisionnement
Pilotage des engagements
Agenda




       1. Introduction
       2. Une plateforme unifiée de gestion des achats : SAP SRM
                       Vue d’ensemble
                       Définition et mise en œuvre de la stratégie achat
                       Gestion des processus d’approvisionnement
       3. Un processus d’achat dématérialisé de bout en bout
                       La dématérialisation des factures : SAP Invoice Management by
                       Open Text
       4. Références




© SAP 2007 / Page 26
Contexte et enjeux généraux
 Le traitement des factures fournisseurs en entreprise

              PDG
              “Charges et fonds de                     DAF
              roulement trop élevés.”                  “Manque de visibilité sur les
                                                       dépenses liées aux achats
     Analyste financier                                fournisseurs.”
     “Peu d’escomptes obtenus et
     les charges augmentent.”                                                          Responsable achat
                                                                                       “Gestion des commandes
                                                                                       fournisseurs fastidieuse et
                                     Les enjeux :                                      coûteuse.”


                                        Optimiser ses processus

                                        Diminuer ses coûts de fonctionnement

                                        Améliorer ses relations fournisseurs

      Service financier
      “Retraitements matériels, et
      traitement des plaintes
      fournisseurs
                                                                                                Fournisseur
                                                                                                Aucune visibilité sur le
   Comptable                                                                                    paiement des factures et
                                                                                                retards de paiement à
   Suivi impossible de l’état de traitement des
                                                                                                répétition…”
   factures et délais de paiement aléatoires

© SAP 2008 / Page 27
Contexte et enjeux généraux
 Le traitement des factures fournisseurs en entreprise



                                  Ou se trouve la facture ?
               Service courrier
                                    Aucune idée !
            al
          in
      r ig




                                  Quel est son statut ?
     O




                                    Pas de réponse !
                 Comptabilité
                 Comptabilité
                                  Comment répondre à une question du fournisseur ?
                                    Pas vraiment de procédure
          se
        pi
      Co




               Département(s)
                                  Escomptes obtenus pour paiement rapide ?
                                    Quasiment jamais !
          se
        pi




                                  Combien de copies de factures ?
      Co




                                    En général plusieurs, en différentes versions !
                                  Possible récupération en cas de perte d’information ?
                                    Presque impossible !
                                  Paiement en double ?
                                    Ça arrive trop souvent.


© SAP 2008 / Page 28
SAP Invoice Management
De la numérisation au paiement




                                                       Préparation et numérisation
                   Analyses



                                                                       OCR et
Approbation et                                                         vidéocodage
     libération

                              SAP Invoice Management

      Gestion
      des écarts
                                                           Archivage

                                Rapprochement
                                comptabilisation
Traitement automatique de la facturation



       Corbeille           Interprétation des     Suivi des            Collaboration       Clôture des           Paiement
       d'arrivée                factures           factures                                  factures
       (e-mail/fax
        entrant)




                                                                                                               Comptabilité
            PRÉPARER            TRANSFORMER          MONITEUR              WORKFLOW              MONITEUR      fournisseurs/
                                                                                                               comptabilité
                                                                                                               financière
                                                Traitement de toutes    Annulation des      Résolution des
        Numérisation         Interprétation              les             exceptions          exceptions         Paiement
                                                 factures entrantes
                                                  Comptabilisation                          Comptabilisation
          Archivage          Transformation       automatique des       Commentaires        automatique des
                                                      factures                                  factures
                                                  Traitement des
                                                    exceptions




                     Frontend OCR (déc. 2008)                                            Cockpit de factures               ERP




© SAP 2008/page 17
Extraction des données d’une facture




                  Fournisseur


                 N° Facture
                Date Facture



   Numéro Commande
         N° Livraison

      Lignes de factures

                 Montant Net
                     Devise
              Montant Total




© SAP 2008 / Page 31
Vidéo Codage




 Haute productivité
 de VidéoCodage
 via une
 synchronisation
 des données et de
 l’image




Slide 32
Exemples d’exceptions gérées en standard


Exceptions                        Description
Frais de port facturés            Les frais de port sur la facture dépassent la limite définie
# commande d’achat non valide     Le n° de commande sur la facture numérisée ne peut pas être
                                  rapprochée d’un numéro de commande d’achat existant dans le système
# fournisseur non valide          Le n° de fournisseur sur la facture numérisée ne peut pas être
                                  rapprochée d’un numéro de fournisseur existant dans le système
Unité non valide                  L’unité sur la facture numérisée ne peut pas être rapprochée d’une unité
                                  existant dans le système
Conflit de devise                 La devise sur la facture ne correspond pas à la devise de la commande

Re-numérisation demandée          L’image n’est pas lisible
Suspicion de facture / avoir en   Facture ou avoir suspectée d’être le double d’une facture ou avoir déjà
double                            en traitement ou traité
Approbation demandée              Facture nécessitant une approbation avant comptabilisation
Contrôle fournisseur demandé      Les factures émises par certains fournisseurs ne sont pas
                                  automatiquement comptabilisées.
Maintenance données fournisseur   Nécessité de mettre à jour les données fournisseurs (changement
                                  d’adresse par exemple)
Disparité fournisseur             Le fournisseur indiqué sur la facture ne correspond pas au fournisseur
                                  indiqué sur la commande d’achat
Traitement des documents : contrôle des
  doublons

  Utilisateurs SAP
  déjà familiarisés
         avec
  l'environnement




          Saisie des
           données
         automatisée
         ou manuelle


          Validation
          immédiate
         des données




           Détection
           rapide et
         automatisée
         des doublons




© SAP 2008/page 20
Traitement des exceptions : différences de
  prix


         Accès en un
         seul clic aux
         informations
             d'aide


         Options de
          processus
        orientées rôle

                                                 Routage
         Gestion des                           transparent
       exceptions issue                        orienté rôle
        des meilleures
          pratiques




          Historique
          complet de
          processus




© SAP 2008/page 21
Approbation des factures avec affectation
  des données comptables

                                                 Un seul clic pour
                                                  accéder à des
                                                   informations
                                                 complémentaires

                                                 Informations
                                              concises, facilement
                                               compréhensibles

           Délégation
           simplifiée
          pour saisir la
          comptabilité

                                                       Validation
                                                      immédiate
                                                          des
      Historique des                                   données
      approbations
       d'un simple
        coup d'œil


                            Un seul clic
                               pour
                           approuver ou
                             refuser



© SAP 2008/page 22
Analyse et suivi

        Analyse       Analyse des KPI
     utilisant plus      avec des
    de 50 critères    graphiques SAP




                                          Résumé de
                                        l'intégralité du
                                           processus


       Plein accès                      Accès en un
      aux fonctions                     seul clic aux
           SAP                           détails des
                                          factures

      Synthèse
    complète de
     toutes les
  factures traitées




© SAP 2008/page 23
Bénéfices attendus de SAP Invoice
  Management




        Réduit les coûts de traitement des factures
                                                                               Li
        Permet de se focaliser sur des activités à
                                                                                  gn                       Processus d’approbation simplifié

        haute valeur ajoutée                                                        es                     Accès à tout moment aux factures et




                                                             ce
                                                                                           M               à l’historique de leur traitement
                                                                                            ét

                                                           an
        Optimise la gestion de la trésorerie
                                                                                                 ie
                                                         n
                                                                                                           Meilleur processus de décision basé
        Permet de respecter les règles de             Fi               Result:
                                                                      Résultat:                       rs   sur des informations de qualité
        l'entreprise et les contraintes
        réglementaires
                                                                Gains de Cost of
                                                                    High productivité
                                                                 Finance Operations
                                                                 Réduction des coûts
                                                                Relations fournisseurs                     Gestion simplifiée des éventuels
        Réduit les coûts et les                                 Bad Vendor Relations                       conflits
        interfaces entre les systèmes
                                                                      améliorées
                                                      In




                                                                                                     s
                                                                                                  ur       Améliore les relations avec les
                                                      fo




        Intégration optimale entre les différents                                               e          fournisseurs permettant ainsi
                                                         r




                                                                                              ss
                                                           m




        systèmes
                                                                                            i              d’obtenir de meilleures conditions
                                                                                          rn
                                                             at




                                                                                                           commerciales
                                                                                     ou
                                                               iqu




        Réduit la complexité de l’infrastructure
        technique
                                                                                    F
                                                                 e




                                                                                                           Transparence complète du
        Réduit le coût total de possession                                                                 processus de traitement des
                                                                                                           factures fournisseurs




© SAP 2008 / Page 38
Agenda




       1. Introduction
       2. Une plateforme unifiée de gestion des achats : SAP SRM
                       Vue d’ensemble
                       Définition et mise en œuvre de la stratégie achat
                       Gestion des processus d’approvisionnement
       3. Un processus d’achat dématérialisé de bout en bout
                       La dématérialisation des factures : SAP Invoice Management by
                       Open Text
       4. Références




© SAP 2007 / Page 39
Ils ont modernisé leur système achats avec
  SAP SRM


                                                                                                         Application rolled out in 19
                                         On target to save 100s £
                                                                                                         countries
                                         Millions

                                                                                                         Support for total procurement
                                  740   Rolled out to 72,000             “SAP Supplier Relationship      process
                                        employees                          Management helps to save
   “A key factor in deciding to                                            €292M per annum in
    choose SAP was the                                                     indirect procurement
    company's strategic focus                                              spend”                        €292M in annual savings
    on developing solutions              Single system to manage all                     Geoff Wells,
    which cover the whole                procurement                                   Global Indirect
    procurement process from                                                            Procurement
    strategy to execution.”                                                        Program Manager

                Caroline Booth,
         Chief Procurement Dir




                                                                                                          Implemented across 1,800
                                        Nationwide implementation at
                                                                                                          suppliers
                                        hundreds of locations

                                        Over 50K suppliers are                                            One centralized system across
                                                                                                          the entire company
  “In 2000 only 2% of                   enabled to participate         “Our aim is to have
     procurement transactions                                            standardized procurement
     were via electronic                                                 processes, and SAP SRM
     bidding.                           By 2006 over 1000% increase                                        Over $262M effectively
                                                                         has paved the way.”               managed in 1st 18 months
     By late 2006 it was over           in electronic bids
     40%.”



             Abraham Sotelo,
     E-Government & IT Policy                                                       Suzette Bergman,
                Chief of Staff                                                 Senior Spend Manager

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SRM70 Présentation

  • 1. Présentation de la solution SRM7.0 Pour une gestion complète et intégrée du cycle d’achat Delphine SEGUIN, Consultante Avant-vente, SAP France Paris, le 3 juin 2009
  • 2. Agenda 1. Introduction 2. Une plateforme unifiée de gestion des achats : SAP SRM Vue d’ensemble Définition et mise en œuvre de la stratégie achat Gestion des processus d’approvisionnement 5. Un processus d’achat dématérialisé de bout en bout La dématérialisation des factures : SAP Invoice Management by Open Text 6. Références © SAP 2007 / Page 2
  • 3. Introduction Les cycles d’achat sont complexes par nature Planification Besoins Expression de besoin prioritaires des besoins Identification des sources d’approvisionnement. Définition des besoins Contrôle des engagements Budgets annuels et pluriannuels Suivi Gestion des ressources contrat Performance fournisseur Appel d’offres Clôture administrative Contrep. Cessions /opp. Evaluation Facturation des candidats Retenues Procédures multiples Avance / acompte / paiement Avenants Réception vs. recette Enchères et enchères inversées Réception Reporting Gestion budgétaire Contrat / Engagement Avenants Clauses Référencement fournisseur
  • 4. Introduction La gestion des achats dans les services financiers Comptables Centrales Difficulté à suivre l’exécution des contrats d’Achats Services • Décentralisation de la fonction achat Gestionnaires • Nombre élevé de contrats en cours • Cycles d’achats très longs Entités • Conformité légale et réglementaire non assurée Directions Services Entités Directions Services Pas de consolidation des besoins Entités Directions • Peu d’économies d’échelle Services • Très grand nombre de fournisseurs • Peu de capacité de négociation Développement limité Peu de visibilité sur les fournisseurs des achats électroniques Processus de gestion hétérogènes et non intégrés • Données fournisseurs peu fiables • Peu de catalogues • Rationalisation faible du portefeuille électroniques partagés • Difficulté à identifier les économies et fournisseurs • Utilisation limitée des les gains potentiels • Risque élevé de défaillance places de marché • Information redondante et pauvre • Peu de capacité de négociation • Processus internes • Traitements et retraitements manuels • Pas d’évaluation systématique de la coûteux et coûteux et nombreux performance fournisseurs dématérialisaton limitéee Pas de vision consolidée des besoins, peu de moyens pour analyser la dépense, et une conformité encore mal assurée
  • 5. Introduction La recherche d’un « chaînage vertueux » Identifier et planifier les besoins Sélectionner les fournisseurs Analyser les dépenses Lancer les appels d’offres et les Consolider les besoins procédures de consultation Définir les priorités Analyser et évaluer les offres Elaborer et valider les budgets Négocier avec les fournisseurs Sélectionner les fournisseurs Notifier les contrats Evaluer et mesurer S’approvisionner Evaluer la performance Achats Gestion des expressions de besoins Evaluer la performance fournisseurs Gestio des commandes Evaluer la conformité et les risques Gestion des réceptions Gestion des factures Gestion des paiements
  • 6. Agenda 1. Introduction 2. Une plateforme unifiée de gestion des achats : SAP SRM Vue d’ensemble Définition et mise en œuvre de la stratégie achat Gestion des processus d’approvisionnement 5. Un processus d’achat dématérialisé de bout en bout La dématérialisation des factures : SAP Invoice Management by Open Text 6. Références © SAP 2007 / Page 6
  • 7. Vue d’ensemble de la solution SRM La gestion complète du cycle d’achat Gouvernance Achats Analyse globale des dépenses Gestion des catégories Gestion de la conformité Appels d’offres et Evaluation Sourcing Plateforme centrale de sourcing enchères inversées et sélection des offres SAP NetWeaver Référentiel des Elaboration des Passation et Gestion des contrats Exécution Suivi et pilotage contrats contrats négociation Achats collaboratifs Self-service Achats Achats de services Achats directs / planifiés Gestion de catalogues Collaboration Self-service et Echange de documents Réseau fournisseurs fournisseurs interaction fournisseurs Gestion et optimisation du Gestion de la base Identification et référencement Développement des fournisseurs portefeuille fournisseurs fournisseurs Des fournisseurs et mesure de la performance
  • 8. Mise en œuvre de la stratégie achat Vue d’ensemble Améliorer la visibilité sur Réduire les erreurs et les les achats et la stratégie temps de cycle de sélection d’approvisionnement des fournisseurs Analyse des dépenses Sélection Fournisseur Analyse globale des dépenses Qualification fournisseurs Consolidation par axe stratégique Appel d’offres Enchères inversées Développement Stratégie Analyse des offres Agrégation et planification de la Maîtriser et assurer le demande respect des contrats Analyse de portefeuille Planification stratégie achats Gestion par famille d’achat Gestion des Contrats Gestion de programmes d’achat Création Contrôle de gestion des achats Gestion documentaire Distribution Validation des Budgets Exécution Elaboration des budgets Analyse Simulations Validation Gestion Catalogue Gestion de contenu catalogue
  • 9. Mise en œuvre de la stratégie achat Analyse des dépenses Fonctionnalités SAP SRM : Gestion et harmonisation des données de base Tableaux de bord consolidés par catégorie d’achat Analyses globales de dépenses Analyses de la performance des fournisseurs Analyses de l’exécution des contrats Analyses de marchés externes + de 250 états dédiés aux achats + une complémentarité native SAP / Business Objects
  • 10. Mise en œuvre de la stratégie achat Analyse des dépenses Un pilotage intégrée des dépenses
  • 11. Mise en œuvre de la stratégie achat Sélection des fournisseurs 1. Enregistrement du fournisseur 2. Questionnaire adressé au fournisseur 1. 1. 3. Validation de l’enregistrement 2. 2. 3. 3.
  • 12. Mise en œuvre de la stratégie achat Sélection des fournisseurs par appel d’offres Avantages SAP SRM : • Processus en ligne d’appels d’offres • Evaluations multi-critères • Evaluation et classement automatiques des offres des fournisseurs en fonction de pondérations • Gestion des documentations techniques
  • 13. Mise en œuvre de la stratégie achat Sélection des fournisseurs par enchères inversées Sélection des fournisseurs par système d’enchères (lié avec l’appel d’offre) Avantages SAP SRM : • Enchères avec pondération automatique du fournisseur (enchère égalisée) • Multiple choix de configuration pour les enchères • Evaluation et classement automatiques des offres des fournisseurs en fonction de pondérations
  • 14. Mise en œuvre de la stratégie achat Gestion des contrats Gestion des contrats Avantages SAP SRM : • Solution de gestion de contrats intégrée • Base de donnée centrale des contrats • Contrats publiables sous forme de catalogues • Distribution des contrats négociés en central vers de multiples organisations d’achat • Alertes pour l’expiration des contrats
  • 15. Gestion des processus d’approvisionnement Vue d’ensemble Simplifier les processus pour l’achat sur catalogue et hors catalogue Approvisionnement de biens Expression de besoin Commande Réception Traitement de factures Etablir des limites pour les accords cadres de services Approvisionnement de services Appel d’offres de service Commande de service Confirmation de services Automatiser la création de commande Traitement de factures pour les achats stratégiques Approvisonnement planifié Détermination des sources d’approvisionnement Intégration avec la gestion de maintenance Intégration avec la gestion de projets
  • 16. Gestion des processus d’approvisionnement Vue d’ensemble Différentes typologies de catalogue 2 Gestionnaire de Contenu // Place Gestionnaire de Contenu Place 1 Fournisseur externe gère son Fournisseur externe gère son de marché de marché catalogue catalogue • Le catalogue est géré et hébergé par un gestionnaire de contenu • Le fournisseur met C externe à jour lui-même son • Ce catalogue est multi- catalogue ou un C fournisseurs catalogue privatif C pour le compte de Ac cè l‘organisation C sv ia acheteuse Int C ern C et C SRM DB C et nt ern C I via cès Ac 3 Catalogue hébergé dans Catalogue hébergé dans l’entreprise (intranet) l’entreprise (intranet) C DB 4 C • Le contenu est fourni par les Catalogue interne fournisseurs C Catalogue interne • Mais il est enrichi et maintenu par C • Les approvisionnements un département Achat ou créé ad font référence à des articles hoc de l‘organisation acheteuse C propres à l‘organisation C acheteuse
  • 17. Gestion des processus d’approvisionnement Achats sur catalogues Colonnes triables Image en grand format Scrolling / drill-down dans les éléments du catalogue
  • 18. Gestion des processus d’approvisionnement Achats sur catalogues Les utilisateurs peuvent gérer leurs favoris : prestations recurrentes ou listes de prestations les plus souvent utilisées Utilisation des listes d’achats Processus simple d’ajout des • Liste d‘achats individuelles ou partagées prestations à la liste d’achat • Permet de constituer des « vues personnalisées » de catalogues Retrait des prestations de la liste d’achats
  • 19. Gestion des processus d’approvisionnement Achats sur catalogues Vue comparée • In the Compare Items View you can compare up to 30 items • You can remove singel items to further refine your selection • Value differences are displayed in a lighter color • You can configure which of the most important attributes of a category are displayed in the Compare Items View (in the configuration UI)
  • 20. Gestion des processus d’approvisionnement Sourcing opérationnel Rfx Annuaires fournisseurs (OPI) Public marketplaces Liste fournisseurs (VL) Contrats Business Warehouse Information Catalogue, Article Fournisseur ‘Sourcing Cockpit’ Transfert Création Demandes Suite du demandes Demandes Demandes (shopping cart ou Rfx au sourcing internes et internes et process système externe) cockpit externes Création externes commande Création contrat
  • 21. Gestion des processus d’approvisionnement Vue d’ensemble Approvisionnement planifié Liste des demandes sans source d‘approvisionnement Sélection d‘une méthode de recherche et de sélection de fournisseur
  • 22. Gestion des processus d’approvisionnement Evaluation des fournisseurs, à chaud et à froid
  • 23. Gestion des processus d’approvisionnement Evaluation des fournisseurs, à chaud et à froid Créer des questionnaires avec le cockpit d’enquêtes d’évaluation fournisseur Cockpit d’enquêtes d’évaluation fournisseurs Sélectionner le Indiquer les Affecter le fournisseur participants questionnaire Gérer les Envoyer les réponses enquêtes Réponses fournies par l’utilisateur Total notation SAP Fiabilité 20% Qualité 20% Prix 15% Nnn X% NetWeaver BI ... ... © SAP 2008 / Page 23
  • 24. Gestion des processus d’approvisionnement Pilotage des engagements
  • 25. Gestion des processus d’approvisionnement Pilotage des engagements
  • 26. Agenda 1. Introduction 2. Une plateforme unifiée de gestion des achats : SAP SRM Vue d’ensemble Définition et mise en œuvre de la stratégie achat Gestion des processus d’approvisionnement 3. Un processus d’achat dématérialisé de bout en bout La dématérialisation des factures : SAP Invoice Management by Open Text 4. Références © SAP 2007 / Page 26
  • 27. Contexte et enjeux généraux Le traitement des factures fournisseurs en entreprise PDG “Charges et fonds de DAF roulement trop élevés.” “Manque de visibilité sur les dépenses liées aux achats Analyste financier fournisseurs.” “Peu d’escomptes obtenus et les charges augmentent.” Responsable achat “Gestion des commandes fournisseurs fastidieuse et Les enjeux : coûteuse.” Optimiser ses processus Diminuer ses coûts de fonctionnement Améliorer ses relations fournisseurs Service financier “Retraitements matériels, et traitement des plaintes fournisseurs Fournisseur Aucune visibilité sur le Comptable paiement des factures et retards de paiement à Suivi impossible de l’état de traitement des répétition…” factures et délais de paiement aléatoires © SAP 2008 / Page 27
  • 28. Contexte et enjeux généraux Le traitement des factures fournisseurs en entreprise Ou se trouve la facture ? Service courrier Aucune idée ! al in r ig Quel est son statut ? O Pas de réponse ! Comptabilité Comptabilité Comment répondre à une question du fournisseur ? Pas vraiment de procédure se pi Co Département(s) Escomptes obtenus pour paiement rapide ? Quasiment jamais ! se pi Combien de copies de factures ? Co En général plusieurs, en différentes versions ! Possible récupération en cas de perte d’information ? Presque impossible ! Paiement en double ? Ça arrive trop souvent. © SAP 2008 / Page 28
  • 29. SAP Invoice Management De la numérisation au paiement Préparation et numérisation Analyses OCR et Approbation et vidéocodage libération SAP Invoice Management Gestion des écarts Archivage Rapprochement comptabilisation
  • 30. Traitement automatique de la facturation Corbeille Interprétation des Suivi des Collaboration Clôture des Paiement d'arrivée factures factures factures (e-mail/fax entrant) Comptabilité PRÉPARER TRANSFORMER MONITEUR WORKFLOW MONITEUR fournisseurs/ comptabilité financière Traitement de toutes Annulation des Résolution des Numérisation Interprétation les exceptions exceptions Paiement factures entrantes Comptabilisation Comptabilisation Archivage Transformation automatique des Commentaires automatique des factures factures Traitement des exceptions Frontend OCR (déc. 2008) Cockpit de factures ERP © SAP 2008/page 17
  • 31. Extraction des données d’une facture Fournisseur N° Facture Date Facture Numéro Commande N° Livraison Lignes de factures Montant Net Devise Montant Total © SAP 2008 / Page 31
  • 32. Vidéo Codage Haute productivité de VidéoCodage via une synchronisation des données et de l’image Slide 32
  • 33. Exemples d’exceptions gérées en standard Exceptions Description Frais de port facturés Les frais de port sur la facture dépassent la limite définie # commande d’achat non valide Le n° de commande sur la facture numérisée ne peut pas être rapprochée d’un numéro de commande d’achat existant dans le système # fournisseur non valide Le n° de fournisseur sur la facture numérisée ne peut pas être rapprochée d’un numéro de fournisseur existant dans le système Unité non valide L’unité sur la facture numérisée ne peut pas être rapprochée d’une unité existant dans le système Conflit de devise La devise sur la facture ne correspond pas à la devise de la commande Re-numérisation demandée L’image n’est pas lisible Suspicion de facture / avoir en Facture ou avoir suspectée d’être le double d’une facture ou avoir déjà double en traitement ou traité Approbation demandée Facture nécessitant une approbation avant comptabilisation Contrôle fournisseur demandé Les factures émises par certains fournisseurs ne sont pas automatiquement comptabilisées. Maintenance données fournisseur Nécessité de mettre à jour les données fournisseurs (changement d’adresse par exemple) Disparité fournisseur Le fournisseur indiqué sur la facture ne correspond pas au fournisseur indiqué sur la commande d’achat
  • 34. Traitement des documents : contrôle des doublons Utilisateurs SAP déjà familiarisés avec l'environnement Saisie des données automatisée ou manuelle Validation immédiate des données Détection rapide et automatisée des doublons © SAP 2008/page 20
  • 35. Traitement des exceptions : différences de prix Accès en un seul clic aux informations d'aide Options de processus orientées rôle Routage Gestion des transparent exceptions issue orienté rôle des meilleures pratiques Historique complet de processus © SAP 2008/page 21
  • 36. Approbation des factures avec affectation des données comptables Un seul clic pour accéder à des informations complémentaires Informations concises, facilement compréhensibles Délégation simplifiée pour saisir la comptabilité Validation immédiate des Historique des données approbations d'un simple coup d'œil Un seul clic pour approuver ou refuser © SAP 2008/page 22
  • 37. Analyse et suivi Analyse Analyse des KPI utilisant plus avec des de 50 critères graphiques SAP Résumé de l'intégralité du processus Plein accès Accès en un aux fonctions seul clic aux SAP détails des factures Synthèse complète de toutes les factures traitées © SAP 2008/page 23
  • 38. Bénéfices attendus de SAP Invoice Management Réduit les coûts de traitement des factures Li Permet de se focaliser sur des activités à gn Processus d’approbation simplifié haute valeur ajoutée es Accès à tout moment aux factures et ce M à l’historique de leur traitement ét an Optimise la gestion de la trésorerie ie n Meilleur processus de décision basé Permet de respecter les règles de Fi Result: Résultat: rs sur des informations de qualité l'entreprise et les contraintes réglementaires Gains de Cost of High productivité Finance Operations Réduction des coûts Relations fournisseurs Gestion simplifiée des éventuels Réduit les coûts et les Bad Vendor Relations conflits interfaces entre les systèmes améliorées In s ur Améliore les relations avec les fo Intégration optimale entre les différents e fournisseurs permettant ainsi r ss m systèmes i d’obtenir de meilleures conditions rn at commerciales ou iqu Réduit la complexité de l’infrastructure technique F e Transparence complète du Réduit le coût total de possession processus de traitement des factures fournisseurs © SAP 2008 / Page 38
  • 39. Agenda 1. Introduction 2. Une plateforme unifiée de gestion des achats : SAP SRM Vue d’ensemble Définition et mise en œuvre de la stratégie achat Gestion des processus d’approvisionnement 3. Un processus d’achat dématérialisé de bout en bout La dématérialisation des factures : SAP Invoice Management by Open Text 4. Références © SAP 2007 / Page 39
  • 40. Ils ont modernisé leur système achats avec SAP SRM Application rolled out in 19 On target to save 100s £ countries Millions Support for total procurement 740 Rolled out to 72,000 “SAP Supplier Relationship process employees Management helps to save “A key factor in deciding to €292M per annum in choose SAP was the indirect procurement company's strategic focus spend” €292M in annual savings on developing solutions Single system to manage all Geoff Wells, which cover the whole procurement Global Indirect procurement process from Procurement strategy to execution.” Program Manager Caroline Booth, Chief Procurement Dir Implemented across 1,800 Nationwide implementation at suppliers hundreds of locations Over 50K suppliers are One centralized system across the entire company “In 2000 only 2% of enabled to participate “Our aim is to have procurement transactions standardized procurement were via electronic processes, and SAP SRM bidding. By 2006 over 1000% increase Over $262M effectively has paved the way.” managed in 1st 18 months By late 2006 it was over in electronic bids 40%.” Abraham Sotelo, E-Government & IT Policy Suzette Bergman, Chief of Staff Senior Spend Manager © SAP 2007 / Page 40
  • 41. Ils utilisent la solution SAP Invoice Management by Open Text © SAP 2008/page 27
  • 42. Merci de votre attention © SAP 2008 / Page 42