Solutions GED/Dématérialisation - "Gouvernance documentaire" et "Dématique"

LEASEFINA SND 08 janv ier 2012
Gouvernance documentaire & dématique. 1
LEASEFINA SND
Inteligence en Gestion Documentaire
Audit, conseil, assistance, intégration, formation.
"Gouvernance documentaire" et "Dématique"
"La gouvernance, c’est la stratégie et l’organisation définies afin de gérer,
sécuriser, partager, conserver, valoriser et maîtriser l’information et la
connaissance afin d’améliorer l’efficacité d’une organisation."
SerdaLAB, livre blanc,mars 2011.
"La dématique correspond à l’action de dématérialiser au sens large. Elle
touche à la fois la numérisation de documents papiers, la dématérialisation
des échanges et la dématérialisation des processus en y incluant la
composante légale."
Jean-Marc Rietsch,président FedISA France 2012.

Situation :
Une organisation doit faire face à l'éparpillement des informations générées par son activité.
(Documents marketing, propositions financières, tableaux de calcul, documents de R&D, de
stock, de vente, de facturation, comptables… etc.).
Ces informations sont elles mêmes très souvent tributaires des données provenant de
l'extérieur de l'organisation (Informations concurrentielles, positionnements marchés,
documents fournisseurs, documents fiscaux, règles métiers, documents clients… etc.).
La masse de ces informations est en croissance permanente. Les ressources nécessaires à
leur simple stockage sont de plus en plus considérables.
L'éclatement des données, structurées ou non, réparties entre des supports multiples
(revues papier, faxes, fichiers électroniques, emails, flux RSS, réseaux sociaux, mobiles…)
rends leur exploitation (regroupement, analyse, tri, stockage, partage, archivage…) toujours
plus complexe et Chronophage
L'entreprise à longtemps cherché à optimiser ses flux d'information service par service.
Depuis le service courrier, la comptabilité, le marketing, la R&D… et chaque cadre, chaque
manager à son propre niveau. Mais souvent, chacun dans son coin !
Autant de services, de responsables qui, en définitive, ont peu l'occasion de savoir ce que
l'autre recherche, ce dont il a vraiment besoin pour son activité et une collaboration efficace.
Gouvernance documentaire :
Face à cette accumulation de difficultés, la notion de Bonne* Gouvernance Documentaire
s'impose comme l'ont fait avant elle les notions de "Gouvernance des systèmes
d'information" ou de "Gouvernance de l'Internet" au sein des SI. Il s'agit d'une étape
supplémentaire vers l'adoption plus globale et stratégique de "Gouvernance d'entreprise".
Une Bonne(1) Gouvernance Documentaire établie au sein de l'entreprise permet de
répondre efficacement aux contraintes de toutes sortes (compétitivité, rentabilité, réactivité,
environnementales…) et aux exigences de plus en plus sévères des actionnaires, salariés,
clients, fournisseurs, et autres partenaires.
Sa construction se fait en collaboration étroite avec les différentes parties-prenantes en
analysant l'existant, en listant les besoins, en mettant en évidence les améliorations et les
changements nécessaires au sein de l'organisation et en répertoriant les outils, technologies
et méthodes qui permettront sa mise en œuvre.
Pour aller jusqu'au bout de l'analyse, elle devra aussi concerner l'extérieur de l'organisation
en encourageant la participation des partenaires, des fournisseurs, des clients… dans le but
que chacun soit impliqué et, au final, y trouve satisfaction.
(1) Le terme "Bonne" est de plus en plus accolé au mot "Gouvernance". Il vient en particulier du monde ITIL ou
l'on encourage l'adoption de "Bonnes méthodes" liées au cycle de vie des services.

Dématique :
En premier lieu, la dématique en tant qu'outil d'une Bonne Gouvernance Documentaire
permet incontestablement une meilleure efficacité des processus d’entreprise au sens large
et par voie de conséquence de gagner en productivité et ainsi de diminuer certains coûts.
Force est de constater que la recherche des économies réalisables est souvent le moteur
principal d'un projet de dématérialisation. In n'y a pas de raison de se priver d’appuyer cette
démarche !
Au-delà, la dématique dont l’archivage électronique est une facette importantes est
particulièrement génératrice d'innovations technologiques au sein de l'entreprise.
En effet, un traitement performant des nombreux types et formats d'informations, de diverses
provenances, nécessite de disposer de solutions capables d'assurer la cohérence des
échanges et la compatibilité des données collectées.
Par ailleurs, la nécessité de devoir répondre à des normes (ISO15489, ISO14721…) et à des
modèles (OAIS, ISO27001…), aujourd'hui mais aussi dans la durée (10 ans, 20 ans, 30 ans
et +…), implique la mise en œuvre des systèmes certifiés et pérennes, de faire appel à des
prestataires pouvant formaliser sur contrat de leur Qualité de service et leur conformité aux
règles en vigueur (Tiers de confiance, Tiers archiveurs…).
Enjeu stratégique !
Partant du principe que la dématérialisation et l’archivage électronique font partie intégrante
du système d’information de toute organisation, il est bel et bien essentiel d’avoir une
véritable gouvernance de cette information qui constitue une part de plus en plus importante
de la richesse de l'organisation, de son patrimoine.
Passer du traitement de l'information à l'organisation de la connaissance représente un
challenge qui verra les plus dynamiques de nos organisations faire la différence.
De loin, la gestion des connaissances(2) est en effet l’activité la plus aiguisée à "gouverner".
Elle est complexe à mettre en œuvre car elle concerne toutes les composantes de
l’entreprise:
 La stratégie.
 La structure de l’organisation (réseaux, environnement…).
 Les processus.
 Les collaborateurs.
 Les technologies de l’information et de la communication.
Encore faut-il convenablement maîtriser son système d’information, être sûr de la qualité de
l’information dont on dispose, savoir la protéger, en contrôler les accès, analyser et gérer les
risques, la conserver…
(2)La Gestion des Connaissances est une démarche stratégique pluridisciplinaire visant à atteindre
l'objectif fixé (activité de l'entreprise) grâce à une exploitation optimale des savoirs (connaissances
explicites) et savoir-faire(connaissancestacites) spécifiques à l'organisation.
(Définition w ikiUniversité Paris Descartes)

Attentes et réponses :
Comme nous pouvons l'imaginer aux vues des précédents chapitres, les projets de
dématérialisation et d'archivage électroniques sont considérés comme difficiles à mettre en
œuvre.
Beaucoup de questions se posent:
 Quels documents archiver?
 Sur quels supports?
 Quelle pérennité?
 Comment gérer les preuves?
 Faut-il détruire le papier?...
Le traitement des emails est également considéré comme un problème de plus en plus
prégnant:
 Comment gérer le flot d’emails reçus ?
 Comment gérer le flot d'emails envoyés ? (souvent négligés)
 Comment gérer les pièces jointes?
Autre point sensible: les archives physiques.
 Comment gérer le volume pris par les archives papier?
 Faut-il externaliser ?...
La gestion des documents courants internes(gestion du versionning par exemple), le partage
des fichiers, la dématérialisation des documents, la gestion des contenus de l’intranet, la
traçabilité sont d’autres sujets préoccupants.
La veille et l’intelligence économique sont essentielles dans un environnement international
en perpétuelle évolution et où la compétition est de plus en plus dure.C’est rechercher de
l’information sur l’environnement externe, mais c’est aussi contrôler les fuites d’informations
stratégiques.
Pour les organismes publics (Mairies, Hôpitaux…) la mise à disposition des données
publiques est au cœur de l’actualité:
 Quelles données publiques mettre à disposition?
 A quelles conditions ?
 A quel prix?
 Sous quel format?...
Et que faire des toutes nouvelles générations d'informations ?
 Sites Internet.
 E-Réputation.
 Sms, MMS, Blogs, Réseaux sociaux (Viadéo, JKPM…).

Des études paraissent régulièrement au sujet des attentes des PME/PMI et des organismes
publics dans le domaine de la gestion de l'information. Toutes se retrouvent sur les mêmes
conclusions concernant à la fois ce que ces organisations attendent en priorité et ce qu'une
bonne gouvernance documentaire peut apporter comme réponses.
Dans l'ordre d'importance généralement constaté nous pouvons proposer :
Attentes des organisations:
 Gagner en efficacité au travers de l'optimisation des processus et la fluidité de la
communication, en rendant disponible, pertinente et permanente la bonne
information.
 Augmenter la qualité de traitement, la fiabilité des informations et par voie de
conséquence, la rapidité de décision.
 Accroitre la traçabilité (qui fait quoi, quand et à quelle occasion) et en sûreté des
informations importantes avec une sécurité optimale.
 Mettre en place l’efficience en bénéficiant d'un retour sur investissement le plus
raccourci.
 Optimiser la qualité de la relation client / fournisseurs / partenaires.
 Etre conforme aux normes, lois et règlements en vigueur.
 Réduire les risques juridiques.
 Participer au développement durable ( normes de la Green IT).
 Baisser des coûts de stockage tant papiers que numériques en rationalisant la
redondance de l'information.
Réponses gouvernance + dématique :
 Traite avec efficacité le volume croissant, voir exponentiel de l'information.
 Elimine les problèmes dus à l'éparpillement des ressources (papiers, emails, flux
RSS, réseaux sociaux…) en re-centralisant l'information avec les outils adéquats
(GED/GEIDE/SAE).
 limite les pertes de temps inutiles liées à une recherche d'information difficile.
 Evite l'éparpillement des services gérant l'information par une organisation claire
organisée autours de rôles bien définis.
 Réponds aux exigences réglementaires de plus en plus fortes en adoptant les
normes les plus récentes de certification des informations.
 Pérennise la conservation d'information et de documents.
 Minimise les risques de fuites externes d'informations stratégiques.
 Simplifie l'application de référentiels techniques métiers de plus en plus complexes.
 Optimise la croissance du nombre des utilisateurs.

Audits et conseils :
Comme nous l'avons vu, la gouvernance documentaire est une démarche globale et
complexe qui se décompose en plusieurs activités :
 Gestion des documents courants entrants ou sortants.
 Traitement des emails.
 Veille et intelligence économique.
 Gestion des connaissances.
 Gestion de la documentation.
 Gestion des données "WEB" (Intranet / Extranet / Internet.).
 Archivage…
Nous l'avons vu aussi, certaines activités documentaires posent plus de problème que
d’autres en matière de gouvernance documentaire.
LEASEFINA SND mets à la disposition des PME / PMI une organisation orientée solutions
entièrement tournée vers l'étude, le conseil, l'AMOA, l'intégration de solutions de gestion
documentaire et l'aide au changement.
Méthodes :
La norme ISO15489 prévoit le déroulement d'une démarche de record management en huit
étapes :
1. Enquête préliminaire.
2. Analyse des activités.
3. Identification des exigences archivistiques.
4. Evaluation des systèmes existants.
5. Identification de la stratégie pour la satisfaction des exigences archivistiques.
6. Conception d'un système d'archivage.
7. Mise en œuvre d'un système d'archivage.
8. Contrôle "a priori" (Audit, certification)
Nous avons l'habitude de traduire cette définition normative essentiellement orientée
archivage numérique (SAE) afin de la faire cadrer avec à l'étude plus générale d'un projet de
bonne gouvernance documentaire.
Il est possible d'en simplifier la terminologie tout en conservant la logique de raisonnement
de bout en bout.

Nous suivons les étapes du tableau suivant :
Désignation de l'étape. Equivalent dans le Record Management.
Etude préalable = Enquête préliminaire.
Description de la cible, analyse des activités, des
processus métiers etdes risques afférents.
= Analyse des activités.
= Identification des exigences archivistiques
= Evaluation des systèmes existants.
Expression des besoins. Elaboration de la politique de
dématérialisation,archivage.
= Identification de la stratégie pour la satisfaction des
exigences archivistiques.
Cahier des charges = Conception d'un système d'archivage.
Choix d'une (des) solution(s) à mettre en œuvre.
Installation, personnalisation, déploiement de la (des)
solution(s).
Aide au changement.
= Mise en œuvre d'un système d'archivage.
Audit et mises à jour = Contrôle,audit (certification).
Quels sont nos objectifs ?
 Déterminer l'information à traiter, à préserver, à conserver à terme. Identifier les
sources de modifications et/ou d’altération.
 Sécuriser l'information en définissant entre autres les droits d'accès en garantissant
l’intégrité jusqu'à la destruction.
 Permettre la circulation et la diffusion de l'information dans le respect des niveaux de
confidentialité des utilisateurs.
 Répondre aux exigences légales de conservation et de production des documents
ou des données en traçant l'ensemble des opérations effectuées.
Quels sont les principaux intéressés : la DAF et la DG à travers :
 Les chefs de projets d’archivage électronique des entreprises et administrations.
 Les responsables de la sécurité.
 Les responsables informatiques.
 Les chefs de projet de conformité.
 Les archivistes et documentalistes.
 Les responsables informatiques.
 Les juristes d’entreprise en charge de la conformité.

Moyens :
Les tableaux ci-après donnent une indication précieuse sur les informations indispensables à
la réussite d'un projet de gouvernance documentaire.
Ils servent de base de travail aux audits réalisés par LEASEFINA SND.
Ces tableaux sont fournis à titre d'information non exhaustive.
Ils revêtent un caractère générique ne préjugeant en rien de la situation particulière de
chaque client.
EXEMPLE D’INCIDENCE D’ABSENCE DE GED

Eléments décrivant la connaissance de l'organisation auditée :
Eléments à prendre en compte Commentaires et compléments d'information.
Statut de l'organisation. Organisme public ou privé, conseil d'administration, conseil
de surveillance, comité exécutif, actionnariat…
Législation, réglementation. Selon son statut juridique, ses activités, son implantation
géographique, l'existence de filiales en France et/ou à
l'étranger, différentes réglementations, normes, directives
peuvent s'appliquer à l'organisme.
Secteur d'activité. Quels sont les concurrents, les activités sont-elles soumises
à une autorité de tutelle (ARCEP, AMF, ministères…)
Localisation géographique. En France et dans le monde. Impact sur la circulation de
l'information et sur les besoins de gestion. Impact sur la
circulation des données à caractère personnel.
Sensibilité de l'organisation à la
dématérialisation et à l'archivage
électronique.
Identifier les procédures et les pratiques de gestion
documentaire et d'archivage (même individuelles) ainsi que
les problèmes de gestion (ou de non gestion) et les risques
liés à cette situation. Estimer le niveau de maturité de
l'organisation par rapport à la dématérialisation et recherche
s'il existe déjà des processus métier dématérialisés.
Organisation interne.
Connaitre les acteurs.
Organisation hiérarchique, comment sont hiérarchisés les
activités, les départements, les services.
Analyse des activités de
l'organisation.
Identifier toutes les activités propres à l'organisation.
Les décliner service par service. Identifier les processus liés à
chaque activité et leurs relations avec les documents produits
et reçus.
Déterminer les interactions entre les différentes activités.
Déterminer le vocabulaire utilisé pour permettre notamment la
désignation sans ambiguïté des documents et leur indexation.
Système d'information global de
l'organisation.
Organisation fonctionnelle et architecture conceptuelle.
Définition des niveaux de sécurité.

Grille d'évaluation d'étude de faisabilité :
Périmètre de l'analyse Les questions Préparation de l'expression
des besoins
Documents et données
produits et reçus dans le
cadre du processus métier.
Quels sontles documents etles données
produits ou reçus dans le cadre du
processus métier ?
A quel momentdu déroulementdu
processus interviennent-ils ?
Exigence de conservation au
titre de l'archivage.
Existence de besoin de
Workflow.
Pourquoi sont-ils collectés,
utilité des documents et
données liées.
Les documents etdonnées doivent-ils
répondre à des exigences légales ou
réglementaires ?
Doivent-ils répondre auxbesoins métiers ?
Impactsur les modalités de
conservation,sécurité,
traçabilité,sauvegarde…
Quels sont les
producteurs ?
Quels sontles acteurs directs du
processus ?
S'agit-il de ressources internes à
l'organisation etqueles sont-elles ?
Existe-t-il des sources externes (clients,
fournisseurs,partenaires,salariés,
autorités…)
Intégration des différentes
sources dans le projetet
interopérabilité des outils mis
en place dans le cadre de la
dématérialisation.
Utilisation et consultations Quelle estla destination des informations
pendantles différentes phases de leur cycle
de vie :
- Garder une trace de l'activité ;
- Activité au quotidien ;
- Partage avec d'autres services
et/ou processus métiers ;
- Contentieuxéventuels ;
- Contrôle des autorités… ?
Modalités et mode de stockage
et de conservation.
Profils Quels sontles profils des utilisateurs
concernés en fonction des différentes
phases du cycle de vie :
- Utilisateurs internes auxprocessus
métier ;
- Utilisateurs internes à
l'organisation ;
- Utilisateurs externes (clients,
fournisseurs,salariés,autorités…) ?
Gestion des droits d'accès.
Modalités d'accès différentes
en fonction des profils.
Localisation géographique des
utilisateurs.
Prise en compte de la
législation (données à
caractère personnel par ex.)
Fréquences Quelles sontles fréquences de consultation
pratiquées :
- Quotidienne ;
- A la demande ;
- Prévue (par exemple lors de
contrôles effectués par des
autorités…) ?
Types de consultation Quel estle nombre de consultations ou de
connexions en simultané ?
Quel estle mode de consultation utilisé :
- Directementsur l'original ;
- Sur une copie ?
Pour prévoir le
dimensionnementdes accès
réseau,des serveurs,le coût
des licences…
Sécuriser les originauxet

Commentl'utilisateur cherche-t-il
l'information ?
éviter les copies…
Disponibilité de
l'information
Quel estle délai maximum entre la demande
de consultation etl'accès aux informations :
- Actuellement;
- En fonction des besoins exprimés ?
Type d'information S'agit-il d'une information relative à des
aspects :
- Juridiques ;
- Informationnels ;
- Historiques ?
Besoin de garantir la valeur
probante d'un document.
Assurer la traçabilité.
Modalités de stockage (choix
des supports etformats
adaptés)
Besoin de duplication etde
sauvegarde.
Sécuriser un documentoriginal
en proposantde travailler et de
consulter soitsur :
- Une copie
électronique ;
- Un formatPDF/A.
Sensibilité de l'information Quel estle niveau de sensibilité de
l'information traitée :
- Vitale ;
- Critique / sensible ;
- Standard ?
A lier à l'analyse des risques.
Organisation documentaire Existe-t-il une organisation documentaire
comprenant:
- Des procédures,modes
opératoires… (tri,collecte,
versement,conservation,
consultation,destruction) ?
- Un plan de classement?
- Des règles de nommage des
dossiers etdocuments ?
- Qui esten charge de l'organisation
et du respectde la gestion de
l'information etde cette organisation
documentaire ?
Elaboration d'une politique
documentaire etd'archivage.
Organisation de la
conservation et du stockage
Le support de l'information Sur quel supportestenregistrée
l'information ?
Le supportest-il lié à une exigence
réglementaire ou technique ?
Si une information estconservée à la fois sur
du papier et en électronique,à quels besoins
ou contraintes répond ce choix ?
En fonction des supports,prise
en compte de la lisibilité dans
le temps.
Les formats de l'information Quels sontles formats physiques
employés ?
Quels sontles formats logiques à prendre en
compte ?
Formats des documents
physiques à connaitre si projet
de numérisation pour le choix
des scanners.
Obsolescence ou disparition

S'agit-il de formats normalisés,ouverts,
propriétaires ou fermés ?
des formats possible dans le
temps.
Stockage des documents et
des données
Quels sontles lieuxde stockage tant des
documents papiers que des autres supports
de conservation ?
Connaitre les conditions
actuelles de rangementetde
conservation.
Existe-t-il un contrat de
prestation d'archivage
externalisé.
Durée de conservation Quelle estl'origine de la conservation des
informations pour répondre :
- A des durées légales ou
réglementaires ?
- A des durées internes ?
Les informations sont-elles conservées de
façon différente selon les phases du cycle de
vie de l'information ?
- Pendantla durée de validité ;
- Pendantla durée de l'archivage au
sens historique ou patrimonial.
Doit-on prendre en compte un évènement
déclencheur concernantla durée de
conservation au titre de l'archivage ?
Gestion différente si :
- La durée de
conservation au titre
de l'archivage
commence dés la
création du document
(cas des factures)
- La durée de
conservation courtà
compter d'un
évènement
déclencheur (date de
résiliation d'un contrat
client)
Sort des documents et
données à l'issu de leur
utilité
Commentdoit-on prendre en compte la
destruction des documents etdonnées à
l'issue de la période de conservation ?
- La destruction intervient-elle à une
date précise ?
- Quelles sontles modalités de
destruction adaptées ?
- Doit-on prendre en compte
l'ensemble ? (originaux+ copies +
sauvegardes…?
Contraintes légales de
destruction à prendre en
compte (cas des données à
caractère personnel)
Besoins de destruction
sécurisée.
Prévoir si nécessaire le gel ou
la prolongation des durées de
conservation.
Volumétrie
Existant L'existant sera-t-il à prendre en compte dans
le projetde dématérialisation ?
Quelle estla volumétrie actuelle (en mètres
linéaires,en Giga octets…)
Ces éléments permettrontau
besoin d'établir le cahier des
charges de la reprise.
Prévisionnel Quelle estla volumétrie annuelle ?
- En mètres linéaires.
- En giga octets.
Evaluation des capacités de
stockage.
Achats de matériels à prévoir.
Calcul des gains possibles si
dématérialisation du processus
ou changementdes modes et
lieux de conservation.
Sécurité Commentestprotégé l'accès auxlocaux de
façon physique ?
Commentestcontrôlé l'accès auxdonnées ?
- Par une gestion des droits d'accès ;
- Par une gestion des habilitations
pour le versement,les
modifications,la destruction…
A lier à l'analyse de risques et
à rapprocher de la politique de
sécurité de l'organisation.

Y a-t-il recours à de la signature
électronique,du chiffrement,des procédés
de scellement…?
Commentsontgérées la communicabilité et
la diffusion de l'information ?
- Par habilitations nominatives ;
- Au travers de groupes d'utilisateurs
par métier ;
- En accès libre.
Les besoins en termes de diffusion sont-ils
véritablementcouverts ?
Applications informatiques
utilisées
Quels sontles outils employés pour les
processus étudiés ?
- Bases de données applicatives ;
- Messagerie électronique ;
- Outils de ged ;
- Outils métiers (crm,erp…)
Et toutes autres questions complémentaires moins formelles :
 Quels sont pour les personnes interrogées les besoins non couverts par
l'organisation actuelle ?
 Quelle est leur approche de la gestion documentaire et de l'archivage ?
 Quels sont pour eux les points faibles dans le processus métier, liés à la gestion de
l'information ?
 Comment peut-on y remédier ou améliorer l'organisation ?
 Quelles sont leurs attentes par rapport au projet ?
 Etc…

Expression des besoins :
Objectifs Détails et compléments
Décrire le projet et son périmètre Quel(s) processus métier(s) est (sont) concerné(s) ?
Méthodologie utilisée pour établir
l'expression des besoins
Quel est votre existant ?
Quels risques voulez vous éliminer ?
Personnes à consulter ?
Personnes chargées de valider ?
Présentation des informations Quels documents et données sont concernées ?
Quel est leur niveau de sensibilité, leur caractère
stratégique ?
Quelle doit être leur accessibilité, leur niveau de
confidentialité ?
Positionner le projet Avez-vous une stratégie définie ?
Quelles sont vos priorités ?
Positionner le processus métier Par rapport aux autres processus métiers de votre
domaine d'activité.
Expliquer à quoi va servir ce projet Besoins d'exploitation et de travail au quotidien ?
Réponse à des exigences réglementaires de création
(respect d'un certain formalisme ?) et de
conservation ?
Utilisation de l'information par l'entreprise elle-
même ? (ou par des tiers ?)
Constitution de moyens et d'éléments de preuve
juridique ?
Répondre à des contrôles administratifs ?
Ce que vous pouvez attendre du projet Optimisation des coûts attendue ?
Rationalisation et normalisation d'un processus
métier ?
Meilleure organisation ?
Productivité (suppression de tâches inutiles) ?
Utilité au quotidien ?
Qualité des documents et des données conservées ?
Les intérêts au quotidien pour les
utilisateurs
Réduction de la charge de travail ?
Amélioration de l'organisation du travail ?
Les risques Que peut-il se passer si les besoins ne sont pas
couverts ?
Comment va se dérouler le projet sous
ses différents aspects
Organisationnel, fonctionnel, technique.
Planning, phases et calendrier de réalisation que
vous souhaitez pour la mise en œuvre.
Solutions envisagées pour satisfaire le(s)
besoin(s)
Avoir une vision fonctionnelle (quoi) et non technique
(comment) qui est de la compétence de l'équipe
informatique.
Différentes solutions et options :
- Réponse totale aux besoins ?
- Réponse à minima ?
- Version réduite avec possibilité d'évolution
dans le respect de l'adéquation coût,
satisfaction et risques.
Expliquer les besoins ne pouvant être satisfaits (non
prioritaires, techniquement impossibles, nécessitant
des modules non adoptés…)
Description des relations Entre votre projet et votre système d'information
existant.
Tenir compte de l'existant Votre système d'information.
Interaction des différents processus métiers.
Votre fonctionnement actuel.
Donner des indications Volumétrie des documents et données à traiter
(actuelle et à venir).

Durée de conservation.
Choix des supports et des formats.
Outils nécessaires.
Prise en compte de l'obsolescence et évolutivité des
supports et des outils.
Fonctionnalité des applications ou logiciels
nécessaires.
Contraintes de performances attendues.
Définir le niveau de service attendu Comment veut-on pouvoir consulter ?
Période de consultation.
A partir de quel(s) lieu(x) géographique(s).
A travers quel(s) outil(s) ?
Délais d'accès et de restitution.
Type de gestion des droits d'accès.
La protection des documents et données Classification selon leur nature, leur valeur et niveau
de sensibilité.
Gestion des droits d'accès et habilitations (gestion
des utilisateurs).
Types de protections, physiques et logiques
(traçabilité sur les interventions ou modifications).
Sauvegarde/réplication ?
Signature électronique ?
Chiffrement ?
Scellement ?
Prise en compte des données à caractère
personnel ?

Exemple d'éléments du référentiel documentaire et d'archivage.
Activités
Processus
métier
Dossier.
Document.
Durée de conservation
Evénement
déclencheur
Traitement
final
Observations
Ressources
Humaines
Gestion
nominative
Contrat de
travail.
Promotion
Présence du salarié + 5 ans après le départ du salarié. Démission.
Retraite.
Destruction. Dossier mixte (papier
et électronique).
Accès limité aux
personnes habilitées.
Relations
partenaires
sociaux.
PV de CE,
de
CHSCT…
Durée du mandat + 10 ans à compter de la
proclamation des résultats de l'élection suivante.
Fin du
mandat
Destruction
ou
versement
aux archives
définitives
(hors ligne)
Relations
clients
Vente Contrat.
Fiche client.
Validité de l'engagement + 10 ans A compter
de la
résiliation du
contrat.
Destruction.

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