Gestion électronique de documents
Système d'archivage électronique
Sandra Giguet
04/03/15 2
GED
Gestion électronique de documents
procédé informatisé visant à organiser et gérer des
informations et des d...
04/03/15 3
Le but de la GED est
d'améliorer l'accès à l'information
La GED permet de :
● Dématérialiser
● Structurer l'inf...
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SAE
Système d'archivage électronique
Ensemble d'actions visant à identifier, recueillir,
classer et conserver d...
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Le but du SAE est
de garantir la conservation normée et
l’intégrité d’une information
Le SAE permet de :
● Recu...
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Numérisation des documents papiers :
courrier, facture, bon de livraison...
Enregistrement de documents de trav...
04/03/15 7
Cycle de vie d'une donnée
Archives courantes
Archives
intermédiaires
Archives historiques
Production du
documen...
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Mise au point
● La GED stocke les archivages courants, le SAE intègre
les archives intermédiaires et définitive...
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Les solutions de GED / SAE
GED SAE
Open Source Propriétaire
Maarch Ezged
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Alfresco Isoflex
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Conduite du changement
cette démarche doit être accompagnée d'une
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Informe...
04/03/15 11
Les bénéfices
● Accès facilité à l'information
● Méthode de classement unique
● Circulation de l'information
●...
04/03/15 12
L'intérêt pour les collectivités
La GED et le SAE permettent de répondre aux
besoins des collectivités en mati...
04/03/15 13
L'intérêt de travailler ensemble
C'est mutualiser nos expériences pour :
● Partager nos connaissances et améli...
04/03/15 14
Sources
● archivage_electronique.pdf / Auteurs R. ABBASSI, C.ABOMO AKONO, S. BOUZIDI,
L. DINOMAIS, S. LONGUET,...
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  1. 1. Gestion électronique de documents Système d'archivage électronique Sandra Giguet
  2. 2. 04/03/15 2 GED Gestion électronique de documents procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires.
  3. 3. 04/03/15 3 Le but de la GED est d'améliorer l'accès à l'information La GED permet de : ● Dématérialiser ● Structurer l'information ● Centraliser, capitaliser et échanger ● Rechercher et consulter ● Gérer le cycle de vie des documents ● Sécuriser l'accès à l'information = Gain de temps / place, travail collaboratif
  4. 4. 04/03/15 4 SAE Système d'archivage électronique Ensemble d'actions visant à identifier, recueillir, classer et conserver des informations, en vue de consultation ultérieure, sur un support adapté et sécurisé, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou des besoins d’information.
  5. 5. 04/03/15 5 Le but du SAE est de garantir la conservation normée et l’intégrité d’une information Le SAE permet de : ● Recueillir, classer et conserver l'information ● Intégrer les règles de gestion ● Respecter les contraintes légales d'archivage ● Respecter l'intégrité des documents publics = Conservation optimale des informations
  6. 6. 04/03/15 6 Numérisation des documents papiers : courrier, facture, bon de livraison... Enregistrement de documents de travail : bureautique, image, vidéo... Courriels, pièce jointe Dépôt Centralisation Archivage Crédits icônes : http://icones.pro GED Archivage Courant SAE Archivage intermédiaire et définitif Consulter Partager Rechercher Articulation GED / SAE Indexation parmétadonnées Enregistrement de documents logiciel métier : Cosoluce... Enregistrem ent Flux dématérialisés : ACTES, HELIOS, Marchés publics, Parapheur
  7. 7. 04/03/15 7 Cycle de vie d'une donnée Archives courantes Archives intermédiaires Archives historiques Production du document Validation du document Fin d'usage courant Échéance légale ou interne DUA = Durée d'utilité administrative Record management Document modifiable Enregistrement ● Attribution référence ● Droit d'accès ● Workflow de validation Classement ● Plan de classement Indexation ● Métadonnées / mots clés Tableau de Gestion ● Fin de la DUA ● Sort final Signature électronique Sécurisation ● Restriction d'accès SEDA L'archive appartient au service producteur L'archive est versée aux Archives départementales GED Crédits icônes : http://icones.pro
  8. 8. 04/03/15 8 Mise au point ● La GED stocke les archivages courants, le SAE intègre les archives intermédiaires et définitives. ● La GED autorise la modification des documents électroniques, pas le SAE. ● Le SAE n'est pas qu'une sauvegarde, c'est un procédé de conservation des données fiable et fidèle dans le temps.
  9. 9. 04/03/15 9 Les solutions de GED / SAE GED SAE Open Source Propriétaire Maarch Ezged EzDev Locarchives Alfresco Isoflex Novaxel Archiland ALPI Nuxeo Xpert ECM Azur technology AGO Jahia Elise Achimed Flora Archives EVER Team KnowledgeTree Multigest Eric Archivage Asalae Adullact
  10. 10. 04/03/15 10 Conduite du changement cette démarche doit être accompagnée d'une méthodologie de travail collaboratif Informer > Former > Assister ● Impact organisationnel sur la collectivité ● Volume croissant des informations
  11. 11. 04/03/15 11 Les bénéfices ● Accès facilité à l'information ● Méthode de classement unique ● Circulation de l'information ● Réduction du volume d'encombrements ● Amélioration des droits accès ● Diminution des risques de perte ● Gain de temps ● Réactivité
  12. 12. 04/03/15 12 L'intérêt pour les collectivités La GED et le SAE permettent de répondre aux besoins des collectivités en matière de : ● Modernisation de l'administration ● Maîtrise des coûts de gestion de l'information ● Accès des citoyens à l'information ● Réduction des risques juridiques ● Respect de la loi sur l'archivage électronique.
  13. 13. 04/03/15 13 L'intérêt de travailler ensemble C'est mutualiser nos expériences pour : ● Partager nos connaissances et améliorer l'offre ● Réduire les coûts ● Bénéficier de l'expertise et de l'infrastructure des Inforoutes ● Être accompagné sur la formation et l'assistance.
  14. 14. 04/03/15 14 Sources ● archivage_electronique.pdf / Auteurs R. ABBASSI, C.ABOMO AKONO, S. BOUZIDI, L. DINOMAIS, S. LONGUET, V. RAKIPI, D. SARENAC ● http://www.journaldunet.com/encyclopedie/definition/209/51/20/gestion_electronique_d ● http://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_%C3%A9lectronique_des_documents ● http://www.aproged.org/index.php/Publications/ ● http://www.observatoire-du-numerique.fr/ ● http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/ ● Référentiel général de gestion des Archives / Comité interministériel aux Archives de France Crédits photos : Images libres de droit Cyber base icônes : http://icones.pro

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