2. • Definition
• Les risques autour du contrôle
• Que permet le contrôle ?
• Que peut apporter la formation ?
• Sept qualités d'un système de contrôle
efficace.
Contenu:
3. Le système de contrôle repose sur des mesures qui
permettent d’évaluer les progrès réalisés afin de les
comparer aux standards prédéterminés. L’analyse des écarts
par rapport aux prévisions indique s’il y a lieu d’effectuer
des corrections au niveau des opérations de base. C'est un
processus nécessaire pour assurer le bon fonctionnement de
l’organisation.
Le contrôle vérifie que tous les efforts déployés
contribuent à la réalisation des objectifs et détermine si les
standards sont atteints.
4. Les risques autour du contrôle :
Ce rôle du manager est souvent délaissé avec des conséquences
fâcheuses sur le fonctionnement de son service, sur l’ambiance, sur les
résultats…
Le premier risque est de ne pas contrôler :
- par manque de temps et défaut d’organisation,
- par habitude du laisser-faire,
- par excès de confiance,
- par peur de heurter le collaborateur,
- par une mauvaise définition des points de contrôle.
Le contrôle est un sujet sensible que j’aborde dans les formations au
management. Les managers ont toujours une appréhension, voire cherchent à
éviter cette action pourtant essentielle dans leur fonction. Le contrôle est
associé à une attitude inquisitrice, à un examen pointilleux, à une mise en
cause personnelle, à un manque de confiance.
5. Le deuxième risque est de mal contrôler :
- réaliser un contrôle trop pointilleux pour un collaborateur
en qui on a confiance et qui est compétent,
- réaliser un contrôle trop superficiel pour un collaborateur
qui n’a pas un niveau de compétence suffisamment élevé,
- réaliser un contrôle sans avoir prévenu le collaborateur
des modalités.
6. Que permet le contrôle ?
La première chose est de comprendre comment le contrôle s’insère dans le
quotidien d’un manager : contrôler c’est reconnaître le travail et la personne :
s’intéresser à son travail, sa façon de le réaliser, ses difficultés, ses idées
d’amélioration…
Le contrôle permet de mieux connaître ses collaborateurs, d’adapter son
management, de construire une véritable relation de confiance…
C'est un moment important où les collaborateurs construisent leurs points de
repères sur ce que l'entreprise attend d'eux.
Combien de personnes se plaignent pourtant de ne jamais avoir de retour sur
leurs actions, de ne pas savoir réellement si ce qu'ils ont fait convient avec ce
que l'entreprise attend d'eux?
Finalement contrôler ne se résume pas à la constatation d’un échec ou d’un
succès. Quand il est bien fait, on peut le transformer en outil de motivation.
7. Que peut apporter la formation ?
Ensuite, une formation permet de comprendre :
- que contrôler ? sur quoi exercer le contrôle ?
- comment contrôler (modalités et organisation du contrôle) ? Quand les
modalités sont-elles négociables ?
- quand contrôler (avant, après, pendant la réalisation) ?
- comment gérer la relation avec les collaborateurs ?
- jouer sur un contrôle multiforme : suivi, bilan, indicateurs, retour
d’expérience, observations…
Ainsi, à l'issue d'une formation au contrôle, chaque manager est capable de
maîtriser réellement ses actions de contrôle.
8. Sept qualités d'un système de contrôle efficace :
• Le contrôle est un principe d’économie donc moins il faudra de contrôles,
plus ils seront efficaces
• Le contrôle doit avoir du sens : les faits mineurs ne doivent pas être
mesurés, seuls les faits essentiels à l’atteinte des objectifs doivent faire
l’objet de contrôles
• Le contrôle doit correspondre au caractère et à la nature du phénomène
mesuré
• Le contrôle doit correspondre au phénomène mesuré
• Les contrôles doivent être synchronisés car il faut que la dimension
temporelle des contrôles corresponde à la durée de l’évènement considéré
• Les contrôles compliqués sont inefficaces
• Les contrôles doivent être opérationnels car ils doivent être centrés sur
l’action
