Mai 2013

1. Green belt project
NICOLE BELL
FABIENNE DEBIAIS
FRANCESCA FRATI
ALVARO GIL
MAI 1 2013
Projet d’amélioration: Processus de
mise en service des équipements
médicaux de la phase 1 (nouveaux ou
transférés)

2. Green belt project
Processus de mis en service des équipements médicaux
Plan de présentation
1. Présentation de l’équipe
2. Problématique
3. Objectifs du projet
4. Résultats visés du processus
5. Plan des ateliers
6. Diagramme de processus (Processus idéal)
2

3. Green belt project
Processus de mis en service des équipements médicaux
Présentation de l’équipe
Partie
prenantes
 Génie biomédical (GBM) : Claude Foucart
 IT: Vincent Cantin
 Services techniques: Georges Bendavid
 Construction: Michel Lauziere
 Réception: Allen McCavour
 Achats: Isaac Shemoly
Équipe de
support
 Nicole Bell
 Fabienne Debiais
 Francesca Frati
 Alvaro Gil
3

4. Green belt project
Processus de mis en service des équipements médicaux
Problématique
• Le grand nombre des projets (quelques uns concurrents)
demandent un haut niveau de coordination de ressources
physiques, technique et humaines
4
19
28
57
38
9
0
10
20
30
40
50
60
2013-Aug-19 2013-Aug-26 2013-Sep-02 2013-Sep-09 2013-Sep-16
Exemple pour la phase 1
Quantité de projets d’installation en vigueur par semaine

5. Green belt project
Processus de mis en service des équipements médicaux
Résultats des entrevues semi-structurées
(CLIENTS & EMPLOYÉS)
5
POINTS FORTS
• Bon support du Génie Biomédical
• Bon lien entre le Génie Biomédical et
l’Urgence, personnes en charge au Génie
Biomédical connues.
• L'équipe du Receiving est performante
• Bonnes relations avec l’équipe du Receiving

6. Green belt project
Processus de mis en service des équipements médicaux
Résultats des entrevues semi-structurées
(CLIENTS & EMPLOYÉS)
6
POINTS À AMÉLIORER
• Coordination de l’installation selon les besoins des utilisateurs cliniques
• Retard d’installation causé par les protocoles du contrôle des infections
• Garantie de performance des serveurs informatiques dès le début
• Suivi avec les clients (utilisateurs cliniques)
• Conciliation travail clinique et participation à l’avancement de l’installation
• Fonctionnement en silo des différents départements impliqués
• Transfert automatique des données électroniques (inventaire, procédures…) du
vieil appareil vers le nouvel appareil
• Espace pour de l’entreposage
• Coordination des ressources impliquées dans la mise en service
• Coordination de la livraison
• Espace restreint au GBM pour travailler

7. Green belt project
Processus de mis en service des équipements médicaux
Diagnostique du processus actuel
7
DÉFICIENCES EN
• Coordination des intervenants
• Planification: services
divers, technologie, détails à prévoir à
l’avance
• Installation complète de l’équipement
• Support et disponibilité des ressources

8. Green belt project
Processus de mis en service des équipements médicaux
1. Créer et implanter le processus à long terme de
mise en service des équipements médicaux.
2. À court terme, assurer l’installation des
équipements médicaux dans les délais établis, un
mois avant la date d’ouverture du pavillon k (phase
1).
Objectifs du projet ?
8

9. Green belt project
Processus de mis en service des équipements médicaux
En utilisant les concepts LEAN, le processus optimal
visera à:
– Définition claire de parties prenantes et leurs rôles
– Coordination de l’installation entre les parties prenantes
– Maximisation des ressources
(physiques, humaine, financiers, etc.)
– Élimination du gaspillage
(temps, espace, déplacements, inventaire, etc.)
– Respect des échéanciers (phase 1 du pavillon k)
– Indicateurs clés du processus.
Résultats visés du processus ?
9

10. Green belt project
Processus de mis en service des équipements médicaux
• On veut adapter la méthodologie DMAIC
Plans des ateliers
10
Quel est le problème?Définir
Collection des donnéesMesurer
Compréhension de
la situation actuelleAnalyser
Identifier les solutions
possiblesInnover
Implanter les solutionsImplanter
Mettre en place contrôles
pour assurer la qualité du
processus
Contrôler

11. Green belt project
Processus de mis en service des équipements médicaux
• On veut adapter la méthodologie DMAIC
Plans des ateliers
11
Quel est le problème?Définir
Collection des donnéesMesurer
Compréhension de
la situation actuelleAnalyser
Identifier les solutions
possiblesInnover
Implanter les solutionsImplanter
Mettre en place contrôles
pour assurer la qualité du
processus
Contrôler
•Présentation du projet (attentes des
clients, résultats visés du processus)
•Collecte des données à chaque département
(travail hors ateliers)
• Processus visé (long terme, plus détaillé, rôles
et responsabilités)
•Processus idéal (concepts LEAN, haut niveau)
•Solutions proposés (brainstorming)
•Plan d’action pour implanter le processus visé
•Application phase 1 (plan d’urgence)
•Définition des indicateurs clés du processus
•Création d’un tableau de bord

12. Green belt project
Processus de mis en service des équipements médicaux
Introduction to LEAN
• Lean (manufacturing/services/healthcare) is an
operational model and collection of tactical
methods that emphasize eliminating non-value
added activities while delivering quality products
on time at least cost with greater efficiency.
• The core idea is to maximize customer value while
minimizing waste. Simply, lean means creating
more value for customers with fewer resources.
12

13. Green belt project
Processus de mis en service des équipements médicaux
7 Types of waste (TIMWOOD)
1. Transportation
2. Inventory
3. Motion
4. Waiting
5. Over-processing
6. Over-production
7. Defects
13

14. Green belt project
Processus de mis en service des équipements médicaux
Toyota 14 Principles
1. Base your decisions on long-term
2. Create a continuous process flow
3. Use « pull » systems
4. Level out workload
5. Build a culture to get quality right the first time
6. Standardize tasks and processes
7. Use visual controls
8. Use only reliable technology
9. Grow leaders who thoroughly understand the work
10. Develop exceptional people and teams
11. Respect your extended network of partners and suppliers
12. Go and see for yourself to thoroughly understand (Gemba)
13. Implement decisions rapidly
14. Become a learning organization
14

15. Green belt project
Processus de mis en service des équipements médicaux
Toyota 14 Principles
1. Base your decisions on long-term
2. Create a continuous process flow
3. Use « pull » systems
4. Level out workload
5. Build a culture to get quality right the first time
6. Standardize tasks and processes
7. Use visual controls
8. Use only reliable technology
9. Grow leaders who thoroughly understand the work
10. Develop exceptional people and teams
11. Respect your extended network of partners and suppliers
12. Go and see for yourself to thoroughly understand (Gemba)
13. Implement decisions rapidly
14. Become a learning organization
15
Process
People
Solve problems
Philosophy

16. Green belt project
Processus de mis en service des équipements médicaux
Toyota 14 Principles
1. Base your decisions on long-term
2. Create a continuous process flow
3. Use « pull » systems
4. Level out workload
5. Build a culture to get quality right the first time
6. Standardize tasks and processes
7. Use visual controls
8. Use only reliable technology
9. Grow leaders who thoroughly understand the work
10. Develop exceptional people and teams
11. Respect your extended network of partners and suppliers
12. Go and see for yourself to thoroughly understand (Gemba)
13. Implement decisions rapidly
14. Become a learning organization
16
Ideal process principles

17. Green belt project
Processus de mis en service des équipements médicaux
Toyota 14 Principles
1. Base your decisions on long-term
2. Create a continuous process flow
3. Use « pull » systems
4. Level out workload
5. Build a culture to get quality right the first time
6. Standardize tasks and processes
7. Use visual controls
8. Use only reliable technology
9. Grow leaders who thoroughly understand the work
10. Develop exceptional people and teams
11. Respect your extended network of partners and suppliers
12. Go and see for yourself to thoroughly understand (Gemba)
13. Implement decisions rapidly
14. Become a learning organization
17
Short term implementation
Not optimal, but a fast
standardization of a
new process

18. Green belt project
Processus de mis en service des équipements médicaux
Some useful LEAN concepts
• Little’s Law (Level out workload)
• Pull Vs. Push
• Small lots production
• Work cell
18

19. Green belt project
Processus de mis en service des équipements médicaux
Little’s Law
• Relationship between the arrival rate and the waiting time
– L : Number of parts/customers/works to serve
– λ : Arrival rate
– W : Average waiting/processing time
• In the LEAN methodology, this relationship is transformed to:
– WIP : Work in process (parts inside the system)
– Ct : Average Cycle time for every part
– Th : Throughput (speed of processing of all the system)
19

20. Green belt project
Processus de mis en service des équipements médicaux
Little’s Law
As the LEAN approach is to reduce the time (Ct),
The only way to reach that is by reducing the inventory and/or increasing the
system production capacity (WIP↓ Speed↑)
• How to reduce WIP?
– By migrating to Pull systems (KANBAN, CONWIP, JIT, etc.)
• How to increase the speed?
– Small lots production
– Work cells
– Etc.
• This law is also used to balance workload (Theory of constraints principle)
20

21. Green belt project
Processus de mis en service des équipements médicaux
Pull Vs. Push
• Push approach (traditional way)
• Pull approach
– Reduce/eliminate intermediate inventories
– Operations are triggered/pulled by the demand
21
Oper
1
Oper
2
Oper
3
Oper
1
Oper
2
Oper
3
Demand
Demand

22. Green belt project
Processus de mis en service des équipements médicaux
Small lots production
• Reducing the Lot size, it is possible to increase the
process speed as well as:
– Reduce work in process (WIP)
– Increase the process control capacity
– Increase flexibility
22
Worker1
Worker2
Worker3
Time Time
Part A
Part B
Part C
Part A Part B Part C

23. Green belt project
Processus de mis en service des équipements médicaux
Work Cell
• Strategic groping of activities
(workstations, resources, etc
.) arranged close together to
enable a unit transfer
between each step
• This approach allows to:
– Eliminate waste (intermediate
inventory / overproduction /
transportation / motion )
– Increase the speed of process
23

24. Green belt project
Processus de mis en service des équipements médicaux
Ackoff’s f-law: Idealized design
• Redesign the organization as though it was
destroyed last night -> LEAN VISION
• Only constraint: no science fiction: must be
technologically feasible and able to survive in
current environment
• Once we have designed the ideal
state, decisions can be made to maximize
our return on investment of
resources, process redesign efforts and
change management.
Ackoff R, Addison HJ. A Little Book of f-Laws: 13 common sins of management. Triarchy Press. Axminster: UK. 2006. Retrieved April 30 2013
from: www.f-laws.com/pdf/A_Little_Book_of_F-LawsE.pdf
Russel Lincoln Ackoff

25. Green belt project
Processus de mis en service des équipements médicaux
It is easier and more effective
to go from an ideal state to a
desired state based on
financial, technological and
other constraints than to
imagine the desired state from
the current state.
Ideal
state
Current
state
Target to achieve with
continuous improvement
Stable
process
Why do it?

26. Green belt project
Processus de mis en service des équipements médicaux
Brainstorming
26

27. Green belt project
Processus de mis en service des équipements médicaux
Diagramme de processus
27
Planification
• Requis
• Bon de
commande
• Bon de
commande
dans les
fournisseurs
Préparation du
site
• Services
nécessaires
dans le
site, prêts
avant la
livraison
Reception /
Reciving
• Equipment
arrive déjà
configuré et
ensemble
Livraison en
site par le
fournisseur
Installation
• Installation
physique
• Mise en fonction
de l’équipement
(test/calibration/
configuration)
• Acceptation
technique
interne