Une expérience pour faire face à l'imprévu et aux ressources de séniorité différentes et à temps partiel.

1. La conduite du
changement en
mode Agile
Retour d’expérience d’une
mission menée en 2012
La
conduite
du
changement
en
mode
Agile

2. Sommaire
La
conduite
du
changement
en
mode
Agile
Les outils testés
4
La conduite du changement en mode Agile, qu’est ce que c’est ?
2
3 Un projet agile est un projet rythmé
1 Le contexte de l’expérience
Retour d’expérience et bilan
6
Les résultats obtenus
5

3. Présentation du projet
Préparer
le
déploiement
d’un
nouveau
poste
de
travail
informa?que
basé
sur
de
nouvelles
technologies
permeBant
de
nouveaux
usages
en
rupture
avec
ceux
observés
jusqu’à
présent
Le
projet
§
100.000
u?lisateurs
§
7
business
lines
et
près
de
60
business
units
§
15
pays
à
travers
l’Europe
§
4
000
sites
§
Plus
40
solu?ons
de
postes
de
travail
déployés
Les
chiffres
PoC
300
u%lisateurs
Pilote
6
000
u%lisateurs
Déploiement
100
000
u%lisateurs
Un
projet
en
3
phases
Dans
les
pages
suivantes,
nous
nous
concentrerons
sur
la
méthodologie
mise
en
place
dans
le
cadre
PoC
(Proof
of
Concept),
étape
préliminaire
dont
le
but
et
de
choisir
le
prestataire
qui
fournira
le
service
poste
de
travail.
La
conduite
du
changement
en
mode
Agile

4. Le service « poste de travail »
§
Des
applica?ons
mises
à
disposi?on
via
un
portail
applica?f
(type
App
Store)
§
demande
d’accès
aux
applica?ons
facilitée
§
possibilité
d’u?liser
plusieurs
versions
d’une
même
applica?on
§
Un
environnement
de
travail
complet
accessible
depuis
n’importe
quel
lieu
possédant
une
connexion
à
internet
ou
au
réseau
de
l’entreprise
§
L’introduc?on
de
nouveaux
terminaux
comme
ou?ls
de
travail
§
tableBes
tac?les,
smartphones
etc.
permeBent
d’accéder
aux
applica?ons
et
aux
données
qu’ils
soient
fournis
par
l’entreprise
ou
non
§
possibilité
d’u?lisa?on
de
son
matériel
personnel
(BYOD
–
bring
your
own
device)
Le
nouvel
environnement
de
travail
se
veut
innovant
en
proposant
de
nouveaux
services
reflétant
les
usages
de
demain:
La
conduite
du
changement
en
mode
Agile

5. Directeur
du
schéma
directeur
de
l’infrastructure
Architecte
3- POC
SPOCs
de
branche
(Single
Point
Of
Contact)
Les
streams
du
programme
Directeur
de
programme
Program
leaders
1- Change &
Communication
2- Business
Case
Organisation
La
conduite
du
changement
en
mode
Agile
Directeur de
programme
Comm
DSI
Comm
SDI
Comm
Groupe
Comm
dpt
de
chaque
branche

6. Communication plan
La
conduite
du
changement
en
mode
Agile
OctobreAout SeptembreCibles
PoC’ers
Managers
NewsleBer
sur
avancement
du
projet
et
évènements
clés
Recueil
des
retours
des
PoC’ers
#1 #2 #3 #4 #5
Communauté
sur
réseau
social
(u?lisateurs
finaux,
CMAs*,
relais
de
proximité)
S34
S35
S36
S37
S38
S39
S40
S41
S42
S43
Semaine
n°
#1 #2 #3 #4 #5Baromètre
du
PoC
Analyse
des
Enquêtes
Post
IntervenWon
InformaWque
Analyse
des
enquêtes
post-­‐interven?on
informa?que
complétée
au
besoin
d’une
réunion
d’échange
Réunion
d’informaWon
des
relais
de
proximité
Partage
d’informa?on
et
collecte
des
retours
par
les
relais
de
proximité
Séminaire Multi BU
Showroom
*CMA
:
change
management
agent

7. Pourquoi introduire de
l’agilité dans le projet
La
conduite
du
changement
en
mode
Agile
S’adapter
quasiment
en
temps
réel
aux
nouvelles
contraintes
du
projet
–
c’est
un
PoC
nous
découvrons
des
choses
tous
les
jours
1
Valider
au
plus
tôt
la
bonne
compréhension
des
exigences
du
client
2
Réduire
le
risque
de
perte
de
connaissance
en
cas
d’absence
d’un
membre
de
l’équipe
(congés,
rota?on
d’équipe,
maladie,
etc.)
et
nous
avons
rencontré
tous
ces
aléas
3

8. Un peu de théorie sur la
conduite du changement
Activités participant à la définition et l’installation de nouvelles valeurs, attitudes, normes, et
comportements au sein d’une organisation, qui ouvre la voie à des nouvelles méthodes de travail
dans le but de vaincre la résistance au changement. Durant la phase du PoC, nous nous intéressons
plus précisemment à la communication envers les différentes parties prenantes.
Informé
Ils savent qu’un
projet est lancé
mais ne se sentent
pas vraiment
impactés
Concerné
Ils comprennent que
quelque chose est en
train de changer dans
leur vie quotidienne, ils
en ont accepté l’idée
mais ne sont pas encore
prêts à utiliser le nouvel
environnement
Impliqué
Ils sont prêts à utiliser
le nouvel
environnement mais
ils sont toujours prêts
à rétourner vers
l’ancienne solution .
Acquis
Le nouvel
environnement est
complètement accepté,
ils considèrent cela
comme un acquis.
Nous devons emmener la population du statut “non informé” à celui de “Acquis”
Communiquer
sur les grandes
lignes du projet
Encourager les
bonnes habitudes à
rester
Obtenir des
retours des
parties prenantes
et les utiliser
Avoir des parties
prenantes plus
impliquées dans le
processus de
communication
La
conduite
du
changement
en
mode
Agile
La conduite du changement
en mode Agile, qu’est ce
que c’est ?

9. Comment introduire
l’agilité dans un projet de
conduite du changement ?
La
conduite
du
changement
en
mode
Agile
• Il est inutile de chercher à appliquer les méthodes Agiles en intégralité.
• Mais un certain nombre de principes empruntés aux méthodes Agiles peut
structurer la démarche du projet.
L’organisa?on
en
«
Sprints
»
et
le
mode
itéra?f
Période
durant
laquelle
les
tâches
à
réaliser
sont
planifiées
Permet
de
placer
des
jalons
à
cours
termes
Dans
notre
expérience,
un
sprint
dure
une
semaine
Les
concepts
de
«
Feature
»
et
«
User
story
»
Feature
:
un
ensemble
cohérent
(ex
:
showroom,
kick
off)
Use
story
:
livrable
à
fournir
pour
(ex
:
support
de
présenta%on
de
la
réunion
de
lancement)
Les
réunions
qui
rythment
le
projet
Daily
scrum,
planifica?on,
revue
des
livrables
etc.
La conduite du changement
en mode Agile, qu’est ce
que c’est ?

10. Organisation :
qui fait quoi ?
Scrum
master
=
responsable
du
stream
1
–
animateur
de
la
démarche
Product
owner
=
porte
parole
du
client
et
de
ses
aBentes
Les
membres
de
l’équipe
La
conduite
du
changement
en
mode
Agile
Un
projet
agile
est
un
projet
rythmé

11. Les rendez-vous à ne pas
manquer
Sprint
n°1
Sprint
n°2
Sprint
n°3
Sprint
n°4
1) La
planifica?on
2) Les
daily
scrum
3) La
revue
des
livrables
4) La
rétrospec?ve
§
Le
projet
est
organisé
en
sprints
à
la
fin
desquels
un
certain
nombre
de
résultats
sont
aBendus
§
Ces
sprints
sont
ponctués
de
réunions
aux
objec?fs
spécifiques
et
détaillés
dans
les
pages
suivantes
§
Le
mode
itéra?f
permet
la
mise
en
place
d’un
processus
d’améliora?on
con?nue
La
conduite
du
changement
en
mode
Agile
Un
projet
agile
est
un
projet
rythmé

12. Détail de chaque réunion :
objectifs, fréquence etc.
La
conduite
du
changement
en
mode
Agile
§
ObjecWfs
:
Définir
les
tâches
à
accomplir
au
cours
du
sprint
à
venir
et
les
aBribuer
aux
membres
de
l’équipe
en
fonc?on
de
leur
compétence,
de
leur
disponibilité
etc.
§
Les
règles
:
Tous
les
membres
de
l’équipe
dressent
ensemble
la
liste
des
ac?ons
à
mener
pour
le
sprint
à
venir
La
charge
de
travail
qu’elles
représentent
est
définie
par
consensus
Les
membres
de
l’équipe
choisissent
les
tâches
qui
leur
incomberont
et
chacun
s’engagent
à
les
exécuter
d’ici
la
fin
du
sprint
La
planificaWon
§
ParWcipants
:
Les
membres
de
l’équipe
et
le
scrum
master
§
Fréquence
:
Hebdomadaire
Un
projet
agile
est
un
projet
rythmé

13. Détail de chaque réunion :
objectifs, fréquence etc.
La
conduite
du
changement
en
mode
Agile
§
ObjecWfs
:
Faire
un
point
quo?dien
sur
les
avancées
de
chaque
membre
de
l’équipe,
partager
les
informa?ons,
alerter
en
cas
de
problème
§
Les
règles
:
Pour
permeBre
le
suivi
du
statut
de
chaque
tâche,
les
membres
de
l’équipe
doivent
s’efforcer
de
répondre
aux
ques?ons
suivantes
:
§
Qu’est-­‐ce
que
j’ai
fait
aujourd’hui
?
§
Qu’est-­‐ce
que
je
prévois
de
faire
demain
?
§
Y
a-­‐t-­‐il
des
points
qui
m’empêchent
d’avancer
?
Les
daily
scrum
doivent
durer
une
demi-­‐heure
au
plus
Les
daily
scrum
§
ParWcipants
:
Les
membres
de
l’équipe
et
le
scrum
master
§
Fréquence
:
Quo?dien
Un
projet
agile
est
un
projet
rythmé
• Lundi:
o Reunion
sur
la
communication
du
stream
1
o Ppt
enquête
d'usage-­‐analyse
d'impact
modifié
o Henri
a
réalisé
la
macro
excel
• Mardi
o Point
avec
la
BEE/UWP
o Docs
(Unisys,
plan
de
delivery,...)
rangés
sur
le
WP
+
analyse
des
réutilisables
pour
la
prise
en
main
o Livraison
nouveaux
meubles
-­‐-­‐>
showroom
clean
o Carte
de
correspondance
en
attente
de
validation
(Mija)
• Mercredi
o Recherche
de
doc
pour
crédit
impot-­‐recherche
de
Benjamin
o Action
sur
Join
(pb
de
dimensionnement
de
la
bannière)
o Travail
av
Loic
pour
la
cohérence
stream
1&2
dans
le
cadre
du
reporting
à
présenter
aujourd'hui
(principaux
jalons,
dans
les
temps,
en
retard)
o Réponse
aux
questions
des
PoC'ers
sur
la
BAL
NGWP.
• Jeudi:
o Suivi
des
PoC'ers
ayant
déjà
reçu
leur
poste
o Envoi
des
mail
de
comm'
aux
SPOCs
et
Managers
(end-­‐users
en
attente
des
remarques
de
Geiger)
àsource
de
tous
les
problèmes
mais
j’ai
envoyé
la
preuve
(par
écrit)
à
Guy
Michel
que
j’avais
raison
!!!
o Réunion
de
mise
au
point
av
Anthony,
Guy
Michel...
sur
les
ressentis
des
1er
PoCers
o Création
survey
invit
AreUnet
o carte
de
correspondance
OK

14. Détail de chaque réunion :
objectifs, fréquence etc.
La
conduite
du
changement
en
mode
Agile
§
ObjecWfs
:
A
la
fin
de
chaque
sprint,
l’équipe
présente
ses
réalisaWons
au
client
afin
de
les
valider
§
Les
règles
:
Les
membres
de
l’équipe
présentent
les
livrables
réalisés,
soit
pour
les
faire
valider,
soit
pour
valider
l’orientaWon
donnée
aux
travaux
Faire
valider
régulièrement
les
orienta?ons
permet
de
s’assurer
de
répondre
aux
aBentes
du
client
et
de
rec?fier
au
plus
tôt
les
dérives
La
revue
des
livrables
§
ParWcipants
:
Les
membres
de
l’équipe
qui
ont
un
livrable
a
présenter,
le
scrum
master
et
le
client
§
Fréquence
:
Hebdomadaire
Un
projet
agile
est
un
projet
rythmé

15. Détail de chaque réunion :
objectifs, fréquence etc.
La
conduite
du
changement
en
mode
Agile
§
ObjecWfs
:
Faire
le
bilan
de
la
période
écoulée
afin
de
repérer
les
améliora?ons
possibles
en
termes
d’organisa?on
projet
§
Les
règles
:
La
présence
de
tous
les
membres
de
l’équipe
est
requise
A
travers
de
pe?ts
ateliers,
on
cherche
à
savoir
§
quels
sont
les
problèmes
rencontrés,
comment
les
résoudre
§
quels
sont
les
points
posi?fs
a
à
absolument
garder
Il
s’agit
de
prendre
du
recul
sur
sa
manière
de
travailler
pour
améliorer
les
performances
de
l’équipe
Les
rétrospecWves
§
ParWcipants
:
Les
membres
de
l’équipe
et
le
scrum
master
§
Fréquence
:
Mensuel
ou
à
chaque
fois
que
l’équipe
en
ressent
le
besoin
Un
projet
agile
est
un
projet
rythmé

16. Pourquoi se donner la
peine de trouver le bon
outil ?
§ Faciliter le suivi du statut de chaque tâche (non commencée, en cours,
terminée, validée)
§ Visualiser l’avancée de la réalisation des tâches, le reste à faire et la
charge de travail des membres de l’équipe
§ Formaliser un plan d’actions, une feuille de route qui est facilement
remis à jour lors de chaque daily scrum
§ Synchroniser les membres de l’équipe s’ils ne sont pas tous présents
sur le même site ou absents.
La
conduite
du
changement
en
mode
Agile
Les
ou?ls
testés

17. Les difficultés rencontrées
La
conduite
du
changement
en
mode
Agile
§ L’avancement du projet global lent du fait de nombreuses décisions en suspend.
L’agilité a été appliquée pour rythmer la production des livrables
§ Un projet agile est un projet rythmé par les réunions et il faut les « time-
boxer » (15 minutes pour les daily scrum, 2 heures pour la planification …) – c’est le
principe même pour garder un rythme, toujours se définir une contrainte de temps
associée à des livrables jugés réalisables par l’ensemble des membres de l’équipe. La
multi-localisation de l’équipe et l’affectation à temps partiel rendait ces rendez-vous
réguliers difficiles à fixer
§ Trouver des actions indépendantes pour en faire des tâches qui peuvent être prises
en charge par une personne de l’équipe quelle qu’elle soit
§ La rotation importante des personnes rendaient difficile la création d’une équipe et la
transmission de la vision
§ Une expérimentation en chambre, non affichée et non expliquée au client. Ce qui lui a
fait dire « ce stream là tourne mais on ne sait pas comment ».
§ Des seniorités différentes avec des niveaux d’exigence différents sur les livrables. Un
accompagnement à adapter à chacun par chacun.
Retour
d’expérience

18. Enquête de satisfaction
consultants
• Malgré les complexités du projet, on constate que les répondants sont globalement satisfaits par
celui-ci (aucune note inférieure à la moyenne).
• L’utilisation des méthodes agiles a entraîné :
– Une répartition équilibrée des charges par membre évitant le stress.
– Plus d’autonomie, de motivation, de performance et d’efficacité
– Une relation plus sereine avec le manager et une meilleure ambiance entre les membres de
l’équipe (points réguliers, revue des livrables etc.)
Ces
critères
ont
été
notés
sur
une
échelle
de
1
à
4.
(1
insa%sfaisant/très
faible,
2
:
peu
sa%sfaisant/faible,
3
:
sa%sfaisant/fort,
4
:
très
sa%sfaisant/très
fort)
2,75
2,75
3
2,5
3
3,5
3
3,25
3,25
1
2
3
4
Équilibre
vie
pro/vie
perso
Niveau
de
votre
contribu?on
Votre
performance
et
efficacité
de
la
mission
Niveau
de
stress
Ambiance
entre
collaborateurs
Rela?on
avec
votre
manager
Progression
sur
l'exper?se
Niveau
d'autonomie
Niveau
de
mo?va?on
Moyenne
2,5
La
conduite
du
changement
en
mode
Agile
Retour
d’expérience

19. Tableau de bord des
rétrospectives
Axes
d’évalua?on
Sprint
0
23/05/2012
Sprint
1
06/06/2012
Sprint
2
et
3
22/06/2012
Sprint
4
30/06/201
2
Sprint
5
09/07/2012
Sprint
6
30/07/2012
Ambiance
de
travail
++
NE
+
NE
++
NE
Suivi
du
backlog
icescrum
-­‐
-­‐
-­‐
NE
+
NE
Respect
des
délais
(du
sprint)
-­‐
-­‐-­‐
NE
+
NE
Communica?on
entre
stream
+
+
NE
-­‐
NE
Ges?on
de
la
rela?on
client
+
+
(mais
s’imposer
davantage)
NE
+
NE
Qualité
des
livrables
++
+
[Avoir
plus
de
capi
]
(cf.chloé)
NE
+
NE
Capitalisa?on
-­‐
-­‐
NE
-­‐
NE
Valida?on
des
documents
en
INTERNE
-­‐-­‐
+
NE
+
NE
Valida?on
au
CLIENT
NE
-­‐
NE
++
NE
Absence
1
0
NE
0
2
La
conduite
du
changement
en
mode
Agile
Retour
d’expérience

20. Résultats obtenus
Amélioration continue grâce aux itérations et aux remises en question
fréquentes
L’équipe reste motivée car elle est active dans les choix
Partage des informations, lorsqu’il manque une personne, un autre
membre de l’équipe peut facilement reprendre le relais
La
conduite
du
changement
en
mode
Agile
Retour
d’expérience

21. A-t-on réussi à satisfaire les
enjeux ?
La
conduite
du
changement
en
mode
Agile
S’adapter quasiment en temps réel aux
nouvelles contraintes du projet
1
Valider au plus tôt la bonne
compréhension des exigences du client
2
Eliminer le risque de perte de
connaissance en cas d’absence d’un
membre de l’équipe
3
Revue
du
disposiWf
d’accompagnement
et
passage
de
relais
de
6
mois
de
réalisaWon
en
une
semaine
Très
peu
de
livrables
non
validés
ou
non
souhaités
par
le
client
(1/64)
Turn
over
de
l’équipe
sur
6
mois
:
80%
(9
intervenants,
stagiaires
inclus
tout
au
long
avec
à
un
instant
t
4
personnes
en
temps
parWel)
avec
des
impacts
limités
sur
la
producWon
BILAN

22. Merci
Pour rester en contact :
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• Mail : mrabeman@gmail.com
La
conduite
du
changement
en
mode
Agile