Finance&Achats : les clés d'une relation gagnante

FINANCE & ACHATS :
LES CLÉS D’UNE RELATION
GAGNANTE
Livre Blanc

SOMMAIRE
INTRODUCTION ...............................................................................................................................................................................................................3
FONCTION ACHATS, UN LEVIER ÉCONOMIQUE AU SEIN D’UNE ORGANISATION ..................................................................................................4
Département Achats, contributeur de la performance en entreprise...................................................................................................................................5
Digitalisation, un apport indéniable pour la performance des services Achats ...................................................................................................................5
DIGITALISATION DES ACHATS, UN BÉNÉFICE COMMUN POUR LES ACHATS ET LA FINANCE ............................................................................7
Mesurer la performance des achats indirects : le rapprochement entre les Achats et la Finance.......................................................................................8
Dématérialiser la gestion des achats : avantages pour les directions achats et financière...............................................................................................11
INTÉGRER UN LOGICIEL ACHATS EFFICIENT, UNE STRATÉGIE GLOBALE POUR L’ENTREPRISE.....................................................................15
Responsabilisation du consommateur interne..................................................................................................................................................................16
Digitalisation des Achats : une impulsion pour une dématérialisation complète de l’entreprise .......................................................................................16
Intégration du logiciel achats aux systèmes informatiques globaux de l’entreprise ..........................................................................................................18
CONCLUSION ...............................................................................................................................................................................................................18
Achats & Finance : les clés d’une relation gagnante | Groupe Ordiges 2

INTRODUCTION
Dans le contexte économique actuel, l’amélioration de la
rentabilité reste un des enjeux majeurs des organisations.
Comment peuvent-elles gagner en performance financière
hors action commerciale ? En réduisant les coûts.
Chaque point de réduction en matière de coûts impacte le
résultat global, alors qu’un point de croissance du chiffre
d’affaires grâce à une action commerciale demande des
dépenses par l’entreprise.
La maîtrise des dépenses est donc un enjeu crucial au sein
des entreprises.
Comment le département Achats peut-il influencer la gestion
des dépenses ? Quels sont les avantages pour les directions
achats et financières de mettre en place un logiciel Achats
efficient ? Quelles sont les clés pour aligner les Achats et la
Finance ?

FONCTION ACHATS,
UN LEVIER ECONOMIQUE
AU SEIN D’UNE ORGANISATION
Depuis quelques années, face à la mondialisation, à la concurrence accrue, et
aux enjeux géopolitiques, climatiques et sociaux, la fonction achats joue plus
que jamais un rôle primordial dans la défense de la compétitivité des
entreprises. Sa dimension stratégique a évolué vers de nouveaux rôles : la
réduction des coûts (objectif fil « rouge » du métier achats), le management des
risques, l’apport d’innovations et de valeurs pour l’entreprise.
En une dizaine d’années, nous avons assisté à la révolution de la fonction
Achats. Désormais central dans l’entreprise, le département Achats est donc
devenu contributeur de la performance de l’organisation. Dans ce contexte, la
maitrise des dépenses est un levier important.

Département Achats, contributeur de la performance en entreprise
Selon les moyennes belges, 5% de réduction des coûts indirects équivaut à une augmentation de 10% du résultat net de
l’entreprise.
Pourtant, en 2015, lors d’une de nos enquête auprès d’un panel d’organisations, nous avons constaté que :
- 78% des entreprises dépassent régulièrement leur budget ;
- 79% n’ont pas de vue sur les dépenses « hors contrôle » ;
- 71% manquent d’informations pour profiter des économies d’échelle ;
- 81% ne gèrent pas suffisamment leurs contrats ;
- 92% n’ont aucune anticipation de l’impact d’une dépense sur le budget général au moment de leur engagement.
Ces chiffres illustrent clairement la difficulté que représente la gestion des dépenses au sein d’une entreprise. Cependant, sans aucun doute,
la direction Achats peut contribuer pleinement à la performance de son entreprise grâce à sa digitalisation.
La digitalisation, un apport indéniable pour la performance des services Achats
L’innovation a bouleversé les pratiques au sein de la fonction Achats en apportant de l’agilité dans les processus et une gestion étendue
grâce à de nouveaux outils.
Les services Achats ont au quotidien besoin d’une information structurée pour assurer un pilotage efficace des achats. Grâce à l’ère
numérique, répondre aux enjeux d’une meilleure gestion de la dépense et d’une maîtrise des risques n’a jamais été aussi simple.

Cas pratique
Pour illustrer ce besoin d’une information structurée, prenons
par exemple un processus de demande d’achats non digitalisé.
Selon votre structure et votre fonctionnement, un collaborateur
peut faire individuellement une demande d’achats en fonction de
ses propres besoins, il peut soit en informer le service Achats
par email ou à l’inverse, faire cette demande de manière
totalement informelle lors d’une pause-café.
Conséquence ? Le besoin n’est pas clairement formalisé, les
responsables ne sont pas informés de la demande et le service
Achats n’a aucune visibilité et ne peut donc pas avoir une vision
globale des demandes afin de savoir si une autre personne
souhaite un besoin similaire.
Ce simple manque de formalisation et de suivi peut entrainer
des problèmes de gestion, une mauvaise évaluation des
besoins, des problèmes de computation des seuils et ce, sans
compter une maîtrise inefficace des risques.
L’expression du besoin est la base du métier d’acheteur. Cette
étape permet d’établir un cahier des charges qui sera remis
ensuite aux fournisseurs consultés. Dans le cas où cette étape
n’est pas correctement formalisée, il s’avère compliquer pour le
service Achats de définir le « juste besoin » et de proposer une
offre compétitive.
Par ce biais, nous comprenons que la digitalisation du
processus achats est un enjeu majeur dans le développement
de votre entreprise.
En résumé, l’innovation liée à la digitalisation des achats permet d’interconnecter les services et les prestataires afin d’optimiser
leurs échanges et favoriser la circulation des informations. Aujourd’hui, se doter d’un logiciel achats efficient qui permet de concen-
trer un maximum de données utiles, facilement exploitables, est incontournable.

DIGITALISATION DES ACHATS,
UN BÉNÉFICE COMMUN POUR
LES ACHATS ET LA FINANCE
La fonction achats est une fonction support qui a l’ensemble
des autres fonctions comme clients internes. Tout au long
du processus, l’acheteur communique avec ses différents
services et prestataires. Ses données sont donc enrichies
par les différentes parties prenantes : facturation, données
liées aux contrats, règlements, évaluations, etc.
Par ailleurs, le service Achats entretient aussi avec certaines
de ces fonctions, d’autres types de relation, que la simple
satisfaction de leurs besoins dont au premier rang :
la direction financière.
Guidée par la réduction des coûts et la performance
de l’entreprise, les fonctions Achats et Finance met-
tent toutes deux en œuvre des solutions pour élaborer
le budget, effectuer la planification et réaliser des
économies.
Ces priorités communes doivent pousser les Achats
et la Finance à travailler main dans la main.
“La dépense la plus juste est aujourd’hui
la dépense la mieux anticipée “

Mesurer la performance des achats indirects : le rapprochement entre les Achats
et la Finance
Depuis quelques années, l’impact des achats sur le résultat, et
donc sur la performance des entreprises est conséquent. Pourtant,
le pilotage de la performance des achats est encore imparfait.
Bien souvent, les calculs opérés par la direction des achats
pour mesurer leur performance ne correspond pas aux ré-
sultats que la direction financière observe dans le bilan de
l’entreprise.
Par exemple, une diminution des coûts obtenue grâce à l’action
des Achats ne se retrouvera peut-être pas dans le bilan du CFO, si
le nombre de prestations augmente ou que les utilisateurs passent
par un prestataire non validé par les Achats.
En d’autres mots, le calcul de la contribution des Achats sur la
performance des entreprises pose souvent problème au sein
des entreprises parce qu’il n’existe pas vraiment de méthode de
calcul de gains qui fasse l’unanimité entre les Achats et la Finance.
En effet, étant donné que les besoins entre la Finance et les
Achats ne sont pas identiques, les méthodes de calculs divergent.
Pour résoudre ce problème, citons trois pistes pour optimiser la
collaboration entre les Achats et la Finance :
41% des CPO et 64% des CFO considèrent
le pilotage de la performance des achats comme une priorité.
1. Définir des KPIs communs
Achats/Finance
2. Utiliser un outil de collaboration
et de partage de l’information en
temps réel
3. Se mobilier sur des
sujets communs

1. Définir des KPIs communs Achats/Finance
L’attente de performance nécessite de déployer un dispositif de mesure favorisant l’exhaustivité et l’appropriation des gains par les deux par-
ties. La définition de critère de mesure (KPIs) ainsi que les règles et principes de calcul des gains est la première étape d’une dé-
marche de collaboration entre les Achats et la Finance.
De cette manière, CFO (Finance) et CPO (Achats) auront la même vision concernant les apports des Achats sur la performance globale de
l’entreprise.
Les Achats et la Finance ont souvent leurs propres indicateurs. Pourtant, il est tout à fait possible de trouver des indicateurs communs.
Voici un exemple :
DIRECTION DES ACHATS
INDICATEURS COMMUNS
POSSIBLES
DIRECTION DES FINANCES
Evolution du nombre de
fournisseurs
Taux de remises accordés
% de fournisseurs référencés
devenus “à risques”
Coûts du référencement
Qualité du référentiel
fournisseur
Ecart budgétaire
Coût complet d’une fonction
Gestion de la trésorerie
Réduction du temps
d’obtention de l’information
Nature et évaluation des
risques inhérents au
processus
Nombre de litiges
Délai de règlement/
Conditions de règlement
Taux de factures avec
commande
Optimisation de la chaine de
valeur permettant les
arbitrages d’opportunités
Coûts cachés/Taux de non
conformités

2. Utiliser un outil de collaboration et de partage de l’information en temps réel
La définition des indicateurs communs est la première étape d’une
collaboration efficace entre les Achats et la Finance. Mais quel que
soit les indicateurs et règles retenus, l’enjeu réside dans le
partage des informations et la parfaite synchronisation entre
les deux services.
Les besoins du CFO et du CPO ne sont pas les mêmes en termes
de gestion des achats. Le premier souhaite des outils de reporting
et de pilotage du budget ainsi que des fonctionnalités de contrôle
analytique et de gestion prévisionnelle. Le second privilégie un outil
lui permettant de piloter les relations avec ses fournisseurs, d’accé-
der à un reporting opérationnel pour optimiser ses négociations et
augmenter le niveau de qualité des prestations.
Mettre en place une solution e-achats permet à la fois de
répondre aux besoins de chaque département et de bénéficier
d’un management homogène de la performance entre les
différentes directions. La centralisation des données dans une
plateforme unique offre l’opportunité de disposer de chiffres
réels, fiables, traçables, et surtout identiques pour les deux
services. Cela facilite également le dialogue et les analyses, et
permet aux Achats comme à la Finance de gagner du temps en
adressant en temps réel les données qui l’intéresse.
Sans outil, la capacité de piloter avec précision
les dépenses serait quaisment mission impossible .
3. Se mobiliser sur des sujets communs
La gestion des achats ne se limite pas uniquement à la maitrise
des coûts. Ces achats à forte valeur ajoutée pour l’entreprise dessi-
nent d’autres enjeux qui peuvent impacter fortement sa
performance et sur lesquels Achats et Finance ont des intérêts
communs.
La qualité et le risque fournisseur est par exemple un sujet sur
lequel Achats et Finance ont un intérêt commun.
Un logiciel e-achats permet de noter en continu la qualité des
prestations fournies, offrant aux acheteurs une meilleure visibilité
pour sélectionner le bon fournisseur pour chaque projet.
La direction financière quant à elle sera plus à même de réduire les
litiges factures très couteux en temps et en ressources grâce à un
système de validation avant l’édition du bon de commande.

La digitalisation des processus achats liée aux KPIs communs est utile pour mesurer l’optimisation des dépenses et leur bonne
gestion. Cette transformation est également précieuse pour le pilotage budgétaire : il est aisé plus facile de constater les volumes
de facturation, de veiller à la cohérence entre la prévision et la dépense effective, de détecter les litiges fournisseurs.
Dématérialiser la gestion des achats : avantages pour les directions achats
et financière
CPO et CFO poursuivent le même but d’optimisation de la
performance dans la gestion des achats, mais ont parfois des
difficultés à communiquer car ils ne sont pas en phase sur les
indicateurs utilisés pour la mesurer.
L’utilisation d’outils communs et spécialisés sur ce sujet permet
une meilleure communication entre ces deux métiers et
permet aux entreprises de piloter avec précision l’ensemble de
leurs dépenses, et de trouver des points de croissance hors
fonction commerciale.
Voyons à présent comment les Achats et la Finance
peuvent récolter les fruits de cette nouvelle dynamique de
performance.
La dématérialisation via Purchase to Pay touchera près
de 85% des entreprises d’ici 2020!
4 principaux
avantages d’utiliser
un logiciel de gestion
des achats
Une meilleure maitrise
des coûts et des achats
“hors contrôle”
Une meilleure visibilité
pour anticiper et
contrôler les achats
Des économies à tous
les niveaux
de l’entreprise
Une plus grande
productivité

1. Une meilleure visibilité pour anticiper et contrôler les achats
Le manque de visibilité peut exposer l’organisation à des risques de fraudes et d’erreurs. La vision en temps réel des informations élimine les
risques d’erreurs et permet de mettre en place un processus décisionnel mieux structuré.
Exemple
Les Achats négocient sans cesse avec les fournisseurs. L’erreur
souvent commise au sein des entreprises est le paiement des
factures sous le règlement d’un ancien contrat. Cela signifie donc
que si l’acheteur a négocié des meilleures conditions avec le
fournisseur, celles-ci ne sont pas reprises dans la facture.
Anticiper, piloter, analyser et transmettre les données achats
tout au long du processus, c’est-à-dire de l’on-boarding
fournisseurs jusqu’au paiement permettrait d’éviter ce type
d’erreur fréquent. Grâce au processus achats/factures digitalisé,
la direction financière dispose d’un suivi précis des règlements,
ce qui lui permet une anticipation totale et optimisation de ses
flux de trésorerie.
2. Une meilleure maîtrise des coûts et des achats « hors contrôle »
La construction budgétaire des achats sur base du bilan des résultats de l’année précédente peut occasionner des décalages budgétaires
à plus ou moins grandes échelles. Passer d’une logique de répartition à une logique de consommation permet une meilleure maitrise des
dépenses.
Exemple
Très souvent, la direction financière examine les résultats de l’an-
née précédente puis effectue des projections selon le contexte du
marché et de la stratégie fixée par la direction générale. Ensuite,
elle répartie les budgets en fonction de cet exercice analytique.
Cependant, les dépenses « hors contrôles » et le manque de
fiabilité des données initiales engendrent, dans les faits, des
dépassements des budgets prévisionnels opérés sur base de
l’exercice précèdent.
« Un budget nous dit ce que nous ne pouvons pas nous permettre,
mais cela ne nous empêche pas de l’acheter » - William Feather

Automatiser tout le processus achats/factures, à travers un
même logiciel, permet de construire un panel fournisseur, de
sourcer les meilleurs selon des paramètres précis, de fixer des
contrats et des conditions d’achats clairs et de favoriser le
respect de ces contrats pour toute commande.
La digitalisation de ce processus donne à la direction financière
la capacité de prévoir un budget le plus juste et à disposer de
données très précises quant à l’utilisation de ce budget. Elle peut
donc mesurer en temps réel le niveau d’utilisation et de
dépassement. Cela signifie que l’entreprise s’oriente vers une
dépense correspondant exactement à ce qui a été consommé,
quel que soit la direction ou le poste concerné.
Pour la direction Achats, grâce à cette méthode d’automatisation,
la dépense « hors contrôle » est éliminée en amont du
processus grâce au contrat est implémenté dans la solution. Les
demandes d’achats sont donc analysées en fonction des
conditions d’achat négociées et sont soumis à un circuit de
validation afin d’éviter des dépenses inutiles et de garantir que
la commande entre dans les budgets prévus par la direction
financière.
3. Des économies à tous les niveaux de l’entreprise
Sans vision globale des besoins, les dépenses inutiles et invisibles peuvent être nombreuses. La centralisation des données permet
d’exclure les coûts qui altèrent inutilement le résultat.
Exemple
Lorsqu’un service fait une demande d’achats auprès de la
direction achats, celle-ci a pour mission de commander les
produits/services demandés auprès des fournisseurs.
Si l’acheteur n’a pas de vision globale sur les différentes
demandes, celui-ci commandera les produits au cas par cas.
Cela engendre un certain nombre de commandes hors
contrats qui constituent une source non négligeable de
dépenses inutiles.
Analyser les besoins réels de l’entreprise permet à la fonction
Achats de construire un panel fournisseur cohérent, de sourcer
les plus pertinents, de négocier les prix les plus juste en fonction
des volumes estimés avec les meilleures conditions.

4. Une plus grande productivité
Au-delà d’une meilleure gestion des coûts et des dépenses, cette nouvelle manière de collaboration et de gestion de l’information a un impact
positif sur d’autres postes indirects de dépenses :
 Diminution de la charge de travail :
Grâce à l’automatisation de certaines tâches, saisie et traçabilité des processus la charge de travail administratif est réduite et l’activité des
employés sera prévue de manière plus juste.
Par exemple, la charge liée au traitement des factures sans commande au niveau comptable.
 Baisse des frais bancaires et des pénalités financières :
La digitalisation du processus achats permet de fluidifier le processus, de réduire le temps de traitement des factures et de diminuer le risque
d’erreur. Elle permet aussi d’éradiquer les dépenses non prévues telles qu’un dépassement d’un délai légal de règlement fournisseur, une
amende pour non-respect des taux de dépendance fournisseur, …
Par exemple, 1 facture sur 5 peut contenir des erreurs. Le risque de fraudes est donc plausible mais maîtrisable grâce aux mécanismes de
vérification d’une solution e-achats.
 Augmentation de la productivité des services :
L’automatisation de la collecte des données et du suivi des processus via le logiciel permet d’augmenter la productivité des collaborateurs.
Ceux-ci peuvent se concentrer sur leur cœur de leur métier.
Par exemple, la facilité à trouver un produit et à passer une commande est un gain de productivité.
Digitaliser la gestion des achats impulse une nouvelle façon de considérer la performance de l’entreprise. Une solution e-achats
complète se traduit par des décisions d’achats et financières mieux ciblées, ce qui améliore la gestion des dépenses et de la
trésorerie. De plus, on observe une plus grande capacité à prévenir des risques et à réagir de manière efficace face aux mouve-
ments du marché grâce à des données précises, traçables et fiables.

INTÉGRER UN LOGICIEL ACHATS
EFFICIENT, UNE STRATÉGIE GLOBALE
POUR L’ENTREPRISE
La collaboration Achats et Finance est indissociable d’une
stratégie de procurement efficace. L’optimisation du processus
achats permet une gestion plus juste des dépenses et permet
aux entreprises d’être source de compétitivité. Outil efficace
pour améliorer la collaboration entre ces deux services, un
système d’information Achats s’inscrit dans une stratégie
globale d’une entreprise et engendre ainsi des bénéfices pour
l’ensemble des collaborateurs.

Responsabilisation du consommateur interne
Aujourd’hui, faire prendre conscience aux collaborateurs de l’impact de leurs dépenses sur l’entreprise est primordial ! Un manque de visibilité
et de discipline dans la culture de dépenses de l’entreprise est souvent la cause de la multiplication des gaspillages. Il s’agit là de mieux
maîtriser les postes de dépenses et réduire les coûts de l’entreprise.
Une solution e-achats et son portail des demandes permettent de développer cette culture positive de la dépense au sein des entreprises. Le
consommateur interne se réapproprie la valeur de ses achats grâce à un outil qui lui permet d’avoir une vue sur ses budgets en cours et con-
sommés. Ainsi, il est incité à limiter le niveau de ses dépenses.
En plus de cet aspect de responsabilisation du consommateur sur ses dépenses, se doter d’un logiciel achats permet aussi de sensibiliser le
consommateur en intégrant celui-ci dans différentes étapes de la chaine achats. Par exemple, l’utilisateur peut évaluer les fournisseurs. Cette
évaluation permet, grâce à des critères très précis, de sélectionner rapidement et précisément le bon fournisseur pour passer la commande. Le
consommateur participe, ainsi, à la performance globale de l’organisation.
Digitalisation des achats : une impulsion pour une dématérialisation complète de
l’entreprise
La direction marketing et communication a été la première à saisir les opportunités du digital pour l’entreprise.
Aujourd’hui, les directions Achats et Finance ne sont plus en reste. La révolution numérique permet aujourd’hui d’être à la pointe des transfor-
mations pour aborder les enjeux actuels de l’économie et des affaires. L’influence de la mise en œuvre d’une solution e-achats dépasse
largement le cadre du processus achats/facture : elle contribue à changer l’organisation, les pratiques de travail et les relations dans
l’entreprise.

La transformation digitale engendre des changements structurels pour les entreprises. Intégrer les nouvelles technologies n’est donc pas ano-
din, cela passe par plusieurs étapes à ne pas négliger :
1. Fonctionner en mode projet et intégrer l’ensemble des services concernés par le projet ;
2. Etablir une stratégie claire et une feuille de route ;
3. Sélectionner un partenaire fiable afin de ne pas prendre de risques inutiles liés à la technologie ;
4. Choisir une solution facilement intégrable et user-friendly ;
5. Accompagner le changement auprès des collaborateurs-utilisateurs via des sessions d’échanges et de formation.

Intégration du logiciel achats aux
systèmes informatiques globales
de l’entreprise
L’installation d’un logiciel achats n’est pas garant à lui seul de la
transformation attendue. Il est central, mais il convient de
prendre en compte son impact sur l’entreprise dans son
ensemble et de s’assurer qu’il soit compatible avec l’ERP et les
logiciels métiers existants dans l’entreprise.
Le système Achats doit assurer la continuité avec le système de
contrôle de gestion afin que la dépense puisse, de façon
instantanée, être rapprochée des prévisions budgétaires. Ainsi,
la collaboration Finance/Achats prendra toute sa valeur.

CONCLUSION
Grâce aux solutions e-achats, il est désormais possible de gérer
les dépenses de manière anticipative. La gestion du processus
achats/facture liée à une collaboration entre la Finance et les
Achats permet une baisse des coûts et d’identifier des sources
de performances significatives.
Se doter d’un logiciel Achats efficient est un moyen très
efficace d’adapter l’entreprise à des modes d’organisation plus
agiles, plus compétitifs, qui permet aux collaborateurs de se
concentrer sur le cœur de leur métier et de mieux coopérer
ensemble. Il permet de piloter une stratégie de contrôle de
gestion de manière efficace et précise, pour plus de croissance.
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Sources : Deloitte, Décision-Achats, DAF-mag, Ovëus, Accenture, PWC

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