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TOU TE S L E S C LÉ S DE RÉU SSI T E POU R VOTRE
Migration vers le SEPA
Sommaire
                              Édito        ........................................................................                                                   3

                              Introduction                ...............................................................                                             5
                              I. Engager le projet SEPA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
                              A. Initier une approche en mode projet                                     ...................................                          6
                              B. Identifier les services impactés par le SEPA                                          ...........................                    6
                              C. Cartographier les flux impactés par le SEPA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
                                  a. Les applicatifs                .........................................................                                         7
                                  b. Les interfaces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
                              II. Les étapes de la migration SEPA                                               ...............................                       8
                              A. Adopter un nouveau protocole de communication bancaire . . . . . . . . . 8
                              B. Revoir ses contrats bancaires                                ..........................................                              9
                              C. Mettre à jour sa base de données clients,
                                 fournisseurs et collaborateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
                              D. Mettre à jour son ERP                        ...................................................                                     9
                              E. Adapter son système d’information                                      ...................................                        10
                              F. Repenser ses organisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
                              III. Les réponses de Sage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
                              A. Le convertisseur de coordonnées bancaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
                              B. Les services d’accompagnement                                        ....................................                         13
                              IV. les 7 questions les plus posées par nos clients . . . . . . . . . . . 14
                              Avec Sage, choisissez un logiciel à votre mesure.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18




2   Guide de méthodologie Migration vers le SEPA
Édito
  L
            es nouvelles échéances liées au SEPA se rapprochent et pourtant, peu d’entreprises
            du secteur privé ont, en France, entamé leur projet de migration. Il est désormais
            temps de mettre en œuvre ces projets qui peuvent, pour un certain nombre d’entre
            elles, impacter plusieurs pans de leur système d’information.
  Pour vous aider à mieux appréhender les principaux enjeux liés à cette migration, nous avons
  conçu ce guide à vocation pédagogique. Il a pour objectif de vous accompagner dans les
  différentes étapes de votre projet, en fonction de la taille de votre entreprise et de votre système
  de gestion. Au travers de la lecture de ce guide, nous entendons également vous donner les
  clés d’une migration réussie et les principaux bénéfices que vous pouvez en tirer.




                                                          Guide de méthodologie Migration vers le SEPA   3
4   Guide de méthodologie Migration vers le SEPA
Introduction
Le SEPA (Single Euro Payment Area) est l’aboutissement du processus de changement
des instruments monétaires en Europe. Initié en 1999 avec l’introduction de l’Euro comme
monnaie unique scripturale, il s’est poursuivi en 2002 avec le passage à l’Euro monétaire.
Aujourd’hui, le SEPA est un véritable espace européen qui représente près de 480 millions
d’habitants, 9 000 banques et 25 millions d’entreprises, à l’intérieur duquel les paiements
vont être harmonisés, remplaçant progressivement les outils dématérialisés de transferts
de fonds.


Le SEPA permet à chaque entreprise et à chaque particulier d’effectuer des paiements en euros
aussi bien dans les 32 pays que couvre l’espace de l’Europe des paiements que sur leur territoire
national avec la même simplicité, le même niveau de sécurité et les mêmes conditions techniques,
juridiques et tarifaires. À l’intérieur de cette zone, tous les acteurs économiques utilisant des
moyens de paiements dématérialisés sont concernés par le SEPA. Ainsi, en France, au terme
de la réforme, les virements et prélèvements s’effectueront sous forme de SCT (SEPA Credit
Transfer) et de SDD (SEPA Direct Debit). Les relevés de comptes vont s’enrichir d’informations
complémentaires tandis que les RIB adoptent le nouveau format BIC/IBAN.


Dans les entreprises, le passage au SEPA présente différents avantages : raccourcissement des
délais de paiement à l’intérieur de la zone SEPA, concurrence plus vive dans la fourniture des
services de paiement, baisse des coûts liés au traitement des paiements, ou encore, conquête de
nouveaux marchés…


La mise en conformité avec le SEPA nécessite une mise à jour des systèmes d’information
Elle entraîne nécessairement un nouveau format de fichiers pour les échanges avec les banques
ainsi que la mise en œuvre d’un nouveau protocole de communication (EBICS ou Swiftnet).
Le SEPA touche tous les flux d’échanges (import RIB, nouveaux salariés, notes de frais,
participation, intéressement…). Il impose également de remplacer les RIB par les BIC/IBAN et
de créer de nouvelles bases de données, d’imprimer de nouveaux formulaires et de modifier les
factures. Une démarche qui a des incidences aussi bien sur la comptabilité et la facturation des
entreprises que sur la paie des salariés. Pour les entreprises qui délèguent ces opérations à un
expert comptable, le changement est relativement simple. Pour les autres, le SEPA entraîne une
modification des documents, des données et des logiciels. Au-delà des nécessaires évolutions des
solutions de gestion de trésorerie et de communication bancaire, l’adoption du format SEPA a un
impact sur différents modules de l’ERP de l’entreprise. Pour réussir cette transition et maîtriser les
risques encourus, un pilotage expert s’impose. Les échéances réglementaires se rapprochant, il
devient urgent que les entreprises concernées engagent leur processus de migration pour éviter les
risques de goulot d’étranglement.




                                                            Guide de méthodologie Migration vers le SEPA   5
I. ENGAGER LE PROJET SEPA
        A. Initier une approche en mode projet
        Dans le cadre de leur migration vers la norme     Sa première mission consiste à réaliser une
        SEPA, il est essentiel que les entreprises        cartographie des flux et processus qui seront
        s’inscrivent dans une véritable démarche          impactés par la migration SEPA de manière
        projet et nomme à sa tête un comité ou un         à diagnostiquer les besoins préalables, à
        responsable SEPA chargé d’en superviser           préparer au mieux le projet de migration,
        les impacts sur les processus en place dans       à identifier les ressources nécessaires et à
        l‘entreprise et d’impliquer les services de       définir le niveau de services le plus adapté.
        l’entreprise qui seront concernés (trésorerie,    Il définit la stratégie bancaire en prenant
        informatique, services commerciaux                contact avec les prestataires, les fournisseurs
        et marketing, RH, service juridique,              de logiciels et les banquiers de l’entreprise.
        communication…).


       B. Identifier les services impactés par le SEPA
        Le SEPA change certaines règles. Il est           • Marketing : mise à jour des documents,
        important de prendre en compte ces nouveaux        plaquettes, sites web, multilingue…
        points réglementaires dans les démarches          • Facturation : BIC/IBAN sur les factures
        juridiques, financières, commerciales ou            clients et fournisseurs • BIC/IBAN de
        encore marketing de l’entreprise et d’adapter      l’administration fiscale.
        en conséquence les processus.
                                                          • Contentieux : mention du règlement par
        En effet, les délais pour contester un
        prélèvement sont, dans le cadre du SEPA,
                                                           SEPA et du BIC/IBAN dans la créance
        allongés. Cette nouvelle donne impacte             contentieuse • modèles d’injonctions de
        les procédures liées à la gestion du               paiement (BIC/IBAN, règlement SEPA).
        recouvrement de créances, des contentieux         • Achats : référentiel fournisseur avec BIC/
        et de la trésorerie de l’entreprise.
                                                            IBAN • mention du règlement SEPA.
        Les tâches à prévoir dans le cadre                • Ressources Humaines : récupération BIC/
        du SEPA en fonction des services :                 IBAN des salariés et règlement par mode
        • Trésorerie : génération du format SEPA           SEPA • bulletins de salaire avec le BIC/IBAN
          (format UNIFI XML) • nouveaux protocoles         pour le règlement SEPA.
         de communication bancaire (EBICS,                • Juridique : mise à jour de tous les contrats
         Swiftnet) et abandon de X25 • nouveaux            en liaison avec le SEPA (conditions de vente,
         contrats télématiques bancaires (conditions       tribunal pour litige…) • contenu de la zone
         financières, protocoles, services, cut-off…) •    libellée et les diverses compensations en
         délais de traitement SEPA (saisie, validation,    cas de défaillance d’une des parties dans les
         contrôle, génération…) • traitement               contrats entre les clients et les fournisseurs
         des relevés bancaires (nouvelles zones            • transfert de responsabilités dans le
         d’information) en trésorerie/rapprochements       cadre du SDD et gestion des mandats de
         bancaires.                                        prélèvement.
        • Commercial : nouveaux référentiels clients      • Informatique : «upgrader» les systèmes et
         avec le BIC/IBAN, remplacement de                 les logiciels ; donner accès aux utilisateurs
         l’autorisation de prélèvement par le mandat       éloignés ; ouvrir l’IP à la connexion bancaire
         unique • référentiel produit avec le règlement    (sécuriser les accès).
         SEPA.


6   Guide de méthodologie Migration vers le SEPA
C. Cartographier les flux impactés par le SEPA
Au niveau informatique, il convient de lister l’ensemble des outils matériels, logiciels et
réseaux impactés par le SEPA.

a. Les applicatifs
La migration SEPA impose comme pré-requis de gérer les nouveaux RIB au format BIC/IBAN.
Toutes les applications du système d’information gérant des coordonnées bancaires sont
impactées par le SEPA. La première étape du diagnostic consiste à vérifier la conformité de
ces applicatifs avec ce format BIC/IBAN ainsi que leur capacité à générer des fichiers au format
XML :
• Les logiciels de communication bancaire qui permettent de récupérer les relevés de comptes
  et d’effectuer des virements et des prélèvements
• Les logiciels de trésorerie qui optimisent les flux financiers
• Les logiciels de comptabilité pour la gestion des flux fournisseurs/clients
• Les logiciels de gestion des ressources humaines et en particulier de la paie pour la gestion
  des salaires
• Les applications orientées métiers qui intègrent des coordonnées bancaires de clients ou de
  fournisseurs


b. Les interfaces
Le SEPA nécessite que les différents applicatifs concernés soient compatibles pour communiquer.
Une fois identifiés les applicatifs concernés par le format SEPA, il faut définir leurs points de jonction
technologique.


                                                              Guide de méthodologie Migration vers le SEPA   7
II. LES ÉTAPES
                                                     DE LA MIGRATION SEPA
                                          Les étapes de la migration vers le SEPA dépendent du système
                                       d’information de l’entreprise et de sa taille. Si les applicatifs ERP sont
                                 utilisés dans une version récente, l’entreprise réalise une simple mise à jour.
                         Si l’entreprise est équipée d’une solution plus ancienne et souhaite en profiter
        pour faire un changement de version majeure, alors le process global sera plus lourd. Mais dans les
        deux cas, la migration vers les nouveaux protocoles de communication bancaire est un préalable
        indispensable.




        A. Adopter un nouveau protocole de communication bancaire
        Le SEPA impose en France des changements sur toutes les couches
        de la communication bancaire
        Sa mise en place nécessite que les entreprises migrent d’abord vers l’un des nouveaux
        protocoles de communication bancaire, EBICS ou Swiftnet.
        Contrairement aux protocoles ETBAC 3 et 5, EBICS
        et Swiftnet supportent les formats de fichiers XML.
        Une migration d’autant plus indispensable que
        ETEBAC 3 et 5 s’appuient sur le réseau X25/                Le choix du Comité
        Transpac opéré par Orange Business Services            Français d’Organisation et de
        et qui ne sera plus maintenu à partir du 30          Normalisation Bancaire (CFONB)
        septembre 2011. Ces nouveaux protocoles             pour remplacer ETEBAC :
        de communication bancaire utilisant le
                                                              • Swiftnet ( Society for
        réseau TCP/IP (firewall/proxy) nécessitent
                                                             Worldwide Interbank Financial
        également de prévoir une sortie IP vers
                                                             Telecommunication ) : réseau bancaire
        l’extérieur. Une première démarche qui
                                                             international, 3 modes d’accès
        permettra ensuite aux entreprises de
        s’engager véritablement dans leur projet de            • EBICS ( Electronic Banking
        migration SEPA.                                         Internet Communciation
                                                                     Standard ) : réseau IP,
                                                                       sécurité, format XML



8   Guide de méthodologie Migration vers le SEPA
B. Revoir ses contrats bancaires
En matière d’organisation, les entreprises          banques, les personnes habilitées à l’exécution
doivent vérifier avec leurs banques l’état de       d’opérations sur ses comptes. Enfin, elle doit
leurs contrats, afin de mettre en place les         revoir les procédures d’exécution des ordres
mandats et avenants nécessaires pour délivrer       transmis, à savoir la génération, la distribution
les services SEPA (SCT et SDD). L’entreprise        et la gestion des clés X509 banque par
doit identifier, pour contractualiser avec ses      banque.



C. Mettre à jour sa base de données clients,
   fournisseurs et collaborateurs
La démarche suivante consiste à récupérer           coordonnées bancaires peuvent s’appuyer
l’ensemble des coordonnées BIC et IBAN              sur des convertisseurs de RIB en BIC/IBAN
de ses clients, fournisseurs et collaborateurs      proposés par certains éditeurs. Pour les
afin de mettre à jour les différents référentiels   entreprises qui externalisent la gestion de leur
de sa base de données. Pour réaliser cette          paie ou de leurs factures, cette démarche sera
opération, les entreprises ne souhaitant pas        réalisée par leur prestataire externe. Il convient
faire évoluer immédiatement leur système            néanmoins de planifier cette bascule avec le
d’information ou leur ERP vers des versions         ou les prestataires.
prenant en compte ces nouveaux formats de




D. Mettre à jour son ERP
Une fois la base de données à jour, les             Pour les entreprises qui utilisent un ERP
entreprises doivent mettre à jour leurs             standard, incluant un contrat de maintenance,
applicatifs pour générer le format XML, gérer le    cette mise à jour ne prendra que 20 à 25
BIC et l’IBAN, permettre la saisie du paiement      jours. Mais si l’entreprise a réalisé des
SEPA (SCT et SDD), le retour des informations       développements métiers spécifiques autour
(relevés bancaires), le rapprochement               de l’ERP, il faudra alors adapter les règles de
bancaire, le rapprochement comptable ou             ces modules en fonction de celles du SEPA.
encore l’intégration avec la trésorerie.            Une démarche qui peut rallonger de plusieurs
Les solutions de communication bancaire             dizaines de jours la migration du système vers
et de gestion des moyens de paiement sont           le SEPA.
impactées, et il convient de les faire migrer
vers des versions acceptant ces nouveaux
formats.
De nombreux services étant concernés par
le SEPA, c’est au final l’ensemble de l’ERP
qui doit faire l’objet d’une migration vers une
version acceptant ce nouveau format.




                                                          Guide de méthodologie Migration vers le SEPA   9
E. Adapter son système d’information
         Les échanges SEPA s’appuyant sur le format        les réseaux et les machines supportent ces
         XML, la taille des fichiers échangés s’alourdit   nouvelles volumétries en termes de transfert
         (x4 pour les paiements et jusqu’à x10 pour        et d’intégration. Ces nouvelles versions des
         les relevés bancaires). Par ailleurs, avec le     applicatifs, qui s’appuient souvent sur les
         format SEPA, il est possible d’échanger plus      systèmes d’exploitation les plus récents, sont
         d’informations dans le cadre des SDD et           plus consommatrices en puissance. Leur
         des SCT, avec un champ de 140 caractères          optimisation nécessite parfois une évolution
         (contre 40 auparavant) à la disposition de        des machines qu’il convient de prendre en
         l’utilisateur pour transmettre un libellé qui     compte dans le budget du projet.
         parvienne au destinataire sans altération. Il
         est essentiel que l’entreprise s’assure que



         F. Repenser ses organisations
         La dernière étape de la mise en œuvre d’un projet SEPA concerne les processus
         organisationnels de l’entreprise : une étape indispensable à l’optimisation
         et à la rentabilité de ce projet.

         a. Homogénéiser et centraliser ses                pour favoriser les règlements par virement
         contrats bancaires                                ou prélèvement. Une démarche qui permet
                                                           d’accélérer et de sécuriser les procédures
         La mise en place du SEPA est l’occasion           de traitement et qui est moins coûteuse
         pour l’entreprise d’étudier la connexion          que les procédures matérialisées. Ainsi, le
         vers d’autres banques dans la zone SEPA.          délai d’exécution d’un virement SCT sur la
         C’est l’opportunité de renouveler ou de           zone SEPA est de 3 jours ouvrés maximum
         centraliser les contrats télématiques et          et passera à 1 jour maximum à partir de
         de revoir la structure de ses comptes             2012. Les commissions d’interchange seront
         bancaires. Le réseau IP autorise la               supprimées sur le prélèvement SDD à partir
         centralisation des communications bancaires       du premier novembre 2012, tandis que le
         et l’homogénéisation des flux entre les           paiement transfrontalier est, avec le SEPA au
         entreprises et les banques. Le passage au         même coût qu’un paiement national. Ainsi,
         SEPA permet de renégocier les tarifs et le        dans le cadre du SEPA et du SDD, l’entreprise
         contenu des services bancaires. Autant de         peut remplacer ses autorisations de
         démarches qui contribuent à générer des           prélèvements par le mandat unique et étudier
         gains de productivité et rationaliser des coûts   l’opportunité du prélèvement transfrontalier.
         liés aux frais bancaires.                         Elle peut harmoniser les différents moyens de
         b. Optimiser les opérations                       paiement utilisés par ses entités en Europe
                                                           en n’utilisant que le SCT. En simplifiant
         de paiements et de prélèvements                   et en accélérant ainsi ses démarches de
         Le SEPA a également un impact sur les             prélèvements et de virements, elle s’ouvre de
         modalités de règlement. Dans certains pays        nouvelles opportunités de développement
         tels que la France et l’Espagne, le recours au    commercial dans les pays de la zone SEPA
         paiement par chèque ou effet est souvent          tout en rationalisant ses coûts.
         plébiscité. Il faut profiter du passage au SEPA




10   Guide de méthodologie Migration vers le SEPA
c. Renforcer et améliorer la gestion comptable
La zone de 140 caractères du champ « référence » dans les SCT et les
SDD introduit de nouvelles informations qui optimisent les moyens de
paiement SEPA. L’identification des flux de facturation gagne en précision.
L’allocation et l’enregistrement comptable sont plus appropriés, et le lettrage
et la réconciliation (entre les factures en attente de règlement et les paiements)
optimisés. Dans cette perspective, le SEPA offre l’opportunité de mener une
réflexion sur des projets de dématérialisation des factures ou de l’externalisation de
certaines fonctions comptables.




                                                            Guide de méthodologie Migration vers le SEPA   11
III. LES RÉPONSES DE SAGE
         Après avoir adapté ses solutions de gestion financière et ses ERP aux nouveaux protocoles de
         communication bancaire et au format SEPA, Sage a développé des outils de migration à isopérimètre,
         des outils d’import, de paramétrage et propose trois niveaux de services pour accompagner les
         entreprises dans ces étapes de migration.


         A. Le convertisseur de coordonnées bancaires
         L’entrée en vigueur du SEPA impose pour           Cette offre est accessible à tout moment et
         tout paiement en euros dans les 32 pays de        quel que soit le lieu, à partir de la plateforme
         la zone, l’utilisation du code BIC et du code     SaaS de Sage qui assure l’exploitation et
         IBAN en lieu et place du traditionnel RIB ou      le support de ce service dans le cadre des
         des coordonnées nationales d’autres pays.         solutions de la Division Moyennes et Grandes
         Le premier type de paiement concerné est          Entreprises de Sage soit :
         le virement SCT. Sage accompagne les              • Sage FRP Treasury Universe Edition (V3.1)
         entreprises dans la conversion des comptes
                                                           • Sage 1000 Banque Paiement (V5.52, V6.00)
         RIB vers des comptes IBAN et BIC pour :
                                                           Sage propose également des services
         • Échelonner la mise à jour de l’ensemble des
                                                           étendus aux logiciels d’autres éditeurs :
           systèmes impactés par la migration des
           comptes RIB vers les comptes IBAN/BIC en        • Soit avec l’offre de conversion au format
           conformité SEPA                                   d’import-export préconisé par Sage
         • Réduire et automatiser toutes les tâches        • Soit avec l’offre de conversion sous un autre
           manuelles de mise à jour des référentiels         format d’import-export. Des prestations
                                                             complémentaires seront à prévoir pour la
         • Réduire les temps de déploiement.
                                                             mise au format du fichier.




12   Guide de méthodologie Migration vers le SEPA
B. Les services d’accompagnement
a. Accompagnement Standard
Dans le cadre du niveau de service Standard, Sage accompagne les entreprises qui entendent faire
évoluer leur système d’information à isopérimètre. Ce contrat comprend une validation des pré-
requis, l’installation et la migration en réel des solutions concernées et une formation utilisateur.

b. Accompagnement Premium
Le contrat Premium intègre un audit préalable du système en place, l’installation et la migration en
réel des solutions concernées, une formation sur site et une assistance sur site.

c. Accompagnement Sérénité
Le contrat Sérénité comprend une analyse préalable, une installation et la gestion du
multi-environnement, la migration à blanc, puis la formation sur site, l’assistance au démarrage,
le suivi de projet et la rédaction du livrable.




                                                            Guide de méthodologie Migration vers le SEPA   13
IV. LES 7 QUESTIONS LES PLUS POSÉES
                  PAR NOS CLIENTS




                           QUESTION 1                     Le SEPA est une réalité. Il a été lancé le 28
                                                          janvier 2008 pour ce qui concerne les virements
            Depuis quand le SEPA est-il
                                                      domestiques dans la zone SEPA, ce que l’on appelle
       disponible pour les transferts de
                                                      le SCT (Sepa Credit Transfert). La bascule en SCT
      fichiers de virement aux banques                doit être effective pour l’ensemble des entreprises
     (domestiques et internationaux) ?                aux alentours de fin 2011. Début 2009 - fin 2010, c’est
             Le SEPA est-il obligatoire ?             le lancement du prélèvement SEPA, le SDD (Sepa
       Quelles sont les dates limites de              Direct Debit) qui devra être effectif. Les entreprises
                      bascule par nature              auront jusqu’à fin 2012 à peu près pour y basculer.
                       de flux bancaire ?             Le 1er novembre 2009 : c’est l’inscription dans les
                                                      droits nationaux de la directive sur les paiements, qui
                                                      introduit plus de concurrence, et la disparition ou la
                                                      réduction des délais de traitement, ce que l’on appelle
                                                      les dates de valeur, sur les moyens de paiement. Il y
                                                      a un projet de règlement en cours d’approbation au
                                                      Parlement Européen qui définit les dates butoir : SCT
                                                      début 2013, SDD début 2014 pour l’ensemble de la
                                                      zone SEPA.




                           QUESTION 2                    Entre les deux dates butoir, nos clients pourront
                                                         utiliser les formats et les protocoles actuels ainsi
        Y a-t-il une période transitoire
                                                      que les nouveautés SEPA, le SCT et le SDD.
       durant laquelle le format actuel
       et le format SEPA cohabiteront ?




14     Guide de méthodologie Migration vers le SEPA
QUESTION 3            Les formats actuels restent valables. Le BIC
Le format actuel reste t-il       et l’IBAN sont obligatoires pour les virements
   valable ? Devrons-nous     SEPA. Il est cependant conseillé de les utiliser pour
 également utiliser le BIC    les virements internationaux au format AFB320, mais
                              ces notions sont obligatoires si l’on fait du SEPA. Ce
et l’IBAN pour ces moyens
                              point est important pour nos clients puisque toutes
             de paiement ?
                              les applications qui ont un référentiel de compte au
                              format RIB vont le gérer demain en BIC-IBAN.




            QUESTION 4            Tant que vous resterez avec ces formats
                                  domestiques, vous pouvez continuer à utiliser
 Jusqu’à quand ETEBAC 3
                              ETEBAC 3 pour recevoir vos relevés de compte. Mais
       reste t-il valable ?   le réseau X25, qui supporte ETEBAC 3 et 5, s’arrêtant
                              le 30 septembre 2011, il faut changer de protocole
                              avant cette date.




                                        Guide de méthodologie Migration vers le SEPA   15
IV. LES 7 QUESTIONS LES PLUS POSÉES
                PAR NOS CLIENTS (SUITE)



                         QUESTION 5                     Il y a des clients qui font de l’ETEBAC 3 ou 5
                                                        via le réseau RNIS, ou directement avec X25.
         Quelles sont les contraintes
                                                    Cela disparaît au profit d’un réseau TCP/IP, c’est-
      techniques et bancaires quand
                                                    à-dire internet. Il y a une modification du logiciel de
          un client passe d’ETEBAC à                communication et de moyen de paiement, et puis des
                              EBICS ?               avenants aux contrats bancaires. Il doit se rapprocher
                                                    de sa banque, puisque c’est un autre contrat
                                                    télématique.




                         QUESTION 6                    Vous retrouvez les champs classiques de ces
                                                       virements. Il y a des informations complémentaires
      Pouvez-vous nous en dire plus
                                                    qui vont permettre la construction de centrale de
        sur les types de champs que
                                                    paiement et d’obtenir des informations pour les
          comprend le fichier XML ?                 rapprocher et les intégrer avec une base comptable.
                                                    Le fait que l’on bascule à l’XML va ouvrir d’autres
                                                    applications : lettrage automatique, rapprochement
                                                    et dématérialisation de la facture. De nouvelles
                                                    perspectives s’offrent à vous.




16   Guide de méthodologie Migration vers le SEPA
QUESTION 7           Les clients qui ont ETEBAC 5 ont la possibilité
                                  d’utiliser la signature électronique vers toutes les
Qu’en est-il de la signature
                               banques avec une seule carte. Ce type d’offre sera
             électronique ?
                               disponible sur EBICS. Le CFONB, l’institution française
                               des banques, a émis un planning en deux phases :
                               remplacement du protocole ETEBAC 3 à partir
                               de novembre 2010, et démarrage de la signature
                               électronique sur EBICS.




                                          Guide de méthodologie Migration vers le SEPA   17
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         Avec 10 000 entreprises clientes de plus de 100 salariés…
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18   Guide de méthodologie Migration vers le SEPA
Sage propose une gamme de solutions de gestion qui couvre l’ensemble
des métiers de l’entreprise et toutes les typologies de projets.




      • Nos solutions ERP (Enterprise Resource Planning) permettent d’intégrer
        tous les processus de gestion dans un système d’information unique et
        cohérent.
      • Nos solutions FRP (Finance Resource Planning) couvrent tous
        les domaines de la performance financière (Comptabilité, Trésorerie,
        Immobilisations, Consolidation, Recouvrement…).
      • Nos solutions HR (Human Resources) libèrent les DRH des contraintes
        administratives et financières leur permettant de se concentrer sur leurs
        missions plus qualitatives : gestion des compétences, fidélisation des salariés.
      • Nos solutions WMS (Warehouse Management System) apportent une
        réponse en matière de maîtrise des flux et d’optimisation des processus à
        toutes les entreprises.
      • Nos solutions CRM permettent aux équipes commerciales, marketing et
        service d’optimiser la gestion de leurs relations avec leurs clients et prospects.
      Ces solutions intégrées et modulaires vous permettent de bâtir votre
      système d’information en adéquation avec vos exigences et de l’étendre
      au fur et à mesure de la croissance de vos besoins.




                                                         Guide de méthodologie Migration vers le SEPA   19
Sage
10, rue Fructidor
75834 Paris Cedex 17
www.sage.fr/mge
et www.sagefrp.fr
Informations commerciales
Fax : 01 41 66 25 55
Informations Export
Tél. : +33 (0)5 56 13 88 85
Fax : +33 (0)5 56 18 01 48




                                                         APPELEZ-NOUS
                                                              AU
                                                      0 825 007 017
                                                                        (n° INDIGO : 0,15 e TTC/min)




                            Vous souhaitez plus d’informations sur le SEPA ?

                            Vous souhaitez présenter votre cahier des charges
                            et échanger avec l’un de nos consultants ?

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                            de gestion financière ?

                            Vous souhaitez avoir plus d’informations sur l’intégration
                            de nos offres de gestion financière ?




 Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 500 000 euros. Siège social : Le Colisée 2, 10 rue Fructidor - 75017 Paris. 313 966 129 RCS Paris.La société Sage est locataire
 gérant des sociétés Ciel, et Sage FDC. Les informations contenues dans ce document peuvent faire l’objet de modifications sans notification préalable. ditipi_446D_05/2011

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Guide Sage: Toutes les clés de réussite pour votre Migration vers le SEPA

  • 1. TOU TE S L E S C LÉ S DE RÉU SSI T E POU R VOTRE Migration vers le SEPA
  • 2. Sommaire Édito ........................................................................ 3 Introduction ............................................................... 5 I. Engager le projet SEPA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 A. Initier une approche en mode projet ................................... 6 B. Identifier les services impactés par le SEPA ........................... 6 C. Cartographier les flux impactés par le SEPA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 a. Les applicatifs ......................................................... 7 b. Les interfaces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 II. Les étapes de la migration SEPA ............................... 8 A. Adopter un nouveau protocole de communication bancaire . . . . . . . . . 8 B. Revoir ses contrats bancaires .......................................... 9 C. Mettre à jour sa base de données clients, fournisseurs et collaborateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 D. Mettre à jour son ERP ................................................... 9 E. Adapter son système d’information ................................... 10 F. Repenser ses organisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 III. Les réponses de Sage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 A. Le convertisseur de coordonnées bancaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 B. Les services d’accompagnement .................................... 13 IV. les 7 questions les plus posées par nos clients . . . . . . . . . . . 14 Avec Sage, choisissez un logiciel à votre mesure.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 2 Guide de méthodologie Migration vers le SEPA
  • 3. Édito L es nouvelles échéances liées au SEPA se rapprochent et pourtant, peu d’entreprises du secteur privé ont, en France, entamé leur projet de migration. Il est désormais temps de mettre en œuvre ces projets qui peuvent, pour un certain nombre d’entre elles, impacter plusieurs pans de leur système d’information. Pour vous aider à mieux appréhender les principaux enjeux liés à cette migration, nous avons conçu ce guide à vocation pédagogique. Il a pour objectif de vous accompagner dans les différentes étapes de votre projet, en fonction de la taille de votre entreprise et de votre système de gestion. Au travers de la lecture de ce guide, nous entendons également vous donner les clés d’une migration réussie et les principaux bénéfices que vous pouvez en tirer. Guide de méthodologie Migration vers le SEPA 3
  • 4. 4 Guide de méthodologie Migration vers le SEPA
  • 5. Introduction Le SEPA (Single Euro Payment Area) est l’aboutissement du processus de changement des instruments monétaires en Europe. Initié en 1999 avec l’introduction de l’Euro comme monnaie unique scripturale, il s’est poursuivi en 2002 avec le passage à l’Euro monétaire. Aujourd’hui, le SEPA est un véritable espace européen qui représente près de 480 millions d’habitants, 9 000 banques et 25 millions d’entreprises, à l’intérieur duquel les paiements vont être harmonisés, remplaçant progressivement les outils dématérialisés de transferts de fonds. Le SEPA permet à chaque entreprise et à chaque particulier d’effectuer des paiements en euros aussi bien dans les 32 pays que couvre l’espace de l’Europe des paiements que sur leur territoire national avec la même simplicité, le même niveau de sécurité et les mêmes conditions techniques, juridiques et tarifaires. À l’intérieur de cette zone, tous les acteurs économiques utilisant des moyens de paiements dématérialisés sont concernés par le SEPA. Ainsi, en France, au terme de la réforme, les virements et prélèvements s’effectueront sous forme de SCT (SEPA Credit Transfer) et de SDD (SEPA Direct Debit). Les relevés de comptes vont s’enrichir d’informations complémentaires tandis que les RIB adoptent le nouveau format BIC/IBAN. Dans les entreprises, le passage au SEPA présente différents avantages : raccourcissement des délais de paiement à l’intérieur de la zone SEPA, concurrence plus vive dans la fourniture des services de paiement, baisse des coûts liés au traitement des paiements, ou encore, conquête de nouveaux marchés… La mise en conformité avec le SEPA nécessite une mise à jour des systèmes d’information Elle entraîne nécessairement un nouveau format de fichiers pour les échanges avec les banques ainsi que la mise en œuvre d’un nouveau protocole de communication (EBICS ou Swiftnet). Le SEPA touche tous les flux d’échanges (import RIB, nouveaux salariés, notes de frais, participation, intéressement…). Il impose également de remplacer les RIB par les BIC/IBAN et de créer de nouvelles bases de données, d’imprimer de nouveaux formulaires et de modifier les factures. Une démarche qui a des incidences aussi bien sur la comptabilité et la facturation des entreprises que sur la paie des salariés. Pour les entreprises qui délèguent ces opérations à un expert comptable, le changement est relativement simple. Pour les autres, le SEPA entraîne une modification des documents, des données et des logiciels. Au-delà des nécessaires évolutions des solutions de gestion de trésorerie et de communication bancaire, l’adoption du format SEPA a un impact sur différents modules de l’ERP de l’entreprise. Pour réussir cette transition et maîtriser les risques encourus, un pilotage expert s’impose. Les échéances réglementaires se rapprochant, il devient urgent que les entreprises concernées engagent leur processus de migration pour éviter les risques de goulot d’étranglement. Guide de méthodologie Migration vers le SEPA 5
  • 6. I. ENGAGER LE PROJET SEPA A. Initier une approche en mode projet Dans le cadre de leur migration vers la norme Sa première mission consiste à réaliser une SEPA, il est essentiel que les entreprises cartographie des flux et processus qui seront s’inscrivent dans une véritable démarche impactés par la migration SEPA de manière projet et nomme à sa tête un comité ou un à diagnostiquer les besoins préalables, à responsable SEPA chargé d’en superviser préparer au mieux le projet de migration, les impacts sur les processus en place dans à identifier les ressources nécessaires et à l‘entreprise et d’impliquer les services de définir le niveau de services le plus adapté. l’entreprise qui seront concernés (trésorerie, Il définit la stratégie bancaire en prenant informatique, services commerciaux contact avec les prestataires, les fournisseurs et marketing, RH, service juridique, de logiciels et les banquiers de l’entreprise. communication…). B. Identifier les services impactés par le SEPA Le SEPA change certaines règles. Il est • Marketing : mise à jour des documents, important de prendre en compte ces nouveaux plaquettes, sites web, multilingue… points réglementaires dans les démarches • Facturation : BIC/IBAN sur les factures juridiques, financières, commerciales ou clients et fournisseurs • BIC/IBAN de encore marketing de l’entreprise et d’adapter l’administration fiscale. en conséquence les processus. • Contentieux : mention du règlement par En effet, les délais pour contester un prélèvement sont, dans le cadre du SEPA, SEPA et du BIC/IBAN dans la créance allongés. Cette nouvelle donne impacte contentieuse • modèles d’injonctions de les procédures liées à la gestion du paiement (BIC/IBAN, règlement SEPA). recouvrement de créances, des contentieux • Achats : référentiel fournisseur avec BIC/ et de la trésorerie de l’entreprise. IBAN • mention du règlement SEPA. Les tâches à prévoir dans le cadre • Ressources Humaines : récupération BIC/ du SEPA en fonction des services : IBAN des salariés et règlement par mode • Trésorerie : génération du format SEPA SEPA • bulletins de salaire avec le BIC/IBAN (format UNIFI XML) • nouveaux protocoles pour le règlement SEPA. de communication bancaire (EBICS, • Juridique : mise à jour de tous les contrats Swiftnet) et abandon de X25 • nouveaux en liaison avec le SEPA (conditions de vente, contrats télématiques bancaires (conditions tribunal pour litige…) • contenu de la zone financières, protocoles, services, cut-off…) • libellée et les diverses compensations en délais de traitement SEPA (saisie, validation, cas de défaillance d’une des parties dans les contrôle, génération…) • traitement contrats entre les clients et les fournisseurs des relevés bancaires (nouvelles zones • transfert de responsabilités dans le d’information) en trésorerie/rapprochements cadre du SDD et gestion des mandats de bancaires. prélèvement. • Commercial : nouveaux référentiels clients • Informatique : «upgrader» les systèmes et avec le BIC/IBAN, remplacement de les logiciels ; donner accès aux utilisateurs l’autorisation de prélèvement par le mandat éloignés ; ouvrir l’IP à la connexion bancaire unique • référentiel produit avec le règlement (sécuriser les accès). SEPA. 6 Guide de méthodologie Migration vers le SEPA
  • 7. C. Cartographier les flux impactés par le SEPA Au niveau informatique, il convient de lister l’ensemble des outils matériels, logiciels et réseaux impactés par le SEPA. a. Les applicatifs La migration SEPA impose comme pré-requis de gérer les nouveaux RIB au format BIC/IBAN. Toutes les applications du système d’information gérant des coordonnées bancaires sont impactées par le SEPA. La première étape du diagnostic consiste à vérifier la conformité de ces applicatifs avec ce format BIC/IBAN ainsi que leur capacité à générer des fichiers au format XML : • Les logiciels de communication bancaire qui permettent de récupérer les relevés de comptes et d’effectuer des virements et des prélèvements • Les logiciels de trésorerie qui optimisent les flux financiers • Les logiciels de comptabilité pour la gestion des flux fournisseurs/clients • Les logiciels de gestion des ressources humaines et en particulier de la paie pour la gestion des salaires • Les applications orientées métiers qui intègrent des coordonnées bancaires de clients ou de fournisseurs b. Les interfaces Le SEPA nécessite que les différents applicatifs concernés soient compatibles pour communiquer. Une fois identifiés les applicatifs concernés par le format SEPA, il faut définir leurs points de jonction technologique. Guide de méthodologie Migration vers le SEPA 7
  • 8. II. LES ÉTAPES DE LA MIGRATION SEPA Les étapes de la migration vers le SEPA dépendent du système d’information de l’entreprise et de sa taille. Si les applicatifs ERP sont utilisés dans une version récente, l’entreprise réalise une simple mise à jour. Si l’entreprise est équipée d’une solution plus ancienne et souhaite en profiter pour faire un changement de version majeure, alors le process global sera plus lourd. Mais dans les deux cas, la migration vers les nouveaux protocoles de communication bancaire est un préalable indispensable. A. Adopter un nouveau protocole de communication bancaire Le SEPA impose en France des changements sur toutes les couches de la communication bancaire Sa mise en place nécessite que les entreprises migrent d’abord vers l’un des nouveaux protocoles de communication bancaire, EBICS ou Swiftnet. Contrairement aux protocoles ETBAC 3 et 5, EBICS et Swiftnet supportent les formats de fichiers XML. Une migration d’autant plus indispensable que ETEBAC 3 et 5 s’appuient sur le réseau X25/ Le choix du Comité Transpac opéré par Orange Business Services Français d’Organisation et de et qui ne sera plus maintenu à partir du 30 Normalisation Bancaire (CFONB) septembre 2011. Ces nouveaux protocoles pour remplacer ETEBAC : de communication bancaire utilisant le • Swiftnet ( Society for réseau TCP/IP (firewall/proxy) nécessitent Worldwide Interbank Financial également de prévoir une sortie IP vers Telecommunication ) : réseau bancaire l’extérieur. Une première démarche qui international, 3 modes d’accès permettra ensuite aux entreprises de s’engager véritablement dans leur projet de • EBICS ( Electronic Banking migration SEPA. Internet Communciation Standard ) : réseau IP, sécurité, format XML 8 Guide de méthodologie Migration vers le SEPA
  • 9. B. Revoir ses contrats bancaires En matière d’organisation, les entreprises banques, les personnes habilitées à l’exécution doivent vérifier avec leurs banques l’état de d’opérations sur ses comptes. Enfin, elle doit leurs contrats, afin de mettre en place les revoir les procédures d’exécution des ordres mandats et avenants nécessaires pour délivrer transmis, à savoir la génération, la distribution les services SEPA (SCT et SDD). L’entreprise et la gestion des clés X509 banque par doit identifier, pour contractualiser avec ses banque. C. Mettre à jour sa base de données clients, fournisseurs et collaborateurs La démarche suivante consiste à récupérer coordonnées bancaires peuvent s’appuyer l’ensemble des coordonnées BIC et IBAN sur des convertisseurs de RIB en BIC/IBAN de ses clients, fournisseurs et collaborateurs proposés par certains éditeurs. Pour les afin de mettre à jour les différents référentiels entreprises qui externalisent la gestion de leur de sa base de données. Pour réaliser cette paie ou de leurs factures, cette démarche sera opération, les entreprises ne souhaitant pas réalisée par leur prestataire externe. Il convient faire évoluer immédiatement leur système néanmoins de planifier cette bascule avec le d’information ou leur ERP vers des versions ou les prestataires. prenant en compte ces nouveaux formats de D. Mettre à jour son ERP Une fois la base de données à jour, les Pour les entreprises qui utilisent un ERP entreprises doivent mettre à jour leurs standard, incluant un contrat de maintenance, applicatifs pour générer le format XML, gérer le cette mise à jour ne prendra que 20 à 25 BIC et l’IBAN, permettre la saisie du paiement jours. Mais si l’entreprise a réalisé des SEPA (SCT et SDD), le retour des informations développements métiers spécifiques autour (relevés bancaires), le rapprochement de l’ERP, il faudra alors adapter les règles de bancaire, le rapprochement comptable ou ces modules en fonction de celles du SEPA. encore l’intégration avec la trésorerie. Une démarche qui peut rallonger de plusieurs Les solutions de communication bancaire dizaines de jours la migration du système vers et de gestion des moyens de paiement sont le SEPA. impactées, et il convient de les faire migrer vers des versions acceptant ces nouveaux formats. De nombreux services étant concernés par le SEPA, c’est au final l’ensemble de l’ERP qui doit faire l’objet d’une migration vers une version acceptant ce nouveau format. Guide de méthodologie Migration vers le SEPA 9
  • 10. E. Adapter son système d’information Les échanges SEPA s’appuyant sur le format les réseaux et les machines supportent ces XML, la taille des fichiers échangés s’alourdit nouvelles volumétries en termes de transfert (x4 pour les paiements et jusqu’à x10 pour et d’intégration. Ces nouvelles versions des les relevés bancaires). Par ailleurs, avec le applicatifs, qui s’appuient souvent sur les format SEPA, il est possible d’échanger plus systèmes d’exploitation les plus récents, sont d’informations dans le cadre des SDD et plus consommatrices en puissance. Leur des SCT, avec un champ de 140 caractères optimisation nécessite parfois une évolution (contre 40 auparavant) à la disposition de des machines qu’il convient de prendre en l’utilisateur pour transmettre un libellé qui compte dans le budget du projet. parvienne au destinataire sans altération. Il est essentiel que l’entreprise s’assure que F. Repenser ses organisations La dernière étape de la mise en œuvre d’un projet SEPA concerne les processus organisationnels de l’entreprise : une étape indispensable à l’optimisation et à la rentabilité de ce projet. a. Homogénéiser et centraliser ses pour favoriser les règlements par virement contrats bancaires ou prélèvement. Une démarche qui permet d’accélérer et de sécuriser les procédures La mise en place du SEPA est l’occasion de traitement et qui est moins coûteuse pour l’entreprise d’étudier la connexion que les procédures matérialisées. Ainsi, le vers d’autres banques dans la zone SEPA. délai d’exécution d’un virement SCT sur la C’est l’opportunité de renouveler ou de zone SEPA est de 3 jours ouvrés maximum centraliser les contrats télématiques et et passera à 1 jour maximum à partir de de revoir la structure de ses comptes 2012. Les commissions d’interchange seront bancaires. Le réseau IP autorise la supprimées sur le prélèvement SDD à partir centralisation des communications bancaires du premier novembre 2012, tandis que le et l’homogénéisation des flux entre les paiement transfrontalier est, avec le SEPA au entreprises et les banques. Le passage au même coût qu’un paiement national. Ainsi, SEPA permet de renégocier les tarifs et le dans le cadre du SEPA et du SDD, l’entreprise contenu des services bancaires. Autant de peut remplacer ses autorisations de démarches qui contribuent à générer des prélèvements par le mandat unique et étudier gains de productivité et rationaliser des coûts l’opportunité du prélèvement transfrontalier. liés aux frais bancaires. Elle peut harmoniser les différents moyens de b. Optimiser les opérations paiement utilisés par ses entités en Europe en n’utilisant que le SCT. En simplifiant de paiements et de prélèvements et en accélérant ainsi ses démarches de Le SEPA a également un impact sur les prélèvements et de virements, elle s’ouvre de modalités de règlement. Dans certains pays nouvelles opportunités de développement tels que la France et l’Espagne, le recours au commercial dans les pays de la zone SEPA paiement par chèque ou effet est souvent tout en rationalisant ses coûts. plébiscité. Il faut profiter du passage au SEPA 10 Guide de méthodologie Migration vers le SEPA
  • 11. c. Renforcer et améliorer la gestion comptable La zone de 140 caractères du champ « référence » dans les SCT et les SDD introduit de nouvelles informations qui optimisent les moyens de paiement SEPA. L’identification des flux de facturation gagne en précision. L’allocation et l’enregistrement comptable sont plus appropriés, et le lettrage et la réconciliation (entre les factures en attente de règlement et les paiements) optimisés. Dans cette perspective, le SEPA offre l’opportunité de mener une réflexion sur des projets de dématérialisation des factures ou de l’externalisation de certaines fonctions comptables. Guide de méthodologie Migration vers le SEPA 11
  • 12. III. LES RÉPONSES DE SAGE Après avoir adapté ses solutions de gestion financière et ses ERP aux nouveaux protocoles de communication bancaire et au format SEPA, Sage a développé des outils de migration à isopérimètre, des outils d’import, de paramétrage et propose trois niveaux de services pour accompagner les entreprises dans ces étapes de migration. A. Le convertisseur de coordonnées bancaires L’entrée en vigueur du SEPA impose pour Cette offre est accessible à tout moment et tout paiement en euros dans les 32 pays de quel que soit le lieu, à partir de la plateforme la zone, l’utilisation du code BIC et du code SaaS de Sage qui assure l’exploitation et IBAN en lieu et place du traditionnel RIB ou le support de ce service dans le cadre des des coordonnées nationales d’autres pays. solutions de la Division Moyennes et Grandes Le premier type de paiement concerné est Entreprises de Sage soit : le virement SCT. Sage accompagne les • Sage FRP Treasury Universe Edition (V3.1) entreprises dans la conversion des comptes • Sage 1000 Banque Paiement (V5.52, V6.00) RIB vers des comptes IBAN et BIC pour : Sage propose également des services • Échelonner la mise à jour de l’ensemble des étendus aux logiciels d’autres éditeurs : systèmes impactés par la migration des comptes RIB vers les comptes IBAN/BIC en • Soit avec l’offre de conversion au format conformité SEPA d’import-export préconisé par Sage • Réduire et automatiser toutes les tâches • Soit avec l’offre de conversion sous un autre manuelles de mise à jour des référentiels format d’import-export. Des prestations complémentaires seront à prévoir pour la • Réduire les temps de déploiement. mise au format du fichier. 12 Guide de méthodologie Migration vers le SEPA
  • 13. B. Les services d’accompagnement a. Accompagnement Standard Dans le cadre du niveau de service Standard, Sage accompagne les entreprises qui entendent faire évoluer leur système d’information à isopérimètre. Ce contrat comprend une validation des pré- requis, l’installation et la migration en réel des solutions concernées et une formation utilisateur. b. Accompagnement Premium Le contrat Premium intègre un audit préalable du système en place, l’installation et la migration en réel des solutions concernées, une formation sur site et une assistance sur site. c. Accompagnement Sérénité Le contrat Sérénité comprend une analyse préalable, une installation et la gestion du multi-environnement, la migration à blanc, puis la formation sur site, l’assistance au démarrage, le suivi de projet et la rédaction du livrable. Guide de méthodologie Migration vers le SEPA 13
  • 14. IV. LES 7 QUESTIONS LES PLUS POSÉES PAR NOS CLIENTS QUESTION 1 Le SEPA est une réalité. Il a été lancé le 28 janvier 2008 pour ce qui concerne les virements Depuis quand le SEPA est-il domestiques dans la zone SEPA, ce que l’on appelle disponible pour les transferts de le SCT (Sepa Credit Transfert). La bascule en SCT fichiers de virement aux banques doit être effective pour l’ensemble des entreprises (domestiques et internationaux) ? aux alentours de fin 2011. Début 2009 - fin 2010, c’est Le SEPA est-il obligatoire ? le lancement du prélèvement SEPA, le SDD (Sepa Quelles sont les dates limites de Direct Debit) qui devra être effectif. Les entreprises bascule par nature auront jusqu’à fin 2012 à peu près pour y basculer. de flux bancaire ? Le 1er novembre 2009 : c’est l’inscription dans les droits nationaux de la directive sur les paiements, qui introduit plus de concurrence, et la disparition ou la réduction des délais de traitement, ce que l’on appelle les dates de valeur, sur les moyens de paiement. Il y a un projet de règlement en cours d’approbation au Parlement Européen qui définit les dates butoir : SCT début 2013, SDD début 2014 pour l’ensemble de la zone SEPA. QUESTION 2 Entre les deux dates butoir, nos clients pourront utiliser les formats et les protocoles actuels ainsi Y a-t-il une période transitoire que les nouveautés SEPA, le SCT et le SDD. durant laquelle le format actuel et le format SEPA cohabiteront ? 14 Guide de méthodologie Migration vers le SEPA
  • 15. QUESTION 3 Les formats actuels restent valables. Le BIC Le format actuel reste t-il et l’IBAN sont obligatoires pour les virements valable ? Devrons-nous SEPA. Il est cependant conseillé de les utiliser pour également utiliser le BIC les virements internationaux au format AFB320, mais ces notions sont obligatoires si l’on fait du SEPA. Ce et l’IBAN pour ces moyens point est important pour nos clients puisque toutes de paiement ? les applications qui ont un référentiel de compte au format RIB vont le gérer demain en BIC-IBAN. QUESTION 4 Tant que vous resterez avec ces formats domestiques, vous pouvez continuer à utiliser Jusqu’à quand ETEBAC 3 ETEBAC 3 pour recevoir vos relevés de compte. Mais reste t-il valable ? le réseau X25, qui supporte ETEBAC 3 et 5, s’arrêtant le 30 septembre 2011, il faut changer de protocole avant cette date. Guide de méthodologie Migration vers le SEPA 15
  • 16. IV. LES 7 QUESTIONS LES PLUS POSÉES PAR NOS CLIENTS (SUITE) QUESTION 5 Il y a des clients qui font de l’ETEBAC 3 ou 5 via le réseau RNIS, ou directement avec X25. Quelles sont les contraintes Cela disparaît au profit d’un réseau TCP/IP, c’est- techniques et bancaires quand à-dire internet. Il y a une modification du logiciel de un client passe d’ETEBAC à communication et de moyen de paiement, et puis des EBICS ? avenants aux contrats bancaires. Il doit se rapprocher de sa banque, puisque c’est un autre contrat télématique. QUESTION 6 Vous retrouvez les champs classiques de ces virements. Il y a des informations complémentaires Pouvez-vous nous en dire plus qui vont permettre la construction de centrale de sur les types de champs que paiement et d’obtenir des informations pour les comprend le fichier XML ? rapprocher et les intégrer avec une base comptable. Le fait que l’on bascule à l’XML va ouvrir d’autres applications : lettrage automatique, rapprochement et dématérialisation de la facture. De nouvelles perspectives s’offrent à vous. 16 Guide de méthodologie Migration vers le SEPA
  • 17. QUESTION 7 Les clients qui ont ETEBAC 5 ont la possibilité d’utiliser la signature électronique vers toutes les Qu’en est-il de la signature banques avec une seule carte. Ce type d’offre sera électronique ? disponible sur EBICS. Le CFONB, l’institution française des banques, a émis un planning en deux phases : remplacement du protocole ETEBAC 3 à partir de novembre 2010, et démarrage de la signature électronique sur EBICS. Guide de méthodologie Migration vers le SEPA 17
  • 18. AVEC SAGE, CHOISISSEZ UN LOGICIEL À VOTRE MESURE. Avec 10 000 entreprises clientes de plus de 100 salariés… Avec 10 000 entreprises clientes de plus de 100 salariés, Sage est le premier éditeur de solutions de gestion d’entreprises en France (Source IDC- 2009). Les 800 collaborateurs de sa Division Moyennes et Grandes Entreprises forment la première organisation dédiée à ce marché : 35% d’entre eux se consacrent à la Recherche & Développement pour vous proposer des solutions simples, évolutives et innovantes. 18 Guide de méthodologie Migration vers le SEPA
  • 19. Sage propose une gamme de solutions de gestion qui couvre l’ensemble des métiers de l’entreprise et toutes les typologies de projets. • Nos solutions ERP (Enterprise Resource Planning) permettent d’intégrer tous les processus de gestion dans un système d’information unique et cohérent. • Nos solutions FRP (Finance Resource Planning) couvrent tous les domaines de la performance financière (Comptabilité, Trésorerie, Immobilisations, Consolidation, Recouvrement…). • Nos solutions HR (Human Resources) libèrent les DRH des contraintes administratives et financières leur permettant de se concentrer sur leurs missions plus qualitatives : gestion des compétences, fidélisation des salariés. • Nos solutions WMS (Warehouse Management System) apportent une réponse en matière de maîtrise des flux et d’optimisation des processus à toutes les entreprises. • Nos solutions CRM permettent aux équipes commerciales, marketing et service d’optimiser la gestion de leurs relations avec leurs clients et prospects. Ces solutions intégrées et modulaires vous permettent de bâtir votre système d’information en adéquation avec vos exigences et de l’étendre au fur et à mesure de la croissance de vos besoins. Guide de méthodologie Migration vers le SEPA 19
  • 20. Sage 10, rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 www.sage.fr/mge et www.sagefrp.fr Informations commerciales Fax : 01 41 66 25 55 Informations Export Tél. : +33 (0)5 56 13 88 85 Fax : +33 (0)5 56 18 01 48 APPELEZ-NOUS AU 0 825 007 017 (n° INDIGO : 0,15 e TTC/min) Vous souhaitez plus d’informations sur le SEPA ? Vous souhaitez présenter votre cahier des charges et échanger avec l’un de nos consultants ? Vous souhaitez une présentation générale de nos offres de gestion financière ? Vous souhaitez avoir plus d’informations sur l’intégration de nos offres de gestion financière ? Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 500 000 euros. Siège social : Le Colisée 2, 10 rue Fructidor - 75017 Paris. 313 966 129 RCS Paris.La société Sage est locataire gérant des sociétés Ciel, et Sage FDC. Les informations contenues dans ce document peuvent faire l’objet de modifications sans notification préalable. ditipi_446D_05/2011