De la lettre de mission au contrat de coaching.

1. 7 OUTILS
POUR FORMALISER
LES ENGAGEMENTS
DANS LA RELATION
DE TRAVAIL

2. 7 OUTILS
POUR FORMALISER LES ENGAGEMENTS
DANS LA RELATION DE TRAVAIL
1
LA LETTRE
DE MISSION

3. LA LETTRE DE MISSION
Élément incontournable de la prestation de service, la
lettre de mission est un document intéressant à utiliser
dans l'entreprise également :
● Dans le cadre de la conduite d'un projet spécifique.
● Structurer et donner du sens à la mission d'un cadre.
● Pour formaliser des missions inhabituelles dans le
cadre d'objectifs de court ou moyen termes établis
au regard de la stratégie du service ou de
l'entreprise.
● Dans le cas de nouvelles missions
incombant au salarié (annexion de la
lettre de mission à la fiche de poste
du salarié à l'issue de l'entretien
individuel d'évaluation par ex).

4. OBJECTIFS DE LA LETTRE
DE MISSION
● Formaliser des responsabilités.
● Fixer d'un commun accord le contour de la mission et
la démarche.
● Contractualiser les critères de performance.
● Légitimer un acteur dans ses démarches en interne
pour réaliser la mission (définition de son rôle et
conditions d'intervention).
● Assurer le soutien du commanditaire hiérarchique par
la signature de la lettre de mission.

5. ÉLÉMENTS DE LA LETTRE DE MISSION
● Cadre de la mission : Constat initial – Enjeux.
● Descriptif de la mission : Ce qui va être fait, objectifs, tâches,
livrables.
● Méthodes de réalisation : Conditions générales d'intervention.
● Planning : Début – Fin – Durée – Délais – Échéances principales.
● Pouvoirs : délégations, autorisations, accès à l'information...
● Moyens alloués : matériels et humains.
● Conditions spéciales de rémunération : Primes – Taux Horaire
Formateur – Avantages en nature (téléphonie, ordinateur,
véhicule de fonction).
● Nom et signature des parties.

6. CAS LETTRE DE MISSION PROJET
Source : EM Académie
Boîte à outils du Chef
de Projet.

7. CAS LM DIRECTEUR COMMERCIAL
Source : Centre d’Étude des Entreprises
TITRE : Directeur commercial
MISSION : Consolider et développer les ventes en respectant les clients et
l’éthique de l’entreprise.
RESPONSABILITÉS :
POUVOIRS ET LEUR DEGRÉ DE DÉLÉGATION : (définir une cotation pour chaque pouvoir)
LA FIN ET LES MOYENS :
Le pour quoi (finalité) et le comment (moyens, ressources)

8. CAS LM RESPONSABLE DE TÂCHE
Source : Demos.
Nom & Signature du Responsable
Cher/Chère M / Mme X,

9. 7 OUTILS
POUR FORMALISER LES ENGAGEMENTS
DANS LA RELATION DE TRAVAIL
2
LE CONTRAT
DE SERVICE

10. LE CONTRAT DE SERVICE
Le contrat de service est un document qui
vise à formaliser la nature et le niveau de
qualité des services fournis aux utilisateurs
(usagers ou clients internes ou externes).
Le contrat ou convention de service (SLA, Service Level
Agreement) fait notamment référence aux modalités et/ou à la
performance du service défini par l'engagement contractuel.
Les spécifications techniques peuvent faire l'objet d'un guide
spécifiant certains critères que le service doit fournir (sous
forme de SLS / SLO, Service Level Specifications / Objectives).
Exemple : SLA du département informatique (SI) vis-à-vis des
autres services de l'entreprise (clients internes).
Source : J.Chambon, DSCG5

11. OBJECTIFS DU CONTRAT DE SERVICE
Le contrat de service vise à clarifier, officialiser et
contractualiser les engagements d'un service ou d'un corps
de métier de l'entreprise vis-à-vis de ses parties
prenantes :
● Pour garantir le même niveau de
service quel que soit l'intervenant, le
lieu ou le temps (harmonisation).
● Pour satisfaire des besoins de services
attendus précédemment de manière
tacite (formalisation).
● Pour acter le rattachement de la
prestation de service à un
département précis (Ø «Not my job»).

12. MODALITÉS DU CONTRAT DE SERVICE
Le contrat de service pose par écrit la nature et le
niveau de qualité des services fournis aux bénéficiaires.
Il formalise notamment :
● Les attentes des parties sur le
contenu des prestations.
● Leurs modalités d'exécution.
● Les responsabilités des parties.
● Les garanties :
● Niveau de service.
● Niveau de disponibilité.
● Niveau de performance.
● D’opération, ou de tout autre
attribut du service en question.

13. CONTRAT DE SERVICE INTERNE
À l'instar du service informatique (IT), chaque service
peut s'engager dans un contrat de service vis-à-vis des
bénéficiaires dudit service :
● Contrat de service de la fonction
formation, RH, etc.
● Contrat de service maintenance.
● Contrat de service éducateurs /
mineurs pris en charge dans
l'institution et familles.
● Contrat de service soignants /
patients ou résidents.
● Contrat de service commercial / clients.

14. 7 OUTILS
POUR FORMALISER LES ENGAGEMENTS
DANS LA RELATION DE TRAVAIL
3
LA LETTRE
D'ENGAGEMENT

15. LA LETTRE D'ENGAGEMENT
Étant données les deux acceptions du terme, il existe
deux types de lettres d'engagement :
● La lettre par laquelle un employeur
formalise sa décision d'embaucher une
personne, avant la rédaction d'un
contrat.
● Le document ou formulaire par lequel
une personne s'engage à respecter
certains engagements : programmes,
procédures, règles ou règlements.

16. LETTRE D'ENGAGEMENT EMPLOYEUR
À l'issue d'un entretien de recrutement, un employeur peut
adresser une lettre d'engagement, ou promesse
d'embauche, à la personne retenue :
● Pour lui notifier et acter officiellement son
prochain recrutement.
● Pour permettre de remporter l'adhésion de
la personne sélectionnée, au cas où cette
dernière aurait plusieurs candidatures
intéressantes en concurrence.
● Pour permettre à la personne
prochainement recrutée de démissionner
en toute quiétude, sans retournement de
situation (valeur juridique de la lettre
d'engagement).

17. LETTRE D'ENGAGEMENT EMPLOYEUR
Pour être qualifiée juridiquement de promesse d'embauche, la
lettre d'engagement doit être personnalisée et comporter les
éléments suivants :
● Nom et adresse de la société qui embauche ;
● Nom et prénom du candidat ;
● Date de l'entretien ;
● Date effective d'embauche ;
● Description du poste ;
● Montant du salaire ;
● Temps de travail ;
● Le futur employeur peut également indiquer qu'il s'engage à
n'embaucher le candidat que sous certaines conditions (ex
l'obtention du permis de conduire ou d'un diplôme) ;
● Prévoir un délai d'acceptation dans les termes de cette lettre
permet de protéger l'employeur qui ne sera pas tenu au-delà de son
expiration. Source : Contrat de Travail Ooreka

18. CAS LETTRE D'ENGAGEMENT EMPLOYEUR
Source : Contrat de Travail Ooreka

19. LETTRE D'ENGAGEMENT PROFESSIONNEL
Cette lettre d'engagement formalise les engagements pris par le
signataire à respecter certaines règles et procédures.
● Elle comporte notamment la désignation solennelle
habituelle : « je, soussigné/e... », agissant en tant que :
membre de, salarié/e de...
● Une éventuelle déclaration sur l'honneur concernant
l'exactitude d'informations fournies (dossier, documents).
● L'engagement de la personne :
● À respecter : règles, règlements,
référentiel, programme, procédures...
● À participer : projets, événements
organisés...
● À réaliser certaines actions dans le cadre défini.
● Le rappel éventuel des sanctions en cas de manquement.

20. CAS LETTRE D'ENGAGEMENT PROFESSIONNEL

21. 7 OUTILS
POUR FORMALISER LES ENGAGEMENTS
DANS LA RELATION DE TRAVAIL
4
LA DÉLÉGATION
DE POUVOIR

22. LA DÉLÉGATION DE POUVOIR
Formalisée par avenant, clause au contrat de travail, ou
par document exprès, la délégation de pouvoir vise à
permettre à l'employeur de déléguer une partie de ses
prérogatives à un salarié mieux à même de connaître et
d'appliquer les obligations qui doivent être respectées.
La délégation de pouvoir doit être
confiée à :
● Un salarié de l'entreprise, en
situation de subordination ;
● Une personne compétente, dotée de
l'autorité et des moyens suffisants.
Elle doit définir clairement la mission,
les consignes et les moyens donnés au
délégataire.

23. ÉLÉMENTS DE LA DÉLÉGATION DE POUVOIR
Pour être valable, la délégation de pouvoir doit contenir
un certain nombre d'éléments obligatoires :
● Nom, prénom et fonction du déléguant
au sein de l'entreprise.
● Raison sociale de l’entreprise.
● Nom et prénom du délégataire ainsi
que sa fonction au sein de l'entreprise.
● Durée de la délégation.
● Interdiction au délégataire de
subdéléguer sans accord.
● Mission confiée au délégataire.

24. EXEMPLE DE DÉLÉGATION DE POUVOIR
Source : Création Entreprise Ooreka.

25. 7 OUTILS
POUR FORMALISER LES ENGAGEMENTS
DANS LA RELATION DE TRAVAIL
5
LE CONTRAT DE
COACHING

26. LE CONTRAT DE COACHING
Le contrat de coaching s'impose dès lors qu'une relation
de coaching s'établit dans l'entreprise :
● Existence de coach interne à l'entreprise.
● Fonctionnel (exemple RH) formé au coaching et
réalisant des interventions au bénéfice de salariés ou
managers.
● Manager réalisant une action de coaching dans le
cadre d'un programme de mentoring.

27. ÉLÉMENTS DU CONTRAT DE COACHING
Le contrat de coaching en tant que contrat mutuel entre le
coach et son « client » (le coaché) établit le détail des
engagements mutuels et des modalités du travail en commun :
● Séances : durée, horaires, fréquence.
● Rendez-vous : dates et lieux, contenus.
● Nombre de séances prévues initialement.
● Organisation : thématique 1°et dernière
séances, report de séance...
● Contrat de changement : problématique,
objectifs spécifiques.
● Engagements du bénéficiaire : règles
d'implication, ponctualité, assiduité, travail.
● Déontologie : confidentialité, charte du coach.
● Fin du coaching : bilan, et reporting au
management.

28. COACHING : CONTRAT DE CHANGEMENT
C'est la partie du contrat qui définit les changements que le coaché veut
opérer : il en découle le travail à réaliser ensemble, càd les objectifs du
coaching. Éléments clés :
Source :
D. Chernet
Coacher avec
l'AT, Eyrolles.
●
le changement désiré est possible, proportionné ;
● le contrat est formulé en termes positifs de changement
attendu, pas en termes négatifs du type « arrêter de » ;
● il concerne le coaché ou la relation que celui-ci entretient
avec ses collaborateurs ou hiérarchiques ;
● la formulation des objectifs doit être explicite, idéalement
décrite en termes de mesure des résultats attendus ;
● le changement sera observable, éventuellement par un tiers ;
●
le coaché sait en quoi la situation future sera plus agréable et
intéressante que la situation actuelle ;
●
le changement doit être sans danger pour le coaché, celui-ci
doit disposer d’une opportunité sociale du changement ;
●
les sabotages possibles doivent être identifiés, les coachés
connaissent habituellement les stratégies pour échouer.
Les mettre en évidence par un questionnement adapté permet une
vigilance du coaché et du coach, et souvent limite leur action.

29. CONTRAT DE COACHING : EXEMPLE DE CLAUSE
MODALITÉS D'INTERVENTION

30. CONTRAT DE COACHING : EXEMPLES DE CLAUSES
DÉONTOLOGIE CONFIDENTIALITÉ

31. 7 OUTILS
POUR FORMALISER LES ENGAGEMENTS
DANS LA RELATION DE TRAVAIL
6
LA NOTE DE
CADRAGE

32. LA NOTE DE CADRAGE
La note de cadrage est un document synthétique lié à la
conduite de projet.
Document principal de la gestion du projet, la note de cadrage
transforme une commande en projet, quelle que soit son
ampleur :
● Projet d'organisation confié à un chef de projet interne.
● Projet de certification confié par la Direction au Responsable
Qualité.
● Projet d'amélioration processus confié à un Manager transverse
ou métier.
● Projet de formation interne
confié à un fonctionnel,
un manager ou un pilote
métier.

33. LA NOTE DE CADRAGE
La note de cadrage est en quelque sorte le « cahier des
charges » du projet :
● Sa rédaction incombe au responsable du projet interne (chef
de projet) qui en réalise une première mouture comme base
de travail pour une réunion de travail avec le commanditaire
du projet (hiérarchie, Direction).
● La note de cadrage peut être utilisée comme document de
communication avec les acteurs extérieurs au projet. Les
informations confidentielles seront alors expurgées.
● La validation du commanditaire du projet est impérative.

34. ÉLÉMENTS DE LA NOTE DE CADRAGE
● But du projet : Reprendre la formulation générale du commanditaire sur le but
du projet et la reformuler de manière plus précise et opérationnelle.
● Déclencheurs du projet : Faire la liste de tous les éléments qui ont été à
l’origine du projet et qui ont permis la décision de mettre en œuvre le projet.
● Études ou réalisations préalables : Faire la liste de toutes les études ou
fabrications antérieures à la date de démarrage du projet. Cette liste peut
comporter des éléments ayant été réalisés en amont du projet (étude de
faisabilité) ou des éléments réalisés par d’autres acteurs même externes à
l’entreprise.
● Liste des livrables attendus : Donner la liste de tous les résultats concrets
attendus par le commanditaire. Cette liste doit être complétée par les critères de
performance de ces résultats qui satisferont le commanditaire.
● Liste des acteurs du projet : Faire la liste de tous les acteurs qui vont
participer de près ou de loin au projet. Doivent être cités obligatoirement le
commanditaire, le chef de projet et les experts.
● Contexte du projet : Lister tous les éléments qui permettent une meilleure
compréhension de l’environnement du projet. Dans cette liste doivent apparaître
les éléments du contexte humain, technique, concurrentiel, environnemental.
Source : Hugues Marchat, Kit du Chef de Projet, Eyrolles.

35. LA NOTE DE CADRAGE 1/2
Source : Hugues Marchat, Kit du Chef de Projet, Eyrolles.

36. LA NOTE DE CADRAGE 2/2
Source : Hugues Marchat, Kit du Chef de Projet, Eyrolles.

37. 7 OUTILS
POUR FORMALISER LES ENGAGEMENTS
DANS LA RELATION DE TRAVAIL
7
LA FICHE DE
TÂCHE

38. LA FICHE DE TÂCHE
● La fiche de tâche est issue de la gestion de projet.
● Elle vise à formaliser les attendus
d'une contribution spécifique d'un
collaborateur, de façon à s'assurer
de son engagement réel et effectif.
● Elle permet de valider la conformité de ce qui a été
réalisé, par rapport aux attendus formalisés dans la
fiche de tâche.
● Elle est tout particulièrement utile en cas de doute sur
l'engagement d'un collaborateur : gestion de projet,
conduite du changement, contributions à des missions
transverses, gestion des priorités organisationnelles/
personnelles, etc.

39. CAS FICHE DE TÂCHE PROJET
Source : EM Académie
Boîte à outils du Chef
de Projet.

40. CAS FICHE DE TÂCHE CERTIFICATION
Fiche de Tâche :
VISAS
Responsable Qualité :
Date & Signature :
Responsable de Service :
Date & Signature :
Responsable de la tâche :
Date & Signature :
Édition du :
Projet : Certification HAS établissement Contributeur (fonction) :
Responsable de la tâche :
Items concernés : Critères
Activités principales : Entrées nécessaires :
Livrables attendus : Tâches antérieures :
Date buttoir : Tâches postérieures :
*
* Source : Manuel de certification HAS.

41. BIBLIOGRAPHIE
● La boîte à outils des écrits professionnels,
J. Bordeau, Eyrolles.
● Mieux rédiger ses écrits professionnels,
M. Brahic, Eyrolles.
● Les modèles - Lettres et contrats,
Liaisons Sociales.